Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại thư viện tỉnh ninh bình

Để phục vụ cho sự nghiệp phát triển chung của toàn tỉnh trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Ninh Bình, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thư viện tỉnh Ni

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -

HÀ VIỆT PHƯƠNG

TÌM HIỂU CÁC SẢN PHẨM

VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện – thông tin

Người hướng dẫn khoa học Th.S NGUYỄN THỊ HẠNH

Đặc biệt, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thạc sĩ Nguyễn Thị Hạnh – người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em trong suốt

quá trình thực hiện khóa luận

Cuối cùng cho phép em được gửi lời cảm ơn tới những người thân trong gia đình và bạn bè – những người đã khuyến khích và là nguồn động viên rất lớn đối với em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Em đã rất cố gắng và dành nhiều niềm say mê, song do thời gian và trình độ có hạn nên khóa luận không tránh khỏi những khiếm khuyết Vì vậy,

em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo, các chuyên gia trong ngành và bạn bè để khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 8 tháng 5 năm 2014

Sinh viên

Hà Việt Phương

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài „„Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin

- thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình’’ là đề tài nghiên cứu của riêng em

dưới sự hướng dẫn của thạc sĩ Nguyễn Thị Hạnh Đề tài này được độc lập

nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tài liệu, khảo sát thực tế và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản thân Khóa luận hoàn toàn không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công trình nghiên cứu khoa học nào

Hà Nội, ngày 8 tháng 5 năm 2014

Tác giả khóa luận

Hà Việt Phương

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN

NDT: Người dùng tin DDC: Dewey Decimal Classification CSDL: Cơ sở dữ liệu

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, ĐỒ THỊ

Bảng 2.1: Ý kiến đánh giá về mục lục chữ cái

Bảng 2.2: Ý kiến đánh giá về mục lục phân loại

Bảng 2.3: Ý kiến đánh giá đối với thƣ mục thông báo sách mới Bảng 2.4: Ý kiến đánh giá đối với thƣ mục nhân vật

Bảng 2.5: Ý kiến đánh giá đối với thƣ mục địa chí

Bảng 2.6: Ý kiến đánh giá về CSDL

Bảng 2.7: Ý kiến đánh giá về dịch vụ cung cấp tài liệu gốc Bảng 2.8: Ý kiến đánh giá về dịch vụ tra cứu thông tin

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa của khóa luận 4

7 Bố cục của khóa luận 4

CHƯƠNG 1 SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 5

1.1 Những vấn đề lý luận về sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 5

1.1.1 Khái niệm về sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 5

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 9

1.1.3 Tiêu chí đánh giá sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 12

1.2 Hoạt động thông tin - thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình 13

1.2.1 Khái quát về thư viện tỉnh Ninh Bình 13

1.2.2 Nhu cầu tin và người dùng tin tại thư viện tỉnh Ninh Bình 15

1.2.3 Nguồn lực thông tin của thư viện tỉnh Ninh Bình 19

1.3 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình 20

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 22

2.1 Sản phẩm thông tin - thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình 22

2.1.1 Hệ thống mục lục 22

2.1.2 Thư mục 28

2.1.3 Cơ sở dữ liệu 34

2.2 Dịch vụ thông tin – thư viện 37

2.2.1 Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc 37

2.2.2 Dịch vụ tra cứu tin 43

2.2.3 Giới thiệu, triển lãm sách 44

2.2.4 Dịch vụ hỏi đáp và tư vấn thông tin 45

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 47

3.1 Nhận xét 47

3.1.1 Ưu điểm 47

3.1.2 Nhược điểm 48

3.1.3 Nguyên nhân 49

3.2 Khuyến nghị 50

3.2.1 Phát triển nguồn lực thông tin và tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị 50

3.2.2 Phát huy nguồn lực con người 53

3.2.3 Nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 56

3.2.4 Đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 59

3.2.5 Tăng cường giới thiệu, quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 65

KẾT LUẬN 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Hiện nay chúng ta đang bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên mà thông tin và tri thức đang trở thành sức mạnh của nhân loại, thông tin trở thành nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, chi phối sự phát triển của xã hội Cùng với những thành tựu mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin mang lại, thông tin đã gia tăng nhanh chóng và được lưu trữ trên nhiều phương tiện khác nhau, phản ánh sự biến đổi không ngừng của thế giới Bên cạnh đó, nhu cầu tin của con người cũng tăng nhanh, phong phú và đa dạng Với khối lượng thông tin ngày càng tăng, việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin (NDT) đang là vấn đề cấp thiết đặt ra cho các cơ quan thông tin – thư viện

Trong các yếu tố cấu thành hoạt động thông tin, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin đóng vai trò quyết định Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện là một hệ thống hết sức năng động, luôn phát triển Đây chính là kết quả của quy trình xử lý thông tin, là cầu nối giữa giá trị nguồn lực thông tin

và NDT Thông qua hệ thống sản phẩm dịch vụ thông tin, các cơ quan có thể khẳng định được vai trò cũng như vị trí của mình trong xã hội Đồng thời, để

mở rộng khả năng giao lưu, hội nhập và hợp tác giữa các thư viện trong và ngoài nước, đòi hỏi các trung tâm thông tin – thư viện cần cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin với chất lượng ngày một cao hơn, chính xác và kịp thời tới NDT

Trong những năm gần đây, thư viện tỉnh Ninh Bình đã có nhiều cố gắng xây dựng, hoàn thiện và nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin Thư viện đã đạt được nhiều thành tựu trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin, nâng cao dân trí, áp dụng những tiến bộ khoa học vào cuộc sống, kinh tế của địa phương Tuy nhiên, việc xây dựng và phát triển các sản phẩm

và dịch vụ thông tin – thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình trên thực tế vẫn

chưa theo kịp so với tốc độ gia tăng nhu cầu tin, nhiều mảng tài liệu chưa được tổ chức và khai thác Để phục vụ cho sự nghiệp phát triển chung của toàn tỉnh trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Ninh Bình, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, thư viện tỉnh Ninh Bình cần có những giải pháp cụ thể để phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện của cơ quan mình

Chính vì lẽ đó, em đã lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu các sản phẩm và dịch

vụ thông tin thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình” làm đề tài khóa luận tốt

nghiệp của mình Với mong muốn vận dụng những kiến thức và kĩ năng đã học để tìm hiểu và đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ, đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu tin của NDT tại thư viện tỉnh Ninh Bình

2 Tình hình nghiên cứu

Vấn đề “Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư vện” đã

được đề cập đến trong khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và luận văn thạc sĩ trong những năm gần đây:

- Đào Linh Chi (2007), Nghiên cứu phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

- Nguyễn Thị Hạnh (2012), Nghiên cứu phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Phạm Thị Hải Huyền (2009), Phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại thư viện tỉnh Bắc Giang

- Phạm Thị Thanh Huyền (2009), Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại thư viện các trường đại học khối Văn hóa nghệ thuật ở Hà Nội

- Trần Nữ Quế Phương (?), Hoàn thiện và phát triển hệ thống sản phẩm

và dịch vụ thông tin – thư viện tại thư viện Quân đội

Các đề tài kể trên đều nghiên cứu sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện ở một địa bàn cụ thể, với những đặc điểm riêng biệt

