Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Bưu chính Viettel.docx

Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Bưu chính Viettel.

PHẦN I: TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TY

BƯU CHÍNH VIETTEL

I Quá trình hình thành và phát triển

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Bưu chính Viettel được thành lập theo Quyết định 336/QĐ-QPngày 27/07/1993 của Bộ Quốc phòng

Tên đầy đủ: Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viênBưu chính Viettel

Tên viết tắt : Công ty Bưu chính Viettel

Tên giao dịch bằng tiếng anh: Viettel Post Limited Company

Tên viết tắt bằng tiếng anh : VTP

Trụ sở chính: Số 01, phố Giang Văn Minh, phường Kim Mã, quận BaĐình, Thành phố Hà Nội

Công ty Bưu chính Viettel trực thuộc Công ty Điện tử Viễn thông Quânđội được thành lập đã chính thức triển khai dịch vụ bưu chính đáp ứng nhucầu của xã hội đồng thời đánh dấu một bước đổi mới trên thị trường kinh

doanh dịch vụ bưu chính còn đang bỏ trống và phá vỡ sự độc quyền trong lĩnhvực kinh doanh này tại Việt Nam Trong quá trình hoạt động kinh doanh vàphát triển, Công ty Bưu chính đã khẳng định được vị trí của mình trên thịtrường và nhanh chóng trở thành đơn vị đứng thứ 2 trên thị trường sau VNPT

về việc cung cấp dịch vụ bưu chính tại Việt Nam Công ty Bưu chính hạchtoán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội

Mặc dù Thị trường bưu chính hiện nay chủ yếu do VNPT nắm giữ vàđộc quyền trong thời gian dài nên việc cung cấp dịch vụ bưu chính của công

ty khác gặp nhiều khó khăn Công ty Bưu chính Viettel đã tiến hành triển khai

mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh 64/64 tỉnh thành với 134 bưu cục, bộphận hoạt động kinh doanh cung cấp dịch vụ bưu chính, dần dần chiếm được

vị trí và uy tín trên thị trường kinh doanh bưu chính

Đặc điểm kinh doanh dịch vụ bưu chính của công ty không được phép kinhdoanh dịch vụ thư tem nên công ty đã kết hợp với VNPT để làm đại lý choVNPT và làm đại lý cho một số hãng chuyển phát quốc tế như Công tychuyển phát quốc tế DHL,TNT,FedEx, nhằm đáp ứng nhu cầu của kháchhàng trên mạng bưu chính

2 Một số chỉ tiêu phản ánh quy mô và kết quả hoạt động kinh của Công ty

BẢNG 1: MỘT SỐ CHỈ TIÊU HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ

TT Một số chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính Năm 2003 Năm 2004

Có được những thành quả như vậy là nhờ sự nỗ lực của ban lãnh đạo, sựđồng tâm nhất trí phấn đấu của cán bộ công nhân viên Công ty đã nỗ lựckhông ngừng để tìm cách mở rộng kinh doanh dịch vụ: Triển khai đồng bộcác hoạt động trên nhiều lĩnh vực, tăng cường công tác tiếp thị Ngoài ra công

ty còn không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất nhucầu của khách hàng

II Chức năng và nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất của công ty

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

a Dịch vụ chuyển phát nhanh VTP:

Là loại dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại thư, tài liệu, vậtphẩm hàng hóa (Bưu gửi) theo chỉ tiêu thời gian được Tổng Công ty Viễnthông Quân đội công bố trước

+ VTP - dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước

+ VTP - dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế

Sản phẩm của dịch vụ VTP

+ Chuyển phát nhanh thư tín

+ Chuyển phát nhanh tài liệu, công văn

Để tờ báo đến tay bạn đọc công ty cần phải trải qua các khâu sau:

+ Tổng hợp nhu cầu của khách hàng: Nhu cầu từ bưu điện khu vực đếnbưu điện Huyện, Quận, Thị xã đến bưu điện Tỉnh, Thành phố đến trung tâmphát hành báo

+ Đặt in với tòa soạn báo

+ Báo được chuyển tới bộ phận phát hành báo

+ Bộ phận phát hành báo tổ chức chuyển báo đến tay bạn đọc đúng sốlượng, thời gian, nội dung

III Tổ chức bộ máy quản lý

Do đặc điểm của công ty hoạt động trên địa bàn rộng, số lượng côngnhân viên sản xuất kinh doanh đông, thời gian nhanh chóng, chính xác, nênviệc tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý cũng có đặc điểm riêng Công

ty bố trí tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức sản xuất trực tuyến chức năng.Công ty Bưu chính Viettel gồm có: Giám đốc, 4 phó giám đốc, 5 phònggiúp việc và 5 đơn vị trực tiếp tham gia sản xuất

* Giám đốc

Chỉ đạo, phụ trách chung toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty.Phụ trách trực tiếp về tổ chức, kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác kiểmtra giám sát nội bộ toàn Công ty.

