Nghiên cứu quá trình xây dựng thư viện điện tử tại thư viện tỉnh ninh bình

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Khóa luận 2.1 Mục đích Trên cơ sở khảo sát hiện trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin của thư viện tỉnh Ninh Bình, nghiên cứu nhằm nâng cao việc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện thông tin

HÀ NỘI - 2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện thông tin

Người hướng dẫn khoa học

ThS NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH

HÀ NỘI - 2013

Mặc dù đã rất cố gắng, song do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên khóa luận khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2013

Sinh viên

Lê Thị Hương

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan những nội dung mà em trình bày trong khóa luận tốt nghiệp là kết quả nghiên cứu, tìm tòi học hỏi của bản thân dưới sự chỉ đạo của giáo viên hương dẫn Những kết quả nghiên cứu của khóa luận chưa từng được công bố tại bất kì công trình nghiên cứu nào

Hà Nội, tháng 5 năm 2013

Sinh viên

Lê Thị Hương

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Khóa luận 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa của Khóa luận 3

6 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 3

7 Cấu trúc của Khóa luận 4

PHẦN NỘI DUNG 6

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 6

1.1 Vài nét về lịch sử, địa lí, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Ninh Bình 6

1.2 Giới thiệu về Thư viện tỉnh Ninh Bình 7

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 7

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện 9

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Ninh Bình 11

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 13

1.2.5 Nguồn lực thông tin 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN NINH BÌNH 18

2.1 Một số khái niệm cơ bản 18

2.1.1 Khái niệm về công nghệ thông tin 18

2.1.2 Khái niệm cơ bản về thư viện 23

2.1.3 Khái niệm tài liệu điện tử 27

2.1.4 Khái niệm về thư viện điện tử 28

2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện tỉnh Ninh Bình 37

2.2.1 Cơ sở hạ tầng - Kĩ thuật 37

2.2.2 Nguồn lực thông tin điện tử 38

2.2.3 Phần mềm ứng dụng 38

2.2.4 Các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong Thư viện 40

2.2.5 Sản phẩm và dịch vụ thông tin được tạo lập nhờ áp dụng công nghệ thông tin 41

2.2.6 Một số nhận xét chung về thực trạng Thư viện tỉnh Ninh Bình 43

2.3 Nghiên cứu quá trình xây dựng Thư viện điện tử 45

2.3.1 Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin……….….….46

2.3.2 Xây dựng kho mở 50

2.3.3 Trang bị phần mềm thư viện điện tử 51

2.3.4 Xây dựng Website Thư viện tỉnh Ninh Bình 54

2.3.5 Xây dựng phòng đọc đa phương tiện (Multimedia) 55

2.3.6 Xây dựng CSDL hồi cố và số hóa tài liệu 55

2.3.7 Bổ sung tài liệu cho Thư viện 56

2.3.8 Đào tạo nguồn nhân lực 56

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH TRONG THỜI GIAN TỚI 58

3.1 Tăng cường đầu tư nâng cấp hạ tầng cơ sở thông tin 58

3.2 Tăng cường sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện hiện đại 60

3.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 61

3.4 Bảo đảm kinh phí 62

3.5 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin - thư viện 63

3.6 Đào tạo người dùng tin 64

3.7 Xây dựng chính sách cho việc xây dựng thư viện điện tử 65

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đang sống trong kỉ nguyên mới với mạng Internet đã mang lại cho con người nhiều tiện ích giúp chúng ta có thể với tới nguồn tài nguyên thông tin khổng lồ và phong phú Trong bối cảnh ấy, liệu thư viện có nên là một ốc đảo chỉ với các ấn phẩm hay không? Hay thư viện sẽ là nơi tiếp tục hành trình hướng đến mục tiêu tiếp cận và tổ chức thông tin cho con người Trên thế giới công nghệ thông tin đã được áp dụng rộng rãi vào hoạt động thư viện từ những năm 80 và nó đóng vai trò chủ đạo trong sự nghiệp phát triển của thư viện Ở các nước phát triển, hệ thống thông tin - thư viện đã trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, từ thư viện truyền thống với thao tác hoàn toàn thủ công sang TVĐT một phần (với một số tác nghiệp được tự động hóa) và gần đây nhất là TVĐT TVĐT với khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn, khả năng tra cứu và truy xuất thông tin nhanh, các thao tác nghiệp vụ hoàn toàn tự động đã trở nên phổ biến

Thư viện không còn là nơi chốn đơn độc cho người đọc lữ hành qua duy nhất một cánh rừng, đấy là cả một hệ thống “lâm sinh” liên thông giữa các thư viện, giữa các khối tri thức Với nguồn tài liệu điện tử khổng lồ và phương thức phục vụ linh hoạt: anyone, anyplace, anytime, anyway (bất cứ

ai, bất cứ địa điểm nào, bất cứ lúc nào, bằng bất cứ cách nào) tức là bạn đọc của một thư viện là bất kì ai, ở bất cứ nơi nào trên thế giới đều có thể truy cập vào TVĐT vào bất kì thời gian nào và bằng bất cứ cách nào

Ở nước ta, công nghệ thông tin cũng đã được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống và trở thành một yếu tố không thể thiếu trong sự phát triển kinh tế xã hội Vậy nên, thư viện cũng không nằm ngoài xu hướng

phát triển chung đó Pháp lệnh thư viện ngày 28/12/2000 quy định: “Nhà

nước đầu tư để đảm bảo cho các thư viện hưởng ngân sách Nhà nước hoạt động và phát triển trên các mặt: hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động, phát triển vốn tài liệu, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ làm công tác thư viện Từng bước hiện đại hóa, tự động hóa thư viện”

Đứng trước xu hướng phát triển của thư viện trên thế giới cũng như ở Việt Nam, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã, đang và sẽ tiếp tục con đường hiện đại hóa đưa một thư viện truyền hống hoàn toàn thủ công sang thư viện được hiện đại hóa một phần và tương lai là TVĐT với cơ sở vật chất được thay đổi mới hoàn toàn các hoạt động nghiệp vụ được tự động hóa với sự giúp đỡ của Hệ quản trị thư viện tích hợp

Với mong muốn tìm hiểu, nghiên cứu quá trình xây dựng TVĐT, tôi đã

mạnh dạn chọn đề tài: “Nghiên cứu quá trình xây dựng thư viện điện tử tại

Thư viện tỉnh Ninh Bình” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Khóa luận

2.1 Mục đích

Trên cơ sở khảo sát hiện trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin của thư viện tỉnh Ninh Bình, nghiên cứu nhằm nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin từ đó xây dựng mô hình TVĐT, theo kịp xu thế phát triển của thời đại, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của bạn đọc trong tỉnh

2.2 Nhiệm vụ

Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của thư viện tỉnh

- Nghiên cứu đặc điểm, nhu cầu người dùng tin ở thư viện tỉnh Ninh Bình

- Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng TVĐT tại thư viện tỉnh Ninh Bình

- Đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng TVĐT tại thư viện tỉnh Ninh Bình

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Thư viện tỉnh Ninh Bình

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin của Thư viện tỉnh Ninh Bình và vấn đề xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện hiện nay và trong thời gian tới

4 Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

4.1 Cơ sở phương pháp luận

Dựa trên cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng

Hồ Chí Minh; căn cứ vào chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp phát triển văn hóa và TVĐT trong bối cảnh công nghiệp hóa

- hiện đại hóa đất nước

4.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế

5 Ý nghĩa của Khóa luận

- Về mặt lí luận: Khóa luận làm rõ những khái niệm liên quan đến TVĐT như: thư viện, TVĐT, tài liệu điện tử, công nghệ thông tin,…

- Về mặt thực tiễn: Đưa ra một số nhận xét và đề xuất giải pháp phù hợp nhằm xây dựng TVĐT, nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ người dùng tin của mình