Năm 2013, có đề tài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Hương về

“Nghiên cứu quá trình xây dựng thư viện điện tử tại thư viện tỉnh Ninh Bình”,

đề tài này mới chỉ giải quyết một khía cạnh cụ thể trong hoạt động thông tin – thƣ viện của thƣ viện tỉnh Ninh Bình

Nhƣ vậy, trên thực tế chƣa có đề tài nào đề cập trực tiếp đến các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện tại thƣ viện tỉnh Ninh Bình

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu:

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại thƣ viện tỉnh Ninh Bình

Trên cơ sở khảo sát nhu cầu tin và nghiên cứu thực trạng các sản phẩm

và dịch vụ thông tin – thƣ viện tại thƣ viện tỉnh Ninh Bình, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm phát triển và nâng cao chất lƣợng phục vụ các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện đáp ứng yêu cầu nâng cao dân trí, phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh Ninh Bình

 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Khảo sát thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại

chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các chủ trương chính sách của Đảng, nhà nước về phát triển văn hóa, giáo dục và hoạt động thông tin

 Phương pháp cụ thể:

Để thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp phân tích – tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát (khảo sát thực tế)

- Phương pháp thống kê toán học

- Phương pháp phân tích phiếu yêu cầu của bạn đọc

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương:

- Chương 1: Sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện trong hoạt động thông tin thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình

- Chương 2: Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tỉnh Ninh Bình

- Chương 3: Nhận xét và khuyến nghị

Chương 1 SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN

TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH

1.1 Những vấn đề lý luận về sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 1.1.1 Khái niệm về sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

Sản phẩm là kết quả của các hoạt động hoặc quá trình lao động do một

cá nhân hay tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng [11, tr.723] Sản phẩm bao gồm dịch vụ, phần cứng, vật liệu đã chế biến, phần mềm hoặc tổ hợp của chúng Sản phẩm có thể là vật chất hoặc phi vật chất và được tạo ra có chủ định hoặc không chủ định

Dựa vào tính chất lao động tại các cơ quan thông tin – thư viện thì sản phẩm thông tin – thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin, do một cá nhân hoặc tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu NDT (bao gồm nhu cầu tra cứu thông tin và nhu cầu về chính bản thân thông tin) Quá trình lao động để tạo ra sản phẩm là quá trình xử lý thông tin bao gồm: phân loại, biên mục, định từ khóa, tóm tắt… trong đó cũng gồm quá trình phân tích, tổng hợp thông tin

Nhu cầu về sản phẩm thông tin – thư viện luôn luôn thay đổi, nó tương ứng và phù hợp với sự phát triển các nguồn tin cũng như nhu cầu nhận thức của con người Sản phẩm thông tin – thư viện trong quá trình tồn tại và phát triển của mình cần không ngừng được hoàn thiện để thích ứng cả về nội dung

và hình thức với nhu cầu mà nó hướng tới

Dịch vụ, cho đến nay chưa có một định nghĩa về nó được chấp nhận trên phạm vi toàn cầu Tính vô hình và khó nắm bắt của dịch vụ, sự đa dạng, phức tạp của các loại hình dịch vụ làm cho việc định nghĩa dịch vụ trở nên

khó khăn Có thể hiểu dịch vụ luôn mang lại tiện ích nhằm thỏa mãn nhu cầu cho mọi đối tượng trong cộng đồng

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam: “dịch vụ là những hoạt động phục

vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu sản xuất, kinh doanh và sinh hoạt”

Trong Đại Từ điển tiếng Việt: "dịch vụ là công việc phục vụ cho đông đảo quần chúng"

Tương tự khái niệm về sản phẩm, thuật ngữ dịch vụ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động Trong lĩnh vực thông tin, dịch vụ thông tin – thư viện bao gồm những công việc mang tính chuyên môn hóa và khi thực hiện cần phải sử dụng một số tài sản hoặc một số sản phẩm nào đó

Theo giáo trình “Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện” của tác giả Trần Mạnh Tuấn thì dịch vụ thông tin – thư viện được định nghĩa: “Dịch vụ thông tin – thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin – thư viện nói chung”

Dịch vụ thông tin – thư viện có mối quan hệ chặt chẽ giữa NDT và cán

bộ thư viện Trên cơ sở các yêu cầu về thông tin của NDT, cán bộ thư viện triển khai các dịch vụ, ngược lại nhờ các dịch vụ do cán bộ thư viện tạo ra NDT được thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình Dịch vụ thông tin – thư viện hướng tới mục tiêu nâng cao khả năng khai thác nguồn lực thông tin, đáp ứng nhu cầu tin của NDT với hiệu quả cao nhất Dịch vụ thông tin – thư viện có thể chia thành các nhóm cơ bản như: dịch vụ cung cấp tài liệu, dịch vụ trao đổi thông tin, dịch vụ phổ biến thông tin, dịch vụ tra cứu tin…

Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện là một phức thể bao hàm nhiều yếu tố cấu thành, giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau cùng phát triển Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện đều do quá trình lao động tạo ra, đều là kết quả của quá trình xử lý thông tin nhằm thỏa

mãn nhu cầu của NDT và giúp con người trao đổi thông tin Các cơ quan thông tin – thư viện muốn triển khai các dịch vụ cung cấp thông tin phải dựa trên các sản phẩm thông tin – thư viện như hệ thống mục lục, thư mục, các CSDL, các ấn phẩm thông tin… của chính mình hoặc của các cơ quan thông tin – thư viện khác

Trong mối quan hệ giữa sản phẩm và dịch vụ có sự kết hợp chặt chẽ giữa cái mới và cái cũ, giữa truyền thống và hiện đại, giữa con người và công nghệ Tuy nhiên, giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện cũng có những nét khác biệt Dịch vụ thông tin có những thuộc tính đặc trưng so với sản phẩm thông tin:

- Tính vô hình (intangibility):

Khác với sản phẩm, dịch vụ không tồn tại dưới dạng vật phẩm cụ thể, không nhìn thấy được, nắm bắt được hay nhận diện được bằng giác quan Vì vậy mà khi marketing cho các dịch vụ, cần phải tạo cho NDT biết tiềm năng của nó bằng cách cung cấp cho họ một cảm giác hữu hình về các dịch vụ đó

- Tính không đồng nhất (heterogeneity):

Dịch vụ gắn chặt với người cung cấp dịch vụ Chất lượng của dịch vụ phụ thuộc chặt chẽ vào cá nhân thực hiện dịch vụ (trình độ, kỹ năng…) và hơn thế nữa đối với cùng một cá nhân, chất lượng dịch vụ nhiều khi cũng thay đổi theo thời gian

- Tính không thể tách rời/chia cắt (inseparability):

Thông thường để thực hiện một dịch vụ, người cung cấp dịch vụ thường phải tiến hành một số bước hoặc thao tác đi liền với nhau, không thể tách rời nhau để thu được kết quả mà người mua dịch vụ mong muốn

Ví dụ, trong dịch vụ tìm kiếm thông tin, để có thể người cung cấp thông tin cần phải thực hiện một số bước sau đây:

1 Phân tích nhu cầu

Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện đóng vai trò quyết định hiệu quả của hoạt động thông tin Thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin, các cơ quan có thể khẳng định được vai trò cũng như vị trí của mình trong

xã hội Trước nhu cầu giao lưu, hội nhập và hợp tác giữa các thư viện trong

và ngoài nước đòi hỏi các trung tâm thông tin – thư viện cần cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin với chất lượng ngày một cao hơn, chính xác và kịp thời tới NDT

Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện là một hệ thống hết sức năng động, luôn phát triển Đây chính là kết quả của quy trình xử lý thông tin, là cầu nối giữa giá trị nguồn lực thông tin và NDT Chúng được xem là công cụ, phương tiện hoạt động để xác định, truy nhập khai thác, quản lý các nguồn, hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT

Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện được xem là thước đo hiệu quả hoạt động, là yếu tố cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ của từng thư viện Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện còn giúp cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện với nhau, phản ánh năng lực

và vai trò của từng thư viện

Trong hoạt động thông tin – thư viện, NDT nếu không sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin sẽ không khai thác được các nguồn thông tin, tài liệu để thỏa mãn nhu cầu của mình

Mối quan hệ giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện rất chặt chẽ

và có tính tương tác cao Vì vậy, việc đảm bảo sự phát triển cân đối, đồng bộ

hệ thống sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan thông tin – thư viện là hết sức cần thiết

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

1.1.2.1 Các yếu tố môi trường xã hội

- Nhu cầu về các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện

Trong điều kiện phát triển kinh tế xã hội như hiện nay, nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện là rất đa dạng, phong phú Sự phát triển

xã hội mà trong đó thông tin được sử dụng như một nguồn lực kinh tế, việc sử dụng thông tin ngày càng mang tính xã hội cao thì việc xây dựng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện nhằm mục đích tổ chức, sử dụng

và khai thác hợp lý nguồn tin phục vụ phát triển trong điều kiện hiện nay đương nhiên sẽ tạo ra thị trường thông tin – thư viện mà thông tin được luân chuyển, khai thác, sử dụng

- Vấn đề sở hữu thông tin của xã hội

Hiện nay, hầu hết các quốc gia trên thế giới đều thừa nhận và khẳng định thông tin là sở hữu chung của toàn xã hội và con người đều có quyền bình đẳng trong việc sử dụng và khai thác thông tin

Thông tin được coi là một trong những yếu tố cơ bản và không thể thay thế tạo điều kiện cho con người phát triển Thông tin được sử dụng như một nguồn lực kinh tế nên vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin không chỉ đơn thuần

là vấn đề kỹ thuật mà chủ yếu là chia sẻ quyền lợi giữa những người tạo ra thông tin, cung cấp thông tin và NDT thông tin

Có thể khẳng định việc tạo điều kiện cho NDT thông qua các sản phẩm

và dịch vụ thông tin – thư viện thích hợp để khai thác nguồn tin là hoàn toàn hợp lý Đây cũng là mục tiêu cơ bản của các cơ quan thông tin trong hoạt động của mình

- Chính sách thông tin quốc gia

Để có thể tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện phù hợp, các cơ quan thông tin – thư viện cần có được hạ tầng thông tin quốc gia cho phép nó hòa nhập với cộng đồng thông tin trong khu vực và quốc tế Tuy nhiên, có được điều kiện này hoàn toàn phụ thuộc vào chính sách quốc gia, nhờ

đó chính phủ có cơ sở, kế hoạch định hướng đầu tư thỏa đáng, hợp lý Ở Việt Nam, do sự chuyển đổi của nền kinh tế thị trường nên càng thấy rõ sự quan trọng và sự cần thiết của một chính sách thông tin quốc gia đồng bộ để tạo điều kiện cho các cơ quan quản lý, khai thác thông tin có điều kiện để phát huy hết chức năng và tận dụng tốt môi trường thông tin dồi dào ở nước ta hiện nay

1.1.2.2 Các yếu tố trong cơ quan thông tin - thư viện

- Đối tượng xử lý thông tin

Đối tượng xử lý thông tin là một trong những yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện Bởi vì, sản phẩm chính là sự phản ánh về đối tượng, nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin về chúng cho NDT

Trong những năm gần đây, ngoài nguồn tài liệu (xuất bản phẩm: sách, tài liệu chuyên khảo, báo, tạp chí, bản đồ, video, tranh ảnh ) vẫn được coi là một trong những đối tượng xử lý thông tin quan trọng, các cơ quan thông tin – thư viện còn quan tâm tới những đối tượng khác như các cơ quan, đơn vị hành chính, cá nhân, các quá trình, hiện tượng Mỗi nhóm đối tượng này chứa đựng các thông tin hết sức khác biệt nhau, có khả năng thỏa mãn những dạng nhu cầu thông tin khác nhau và ở những mức độ rất khác nhau Với mỗi đối tượng xử lý thông tin cụ thể thì cần có những phương pháp thích hợp để tạo ra các sản phẩm thông tin thỏa mãn với nhu cầu tin

- Người dùng tin

Nghiên cứu NDT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ

cơ quan thông tin – thư viện nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả

năng thỏa mãn nhu cầu thông tin của họ NDT và nhu cầu tin của họ đã trở thành một cơ sở thiết yếu định hướng cho hoạt động của các cơ quan này nói chung, trong đó đặc biệt là trong quá trình tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, NDT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời một hệ thống thông tin nào, là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin

Thứ nhất, NDT được coi là đối tượng phục vụ, là khách hàng, là người tiêu thụ các sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tin giống như mọi khác hàng của các dịch vụ xã hội

Thứ hai, NDT được coi là người sản xuất "nguyên liệu thông tin" cho hoạt động của cơ quan thông tin Sau khi nhận được sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện theo yêu cầu, NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của hoạt động thông tin: như đánh giá nguồn tin, giúp đỡ lựa chọn và bổ sung tài liệu, hiệu chỉnh các hoạt động thông tin- thư viện

NDT là yếu tố tác động trực tiếp tới sự sống còn của các cơ quan thông tin – thư viện NDT và nhu cầu tin của họ trở thành cơ sở thiết yếu định hướng cho hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện đặc biệt là trong quá trình tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

- Công nghệ thông tin

Trong các quá trình xử lý thông tin thì vai trò của công nghệ thông tin thể hiện: một mặt phát triển và hoàn thiện các quá trình xử lý thông tin; mặt khác hình thành nên các công nghệ mới cho quá trình này, nhằm mục đích tạo

ra được tính đa dạng, phong phú và năng động trong việc tạo ra các sản phẩm

và dịch vụ thông tin – thư viện của mình Công nghệ thông tin còn thâm nhập

cả vào quá trình tạo lập nội dung thông tin, quá trình phân phối thông tin, quá trình trao đổi và truyền thông tin để hình thành nên các sản phẩm tương ứng, đặc biệt, là việc khai thác, chia sẻ, sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện của nhiều cơ quan khác nhau

1.1.3 Tiêu chí đánh giá sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

1.1.3.1 Đối với sản phẩm thông tin – thư viện

Để đưa ra những sản phẩm thông tin – thư viện có chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của NDT, cần dựa trên những tiêu chí cơ bản để đánh giá chất lượng các sản phẩm Hiện nay, có nhiều tiêu chí để đánh giá chất lượng các sản phẩm thông tin – thư viện như:

- Mức độ bao quát nguồn tin: thể hiện ở khả năng bao quát toàn bộ nguồn tin, thể hiện ở sự đầy đủ, đa dạng, phong phú bao quát các lĩnh vực thông tin mà NDT quan tâm Bên cạnh đó, mức độ bao quát nguồn tin không chỉ đòi hỏi ở sự phát triển đồng đều giữa các loại hình sản phẩm mà phải phát triển các loại hình mới phù hợp với những đối tượng NDT mới