* Phó Giám đốc(Miền Bắc: 1 người, Miền Nam: 1 người, Miền Tây: 1 người, Miến Trung: 1 người)

Chịu trách nhiệm chính về quản lý chất lượng dịch vụ, kết quả hoạt độngSXKD và các mặt công tác theo ủy quyền của Giám đốc Công ty tại miền màmình phụ trách

* Phòng tài chính kế toán

- Tham mưu, giúp Ban Giám đốc Công ty quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn,kiểm tra, giám sát các mặt về công tác tài chính và hoạt động kế toán toànCông ty theo quy định của Nhà nước và quy chế của Tổng Công ty

- Phân tích, tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính và các báo cáo kinh

tế khác đáp ứng yêu cầu quản lý của lãnh đạo Công ty và Tổng Công ty

* Phòng Tổ chức Lao động

Tham mưu, giúp Đảng ủy Ban Giám đốc Công ty quản lý, chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra, giám sát các mặt về công tác tổ chức, biên chế, tiền lương, tuyểndụng, đào tạo và thực hiện các chế độ chính sách với người lao động toàn Côngty

* Ban Chính trị Hành chính

Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám đốc Công ty quản lý, chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra, giám sát các hoạt động về công tác Đảng, công tác chính trị,công tác thi đua khen thưởng trong toàn Công ty theo Nghị quyết của Đảng

ủy Tổng Công ty và Đảng ủy Công ty

* Bưu cục thu phát (số lượng: 94)

Khai thác, thu phát, báo chí, quản lý sản lượng, doanh thu, công nợ, chấtlượng dịch vụ…, vận hành, khai thác, quản lý mạng bưu chính viettel trên địabàn bưu cục

* Bưu cục Trung tâm khai thác (số lượng: 4)

Khai thác, Báo chí, ….trong mạng bưu chính Viettel và thực hiện cácnhiệm vụ thuộc phạm vi khu vực của Bưu cục

* Bưu cục Ngoại dịch (số lượng: 2)

Là đại lý cho các hãng kinh doanh bưu chính quốc tế chuyên khai tháccác bưu phẩm, bưu kiện đi quốc tế và làm đại lý cho VNPT trong lĩnh vựcchuyển phát thư

* Trung tâm Phát hành báo (số lượng: 2)

Phát hành báo, khai thác, kết nối báo chí, giúp Ban Giám đốc Công tyquản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đôn đốc các mặt về công tácPHB, vận hành, khai thác trên toàn bộ mạng bưu chính Viettel

* Đội xe (số lượng: 2)

Vận chuyển bưu phẩm,bưu kiện từ các bưu cục đến các trung tâm khaithác, chuyên chở các túi báo chí trong nội bộ các nhà in.Ngoài ra còn phục vụlãnh đạo đi công tác và các nhu cầu khác của công ty

SƠ ĐỒ 1: MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY

PHẦN 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI CÔNG TY BƯU CHÍNH VIETTEL

1 Tổ chức bộ máy kế toán và đặc điểm một số phần hành chủ yếu

* Tổ chức bộ máy kế toán:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh cho phù hợp với quy

mô và địa bàn kinh doanh cũng như trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán,công ty Bưu chính Viettel đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung.Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán, tài chính và công tác thống

kê được tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty.Còn các Bưu cụckhông có tổ chức kế toán riêng mà chỉ làm nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng

từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn (3 ngày, 5 ngày) lập bảng kêchuyển chứng từ ban đầu về phòng tài chính kế toán của công ty để tiến hànhghi chép kế toán Như vậy toàn bộ thông tin kế toán phát sinh trong toàn công

ty đều được ghi chép, hệ thống hóa thông tin tập trung tại phòng tài chính kếtoán công ty Hình thức tổ chức kế toán này giúp tập trung hóa công tác kếtoán, cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ công tác quản lý kinh tế tàichính tập trung ở đơn vị, thuận tiện cho phân công lao động trong phòng kếtoán, thuận tiện cho việc sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán và công tác

kế toán, tài chính, thống kê ở đơn vị

Hiện nay phòng tài chính kế toán có 11 nhân viên được phân bổ cụ thể nhưsau:

• Kế toán trưởng (01 người):

Phụ trách phòng kế toán, chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tracông việc của kế toán viên Có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính gửi lêntổng công ty và các cơ quan chức năng của Nhà nước theo yêu cầu Kế toántrưởng chịu sự chỉ đạo của ban Giám đốc công ty

• Phó Phòng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán doanh thu , chi phí (1 người) :Chịu trách nhiệm về hạch toán tổng hợp, nhận chứng từ , số liệu của cácphần hành kế toán để tập hợp chi phí cũng như doanh thu chuyển phát nhanh

và phát hành báo Báo cáo trưởng phòng kịp thời về việc xử lý kịp thời kếtoán hàng tháng trước khi khóa sổ kế toán,lập báo cáo kế toán.

• Kế toán vật tư vàTSCĐ(2 người):

Hạch toán chi tiết và tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụdụng cụ Chấp hành đầy đủ thủ tục về nhập, xuất, tồn bảo quản nguyên vậtliệu Nắm vững phương pháp tính giá và phân bổ nguyên vật liệu xuất dùngcho các đối tượng sử dụng Hàng tháng lập bảng kê nhập, xuất, tồn nguyênvật liệu đảm bảo khớp đúng giữa sổ chi tiết, sổ cái, thẻ kho Cuối kỳ kiểm kê,lập báo cáo Hàng tháng theo dõi và hạch toán sự biến động tăng giảm TSCĐ.Căn cứ vào số lượng nguyên giá TSCĐ để trích khấu hao, sau đó phân bổkhấu hao đó cho các đối tượng có liên quan

• Kế toán Thuế ( 1 người):

Theo dõi tình hình thanh toán thuế, phí lệ phí phải nộp nhà nước và cáckhoản thuế được khấu trừ.Tính toán chính xác và thanh toán kịp thời cáckhoản thuế, phí, lệ phí phải nộp nhà nước

• Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán kiêm kế toán tiền lương, BHXH,KPCĐ(2 người):

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay với ngân hàng vàongày cuối tháng Kiểm tra ngày công xếp loại lao động, tăng lương, thưởng vàcác khoản thu nhập khác cho CNV trong công ty, bảng thanh toán BHXH,chứng từ KPCĐ, quỹ khen thưởng trước khi trình phụ trách phòng ký Mở sổtheo dõi hạch toán kế toán theo chế độ hiện hành, lập báo cáo về lao động,tiền lương, một số khoản thanh toán khác và các quỹ công ty theo quy định

• Kế toán phải trả nhà cung cấp (2 người) :

Theo dõi chi tiết công nợ, thanh toán với từng đơn vị bán hàng trongnước cũng như với công ty nước ngoài.tính toán chính xác và thanh toán kịpthời các khoản công nợ đến hạn thanh toán

• Thủ quỹ (2 người):

Chịu trách nhiệm về số liệu, chứng từ và sổ sách lưu giữ.Theo dõi tìnhhình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt trên sổ quỹ Thực hiện công tác chuyên mônkhác được phân công tại Phòng Tài chính

* Đặc điểm một số phần hành chủ yếu:

– Kế toán vốn bằng tiền:

+Kế toán thu, chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam: Hàng ngày kế toán căn

cứ cào báo cáo quỹ, lập các định khoản kế toán để ghi vào các tài khoản kếtoán

+Kế toán tiền gửi Ngân hàng là vốn bằng tiền của doanh nghiệp gửi ởNgân hàng hoặc Kho bạc nhà nước.Kế toán ghi chép trên các tài khoản tiềngửi phải căn cứ vào Giấy báo Nợ, Giấy báo Có hoặc Bản sao kê của Ngânhàng

+ Kế toán tiền đang chuyển là vốn bằng tiền của doanh nghiệp đã gửivào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi qua bưu điện để thanh toán vớicác đơn vị khác nhưng chưa nhận được Giấy báo Nợ của Ngân hàng hoặcchứng từ xác nhận của nơi nhận tiền

– Kế toán tài sản cố định: Ghi chép kế toán tổng hợp , kế toán chi tiếtTSCĐ ở đơn vị Theo dõi bằng hạch toán nghiệp vụ ( Sổ hạch toán nghiệp vụ)TSCĐ sử dụng ở các bộ phận trong đơn vị nhằm quản lý chặt chẽ TSCĐ đang

sử dụng Lập bảng tính khấu hao TSCĐ để tính chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ Phản ánh kết quả kiểm kê TSCĐ vào sổ kế toán Lập báo cáo kếtoán nội bộ về tăng giảm TSCĐ

– Kế toán tiền lương, thanh toán BHXH: Tính lương, lập các bảngthanh toán tiền lương cho các bộ phận trong đơn vị Lập bảng tổng hợp vàphân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương Trích BHXH phải chi trả chongười ốm đau, thai sản Ghi chép kế toán thanh toán tiền lương và các khoảntrích theo lương Thống kê về lao động, tiền lương

2 Chế độ kế toán áp dụng

Công ty Bưu chính viettel áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và các văn bản hướngdẫn, sửa đổi bổ sung của chế độ kế toán Việt Nam

– Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

dương lịch hàng năm.

– Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ

– Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp số dư giảm dần

– Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

– Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp giá đích danh

– Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai

thường xuyên

3 Hình thức kế toán áp dụng

Công ty sử dụng phần mềm kế toán cho tất cả các phần hành kế toán.Phần mềm kế toán mà công ty sử dụng là phần mềm effect Đặc trưng cơ bảncủa hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiệntrên một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toánđược thiết kế theo nguyên tắc của hình thức chứng từ ghi sổ Phần mềm kếtoán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng in được đầy đủ sổ

kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là căn cứ trựctiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổnghợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vàghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ kế toán lập trên cơ sởtừng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cócùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ kế toán được đánh số hiệu liên tụctrong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kếtoán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán là: Chứng từghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

SƠ ĐỒ 3: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC

Bảng tổng hợp

kế toán chứng từcùng loại

Sổ đăng ký

Bảng tổng hợpchi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối sốphát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

SƠ ĐỒ 4: TRÌNH TỰ XỬ LÝ TRÊN MÁY THEO HÌNH THỨC

- Các tiêu thức phân bổ CPQL và CPSX

- Các tài liệu liên quan khác

- Báo cáo kế toán quản trị

* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đếnđều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty Bộ phận kế toán kiểm tranhững chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lýcủa chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán được gửi lên từ các bưu cục vàcác bộ phận khác trong công ty

+ Kế toàn viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí chứng từ kế toán hoặc trìnhGiám đốc ký duyệt

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.+ Lưu, trữ bảo quản chứng từ kế toán

5 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán

* Tổ chức hệ thống tài khoản

Công ty Bưu chính Viettel vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đã banhành theo quyết định số 15/ QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ

Tài chính, để đáp ứng nhu cầu quản lý và điều hành hệ thống các tài khoản

kế toán đã được mã hóa thống nhất và được áp dụng ở đơn vị thành viênhạch toán phụ thuộc và Tổng Công ty Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu quản lýcủa ngành Bưu chính, công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 vàkhông sử dụng một số tài khoản

Tài khoản 112: Tiền gửi NH

11211: Tiền gửi NH công ty

11212: Tiền gửi NH tài khoản chuyên thu HN

11213: Tiền gửi NH tài khoản chuyên thu HCM

11214: Tiền gửi NH tài khoản chuyên thu ĐN

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

1311: Phải thu công ty Viettel mobile

1313: Phải thu khách hàng PHB

Tài khoản 136: Phải thu nội bộ

1361: Phải thu nội bộ công ty

1362: Phải thu dịch vụ CPN

1363: Phải thu dịch vụ PHB

Tài khoản 138: phải thu khác

1382: phải thu từ Đại lý

Tài khoản 139: Dự phòng phải thu khó đòi

1391: Dự phòng phải thu khó đòi CPN

1392: Dự phòng phải thu khó đòi PHB

Loại 3: Nợ phải trả

Tài khoản 331: Phải trả cho người bán

3311: Phải trả khách hàng CPN

3312: Phải trả người bán PHB

3313: Phải trả Công ty Viettel mobile

Loại 5: Doanh thu

Tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính

5151: Thu nhập hoạt động tài chính CPN

5152: Thu nhập hoạt động tài chính PHB

Loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh

Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung

6275: Chi phí thuê ngoài vận chuyển

6276: Chi phí vận chuyển hàng không

6279: Chi phí trả các hãng chuyển phát

Loại 7: Thu nhập khác

Tài khoản 711: Thu nhập khác

7111: Thu nhập khác CPN