Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hoá tại thư viện tỉnh ninh bình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ===***=== VŨ THỊ THU HUYỀN TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

===***===

VŨ THỊ THU HUYỀN

TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Người hướng dẫn khoa học ThS TTRẦN XUÂN BẢN

HÀ NỘI - 2013

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Xuân Bản – người đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm khóa luận này Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn các cán bộ thư viện đang công tác tại thư viện tỉnh Ninh Bình đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình nghiên cứu khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, hơn nữa là các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã hết lòng dạy dỗ, chỉ bảo tạo điều kiện tốt cho em trong quá trình học tập

Do điều kiện thời gian nghiên cứu và vốn kiến thức còn nhiều hạn chế nên đề tài của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận được những lời nhận xét góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Hà Nội, tháng 5 năm 2013

Sinh viên

Vũ Thị thu Huyền

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan những nội dung mà tôi đã trình bày trong khóa luận tốt nghiệp này là kết quả quá trình nghiên cứu, tìm tòi học hỏi của bản thân dưới sự chỉ bảo của giáo viên hướng dẫn Những kết quả nghiên cứu của khóa luận chưa từng được công bố tại bất cứ công trình nghiên cứu nào

Hà Nội, tháng 5 năm 2013

Sinh viên

Vũ Thị thu Huyền

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

- Công nghệ thông tin : CNTT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài 4

6 Bố cục của khóa luận 4

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC 5

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA 5

TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 5

1.1 Khái quát về thư viện tỉnh Ninh Bình 5

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện 8

1.1.4 Nguồn lực thông tin 9

1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin 11

1.1.6 Sản phẩm và dịch vụ thông tin 14

1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại thư viện tỉnh Ninh Bình 16

1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động 16

1.2.2 Khái niệm về tra cứu tin và hệ thống tra cứu tin tự động hóa 19

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa 19

1.2.4 Tổng quan về phần mềm CDS/ISIS 21

1.2.5 Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ

chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa 23

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 25

2.1 Úng dụng CNTT trong công tác biên mục 25

2.1.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu 25

2.1.3 Sản phẩm của quá trình biên mục 32

2.1.4 Chuẩn biên mục tự động 34

2.2 Tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa 40

2.2.1 Cơ sở vật chất 40

2.2.2 Tổ chức tra cứu trên Internet 40

2.2.3 Tổ chức tra cứu trên CDS/ISIS 41

2.2.4 Đào tạo người dùng tin 44

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 46

3.1 Nhận xét 46

3.1.1 Ưu điểm 46

3.1.2 Tồn tại 47

3.2 Khuyến nghị 48

3.2.1 Nâng cao chất lượng CSDL sẵn có và xây dựng CSDL mới 48

3.2.2 Ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện 49

3.2.3 Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ biên mục và công tác tra cứu tin tự động hóa 50

2.2.4 Đào tạo người dùng tin 52

3.2.5 Một số khuyến nghị khác 53

KẾT LUẬN 55

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

“Công nghệ thông tin” một cụm từ ngắn gọn mà hàm chứa nhiều ý nghĩa lớn lao, đã và sẽ vẫn còn làm thay đổi một cách đáng kể diện mạo đời sống xã hội Thực tiễn cuộc sống cho thấy, Công nghệ thông tin (CNTT) tác động đến hầu hết các mặt, mảng của hoạt động xã hội và hẳn nhiên trong những hoạt động đó bao hàm cả hoạt động của thư viện - một hoạt động mang tính xã hội sâu sắc Việc áp dụng những tiến bộ của kĩ thuật tin học vào hoạt động cuả thư viện đã rút ngắn quá trình xử lý tài liệu Các thư viện và trung tâm thông tin có thể tiến hành giao lưu thông tin, giúp đỡ nhau cùng phát triển Nhìn chung việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đã thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các cơ quan thông tin thư viện Bởi vậy, vai trò của thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động thông tin thư viện không ngừng tăng lên

Thư viện tỉnh Ninh Bình nằm ở trung tâm thành phố Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của bạn đọc trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ thì việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của thư viện đang được thư viện đặc biệt quan tâm Với việc ứng dụng CNTT vào trong thư viện, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đạt được một số kết quả nhất định về việc tạo lập

ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại, hỗ trợ cho cán bộ thư viện trong các hoạt động của mình từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện Ứng dụng CNTT vào các khâu của công tác thư viện là điều hết sức cần thiết trong

đó có công tác biên mục và tổ chức tra cứu tin tự động hóa Nhờ ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa thư viện đã quản lý tốt hơn nguồn tài liệu của mình tiết kiệm thời gian công sức của cán bộ nâng cao năng suất lao động cũng như nhanh chóng tạo ra các

sản phẩm để phục vụ tốt nhu cầu bạn đọc và người dùng tin mới tiếp cận được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác

Nhận thấy vai trò quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa em xin chọn đề tài:

“Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình” làm đề

tài khóa luận của mình

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa

2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Giới hạn trong nội dung công tác biên mục và tổ chức

hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình

- Về thời gian: Nghiên cứu trong phạm vi Thư viện tỉnh Ninh Bình từ năm 2005 đến nay

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục tiêu

- Bước đầu tìm hiểu việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và

tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại thư viện để thấy được những việc