6 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Việc nghiên cứu quá trình xây dựng TVĐT ngày càng được các cơ quan thông tin - thư viện quan tâm và chú trọng Ở nước ta đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này như:

- Nghiên cứu phát triển TVĐT trong các trường Đại học trên địa bàn

Hà Nội hiện nay, Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Mai, năm 2009

- Tìm hiểu dự án xây dựng TVĐT ở thư viện Hà Nội, Khóa luận tốt

nghiệp của Trần Thị Minh, năm 2006

- TVĐT và mô hình thư viện lai trong xu thế hiện đại hóa thư viện hiện

nay, Khóa luận tốt nghiệp của Trần Thị Hoàng Hạnh, năm 2006

- Ứng dụng công nghệ thông tin, trong hoạt động thông tin - thư viện

trường Đại học Giao thông vận tải, Luận văn thạc sĩ của Đỗ Tiến Vượng,

năm 2006

Các công trình trên đề cập đến một số vấn đề như các khái niệm: TVĐT, tài liệu số, tài liệu điện tử, các yếu tố cấu thành TVĐT, vai trò của TVĐT, ứng dụng công nhệ thông tin trong thư viện,…

Tuy nhiên trong các công trình nêu trên chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thống về quá trình xây dựng TVĐT tại thư viện tỉnh Ninh Bình Do đề tài này còn khá mới nên tôi đã lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu quá trình xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện tỉnh Ninh Bình”

7 Cấu trúc của Khóa luận

Ngoài những phần có tính chất trợ giúp người đọc khóa luận như: Mục lục, Bảng giải thích từ viết tắt, Danh mục các tài liệu tham khảo, Khóa luận được chia làm 3 phần như sau:

PHẦN MỞ ĐẦU: Nêu lí do chọn đề tài; Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài; Đối tượng và phạm vi nghiên cứu; Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu; Tình hình nghiên cứu và bố cục của khóa luận PHẦN NỘI DUNG: Gồm 3 chương

Chương 1: Khái quát về thư viện tỉnh Ninh Bình

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và quá trình xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện tỉnh Ninh Bình

Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm xây dựng thư viện điện

tử tại Thư viện tỉnh Ninh Bình trong thời gian tới

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH

1.1 Vài nét về lịch sử, địa lí, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Ninh Bình Ninh Bình là vùng đất địa linh nhân kiệt, nằm ở cửa ngõ cực nam miền Bắc và khu vực đồng bằng Bắc Bộ, Việt Nam Diện tích gần 1.400 km², dân số: 906.900 người (điều tra dân số năm 2011) Vùng đất Ninh Bình là kinh

đô của Việt Nam thế kỷ X, mảnh đất gắn với sự nghiệp của 6 vị vua thuộc

ba triều đại Đinh - Lê - Lí với các dấu ấn lịch sử: Thống nhất giang sơn, đánh Chiêm - dẹp Tống và phát tích quá trình định đô Hà Nội Với vị trí đặc biệt về giao thông, địa hình và lịch sử văn hóa, Ninh Bình là tỉnh có tiềm năng du lịch phong phú và đa dạng và được ví như một Việt Nam thu nhỏ Ninh Bình xưa cùng với Thanh Hóa thuộc bộ Quân Ninh, nước Văn Lang Qua thời thuộc Hán, Lương, một phần nhỏ thuộc Cửu Chân, phần còn lại thuộc Giao Chỉ, thời thuộc Đường, bắt đầu hình thành Trường Châu Năm 968, vua Đinh Tiên Hoàng dẹp xong loạn 12 sứ quân lên ngôi hoàng đế đóng đô tại Hoa Lư và đổi tên gọi Trường Châu thành Trường An Năm 1010, Lí Thái Tổ dời kinh đô về Thăng Long, Ninh Bình nằm trong phủ Trường An, sau đổi là châu Đại Hoàng vào cuối thế kỷ 12 Đời nhà Trần đổi thành lộ, rồi lại đổi thành trấn Thiên Quan

Năm 1831, Ninh Bình trở thành một trong số 13 tỉnh ở Bắc Kỳ với 6 huyện Yên Khánh, Nho Quan, Kim Sơn, Gia Khánh, Gia Viễn và Yên Mô, thuộc Liên khu 3 Ngày 27/12/1975, Ninh Bình hợp nhất với các tỉnh Nam Định và Hà Nam thành tỉnh Hà Nam Ninh rồi lại tái lập ngày 26/12/1991 Khi tách ra, tỉnh Ninh Bình có diện tích 1.386,77 km², dân số 787.877 người, gồm 2 thị xã Ninh Bình, Tam Điệp và 5 huyện Kim Sơn, Gia Viễn,

Hoa Lư, Tam Điệp, Hoàng Long Ngày 23/11/1993, huyện Hoàng Long đổi lại tên cũ là huyện Nho Quan Ngày 4/7/1994, huyện Tam Điệp đổi lại tên cũ

là huyện Yên Mô và tái lập huyện Yên Khánh từ 10 xã của huyện Tam Điệp cũ và 9 xã của huyện Kim Sơn

Về mặt quân sự, hiện nay Ninh Bình là đại bản doanh của Quân đoàn 1

- Binh đoàn Quyết Thắng, là một trong bốn binh đoàn chủ lực của quân đội nhân dân Việt Nam Các đơn vị quân đội khác đóng quân trên địa bàn Ninh Bình gồm có: Lữ đoàn 279, Lữ đoàn 241, Trung đoàn 202 (Phú Lộc, Nho Quan), Kho J 102, Sư đoàn 350, Viện Quân y 5, Đồn Biên phòng cửa khẩu cảng Ninh Bình

Ninh Bình là vùng đất có nhiều di tích, danh lam thắng cảnh nổi tiếng của đất nước, hòa quyện cùng bản sắc văn hóa, tạo cho tỉnh Ninh Bình các thế mạnh để phát triển du lịch Tiêu biểu như: Cố đô Hoa Lư, quần thể danh thắng Tràng An, khu du lịch Tam Cốc - Bích Động, vườn quốc gia Cúc Phương, khu bảo tồn thiên nhiên Vân Long, nhà thờ Phát Diệm, chùa Bái Đính, ngoài ra còn

có động Mã Tiên, hồ Đồng Chương, núi Non Nước, sông Hoàng Long, núi Kỳ Lân, chiến khu Quỳnh Lưu, Phòng tuyến Tam Điệp, hồ Đồng Thái, sân golf Hoàng Gia 54 lỗ hiện đại và lớn nhất Việt Nam,

Với truyền thống lao động cần cù, sáng tạo, nhân dân Ninh Bình ngoài sản xuất nông nghiệp là trồng lúa còn phát triển nhiều nghề như làm muối, khắc đá, thêu, đan cói, thương mại, du lịch,… Nhiều nhà máy, xí nghiệp được xây dựng trên thành địa bàn tỉnh Đời sống nhân dân Ninh Bình ngày

càng được cải thiện Nhân dân Ninh Bình quyết tâm: “xây dựng nền văn hóa

tiến tiến, đậm đà bản sắc dân tộc”

1.2 Giới thiệu về Thư viện tỉnh Ninh Bình

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 1976, theo quyết định của Chính phủ, Ninh Bình hợp nhất với Hà Nam và Nam Định, các thư viện cũng hợp nhất thành một Sách báo của

