Theo ước tính sẽ có khoảng hơn 250.000 lượt khách tham quan, trong đó có khoảng 20% là các đoàn tham quan đến từ các nước. Hơn 7.000 mét vuông triển lãm và 1.000 mét vuông sảnh ngoài đã được phủ kín bởi hơn 300 đơn vị trong và ngoài nước tới từ các quốc gia và khu vực như: 40 đơn vị tới từ Bắc Mỹ, 27 từ Đông Nam Á, 25 từ Đài Loan, 20 từ Hồng Kông, 20 từ Trung Quốc, 15 từ Nhật Bản, 8 từ châu Âu, 5 đơn vị tới từ Hàn Quốc, và hơn 100 đơn vị trong nước tham gia triển lãm. Con số các gian hàng lên tới gần 400, trong đó có 88 gian tiêu chuẩn, 26 gian phần mềm và 286 gian bài trí đặc biệt. Nhiều tập đoàn đa quốc gia và các công ty lớn trong nước như Canon, VNPT, Sony, Intel, Fuji Film, Samsung, Toshiba, Asus, Gigabyte, Hitachi, LG, Panasonic vốn là những đơn vị góp mặt từ nhiều năm nay, vẫn tiếp tục tham gia triển lãm lần này.
Vì đây là triển lãm với qui mô quốc tế do đó sẽ thu hút rất nhiều đơn vị tham gia và du khách đến tham dự. Do đó cần có một địa điểm rộng hay nói cách khác là một trung tâm triển lãm rộng với sức chứa lớn, đầy đủ tiện nghi, hệ thống chiếu sáng, âm thanh, hệ thống an ninh,gần khu vực trung tâm thành phố,…
Để đáp ứng những yêu cầu trên thì Trung Tâm Hội Chợ Triển Lãm Quốc Tế HIECC 446 Hoàng Văn Thụ, Tân Bình là lựa chọn khả thi nhất. Vì đây là một trong những Trung Tâm Triển Lãm Quốc Tế lớn nhất nước hiện nay và điều đặc biệt của trung tâm triển lãm này so những những trung tâm triển lãm khác là nó ở vị thế rất thuận lợi: nó nằm ở địa điểm với 3 mặt tiền đường, đây là địa điểm hết sức thuận lợi cho triển lãm mà khó có trung tâm triển lãm nào có được.
4.2.4 Hoạch định
Để tránh những sự cố ngoài ý muốn nhằm làm cho sự kiện diễn ra một cách tốt đẹp, công ty đã đưa ra một bảng hoạch định chi tiết về thời gian và địa điểm của sự kiện như sau:
Bảng 4.1: Hoạch định thời gian và địa điểm của sự kiện
1. Thứ Tư ngày 04 tháng 07 năm 2007
♦ Thảo luận / Ghi chú với các đơn vị tham gia Triển lãm, các nhà thi công và chủ toà nhà.
Địa điểm : Hội trường, lầu 4, 79 Trương Định, Quận 1, Tp. HCM Thời gian : 08:30 - 10:00
2. Thứ năm ngày 05 tháng 07 năm 2007
♦ Họp báo Vietnam ComputerElectronics World Expo 2007
Địa điểm : Khách sạn New World, 76 Lê Lai, Quận 1, TP.HCM. Thời gian : 08:30 – 11:00
3. Thứ Hai ngày 09 tháng 07 năm 2007
♦ Những đơn vị dàn dựng gian hàng trống (gian hàng có thiết kế đặc biệt): Địa điểm : Trung Tâm Triển lãm Quốc Tế Tp.HCM,
446 Hoàng Văn Thụ, Quận Tân Bình, Tp. HCM Thời gian : 08:00 - 18:00
♦ Buổi diễn tập của các diễn giả cho Hội Thảo:
Địa điểm : Khách sạn New World, 76 Lê Lai, Quận 1, TP.HCM. Thời gian : 21:30 - 23:30
4. Thứ Ba ngày 10 tháng 07 năm 2007
♦ Dàn dựng gian hàng tại khu triển lãm:
Dàn dựng gian hàng chuẩn và gian hàng có thiết kế đặc biệt (Các đơn vị nhận gian hàng chuẩn)
Địa điểm: Trung Tâm Triển lãm Quốc Tế Tp.HCM, 446 Hoàng Văn Thụ, Quận Tân Bình, Tp. HCM Thời gian: 08:00 - 18:00
♦ Hội thảo: TOÀN CẢNH CNTT VN 2007
Địa điểm: Khách sạn New World, 76 Lê Lai, Quận 1, TP.HCM. Thời gian:
08:00 am – 08:30 am Đăng ký
08:30 am – 08:45 am Diễn văn khai mạc của Ban Tổ Chức 09:00 am – 17:30 pm Hội Thảo ngày 1 – Rút thăm trúng thưởng 17:30 pm Kết thúc ngày 1
♦ Tiệc trưa giao lưu cộng đồng CNTT-TT:
Địa điểm: Khách sạn New World, 76 Lê Lai, Quận 1, Tp.HCM. Thời gian: 12:00 – 13:30
♦ Lễ trao giải sản phẩm CNTT-TT được ưa chuộng nhất do độc giả tạp chí PCW bình chọn:
Địa điểm: Khách sạn New World, 76 Lê Lai, Quận 1, Tp.HCM. Thời gian: 18:00 – 21:00
5. Thứ Tư ngày 11 tháng 07 năm 2007 ♦ Dàn dựng và trang trí gian hàng:
Địa điểm: Trung Tâm Triển Lãm Quốc Tế Tp.HCM, 446 Hoàng Văn Thụ, Quận Tân Bình, Tp. HCM Thời gian: 08:00 – 22:00
♦ Cài đặt thiết bị:
Thời gian: 12:30 – 22:00
♦ Hội thảo: TOÀN CẢNH CNTT VN 2007
Địa điểm: Khách sạn New World, 76 Lê Lai, Quận 1, TP.HCM. Thời gian:
08:00 – 08:30 Đăng ký
09:00 – 12:00 Hội thảo ngày 2 12:00 Hội thảo kết thúc
♦ Giải trí cùng Golf 2007
Địa điểm: Sân Golf Thủ Đức. Thời gian: 08:00 – 15:30 ♦ Họp mặt Câu lạc bộ CEO & CIO
Địa điểm: Khách sạn Park Hyatt, 2 Công trường Lam Sơn, Quận 1, TP.HCM Thời gian: 16:00 – 18:00
Tiệc tối khai mạc dành cho các diễn giả, các khách mời và các đơn vị tài trợ Địa điểm: Khách sạn Park Hyatt, 2 Công trường Lam Sơn, Quận 1, TP.HCM Thời gian :
17:00 – 17:15 Đăng ký Khách mời 17:15 – 18:15 Tiệc Cocktail 18:20 – 18:30 Lễ Khai Mạc
18:30 – 18:45 Phát biểu chào mừng
Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân Tp. HCM Lãnh đạo Bộ
18:45 – 18:55 Phát biểu của Ban Tổ Chức 18:55 – 19:30 Phát biểu của nhà Tài trợ
Trao kỷ niệm chương cho các nhà Tài trợ 6. Thứ Năm ngày 12 tháng 07 năm 2007
♦ Triển lãm:
Địa điểm: Trung tâm Triển Lãm Quốc Tế,
446 Hoàng Văn Thụ, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh Thời gian:
08:00 – 08:15 Đăng ký Khách mời 08:15 – 08:30 Khai mạc Triển lãm
08:30 – 08:40 Phát biểu của Ban Tổ Chức Phát biểu của các nhà Tài trợ 08:40 – 08:45 Cắt băng Khánh thành
08:45 – 10:00 Khách mời tham quan Triển lãm 7. Thứ Sáu, Thứ Bảy, Chủ Nhật ngày 13 – 15 tháng 07 năm 2007
Địa điểm: Trung tâm Triển lãm Quốc tế,
446 Hoàng Văn Thụ, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Thời gian: 90:00 – 17:30
8. Thứ Hai ngày 16 tháng 07 năm 2007 ♦ THU DỌN GIAN HÀNG
Địa điểm: Trung tâm Triển lãm Quốc tế,
446 Hoàng Văn Thụ, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Thời gian: 08:30 – 12:00
KẾT THÚC TRIỂN LÃM
Nguồn tin: Phòng Kinh Doanh
4.2.5 Thực hiện