đã làm và những vấn đề còn tồn tại Từ đó có những nhận xét và đưa ra một

số kiến nghị, góp phần nâng cao chất lượng của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình

3.2 Nhiệm vụ

- Tìm hiểu vai trò ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện thông tin nói chung và công tác biên mục, tra cứu tin tự động hóa nói riêng

- Khảo sát hiện trạng ứng dụng phần mềm CDS/ISIS trong công tác biên mục và tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình

- Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và tăng hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu

Dựa trên những tài liệu đề cập đến nghiệp vụ thư viện, công tác biên mục cũng như ứng dụng CNTT trong công tác thư viện và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa, em đã tham khảo, phân tích - tổng hợp những lý thuyết cần thiết để phục vụ bài nghiên cứu

- Phương pháp quan sát (Khảo sát thực tế)

Quan sát và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất trang thiết bị ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tại Thư viện tỉnh Ninh Bình

- Phương pháp phỏng vấn trao đổi

Phỏng vấn, trao đổi với cán bộ thư viện về công tác biên mục cũng như việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin

tự động hóa

5 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài

5.1 Ý nghĩa lý luận

Khóa luận góp phần tìm hiểu, hoàn thiện những vấn đề lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin của thư viện, góp phần vào việc tự động hóa công tác thư viện

6 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1 Thư viện tỉnh Ninh Bình với việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động

Chương 2 Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình

Chương 3 Nhận xét và khuyến nghị

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA

TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Ninh Bình

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Thư viện tỉnh Ninh Bình được thành lập năm 1992 Khi mới thành lập thư viện chỉ là một kho sách nhỏ, trang thiết bị hết sức khiêm tốn, nhân lực thiếu về số lượng, trụ sở làm việc ẩm thấp,

Năm 2002, được sự quan tâm của Sở văn hóa thể thao và du lịch, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đi vào hoạt động hiệu quả hơn, cơ sở vật chất được trang bị thêm, đội ngũ các bộ được nâng cao hơn cả về số lượng và chất lượng

2005 tòa nhà mới của thư viện đã hoàn thành với dãy nhà 3 tầng với diện tích sử dụng 1.800m2 nằm tại đường Lê Hồng Phong - Phường Vân Giang -T.p.Ninh Bình

Trong mấy năm gần đây, thư viện tỉnh Ninh Bình được đầu tư nâng cấp

cơ sở vật chất trang thiết bị, trụ sở thư viện được đặt ở trung tâm thành phố rất thuận lợi cho việc đi lại của nhân dân Song song với việc sưu tầm, tàng trữ, bảo quản vốn tài liệu, Thư viện tỉnh Ninh Bình còn chú trọng công tác thông tin tuyên truyền giới thiệu tài liệu bằng các hình thức như: xây dựng bộ máy tra cứu tại thư viện, thường xuyên tiến hành trưng bày triển lãm sách mới, sách theo chuyên đề, tổ chức những cuộc nói chuyện, giới thiệu về những cuốn sách có giá trị

Đi liền với nhiệm vụ xây dựng vốn sách báo, tổ chức thông tin tuyên truyền thu hút bạn đọc thư viện đã thực hiện phục vụ đáp ứng nhu cầu sách báo cho tất cả các đối tượng bạn đọc trên địa bàn Thư viện còn tăng cường

luân chuyển, phục vụ sách báo tới một số thư viện huyện và cơ sở, cấp thẻ, phục vụ sách báo cho hàng nghìn bạn đọc

Tóm lại qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển Thư viện tỉnh Ninh Bình đã nhận được sự quan tâm đầu tư thích đáng của nhà nước, với đội ngũ cán bộ giàu lòng nhiệt tình, yêu nghề đã góp phần xây dựng thư viện ngày càng đi lên, góp phần to lớn vào việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho địa phương, Thư viện tỉnh Ninh Bình luôn phấn đấu xây dựng và phát triển Trong tiến trình đổi mới thư viện đã và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa nhằm kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới một cách hiệu quả

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

- Chức năng

+ Chức năng lưu trữ sách báo: Là một thư viện viện công cộng lớn nhất tỉnh Thư viện tỉnh Ninh Bình là trung tâm tàng trữ sách báo của địa phương: Có nhiệm vụ thu thập sách báo, tài liệu về các bộ môn khoa học nhằm góp phần vào việc truyền bá, cung cấp thông tin, phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân phát triển khoa học, kĩ thuật, văn hóa, công nghệ

Thư viện tỉnh Ninh Bình còn có nhiệm vụ thu nhận và lưu trữ tất cả các tài liệu xuất bản của địa phương theo chế độ lưu chiểu, các chỉ thị, nghị quyết của đảng bộ, chính quyền Ninh Bình khi đã hết thời gian bảo mật thu thập và sao chép các tài liệu địa chí