Ninh Bình chuyển về thư viện thị xã, cán bộ thư viện Ninh Bình chuyển ra tỉnh mới, Hà Nam Ninh Địa bàn hoạt động của thư viện tỉnh Hà Nam Ninh rất rộng, kinh phí không được tăng cường, hoạt động của thư viện gần như chững lại Phải mất một thời gian sau thư viện mới đi vào hoạt động nề nếp Thư viện được tăng cường cán bộ, chấn chỉnh lại các kho, hoàn chỉnh việc

xử lí tài liệu Theo quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh ngày 29/10/1980 chuyển thư viện tỉnh lên thư viện khoa học tổng hợp Thư viện mở thêm phòng đọc ngoại văn được nhiều bạn đọc hoan nghênh và thường xuyên tới đọc Để đẩy mạnh phong trào đọc sách báo, thư viện tổ chức thi đọc sách

nhân dịp kỉ niệm 3 ngày lễ lớn trong năm 1980: “50 năm thành lập Đảng, 35

năm thành lập nước và 90 năm sinh nhật Bác” Cuộc thi đã thu hút rất nhiều

người dự thi Năm 1981, thư viện tổ chức cuộc thi tìm hiểu Hiến pháp mới thu hút được 31.690 bài dự thi Để chỉ đạo phong trào đọc sách trong toàn

tỉnh thư viện tỉnh đã tổ chức “Hội thi giới thiệu sách” đây là một hình thức

mới trong hoạt động thư viện Năm 1988 hội thi giới thiệu sách lần thứ 3 tỉnh Hà Nam Ninh được tổ chức tại thư viện tỉnh đã thành công tốt đẹp Năm

1990 thư viện tỉnh được xây dựng thêm một tòa nhà 2 tầng tạo ra một kho sách đẹp Tổng số sách của thư viện Hà Nam Ninh lên tới 18 vạn bản Năm

1991 theo quyết định của Chính phủ, Hà Nam Ninh chia thành 2 tỉnh Nam

Hà và Ninh Bình, 1/3 kho sách cùng các trang thiết bị: giá tủ, bàn ghế chuyển về Ninh Bình (theo số dân)

Năm 1992 Thư viện tỉnh Ninh Bình được thành lập Khi mới thành lập thì thư viện chỉ là một kho sách nhỏ, trang thiết bị còn hết sức khiêm tốn, thiếu nhân lực, trụ sở làm việc chưa được khang trang, Đến năm 2002 được sự quan tâm của tỉnh, Sở Văn hóa Thể thao Thông tin nay là Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đi vào hoạt động hiệu quả hơn, cơ sở vật chất đầy đủ hơn, đội ngũ cán bộ thư viện được nâng cao hơn cả về số lượng và chất lượng Năm 2005 tòa nhà mới của thư viện đã

hoàn thành với dãy nhà 3 tầng với diện tích sử dụng là 1.800 m² nằm tại đường Lê Hồng Phong - phường Vân Giang - thành phố Ninh Bình với tổng mức đầu tư hơn 6 tỉ đồng

Ngay từ những ngày đầu mới thành lập, thư viện không chỉ phục vụ tại chỗ mà còn góp phần vào việc đẩy mạnh phong trào đọc sách báo trong toàn tỉnh và từng bước xây dựng hệ thống thư viện từ tỉnh xuống cơ sở

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện

Thư viện tỉnh Ninh Bình do Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập, là một đơn

vị sự nghiệp văn hóa công lập, trực thuộc sự quản lí của Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch tỉnh

Thư viện tỉnh là nơi thu thập, lưu giữ kho tàng tri thức của nhân loại, là

cơ quan văn hóa giáo dục và thông tin khoa học và là cơ sở chủ yếu cho việc

sử dụng sách, báo để nâng cao dân trí cho cán bộ và nhân dân trong tỉnh Là

cơ quan thông tin, tuyên truyền, truyền bá kiến thức từ thế hệ này sang thế

hệ khác

Thư viện tỉnh là thư viện tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng sách, báo lớn nhất trong toàn tỉnh Vốn tài liệu của thư viện bao gồm sách, báo về tất cả các bộ môn tri thức, đặc biệt là vốn tài liệu được xuất bản tại địa phương và nói về địa phương nhằm góp phần vào việc truyền bá, cung cấp thông tin, phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học,

kĩ thuật, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời kì công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước

Thư viện tỉnh Ninh Bình là thư viện tổng hợp nên các loại sách, báo thuộc các lĩnh vực, bộ môn tri thức không bắt buộc thư viện phải bổ sung đầy đủ như nhau Nhưng nhờ chế độ cung cấp ưu tiên và chế độ lưu chiểu nên Thư viện tỉnh Ninh Bình có khá đầy đủ các loại tài liệu thuộc các môn

ngành, môn loại khác nhau như sách, báo trong nước, trong tỉnh thu thập bằng các hình thức như: trao đổi tài liệu giữa các thư viện, nhận biếu, tặng, thu thập tài liệu trong nhân dân, nhận lưu chiểu của các nhà xuất bản trong tỉnh Để phục vụ và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của bạn đọc thư viện tỉnh

đã tổ chức các phòng kho: kho đọc sách, báo, tạp chí; kho mượn sách, kho tài liệu địa chí; kho đọc thiếu nhi; kho luân chuyển,…

Thư viện tỉnh là thư viện công cộng lớn nhất trên địa bàn tỉnh Ninh Bình có chức năng lưu giữ, bảo quản vốn tài liệu, cung cấp thông tin cho nhiều nhóm bạn đọc khác nhau như cán bộ, công nhân viên, công an, bộ đội, học sinh và các tầng lớp nhân dân trên địa bàn tỉnh Tổ chức các hình thức phục vụ bạn đọc trong và ngoài thư viện, tạo điều kiện thuận lợi để người đọc dễ dàng tiếp cận và sử dụng vốn tài liệu thư viện Tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu bằng nhiều hình thức đến mọi đối tượng bạn đọc

Bổ sung làm phong phú và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm

tự nhiên, kinh tế, văn hóa của địa phương và nhu cầu của nhân dân tỉnh nhà Phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện toàn tỉnh Biên soạn và xuất bản các sản phẩm thông tin - thư mục phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện

Tổ chức phục vụ tài liệu địa chí

Thư viện tỉnh Ninh Bình là thư viện chỉ đạo nghiệp vụ lớn nhất trong tỉnh nên nó có nhiệm vụ xây dựng và phát triển hệ thống thư viện công cộng tỉnh Ninh Bình ngày càng vững mạnh Quản lí, hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ thư viện trong toàn tỉnh Tiến hành công tác nghiên cứu khoa học Nâng cao trình độ tư tưởng và lí luận cho các cán bộ thư viện trên địa bàn tỉnh, nâng cao dân trí, tuyên truyền các đường lối, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước tới mọi tầng lớp nhân dân

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Ninh Bình

Thư viện tỉnh Ninh Bình có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học gồm 5 bộ phận được chia thành 5 phòng ban dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc.Bộ máy tổ chức của Thư viện tỉnh Ninh Bình gồm có 7 cán bộ được đào tạo chuyên nghành thư viện, 2 cán bộ ngoại ngữ và 12 cán

Ban giám đốc: Bao gồm Giám đốc và Phó giám đốc Cả hai cán bộ này đều có trình độ chuyên môn cao Giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo hoạt động của thư viện trước Sở Văn hóa - Thể thao - Du lịch và Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình Phó giám đốc chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt nghiệp

vụ của thư viện

Bộ phận hành chính tổng hợp: Gồm có 6 cán bộ với 3 phòng kế toán, tài vụ, bảo vệ là bộ phận đặc biệt hỗ trợ cho Ban giám đốc và thực hiện các chức năng sau:

- Cùng với Ban giám đốc đôn đốc cán bộ nhân viên thư viện thực hiện nội quy, quy chế và chế độ ngày giờ làm việc

- Chăm lo toàn bộ kinh phí hoạt động của thư viện, lập kế hoạch cho các khoản chi, cân đối để phân bổ cho các phòng hợp lí

