II. Lãnh Đạo Trung Ương
c. Những công việc thực hiện khi kết thúc hội thảo và triển lãm
4.4 Giải pháp đề xuất
Nhận thấy những khuyết điểm của công ty, sau đây tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm giúp công ty khắc phục và phát huy hơn nữa những ưu điểm của mình để MRD J.S.C ngày càng phát triển vững mạnh hơn.
Thứ nhất: công ty nên nhanh chóng hoàn thành website của công ty. Đây là việc làm không kém phần quan trọng để quảng bá hình ảnh của công ty thông qua Internet, cũng như mang lại nhiều hợp đồng hơn cho công ty. Vì lĩnh vực quản lý và tổ chức sự kiện còn khá mới mẻ đối với Việt Nam nói chung và đối với các công ty ở Việt Nam nói riêng, vì vậy nhiều công ty, doanh nghiệp ở Việt Nam có nhu cầu quảng bá và tổ chức sự kiện cho công ty mình nhưng lại không biết có loại hình dịch vụ này hoặc không biết thuê dịch vụ này ở đâu. Công ty có thể giao việc này cho bộ phận thiết kế của công ty thực hiện hoặc thuê dịch vụ bên ngoài thực hiện. Tuy nhiên, hiện tại do bộ phận thiết kế còn thiếu nhân sự mà công việc của phòng thiết kế cũng khá nhiều, nên việc lựa chọn thuê dịch vụ bên ngoài sẽ mang tính khả thi hơn.
Thứ hai: công ty nên đưa quy trình chung để xây dựng và thực hiện một event mà tôi đã nêu ở phần 4.2 vào cơ sở dữ liệu của công ty. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho những nhân sự mới khi làm việc và thực tập tại công ty có thể hiểu rõ hơn về công việc cũng như có thể tự mình triển khai thực hiện kế hoạch của mình thông qua quy trình chung này. Về việc áp dụng quy trình này của công ty, theo tôi vẫn còn thiếu sót cần phải khắc phục như:
• Về phần Ý tưởng: không chỉ cần tham khảo ý kiến của các phòng ban của công ty. Mà nên tham khảo thêm ý kiến của khách hàng (bằng cách
gởi bảng câu hỏi,...), sau đó mới quyết định xem ý tưởng nào là khả thi rồi mới đi đến lựa chọn.
• Về phần Hoạch định: công ty chỉ lập nên bảng hoạch định chi tiết về thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện là chưa đủ. Công ty cần phải lập thêm một bảng nữa, đó là bảng hoạch định chi tiết về công việc của từng phòng ban. Và trưởng các phòng ban sẽ có nhiệm vụ phân công công việc cho từng nhân viên của phòng ban đó, sao cho công việc được thực hiện một cách trôi chảy nhất, trưởng các phòng ban sẽ giám sát việc thực hiện của các nhân viên và có nhiệm vụ báo cáo tiến trình của công việc với ban giám đốc và sẽ là người chịu trách nhiệm nếu công việc không hoàn thành như dự kiến.
• Về phần Họp rút kinh nghiệm: về phần này hầu như công ty đã không chú ý đến. Thực ra phần này là phần hết sức quan trọng đối với công việc tổ chức sự kiện. Sau một event mỗi phòng ban sẽ viết báo cáo chi tiết, về những công việc mà phòng ban mình đã làm, những việc chưa làm được, những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để từ đó rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau, đồng thời cũng căn cứ vào đó đưa ra mức thưởng, phạt cho phòng ban nói chung và cho từng nhân viên trong công ty nói riêng.
Thứ ba: công ty nên có các chế độ đãi ngộ hợp lý đối với những viên của công ty. Công ty cần có các chính sách lương thỏa đáng hơn cũng như là có chế độ thưởng phạt rõ ràng. Đặc biệt, đối với bộ phận Marketing, mức lương bình quân cho một nhân viên chỉ khoảng 2 triệu đồng và không được trợ cấp thêm các khoản chi phí phát sinh thực tế như: tiền xăng, điện thoại, và các khoản chi phí linh tinh khác,…Công ty nên tăng tiền lương bình quân của nhân viên Marketing lên khoảng 3 triệu đồng, và trợ cấp thêm các khoản chi phí trên. Có thế thì MRD mới khuyến khích được mọi người làm việc tốt hơn, giữ vững lòng trung thành đối với công ty.
Thứ tư: công ty nên chú trọng vào việc tuyển chọn, đào tạo thêm những đội ngũ nhân viên riêng biệt trong từng lĩnh vực, đặc biệt trong công tác sales của công ty. Đối với những kế toán viên, công ty có thể gửi đi học các khóa đào tạo ngắn hạn về các phần mềm chuyên dụng, các quy định mới về chính sách thuế của nhà nước…Đối với
nhân viên phòng kinh doanh, công ty có thể tổ chức đào tạo tại chỗ hoặc gửi đi học các khóa đào tạo ngắn hạn về nghệ thuật đàm phán thương lượng, các kỹ năng bán hàng, …Đối với nhân viên phòng Marketing công ty cũng có thể tổ chức đào tạo tại chỗ hoặc gửi đi học các khóa đào tạo ngắn hạn như xây dựng chiến lược Marketing, xây dựng chiến lược dẫn đầu,…Hàng năm công ty nên chi khoảng 5% tổng chi phí để dành riêng cho các hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Có như thế mới có thể giúp nâng cao năng lực và chuyên môn cho đội ngũ nhân viên công ty, đồng thời giúp cho hoạt động của công ty mang tính chuyên nghiệp hơn và hiệu quả hơn.
Nói tóm lại, quản lý và tổ chức sự kiện là một loại hình dịch vụ mới, và MRD J.S.C cũng là một công ty mới được thành lập gần đây, do đó sẽ không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình hoạt động. Nhưng với những gì mà MRD J.S.C đã đạt được trong thời gian gần đây cho ta thấy đây là một công ty tổ chức sự kiện có năng lực và đầy tiềm năng phát triển. Nếu công ty hay nói cách khác là từng bộ phận của công ty biết áp dụng một cách thuần thục quy trình mà tôi đã nêu ở trên,thì sự kiện sẽ đi theo một khuôn mẫu và giảm thiểu được sai sót, rủi ro điều mà không một nhà tổ chức sự kiện nào nào muốn, và sự kiện sẽ đạt được những thành công nhất định, từ đó hình ảnh cũng như danh tiếng của công ty trong giới tổ chức sự kiện sẽ được nâng lên. Và nếu áp dụng quy trình này thì tổng chi phí cho mỗi sự kiện sẽ giảm đi rất nhiều, từ đó lợi nhuận của công ty sẽ tăng lên
CHƯƠNG 5