7. Bố cục của khóa luận
2.1 Sản phẩm thông ti n thƣ viện tại thƣ viện tỉnh Ninh Bình
2.1.1 Hệ thống mục lục
Hệ thống mục lục vừa là công cụ, vừa là sản phẩm thông tin đã qua xử lý, phân tích từ nguồn tài liệu gốc. Các phƣơng tiện tra cứu có chức năng quan trọng trong việc khai thác và quản lý vốn tài liệu.
Hệ thống mục lục hay còn gọi là mục lục là tập hợp các đơn vị / phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo trật tự nhất định , phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan thông tin - thƣ viện.[7, tr.37]
Hệ thống mục lục là loại sản phẩm thông tin – thƣ viện rất quan trọng và hỗ trợ rất đắc lực cho ban đọc trong việc tìm kiếm tài liệu. Hệ thống mục lục giúp ngƣời sử dụng tìm đƣợc bất kì một tài liệu nào dƣới dạng ấn phẩm hay các vật mang tin khác nếu biết một trong các yếu tố: tác giả, nhan đề, chủ đề hay vấn đề liên quan. Cho biết thƣ viện hiện đang có những tài liệu nào, tài liệu đó là của tác giả cá nhân hay tác giả tập thể, về chủ đề gì, thể loại hay ngôn ngữ nào, lần xuất bản thứ bao nhiêu… Hệ thống mục lục còn giúp lựa chọn tài liệu theo lần xuất bản, tính chất, vật mang tin.
Hiện tại, thƣ viện tỉnh Ninh Bình đang sử dụng 2 loại mục lục đó là: mục lục chữ cái, mục lục phân loại.
Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái là mục lục thƣ viện mà trong đó các phích mô tả thƣ mục đƣợc sắp xếp trong trật tự chữ cái họ - đệm – tên tác giả, tên các cơ quan tổ chức – tác giả tập thể hoặc là tên các ấn phẩm và tài liệu khác.
23
Mục lục chữ cái phản ánh đẩy đủ, toàn diện vốn tài liệu của thƣ viện. Trong mục lục đó không chỉ có phích chính mà còn có các phích bổ sung cho tên tác giả, tên tài liệu, phích chỉ chỗ.
Mục lục chữ cái giúp bạn đọc tìm các tài liệu nếu bạn đọc biết tên tác giả hay tên sách. Ngoài việc thỏa mãn những yêu cầu bạn đọc, mục lục chữ cái còn giúp cán bộ thƣ viện trong công tác bổ sung, chỉ dẫn thƣ mục, thanh lọc tài liệu. Nhiệm vụ chính nhất của mục lục chữ cái là trả lời cho hai câu hỏi sau:
- Trong thƣ viện có hay không một tác phẩm nào đó?
- Trong thƣ viện, có những tác phẩm nào, của một tác giả nào đó? Do có nhiều ƣu điểm, nên mục lục chữ cái đƣợc lựa chọn sử dụng phổ biến tại các cơ quan thông tin – thƣ viện, đặc biệt là các thƣ viện truyền thống. Thƣ viện tỉnh Ninh Bình hiện đang sử dụng hệ thống mục lục này làm công cụ tra cứu của mình.
Hiện tại, thƣ viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng đƣợc một tủ mục lục chữ cái gồm 24 ô phích và đƣợc đặt trong phòng đọc ở tầng 3 của thƣ viện. Để bảo quản và tránh bị thất lạc, thƣ viện đã sử dụng những hộp mục lục. Mỗi hộp mục lục nhƣ vậy có thể chứa đƣợc từ 650 – 850 phích. Trong hộp có một suốt kim loại xuyên từ đầu hộp đến cuối hộp qua lỗ tròn phía dƣới các phích. Ở bên ngoài hộp phích có dán nhãn trên đó ghi chữ cái của phích đầu tiên của hộp đến chữ cái của phích cuối cùng. Để giúp bạn đọc tra cứu dễ dàng, thƣ viện sử dụng hệ thống phíếu tiêu đề để phân chia giới hạn các phiếu với nhau theo các từ, cụm từ. Mục lục chữ cái của thƣ viện tỉnh Ninh Bình đƣợc mô tả theo tiêu chuẩn ISBD. Trong đó:
- Các phiếu mô tả trong mục lục chữ cái có hình thức tuân theo tiêu chuẩn quốc tế với chiều rộng là 7,5cm, chiều dài là 12,5cm đƣợc sắp xếp theo đúng thứ tự chữ cái tên tài liệu. Trong phiếu mô tả có ghi các thông tin về tài liệu nhƣ tên tác giả, nhan đề tài liệu, thông tin xuất bản,… góc bên trái trên
24
cùng của phiếu mục lục ghi kí phân loại trên kí hiệu xếp giá và kí hiệu mã hoá tên sách, đƣợc sắp xếp dƣới dạng thập phân. Góc dƣới bên phải ghi kí hiệu đầy đủ.
