Tổ chức hạch toán vật liệu- công cụ dụng cụ ở công ty may hưng việt

Tổ chức hạch toán vật liệu- công cụ dụng cụ ở công ty may hưng việt

Lời nói đầu -

Hiện nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, với cơ chế quản lý kinh tế thực hiện hạch toán kinh doanh Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và phải có lợi nhuận.

Để đạt đợc yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện quản lý chặt chẽ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả các loại tài sản, vật t, lao động, tiền vốn của mình Việc hạch toán đúng và đủ chi phí thực tế bỏ ra sẽ giúp cho các doanh nghiệp đánh giá đợc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tất cả các doanh nghiệp đều đặt ra mục tiêu là đạt đợc lợi nhuận cao nhất mà chi phí bỏ ra là ít nhất.

Bởi vậy, hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng vì đó là yếu tố cơ bản tạo ra thực thể sản phẩm và nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, tác động trực tiếp đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh Nếu có sự thay đổi đột xuất về chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ tất yếu sẽ ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, từ đó ảnh hởng đến thu nhập của doanh nghiệp.

Công ty may Hng Việt là một doanh nghiệp Nhà nớc, trong những năm vừa qua đã không ngừng lớn mạnh và phát triển Mặc dù trong điều kiện cơ chế thị trờng có sự cạnh tranh diễn ra gay gắt, nhất là trong ngành công nghiệp may mặc - một ngành có nhiều doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia Nhân tố quyết định sự thành công của Công ty là ở chỗ Ban lãnh đạo Công ty đã xác định đợc mặt hàng sản xuất với chất lợng cao, có uy tín trên thị trờng trong và ngoài nớc, có nhiều khách hàng lớn, ổn định đợc sản phẩm và tiêu thụ đợc số lợng lớn Bên cạnh đó phải kể đến sự đóng góp có hiệu quả của công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng.

Sau một thời gian ngắn thực tập tại phòng kế toán của Công ty, đợc tìm hiểu về công tác kế toán của Công ty Tôi nhận thấy công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty đã tơng đối ổn định, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty Tuy nhiên cũng không tránh khỏi những mặt hạn chế, nếu đợc khắc phục thì vai trò kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ

đạt hiệu quả cao hơn Nhận thức đợc những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế của công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ Tôi đi sâu vào nghiên cú đề

tài “Tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty may Hng Việt ,,

nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty.

Chuyên đề này gồm 3 chơng:Ch

ơng I : Lý luận chung về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại doanh

ơng III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu -

công cụ dụng cụ tại Công ty may Hng Việt.

Để hoàn thành chuyên đề này Tôi đã cố gắng rất nhiều trên cơ sở những kiến thức đợc các Thầy giáo, Cô giáo truyền đạt lại ở trờng cùng với thời gian thực tập ở Công ty, nhng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết cả về nội dung cũng nh hình thức trình bày Tôi rất mong đợc sự góp ý, chỉ đạo của các Thầy, các Cô cùng các cán bộ phòng kế toán Công ty.

Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo hớng dẫn Nguyễn Quý và các cán bộ phòng kế toán Công ty may Hng Việt đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi rất nhiều để tôi có thể hoàn thành chuyên đề này.

ơng I :

Các vấn đề chung về vật liệu(vl), công cụ dụng cụ(ccdc) và kế toán vl, ccdc.

1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của VL, CCDC trong sản xuất kinh

- Về mặt giá trị: Kết chuyển toàn bộ một phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Trong quá trình đa vật liệu vào sản xuất thì vật liệu có thể tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau, ở các công đoạn khác nhau nh:

+ Công đoạn chuẩn bị sản xuất: Vật liệu ở dạng ban đầu cha chịu tác động của một quy trình nào.

+ Công đoạn sản xuất khác: Vật liệu có thể là các sản phẩm dở dang, bán thành phẩm để tiếp tục đa vào sản xuất để tạo ra thực thể của sản phẩm mới.

Ngoài ra, vật liệu còn chịu tác động của các yếu tố khác nh: Môi trờng, các yếu tố lý, hóa học.

* Công cụ - dụng cụ:

- Là t liệu lao động có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng vẫn giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, chỉ có giá trị của nó bị hao mòn dần và chuyển dịch từ phần vào giá trị sản xuất (giống TSCĐ).

- Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên nó có thể tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất kinh doanh (giống vật liệu).

1.3 Vai trò

- Vật liệu là yếu tố chi phí chính cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, quyết định đến giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm Đối với một sản phẩm hoàn chỉnh thì vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành.

- Công cụ dụng cụ là t liệu lao động mặc dù không trực tiếp cấu tạo nên thực tế sản phẩm nhng cũng không thể không nói đến vai trò của nó, chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhng chính công cụ - dụng cụ đã góp phần làm cho quá trình sản xuất đợc thực hiện một cách thuận lợi, nhanh gọn tạo điều kiện cho vật liệu đợc chuyển hoá nhanh hơn.

Để sản xuất ra sản phẩm có chất lợng và đảm bảo về số lợng, đúng yêu cầu về mẫu mã thiết kế, kỹ thuật của khách hàng thì vật liệu - công cụ dụng cụ có ý nghĩa vô cùng to lớn.

Nói chung, yếu tố vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm, do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hởng đến tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời chất lợng nguyên vật liệu cũng quyết định đến chất lợng của sản phẩm Nên việc kiểm tra chất lợng của nguyên liệu, việc sử dụng nguyên liệu có hợp lý hay không, có tiết kiệm đợc hay không trên cơ sở các định mức dự toán chi phí sản xuất là một việc làm có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm làm ra, từ đó có thể tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy khi có nhu cầu sử dụng nguyên liệu cần phải tổ chức tốt công việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng nguyên liệu trong sản xuất kinh doanh.

