NGHIÊN CỨU QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “TOÀN CẢNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM” TẠI CÔNG TY MRD J.S.C

Tác giả Al Ries – một chuyên gia thương hiệu hàng đầu thế giới đã viết: “Một thương hiệu tung ra mà không có hy vọng chiến thắng trên trận địa PR thì thất bại đã có thể nhìn thấy”. Ở đây muốn nhắc lại tầm quan trọng của PR trong xu hướng xây dựng thương hiệu mà thế giới đã nhìn nhận, nhưng chưa được các doanh nghiệp ở Việt Nam quan tâm đúng mức.Trong đó, Event là một công cụ khá hiệu quả trong các hoạt động quan hệ công chúng (PR), nó đòi hỏi cần có sự đầu tư về hoạch địng và tổ chức. Tuy nhiên, tùy theo nhận thức và quy mô của đơn vị mà có sự ứng dụng khác nhau, nhưng mục đích cơ bản của event là nhằm xây dựng và quảng bá hình ảnh cho sản phẩm, thương hiệu của một tổ chức doanh nghiệp nói riêng và rộng hơn nữa là cho cả hình ảnh của một khu vực, một quốc gia.Mặc dù MRD J.S.C là một công ty mới được thành lập trong thời gian gần đây, nhưng công ty đã phát huy được những thế mạnh của mình cũng như tận dụng các cơ hội của thị trường tổ chức sự kiện – lĩnh vực khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng đang diễn ra ngày càng sôi nổi trong khắp cả nước. Dù chỉ trong thời gian ngắn, nhưng MRD J.S.C đã khẳng định tên tuổi và uy tín của mình trong giới tổ chức sự kiện và phát triển lớn mạnh cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Thành tích đạt được trong thời gian qua luôn đáng để công ty tự hào và quyết tâm phấn đấu hơn nữa trong những chặng đường tiếp theo.Song bên cạnh những thuận lợi và những gì mà MRD J.S.C đã đạt được, công ty cũng gặp và đương đầu với không ít khó khăn từ bên trong cũng như bên ngoài, những tác động ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động tổ chức sự kiện và vị trí, lòng tin của công ty trong lòng khách hàng. Chính vì vậy, công ty cần có những hoạch định, xây dựng những chiến lược để phát triển công ty trong dài hạn, và xây dựng nên một quy trình để thực hiện các sự kiện của riêng công ty thật độc đáo, khác biệt so với những công ty tổ chức sự kiện khác, nhằm giúp cho hoạt động của công ty ngày càng hiệu quả hơn, đồng thời để giữ vững và phát triển thương hiệu, uy tín của mình trong môi trường kinh doanh không ngừng biến động và thay đổi như ngày nay.

NGHIÊN CỨU QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “TOÀN CẢNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM” TẠI CÔNG TY MRD J.S.C KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỤC LỤC Trang Danh mục các chữ viết tắt vii Danh mục các bảng viii Danh mục các hình ix Danh mục phụ lục x CHƯƠNG 1 11 MỞ ĐẦU 11 1.1Đặt vấn đề : 11 1.2Mục tiêu nghiên cứu : 2 1.3Phạm vi nghiên cứu: 2 1.3.1 Nội dung 2 1.3.2 Không gian 2 1.3.3 Thời gian 2 1.4Cấu trúc luận văn 2 CHƯƠNG 2 4 TỔNG QUAN 4 2.1Giới thiệu tổng quát về Công ty MRD J.S.C 4 2.1.1 Lịch sử hình thành : 4 2.1.2 Pháp nhân công ty : 5 2.2Mục tiêu, phạm vi kinh doanh và nghĩa vụ của công ty tổ chức sự kiện MRD J.S.C 5 2.2.1 Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp 5 2.2.2 Nghĩa vụ 6 2.2.3 Chức năng, quyền hạn của công ty 7 2.3Cơ cấu tổ chức, bộ máy nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 8 2.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty: 8 2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 8 CHƯƠNG 3 12 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 12 3.1Cơ sở lý luận 12 3.1.1 Khái niệm, chức năng, hình thức của sự kiện 12 3.1.2 Các mục tiêu và chủ đề của sự kiện 13 3.1.3 Mô tả công việc của nhà quản lý sự kiện 16 3.1.4 Quản trị tổ chức sự kiện 18 3.2Phương pháp nghiên cứu 21 v 3.2.1 Phương pháp luận 21 3.2.