- Hệ thống phiếu tiêu đề: Phiếu tiêu đề chính dùng để phân định giới hạn các chữ cái hoặc tác giả nổi tiếng, cơ quan, tổ chức quan trọng, có mào nhô lên ở giữa, chiếm 2/3 chiều rộng của phích.
Phiếu tiêu đề phụ có phần mào phích nhô lên ở phía bên phải hoặc trái để phân biệt các phích bắt đầu từ vần này đến vần kia.
- Hệ thống phiếu chỉ chỗ: là loại phiếu không dùng để mô tả ấn phẩm mà dùng để hƣớng bạn đọc trong việc tra cứu mục lục. Có 3 loại phiếu chỉ chỗ:
Phiếu chỉ chỗ trực tiếp “xem”, hƣớng dẫn ngƣời đọc từ một tiêu đề không thông dụng đến một tiêu đề đƣợc chọn dùng trong mục lục. Phiếu này đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp: tác giả có nhiều hình thức tên gọi khác nhau – biệt danh và tên thật, họ tên tác giả ngƣời nƣớc ngoài đƣợc phiên âm theo nhiều cách…
Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc xem Hồ Chí Minh.
Phiếu chỉ chỗ liên quan “cũng xem” là phiếu hƣớng dẫn cho NDT tìm thêm đến những tiêu đề khác trong mục lục mà ở đấy cũng tập hợp các tài liệu có liên quan đến vấn đề NDT đang tra cứu.
Ví dụ: có tiêu đề Rừng cũng xem Lâm nghiệp.
Phiếu tham khảo: là loại phiếu dùng để thông báo cho NDT những điều cần biết về một tác phẩm của một tác giả hay một tập thể.
Nhìn chung mục lục chữ cái của thƣ viện có cấu tạo khá đơn giản nên dễ dàng sử dụng, bạn đọc có thể tìm đƣợc tài liệu mình cần khi biết nhan đề tài liệu, tên tác giả… tuy nhiên, nó vẫn còn có một số hạn chế nhƣ:
25
-Mục lục chữ cái sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu do vậy gây khó khăn cho bạn đọc trong việc tìm kiếm tài liệu theo từng chuyên ngành cụ thể.
- Mục lục chữ cái mới chỉ phản ánh về hình thức của tài liệu mà chƣa cung cấp đƣợc về nội dung của tài liệu.
Theo kết quả điều tra cho thấy, bạn đọc tới thƣ viện sử dụng mục lục chữ cái chiếm số lƣợng tƣơng đối lớn. Theo kết quả điều tra có 60% NDT sử dụng mục lục chữ cái, trong đó có 58.3% số NDT đánh giá chất lƣợng sử dụng tốt, 25% NDT đánh giá chất lƣợng trung bình và chỉ có 16.7% NDT đánh giá là chƣa tốt.
Bảng 2.1: Ý kiến đánh giá về mục lục chữ cái
Song song với mục lục chữ cái là mục lục phân loại cũng đƣợc bạn đọc sử dụng khá phổ biến.
Mục lục phân loại
Mục lục phân loại là mục lục thƣ viện mà ở đó các phiếu mô tả đƣợc sắp xếp theo ngành tri thức, các môn khoa học trong trật tự phụ thuộc.
Mục lục phân loại của thƣ viện tỉnh Ninh Bình đƣợc tổ chức theo khung phân loại DDC. Hiện tại, thƣ viện có một tủ mục lục phân loại, đƣợc đặt trong phòng đọc tổng hợp ở tầng 3 của thƣ viện. Tủ mục lục phân loại gồm 24 ô phiếu thể hiện đƣợc các tài liệu thuộc các môn loại có trong phòng đọc nhƣ: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, lịch sử địa lí, tôn giáo, văn học… bên ngoài tủ mục lục phân loại có dán nhãn ghi tên các môn loại tri
Hình thức sản phẩm và dịch vụ Số ngƣời sử dụng Chất lƣợng sử dụng SL % Tốt Trung bình Chƣa tốt SL % SL % SL % Mục lục chữ cái 120 60 70 58.3 30 25 20 16.7
26
thức. Bạn đọc đến thƣ viện chỉ cần xác định đƣợc tài liệu mình cần thuộc lĩnh vực nào, tìm đúng ô của lĩnh vực ấy trên tủ mục lục phân loại sẽ dễ dàng tìm kiếm đƣợc tài liệu.
Cơ cấu của tủ mục lục phân loại bao gồm:
- Phiếu tiêu đề: là loại phiếu chi tiết hóa nội dung các đề mục trong bảng phân loại mà thƣ viện sử dụng. Cứ 50 phiếu mô tả thì lập một tiêu đề. Hệ thống các phiếu tiêu đề đƣợc làm bằng giấy cứng, có phần nhô cao thƣờng gọi là mào phiếu.