Đối với công cụ - dụng cụ cũng vậy, phải bảo đảm tổ chức tốt từ khâu cung cấp đến khâu bảo quản, sử dụng, từ số lợng đến chất lợng và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất đợc liên tục, giảm bớt những rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Xuất phát từ những ý nghĩa đó thì các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý chặt chẽ, chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo và thực hiện tốt các yêu cầu trong quá trình sản xuất tránh tình trạng thừa, thiếu ứ đọng, lãng phí Những việc

làm đó quyết định đến thành công của công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ về số lợng, chất lợng, chủng loại, màu sắc, gía cả, chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị dán đoạn.

Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ tránh h hỏng, mất mát hay hao hụt, mặt khác khi vận chuyển vật liệu - công cụ dụng cụ phải bố trí phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại

vật liệu - công cụ dụng cụ.

2 Phân loại và đánh giá VL, CCDC2.1 Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại với những kích cỡ khác nhau, với công dụng và nội dung kinh tế khác nhau Để thuận tiện cho việc quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ vật liệu - công cụ thì cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những nội dung và tiêu thức nhất định.

♦ Phân loại vật liệu theo vai trò.

Để việc quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, từng loại vật liệu Do đó phân loại vật liệu cũng là điều kiện để quản lý và hạch toán vật liệu đợc chặt chẽ hơn, chính xác hơn.

Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên liệu chính: Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên liệu chính là đối tợng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm, hàng hoá, VD: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt.

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính cuả sản phẩm mà nó chỉ có tác dụng khi kết hợp với nguyên liệu chính làm tăng chất lợng của nguyên liệu chính, tăng chất lợng sản phẩm có thể thay đổi hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm nh: Thuốc nhuộm, sơn, dầu nhờn

+ Nhiên liệu: Thực chất đây có thể coi là loại vật liệu phụ nhng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó tồn tại ở các dạng nh: Chất lỏng, chất khí, chất rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất nh: Xăng, dầu, than củi

+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản.

+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi khi thanh lý tài sản cố định.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, thứ dựa vào qui cách, tính chất lý hoá học của chúng bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu bởi vì cách phân loại trên cha đảm bảo quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm tra một cách toàn diện, cụ thể Sổ danh điểm vật liệu là cơ sở cho công tác quản lý ở doanh nghiệp, giảm bớt khối lợng ghi chép và là phơng tiện sử dụng để hạch toán chi tiết vật liệu một cách dễ dàng.

Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu trên những giác độ khác ngời ta có thể phân loại vật liệu theo các tiêu thức khác Chẳng hạn: Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp lại đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân ởng, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

x-♦ Phân loại công cụ - dụng cụ theo phơng pháp phân bổ, theo yêu cầu quản lý và ghi chép kế toán

Công cụ - dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các lán trại tạm thời, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, quần áo bảo hộ lao động Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà công cụ - dụng cụ đợc phân làm 3 loại sau:

- Công cụ - dụng cụ.- Bao bì luân chuyển- Đồ dùng cho thuê

Cũng nh vật liệu, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết công cụ - dụng cụ thì công cụ - dụng cụ có thể phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong mỗi nhóm lại phân thành từng thứ

2.2 Các phơng pháp đánh giá VL, CCDC nhập xuất kho.

Đánh giá chung vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là việc biểu hiện vật liệu - công cụ dụng cụ bằng thớc đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, đầy đủ.

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là khâu quan trọng trong công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ Vì thông qua đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ trong tổng chi phí sản xuất, từ đó mới tính toán một cách chính xác giá thành sản phẩm và xác định đợc định mức vật t đã sử dụng trong kỳ và lập định mức cho kỳ sau.

Về nguyên tắc, vật liệu - công cụ dụng cụ đợc phản ánh, đánh giá theo giá vốn thực tế của chúng Nhng đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ nhiều, sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụ diễn ra thờng xuyên thì vật liệu - công cụ dụng cụ còn đợc đánh giá theo giá hạch toán để phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ.

2.1 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế:

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá trị thực tể của vật liệu xuất gia công, chế biến (+) các chi phí gia công chế biến.

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất đa đi gia công, chế biến (+) chi phí vận chuyển bốc xếp khi đa vật liệu đi và về nhập kho (+) số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công, chế biến.

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do các đơn vị, cá nhân khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế nhập kho là giá do hội đồng các bên tham gia đánh giá và chấp nhận.

- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho, giá thực tế của chúng là giá ớc tính có thể sử dụng, có thể tiêu thụ đợc chúng (giá có thể bán đợc trên thị trờng).

b Giá thực tế xuất kho:

Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau.

2.2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá hạch toán:

Đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thờng xuyên đối hàng ngày thì việc xác định giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày thì công việc hạch toán trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện đợc Trong trờng hợp này kế toán phải sử dụng giá hạch toán để tiến hành hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ.

Giá hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là giá qui định thống nhất trong phạm vi xây dựng và đợc sử dụng ổn định trong một thời gian dài Sử dụng giá

hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ làm giảm khối ợng công việc hàng ngày của kế toán.

l-Tuy nhiên, cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế nhằm đảm bảo chính xác giá vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho bằng cách sử dụng hệ số giá vật liệu - công cụ dụng cụ.

Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ- Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá:

Giá thực tế xuất kho = H x Giá hạch toán xuất kho

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đơn giá thực tế hay hệ số giá có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc cả loại vật liệu - công cụ dụng cụ.

Trờng hợp đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ khi có thuế giá trị gia tăng:

- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, giá vật t mua vào là giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng đầu vào.

- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, giá trị vật t mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào).