- Mức độ chính xác, khách quan: thể hiện thông tin phải sát thực với tài liệu gốc, đảm bảo những nguyên tắc trong việc sử dụng và xử lý thông tin

từ biên mục, phân loại, định từ khóa Bên cạnh đó khắc phục, loại bỏ những thông tin không cần thiết, không rõ ràng, nội dung sai lệch hoặc không chính xác

- Khả năng cập nhật thông tin và tìm kiếm thông tin: thể hiện ở chỗ thông tin phải được tiến hành đều đặn, bổ sung thường xuyên, đảm bảo tính liên tục Còn khả năng tìm kiếm thông tin thể hiện ở các phương tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng, khai thác Tốc độ tìm tin linh hoạt, nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho NDT Ngoài ra, khả năng tìm kiếm thông tin phải được thể hiện ở dưới nhiều hình thức tìm khác nhau như: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thư mục hay trên các CSDL

- Mức độ thân thiện của sản phẩm: thể hiện ở hình thức của sản phẩm phải gây được sự chú ý, thiện chí với NDT

1.1.3.2 Đối với dịch vụ thông tin – thư viện

Cũng giống như sản phẩm thông tin – thư viện, để đánh giá được chất lượng dịch vụ thông tin – thư viện cũng cần dựa trên các tiêu chí Cụ thể:

- Chi phí thực hiện dịch vụ: đây là một tiêu chí quan trọng để đánh giá dịch vụ Chi phí này gồm chi phí hiện và chi phí ẩn

+ Chi phí ẩn: phản ánh những khoản chi khó xác định: trình độ, kinh nghiệm, chuyên môn để xây dựng và bảo trì các nguồn thông tin

+ Chi phí hiện: là tất cả những chi phí dễ dàng nhận thấy như chi phí in

ấn tài liệu, chi phí sao chụp tài liệu, dịch tài liệu

- Chất lượng của sản phẩm mà dịch vụ tạo ra để cung cấp cho NDT: tức là thông tin trong sản phẩm phải chính xác, khách quan, có độ tin cậy lớn,

1.2 Hoạt động thông tin - thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình

1.2.1 Khái quát về thư viện tỉnh Ninh Bình

Thư viện tỉnh Ninh Bình từ khi thành lập đến nay đã trải qua nhiều biến cố lịch sử, vượt qua nhiều khó khăn thử thách dể dần hoàn thiện và phát triển.Thư viện tỉnh Ninh Bình được coi là cơ quan thông tin – thư viện đầu ngành trong tỉnh, góp phần không nhỏ trong việc phổ biến kiến thức thông tin cho nhân dân địa phương

Hà Nam Ninh là một tỉnh cũ nằm ở phía nam miền Bắc, thuộc ven biển đồng bằng sông Hồng của Việt Nam (trên cơ sở sáp nhập hai tỉnh Nam Hà (hiện nay là Hà Nam và Nam Định và Ninh Bình) Ban đầu thư viện tỉnh Ninh Bình nằm trong thư viện tỉnh Hà Nam Ninh với vốn sách ban đầu không đáng

kể (7345 bản), chủ yếu là sách quyên góp, cán bộ nhân viên ít

Năm 1992 tỉnh Hà Nam Ninh chia tách thành ba tỉnh: Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình.Từ lúc này Ninh Bình mới trở thành một tỉnh riêng biệt, và

thư viện được chia tách độc lập Thư viện tỉnh Ninh Bình ban đầu là một bộ phận trực thuộc phòng văn hóa quần chúng

Cho đến nay, qua nhiều sự thay đổi, tới năm 2005 trụ sở thư viện tỉnh Ninh Bình được xây dựng và đặt tại đường Lê Hồng Phong, phường Vân Giang, TP Ninh Bình Thư viện gồm 3 tầng, khuôn viên rộng rãi

Cơ cấu tổ chức của thư viện bao gồm các phòng ban:

Từ khi mới thành lập, thư viện mới có 9 cán bộ, hiện nay thư viện có

24 cán bộ Trong đó, có 5 cán bộ thư viện có trình độ đại học, 15 cán bộ thư viện trình độ cao đẳng và 4 cán bộ thư viện trình độ trung cấp

Hàng năm, ngoài nguồn kinh phí được cấp để duy trì việc bổ sung sách báo và mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ bạn đọc, thư viện tỉnh Ninh Bình đã tiếp nhận nguồn kinh phí từ chương trình mục tiêu quốc gia để bổ sung sách cho kho luân chuyển tại thư viện, tăng cường cơ sở vật chất, thiết bị làm việc cho cán bộ, tăng thêm nguồn sách báo phục vụ nhân dân trên địa bàn, đặc biệt là nhân dân và các em thiếu nhi ở

vùng sâu, vùng xa, góp phần xóa dần sự chênh lệch về mức hưởng thụ văn hóa giữa người dân nông thôn và thành thị

Là một thư viện công cộng, thư viện tỉnh Ninh Bình có vai trò quan trọng trong việc cung cấp tài liệu thư viện cho nhân dân, tuyên truyền giới thiệu sách báo, nâng cao trình độ mọi mặt của mọi người dân Thư viện có bốn chức năng chính: chức năng văn hóa, chức năng giáo dục, chức năng thông tin, chức năng giải trí trong đó quan trọng nhất là chức năng văn hóa

Để nâng cao chất lượng công tác phục vụ người đọc, trong thời gian tới, thư viện tỉnh Ninh Bình đề ra một số nhiệm vụ chính như:

- Tiếp tục hướng dẫn tra cứu bằng hình thức truyền thống và tra cứu trên máy tính

- Xây dựng mạng lưới bạn đọc rộng rãi, tạo mọi điều kiện để thu hút độc giả tham gia đọc sách báo

- Tăng cường công tác hỗ trợ sách, luân chuyển sách cho các thư viện

cơ sở ở vùng sâu, vùng xa

- Đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, giới thiệu sách…

1.2.2 Nhu cầu tin và người dùng tin tại thư viện tỉnh Ninh Bình

NDT là người sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình

Hoạt động thông tin – thư viện muốn tồn tại và phát triển phải quan tâm tới nhu cầu của NDT tại những thời điểm và trên địa bàn nhất định Nhu cầu tin của NDT là nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin – thư viện Không có NDT sẽ không tồn tại hoạt động thông tin – thư viện

NDT của thư viện tỉnh Ninh Bình thuộc nhiều đối tượng khác nhau với các nhu cầu tin đa dạng và có thể chia thành các nhóm cơ bản sau:

 Nhóm 1: Cán bộ quản lí, lãnh đạo

Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít, khoảng 22.5% trong tổng số

NDT của thư viện nhưng lại là nhóm NDT rất quan trọng

 Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:

Họ là những người có trình độ văn hóa cao Công việc của họ gắn với

chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

Đối tượng lao động hàng ngày của họ là thông tin: thông tin vừa là

phương tiện vừa là sản phẩm của quá trình quản lí

Cán bộ quản lí lãnh đạo là những người đưa ra cá quyết định mang tính chiến lược và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô Vì vậy, nhà quản lí, lãnh đạo muốn nắm bắt những kiến thức thông tin tổng hợp ở diện rộng về nhiều lĩnh vực, khía cạnh khác nhau và luôn xem xét vấn đề dưới con mắt kinh tế, chính trị và môi trường

