4.1 Quy trình chung cho việc xây dựng và thực hiện một sự kiện
Việc hình thành quy trình xây dựng và thực hiện event là một điều vô cùng cần thiết cho việc bổ sung vào cơ sở dữ liệu của công ty. Mỗi sự kiện có những đặc điểm khác nhau. Tuy nhiên, chúng đều có một quy trình chung. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho những nhân sự mới chưa có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực event có thể tự mình triển khai thực hiện kế hoạch của mình thông qua quy trình chung này. Ý thức được tầm quan trọng của quy trình này đối với công ty nói chung và đối với nhà tổ chức sự kiện nói riêng, bằng những dữ liệu tham khảo từ công ty, trên báo đài, internet,…và những kinh nghiệm học hỏi được trong quá trình thực tập và làm việc tại công ty, tôi xin nêu lên các bước cơ bản để xây dựng và thực hiện một event như sau:
4.1.1 Ý tưởng của sự kiện
Ý tưởng này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực, và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, hình thức giải trí, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt,…
4.1.2 Tính khả thi
Sau khi ý tưởng được hình thành, nhà quản lý và tổ chức sự kiện cần xem xét nhiều mặt, nhiều khía cạnh cả về vĩ mô lẫn vi mô xem ý tưởng đưa ra là có khả thi hay không. Ý tưởng sẽ được đưa ra thảo luận trong buổi họp của công ty, mọi người sẽ đóng góp ý kiến và cùng đi đến quyết định nên chọn hay không chọn ý tưởng đó.
4.1.3 Hoạch định
Đó là quá trình mà người quản lý và tổ chức sự kiện sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của cuộc hoạch định sẽ là: Các bước công việc cần (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng dợt chương trình,…). Bảng phân công
công việc (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và thời hạn hoàn thành công việc,…
4.1.4 Thực hiện
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài sự kiện, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ. Và cuối cùng khi sự kiện kết thúc là công việc chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho,…
4.1.5 Họp rút kinh nghiệm
Sau khi Event kết thúc, mỗi bô phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thật sự tâm huyết với công việc mình đang làm.
Sơ đồ 4.1: Quy trình thực hiện một event
4.2 Quy trình xây dựng và thực hiện event “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C Truyền Thông Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C
4.2.1 Giới thiệu về sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” Việt Nam 2007”
Triển lãm CNTT-TT, Điện Tử lần thứ 12 năm 2007 và hội thảo Toàn Cảnh CNTT-TT Việt Nam năm 2007 (VCW và VIO 2007) là triển lãm thường niên lớn nhất về lĩnh vực này tại Việt Nam và Đông Dương diễn ra tại TP.HCM từ 10 – 15/7/2007.
Tham dự sự kiện có đại diện UBND TP.HCM, bộ BCVT, uỷ ban KHCN&MT của Quốc Hội, bộ KHCN, các liên hiệp hội, hội nghề nghiệp, và các chuyên gia hàng đầu về CNTT-TT trong và ngoài nước. Về phía ban tổ chức có ông Patrick J.
McGovern, chủ tịch kiêm nhà sáng lập IDG; ông Lê Trường Tùng – chủ tịch HCA, ông Vũ Tiến Lộc – chủ tịch VCCI.
4.2.2 Ý tưởng công ty đưa ra