3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong hệ thống quản lý, kế toán là một công cụ quan trọng, kế toán đợc sử dụng nh một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ứng một cách khách quan và giám đốc một cách toàn diện mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong doanh nghiệp sản xuất, có nhiều hình thức khác nhau để quản lý tốt hoạt động sản xuất Trong số các hình thức đó thì việc tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, đúng với chế độ tài chính - kế toán của Nhà nớc sẽ đảm bảo phản ánh một cách chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất

H =

sản phẩm, do đó kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức thực hiện đánh giá phân loại vật liệu - công cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Song song với việc làm đó, doanh nghiệp phải áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật, hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ, hớng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu - công cụ dụng cụ.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho đợc áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

4 Thủ tục quản lý nhập-xuất kho VL, CCDC và các chứng từ kế toán liên quan

4.1 Thủ tục quản lý nhập xuất kho VL, CCDC.

* Hàng kỳ kế toán căn cứ vào phiếu xuất, nhập kho để tính giá thành sản

phẩm Thông thờng kế toán dùng các phơng pháp sau:

a Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ:

Theo phơng pháp này thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cùng và đơn giá bình quân vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và đợc xác định nh sau:

Đơn giá bình quân vật liệu - Giá vốn thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ công cụ dụng cụ tồn đầu kỳSố lợng VLCCD tồn đầu kỳ

Giá vốn thực tế vật liệu - Đơn giá bình quân vậtcông cụ dụng cụ xuất = liệu -công cụ dụng cụ x

Phơng pháp này tiện lợi, đơn giản nhng không chính xác, đặc biệt là trong tình trạng có sự biến động giá cả vật t lớn.

Số lợng vật liệu - công cụ dụngcụ xuất trong kỳ

b Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: (Giá thực tế bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ).

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cũng đợc tính căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính nh sau:

Đơn giá thực tếGiá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ

Việc xác định đơn giá thực tế bình quân có thể thực hiện cho cả kỳ hạch toán hoặc có thể xác định đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập.

c Tính theo giá thực tế nhập tr ớc - xuất tr ớc:

Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lợng xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại (Tổng số xuất kho - số đã xuất thuộc lần trớc)

đợc tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau:

Nh vậy, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng.

d Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất tr ớc:

Theo phơng pháp này, ta phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho Sau đó căn cứ số lợng xuất kho tính ra giá trị thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng hiện có trong kho đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trớc đó.

Nh vậy giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ thuộc các lần nhập đầu kỳ.

e Tính theo giá thực tế đích danh:

Giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho

-Số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho

Đơn giá thực tế bình quân

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với những loại vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị lớn, phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng lô hàng Giá thực tế xuất kho đợc tính căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho từng lô hàng và số lợng xuất kho.

Nhìn chung mỗi phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho nêu trên đều có những u điểm và hạn chế riêng và có những điều kiện áp dụng nhất định Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nhyêu cầu quản lý để có thể áp dụng phơng pháp tính giá thực tế đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán.

4.2 Các chứng từ kế toán liên quan.

* Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)- Phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT)- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH)

Ngoài ra các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05 - VT)- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT)

Các chứng từ này tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép của mình.

Các chứng từ kế toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trởng qui định phục vụ cho việc ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận có liên quan.

- Chứng từ nhập:

chuyển về kho vật t vào thẻ khoPhòng Kế toán.

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.

Tổ chức luân chuyển chứng

Ngoài ra kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.

5 Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

5.1 Yêu cầu đối với hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những đối tợng kế toán cần phải đợc hạch toán chi tiết, phải theo dõi đợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ của từng thứ, từng nhóm, từng loại theo từng kho của doanh nghiệp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho và đợc tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán.

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nói chung, công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng là do nhiều bộ, đơn vị tham gia và chịu trách nhiệm Song việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày lại đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp.

Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở kho là một phận kế toán trong doanh nghiệp vì thủ kho là ngời quản lý tất cả vật liệu - công cụ dụng cụ, chịu trách nhiệm tổ chức về tình hình nhập - xuất - bảo quản, dự trữ vật liệu - công cụ dụng cụ và ghi chép vào sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật Còn ở phòng kế toán thì với chức năng và nghiệp vụ của mình trên cơ sở một cách chi tiết và tập hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, Giám đốc, kiểm tra tình hình hiện có và quá trình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ.

5.2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Để theo dõi đợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng thứ, nhóm, loại, từng kho và về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị thì phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kho (thủ kho) và phòng kế toán trong hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ.

Dù doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết nào thì việc hạch toán phải đợc thực hiện đồng thời cả ở kho và phòng kế toán.

a Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song:

Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình nhập - xuất diễn ra không thờng xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

+ ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập - xuất thủ kho căn cứ vào số ợng ở cột thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho tính ra số lợng tồn kho và ghi vào cột tồn kho của thẻ kho Thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất, cuối tháng tính ra số tồn kho theo chỉ tiêu số lợng Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ

l-vật liệu - công cụ dụng cụ cho Phòng kế toán Mỗi thứ l-vật liệu - công cụ dụng cụ đợc mở một thẻ kho.

+ ở Phòng kế toán: Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thực hiện hoàn chỉnh chứng từ Căn cứ vào các chứng từ thực xuất - nhập, kế toán ghi sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ nhập - xuất.

Mẫu số (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cũng tơng tự nh mẫu thẻ kho nhng có thêm các cột thành tiền Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ để lập ra bảng kê Nhập - xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ đợc ghi thêm 1 dòng của bảng kê này.

Việc đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán và kho thông qua việc đối chiếu số liệu tơng ứng giữa thẻ kho và sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ.

b Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ xuất - nhập, không bố trí riêng kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày.

+ ở kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ nh phơng pháp thẻ song song.

+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cho cả năm, nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê

xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

+ ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lợng Cuối tháng, thủ kho phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số d vào cột số lợng.