- Phiếu hƣớng dẫn chỉ chỗ gồm:
Phiếu hƣớng dẫn chung: cho NDT thấy cơ cấu quy định của khung phân loại đối với việc sắp xếp một số tài liệu.
Phiếu hƣớng dẫn qua lại: áp dụng cho các mục liên quan đến nhau. Cho NDT khi tìm tài liệu ở mục này còn có thể tìm ở các mục có liên quan để tham khảo, mở rộng phạm vi nghiên cứu. Phiếu này đề “cũng xem”.
- Các phiếu ngăn: có kích thƣớc bằng phiếu mô tả. Đƣợc sử dụng để phân cách các phiếu có cùng kí hiệu phân loại, cùng tiêu đề nhƣng khác nhau về một số đặc điểm: ngôn ngữ tài liệu, loại hình ấn phẩm.
- Phiếu mô tả đƣợc mô tả theo nguyên tắc ISBD, có đầy đủ thông tin về tên tài liệu trong mỗi môn ngành tri thức, các phiếu mô tả lại đƣợc sắp xếp theo kí hiệu phân loại ghi ở góc trái của phiếu.
Có thể thấy, mục lục phân loại giúp cho bạn đọc tra tìm nhanh chóng những tài liệu mình cần theo một chuyên ngành tri thức nhất định. Mục lục phân loại với đặc trƣng là sắp xếp theo môn ngành tri thức còn tạo điều kiện cho bạn đọc nghiên cứu chuyên sâu về ngành, lĩnh vực của mình. Tuy nhiên, các phiếu mục lục phân loại chƣa đƣợc thƣờng xuyên tu bổ để loại bỏ những phiếu cũ nát.
27
Nhƣ vậy, mục lục truyền thống đƣợc tổ chức sắp xếp khoa học giúp NDT có thể tìm tài liệu mình cần một cách dễ dàng, thân thiện với ngƣời sử dụng. NDT chỉ cần nhớ tên tài liệu, tên tác giả và xác định vần chữ cái, hoặc xác định ngành khoa học của vấn đề cần tìm là có thể tìm đƣợc những tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.
Theo kết quả điều tra có 40% NDT sử dụng mục lục phân loại, trong đó có 62.5% số NDT đánh giá chất lƣợng sử dụng tốt, 31.3% NDT đánh giá chất lƣợng trung bình và chỉ có một số ít ngƣời chiếm 6.2% NDT đánh giá là chƣa tốt. Hình thức sản phẩm và dịch vụ Số ngƣời sử dụng Chất lƣợng sử dụng SL % Tốt Trung bình Chƣa tốt SL % SL % SL % Mục lục phân loại 80 40 50 62.5 25 31.3 5 6.2
Bảng 2.2: Ý kiến đánh giá về mục lục phân loại
Hai loại mục lục trên giúp NDT có thể tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung (mục lục phân loại) và tìm theo dấu hiệu hình thức (mục lục chữ cái). Nhƣ vậy, mục lục của thƣ viện tỉnh Ninh Bình đã phản ánh đƣợc hai đặc trƣng thông tin của tài liệu, đó là đặc trƣng về hình thức và đặc trƣng về nội dung.
Với việc tra tìm bằng mục lục truyền thống, NDT rất chủ động trong việc tra tìm tài liệu mà không cần bất kỳ một máy móc nào hỗ trợ, không phụ thuộc vào nguồn điện.
Nhƣng mặt khác, mục lục dạng truyền thống không thể đảm bảo về tốc độ tra tìm nhanh, khó có thể kết hợp các dấu hiệu của tài liệu khi tìm kiếm, có thể gây ra hiện tƣợng mất tin khi bạn đọc (vô tình hay cố ý) làm mất đi những
28
phích mô tả trong hộp phích của thƣ viện do đó sách trên giá có thể không đƣợc sử dụng. Đối với mục lục phân loại, NDT có thể tìm đƣợc những tài liệu theo các môn ngành tri thức.
Thƣ viện chƣa tổ chức đƣợc mục lục chủ đề do chƣa áp dụng khung đề mục chủ đề vào việc định chủ đề tài liệu.
2.1.2 Thƣ mục
Thư mục thông báo sách mới
Thƣ mục thông báo sách mới: là loại thƣ mục đƣợc biên soạn thƣờng xuyên theo định kỳ hàng tháng. Nội dung phản ánh trong thƣ mục giới thiệu sách mới chính là các tài liệu mới đƣợc bổ sung vào thƣ viện.