+ Chức năng luân chuyển sách báo: Thư viện tỉnh Ninh Bình có chức năng chính là trung tâm luân chuyển sách báo trong toàn tỉnh vòng luân chuyển sách báo sách báo được thể hiện việc hoạt động của thư viện có hiệu quả không? Bởi đó chính là việc đưa kho tàng tri thức áp dụng vào thực tiễn đời sống của nhân dân địa phương, góp phần đẩy mạnh vào công cuộc xây

dựng quê hương theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc

+ Chức năng hướng dẫn nghiệp vụ: Là trung tâm chỉ đạo nghiệp vụ lớn nhất trong tỉnh chỉ đạo về mặt nghiệp vụ đối với công tác của hệ thống thư viện cộng cộng Giúp đỡ nghiệp vụ và đóng góp ý kiến cho các thư viện chuyên nghành và các tổ chức trong địa bàn tỉnh Làm cho hệ thống thư viện trong tỉnh đi vào hoạt động nề nếp, phát huy cao độ chức năng và nghiệp vụ của thư viện tỉnh

cụ thể hóa đường lối phát triển kinh tế xã hội cho toàn dân trên địa bàn tỉnh Đây là một nhiện vụ hết sức quan trọng mà thư viện chính là cầu nối giữa đảng và dân có hiệu quả nhất

+ Cung cấp các thông tin khoa học và công nghệ kĩ thuật tới nhân dân trên địa bàn được Thư viện tỉnh Ninh Bình coi là nhiệm vụ trọng yếu Đó là các thông tin về các thành tựu khoa học trên thế giới đã đạt được, nhưng giải pháp, những cải tiến kỹ thuật, những ứng dụng, quy trình khoa học công nghệ vào sản xuất nông nghiệp và công nghiệp Các thông tin này được quảng bá

và phổ biến rộng rãi tới tầng lớp nhân dân trên địa bàn Nhằm rút ngắn khoảng cách từ khoa học đến thực tiễn, góp phần vào công cuộc phát triển khoa học - xã hội trên địa bàn tỉnh

+ Việc giáo dục thẩm mỹ và nâng cao đời sống văn hóa, tinh thần của nhân dân trên địa bàn tỉnh cũng được coi là một trong các nhiệm vụ chính của thư viện Bởi Thư viện tỉnh Ninh Bình là trung tâm văn hóa lớn của tỉnh, là nơi lưu giữ nhiều nhất các tài liệu văn học nghệ thuật, các tài liệu văn hóa phi vật thể như: Thuần phong mỹ tục của nhân dân từ cổ chí kim Đây chính là phương tiện, là loại tài liệu được đông đảo quần chúng nhân dân quan tâm, nội dung của tài liệu này mang đậm tính giáo dục nhân văn sâu sắc nó có tính hình tượng nghệ thuật cao, có tính chiến đấu, đi sâu vào tâm tư tình cảm của mọi tầng lớp nhân dân Thư viện tỉnh Ninh Bình đã góp phần nâng cao việc giáo dục nhân cách, thẩm mỹ tinh thần đoàn kết, có ý thức xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam đậm đà bản sắc dân tộc

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện

Cơ cấu tổ chức của một cơ quan thông tin - thư viện là hệ thống các phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng Cơ quan thông tin - thư viện có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng của mình thông qua hoạt động của các phòng ban Vì vậy, tất yếu phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp

tổ chức một cách rõ ràng giữa các cán bộ và sự phối hợp hoạt động thống nhất trong cơ quan

Bộ máy tổ chức của Thư viện tỉnh Ninh Bình gồm có 7 cán bộ được đào tạo chuyên nghành thư viện, 2 cán bộ ngoại ngữ và 12 cán bộ thuộc các ngành khác Về cơ cấu tổ chức, ban lãnh đạo thư viện sắp xếp theo mô hình

cơ cấu sau:

 Ban giám đốc: 1 giám đốc và 1 phó giám đốc

 Bộ phận nghiệp vụ gồm 3 phòng

- Phòng bổ sung, biên mục, phong trào: 02 cán bộ, phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch bổ sung các tài liệu phù hợp với đối tượng và nhu cầu tin của bạn đọc

- Phòng xử lý tài liệu nghiệp vụ: 03 cán bộ, phòng này có nhiệm vụ xử

lý tất cả các tài liệu nhập về, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, bộ máy tra cứu

- Phòng công tác bạn đọc: 08 cán bộ, phục vụ đọc tại chỗ, phục vụ mượn về nhà, phục vụ riêng thiếu nhi vào dịp hè

 Bộ phận hành chính gồm 3 phòng: 06 cán bộ

- Phòng kế toán

- Phòng tài vụ

- Phòng bảo vệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Ninh Bình

1.1.4 Nguồn lực thông tin

Đối với mỗi cơ quan thông tin - thư viện, nguồn thông tin luôn giữ vai trò định hướng việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc, là điều kiện tiên quyết

Phòng tài vụ

Phòng

kế toán

Phòng phục

vụ bạn đọc

Phòng bảo vệ

Phòng

đọc

sách

Phòng mượn

Phòng đọc thiếu nhi

Phòng đọc điện

tử

Phòng đọc báo tạp chí

để đánh giá chất lượng của thư viện Trong những năm gần đây, thông tin được đánh giá là nguồn tài nguyên có giá trị trong các tổ chức cơ quan thư viện Nhưng thông tin bao giờ cũng có tính hai mặt, nếu nguồn tài nguyên này được tổ chức và sử dụng hợp lí thì sẽ kích thích việc đổi mới, thúc đẩy sựu phát triển sản phẩm nâng cao năng suất lao động và thưc sự trở thành động lực thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế - xã hội Ngược lại, nếu sử dụng không hợp lí sẽ gây trở ngại không nhỏ cho hoạt động xã hội