Sổ số d do phòng kế toán mở và sử dụng cho cả năm đợc chuyển xuống kho cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào số d cuối tháng của từng thứ vật t trên thẻ kho để ghi vào cột số lợng trên sổ số d, sau đó chuyển sổ số d cho phòng kế toán.

+ ở phòng kế toán: Định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và xác nhận các chứng từ nhập - xuất về phòng kế toán Sau khi nhận đợc chứng từ xuất - nhập, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ sau đó kế toán tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của vật tnhập - xuất theo từng nhóm vật t để ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất, tiếp đó là ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất.

Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất để kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho ở cột nhập và cột xuất sau đó tính ra số tồn kho của từng nhóm vật t để ghi vào cột tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật t.

Cũng vào cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên thì kế toán sẽ căn cứ vào số lợng mà thủ kho đã ghi và căn cứ vào đơn giá của từng thứ vật t tính toán để ghi vào cột thành tiền trên sổ số d.

Số liệu ở cột thành tiền trên sổ số d theo từng nhóm, từng loại vật t sẽ đợc đối chiếu với số liệu của chỉ tiêu tơng ứng trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật t, hai số liệu này phải khớp nhau.

5.3 Sơ đồ tình tự hạch toán.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng

pháp thẻ song song

Thẻ kho

Số (thẻ) KT chi tiết

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

* Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d nh sau:

Bảng kê tổng hợpN - X - T

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán.Việc kiểm tra, đối chiếu đợc tiến hành theo định kỳ, tránh đợc sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, công việc dàn đều trong tháng.

- Nhợc điểm: Do ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và sự tăng giảm của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt số lợng thì kế toán lại phải xem lại số liệu trên thẻ kho.

Hơn nữa, khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ số d và số liệu trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột tồn kho) mà có sự chênh lệch thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất khó khăn và phức tạp.

6 Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ:

Kế toán tổng hợp là việc ghi chép kế toán về tình hình - nhập - xuất - tồn kho của vật liệu - công cụ dụng cụ trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.

Vật liệu - công cụ dụng cụ là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ.

6.1 Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại vật liệu - công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất.

Việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.

* Tài khoản kế sử dụng:

Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai ờng xuyên thờng sử dụng các tài khoản sau:

th-+ TK 152: Nguyên luyện, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán.

- TK 1521: Nguyên vật liệu chính- TK 1522: Vật liệu phụ

- TK 1523: Nhiên liệu

- TK 1524: Phụ tùng thay thế

- TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản- TK 1528: Vật liệu khác

+ TK 153: Công cụ dụng cụ Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

TK 153 có 3 tài khoản cấp 2:- TK 1531: Công cụ, dụng cụ- TK 1532: Bao bì luân chuyển- TK 1533: Đồ dùng cho thuê:

+ TK 151: Hàng mua đang đi đờng Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cuối tháng cha về nhập kho doanh nghiệp và theo dõi hàng mua đang đi đờng tháng trớc về doanh nghiệp tháng này.

+ TK 331: Phải trả cho ngời bán, tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân cung cấp vật t, hàng hoá, tài sản, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Để theo dõi chi tiết với từng đối tợng cụ thể thì tài khoản 331 đợc mở chi tiết cho từng ngời bán hàng bằng việc mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.

Ngoài các tài khoản nêu trên, kế toán tổng hợp còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhau:

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng- TK 141: Tạm ứng

- TK 142: Chi phí trả trớc- TK 128: Góp vốn liên doanh- TK 222: Góp vốn liên doanh- TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

- TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ kế toán sử dụng TK 133 - thuế giá trị gia tăng đ-ợc khấu trừ TK này không áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp và cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng.

- Các doanh nghiệp không thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng và các doanh nghiệp thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp, khi mua vật t thì giá trị vật t mua vào là tổng giá thanh toán:

Nợ Tk 152, TK 153 (tổng giá thanh toán)

Có TK 111, TK 112 (tổng giá thanh toán)

- Các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì giá vật t là giá cha có thuế:

Nợ TK 152, TK 153 (Giá mua cha có thuế)Nợ TK 133 (Thuế giá trị gia tăng đầu vào)

Có TK 331 (Tổng giá thanh toán)

- Khi mua vật t không có hoá đơn giá trị gia tăng thì giá vật t mua vào là tổng giá thanh toán.

Nợ TK 152, TK 153 (Tổng giá thanh toán)

Có TK 111, TK 112, TK 331 (Tổng giá thanh toán)

- Đối với hàng hoá nhập khẩu thì phản ánh giá vật t là tổng thanh toán cho ngời bán, thuế nhập khẩu chi phí thu mua, kế toán ghi:

Nợ TK 152, TK 152Có TK 3333Có TK 331

Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ, kế toán ghi:Nợ TK 133

Có TK 33312

- Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì tính cả thuế giá trị gia tăng vào giá vật t, kế toán ghi:

Nợ TK 152, TK 153Có TK 3331

- Trờng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tăng do mua ngoài có thể xẩy ra các trờng hợp sau:

+ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn nếu trong tháng vật liệu đã nhập kho nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu công cụ dụng cụ nhập theo giá tạm tính.