Về các kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin Đây là nhóm đối tượng không được qua các lớp giới thiệu và hướng dẫn sử dụng thư viện,

họ thường tìm kiếm tài liệu theo thói quen hoặc nhờ cán bộ thư viện tìm giúp

 Về nhu cầu tin:

Do đặc thù công việc nên nhóm đối tượng này có nhu cầu rất cao về các loại tài liệu như: tài liệu chính trị - xã hội, kinh tế - pháp luật, khoa học –

kĩ thuật, công nghệ thông tin…

Các thông tin trong quản lí cần đảm bảo tính đầy đủ và tối ưu; tính thời sự; tính cô đọng, logic, cụ thể, rõ ràng; tính tổng hợp và có hệ thống; tính chiến lược; tính phân cấp; và tính thường xuyên, ổn định

Tài liệu họ sử dụng đa phần là tài liệu tiếng Việt, tài liệu tiếng Anh chiếm tỉ lệ nhỏ hơn

Hình thức sử dụng thông tin của họ là các thông tin chuyên đề, thông tin tóm tắt, tổng luận, tổng quan Nhu cầu tin của nhóm này không ổn định, đòi hỏi các cán bộ thư viện phải chủ động tìm hiểu, kịp thời nắm bắt thông tin, luôn thay đổi để tạo ra những sản phẩm thông tin hữu ích đáp ứng nhu cầu của họ

 Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, cán bộ trong các đơn vị

hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh

Nhóm NDT này chiềm tỉ lệ tương đối cao, chiếm khoảng 19.5% trong tổng số NDT của thư viện

 Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:

Họ là những người có chuyên môn cao

Có thời gian lên thư viện để nghiên cứu tài liệu, đặc biệt là cán bộ

nghiên cứu

Kĩ năng khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin không cao Việc tra

tìm tài liệu thường nhờ tới sự trợ giúp của cán bộ thư viện

Họ thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, các bài báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học được công bố, các đề xuất, các dự án, các đề tài, các kiến nghị

 Về nhu cầu tin:

Đây là nhóm có nhu cầu nhu cầu tài liệu khá cao Thông tin họ cần vừa

mang tính tổng hợp, vừa mang tính chuyên sâu

Tài liệu họ cần thường là tài liệu xám, chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực mà họ quan tâm

Hình thức phục vụ nhóm này là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông tin tài liệu mới

Để đáp ứng nhu cầu của nhóm NDT này đòi hỏi cán bộ thư viện phải

là người hểu biết sâu rộng về chuyên môn nghiệp vụ và các vấn đề kinh tế, xã hội, văn hóa Đồng thời tạo ra các dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu của họ

 Nhóm 3: Học sinh, sinh viên

Học sinh, sinh viên là nhóm độc giả được nhiều sự quan tâm của thư viện, với số lượng đông đảo Đó là học sinh của trường Đảng, Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên nghiêp, trung học phổ thông, trung học cơ sở, tiểu học nằm trên địa bàn tỉnh Ninh Bình Nhóm này chiếm khoảng 42.5% số lượng bạn đọc

 Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:

Là những người có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử dụng tiếng Anh để đọc dịch tài liệu

Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu

Có khả năng sử dụng các công cụ tìm kiếm để tìm kiếm và khai thác

nguồn lực thông tin của thư viện

 Về nhu cầu tin:

Nhu cầu tin của nhóm NDT này rất phong phú, đa dạng Họ mong

muốn tham khảo tài liệu để mở rộng kiến thức và hỗ trợ học tập

Số lượng tài liệu mà nhóm bạn đọc này quan tâm và sử dụng nhiều nhất

là các tác phẩm văn học, tiếp đến là các tài liệu về giáo dục chính trị, toán học, sinh học, hoá học Ngoài ra, họ còn có nhu cầu đọc, mượn truyện về nhà

Thường xuyên sử dụng mạng internet để khai thác thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin phục vụ cho học tập, tham khảo và giải trí

Loại hình tài liệu được mượn nhiều nhất là sách chuyên khảo Đặc biệt học sinh tiểu học cũng là nhóm đối tượng thường xuyên sử dụng thư viện,

nhất là vào các dịp hè Tài liệu mà các em thường sử dụng là truyện tranh, báo, tạp chí phục vụ học tập, giải trí

 Nhóm 4: Các đối tượng khác:

Thành phần của nhóm này là quần chúng nhân dân Họ có thể là cán bộ hưu trí, nhân dân lao động, người làm nội trợ Nhóm này chiếm khoảng 15,5% số lượng bạn đọc Họ đến thư viện với nhiều mục đích khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là giải trí, tìm hiểu khoa học, nâng cao kiến thức

Họ thường nhờ tới sự trợ giúp của cán bộ thư viện để tìm kiếm tài liệu

Ít có thời gian tới thư viện mà thường mượn tài liệu về nhà, hoặc đặt báo tháng

Nhu cầu tin của họ khá đa dạng, phong phú Họ thường có nhu cầu cao với các tài liệu phục vụ sản xuất lao động, tài liệu viết về thành tựu khoa học, phương pháp kĩ thuật mới, các tài liệu phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày

1.2.3 Nguồn lực thông tin của thư viện tỉnh Ninh Bình

Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác trong một hệ thống thông tin Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố

và tài liệu không công bố, Ngoài ra, nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin

Hiện nay, thư viện tỉnh Ninh Bình có một nguồn lực thông tin khá phong phú và đa dạng Cụ thể:

Tổng vốn tài liệu của thư viện tới tháng 4 năm 2014 là 90.590 tài liệu,

88 loại báo tạp chí CSDL sách là 25.011 biểu ghi, CSDL bài trích điện tử là 1.031 biểu ghi

Vốn tài liệu được chia theo nội dung như sau:

Văn hóa nghệ thuật, thể dục – thể thao 7.107 7.8%

Bảng 1.1: bảng phân bố tài liệu theo nội dung

Vốn tài liệu chia theo hình thức như sau:

Bảng 1.2: Bảng phân bố số lượng tài liệu theo hình thức

Các tài liệu trên bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Nga, Trung Quốc), trong đó, tài liệu tiếng nước ngoài chiếm khoảng 20%

1.3 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình

Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện có vai trò như là cầu nối giữa NDT với nguồn tin của thư viện Các cơ quan thông tin – thư viện có chức năng cung cấp thông tin cho NDT Vì vậy, sản phẩm và dịch vụ tạo ra không chỉ nhằm mục đích phục vụ nhu cầu NDT mà còn giúp thư viện tỉnh Ninh Bình có thể quản lí, kiểm soát tốt nguồn tin và cung cấp nguồn tin hiệu quả đến NDT

Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện là công cụ để thư viện tỉnh Ninh Bình thực hiện nhiệm vụ của mình Mức độ đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu thông tin ở các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện là thước đo sức mạnh và hiệu quả hoạt động của thư viện Các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện được phát triển nhằm mục đích tổ chức và sử dụng một cách thích hợp nguồn lực thông tin, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu của bạn đọc

Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện giúp cho việc trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa thư viện tỉnh Ninh Bình với các cơ quan thông tin – thư viện khác