Là một cơ quan thư viện mang tính chất khoa học tổng hợp, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã rất coi trọng việc phát triển nguồn thông tin Do vậy, công tác tạo nguồn tin và phát triển nguồn thông tin của thư viện rất được quan tâm và chú trọng Thư viện tỉnh Ninh Bình có vốn tài liệu khá phong phú có thể phân chia thành các dạng sau, cụ thể:

- Các ấn phẩm định kì

Là loại tài liệu xuất bản dưới dạng sách và không giới hạn về thời gian bao gồm các loại sách: Sách toàn tập, tuyển tập, sách tra cứu, sách chuyên khảo,…Tổng số ấn phẩm định kì ở thư viện tỉnh Ninh Bình có 87730 bản sách theo thống kê số liệu năm 2012 (trong đó đa số là sách tiếng Việt) Các xuất bản phẩm được sắp xếp một cách hệ thống, được lựa chọn phù hợp với thư viện và nhu cầu của người dùng tin

Trong quá trình hoat động Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình, cho nên tài liệu dạng văn bản của thư viện gồm các loại như: Các xuất bản phẩm về kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội, các công trình nghiên cứu khoa học, các giáo trình cao đẳng trung học, sách giáo khoa phổ thông, sách thiếu nhi,… Những loại tài liệu này được lưu trữ theo quy luật nhất định, nhằm đảm bảo phù hợp giữa nội dung, thành phần vốn tài liệu và chức năng, nhiệm vụ của thư viện cũng như nhu cầu của độc giả Thư viện tỉnh Ninh Bình xây dựng các loại sách về: công nghiệp, nông

nghiệp, thủ công nghiệp,…phù hợp nhất Với đặc điểm như vây, với số lượng tài liệu được bổ sung ngày càng đa dạng, phong phú đó, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đáp ứng được phần nào nhu cầu của bạn đọc trong toàn tỉnh

- Các ấn phẩm định kì và kế tiếp

Đây là nguồn tin quan trọng vì nó cập nhật toàn bộ các vấn đề tri thức trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, các ấn phẩm này được xuất bản theo thời gian nhất định, in thành số riêng biệt và mang một tên chung Các

ấn phẩm định kì chủ yếu là: Báo, tạp chí, ấn phẩm liên tục,… phục vụ cho bạn đọc những thông tin cập nhật mang tính linh hoạt được xuất bản theo định kì, bạn đọc thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin này Hiện nay Thư viện tỉnh Ninh Bình có 60 đầu báo chủ yếu là báo Nhân dân, Lao động, Tin tức, Thể thao,…

- Tài liệu địa chí

Công tác địa chí là công tác đặc thù và rất quan trọng của bất cứ một thư viện tỉnh nào Hoạt động địa chí của Thư viện tỉnh Ninh Bình nhằm phát hiện, thu thập, xử lí, bảo quản lâu dài và phổ biến những thông tin kiến thức

về địa bàn tỉnh Ninh Bình nhằm phục vụ nhu cầu của bạn đọc trong tỉnh Những năm qua, kho sách địa chí còn đang trong giai đoạn khẩn trương xây dựng và hoàn tất các khâu kĩ thuật, tuy nhiên thư viện tỉnh cũng đã đáp ứng những yêu cầu cấp thiết của một số độc giả đặc biệt cần tài liệu để biện soạn công trình nghiên cứu hoặc làm luận văn tốt nghiệp đại học, cao học,… Tài liệu địa chí là một trong những nguồn tin quan trọng không thể thiếu Vì vậy, vốn tài liệu địa chí của thư viện tỉnh cần được bổ sung đầy đủ nhằm phục vụ cho việc khai thác tài liệu địa chí một cách hữu ích nhất

1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin

Người dùng tin là thành phần không thể thiếu trong bất kì hoạt động của một cơ quan Thông tin - thư viện nào Người dùng tin và nhu cầu tin của

họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của một cơ quan thông tin - thư viện Nắm vững nhu cầu thông tin đáp ứng kịp thời đầy đủ và chính xác nhu cầu thông tin của người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và Thư viện tỉnh Ninh Bình nói riêng

Người dùng tin cuả Thư viện tỉnh Ninh Bình là đông đảo các tầng lớp nhân dân trên địa bàn tỉnh Họ là các tầng lớp nhân dân, các cán bộ các nghành, các cấp như: Lãnh đạo của đảng, chính quyền địa phương, các ban nghành, các cán bộ công nhân viên trong các cơ quan đoàn thể, các nhà máy

xí nghiệp, giáo viên, học sinh và sinh viên trong trường học trên địa bàn tỉnh, nông dân, bộ đội, thiếu nhi, Những người công tác tại các tổ chức đoàn, hội, tổ chức chuyên môn, những nhà nghiên cứu, những người làm công tác quản lý, chỉ đạo sản xuất, Đối tượng bạn đọc của Thư viện tỉnh Ninh Bình

có thể chia thành 5 nhóm như sau:

Nhóm 1: Bạn đọc là công chức nhà nước, cán bộ quản lý, các doanh nhân chiếm 259/1745 tổng số thẻ

Nhóm người dùng tin này thường có nhu cầu thông tin về các lĩnh vực khoa học chính trị - xã hội, các thông tin mang tính thời sự, các dự báo như: Các tài liệu về chủ nghĩa Mac - Lenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các học thuyết chính trị, tài liệu chỉ đạo của đảng và nhà nước (chỉ thị, nghị quyết, các văn kiện đại hội đảng), các tài liệu về chính sách, đường lối phát triển kinh tế xã hội

Nhóm 2: Bạn đọc là giảng viên, giáo viên cuả các trường cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông, trung học cơ sở công tác trong ngành giáo dục đóng trên địa bàn tỉnh chiếm 216/1745 tổng số thẻ

Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này rất phong phú bao gồm nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau như khoa học đời sống, xã hội nghệ thuật, chính

trị xã hội, thông tin pháp luật, nhưng hầu hết bạn đọc của nhóm này thường đến thư viện đọc sách nhằm mục đích phục vụ chuyên môn, tăng thêm hiểu biết và giải trí

Nhóm 3: Bạn đọc là học sinh, sinh viên được coi là nhóm đối tượng tham gia sử dụng thư viện chiếm tỉ lệ đông nhất chiếm 622/1745 tổng số thẻ nhưng chủ yếu vẫn là học sinh phổ thông, trung học, thiếu nhi trong dịp hè

Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này cũng rất phong phú, bao gồm các loại tài liệu khoa học thưởng thức, văn học nghệ thuật, tranh truyện thiếu nhi, sách hướng dẫn ôn thi đại học các môn toán, lý, hóa, văn, sử, địa Các tài liệu tham khảo phục vụ cho việc học tập, nâng cao hiểu biết, giải trí

Nhóm 4: Bạn đọc là công nhân, nông dân, bộ đội, các hợp tác xã nông nghiệp cũng tham gia sử dụng thư viện tương đối đông chiếm 102/1745 tổng

số thẻ

Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này phần lớn là các tài liệu về khoa học xã hội, cách chăm sóc gia đình, các cẩm nang chăm sóc sức khỏe, các khoa học ứng dụng trong nông nghiệp, trong sản xuất như sách hướng dẫn chăn nuôi, trồng trọt, sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , Nhìn chung nhu cầu tin của nhóm bạn đọc này gắn chặt với mục đích phục vụ công việc hàng ngày, tăng gia sản xuất, trồng trọt, chăn nuôi, nâng cao thu nhập nhằm cải thiện đời sống góp phần xóa đói giảm nghèo

Nhóm 5: Bạn đọc làm nghề tự do, các cán bộ hưu trí, cựu chiến binh chiếm 546/1745 tổng số thẻ

Nhóm bạn đọc này thường đến thư viện sử dụng sách báo thường nhằm các mục đích nâng cao hiểu biết, phục vụ giải trí, thường đọc các sách khoa học thưởng thức, báo, tạp chí, các tác phẩm văn học nghệ thuật, tài liệu địa chí

Tóm lại, nhu cầu tin của bạn đọc tại thư viện rất cao, phong phú, bạn đọc đến thư viện đọc sách không chỉ nhằm mục đích phục vụ công việc chuyên

môn của mình mà còn nhằm nâng cao hiểu biết, cập nhật các kiến thức khoa học ở mọi lĩnh vực, thông tin khoa học đời sống, phù hợp với nhiệm vụ của thư viện tỉnh là trung tâm văn hóa giáo dục lớn của tỉnh, nâng cao nhận thức thẩm mỹ, phát huy nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc quê hương

1.1.6 Sản phẩm và dịch vụ thông tin

Sản phẩm thông tin

Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin Thư viện tỉnh Ninh Bình đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện như sau:

- Cơ sở dữ liệu thư mục

Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách

- Tủ phiếu mục lục

Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục gồm mục lục chữ cái và mục lục phân loại Hệ thống mục lục này tồn tại song song với cơ sở dữ liệu thư

mục Người sử dụng đến thư viện có thể tìm tài liệu theo cả 2 cách: sử dụng mục lục trực tuyến hoặc mục lục truyền thống

- Thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề

Hằng năm Thư viện thường biên soạn các thư mục chuyên đề nhân dịp

kỉ niệm những ngày lễ lớn, những sự kiện trọng đại như ngày sinh Bác Hồ, ngày nhà giáo Việt Nam,… Thư mục thông báo sách mới thường xuyên được giới thiệu đến bạn đọc những sách mới nhập vào của thư viện

Dịch vụ thông tin

Dịch vụ Thông tin - Thư viện: Bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng thư viện tỉnh Ninh Bình các có một số dịch vụ thông tin - thư viện phục vụ nhu cầu tin của

người dùng tin như sau:

- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ

Thư viện có 5 phòng đọc tại chỗ phục vụ bạn đọc tới thư viện đọc tài liệu bao gồm: phòng đọc sách, phòng đọc báo - tạp chí, phòng đọc thiếu nhi, phòng đọc điện tử, phòng đọc địa chí Phòng đọc thiếu nhi chỉ mở trong 3 tháng hè