Nợ TK 152, TK 153 (Giá tạm tính)Có TK 331 (Giá tạm tính)

Khi nhận đợc hoá đơn thì tiến hành ghi âm theo giá tạm tính:Nợ TK 152, TK 153

+ Trờng hợp hàng đang đi đờng:

Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn, cuối tháng hàng vẫn cha về kế toán ghi:

Nợ TK 151Nợ TK 133

Có TK 111, TK 112

Khi vật liệu - công cụ dụng cụ về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, gửi cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 152, TK 153

Nî TK 162, TK 627, TK 625, TK 641Nî TK 632, TK 157

NhËp kho VL mua ngoµi TK 133

(Hµng vµ H§ cïng vÒ)XuÊt dïng trùc tiÕp cho

ThuÕ GTGT s¶n xuÊt chÕ t¹o SP

PP trùc tiÕp XuÊt VL - CCDC phôc vô qu¶n lý SX b¸n hµng, QLDN, XDCB TK 333 (3)

ThuÕ nhËp khÈu tÝnh vµo

TK 411

Nhập vốn góp LD, cổ phần Xuất bán, gửi bán cấp phát bằng VL - CCDC

th-Ta có công thức nh sau:

-* Tài khoản kế toán sử dụng:

Để tiến hành kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ chủ yếu sử dụng các tài khoản sau:

Trị giá thực tế VL -

CCDC xuất dùng Trị giá thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ

Trị giá thực tế VL - CCDC nhập trong kỳ

Trị giá thực tế VL - CCDC Tồn cuối kỳ

+ TK 611: Mua hàng Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ đợc mua vào và xuất dùng trong kỳ.

TK 611 đợc mở thành 2 tài khoản cấp 2:- TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu- TK 6112: Mua hàng hoá

Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK 152, TK 153, TK 151 nhng không dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực té của vật liệu - công cụ dụng cụ đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611.

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 133 gióng nh ơng pháp kê khai thờng xuyên.

ph Khi mua vật t, xác định số thuế đợc khấu trừ theo quy định, kế toán ghi:Nợ TK 611

Nợ TK 133

Có TK 111, TK 112

- Khi mua vật t, số thuế không đợc khấu trừ hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp, hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng, kế toán ghi:

TK 33312

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

khấu trừ

TK 621 PP khấu trừ

VL - CCDC do đánh giá lại do đánh giá lại

6.3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong doanh nghiệp, tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng trong công tác kế toán mà doanh nghiệp sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau.

Chẳng hạn, trong hình thức “Nhật ký chứng từ” kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên nhiều sổ kế toán nhng chủ yếu vẫn là các sổ sau:

Sơ đồ sổ sách hạch toán vật liệu,công cụ dụng cụ theo hình thức nhật ký chứng từ

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất Bảng kê số 3Sổ chi tiết TK 152, 153

Bảng cân đối

- Sổ nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151.

Sổ này dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 151 - hàng mua đang đi trên đờng nhằm theo dõi tình hình mua vật t, hàng hoá còn đang đi trên đờng cha về nhập kho.

Cơ sở số liệu để ghi vào sổ này là các hoá đơn bán hàng do đơn vị bán hàng cung cấp và phiếu nhập kho Về nguyên tắc, sổ nhật ký chứng từ 6 ghi theo từng chứng từ nhập kho vật t hàng hoá.

Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ, xác định tổng số phát sinh có TK 151 đối ứng nợ với các tài khoản có liên quan, số liệu dùng tổng cộng của nhật ký chứng từ số 6 sẽ đợc ghi vào sổ cái.

Ngoài các sổ trên, kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ còn sử dụng một số loại sổ khác nh: Nhật ký chứng từ số 1 - ghi có TK 111.

- Bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ: Dùng để phản ánh giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng sử dụng hàng tháng (ghi có TK 152, TK 153, nợ các TK liên quan ) và làm cơ sở để

tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

Cơ sở số liệu để ghi vào bảng này là tất cả các chứng từ xuất kho vật liệu - công cụ dụng cụ và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ lấy trên bảng kê số 3 Ngoài ra, trong hình thức ,, Nhật ký chứng từ ,, kế toán còn sử dụng một số nhật ký chứng từ liên quan và các sổ kế toán khác

CHƯƠNG II.

Thực trạng công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty may hng việt.

I Đặc điểm chung của Công ty may Hng Việt:

Thực hiện Nghị quyết của Đảng, theo tinh thần đổi mới qua các kỳ đại hội Trớc hết là đổi mới về kinh tế, trong đó nhấn mạnh nhất là phát triển kinh tế đối ngoại đợc nâng lên hàng đầu, cùng với sự cố gắng của ngành ngoại thơng coi xuất khẩu là mũi nhọn để phát triển kinh tế Nắm bắt đợc tình hình đó, Công ty may Hng Việt đã định hớng sản xuất: Vừa mua nguyên liệu bán sản phẩm vừa gia công hàng xuất khẩu Đến nay Công ty đã có rất nhiều bạn hàng nớc ngoài nh: Hàn Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Thái Lan đồng thời tạo công ăn việc làm cho số đông ngời lao động.

Trớc sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhu cầu của con ngời ngày càng cao hơn Do vậy hàng may mặc xuất khẩu ngày càng đợc coi trọng và trở thành mặt hàng có vị trí quan trọng trong kim ngạch xuất khẩu.

1 Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty:

Công ty May Hng Việt là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Sở Công nghiệp tỉnh Hng Yên Đợc thành lập ngày 01/05/1996.

Thời gian đầu số công nhân của Công ty có khoảng 500 công nhân thì nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh có tới 1000 công nhân đợc đào tạo ở trình độ cao, tay nghề vững, đáp ứng đợc phần lớn nhu cầu của khách hàng trong nớc cũng nh nớc ngoài về mặt hàng may mặc, Công ty đã trang bị đợc 1125 máy may công nghiệp chủ yếu đều đợc nhập từ Nhật và đợc lắp đặt trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiệnđại - sự lớn mạnh của Công ty cả về chất lợng cũng nh số lợng đã đợc phản ánh qua một số chỉ tiêu sau:

2 - Vốn cố định năm 1998 so năm 1997 tăng 3,4% Năm 1999 so năm 1998 tăng 39,1%

3 - Vốn lu động năm 1998 so năm 1997 tăng 18,6%Năm 1999 so năm 1998 tăng 37,9%

4 - Vốn kinh doanh năm 1998 so năm 1997 tăng 7,72%Năm 1999 so năm 1998 tăng 14,8%

5 - Giá trị tổng sản lợng năm 1998 so năm 1997 tăng 4,44%Năm 1999 so năm 1998 tăng 17,5%

Qua các chỉ tiêu trên ta thấy Công ty may Hng Việt đã phát triển lớn mạnh không ngừng.