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp 22 3.2.3 Phương pháp so sánh 22 CHƯƠNG 4 23 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 23 4.1Quy trình chung cho việc xây dựng và thực hiện một sự kiện 23 4.1.1 Ý tưởng của sự kiện 23 4.1.2 Tính khả thi 23 4.1.3 Hoạch định 23 4.1.4 Thực hiện 24 4.1.5 Họp rút kinh nghiệm 24 4.2Quy trình xây dựng và thực hiện event “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C 25 4.2.1 Giới thiệu về sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” 25 4.2.2 Ý tưởng công ty đưa ra 26 4.2.3 Tính khả thi 26 4.2.4 Hoạch định 28 4.2.5 Thực hiện 31 4.3Kết quả của sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” 60 4.4Giải pháp đề xuất 66 CHƯƠNG 5 69 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 69 5.1 Kết luận 69 5.2 Kiến nghị 70 5.2.1 Kiến nghị với công ty 70 5.2.2 Kiến nghị với Chính phủ 70 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MRD J.S.C Công Ty Cổ Phần Nghiên Cứu Và Phát Triển Thị Trường (Market Research And Development Joint Stock Company) IDG Tập Đoàn Dữ Liệu Quốc Tế (International Data Group) CNTT-TT Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông UBND Ủy Ban Nhân Dân BCVT Bưu Chính Viễn Thông KHCN&MT Khoa Học Công Nghệ Và Môi Trường vi PR Quan hệ công chúng/Quan hệ cộng đồng (Public Relations) WTO Tổ Chức Thương Mại Thế Giới (World Trade Organization) EVENT Sự kiện HCA Hội Tin Học Thành Phố Hồ Chí Minh (Ho Chi Minh Computer Association) VCW Viet Nam Computer Electronics World Expo ISO Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Organization for Standardization) DT Doanh thu LNR Lợi nhuận ròng TCP Tổng chi phí CEO Chức vụ điều hành cao nhất của một tập đoàn, công ty hay tổ chức, phụ trách tổng điều hành một tập đoàn, công ty, tổ chức hay một cơ quan (Chief Executive Officer) CIO Chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược IT cho toàn bộ hoạt động của các doanh nghiệp. CIO phải là có địa vị rất cao trong doanh nghiệp và có đủ khả năng kết hợp các hoạt động của các phòng ban để có cái nhìn toàn diện về IT của doanh nghiệp (Chief Information Officer) vii DANH MỤC CÁC BẢNG Trang Bảng 4.1: Hoạch Định Thời Gian Và Địa Điểm Của Sự Kiện 29 Bảng 4.2: Danh Sách Khách Mời Quan Trọng Của Sự Kiện 33 Bảng 4.3: Bảng Báo Giá Của Khách Sạn New World 39 Bảng 4.4: Bảng Nội Dung Chương Trình Hội Thảo VCW-2007 41 Bảng 4.5: Bảng Tổng Kết Sự Kiện 61 Bảng 4.6: Khách Mời Danh Dự Đến Tham Gia Sự Kiện 62 Bảng 4.7: Bảng Chỉ Tiêu Hiệu Quả Và Kết Quả Của Sự Kiện 65 DANH MỤC CÁC HÌNH Trang Hình 4.1: Khách Sạn New World 35 Hình 4.2: Sân Golf Thủ Đức 35 Hình 4.3: Khách Sạn Park Hyatt 36 Hình 4.4: Trung Tâm Hội Chợ Triển Lãm Quốc Tế HIECC 36 Hình 4.5: Phân Bổ Lực Lượng Giám Sát Trước Giờ Mở Cửa 56 Hình 4.6: Lễ Cắt Băng Khai Mạc Triển Lãm 56 Hình 4.7: Quầy Đăng Ký Cho Khách Hàng Vào Tham Gia Triển Lãm 57 Hình 4.8: Khách Tham Quan Gian Hàng Của LG 57 Hình 4.9: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Acer 58 Hình 4.10: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Intel 58 Hình 4.11: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Asus 59 Hình 4.12: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Sony 59 Hình 4.13: Chương Trình Bốc Thăm Trúng Thưởng Cho Khách Hàng 60 ix DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Các Chương Trình Quảng Bá Sản Phẩm LG Phụ lục 2: Triển Lãm Mỹ Thuật Cưới Năm 2007 Phụ lục 3: Giải Vô Địch Thể Thao Điện Tử Việt Nam 2007 x CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề : Nền kinh tế thế giới đang phát triển theo xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa. Do đó, sự cạnh tranh về chất lượng, mẫu mã, hình thức của các sản phẩm, dịch vụ ngày càng trở nên gay gắt. Trong một xã hội cạnh tranh, khi mà hàng hóa, sản phẩm ngày càng đạt đến chất lượng hoàn hảo thì việc xây dựng và quảng bá thương hiệu là chiến lược hiệu quả nhằm tạo nên sự khác biệt của mỗi nhãn hiệu. Vậy làm thế nào để xây dựng và quảng bá thương hiệu? Theo giáo sư Philip Kotler – giảng viên trường Kellog of Management, tác giả của những cuốn sách kinh điển trong ngành Marketing trên toàn thế giới, cho rằng “chúng ta đã lạm dụng các hoạt động quảng cáo, trong khi đó chúng ta lại thờ ơ với một công cụ khá hiệu quả