- Mượn tài liệu về nhà

Mượn tài liệu về nhà là dịch vụ được các bạn đọc thường xuyên sử dụng Thư viện có 01 phòng mượn dành cho việc mượn tài liệu bạn đọc được mượn tối đa trong 2 tuần Sau đó, họ có thể đến thư viện để gia hạn thêm Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc mà cán bộ thư viện quyết định

có hay không cho bạn đọc gia hạn mượn

- Sao chụp tài liệu

Dịch vụ sao chụp tài liệu được tiến hành đáp ứng yêu cầu của người sử dụng muốn có bản sao của tài liệu

- Tư vấn thông tin

Dịch vụ tư vấn thông tin trực tiếp cho người sử dụng tại mỗi phòng phục vụ của thư viện Thư viện chưa có bộ phận riêng làm nhiệm vụ tư vấn thông cho người sử dụng

- Hội thảo, triễn lãm sách

Thư viện tổ chức các cuộc hội thảo, triễn lãm sách thường xuyên để giới thiệu tài liệu của thư viện đến bạn đọc nhân các ngày kỷ niệm như: kỷ niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày Hiến chương các Nhà giáo các năm, kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội,…

1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại thư viện tỉnh Ninh Bình

1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động

 Khái niệm biên mục

Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên mục tài liệu Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ quá trình xử lý hình thức tài liệu Một quan điểm khác là quan điểm theo trường phái Anh - Mỹ, biên mục bao gồm các thao tác Biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề, tức là cả quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung, tạo lập tất cả các điểm truy nhập đến tài liệu về cả mặt hình thức và nội dung Quan điểm này được xem là phù hợp và được sử dụng nhiêu hơn trên thế giới

Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục

và phân tích chủ đề [Kiểm soát thư mục là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức thông tin/ tri thức sao cho có thể tìm kiếm được các thông tin / tri thức ấy]

Như vậy công việc của các bộ thư mục tạo ra các điểm truy cập tới tài liệu về cả đặc điểm hình thức và nội dung

Biên mục bao gồm các công đoạn sau:

* Biên mục mô tả

Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng

và mô tả một tư liệu (ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý… của tư liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề (là công việc của một công đoạn khác trong biên mục

Có thể định nghĩa một cách khác mô tả thư mục là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệu ấy trong một biểu ghi sao cho có thể nhận dạng lại được tư liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tư liệu khác

- Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc và người dùng tin có một khái niệm về tư liệu và nhanh chóng , dễ dàng tìm được tư liệu ấy trong các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (Mục lục, cơ sở dữ liệu…)

- Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục là: Nhan đề, những thông tin trách nhiệm, lần xuất bản, phát hành, ấn loát hay sản xuất (đối với các tư liệu không phải là ấn phẩm) Ngoài ra, những thông tin về công dụng

và đối tượng sử dụng của tư liệu , kích cỡ, số trang, minh hoạ, tư liệu kèm theo và tùng thư, thiết bị dùng để đọc hay sử dụng tư liệu nói chung cũng có ích cho người dùng tư liệu và được lựa chọn vào mô tả thư mục

này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng (Thí dụ như khung phân loại BBK, Dewey, Khung phân loại của thư viện Quốc hội Mỹ, UDC…) để xác định nội dung tư liệu đang biên mục Tuỳ theo nội dung, một tư liệu có thể có nhiều ký hiệu phân loại, do vậy có thể được phản ánh vào nhiều chỗ trong mục lục phân loại truyền thống

 Khái niệm biên mục tự động

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục chính là

tự động hóa công tác biên mục Như vậy trước hết cần hiểu khái niệm biên mục tự động

Thực chất của biên mục tự động là sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc

sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập các biểu ghi cho một cơ sở dữ liệu thư mục và tạo ra các mụa lục thích hợp Trong biên mục tự động, việc tạo lập biểu ghi thường là xử lý phiếu tiền máy và do con người thực hiện Nhập dữ liệu qua các khổ mẫu hiển thị trên màn hình theo kiểu xử lý văn bản Còn việc tổ chức và sắp xếp biểu ghi và biên soạn các mục lục do máy tính thực hiện Máy tính có thể in các phiếu mục lục và chế bản các

ấn phẩm thư mục Đó là sản phẩm đầu ra của cơ sở dữ liệu thư mục

- Thực chất của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục là việc sử dụng máy tính vào các công đoạn của quá trình biên mục, cụ

thể hơn là ứng dụng các phần mềm tư liệu hoặc phần mềm tích hợp quản trị thư viện với các phân hệ bổ sung và biên mục để có thể thực hiện biên mục một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian và công sức của cán bộ biên mục, tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục còn giúp các cơ quan thông tin thư viện chia sẻ các biểu ghi thư mục của mình với các thư viện khác, giảm thời gian và công sức của cán bộ biên mục với các tài liệu đã được biên mục tại các cơ quan thông tin thư viện

1.2.2 Khái niệm về tra cứu tin và hệ thống tra cứu tin tự động hóa

 Khái niệm tra cứu tin

Là tập hợp công đoạn kỹ thuật và logic với mục đích cuối cùng tìm được các tài liệu hay thông tin về chúng hoặc những sự kiện, sự kiện riêng biệt về các vấn đề nói đến