2 Cơ cấu tổ chức sản xuất:

Công ty may Hng Việt từ chỗ là một xí nghiệp may nhỏ số lợng công nhân ít, máy móc thiết bị lạc hậu, đơn giản đến nay (2001) đã trở thành một doanh nghiệp may mặc lớn trên địa bàn tỉnh Hng Yên và là một doanh nghiệp khá mạnh thuộc Sở công nghiệp tỉnh Hng Yên, với tám xí nghiệp thành viên hoạt động liên tục có hiệu quả đã giúp cho Công ty đứng vững trên thị trờng - đặc biệt là thị trờng may mặc.

Hai xí nghiệp thành viên có tên gọi nh sau:+ Xí nghiệp may I

+ Xí nghiệp may II

11.74511.177

Các xí nghiệp đều có nhiệm vụ và chức năng nh nhau đó là sản xuất ra các loại quần áo theo hợp đồng mà Ban lãnh đạo đã ký kết với khách hàng

Tổ kỹ thuật có nhiệm vụ nhận mẫu giấy trên phòng kỹ thuật đa xuống và sao lại mẫu đó, sau đó chuyển sang cho tổ cắt, tổ cắt có nhiệm vụ đặt mẫu cắt đó lên vải và cắt, cuối cùng là chuyển sang bộ phận may.

Một sản phẩm may đợc chia ra làm nhiều chi tiết, do đó mỗi công nhân sẽ đảm nhận một số chi tiết cho đến khi sản phẩm hoàn thành.

3 Đặc điểm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty.

Công ty may Hng Việt có hai hình thức sản xuất kinh doanh là: Gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các Công ty kinh doanh hàng may mặc nớc ngoài và mua nguyên liệu về sản xuất rảan phẩm đến bán, trong trờng hợp này, nguyên liệu có thể đợc mua ở cả thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài.

Trờng hợp gia công thì quá trình công nghệ đợc thực hiện theo 02 bớc.

ớc 1: Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến

Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may sản phẩm mẫu sau đó cho khách hàng kiểm tra và nhận xét, góp ý Ta có sơ đồ khái quát bớc 1 nh sau:

ớc 2: Sau khi đợc khách hàng chấp nhận các yếu tố của sản phẩm mẫu

thì mới đợc đa xuống các xí nghiệp để sản xuất theo mẫu hàng, đơn hàng đã ợckhách hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã ký kết Quá trình sản xuất đ-ợc thực hiện khép kín trong từng xí nghiệp.

đ-Trờng hợp mua nguyên liệu bán thành phẩm thì Công ty tự tạo mẫu trên cơ sở các đơn đặt hàng cuả khách hàng, phòng kỹ thuật của Công ty sẽ ra sơ đồ mẫu và gửi xuống các bộ phận cắt, may Sản phẩm trong trờng hợp này chủ yếu là tiêu thụ nội địa Quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm diễn ra nh trờng hợp sản xuất hàng gia công Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Bộ phận kỹ thuật nghiên cứu và ra mẫu

giấyTài liệu kỹ thuật

và sản phẩm mẫu do khách

hàng gửi đến

Bộ phận cắt và máy sản phẩm

Gửi mẫu cho khách hàng

kiểm tra và duyệt mẫu

Kho nguyên liệu

Tổ may

Là hơi sản phẩm

KCS kiểm tra

Đóng gói, đóng hòmKỹ thuật ra sơ đồ cắt

Tổ cắt

4 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty:

Công ty may Hng Việt là một đơn vị quản lý theo hình thức tập trung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty.

* Giám đốc Công ty quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng đờng lối của Đảng và Nhà nớc Ngoài việc uỷ quyền trách nhiệm cho các phó tổng giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trởng phòng hoặc các Quản đốc xí nghiệp thành viên Giám đốc định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Đảng uỷ Công ty, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể cán bộ công nhân viên, ngời lao động trong Công ty về mọi mặt liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

* Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng giúp Gám đốc Công ty xây dựng các nội quy, qui chế, hạch toán tiền lơng, ngày giờ công lao động của Công ty, lập phơng pháp đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty.

Tham mu cho Giám đốc Công ty về chế độ khuyến khích vật chất, tiền ơng, tiền thởng.

l-Đa ra những nội quy, qui chế hành chính, công tác bảo vệ của Công ty.Hớng dẫn tổ chức thực hiện chế độ khen thởng vật chất và chế độ chịu trách nhiệm vật chất trong Công ty.

* Phòng xuất nhập khẩu: Trực tiếp tham gia công tác mua bán máy móc thiết bị, nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dới sự điều hành của Giám đốc Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trong nớc và ngoài nớc.

Có chức năng trong các phần việc sau:- Quản lý công tác xuất nhập khẩu.

- Tìm nguồn hàng và phát triển mặt hàng, chịu sự điều hành của phó tổng giám đốc sản xuất về:

+ Quản lý toàn bộ kho vật t của Công ty.+ Dịch các tài liệu kỹ thuật.

+ Cân đối vật t cho các mã hàng, đơn hàng.+ Lập tiến độ sản xuất và lịch giao hàng.

Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ kế hoạch tiến độ sản xuất của các xí nghiệp, chỉnh lý việc tiếp nhận nguyên vật liệu.

* Phòng kỹ thuật - cơ điện: Có chức năng điều hành toàn bộ phần công nghệ may, cơ điện và các xí nghiệp may theo chức năng.

Trực tiếp làm việc với khách hàng về các yếu tố có liên quan đến chất ợng sản phẩm Cùng với phòng Giám đốc sản xuất và trởng phòng KCS chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm.

l-Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ các yếu tố ban đầu của quá trình sản xuất bao gồm:

- Dây truyền công nghệ sản xuất- Tài liệu kỹ thuật.

- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu.- Phối hợp màu sắc trên sản phẩm.- Sơ đồ mẫu mã sản xuất

- Mẫu duyệt và mẫu chuẩn đề chào hàng.

- Thiết bị gá lắp, hệ thống máy phát điện của toàn Công ty.

* Phòng KCS: Có chức năng đôn đốc kiểm tra chất lợng sản phẩm của toàn Công ty Có quyền nắm bắt xử lý chất lợng sản phẩm của toàn Công ty trong các công đoạn sản xuất của các xí nghiệp thành viên nh: Công đoạn cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm, chất lợng nguyên vật liệu.

Trực tiếp làm việc với khách hàng, cùng khách hàng nắm bắt và xử lý các sự cố về chất lợng sản phẩm sản xuất ra.

Có quyền chỉthị cho cán bộ kiểm hàng, từ chối kiểm hàng khi chất lợng sản phẩm sản xuất ra không đảm bảo Có quyền lập biên bản, chậm phạt hoặc đề xuất, đình chỉ các bộ phận sản xuất, các xí nghiệp sản xuất không đảm bảo chất lợng sản phẩm, chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc Công ty và khách hàng về chất lợng sản phẩm của Công ty khi đa sản phẩm ra thị trờng tiêu thụ.

* Phòng kế toán - tài vụ: Có chức năng tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp tổng giám đốc giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Thu thập và tập hợp các thông tin tài chính.

- Theo dõi và tổng hợp việc xuất - nhập nguyên vật liệu.

- Theo dõi thành phẩm khi nhập kho và đa ra tiêu thụ trên thị trờng.- Trợ giúp và tham mu cho Giám đốc và các thông tin tài chính.

- Chịu trách nhiệm về phần báo cáo kế toán của Công ty trớc Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nớc.

Ngoài Ban giám đốc Công ty và các phòng ban, Công ty còn có 2 xí nghiệp thành viên Mỗi xí nghiệp có một quản đốc có chức năng giám sát việc sản xuất và chịu sự điều hành trực tiếp của phó tổng giám đốc sản xuất đồng thời có các nhiệm vụ sau:

- Trực tiếp quản lý toàn bộ công nhân viên, điều hành quá trình sản xuất trong xí nghiệp.

- Thờng xuyên kiểm tra chất lợng sản phẩm.

- Đôn đốc công nhân thực hiện đúng tiến độ sản xuất theo lịch giao hàng.- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và khách hàng về chất lợng sản phẩm.

- Triển khai các nghị quyết của Công ty, các kiến nghị của phòng chức năng tới từng bộ phận, từng công đoàn của qúa trình sản xuất.

Các phòng ban và các xí nghiệp có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh bộ máy quản lý của Công ty.

5 Tổ chức công tác kế toán của Công ty.

Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công ty là do bộ máy kế toán đảm nhận Bộ phận này có chức năng quan trọng đó là kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong phạm vi Công ty, giúp tổng giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty.

Công ty may Hng Việt là một đơn vị sản xuất đợc tổ chức theo mô hình Công ty Trực thuộc Công ty là các xí nghiệp thành viên, nhng các xí nghiệp thành viên này không có t cách pháp nhân cho nên không tổ chức hạch toán độc lập mà tổ chức hạch toán toàn Công ty Vì thế, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.

Theo hình thức này, trong Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính đợc thực hiện trên phòng kế toán của Công ty.

Bộ phận kế toán của Công ty đợc biên chế nh sau:

+ Một trởng phòng kế toán điều hành trung công việc của cả phòng đồng thời là kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, thống kê việc hạch toán kế toán, hàng tháng lập báo cáo kế toán.

+ Một phó phòng kế toán giúp việc kế toán trởng điều hành chung công việc của phòng, đồng thời là kế toán xây dựng cơ bản.

+ Một thủ quỹ có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ của Công ty, bảo quản tiền của Công ty.

+ Một kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định.

+ Một kế toán tiền mặt thanh toán với ngân hàng, vay ngắn hạn có nhiệm vụ theo dõi tình hình quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi.

+ Một kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình xuất - nhập - tồn kho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ.

+ Một kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn: Có nhiệm vụ tính, trích và thanh toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội.

+ Một kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành có nhiệm vụ tổng hợp tài liệu từ các phần hành kế toán khác nhau, lên bảng kê, bảng phân bổ làm cơ sở cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.

+ Một kế toán thành phẩm và tiêu thụ lập bảng kê 10, nhật ký chứng từ số 8, sổ chi tiết số 3.

+ Một kế toán theo dõi công nợ.

* Bộ máy kế toán của Công ty theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Trởng phòng KT (Kế toán tổng hợp)

Phó phòng kế toán (Kế toán XDCB)

Thủ

tài sản

cố định

Kế toán thanh

toán với ngân hàng

Kế toán

vật liệu - công cụ dụng

Kế toán tiền l-ơng, bảo hiểm x hội,ã

Kế toán

tập hợp chi phí và

tính

Kế toán thành phẩm và tiêu

Kế toán theo dõi công

nợ

Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức “Nhật ký chứng từ,,

các loại sổ thờng dùng:- Nhật ký chứng từ- Sổ chi tiết

- Bảng kê- Bảng phân bổ- Sổ cái

Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm.Kỳ kế toán là tháng.

Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số d đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ.Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào “ phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” và ghi vào thẻ kho Chấp hành nội quy hạch toán nội bộ của Công ty về cấp phát nguyên vật liệu theo định mức, đo đếm nguyên vật liệu trớc khi nhập - xuất kho.

Mặt khác, nhân viên thống kê tại xí nghiệp cũng phải theo dõi nguyên liệu từ khâu đa vào sản xuất đến lúc sản phẩm hoàn thành và giao cho khách hàng, đồng thời theo dõi tình hình nhập - xuất kho thành phẩm.