- Bảo đảm quản lí tài sản của thư viện Cung cấp văn phòng phẩm cho các phòng, kiểm soát công văn đến và đi, in ấn các tài liệu nghiệp vụ

Bộ phận nghiệp vụ gồm 3 phòng:

Phòng bổ sung, biên mục, phong trào: Có 2 cán bộ, chịu trách nhiệm

bổ sung, nhận lưu chiểu và xử lí toàn bộ tài liệu đó Hướng dẫn tổ chức và chỉ đạo hoạt động nghiệp vụ các thư viện huyện, phường, xã,… nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện bằng cách tổ chức các lớp huấn luyện cán bộ, tập huấn nghiệp vụ ngắn hạn và dài hạn

Phòng công tác bạn đọc: Là thư viện công cộng nên đối tượng bạn đọc

rất đa dạng Phòng công tác bạn đọc có chức năng tuyên truyền, hướng dẫn

và phục vụ sách, báo cho bạn đọc phổ thông Phòng này gồm 8 cán bộ (một trưởng phòng, một phó phòng)

Phòng xử lí tài liệu: Gồm 3 cán bộ, có chức năng xử lí tài liệu đầu vào

của thư viện

Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Ninh Bình được thể hiện qua sơ đồ sau:

Phòng phục

vụ bạn đọc

Phòng

kế toán

Phòng tài vụ

Phòng bảo vệ

Phòng

đọc

sách

Phòng mượn

Phòng đọc thiếu nhi

Phòng đọc điện tử

Phòng đọc báo tạp chí

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

- Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất kì một cơ quan thông tin - thư viện nào Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời là người sáng tạo và làm giàu nguồn tin Thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tin cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin của thư viện và là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện

Hiện nay người dùng tin của Thư viện tỉnh Ninh Bình phát triển nhanh

cả về số lượng, thành phần và trình độ của người dùng tin có nhiều cấp độ khác nhau Đối tượng người dùng tin mà thư viện hướng tới là các nhà quản

lí, lãnh đạo các cấp, các ngành; công nhân viên chức; giáo viên; công an; bộ đội; học sinh ở các trường trung học cơ sở, trung học phổ thông; cán bộ giảng dạy và sinh viên ở các trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp đang hoạt động trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

Có thể chia người dùng tin tại Thư viện tỉnh Ninh Bình thành 3 nhóm chính như sau:

Nhóm 1: Cán bộ quản lí, lãnh đạo

Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, các nhà chuyên môn đơn vị hành chính sự nghiệp và sản xuất kinh doanh

Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học sinh và sinh viên

- Đặc điểm nhu cầu tin của Thư viện

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn ra một cách mạnh mẽ trên toàn thế giới Nhiều thành tựu khoa học mới ra đời đã tạo nên hiện tượng “bùng nổ thông tin” Lượng thông tin trong xã hội vô cùng phong phú

và đa dạng Cũng từ đây thông tin trở thành động lực cho sự phát triển của

xã hội Nhu cầu thông tin ngày càng lớn và trở nên cấp thiết Nhu cầu tin chính là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lí

thông tin để duy trì và phát triển sự sống Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong

xã hội và mang tính chất chu kỳ Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin ngày càng được phát triển

Nhu cầu tin của các nhóm người dùng tin tại thư viện tỉnh Ninh Bình:

Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng ít song lại là nhóm người dùng tin rất quan trọng của thư viện Đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc mà thư viện hết sức quan tâm Bởi lẽ họ là những người đưa ra quyết định mang tính chiến lược và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô có ảnh hưởng đến sự phát triển của xã hội Họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, của các cán bộ, các ngành, các đơn vị sản xuất kinh doanh Ngoài ra công tác quản lí, một số cán bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học Do đó, nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú và chính xác cao Thông tin phải vừa rộng đồng thời cũng phải mang tính chuyên sâu, bảo mật và hệ thống

đơn vị hành chính sự nghiệp và sản xuất kinh doanh

Nhóm người dùng tin này chiếm tỉ lệ không cao trong tổng số người dùng tin của thư viện Họ có nhu cầu tài liệu khá cao, thông tin họ cần vừa mang tính tổng hợp lại mang tính chuyên sâu Nhóm người dùng tin này có khả năng sử dụng mọi loại hình thức tài liệu cả truyền thống lẫn hiện đại Tài liệu họ cần thường là tài liệu quý hiếm; tài liệu xám, tài liệu đã số hóa; các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụ thể mà họ quan tâm

Đây là nhóm người dùng tin chính chiếm tỉ lệ lớn tại thư viện Nhu cầu tin của họ rất cao và đa dạng Họ mong muốn tham khảo tài liệu để mở rộng

kiến thức và hỗ trợ cho việc học tập Do vậy nhóm đối tượng này có nhu cầu đọc và dùng tin chính xác từ các tài liệu như: sách học tập, nâng cao, giáo trình, tài liệu nghiên cứu, tài liệu chuyên ngành,…

Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện tỉnh Ninh Bình là giúp cho việc nhận dạng nhu cầu thông tin qua đó tìm ra những biện pháp phù hợp để đáp ứng đúng với nhu cầu Điều này khẳng định vai trò quan trọng của thư viện tỉnh Ninh Bình

1.2.5 Nguồn lực thông tin

Đối với mỗi cơ quan thông tin - thư viện, nguồn thông tin luôn giữ vai trò định hướng việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc, là điều kiện tiên quyết

để đánh giá chất lượng của thư viện Trong những năm gần đây, thông tin được đánh giá là nguồn tài nguyên có giá trị trong các tổ chức cơ quan thư viện Nhưng thông tin bao giờ cũng có tính hai mặt, nếu nguồn tài nguyên này được tổ chức và sử dụng hợp lí thì sẽ kích thích việc đổi mới, thúc đẩy

sự phát triển sản phẩm nâng cao năng suất lao động và thưc sự trở thành động lực thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế - xã hội Ngược lại, nếu sử dụng không hợp lí sẽ gây trở ngại không nhỏ cho hoạt động xã hội

Là một cơ quan thư viện mang tính chất khoa học tổng hợp, Thư viện tỉnh Ninh Bình đã rất coi trọng việc phát triển nguồn thông tin Do vậy, công tác tạo nguồn tin và phát triển nguồn thông tin của thư viện rất được quan tâm và chú trọng Thư viện tỉnh Ninh Bình có vốn tài liệu khá phong phú có thể phân chia thành các dạng sau, cụ thể:

- Các ấn phẩm định kì

Là loại tài liệu xuất bản dưới dạng sách và không giới hạn về thời gian bao gồm các loại sách: Sách toàn tập, tuyển tập, sách tra cứu, sách chuyên khảo,… Tổng số ấn phẩm định kì ở Thư viện tỉnh Ninh Bình có 87730 bản sách theo thống kê số liệu năm 2012 (trong đó đa số là sách tiếng Việt) Các

xuất bản phẩm được sắp xếp một cách hệ thống, được lựa chọn phù hợp với thư viện và nhu cầu của người dùng tin

Trong quá trình hoat động Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình, cho nên tài liệu dạng văn bản của thư viện gồm các loại như: Các xuất bản phẩm về kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội, các công trình nghiên cứu khoa học, các giáo trình cao đẳng - trung học, sách giáo khoa phổ thông, sách thiếu nhi,… Những loại tài liệu này được lưu trữ theo quy luật nhất định, nhằm đảm bảo phù hợp giữa nội dung, thành phần vốn tài liệu và chức năng, nhiệm vụ của thư viện cũng như nhu cầu của độc giả Thư viện tỉnh Ninh Bình xây dựng các loại sách về: công nghiệp, nông nghiệp, thủ công nghiệp,… phù hợp nhất Với đặc điểm như vây, số lượng tài liệu được bổ sung ngày càng đa dạng, phong phú nên Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đáp ứng được phần nào nhu cầu của bạn đọc trong toàn tỉnh

- Các ấn phẩm định kì và kế tiếp

Đây là nguồn tin quan trọng vì nó cập nhật toàn bộ các vấn đề tri thức trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, các ấn phẩm này được xuất bản theo thời gian nhất định, in thành số riêng biệt và mang một tên chung Các

ấn phẩm định kì chủ yếu là: Báo, tạp chí, ấn phẩm liên tục,… phục vụ cho bạn đọc những thông tin cập nhật mang tính linh hoạt được xuất bản theo định kì, bạn đọc thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin này Hiện nay Thư viện tỉnh Ninh Bình có 60 đầu báo chủ yếu là báo Nhân dân, báo Lao động, Tin tức, Thể thao, báo Tiền phong, báo Phụ nữ,… và tạp chí có khoảng 1000 cuốn được đóng thành quyển

- Tài liệu địa chí

Công tác địa chí là công tác đặc thù và rất quan trọng của bất cứ một thư viện tỉnh nào Hoạt động địa chí của Thư viện tỉnh Ninh Bình nhằm phát hiện, thu thập, xử lí, bảo quản lâu dài và phổ biến những thông tin kiến thức

về địa bàn tỉnh Ninh Bình nhằm phục vụ nhu cầu của bạn đọc trong tỉnh Những năm qua, kho sách địa chí còn đang trong giai đoạn khẩn trương xây dựng và hoàn tất các khâu kĩ thuật, tuy nhiên thư viện tỉnh cũng đã đáp ứng những yêu cầu cấp thiết của một số độc giả đặc biệt cần tài liệu để biên soạn công trình nghiên cứu hoặc làm luận văn tốt nghiệp đại học, cao học,… Tài liệu địa chí là một trong những nguồn tin quan trọng không thể thiếu Vì vậy, vốn tài liệu địa chí của thư viện tỉnh cần được bổ sung đầy đủ nhằm phục vụ cho việc khai thác tài liệu địa chí một cách hữu ích nhất

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VÀ QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

TẠI THƯ VIỆN NINH BÌNH 2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về công nghệ thông tin

Định nghĩa công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là

một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lí, truyền tải và thu thập thông tin

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa

trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông

tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội"

Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin

- thư viện

Trong xã hội ngày nay người ta luôn nhắc tới thông tin với ý nghĩa quan trọng của nó, người ta cho rằng ở đâu không có thông tin thì ở đó gần như không có sự phát triển Nhưng để hiểu thông tin là gì thì lại là một vấn

đề vô cùng phức tạp và khó khăn Hội nghị về chính sách thông tin và

nghiên cứu khoa học ở Amsterdam năm 1981 đã đề cập: “Vấn đề chính của

chúng ta là chúng ta không biết thông tin là cái gì?” Ta chỉ có thể nhận dạng

thông tin bằng cách loại trừ đơn giản rằng: Không phải vật chất, không phải năng lượng thì là thông tin Và chúng ta chỉ có thể hiểu một cách đơn giản rằng: Thông tin là sự hiểu biết của con người về một sự kiện, một hiện tượng

nào đó thu nhận được qua nghiên cứu, trao đổi, nhận xét, học tập, truyền thụ, cảm nhận,…

Ngày nay nhắc tới thư viện không đơn thuần là nơi lưu trữ và bảo bảo quản mà đó là một nguồn thông tin phong phú được lưu trữ và chuyên giao nhanh nhất phục vụ cho các đối tượng bằng những loại hình sách, báo, băng

từ, đĩa CD - ROM, mạng Interet,… giúp cho người dùng tin khai thác những nguồn tin phục vụ tối đa nhu cầu tin của họ

Đối với hoạt động thông tin - thư viện: Nhiệm vụ của cán bộ thư viện là: Thu thập, giữ gìn và bảo quản tài liệu; phân loại theo một trật tự phù hợp

để có thể dễ dàng tìm ra chúng; làm thư mục để phục vụ bạn đọc một cách nhanh nhất Ngày nay khi công nghệ thông tin được ứng dụng đã ảnh hưởng rất nhiều đến nhiệm vụ của người cán bộ thông tin - thư viện, các hoạt động của họ trở nên đa dạng và thích nghi với sự phát triển của công nghệ tin học Công việc của họ là cung cấp thông tin có chất lượng nhất vào thời điểm thích hợp, theo một fomat thích hợp với yêu cầu của người dùng tin Đồng thời cũng làm thay đổi phương thức thu thập tài liệu, xử lí tài liệu, phương thức phục vụ bạn đọc Bên cạnh đó công nghệ thông tin còn có khả năng tạo

ra các hoạt động dịch vụ thông tin có giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng của người dùng tin Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin chính là tốc độ, là sự nhất quán, tính chính xác và sự ổn định, điều này đã đáp ứng được nhu cầu quản lí và tra cứu thông tin với những đòi hỏi nhanh chóng, chính xác và ngày một tăng của bạn đọc đến thư viện Trong công tác bổ sung: Bổ sung là một trong những công tác rất quan trọng, nó ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ của thư viện Đây là hoạt động đáp ứng nhu cầu bạn đọc về các loại tài liệu theo diện phục vụ của thư viện Sự gia tăng nhanh chóng của số lượng tài liệu làm cho công tác này trở nên rất khó khăn bởi không thể bổ sung một cách bừa bãi mà phải theo

những quy định về loại hình tài liệu phù hợp với tính chất, đặc điểm của thư viện Điều này khiến cho cán bộ bổ sung rất khó khăn khi làm việc, áp dụng công nghệ thông tin sẽ:

- Giúp kiểm soát dễ dàng việc đặt mua tài liệu thông qua các đĩa CD giới thiệu sách của các nhà xuất bản, hoặc các CSDL tra cứu trực tuyến và đặt mua thông qua mạng máy tính với các nhà cung cấp

- Giúp cán bộ bổ sung nắm rõ về tình hình tài liệu hiện có và mới nhập một cách nhanh chóng cũng như có được những báo cáo chính xác về tình hình tài chính,…

Trong công tác xử lí tài liệu: Công tác xử lí thông tin, tài liệu là một khâu quan trọng trong hoạt động của một thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng phục vụ bạn đọc Công tác xử lí tài liệu bao gồm: Mô tả, phân loại, biên mục tài liệu, xây dựng CSDL Việc áp dụng công nghệ thông tin

sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công tác xử lí và khắc phục những nhược điểm khi xử lí bằng phương pháp thủ công như: Làm giảm được thời gian và công sức cho cán bộ xử lí và đặc biệt chỉ cần xử lí một lần sau đó có thể sử dụng được nhiều lần; những thông tin, tài liệu qua xử lí bằng những ứng dụng tin học sẽ được quản lí theo hệ thống các CSDL thống nhất và được máy tính đảm nhiệm nhờ đó mà việc bổ sung, cập nhật hay sửa đổi dữ liệu có thể được tiến hành rất nhanh và thuận tiện

Trong công tác quản lí kho tài liệu: Khi vốn tài liệu của thư viện tăng lên nhanh chóng với sự phong phú về hình thức cũng như đa dạng về ngôn ngữ thì việc quản lí kho tài liệu trở nên khó khăn đối với mỗi thư viện Làm thế nào để biết được tài liệu đó có còn trong kho hay không? Hay tình trạng tài liệu như thế nào? Vấn đề này đòi hỏi cần cải tiến cách quản lí vốn tài liệu Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giải quyết được vấn đề quản lí, lưu trữ mà còn thỏa mãn nhu cầu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng

Trong việc trao đổi nguồn tin, liên thông, liên kết của thư viện: Ngày nay khi mà hoạt động thông tin không còn bó hẹp trong phạm vi một quốc gia mà đã mang tính chất toàn cầu thì việc hợp tác để liên thông, trao đổi thông tin trở thành yêu cầu không thể thiếu đối với hoạt động của một thư viện Nhờ hợp tác trao đổi có thể bổ sung được nhiều tài liệu quý hiếm đặc biệt là tài liệu khoa học - công nghệ nước ngoài đắt tiền, nó góp phần nâng cao chất lượng và tăng cường số lượng tài liệu của thư viện trong hoàn cảnh kinh phí còn hạn hẹp Mặt khác cán bộ thông tin - thư viện có thể cập nhật những nguồn thông tin, những kinh nghiệm tiên tiến trên thế giới và của các thư viện bạn thông qua mạng thông tin để từ đó áp dụng linh hoạt vào điều kiện thực tế tại thư viện của mình góp phần nâng cao chất lượng của công tác thông tin - thư viện

Công nghệ thông tin làm thay đổi các phương tiện luân chuyển tài liệu, thông tin đồng thời tạo ra các phương tiện kĩ thuật mới như: Các vật mang tin từ tính như đĩa mềm, băng từ, đĩa cứng, các vật mang tin quang học như

CD - ROM, đã khiến cho các việc trao đổi nguồn tin, liên thông liên kết giữa các thư viện và các trung tâm thông tin được tiến hành dễ dàng Đặc biệt ứng dụng lớn nhất của công nghệ thông tin là mạng máy tính toàn cầu Internet đã làm cho khoảng cách không gian và thời gian được thu hẹp lại trong sự liên kết thông tin quốc tế

Trước những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện và do nhu cầu quản lí tài liệu và tra cứu thông tin ngày càng đòi hỏi phải nhanh chóng, đầy đủ, chính xác của bạn đọc Thư viện tỉnh Ninh Bình đã tiến hành xây dựng một hệ ứng dụng tin học vào hoạt động của mình nhằm tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu phong phú của thư viện Với mục tiêu:

- Hiện đại hóa việc phục vụ tra cứu, tìm kiếm tài liệu cho bạn đọc nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời

- Tiếp cận với các phương pháp hiện đại trong công tác xử lí tài liệu làm cơ sở cho việc trao đổi hợp tác với các cơ quan thông tin và các thư viện trong và ngoài nước

Với mục tiêu trên, vấn đề đặt ra là phải hoàn thành các quy trình nghiệp

vụ thư viện Bởi vì, mục đích của tin học hóa là xử lí tài liệu một lần và đưa vào máy để có thể sử dụng khai thác nhiều lần, theo nhiều phương diện khác nhau Chính vì thế hoàn thiện quy trình nghiệp vụ để thống nhất các khâu từ

bổ sung, xử lí đến phục vụ bạn đọc là nhiệm vụ cần thiết Trong quá trình thiết kế, xây dựng hệ ứng dụng tin học hóa, thư viện đã tiến hành theo các bước cụ thể sau:

- Phân tích hệ thống

- Thiết kế mô hình CSDL

- Lựa chọn phần mềm ứng dụng

- Quản lí và đánh giá hiệu quả của các quy trình hoạt động

Phân tích hệ thống chính xác nhằm xác định đối tượng cần quản lí, những nhu cầu của bạn đọc,… làm cơ sở cho việc thiết kế mô hình CSDL Thiết kế CSDL nhằm xác định thành phần dữ liệu, hình thức thể hiện thông tin, xuất/nhập tin,… chất lượng thông tin đưa ra phục vụ phụ thuộc rất nhiều vào khâu thiết kế này Nếu làm tốt thì thông tin sẽ được phục vụ dưới nhiều điểm tiếp cận khác nhau như: nhan đề, tác giả, kí hiệu phân loại, từ khóa,… dẫn đến khả năng tiếp cận thông tin ngày càng cao Có thể nói hiệu quả hoạt động của một hệ thống thông tin - tư liệu phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của việc thiết kế CSDL

Lựa chọn phần mềm ứng dụng, lập các chương trình ứng dụng và các phương tiện kĩ thuật về phần cứng

Phần mềm ứng dụng là một chương trình, cụm chương trình được xây dựng để giải quyết một vấn đề, một bài toán cụ thể Có 3 loại:

- Quản trị CSDL: Đây là loại phần mềm giúp lưu trữ, tổ chức và quản

lí, tìm kiếm thông tin như CDS/ISIS, FoxPro, Dbase,…

- Để tính toán, thống kê: Nhằm giải quyết các bài toán về tính toán, thống kê như Excell, Acess,

- Để soạn thảo văn bản như Microsoft Word,…

2.1.2 Khái niệm cơ bản về thư viện

Nói đến thư viện người ta thường liên tưởng ngay đến sách Sách là sản phẩm do con người tạo ra để làm công cụ giao lưu thông tin trong xã hội loài người vì vậy nó đòi hỏi phải được giữ gìn, luân chuyển, sử dụng Thư viện thường được coi là nơi lưu trữ và bảo quản sách, báo Thuật ngữ “thư viện” (Library) có xuất xứ từ tiếng Latinh “liber”, nghĩa là “sách”, hoặc từ tiếng

Hi Lạp “bibliotheke” được tạo ra từ việc ghép hai từ “biblio” (nghĩa là sách)

và “theke” (nghĩa là kho, nơi bảo quản) Bản thân thuật ngữ “thư viện” trong tiếng Việt, xuất phát từ gốc chữ Hán cho thấy đây cũng là nơi tàng trữ sách:

“thư” có nghĩa là sách, còn “viện” là nơi tàng trữ

Theo UNESCO: “Thư viện, không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất

kì bộ sưu tập có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định kì hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ họa, nghe nhìn, và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các tài liệu đó nhằm mục đích thông tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí” Với định nghĩa của UNESCO, chúng ta

thấy thư viện có những thành phần cơ bản gồm:

Mô hình thư viện truyền thống đã tồn tại từ rất lâu và đã đóng vai trò cực kì quan trọng trong việc bảo tồn và phổ biến tri thức của con người Trong mỗi giai đọan phát triển của xã hội, các cơ quan, thư viện không ngừng biến đổi nhằm phù hợp với nhu cầu xã hội và khẳng định vai trò của mình Tuy nhiên trong xu thế hình thành xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức thì mô hình cơ quan thông tin - thư viện truyền thống đã thể hiện những hạn chế sau:

 Tổ chức hoạt động mang tính đóng

- Thư viện truyền thống được thể hiện qua vốn tài liệu được cất kĩ trong kho còn khá phổ biến Độc giả phải qua nhiều thủ tục để tiếp cận với tài liệu Thông thường, để tiếp cận tài liệu, người ta sử dụng hệ thống tra cứu, điều này đã tạo ra một khoảng cách lớn giữa người dùng và tài liệu

- Công tác phục vụ sơ sài, thiếu những bộ phận phục vụ cần thiết như là tham khảo, mượn liên thư viện,…

- Mỗi thư viện như là một ốc đảo, không liên kết phối hợp với bạn đọc cho nên chưa có nhiều mạng lưới thư viện hoạt động có hiệu quả

 Không đồng nhất trong tổ chức nghiệp vụ và quản lí, dẫn đến khả

năng trao đổi tài liệu bị hạn chế

 Đối tượng bạn đọc bị bó hẹp trong một phạm vi địa lí nhất định, bạn

đọc phải đến tận nơi thư viện đặt trụ sở thì mới có thể sử dụng được tài liệu

 Thách thức:

Trong khi đó, sự thay đổi của xã hội và công nghệ đã có những ảnh hưởng to lớn đối với lĩnh vực thông tin - thư viện, có thể xét đến một số điểm sau:

 Sự gia tăng nhanh chóng của các xuất bản phẩm theo quy luật hàm

số mũ

Có thể minh họa quy luật trên qua một số dẫn chứng như sau: vào năm

1750 toàn thế giới chỉ có 10 tên tạp chí, nhưng tới năm 2.000 đã có 700.000

tên tạp chí Theo Ulrich’s Periodical Directory, một công cụ theo dõi tạp chí lớn nhất trên thế giới thì lần xuất bản thứ nhất ấn phẩm này thống kê được 6.000 tên tạp chí, lần xuất bản thứ 20 vào năm 1981 thống kê được 96.000 tên tạp chí và lần xuất bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên tạp chí được thống kê Còn trong CSDL của hãng cung cấp tạp chí EBSCO nổi tiếng thế giới đã liệt kê và chào bán hơn 220.000 tên ấn phẩm định kì

 Giá cả tài liệu dạng in đang tăng lên nhanh chóng

Theo thống kê trên tạp chí Library Resouce & Technical Service cho thấy

từ năm 1986 đến năm 1996 giá tạp chí tăng lên 154,8% (tức là 15%/năm), riêng tạp chí về hóa học và vật lí tăng lên tới 228% Ở nước Anh, người ta đã thống kê cho thấy tốc độ lạm phát của nền kinh tế trong nhiều năm qua chỉ vào mức 2 - 3% trong khi giá cả tài liệu khoa học gia tăng trung bình lên tới 12 - 13%/năm Sự gia tăng nhanh chóng giá cả tài liệu trong khi kinh phí dành để mua tài liệu tăng không đáng kể đã làm cho các thư viện phải đối mặt với một tình trạng hết sức khó khăn là ngày càng phải chi nhiều tiền hơn nhưng số lượng tài liệu mua được dường như lại ít hơn trong khi nhu cầu của người dùng tin lại ngày càng đa dạng hơn Chính điều này đã buộc các thư viện phải liên kết lại với nhau để tìm cách chia sẻ nguồn lực thông tin, và muốn chia sẻ được thông tin một cách nhanh chóng và hữu hiệu thì cần phải xây dựng một mạng lưới thư viện có khả năng tích hợp

 Sự phát triển công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin đang trở thành một động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tạo ra những sản phẩm có giá trị gia tăng, làm tăng hiệu quả của toàn bộ nền kinh tế xã hội Ở nước ta trong những năm qua, công nghệ thông tin đã được tiếp nhận tích cực trong quản lí Nhà nước, trong hoạt động kinh tế, khoa học và công nghệ, giáo dục, y tế và trong đời sống sinh hoạt văn hóa…

Việc sử dụng sâu rộng công nghệ thông tin ở trong xã hội thông tin sẽ làm biến đổi đáng kể phương thức chúng ta sống, làm việc, học tập và giải trí

 Sự phát triển nhanh chóng của tạp chí điện tử

Hiện nay hầu hết các nhà xuất bản lớn, các tờ báo, tạp chí khoa học lớn đều đã có một ấn phẩm điện tử lưu hành song song với bản in giấy Số lượng tạp chí điện tử đã tăng từ 110 tên vào năm 1991 lên 3.400 tên vào năm 1997 Các loại sách, báo, tạp chí điện tử cùng với các CSDL đã tạo ra một nguồn tin điện tử rất phong phú và khả năng phân phối thông tin kiểu mới đang lưu hành trên các mạng cục bộ và mạng Internet Đây là nguồn tài nguyên thông tin chính của các TVĐT

 Sự ra đời của giấy điện tử

Những thí nghiệm với giấy điện tử đã mở ra một thời kì mà sự khai thác thương mại có thể sẽ trở thành hiện thực Giấy điện tử đối với cái nhìn trực giác của con người nó giống như giấy thông thường; nó được đọc bằng

sự phản xạ ánh sáng; nó cần một chút năng lượng, do vậy độ bền của pin không phải là vấn đề nan giải; nội dung ghi trên giấy điện tử có thể được thay đổi bằng cách download (tải về) từ Internet; nó được sử dụng để tạo ra những cuốn sách cá nhân Mỗi dải “giấy” đó có thể được sử dụng hàng nghìn lần và khả năng ứng dụng bao gồm cả việc sử dụng thay cho giấy thông thường qua máy in, được dùng thay cho màn hình máy tính truyền thống và được sử dụng cho máy tính xách tay sẽ làm giảm năng lượng điện cần thiết

 Xuất hiện mô hình xuất bản mới

Ngay từ những năm 60 - 70 của thế kỉ XX, các nhà khoa học đã đưa ra một loạt cách sử dụng các phương thức xuất bản xen lẫn nhau, dựa trên lưu trữ điện tử và dịch vụ bản in trước (pre - print) Theo đó các tác giả có các công trình nghiên cứu khoa học sẽ tự công bố các tác phẩm của mình thông

qua một mạng lưới xuất bản và phân phối tài liệu mới Bằng cách này độc giả có thể ngay lập tức tiếp cận với các tác phẩm mới khi nó vừa mới được phát hành và điều quan trọng hơn là người đọc và tác giả có thể trực tiếp liên lạc được với nhau thông qua một kênh thông tin rất hữu hiệu giữa các nhà khoa học Dự định về một hệ thống xuất bản như vậy cho đến gần đây mới được thực hiện nhờ sự phát triển mau lẹ của mạng Internet Sự bùng nổ của Internet đã đem lại cho các học giả ở hầu hết các trường đại học truy cập đến một phương tiện truyền thông và nó làm cho đơn giản việc chia sẻ kết quả nghiên cứu, trong khi sự thay đổi chậm chạp của mô hình xuất bản truyền thống là một cản trở cho sự chia sẻ nguồn tin

2.1.3 Khái niệm tài liệu điện tử

Liên quan tới tài liệu điện tử và để hiểu rõ về tài liệu điện tử cần nắm rõ

và phân biệt khái niệm gần với nó là tài liệu số Đồng thời, các khái niệm có liên quan trực tiếp tới tài liệu điện tử như bộ sưu tập số, số hóa cũng cần được hiểu một cách rõ ràng

Hiểu một cách ngắn gọn thì tài liệu điện tử được xem như các tài liệu được trình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính Các vật mang tin có thể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính khác

Vào năm 1995, F.W Lancaster đã phác thảo một lịch sử ngắn gọn về tài liệu điện tử như sau:

- Sử dụng máy tính để tạo ra những ấn bản in trên giấy thông thường

- Phân phối văn bản bằng hình thức điện tử nơi mà phiên bản điện tử tương đương chính xác với phiên bản in ấn

- Xuất bản những ấn phẩm nhỏ hơn bản in bằng hình thức điện tử

- Tạo ra những ấn bản hoàn toàn mới và khai thác khả năng thật sự của điện tử học, chẳng hạn như những siêu văn bản, âm thanh, phương tiện truyền thông cao,…

Tài liệu điện tử là những tài liệu được tạo lập và lưu giữ, khai thác trên máy tính Tài liệu điện tử có thể được xây dựng thông qua việc xử lí các file văn bản, các bảng biểu hoặc được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác

Theo các khái niệm về tài liệu điện tử và tài liệu số, có thể thấy sự giống và khác nhau giữa hai loại tài liệu này Tuy nhiên, trong phạm vi hạn hẹp của Khóa luận xin không đề cập đến vấn đề này

Khái niệm tài liệu điện tử thường đi kèm với khái niệm về bộ sưu tập

số Có thể hiểu “Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoá dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video,…) về một chủ đề Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập, tìm kiếm dễ dàng” Một bộ sưu tập chứa nhiều tài liệu với các dạng thức khác nhau, nhưng lại cung cấp một giao diện đồng nhất; qua đó tất cả các tài liệu có thể được truy cập, mặc dù cách mà tài liệu

đó hiển thị sẽ phụ thuộc vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó

Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh,… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá tài liệu Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số

mà máy tính có thể hiểu được Ưu điểm của số hóa tài liệu:

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lí, không gian lưu trữ

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

2.1.4 Khái niệm về thư viện điện tử

Sự phát triển nhanh đến chóng mặt của khoa học và công nghệ nói chung và công nghệ thông tin và truyền thông nói riêng đã có những tác

động mạnh mẽ đến hoạt động thông tin - thư viện Đây cũng đang là vấn đề được tất cả các cơ quan thông tin thư viện ở Việt Nam hết sức quan tâm và nghiên cứu Sự phát triển của các nguồn tin điện tử, nhà xuất bản và hiệu sách trực tuyến, đặc biệt sự phát triển có tính chất bùng nổ của Internet đã tạo ra những thời cơ và thách thức to lớn đối với lĩnh vực thông tin - thư viện Ngày nay trên thế giới người ta đề cập rất nhiều đến một mô hình thư viện mới - TVĐT (Electronic library) Tuy nhiên đây là một vấn đề mới mẻ,

có nhiều khái niệm chưa thực sự giải quyết một cách thấu đáo về mặt khoa học Nhiều câu hỏi được đặt ra như định nghĩa TVĐT là gì; thuật ngữ TVĐT

có đồng nghĩa với những thuật ngữ “thư viện ảo” (virtual library), “thư viện số” (digital library), “thư viện trên web” (Website library) hay không, những thuộc tính hay đặc trưng chủ yếu của TVĐT là gì, các thành phần cấu thành TVĐT là gì, triển vọng của TVĐT trong tương lai,…

2.1.4.1 Định nghĩa về thư viện điện tử

Cho đến nay không phải chỉ ở Việt Nam và trên thế giới vẫn chưa có một tiêu chuẩn nào nhằm đánh giá để đưa ra các mô hình hoàn toàn tách biệt

và khác nhau của các loại hình “thư viện điện tử”, “thư viện ảo”, “thư viện không tường”, “thư viện số” Có rất nhiều khái niệm khác nhau cho các thuật ngữ này, nhưng bản chất chúng có hoàn toàn khác nhau không thì chưa

có lời nhận xét nào hoàn toàn rõ ràng và đầy đủ Một số cho rằng đây là những loại hình khác nhau Nhưng nhiều nhà nghiên cứu thì cho rằng đây là những thuật ngữ có thể hoán đổi được cho nhau, đồng nghĩa với nhau và có thể sử dụng lẫn nhau tùy theo thói quen sử dụng thuật ngữ

Theo Vũ văn Sơn: “TVĐT phải sử dụng các phương tiện điện tử trong

thu thập, lưu trữ, xử lí, tìm kiếm và phổ biến thông tin” Có thể thấy đây là

một định nghĩa khá rộng, chưa đề cập đến sưu tập số (sưu tập điện tử) mà mới chỉ đề cập đến phương tiện điện tử Tuy nhiên nếu việc tin học hóa thư viện chỉ dừng lại ở mức cung cấp các bản mô tả thư mục mà không cung cấp

toàn văn nội dung tài liệu ở dạng điện tử thì không thể coi đó là “thư viện điện tử” Đó có lẽ chỉ là một loại hình thư viện áp dụng công nghệ thông tin

mà thôi

Thuật ngữ “thư viện ảo” (virtual library) dùng theo nghĩa trừu tượng, nhấn mạnh đến tính chất “phi không gian” của loại hình thư viện này về phương diện vốn tài liệu và dịch vụ Bất cứ thư viện nào tạo điều kiện cho người đọc tiếp cận được những tư liệu nằm tại bất cứ nơi nào khác trên thế giới đều có thể được coi là “thư viện ảo” Nói cách khác, thư viện ảo không phụ thuộc vào một địa điểm cố định và cho phép truy nhập thông tin từ xa thông qua mạng Còn TVĐT có một địa điểm cụ thể, hữu hình, nơi bạn đọc hay người sử dụng có thể tới để nhận những sản phẩm và dịch vụ được cung cấp dưới dạng điện tử Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng thư viện ảo nằm trong phạm trù thư viện điện tử, trong TVĐT có thư viện ảo

Liên đoàn Thư viện số Mỹ (American Digital Library Federation -

DLF) đưa ra định nghĩa như sau: Thư viện số là một tổ chức cung cấp tài

nguyên, bao gồm cả đội ngũ chuyên nghiệp, để chọn lọc, cấu trúc, cung ứng, truy cập, biên dịch, phân phối, bảo quản nguyên vẹn, và đảm bảo bền vững theo thời gian những bộ sưu tập kỹ thuật số để sẵn sàng phục vụ cộng đồng một cách kinh tế Định nghĩa này đã đề cập đến khá nhiều khía cạnh khác

nhau của TVĐT như thể chế (cơ quan/tổ chức), nhân lực (cán bộ thư viện), sưu tập số hóa và vấn đề đảm bảo truy cập lâu dài, các dịch vụ liên quan và người sử dụng dịch vụ Thư viện số trước hết phải được thực hiện gắn liền với cơ quan/tổ chức thực sự mà không phải chỉ là một cái gì đó “ảo”, “không tường” trên mạng

Stephen Pinfield đã định nghĩa “TVĐT là thuật ngữ dùng để chỉ một

tập hợp nguồn tin số hóa được liên kết mạng và kèm theo hạ tầng kĩ thuật và quản lí TVĐT bao gồm dữ liệu và các siêu dữ liệu (metadata) ở các dạng

thức khác nhau được tập hợp để cung cấp cho người dùng tin” Thuật ngữ

TVĐT và “thư viện số” được dùng như các từ đồng nghĩa Trong định nghĩa này, ngoài vấn đề sưu tập và mạng, tác giả còn đề cập đến một vấn đề quan trọng nữa là “siêu dữ liệu”

Khái niệm thư viện số của Fox nêu lên năm 1993: “Thư viện số là tập

hợp của các máy tính số, các thiết bị máy móc lưu trữ và trao đổi thông tin cùng với bối cảnh và phần mềm cần thiết để sản xuất và cung cấp các dịch

vụ thông tin thư viện tương tự như các thư viện truyền thống vẫn làm đối với tài liệu giấy và các loại hình tài liệu truyền thống khác trong qua trình thu thập, biên mục, tìm kiếm và phố biến thông tin,… Một thư viện số đúng nghĩa và hoàn chỉnh phải bao gồm tất cả các dịch vụ cơ bản của các thư viện truyền thông đồng thời tận dụng được các lợi thế của việc lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin số hoá”

Theo G Cleaveland cho rằng: Thư viện số trước hết phải là những thư viện có cùng các mục tiêu, chức năng và mục đích với thư viện truyền thống: đó là phát triển nguồn tin, quản trị kho, phân tích chủ đề, xác định các chỉ dẫn cung cấp khả năng truy cập, tra cứu và bảo quản Theo ông, tất cả các thuật ngữ “thư viện điện tử”, “thư viện ảo”, “thư viện số”, “thư viện không tường” đều có thể hoán đổi cho nhau để diễn tả khái niệm này

Theo tác giả Nguyễn Minh Hiệp thì: “TVĐT là thư viện phục vụ nhiều

hình thức điện tử bao gồm tài liệu số hóa, CSDL trực tuyến, CD-ROM, đĩa laser,… Tuy nhiên TVĐT đến nay vẫn được xem như là một hình thức hỗ trợ cho thư viện truyền thống Thư viện số là thư viện trong đó tài liệu ở dưới dạng số hóa, mã hóa máy tính.” Định nghĩa này cho rằng có sự khác biệt

nhất định giữa TVĐT và thư viện số

Cũng có sự phân biệt như vậy theo tác giả Nguyễn Thị Thúy Hạnh:

“TVĐT phải bao gồm các tài lệu điện tử và các dịch vụ kèm theo Các tài