Như vậy, sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình có vai trò rất lớn, quyết định sự tồn tại và phát triển của thư viện Đó chính là công cụ đưa bạn đọc tiếp cận tới vốn tài liệu, công cụ hỗ trợ cho thư viện hoàn thành sứ mệnh lưu giữ và phổ biến thông tin tới bạn đọc, góp phần hình thành thói quen đọc sách, phát triển nền văn hóa đọc cho nhân dân trong tỉnh

Chương 2 THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH

2.1 Sản phẩm thông tin - thư viện tại thư viện tỉnh Ninh Bình

2.1.1 Hệ thống mục lục

Hệ thống mục lục vừa là công cụ, vừa là sản phẩm thông tin đã qua xử

lý, phân tích từ nguồn tài liệu gốc Các phương tiện tra cứu có chức năng quan trọng trong việc khai thác và quản lý vốn tài liệu

Hệ thống mục lục hay còn gọi là mục lục là tập hợp các đơn vị / phiếu mục lục được sắp xếp theo trật tự nhất định , phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan thông tin - thư viện.[7, tr.37]

Hệ thống mục lục là loại sản phẩm thông tin – thư viện rất quan trọng

và hỗ trợ rất đắc lực cho ban đọc trong việc tìm kiếm tài liệu Hệ thống mục lục giúp người sử dụng tìm được bất kì một tài liệu nào dưới dạng ấn phẩm hay các vật mang tin khác nếu biết một trong các yếu tố: tác giả, nhan đề, chủ

đề hay vấn đề liên quan Cho biết thư viện hiện đang có những tài liệu nào, tài liệu đó là của tác giả cá nhân hay tác giả tập thể, về chủ đề gì, thể loại hay ngôn ngữ nào, lần xuất bản thứ bao nhiêu… Hệ thống mục lục còn giúp lựa chọn tài liệu theo lần xuất bản, tính chất, vật mang tin

Hiện tại, thư viện tỉnh Ninh Bình đang sử dụng 2 loại mục lục đó là: mục lục chữ cái, mục lục phân loại

Mục lục chữ cái phản ánh đẩy đủ, toàn diện vốn tài liệu của thư viện Trong mục lục đó không chỉ có phích chính mà còn có các phích bổ sung cho tên tác giả, tên tài liệu, phích chỉ chỗ

Mục lục chữ cái giúp bạn đọc tìm các tài liệu nếu bạn đọc biết tên tác giả hay tên sách Ngoài việc thỏa mãn những yêu cầu bạn đọc, mục lục chữ cái còn giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung, chỉ dẫn thư mục, thanh lọc tài liệu Nhiệm vụ chính nhất của mục lục chữ cái là trả lời cho hai câu hỏi sau:

- Trong thư viện có hay không một tác phẩm nào đó?

- Trong thư viện, có những tác phẩm nào, của một tác giả nào đó?

Do có nhiều ưu điểm, nên mục lục chữ cái được lựa chọn sử dụng phổ biến tại các cơ quan thông tin – thư viện, đặc biệt là các thư viện truyền thống Thư viện tỉnh Ninh Bình hiện đang sử dụng hệ thống mục lục này làm công cụ tra cứu của mình

Hiện tại, thư viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng được một tủ mục lục chữ cái gồm 24 ô phích và được đặt trong phòng đọc ở tầng 3 của thư viện Để bảo quản và tránh bị thất lạc, thư viện đã sử dụng những hộp mục lục Mỗi hộp mục lục như vậy có thể chứa được từ 650 – 850 phích Trong hộp có một suốt kim loại xuyên từ đầu hộp đến cuối hộp qua lỗ tròn phía dưới các phích

Ở bên ngoài hộp phích có dán nhãn trên đó ghi chữ cái của phích đầu tiên của hộp đến chữ cái của phích cuối cùng Để giúp bạn đọc tra cứu dễ dàng, thư viện sử dụng hệ thống phíếu tiêu đề để phân chia giới hạn các phiếu với nhau theo các từ, cụm từ Mục lục chữ cái của thư viện tỉnh Ninh Bình được mô tả theo tiêu chuẩn ISBD Trong đó:

- Các phiếu mô tả trong mục lục chữ cái có hình thức tuân theo tiêu chuẩn quốc tế với chiều rộng là 7,5cm, chiều dài là 12,5cm được sắp xếp theo đúng thứ tự chữ cái tên tài liệu Trong phiếu mô tả có ghi các thông tin về tài liệu như tên tác giả, nhan đề tài liệu, thông tin xuất bản,… góc bên trái trên

cùng của phiếu mục lục ghi kí phân loại trên kí hiệu xếp giá và kí hiệu mã hoá tên sách, được sắp xếp dưới dạng thập phân Góc dưới bên phải ghi kí hiệu đầy đủ

- Hệ thống phiếu tiêu đề: Phiếu tiêu đề chính dùng để phân định giới hạn các chữ cái hoặc tác giả nổi tiếng, cơ quan, tổ chức quan trọng, có mào nhô lên ở giữa, chiếm 2/3 chiều rộng của phích

Phiếu tiêu đề phụ có phần mào phích nhô lên ở phía bên phải hoặc trái

để phân biệt các phích bắt đầu từ vần này đến vần kia

- Hệ thống phiếu chỉ chỗ: là loại phiếu không dùng để mô tả ấn phẩm

mà dùng để hướng bạn đọc trong việc tra cứu mục lục Có 3 loại phiếu chỉ chỗ:

Phiếu chỉ chỗ trực tiếp “xem”, hướng dẫn người đọc từ một tiêu đề không thông dụng đến một tiêu đề được chọn dùng trong mục lục Phiếu này được sử dụng trong trường hợp: tác giả có nhiều hình thức tên gọi khác nhau – biệt danh và tên thật, họ tên tác giả người nước ngoài được phiên âm theo nhiều cách…

Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc xem Hồ Chí Minh

Phiếu chỉ chỗ liên quan “cũng xem” là phiếu hướng dẫn cho NDT tìm thêm đến những tiêu đề khác trong mục lục mà ở đấy cũng tập hợp các tài liệu

có liên quan đến vấn đề NDT đang tra cứu

Ví dụ: có tiêu đề Rừng cũng xem Lâm nghiệp

Phiếu tham khảo: là loại phiếu dùng để thông báo cho NDT những điều cần biết về một tác phẩm của một tác giả hay một tập thể

Nhìn chung mục lục chữ cái của thư viện có cấu tạo khá đơn giản nên

dễ dàng sử dụng, bạn đọc có thể tìm được tài liệu mình cần khi biết nhan đề tài liệu, tên tác giả… tuy nhiên, nó vẫn còn có một số hạn chế như:

- Mục lục chữ cái sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu do vậy gây khó khăn cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu theo từng chuyên ngành cụ thể

- Mục lục chữ cái mới chỉ phản ánh về hình thức của tài liệu mà chưa cung cấp được về nội dung của tài liệu

Theo kết quả điều tra cho thấy, bạn đọc tới thư viện sử dụng mục lục chữ cái chiếm số lượng tương đối lớn Theo kết quả điều tra có 60% NDT sử dụng mục lục chữ cái, trong đó có 58.3% số NDT đánh giá chất lượng sử dụng tốt, 25% NDT đánh giá chất lượng trung bình và chỉ có 16.7% NDT đánh giá là chưa tốt