Thƣ mục thông báo sách mới của thƣ viện đƣợc biên soạn mỗi khi có đợt sách mới về bao gồm các tài liệu tiếng Việt, tiếng nƣớc ngoài,… Thƣ mục thông báo sách mới đƣợc in dƣới dạng sách và để ở phòng đọc nhằm giới thiệu để NDT biết tới chúng một cách có hệ thống, đầy đủ và kịp thời.
Trong thƣ mục thông báo sách mới, tài liệu đƣợc sắp xếp theo môn loại, giúp cho NDT dễ dàng tra cứu.
Thƣ mục thông báo sách mới là phƣơng tiện quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, nhanh chóng thông tin tài liệu mới tới tất cả các đối tƣợng NDT của thƣ viện. Bên cạnh đó, thông qua thƣ mục này cũng cung cấp những điểm truy cập thông tin giúp NDT tra tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu học tập, nghiên cứu và nâng cao hiểu biết.
Kết quả khảo sát nhu cầu tin của NDT cho thấy có 40% NDT sử dụng thƣ mục thông báo sách mới, tỷ lệ này chƣa cao. Trong số đó, có 86.3% số ngƣời đánh giá chất lƣợng sản phẩm tốt, 11.3% số ngƣời đánh giá đạt chất lƣợng trung bình và 2.4 % số ngƣời đánh giá chƣa tốt.
29
Bảng 2.3: Ý kiến đánh giá đối với thư mục thông báo sách mới
Thư mục thông báo khoa học
Thƣ mục này có nhiệm vụ thông báo các tài liệu quan trọng về các ngành tri thức, hỗ trợ cho công tác nghiên cứu khoa học và phục vụ sản xuất[12, tr.41].
Thƣ mục thông báo khoa học thƣờng là:
- Thông báo tài liệu mới thông báo kịp thời các tài liệu khoa học mới nhập vào thƣ viện.
- Thông báo tài liệu theo chuyên đề: thƣ mục này nhằm thông báo những tài liệu quan trọng trong nƣớc cũng nhƣ nƣớc ngoài về một lĩnh vực riêng biệt hoặc về một vài lĩnh vực khoa học liên quan tới nhau. Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu vào thƣ mục thông báo khoa học theo chuyên đề chủ yếu dựa vào giá trị khoa học, giá trị nghiên cứu của tài liệu chứ không phụ thuộc vào thời gian xuất bản, ngôn ngữ hay loại hình xuất bản.
Thư mục chuyên ngành, chuyên đề
Thƣ mục chuyên đề là loại thƣ mục về những vấn đề tƣơng đối hẹp. những thƣ mục này thƣờng phải có sự kết hợp tài liệu của nhiều ngành để làm sáng tỏ một vấn đề.
Thƣ mục chuyên ngành là loại thƣ mục phản ánh tài liệu thuộc về một ngành kiến thức nhất định hoặc một số ngành kiến thức gần gũi với nhau,
Hình thức sản phẩm và dịch vụ Số ngƣời sử dụng Chất lƣợng sử dụng SL % Tốt Trung bình Chƣa tốt SL % SL % SL % Thƣ mục thông báo sách mới 80 40% 69 86.3 9 11.3 2 2.4
30
thuộc một bộ môn khoa học hoặc mộ số môn tiếp theo giáp với nhau thuộc một phân ngành hay nhiều phân ngành.
Thƣ mục chuyên ngành, chuyên đề là loại thƣ mục phổ biến nhất. Chúng có đặc điểm là phản ánh tài liệu chuyên sâu về các ngành khoa học và các vấn đề trong đời sống xã hội. Phục vụ hữu ích cho bạn đọc, đáp ứng nhu cầu về nghiên cứu, tìm hiểu, nâng cao hiểu biết.
Thƣ mục chuyên ngành chuyên đề của thƣ viện tỉnh Ninh Bình đƣợc in dƣới dạng sách và đặt ở quầy phục vụ tại phòng đọc giúp cho NDT dễ dàng tra tìm tài liệu. Trong thƣ mục đƣợc tổ chức thành 3 phần: phần giới thiệu, phần nội dung (đƣợc phân chia theo các tiêu chí, các tài liệu có phần tóm tắt hoặc chú giải giúp NDT tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình hơn so với mục lục) và phần bảng tra. Trong phần nội dung, các tài liệu đƣợc sắp xếp theo chuyên ngành, trong từng chuyên ngành lại sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên đề tài. Trong mỗi biểu ghi về tài liệu bao gồm: tên tài liệu, tên tác giả, thông tin xuất bản, ký hiệu phân loại, ký hiệu kho, thông tin tóm tắt tài liệu.
Thƣ mục tuy không phản ánh toàn bộ vốn tài liệu nhƣ mục lục nhƣng tập trung phản ánh từng chuyên đề, từng phần cụ thể sẽ giúp cho thông tin phù hợp với từng đối tƣợng riêng bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ của các bảng