II. Lãnh Đạo Trung Ương
b. Những công việc công ty thực hiện khi hội thảo và triển lãm diễn ra
Đối với công ty MRD J.S.C nói riêng và các công ty tổ chức sự kiện nói chung thì công việc quan trọng nhất khi sự kiện diễn ra là phải phân bổ lực lượng giám sát, sao cho sự kiện diễn ra theo đúng quy trình đã hoạch định. Và nếu có phát sinh ngoài dự kiến thì phải nhanh nhạy xử lý kịp thời để sự kiện được thành công tốt đẹp. Vì vậy, khi sự kiện diễn ra thì nhận sự của công ty hầu như là hoạt động 100%. Ngoài ra, còn phải thực hiện những công việc như:
Gởi thông cáo báo chí
Thường là tờ nội dung của chương trình và những nội dung mà công ty tổ chức sự kiện, công ty tài trợ muốn các báo đài đăng tải. Công ty MRD J.S.C đã phân công cho riêng một bô phận phụ trách việc này, cũng như là giám sát việc đưa thông tin của phóng viên các báo đài.
Tài liệu hội thảo và triển lãm (khai mạc triển lãm)
Bộ phận Hậu cần của công ty đã chuẩn bị trước những tài liệu để phát cho khách mời trong hội thảo và buổi lễ khai mạc triển lãm, nó thường là những tờ nội dung của chương trình hội thảo và khai mạc triển lãm, có thể có thêm tờ thông tin của những nhà tài trợ,… tùy theo yêu cầu của nhà tài trợ.
Chỗ ngồi cho khách
Bộ phận thiết kế của công ty sẽ sắp xếp chỗ ngồi cho khách sao cho khoa học và thuận lợi nhất. Và khi khách đến thì theo sự phân công của công ty bộ phận Sales sẽ trực tiếp đón khách và hướng dẫn chỗ ngồi cho khách.
Hình 4.5: Phân bổ giám sát trước khi mở cửa trung tâm cho khách vào tham quan
Nguồn tin: Phòng Kinh Doanh
Hình 4.6: Lễ cắt băng khai mạc triển lãm
Hình 4.7: Khách hàng đăng ký tại quầy trước khi vào tham dự triển lãm
Nguồn tin: Phòng Kinh Doanh
Hình 4.8: Khách tham quan gian hàng trưng bày của LG
Hình 4.9: Khách tham quan gian hàng trưng bày của Acer
Nguồn tin: Phòng Kinh Doanh
Hình 4.10: Khách tham quan gian hàng trưng bày của Intel
Hình 4.11: Khách tham quan gian hàng trưng bày của Asus
Nguồn tin: Phòng Kinh Doanh
Hình 4.12: Khách tham quan gian hàng trưng bày của Sony
Hình 4.13: Chương trình bốc thăm trúng thưởng dành cho khách tham dự triển lãm
Nguồn tin: Phòng Kinh Doanh