 Khái niệm về hệ thống tra cứu tin tự động hóa

+ Tra cứu tin tự động hóa : Là quá trình sử dụng máy tính điện tử hay mạng máy tính để tìm các thông tin mà máy có thể đọc được trước khi lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ thông tin điện tử khác thường được tổ chức dưới CSDL

+ Hệ thống tra cứu thông tin tự động hóa : Là hệ thống có khả năng lưu trữ, tìm lại và bảo trì thông tin được tin học hóa Hệ thống tìm tin tự động hóa bao gồm phần cứng, phần mềm, các công cụ ngữ nghĩa phục vụ xử lý thông tin và yêu cầu tin, các cơ sở dữ liệu để người tìm tin truy cập và tìm lại được những thông tin đã lưu trữ trong đó và nhân viên làm việc với hệ thống

1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa

 Cán bộ biên mục

Cán bộ biên mục là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của công tác biên mục cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục cũng như tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa Để thực hiện công tác biên mục đạt chất lượng cao, trước hết người cán bộ biên mục cần có tinh thần trách nhiệm với công việc, cần có sự tâm huyết với nghề nghiệp Người cán bộ biên mục cũng cần có kiến thức, kỹ năng về công tác biên mục cũng như về tin học như:

- Kỹ năng sử dụng các tài liệu tra cứu

- Kỹ năng thao tác trên các phân hệ chức năng của phần mềm phục vụ công tác biên mục

- Kiến thức về các công cụ hỗ trợ quá trình biên mục

- Kiến thức về các ngành khoa học liên quan

- Khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hóa, tư duy logic và sáng tạo

- Kiến thức về hệ thống tìm tin, đó là những hiểu biết về ngôn ngữ văn bản, văn phong và thuật ngữ khoa học, đặc biệt là khả năng sử dụng ngoại ngữ liên quan

- Kỹ năng xử lý các sự cố về mạng, máy tính để đảm bảo tiến độ công việc

 Hạ tầng công nghệ

Để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động thư viện, một yếu tố đóng vai trò quan trọng cần phải có là cơ sở vật chất và trang thiết bị về công nghệ thông tin Bao gồm hệ thống máy tính và thiết bị mạng phục vụ trực tiếp trong các công đoạn của quá trình biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa

 Phần mềm sử dụng

Việc biên mục tự động cần sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện trong công tác biên

mục Với một phần mềm dễ sử dụng, các tính năng có ứng dụng cao giúp cán

bộ biên mục dễ dàng thao tác,…sẽ giúp nâng cao năng suất cũng như chất lượng của công tác biên mục Do vậy yếu tố phần mềm cũng là một yếu tố quan trọng tác động đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa

 Tổ chức công việc

Việc tổ chức quản lý một cách khoa học và hiệu quả sẽ là yếu tố để đảm bảo quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đạt kết quả tốt Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được hiệu quả, nhất là nhiều tính năng của phần mềm chưa được sử dụng, một trong những nguyên nhân là do công tác tổ chức quản lý Khi cán bộ thư viện cảm thấy không cần tìm tòi, nghiên cứu để triển khai ứng dụng, với tình trạng như hiện tại là đã đáp ứng được yêu cầu thì không còn mục đích phấn đấu Việc tổ chức quản lý nhằm mục đích kích thích, động viên, phát huy nỗ lực của tất cả các cá nhân vào thực hiện mục tiêu chung Phải có tiêu chí, yêu cầu cụ thể đối với cán bộ thư viện ở mỗi nhiệm vụ

1.2.4 Tổng quan về phần mềm CDS/ISIS

Thư viện tỉnh Ninh Bình sử dụng phần mềm CDS/ISIS Đây là phần mềm quản trị thư viện do tổ chức văn hóa khoa học và giáo dục của Liên Hợp quốc (UNESCO) cung cấp miễn phí Phần mềm này đã có các version từ 1.0, 2.3, 3.7 chạy trên hệ điều hành DOS và hiện nay chạy trên hệ điều hành Windows Phần mềm CDS/ISIS có các tính năng sau:

- Xác định CSDL có chứa các phần tử dữ liệu cần thiết

- Nhập biểu ghi mới vào CSDL, sửa đổi, hiệu đính hoặc xóa biểu ghi đã

có, xây dựng tự động và duy trì các file truy nhập nhanh cho từng CSDL

- Tìm các biểu ghi theo nhiều dấu hiệu khác nhau thông qua ngôn ngữ tìm tin mềm dẻo và linh hoạt

- Trình bày toàn bộ hoặc từng phần nội dung các biểu ghi theo yêu cầu của người dùng Sắp xếp các biểu ghi theo trật tự tùy ý, in một lần hoặc toàn

bộ các catalo và bảng chỉ dẫn

- Phát triển các chương trình ứng dụng riêng bằng cách sử dụng khả năng lập trình tổng hợp của phần mềm

Phần mền CDS/ISIS có những ưu điểm sau:

Ưu điểm của CDS/ISIS

CDS/ISIS for Dos CDS/ISIS for window

 Cấu trúc của CSDL do người sử

dụng thiết lập

 Quản lý được nhiều CSDL

 Format nhập tin có thể thay đổi

 Tạo lập được bộ phiếu đảo cho

phép truy nhập nhanh tới CSDL

 Tìm tin trên các trường bằng

và các đặc tính của chúng

 Bảng chon trường FST:Chứa danh mục các trường là chỉ dẫn tìm tin trong tệp đảo

 Biểu mẫu nhập dữ liệu:Cho phép cập nhật các biểu ghi của CSDL

 Format trình bày: Cho phép biểu diễn kết quả tìm tin, và các sản phẩm thư mục khi in ra

Bên cạnh những ưu điểm thì phần mền này có một số nhược điểm nhất định như:

 Không quản lý số liệu

 Không cho phép thực hiện các phép tính và thống kê

 Không có khả năng kiểm tra trùng

Trong bước đầu sử dụng, thư viện trường đã tích cựu phát huy những

ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của phần mềm quản trị thư viện CDS/ISIS và thực tế, thư viện có thu được một số kết quả khả quan góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện ở một mức độ nhất định Kết quả thu được do thư viên áp dụng công nghệ thông tin và phần mền CDS/ISIS trong chính những lĩnh vực hoạt động công tác thư viện trong đó có công tác biên mục

1.2.5 Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa

- Trợ giúp các cơ quan Thông tin Thư viện tổ chức tốt toàn bộ nguồn tài liệu của cơ quan mình một cách có hệ thống, khoa học và hiện đại Điều này không chỉ giúp cho các cơ quan thông tin thư viện quản lý tốt nguồn tin của mình mà còn có tác dụng nâng cao hiệu quả phục vụ cũng như khai thác

và sử dụng nguồn thông tin hiện có

- Tiết kiệm công sức và thời gian của cán bộ biên mục

- Tốc độ xử lý tài liệu trên máy tính ngày càng cao, nâng cao năng suất lao động của cán bộ biên mục, cũng như khả năng nhanh chóng cập nhật được các thông tin thư mục đã được xử lý

- Nếu không có bộ máy tra cứu tìm tin thì con đường từ bạn đọc đến với tài liệu sẽ rất khó khăn Chính vì vậy, người dùng tin của trung tâm xem

bộ máy tra cứu tin là “chìa khóa” để mở ra các chân trời tri thức Thực tế là

bộ máy tra cứu tin đã giúp người dùng tin giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu, đặc biệt khi có ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện trong đó có khâu tra cứu tin thì quá trình này càng được giảm bớt

- Bộ máy tra cứu tin thông báo cho người dùng tin biết được những tài liệu nào mới nhập vào thư viện và giúp bạn đọc có thể nhanh chóng bổ sung

thêm những tài liệu còn thiếu cho mình, đặc biệt trong thời đại bùng nổ thông tin thì yếu tố này rất quan trọng giúp bạn đọc cập nhật ngay những thông tin mới phù hợp với yêu cầu

- Bộ máy tra cứu tin còn là công cụ hệ thống hóa tài liệu, tổng hợp toàn

bộ những thông tin về tài liệu, giúp người dùng tin khi đi sâu nghiên cứu một

đề tài lĩnh vực nào đó một cách thuận lợi

- Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục

và tổ chức hệ thống tra cứu tin này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của thư viện Nếu công tác biên mục không chính xác, khó tìm được những thông tin có giá trị hoặc mất tin dẫn đến tài liệu bị “chết” trong kho không được sử dụng Nhận thức rõ vai trò và ý nghĩa của công tác biên mục tài liệu, ngay từ đầu Thư viện đã chú ý tới vấn đề này và giao cho phòng nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH

Ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của ngành công nghệ thông tin và viễn thông, các hệ thống thư viện trong nước và trên thế giới đang trong thời

kỳ đẩy mạnh quá trình tin học hoá, ứng dụng các phần mềm tích hợp trong quản lý thư viện, hình thành các thư viện điện tử,… Hệ thống thư viện công cộng của Việt Nam cũng không năm ngoài xu hướng đó Tuy nhiên, với Thư viện tỉnh Ninh Bình, với tư cách là một thư viện nằm trong hệ thống các thư viện công cộng, quá trình tin học hoá vẫn đang ở giai đoạn đầu Hiện nay ở thư viện mới chỉ sử dụng phần mềm CDS/ISIS trong biên mục tự động và tổ chức bộ máy tra cứu tự động hoá Do vậy, trong đề tài này việc tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện, cụ thể là phần mềm CDS/ISIS, trong

biên mục tự động và tổ chức bộ máy tra cứu tin tự động hoá

2.1 Úng dụng CNTT trong công tác biên mục

2.1.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu

Hiện nay, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng được cơ sở dữ liệu là: CSDL SACH

Các công đoạn để tiến hành xây dựng một CSDL là phải xác định cấu trúc cơ sở dữ liệu gồm có:

 Bảng xác định trường FDT (FDT- field definition table)

 Bảng chọn trường FST (FST-Field selection table)

 Thiết kế Worksheet nhập dữ liệu

 Xác định Format (kiểu) trình bày

Để có thể rõ hơn, chúng ta cùng nghiên cứu cách thức xây dựng một CSDL cụ thể mà Thư viện tỉnh Ninh Bình đã tiến hành: