Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.doc

Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.

A LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh những lợi thế thì vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được quan tâm Do đó, việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết cho mọi tổ chức nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ liệu và an toàn hệ thống như virus, hacker

Qua đó ta thấy bộ phận kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng chịu nhiều ảnh hưởng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nhưng đồng thời bộ máy kế toán tại doanh nghiệp cũng dần dần bị thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế thế giới hiện nay Cùng với sự phát triển của phần mềm vi tính, từ hình thức kế toán thủ công chuyển dần sang hỉnh thức kế toán trên máy tính Do đó dẫn đến sự thay đổi trong công tác kế toán tại doanh nghiệp để có thể ứng dụng được những lợi thế của nền công nghệ thông tin như: khả năng xử lý dữ liệu trên máy tính, khả năng chia sẽ nguồn dữ liệu, khả năng xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ cùng lúc….Mặc dù với những lợi thế đó cùng với sự xuất hiện của mạng Intranet (web based Intranet) nhưng vẫn chưa khắc phục được những khó khăn của kế toán máy tính như: vấn đề an toàn

và bảo mật thông tin nội bộ cũng như khả năng bị mất cắp thông tin là rất cao.Nên việc “Tổ chức công tác kế toán” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là vấn đề cần thiết của doanh nghiệp hiện nay

B NỘI DUNG

I Lí luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT:

1) Vai trò, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN

1.1/ Vai trò tổ chức bộ máy kế toán:

Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong

tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác

kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và

sự phân công, phân nhiệm hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch Nói chung, để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản xuất, quản lý và điều kiện về

cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin Mô hình

tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp được định hướng theo 2 dạng: tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán

- Tổ chức kế toán tập trung là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử

lý thông tin trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu nhập, phân loại và chuyển

chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin (gọi chung là đơn vị báo sổ) Mô hình tổ chức kế toán tập trung có ưu điểm là công việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy Tuy nhiên những ưu điểm này chỉ có thể phát huy được trong điều kiện doanh nghiệp

có tổ chức sản xuất và 1 Kế Toán Tài chính Doanh Nghiệp1 quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất - kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại, đầy đủ, đồng bộ

-Tổ chức kế toán phân tán là mô hình tổ chức có đặc điểm: công việc kế toán được phân công cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc thực hiện một phần hoặc toàn

bộ những nội dung phát sinh tại bộ phận và đơn vị mình (cũng có thể có những bộ phận chỉ thực hiện việc thu nhập chứng từ ban đầu) Phòng kế toán đối với những nội dung phát sinh liên quan đến toàn doanh nghiệp (và cho những bộ phận chưa có điều kiện thực hiện công việc kế toán), kết hợp với báo cáo kế toán do các đơn vị trực thuộc gửi lên để tổng hợp và lập ra các báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo quy định

Mô hình tổ chức kế toán phân tán có ưu điểm là đáp ứng được yêu cầu về thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc nhưng nếu không khéo tổ chức thì bộ máy kế toán sẽ trở nên cồng kềnh, tốn kém và chồng chéo trong công việc chuyên môn Mô hình này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy

mô lớn mà đặc điểm tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng, phân tán trên nhiều địa phương, vùng, lãnh thổ và hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực

*Cơ cấu của bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin theo định hướng vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập được thông

tin kế toán quản trị Việc xác lập cơ cấu của bộ máy kế toán cần căn cứ vào định hướng này để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng Thông thường, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các bộ phận thực hiện các phần hành:

+ Bộ phận kế toán lao động tiền lương

+ Bộ phận kế toán TSCĐ, công cụ, vật liệu

+ Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (kiêm nhiệm các nội dung khác thuộc về kế toán quản trị)

+ Bộ phận kế toán tổng hợp

+ Bộ phận kế toán XDCB (nếu có khối lượng XDCB lớn)

+ Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất

Ngoài ra nếu công tác tài chính chưa được tổ chức riêng thì cơ cấu thành một

bộ phận nằm trong bộ máy kế toán thống kê của doanh nghiệp để thực hiện các chức năng tài chính doanh nghiệp như lập kế hoạch tài chính, tổ chức huy động và sử dụng vốn, tổ chức thanh toán công nợ

Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được đặt dưới sự lãnh đạo và điều khiển của người phụ trách kế toán ở doanh nghiệp, có chức vụ là kế toán trưởng

Tuy nhiên cũng cần lưu ý việc tổ chức bộ máy kế toán ngoài việc phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp còn phụ thuộc hình thức sở hữu của doanh nghiệp nên

có thể có những doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai, ba nhân viên kế toán và không đặt

ra chức vụ kế toán trưởng và cũng có những doanh nghiệp chỉ thuê người làm kế toán chứ không tuyển người làm kế toán Song dù tổ chức bộ máy dưới hình thức nào đi

nữa thì vấn đề trình độ nghề nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toán vẫn là nhân tố quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán, đặc biệt là người phụ trách kế toán của doanh

1.2/ ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN : Trong DN kế toán đo lường, tính toán, ghi chép toàn bộ mọi hoạt động kinh tế -Tài chính phásinh, xử lý tổng hợp, cung cấp các thông tin kinh tế tài chính về tình hình và kết quả hoạt độngSX – KD, tình hình tài chính của DN – Là căn cứ đề ra các quyết định kinh tế liên quan đến hđộng của DN

Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán có ý nghĩa sau:

-Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý nhằm đảm bảo cho kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực của doanh nghiệp (DN)

- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (DN):

+ Phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

+Phải phù hợp với đặc điểm SX – KD, quy mô, địa bàn hoạt động của DN +Phải phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán

+Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của người ra quyết định

+Phải đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả

2) Sự cần thiết phải tin học hóa công tác kế toán trong DN

Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời

và chính xác của thông tin

Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào

sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi

mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán

II Tổ chức Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại DN cụ thể.

1) Giới thiệu chung về DN:

Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì nền kinh tế đóng vai trò rất quan trọng Đặc biệt, với sự phát triển của ngành công nghiệp hiện nay không chỉ đem lại cho chúng ta những thiết bị công nghiệp mới, đa dạng mà còn là cơ hội cải thiện các thiết bị, công cụ thô sơ trước kia với chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ hơn

Trên cơ sở đó, hàng loạt các công ty sản xuất thiết bị công nghiệp ra đời trong

đó có “Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa” Công ty ra đời nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu của xã hội như: chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp với mọi đối tượng, nhiều sản phẩm đa dạng phong phú như: cầu nâng ôtô, máy nén khí, thiết bị sửa chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm được điều đó thì tổ chức

bộ máy quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng Chính vì vậy, công ty Trường

Sa rất chú trọng đến công tác tổ chức kế toán từ những bộ phân nhỏ như: bộ phận vận chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến những bộ phận lớn như: phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, ban giám đốc…

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA

Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM

(Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị)

Điện thoại: (08)-3989 7233 / 3989 7235

Fax: (08) 3989 7235

Email:  truongsahcm@yahoo.com.vn

Http: www.truongsa.com.vn

Công ty được thành lập vào năm 2007 và đến nay vốn điều lệ của công ty là 4,5 tỉ VNĐ

2) Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN

2.1/Thực tế xây dựng và quản lý phần mềm hiện nay:

Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập đoàn

Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra “Thực trạng ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày 23/3/2006, nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp năm

2004-2005 Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra Theo cuộc điều tra này, tỷ trọng đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng chiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet và website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8% Theo ông Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ lệ đầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ

lệ chung của thế giới Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để nâng cao kỹ năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”

Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%, trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10 phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS TS Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:

 Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;

 Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%;

 Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%;

 Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán

Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệp còn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng phổ biến nhất là các phần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau đó là ứng dụng Internet

cơ bản như lướt Web hay thư điện tử Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra lưỡng lự khi đầu tư vào các phần mềm quản lý Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chỉ chiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP Các doanh nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay và chưa tính toán thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý

Bên cạnh việc thiếu thông tin về lợi ích của ứng dụng tin học và nhận thức chưa cao đã dẫn đến việc các doanh nghiệp chưa hoặc không đầu tư phù hợp cho lĩnh vực này Điều này khiến doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc áp dụng tin học trong doanh nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:

+Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một phần

các lao động thủ công

+Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực chính vẫn còn nhiều yếu kém như:

- Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định cho Lãnh đạo

- Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ liên kết chia

sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao

Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh doanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đó cũng là

lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được quan tâm hàng đầu Bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách khắc phục

2.2/ Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN:

2.2.1/ Tổ chức Danh mục đối tượng cần quản lý:

-Danh mục tài khoản.

-Danh mục khách hàng

-Danh mục khoản mục

-Danh mục kho vật tư,hàng hóa

-Danh mục ngoại tệ

-Danh mục vụ việc

2.2.2/ Tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý:

-Cập nhật các danh mục cần quản ly

-Các thông tin về danh mục cần quản lý

-Cập nhật số dư của các danh mục cần quản lý.

-Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các danh mục cần quản lý

-Lên các báo cáo

2.2.3/ Tổ chức lựa chọn phần mềm:

Công ty đã tổ chức tìm hiểu về các phần mềm kế toán phù hợp với thực tiễn công tác cung như đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.Đồng thời công ty cũng đã chú trọng việc trang bị them các thiết bị tin hoch hiện đại và tổ chức đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán có thể sủ dụng thành thạo các loại phần mềm kế toán một cách hiệu quả nhất để đạt được những lợi ích sau:

-Nâng cao hiệu quả: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng làm việc của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn Ngay cả những phần mềm đơn giản nhất cũng có thể mang lại điều này

-Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích cơ bản của một phần mềm kế toán là nó sẽ giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp Tiết kiệm chi phí có nghĩa là thêm thu nhập và tăng tốc độ phát triển

-Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý chính là một trong những tiêu chuẩn cho phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào Một tổ chức chỉ có thể phát triển nếu nó quản lý được các chức năng của mình trong thời gian quy định Với việc sử dụng một phần mềm kế toán doanh nghiệp chúng ta có thể hoàn toàn mong đợi việc hoàn thành công việc trong thời gian đã đề ra

-Phát triển theo công ty: Hầu hết các phần mềm kế toán có khả năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của công ty Với việc thay đổi về nhu cầu quản lý tài chính của công ty, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp lên phiên bản tốt hơn hay mở rộng quy mô ứng dụng

-Tối ưu hóa quy trình của bạn: Một phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn để có thể quản lý một cách đơn giản và dễ dàng hơn Nó đơn giản hóa các giao dịch của bạn, bán hàng, tiền lương, doanh thu Dễ dàng hơn để hội nhập và quản lý các giao dịch khác nhau

-Dễ dàng để bắt đầu làm việc: Hầu hết các phần mềm kế toán rất dễ dàng để cài đặt Bạn không cần phải có chuyên môn sâu về kế toán và tài chính để sử dụng nó Bạn có thể sử dụng với sự trợ giúp, đào tạo của các chuyên gia

-Cải thiện các quyết định: Phần mềm kế toán có thể giúp bạn cải thiện rất nhiều các quyết định trong doanh nghiệp Điều này có được thông qua việc sử dụng các phần hành khách nhau của phần mềm Nó dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho các chương trình kinh doanh khác và thực hiện các báo cáo phục vụ cho kinh doanh

-Ngày càng đơn giản: Hơn thế nữa các phần mềm kế toán sẽ ngày càng đơn giản hơn nữa và hỗ trợ tốt hơn nữa Phần mềm kế toán sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của bạn, kiểm soát một loạt các vấn đề khác nhau một cách dễ dàng