khác, đó là PR. Marketing trực tiếp cũng đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trong mô hình Marketing”. Tổ chức và quản lý sự kiện là một trong những công cụ mang lại hiệu quả thực tiễn trong các hoạt động PR. Đó cũng là lý do mà hầu hết các công ty khi đi vào hoạt động đều cần đến đội ngũ chuyên viên truyền thông, tổ chức sự kiện. Hiện nay, các doanh nghiệp đầu tư khoảng từ 30% - 50% trong 10% ngân sách xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp cho hội trợ thương mại. Tại Việt Nam, trung bình mỗi tháng có hàng chục hội trợ, hội thảo/triển lãm, các chương trình hội nghị, giới thiệu doanh nghiệp,… được tổ chức trong khắp cả nuớc với các qui mô và hình thức phong phú. Tuy nhiên, muốn có một 11 chương trình event “độc nhất vô nhị” phải trải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Do đó, tôi đã chọn đề tài về “Nghiên cứu quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C”, đây cũng chính là lĩnh vực mà tôi đang tham gia tại công ty MRD J.S.C – bảo trợ bởi tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG – tập đoàn hàng đầu thế giới về truyền thông, nghiên cứu và quản lý sự kiện trong lĩnh vực công nghệ. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu : Nghiên cứu quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” để biết được một quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước nào, cũng như công việc của một nhà tổ chức sự kiện cần phải làm gì. Từ đó hình thành nên một quy trình chung để tổ chức mọi sự kiện. Đưa ra những đề xuất nhằm khắc phục tình trạng lãng phí trong quá trình chuẩn bị và thực hiện sự kiện để lợi nhuận sau sự kiện của công ty đạt được là cao nhất. Đồng thời kiến nghị những biện pháp để làm giảm thiểu rủi ro khi sự kiện diễn ra, để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp nhằm làm tăng uy tín của công ty. 1.3 Phạm vi nghiên cứu: 1.3.1 Nội dung Thu thập, phân tích dữ liệu, thông tin của sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007”, để biết được quy trình tổ chức sự kiện này như thế nào, nhằm hình thành nên một quy trình chung để tổ chức một sự kiện. Từ đó đưa ra một số đánh giá, kiến nghị để hoàn thiện hơn công tác quản lý và tổ chức sự kiện tại công ty MRD J.S.C Thành phố Hồ Chí Minh. 1.3.2 Không gian Tiến hành nghiên cứu tai công ty MRD J.S.C 1.3.3 Thời gian Phân tích dữ liệu từ năm 2007 đến năm 2008 1.4 Cấu trúc luận văn Nội dung nghiên cứu gồm có 5 chương: Chương 1: Mở đầu 2 Chương 1 được xây dựng để tổng quát hóa đề tài nghiên cứu, đồng thời để xác định tính cần thiết của đề tài, mục đích nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và kết quả cần đạt được. Chương 2: Tổng quan Chương này phác họa bức tranh tổng quát về Công ty MRD J.S.C như: lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty, Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu Dựa vào những kiến thức liên quan để dùng làm cơ sở cho quá trình nghiên cứu như một số khái niệm và lý thuyết về event, quản lý và tổ chức sự kiện mà công ty đã và nên sử dụng nhằm giữ vững và phát triển thương hiệu của công ty. Chương 4: Kết quả và thảo luận Từ các dữ liệu thu thập được của công ty về sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007”, cũng như từ sự trải nghiệm thực tế khi thực tập và làm việc tại công ty từ đó hình thành nên quy trình chung để thực hiện một sự kiện, và đánh giá xem công ty đã thực hiện quy trình đó đối với sự kiện này như thế nào. Từ đó, kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức sự kiện tại công ty, nhằm làm tăng doanh thu cũng như uy tín của công ty. Chương 5: Kết luận và kiến nghị Từ kết quả ở chương 4, đề ra một số nhận định, kết luận và kiến nghị nhằm góp phần làm tăng uy tín, giá trị thương hiệu cho công ty. 3 [...]... chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là công việc khó Nó đòi hỏi các công ty phải thật sự tâm huyết với công việc mình đang làm 24 Sơ đồ 4.1: Quy trình thực hiện một event 4.2 Quy trình xây dựng và thực hiện event “Toàn cảnh Công Nghệ Thông TinTruyền Thông Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C 4.2.1 Giới thiệu về sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin- Truyền Thông Việt Nam 2007” Triển lãm... 8237335 Logo của Công ty MRD 2.2 Mục tiêu, phạm vi kinh doanh và nghĩa vụ của công ty tổ chức sự kiện MRD J.S.C 2.2.1 Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp - Sản xuất phần mềm máy tính và thiết kế trang Web - Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật phục vụ việc nghiên cứu và phân tích thị trường công nghệ thông tin và công nghệ cao - Tư vấn giải pháp công nghệ thông tin và công nghệ cao - Thực hiện các hoạt... mình triển khai thực hiện kế hoạch của mình thông qua quy trình chung này Ý thức được tầm quan trọng của quy trình này đối với công ty nói chung và đối với nhà tổ chức sự kiện nói riêng, bằng những dữ liệu tham khảo từ công ty, trên báo đài, internet, và những kinh nghiệm học hỏi được trong quá trình thực tập và làm việc tại công ty, tôi xin nêu lên các bước cơ bản để xây dựng và thực hiện một event... 4.2.2 Ý tưởng công ty đưa ra a Tổ chức chương trình hội thảo Hội thảo “Toàn Cảnh Công Nghệ Thông Tin- Truyền Thông Việt Nam 2007” công ty đưa ra ý tưởng sẽ tổ chức tại khách sạn New World, 76, Lê Lai, Q1, TP.HCM trong 2 ngày 10 và 11/7/2007 để cập nhật những thông tin mới nhất về xu hướng phát triển CNTT-TT của Việt Nam và thế giới Chủ đề chính của chương trình là hướng đến phát triển ngành công nghiệp... lặng và tập trung sự chú ý e Lịch trình và thời gian Thời gian chuẩn bị ít nhất là hai tháng, thậm chí cho một sự kiện rất nhỏ Sử dụng sự hiểu biết phổ thông khi thiết lập lịch trình cho sự kiện của mình  Lịch trình : Phải đảm bảo tính chính xác kể từ khi phác thảo kế hoạch cho đến lúc sự kiện kết thúc, không chỉ cho lịch trình diễn ra sự kiện mà là toàn bộ quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện. .. trang thông tin điện tử về công nghệ, hơn 170 sự kiện liên quan đến CNTT trên toàn cầu IDG đã có mặt tại VN vào 2003 và hoạt động trong các lĩnh vực Tổ chức sự kiện, Xuất bản, Nghiên cứu công nghệ với các sự kiện tiêu biểu như : Hội thảo và Triển lãm Vietnam Computer World Expo, Hội thảo và Triển lãm Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực Tài chính, Ngân hàng, Giáo dục và Đào Tạo, Mạng và Viễn thông, Hội thảo và. .. của công ty: Sơ đồ 2.1: Sơ Đồ Chức Năng Của Công Ty MRD J.S.C TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phòng tài chính ,kế toán Phòng kinh doanh Phòng Marketing Phòng thiết kế Phòng nhân sự Phòng hậu cần Nguồn tin: Phòng Nhân Sự 2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban a Ban giám đốc :  Tổng giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết tổ chức. .. quyền tổ chức bô máy quản lý, tổ chức kinh doanh - Được phép tổ chức và tham gia các buổi hội nghị, hội thảo phù hợp với ngành nghề và chức năng của công ty theo đúng quy định của pháp luật - Công ty được quyền quản lý và sử dụng vốn, đất đai tài nguyên và các nguồn lực khác thuộc quyền sở hữu của công ty 7 2.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 2.3.1 Cơ cấu tổ chức. .. sau Y1 – Y 0 Y0 22 CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 4.1 Quy trình chung cho việc xây dựng và thực hiện một sự kiện Việc hình thành quy trình xây dựng và thực hiện event là một điều vô cùng cần thiết cho việc bổ sung vào cơ sở dữ liệu của công ty Mỗi sự kiện có những đặc điểm khác nhau Tuy nhiên, chúng đều có một quy trình chung Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho những nhân sự mới chưa có kinh nghiệm... của công ty, mọi người sẽ đóng góp ý kiến và cùng đi đến quyết định nên chọn hay không chọn ý tưởng đó 4.1.3 Hoạch định Đó là quá trình mà người quản lý và tổ chức sự kiện sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event Kết quả của cuộc hoạch định sẽ là: Các bước công việc cần (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện,