7. Bố cục của khóa luận
2.2 Dịch vụ thông tin – thƣ viện
2.2.1 Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan thông tin – thƣ viện, nhằm giúp NDT sử dụng đƣợc tài liệu phù với nhu cầu thông tin của mình. Dịch vụ này đƣợc triển khai dƣới các hình thức nhƣ: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà, dịch vụ sao chụp tài liệu...
2.2.1.1 Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ mang tính truyền thống của các cơ quan thông tin – thƣ viện. Ðây là dịch vụ cơ bản cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp NDT thoả mãn yêu cầu thông tin của mình.
Đối tƣợng phục vụ của dịch vụ này là tất cả các NDT trong tỉnh, là các cán bộ quản lí lãnh đạo, nhà nghiên cứu, học sinh, sinh viên và ngƣời dân.
Để phục vụ tốt nhu cầu nghiên cứu tài liệu tại chỗ, thƣ viện tỉnh Ninh Bình tổ chức thành các phòng nhƣ sau: phòng đọc tổng hợp và phòng đọc điện tử. Các phòng đọc của thƣ viện đều mở cửa từ 7h tới 11h, chiều từ 13h đến 17h từ thứ 2 đến thứ 6 và không phục vụ buổi tối. Vào mùa đông thƣ viện phục vụ muộn hơn, sáng bắt đầu từ 7h30.
Phòng đọc tổng hợp
Phòng đọc tổng hợp đƣợc bố trí ở tầng 3 của tòa nhà, là nơi yên tĩnh, thoáng mát.
Vốn tài liệu bao gồm 40.200 bản sách, đa dạng về nội dung, nhƣ sách về nông nghiệp, sách chuyên khảo…88 loại báo, tạp chí, chủ yếu là báo tạp chí về khoa học đời sống, tạp chí thiếu nhi, pháp luật, văn hóa, giáo dục.Thƣ viện bố trí phòng đọc riêng với gần 50 chỗ ngồi đƣợc trang bị ánh sáng, quạt điện, bàn ghế sạch sẽ, thoáng mát… phục vụ bạn đọc đến đọc sách, tra cứu tƣ liệu, thông tin.
38
nhi. Nhằm tạo thuận lợi cho các em lựa chọn, tìm đọc sách dễ dàng, phòng đọc đƣợc sắp xếp gồm 4 đầu giá sách theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ thƣ viện. Trên mỗi đầu giá sách đều có bảng chỉ dẫn; các đầu sách đƣợc sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên sách, theo tập từ bé đến lớn, từ trên xuống dƣới… thƣ viện tỉnh bố trí thủ thƣ là ngƣời có kiến thức về tâm lý học, có kinh nghiệm nghề nghiệp để hƣớng dẫn, giúp các em lựa chọn những cuốn sách phù hợp tâm lý lứa tuổi, đồng thời rèn luyện và phát triển phƣơng pháp, kỹ năng đọc và cảm thụ sách cho các em. Thƣ viện tỉnh đã đổi mới phƣơng thức phục vụ theo hình thức để các em đƣợc tự chọn, trong đó có hƣớng dẫn, định hƣớng, tƣ vấn để tuỳ theo nhu cầu, các em có thể tự chọn những cuốn sách phù hợp với sở thích của mình.
Theo thống kê của thƣ viện tỉnh, những năm gần đây, trong 3 tháng hè, mỗi kỳ có từ 4-5 nghìn lƣợt học sinh đến đọc sách, báo, tham khảo tài liệu. Những ngày tháng 6, đầu hè 2013, mỗi ngày có trên 50 lƣợt em đến, trong đó, hơn 30 lƣợt là bạn đọc ở độ tuổi 7 đến 14 tuổi đến đọc sách.
Hiện kho sách của phòng đọc, riêng cho thiếu nhi có hơn 13 nghìn bản sách với nhiều chủ đề, thể loại khác nhau, trong đó chiếm 80-90% là sách của NXB Trẻ, NXB Kim Đồng, NXB Phụ nữ… với nhiều thể loại đƣợc đông đảo thiếu nhi quan tâm nhƣ thơ, truyện ngắn, truyện tranh, truyện cổ tích, thần thoại, truyện kể về những nhân vật lịch sử, các nhà bác học tài năng trong và ngoài nƣớc… Vào dịp hè, thƣ viện tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các em tới thƣ viện học tập cũng nhƣ giải trí.
Phòng đọc điện tử
Phòng đọc điện tử của thƣ viện tỉnh Ninh Bình đƣa vào hoạt động từ năm 2009, nhờ sự hỗ trợ của Trung tâm Khoa học và công nghệ thông tin Quốc gia thiết kế phần mềm chính. Ngoài phần mềm lƣu trữ dung lƣợng kiến thức lớn, bạn đọc còn có thể vào mạng tìm kiếm những kiến thức mới nhất
39
của nhân loại. Bên cạnh đó, phòng đọc điện tử còn giúp bạn đọc nâng cao khả năng tin học hiện đại.
- Về cơ sở vật chất:
Phòng đọc thƣ viện điện tử của tỉnh Ninh Bình đã có 10 máy, đƣợc cài đặt phần mềm lƣu trữ thông tin với dung lƣợng lớn trên 8 vạn tên sách.
Diện tích rộng, thoáng mát, bố trí ở tầng 1 của thƣ viện tiện lợi cho việc đi lại, bạn đọc ngoài việc đọc những thông tin mình cần còn có thể xem hình ảnh minh họa, copy tài liệu dễ dàng, đơn giản.
- Đối tƣợng sử dụng:
Phòng đọc điện tử phục vụ tất cả bạn đọc có nhu cầu tìm kiếm thông tin. Đặc biệt, nó phục vụ đắc lực cho các nhà nghiên cứu khoa học, các nhà hoạt động chính trị - xã hội… vì số lƣợng đầu sách của lĩnh vực khoa học, chính trị… rất lớn, đa dạng.
Đến với phòng đọc điện tử, bạn đọc không còn phải vất vả với việc tìm kiếm đầu sách, tìm kiếm nơi lƣu trữ. Thƣ viện cũng sẽ không mất nhiều không gian để lƣu trữ tài liệu. Đây là kho tra cứu bách khoa, bao gồm bộ máy tra cứu và kho tài liệu gốc đƣợc số hoá và phân loại theo khung phân loại thập phân Dewey (DDC), bao gồm các vấn đề triết học, tâm lý học, tôn giáo, khoa học xã hội và nhân văn, kinh tế, luật học, giáo dục, ngôn ngữ, khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và công nghệ, y học, nông - lâm - ngƣ nghiệp, văn hoá, nghệ thuật, văn học, địa lý, lịch sử…sử dụng các phƣơng tiện điện tử trong thu nhập, lƣu trữ, xử lý, tìm kiếm và phổ biến thông tin. Chính vì thế, so với thƣ viện truyền thống phòng đọc thƣ viện điện tử có thiên hƣớng sử dụng linh hoạt và phổ biến các nguồn tin điện tử, nhƣng đồng thời cũng tham gia vào việc tạo ra các nguồn tin đó. Từ đó, giúp cho ngƣời đọc tiếp cận đầy đủ thông tin ở mọi nơi và mọi lúc.
40
thƣ viện hƣớng dẫn cách tra cứu đơn giản. Tại cửa sổ chính của chƣơng trình "Thƣ viện KCN Ninh Bình", bấm nút "Tìm tin", bạn đọc có cửa sổ tìm kiếm tài liệu và có thể tìm theo các dấu hiệu ở trên (tên tài liệu, tên tác giả, dạng tài liệu…). Ví dụ, cần tìm tài liệu "Trồng hoa phong lan", chọn trƣờng tên tài liệu vào mục "Nhập giá trị tìm" nhập: %trồng%hoa%phong%lan%; bấm nút "Tìm tin", sau đó chọn tài liệu cần xem tại "Kết quả tìm", bấm "Xem tài liệu gốc".
Tuy mới đƣa vào hoạt động nhƣng mỗi ngày phòng đọc thƣ viện điện tử phục vụ trên 50 lƣợt độc giả đến tra cứu tài liệu.
- Ƣu điểm:
Thƣ viện điện tử với 80 nghìn tên sách, đáp ứng nhu cầu tra cứu, tìm kiếm thông tin trên các lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, văn hóa, xã hội… của đông đảo độc giả.
Sƣu tập, bổ sung nhanh hơn với sự kiểm soát về chất lƣợng tốt hơn, chức năng tìm kiếm đƣợc cải thiện, truy cập nhanh tới thông tin tìm đƣợc, ngƣời sử dụng đƣợc tự do hơn, tránh qua nhiều khâu nhƣ thƣ viện truyền thống.
- Nhƣợc điểm:
Phòng đọc điện tử mới đƣa vào hoạt động nên còn gặp nhiều khó khăn. Diện tích phòng đọc điện tử hẹp, số lƣợng máy tính chƣa nhiều gây khó khăn cho việc tra cứu, tìm hiểu thông tin nhất là khi lƣợng bạn đọc có nhu cầu sử dụng phòng đọc điện tử đông.
NDT chƣa biết rõ chức năng phòng đọc điện tử. Nên NDT đến phòng đọc điện tử chủ yếu không tìm kiếm tài liệu mà chỉ vào trang web hoặc chơi trò chơi điện tử.
Cán bộ thƣ viện chƣa nắm bắt hết đƣợc tìm tin tự động hóa do chƣa đƣợc tập huấn và kiểm tra thƣờng xuyên. Đa số có hạn chế về ngoại ngữ nên đối với CSDL tiếng nƣớc ngoài khó có thể tƣ vấn cho NDT.
41
2.2.1.2 Phục vụ mượn tài liệu
Đây là dịch vụ rất đƣợc bạn đọc ƣa chuộng vì nhiều bạn đọc không có nhiều thời gian tới đọc tài liệu tại thƣ viện, hoặc cần nghiên cứu tài liệu trong thời gian dài.
Phòng mƣợn của thƣ viện tỉnh Ninh Bình có diện tích tƣơng đối hẹp, tài liệu chủ yếu là sách, báo, tạp chí. Tài liệu trong kho đa dạng về nội dung, có tài liệu về nông nghiệp, chính trị, y học… các tài liệu đƣợc sắp xếp trên giá theo môn loại, trong từng môn loại lại sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái tên tài liệu.
Phòng mƣợn đƣợc tổ chức là kho mở nên bạn đọc có thể trực tiếp vào lựa chọn tài liệu. Khi bạn đọc đến trả nhân viên thƣ viện sẽ gạch tên sách trong sổ mƣợn. Bạn đọc có thể biết hạn trả sách theo cách hỏi nhân viên thƣ viện hoặc đọc nội quy phòng mƣợn tham khảo.
Bạn đọc chỉ đƣợc mƣợn tối đa 10 ngày. Khi mƣợn tài liệu về, NDT phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và mọi hƣ hỏng, rách nát, viết vẽ, vết bẩn sẽ đƣợc quy ch o ngƣời mƣợn tài liệu đó sau cùng và bị phạt theo quy định của thƣ viện. Vì vậy, ngƣời mƣợn cần chủ động kiểm tra kỹ tình trạng tài liệu trƣớc khi mƣợn. Nếu thấy cuốn sách đó hƣ hỏng thì phải đƣa lại để cán bộ thƣ viện phục chế lại rồi mới tiếp tục đƣa vào lƣu thông.
Khi tài liệu mƣợn đã đến hạn trả nhƣng NDT vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp thì thƣ viện sẽ gia hạn thời gian mƣợn tài liệu đó thêm 3 ngày nếu NDT trực tiếp trả tài liệu đó tại quầy trực mƣợn trả đúng hạn và không có ai đặt trƣớc. Mỗi tài liệu mƣợn đƣợc phép gia hạn một tuần. Nếu NDT trả tài liệu mƣợn quá hạn thì sẽ phải nộp phạt tùy theo giá trị cuốn sách.
- Ƣu điểm
+ NDT đƣợc trực tiếp lựa chon tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. + Góp phần giải quyết nhu cầu về tài liệu của những bạn đọc không có
42
thời gian đến đọc tại thƣ viện.
+ Tạo điều kiện cho NDT sử dụng khai thác triệt để kho sách hiện có của thƣ viện.
- Nhƣợc điểm:
+ Nhiều bạn đọc giữ tài liệu quá lâu nên gặp khó khăn trong việc đòi sách quá hạn làm ảnh hƣởng đến vòng quay của tài liệu, chất lƣợng của tài liệu và hạn chế việc đáp ứng nhu cầu tin đến với.
+ Phòng mƣợn đƣợc tổ chức theo kho mở tuy có nhiều ƣu điểm nhƣng cũng mang lại nhiều hạn chế do bạn đọc lựa chọn tài liệu thƣờng hay làm đảo lộn vị trí tài liệu khiến cho cán bộ thƣ viện phải mất thời gian, công sức trong việc sắp xếp tài liệu.
2.2.1.3 Sao chụp tài liệu
Là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho NDT trong trƣờng hợp họ muốn có tài liệu hoặc một số thông tin để sử dụng lâu dài mà những tài liệu đó không đƣợc phép mang về nhà.
Có nhiều nguyên nhân nhƣ: nhu cầu sử dụng bản sao tài liệu gốc, số đầu sách đủ nhƣng số bản ít, bản sách quý hiếm mà nhà xuất bản không in thêm… do đó không thể đáp ứng đủ cho bạn đọc. Vì vậy, để nghiên cứu đƣợc tài liệu, bạn đọc phải sao chụp tài liệu sách hoặc in sao băng đĩa tài liệu để sử dụng.
Nếu NDT có nhu cầu photo sách thì phải đăng ký với cán bộ thƣ viện. Phần lớn bạn đọc đến photo tài liệu đƣợc lấy luôn. Theo quy định của thƣ viện, phí photo là 500 đồng/1 tờ.
Đây là dịch vụ phổ biến, nhờ có dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu mà NDT có điều kiện sử dụng nguồn lực thông tin của thƣ viện đạt hiệu quả tốt nhất.
Đối tƣợng chủ yếu nhất của dịch vụ sao chụp là cán bộ, nhà nghiên cứu, giáo viên,…
43
Theo thống kê, trung bình mỗi ngày có khoảng 5 - 7 lƣợt bạn đọc yêu cầu sao chụp tài liệu, giúp NDT có điều kiện sử dụng những tài liệu không đƣợc mƣợn về nhà.
Nhìn chung, dịch vụ cung cấp tài liệu gốc thu hút khá đông đảo NDT, kết quả điều tra đánh giá cụ thể nhƣ sau:
Hình thức sản phẩm và dịch vụ Số ngƣời sử dụng Chất lƣợng sử dụng SL % Tốt Trung bình Chƣa tốt SL % SL % SL % Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc 185 92.5 145 78.4 25 13.5 15 8.1
Bảng 2.7: Ý kiến đánh giá về dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Có thể thấy dịch vụ cung cấp tài liệu là dịch vụ đƣợc NDT sử dụng nhiều, chiếm tới 91% trong tổng số 200 ngƣời đƣợc hỏi. Trong đó, 78.4% NDT đánh giá là tốt, 13,5% NDT đánh giá là trung bình và 8.1% NDT đánh giá là chƣa tốt.
2.2.2 Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin thông qua các công cụ dùng để tra cứu (kho tra cứu, hệ thống mục lục, các bảng tra cứu…), sẽ cung cấp cho NDT những thông tin đáp ứng nhu cầu của họ.
Dịch vụ tra cứu tin chủ yếu đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ lãnh đạo, quản lí, nhà nghiên cứu.
Thƣ viện tỉnh Ninh Bình có tổ chức dịch vụ tra cứu tin theo hình thức truyền thống. Tra cứu tin truyền thống tức là NDT tìm tin qua các phƣơng tiện nhƣ hệ thống mục lục phiếu, các danh mục, các thƣ mục, qua các tài liệu tra cứu. Ngoài ra, NDT có thể tra cứu tài liệu qua các tài liệu tra cứu (các tài liệu
44
chỉ đạo, tác phẩm kinh điển của Mác, Ănghen, Lênin, Hồ Chí Minh, các dạng từ điển, bách khoa thƣ, sổ tay, niêm giám...), thƣ mục giới thiệu sách mới. Tùy vào nội dung thông tin cần tra cứu mà NDT có thể tra cứu ở các công cụ khác nhau.
Tra cứu tự động hoá cũng mới đƣợc đƣa vào sử dụng. Việc tra cứu theo kiểu tự động hoá đang chiếm ƣu thế hơn tra cứu truyền thống bởi ƣu điểm nhanh, tiết kiệm thời gian cho bạn đọc.
Theo kết quả điều tra, dịch vụ tra cứu tin cũng đƣợc NDT đánh giá khá cao: có 80 NDT sử dụng dịch vụ tra cứu tin, chiếm 40% trong tổng số 200 ngƣời đƣợc hỏi. trong đó 58.7% NDT đánh giá chất lƣợng dịch vụ tốt, 32.5% NDT đánh giá là trung bình và 8.8% NDT đánh giá là chƣa tốt.
Hình thức sản phẩm và dịch vụ Số ngƣời sử dụng Chất lƣợng sử dụng SL % Tốt Trung bình Chƣa tốt SL % SL % SL %
Dịch vụ tra cứu tin 80 40 47 58.7 26 32.5 7 8.8
Bảng 2.8: Ý kiến đánh giá về dịch vụ tra cứu tin.
2.2.3 Giới thiệu, triển lãm sách
Triển lãm sách là hình thức thƣ viện tập hợp một số sách, báo tạp chí theo một chuyên đề tổng hợp hay một đề tài nhất định nào đó rồi đem ra trƣng bày trực quan với ngƣời đọc.
Triển lãm sách nhằm giới thiệu trực tiếp cho NDT các sản phẩm dịch vụ của tất cả các thức thể của xã hội và không bị giới hạn ở trong nƣớc hay nƣớc ngoài nhằm mục đích tạo ra môi trƣờng giao tiếp giữa những ngƣời cung cấp với nhau và với ngƣời sử dụng các sản phẩm và dịch vụ.
45
Đặc biệt sôi nổi vào những dịp nhƣ: đầu năm có tổ chức chƣơng trình Báo xuân, các dịp hè, tết thiếu nhi 1 tháng 6 thƣờng tổ chức triển lãm sách, truyện mới nhập về thƣ viện khiến nhiều em thiếu nhỏ rất thích thú. Mỗi đầu dịp hè, thƣ viện thƣờng tổ chức triển lãm sách báo thu hút đông đảo các em thiếu nhi. Đƣợc triển lãm nhƣ báo, tạp trí nhƣ: hoa học trò, tài năng trẻ, các tập truyện tranh nhƣ: Conan, Nữ hoàng Ai Cập…
Trong đợt 21 tháng 4 năm 2014 vừa qua thƣ viện tỉnh Ninh Bình cũng vừa tổ chức một cuộc triển lãm sách báo. Chủ yếu sách kỉ niệm ngày 30 tháng 4 và 1 tháng 5, là các sách về các cuộc kháng chiến lớn của dân tộc, cuộc đấu tranh giải phóng miền Nam Việt Nam. Buổi triển lãm thu hút đảo bạn đọc,