Bảng 2.1: Ý kiến đánh giá về mục lục chữ cái

Song song với mục lục chữ cái là mục lục phân loại cũng được bạn đọc

thức Bạn đọc đến thư viện chỉ cần xác định được tài liệu mình cần thuộc lĩnh vực nào, tìm đúng ô của lĩnh vực ấy trên tủ mục lục phân loại sẽ dễ dàng tìm kiếm được tài liệu

 Cơ cấu của tủ mục lục phân loại bao gồm:

- Phiếu tiêu đề: là loại phiếu chi tiết hóa nội dung các đề mục trong bảng phân loại mà thư viện sử dụng Cứ 50 phiếu mô tả thì lập một tiêu đề

Hệ thống các phiếu tiêu đề được làm bằng giấy cứng, có phần nhô cao thường gọi là mào phiếu

- Các phiếu ngăn: có kích thước bằng phiếu mô tả Được sử dụng để phân cách các phiếu có cùng kí hiệu phân loại, cùng tiêu đề nhưng khác nhau

về một số đặc điểm: ngôn ngữ tài liệu, loại hình ấn phẩm

- Phiếu mô tả được mô tả theo nguyên tắc ISBD, có đầy đủ thông tin về tên tài liệu trong mỗi môn ngành tri thức, các phiếu mô tả lại được sắp xếp theo kí hiệu phân loại ghi ở góc trái của phiếu

Có thể thấy, mục lục phân loại giúp cho bạn đọc tra tìm nhanh chóng những tài liệu mình cần theo một chuyên ngành tri thức nhất định Mục lục phân loại với đặc trưng là sắp xếp theo môn ngành tri thức còn tạo điều kiện cho bạn đọc nghiên cứu chuyên sâu về ngành, lĩnh vực của mình Tuy nhiên, các phiếu mục lục phân loại chưa được thường xuyên tu bổ để loại bỏ những phiếu cũ nát

Như vậy, mục lục truyền thống được tổ chức sắp xếp khoa học giúp NDT có thể tìm tài liệu mình cần một cách dễ dàng, thân thiện với người sử dụng NDT chỉ cần nhớ tên tài liệu, tên tác giả và xác định vần chữ cái, hoặc xác định ngành khoa học của vấn đề cần tìm là có thể tìm được những tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình

Theo kết quả điều tra có 40% NDT sử dụng mục lục phân loại, trong

đó có 62.5% số NDT đánh giá chất lượng sử dụng tốt, 31.3% NDT đánh giá chất lượng trung bình và chỉ có một số ít người chiếm 6.2% NDT đánh giá là chưa tốt

Bảng 2.2: Ý kiến đánh giá về mục lục phân loại

Hai loại mục lục trên giúp NDT có thể tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung (mục lục phân loại) và tìm theo dấu hiệu hình thức (mục lục chữ cái).Như vậy, mục lục của thư viện tỉnh Ninh Bình đã phản ánh được hai đặc trưng thông tin của tài liệu, đó là đặc trưng về hình thức và đặc trưng về nội dung

Với việc tra tìm bằng mục lục truyền thống, NDT rất chủ động trong việc tra tìm tài liệu mà không cần bất kỳ một máy móc nào hỗ trợ, không phụ thuộc vào nguồn điện

Nhưng mặt khác, mục lục dạng truyền thống không thể đảm bảo về tốc

độ tra tìm nhanh, khó có thể kết hợp các dấu hiệu của tài liệu khi tìm kiếm, có thể gây ra hiện tượng mất tin khi bạn đọc (vô tình hay cố ý) làm mất đi những

phích mô tả trong hộp phích của thư viện do đó sách trên giá có thể không được sử dụng Đối với mục lục phân loại, NDT có thể tìm được những tài liệu theo các môn ngành tri thức.

Thư viện chưa tổ chức được mục lục chủ đề do chưa áp dụng khung đề mục chủ đề vào việc định chủ đề tài liệu

2.1.2 Thư mục

 Thư mục thông báo sách mới

Thư mục thông báo sách mới: là loại thư mục được biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng tháng Nội dung phản ánh trong thư mục giới thiệu

sách mới chính là các tài liệu mới được bổ sung vào thư viện

Thư mục thông báo sách mới của thư viện được biên soạn mỗi khi có đợt sách mới về bao gồm các tài liệu tiếng Việt, tiếng nước ngoài,… Thư mục thông báo sách mới được in dưới dạng sách và để ở phòng đọc nhằm giới thiệu để NDT biết tới chúng một cách có hệ thống, đầy đủ và kịp thời

Trong thư mục thông báo sách mới, tài liệu được sắp xếp theo môn loại, giúp cho NDT dễ dàng tra cứu

Thư mục thông báo sách mới là phương tiện quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, nhanh chóng thông tin tài liệu mới tới tất cả các đối tượng NDT của thư viện Bên cạnh đó, thông qua thư mục này cũng cung cấp những điểm truy cập thông tin giúp NDT tra tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu học tập, nghiên cứu và nâng cao hiểu biết

Kết quả khảo sát nhu cầu tin của NDT cho thấy có 40% NDT sử dụng thư mục thông báo sách mới, tỷ lệ này chưa cao Trong số đó, có 86.3% số người đánh giá chất lượng sản phẩm tốt, 11.3% số người đánh giá đạt chất lượng trung bình và 2.4 % số người đánh giá chưa tốt

Bảng 2.3: Ý kiến đánh giá đối với thư mục thông báo sách mới

 Thư mục thông báo khoa học

Thư mục này có nhiệm vụ thông báo các tài liệu quan trọng về các ngành tri thức, hỗ trợ cho công tác nghiên cứu khoa học và phục vụ sản xuất[12, tr.41]

Thư mục thông báo khoa học thường là:

- Thông báo tài liệu mới thông báo kịp thời các tài liệu khoa học mới nhập vào thư viện

- Thông báo tài liệu theo chuyên đề: thư mục này nhằm thông báo những tài liệu quan trọng trong nước cũng như nước ngoài về một lĩnh vực riêng biệt hoặc về một vài lĩnh vực khoa học liên quan tới nhau Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu vào thư mục thông báo khoa học theo chuyên đề chủ yếu dựa vào giá trị khoa học, giá trị nghiên cứu của tài liệu chứ không phụ thuộc vào thời gian xuất bản, ngôn ngữ hay loại hình xuất bản

 Thư mục chuyên ngành, chuyên đề

Thư mục chuyên đề là loại thư mục về những vấn đề tương đối hẹp những thư mục này thường phải có sự kết hợp tài liệu của nhiều ngành để làm sáng tỏ một vấn đề

Thư mục chuyên ngành là loại thư mục phản ánh tài liệu thuộc về một ngành kiến thức nhất định hoặc một số ngành kiến thức gần gũi với nhau,

thuộc một bộ môn khoa học hoặc mộ số môn tiếp theo giáp với nhau thuộc một phân ngành hay nhiều phân ngành

Thư mục chuyên ngành, chuyên đề là loại thư mục phổ biến nhất Chúng có đặc điểm là phản ánh tài liệu chuyên sâu về các ngành khoa học và các vấn đề trong đời sống xã hội Phục vụ hữu ích cho bạn đọc, đáp ứng nhu cầu về nghiên cứu, tìm hiểu, nâng cao hiểu biết

Thư mục chuyên ngành chuyên đề của thư viện tỉnh Ninh Bình được in dưới dạng sách và đặt ở quầy phục vụ tại phòng đọc giúp cho NDT dễ dàng tra tìm tài liệu Trong thư mục được tổ chức thành 3 phần: phần giới thiệu, phần nội dung (được phân chia theo các tiêu chí, các tài liệu có phần tóm tắt hoặc chú giải giúp NDT tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình hơn so với mục lục) và phần bảng tra Trong phần nội dung, các tài liệu được sắp xếp theo chuyên ngành, trong từng chuyên ngành lại sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên đề tài Trong mỗi biểu ghi về tài liệu bao gồm: tên tài liệu, tên tác giả, thông tin xuất bản, ký hiệu phân loại, ký hiệu kho, thông tin tóm tắt tài liệu

Thư mục tuy không phản ánh toàn bộ vốn tài liệu như mục lục nhưng tập trung phản ánh từng chuyên đề, từng phần cụ thể sẽ giúp cho thông tin phù hợp với từng đối tượng riêng bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ của các bảng tra, có các thông tin tóm tắt, vận chuyển linh hoạt giúp cho tìm tin dễ dàng hơn

Hiện nay, thư viện tỉnh Ninh Bình có thư mục chuyên đề: “thư mục văn hóa dân gian Ninh Bình”

Ngoài ra, thư viện còn có thư mục: “thư mục sức khỏe và y học” Thư mục bao gồm các biểu ghi thư mục có tóm tắt, được sắp xếp theo vần chữ cái,

có bảng tra phục vụ cho việc tra cứu Thư mục này là một sản phẩm thông tin – thư viện hữu ích và được ưa chuộng, nó phản ánh nhiều bài thuốc dân gian điều trị các bệnh phổ biến như: hô hấp, tiêu hóa, xương khớp…

 Thư mục nhân vật

Thư mục nhân vật tập trung tài liệu nói về đời sống hoạt đông của những nhân vật lỗi lạc, những vị lãnh tụ, những nhà tư tưởng lớn, những bậc thiên tài trong lĩnh vực khoa học, văn học, nghệ thuật… Đó là những con người tiêu biểu của đất nước và thời đại, những nhân vật lịch sử mà tên tuổi của họ là niềm tự hào của dân tộc, của loài người tiến bộ.[12, tr.46]

Có thể biên soạn thư mục về một hoặc một nhóm nhân vật cùng hoạt động trong một lĩnh vực khoa học, các nhân vật cùng trong một thời kì lịch sử hoặc các nhân vật của một dân tộc

Hiện tại, thư viện tỉnh Ninh Bình đã biên soạn được cuốn “Thư mục Hồ Chí Minh”, và sắp hoàn thành cuốn “Thư mục Võ Nguyên Giáp”

Theo kết quả khảo sát, số NDT sử dụng loại sản phẩm này chiếm tỉ lệ nhỏ: khoảng 10% số người được hỏi Trong đó, 75% NDT đánh giá chất lượng sản phẩm tốt, 20% NDT đánh giá chất lượng sản phẩm trung bình và 5% NDT đánh giá chất lượng sản phẩm chưa tốt

Hình thức

sản phẩm và dịch vụ

Số người sử dụng Chất lượng sử dụng

SL % Tốt Trung bình Chưa tốt

SL % SL % SL % Thư mục nhân vật 20 10 15 75 4 20 1 5

Bảng2.4: Ý kiến đánh giá đối với thư mục nhân vật

 Thư mục địa chí

Tập hợp tài liệu nói về một địa phương (khu vực địa lí lớn hoặc nhỏ: vùng, thành phố, quận, huyện) Tài liệu đưa vào thư mục địa chí không nhất thiết phải xuất bản ở địa phương nhất định mà có thể được xuất bản ở địa phương khác, thậm chí là nước ngoài.[12, tr48]

Thư mục địa chí được biên soạn với mục đích giúp nghiên cứu lịch sử phát triển của địa phương về mặt chính trị, văn hóa, kinh tế, cũng như tài nguyên môi trường địa phương Tài liệu địa chí giúp giáo dục truyền thống cách mạng, bồi dưỡng lòng yêu quê hương, đất nước Ở nước ta, các tỉnh, thành phố là đơn vị lớn và có tầm quan trọng trong việc phát triển và thực hiện kế hoạch của nền kinh tế quốc dân Do đó, công tác địa chí nói chung và biên soạn thư mục địa chí nói riêng là một trong những công tác trọng tâm của thư viện tỉnh, thành phố

Thư mục địa chí có thể mang tính tổng hợp, tập hợp toàn diện tài liệu nói chung về địa phương (tự nhiên, chính trị, kinh tế, văn hóa) Thư mục địa chí có thể mang tính chuyên đề: phản ánh từng mặt, từng vấn đề trong các hoạt động của địa phương Nhận thức được tầm quan trọng của công tác địa chí với phát triển kinh tế - văn hóa - xã hội, thư viện tỉnh Ninh Bình đã tổ chức hai loại thư mục địa chí sau:

 Thư mục trích báo, tạp chí

Thư mục được biên soạn đều đặn theo quý Thư mục bao gồm các biểu ghi là các bài trích báo, tạp chí tổng hợp về tình hình chính trị - xã hội, kinh

tế, giáo dục – văn hóa, báo chí, y tế, thể dục thể thao… của tỉnh Ninh Bình

 Thư mục địa chí tổng quát

Thư mục địa chí tổng quát biên soạn nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan tới Ninh Bình Loại thư mục này nhằm phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng bạn đọc, mà đặc biệt là cán bộ cán bộ quản lí, lĩnh đạo trong các cơ quan đầu ngành ở địa phương Hiện tại, thư viện đã biên soạn được thư mục địa chí tổng quát: “Ninh Bình: thiên nhiên – xã hội – con người” Đây là cuốn thư mục địa chí có tầm khái quát lớn, nghiên cứu rộng và sâu về cả thiên nhiên, xã hội và con người Ninh Bình Thư mục này bao gồm 10.234 tài liệu theo 9 nội dung chính tương đương với 9 chương chính của thư mục

Bao gồm:

- Ninh Bình trong chiều sâu lịch sử Sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ đối với sự nghiệp cách mạng của Đảng bộ và nhân dân trong tỉnh

- Địa lí tự nhiên, tài nguyên thiên nhiên và địa lí nhân văn

- Kinh tế nông – lâm – ngư – công nghiệp và các ngành kinh tế khác

- Văn hóa – xã hội

- Văn học nghệ thuật

- Quốc phòng an ninh

- Lịch sử Ninh Bình

- Nhân vật Ninh Bình

- Văn Bia Ninh Bình

Ngoài ra các thư mục này còn có các bản tra cứu về nhân vật, sách Hán – Nôm, văn bia, lịch sử, bản đồ, tranh ảnh… phục vụ đắc lực cho công tác tra cứu tài liệu địa chí và phục vụ thông tin địa chí của bạn đọc tại thư viện

Theo kết quả khảo sát cho thấy số lượng NDT sử dụng loại thư mục này chưa cao, chỉ chiếm 37.5% trong số người đã được hỏi, chủ yếu là các cán bộ lãnh đạo, nhà nghiên cứu Trong đó, có 68% NDT đánh giá chất lượng sản phẩm tốt, 26.7% NDT đánh giá chất lượng trung bình và 5.3% NDT đánh giá chất lượng chưa tốt