II Tình hình thực tế về công tác tổ chức, công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty may Hng Việt.

1 Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ:

Công ty may Hng Việt là một Công ty có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh ng Yên, với số vốn đầu t lớn, là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc Sở công nghiệp tỉnh Hng Yên Ngoài việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, Công ty còn sản xuất theo hình thức mua đứt bán đoạn (mua nguyên liệu sản xuất ra sản phẩm để bán) và tiêu thụ trong nớc Do vậy, mặt hàng quần áo của Công ty rất phong phú và đa dạng với nhiều kiểu cách, mẫu mã khác nhau với đủ các loại kích cỡ, màu sắc, quần áo mùa đông,mùa hè, loại một lớp, ba lớp, năm lớp và đ-ợc ký hiệu bằng các mã số Vì thế Công ty đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của ng-ời tiêu dùng trong nớc cũng nh các khách hàng nớc ngoài.

H-Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp)Mã 2153 (áo Jacket 3 lớp)Mã 910181 (áo sơ mi)Mã 910150 (áo sơ mi)

Mỗi sản phẩm này đợc tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêu cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng, do đó chủng loại nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất rất nhiều và với khối lợng lớn.

Hiện nay, nền kinh tế thị trờng đang trên đà phát triển, Công ty may Hng Việt từ một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh theo kế hoạch và chỉ tiêu Nhà n-ớc đặt ra nay chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập, do đó hỏi Công ty phải tự trang trải mọi chi phí sản xuất bằng doanh thu của mình và phải có lãi Việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên cơ sở kế hoạch sản xuất, các chỉ tiêu do Công ty đề ra căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng mà Công ty lập kế hoạch thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ sao cho hợp lý tránh để xẩy ra tình trạng vật liệu - công cụ dụng cụ quá d thừa hoặc sản xuất bị đình đốn vì thiếu nguyên vật liệu.

Mặt khác, vật liệu - công cụ dụng cụ mua về phải đảm bảo đủ về số lợng và chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lợng cao Vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt là giá cả của vật liệu - công cụ dụng cụ, Công ty phải làm sao để mua đợc khối lợng vật t cần thiết, bảo đảm chất lợng nhng chi phí bỏ ra lại ít nhất, điều đó góp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra.

* Về tình hình thu mua:

- Trờng hợp gia công hàng xuất khẩu:

Nguyên liệu do khách hàng đa về Công ty theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên Công ty sẽ gia công sản xuất, sau khi làm ra sản phẩm Công ty lại giao lại cho khách hàng nh hợp đồng đã ký và thanh toán tiền gia công sản phẩm với khách hàng.

- Trờng hợp mua nguyên liệu bán sản phẩm:

+ Mua ở thị trờng tự do trong nớc với số lợng nhỏ thì cán bộ đi mua về sẽ thanh toán trực tiếp với ngời bán tiền mặt của Công ty.

+ Mua ở doanh nghiệp trong nớc với số lợng lớn thì bộ phận kế tón có thể thanh toán với đơn vị bán thông qua ngân hàng bằng hình thức uỷ nhiệm chi, điện chuyển tiền, thanh toán bằng séc hoặc tiền ngoại tệ

+ Mua ở các Công ty nớc ngoài thì Công ty thanh toán bằng hình thức mở th tín dụng (L/C).

Thủ tục tiến hành nh sau:

Trớc tiên, Công ty ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với bên cung cấp (ớc ngoài) sau đó Công ty tiến hành các thủ tục mở L/C cho bên cung cấp.

n-Khi nhận đợc bộ L/C gốc bên cung cấp sẽ giao hàng tới cảng đã đợc Công ty chỉ định trong Hợp đồng Đồng thời gửi cho Công ty một bộ chứng từ nhận hàng gồm:

* Vận đơn đờng biển* Hoá đơn thơng mại* Chi tiết đóng gói

Khi nhận đợc bộ chứng từ này Công ty sẽ nộp vận đơn đờng biển cho đại lý vận tải (để chứng tỏ quyền sở hữu của mình đối với lô hàng) và nhận giấy uỷ quyền của đại lý vận tải.

Căn cứ vào số liệu trên chứng từ, Công ty sẽ mở tờ khai hải quan cửa nhập khẩu Sau đó mang toàn bộ tờ khai và các chứng từ có liên quan ra kho hàng để nhận hàng.

Để hải quan kiểm hoá lô hàng và xác nhận vào tờ khai là hàng đúng với khai báo trên tờ hải quan.

Sau khi hoàn tất các thủ tục thì Công ty sẽ bố trí xe chở hàng về kho Công ty.

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục thì Công ty phải có một bộ phận thực hiện công việc thu mua và tìm nguồn cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ cho Công ty Công việc này do phòng xuất nhập khẩu của Công ty đảm nhận.

Hiện nay, nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty đợc mua từ các đơn vị trong nớc nh: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và nhập khẩu trên Thiên Nam, Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội, Hãng chỉ Coast Phong Phú bên cạnh đó, để góp phần hạ thấp chi phí thì Công ty cũng không ngừng tìm nguồn hàng mới để đảm bảo cho Công ty luôn chủ động trong sản xuất.

2 Phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đây là bớc khởi đầu quan trọng cho việc hạch toán và quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ, thực hiện tốt khâu này sẽ là bớc đệm cho việc hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ.

2.1 Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:

Với một khối lợng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có nội dung kinh tế và tính năng khác nhau, do đó để tiện lợi cho việc quản lý và hạch toán chính xác, đơn giản hoá công việc thì phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ sao cho hợp lý ý thức đợc điều đó, Công ty đã căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của vật liệu - công cụ dụng cụ đợc sử dụng nên đã phânloại vật liệu - công cụ dụng cụ thành các loại khác nhau.