Tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty cầu 3 thăng long

Tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty cầu 3 thăng long

Lời nói đầu

Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp phải có cạnh tranh để có thể tồn tại và phát triển, cơ chế tự hạch toán lấy thu bù chi và có lãi buộc các doanh nghiệp phải chú ý hơn đến công tác quản lý chi phí Kế toán là công cụ hữu hiệu đợc doanh nghiệp sử dụng để quản lý các chi phí, đặc biệt là chi phí về nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nớc ban hành theo QĐ số 25 - HĐBT (nay là Chính phủ) đã khẳng định: "Kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tài sản, vậtt, tiền vốn nhằm đảm bảo việc chủ động trong sản xuất, kinh doanh và chủ động tài chính của tổ chức, xí nghiệp ".

Qua thời gian thực tập tại Công ty Cầu 3 Thăng Long, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng ở Công ty đã đạt đợc những yêu cầu nhất định từ việc ghi chép, phản ánh đến việc cung cấp thông tin Bên cạnh đó, công tác kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty còn một số điểm cần bổ sung và hoàn thiện để ngày càng phù hợp hơn với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của Công ty.

Với nhận thức chung đó nên em đã lựa chọn đền tài: "Tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Cầu 3 Thăng Long" cho chuyên đề tốt

nghiệp của mình Qua đây, em cũng mạnh dạn đề xuất một số ý kiến với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty

Bài chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 ơng:

ch-Chơng 1: Lý luận chung về công tác tổ chức kế toán VL, CCDC tại doanh

Vì thời gian thực tập có hạn và trình độ còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận đợc kiến đóng góp của các thầy cô giáo cũng nh các anh chị trong phòng Tài vụ của Công ty

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa đặc biệt là sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo Hoàng Đình Chiến cùng tập thể các anh, chị trong phòng tài vụ cũng nh ban lãnh đạo Công ty Cầu 3 Thăng Long đã giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp này.

1.1.1 Vật liệu, công cụ dụng cụ trong SXKD

Theo Cacmac, tất cả mọi vật trong thiờn nhiờn mà con người tỏc động vào nhằm biến đổi nú phự hợp với mục đớch của con người gọi là đối tượng lao động.

Đối tượng lao động được chia thành hai loại:

Loại thứ nhất cú sẵn trong tự nhiờn chưa qua tỏc động của con người, loại này là đối tượng của ngành cụng nghiệp khai thỏc.

Loại thứ hai đó qua chế biến nghĩa là đó cú sự tỏc động của con người gọi là nguyờn vật liệu Loại này là đối tượng của ngành cụng nghiệp chế biến.

Như vậy, khụng phải tất cả đối tượng lao động đều là NVL mà chỉ cú những đối tượng lao động đó chịu sự tỏc động bằng lao động của con người mới trở thành NVL

Một yếu tố nữa tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất là tư liệu lao động Đú chớnh là những vật mà nhờ vào nú con người cú thể tỏc động vào đối tượng lao động cú hiệu quả hơn Trong cỏc DNSX, căn cứ vào giỏ trị và thời gian sử dụng, tư liệu lao động được phõn chia chủ yếu thành TSCĐ và CCDC CCDC là những tư liệu lao động cú giỏ trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, chỳng khụng đủ tiờu chuẩn để xếp vào TSCĐ CCDC chủ yếu được mua sắm bằng VLĐ.

1.1.2 Vai trò và đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ

Sản xuất tạo ra của cải vật chất là quỏ trỡnh được lặp đi lặp lại và mở rộng khụng ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sõu Mỗi quỏ trỡnh lao động sản xuất đều là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Nếu thiếu một trong ba yếu tố này thỡ quỏ trỡnh sản xuất sẽ khụng thực hiện được.

Như đã nói trên, vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất và bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Về mặt giá trị, vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Về mặt kỹ thuật, vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng ngành sản xuất và nó có sự phức tạp về đặc tính lý hoá nên dễ bị ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên.

Chi phí về vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất Do vậy, việc tăng cường công tác quản lý, sử dụng và công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa to lớn cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hơn nữa, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất chiếm phần lớn tài sản lưu động nên việc mua sắm, dự trữ vËt liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.

Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ điều kiện để xếp vào TSCĐ Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động có giá trị < 10 triệu đồng và thời gian sử dụng < 1 năm gọi là công cụ dụng cụ.

Về mặt bản chất công cụ dụng cụ gần giống với TSCĐ hữu hình Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau mà vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu Công cụ dụng cụ chuyển dịch từng phần hoặc toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ, cả vật liệu, công cụ dụng cụ đều là tài sản dự trữ cho sản xuất, chúng thường xuyên biến động cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, các doanh nghiệp phải thường xuyên mua sắm vật liệu, công cụ dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Hơn thế nữa, vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản rất dễ bị chiếm dụng.

Với những đặc điểm và vai trò như trên của vật liệu, công cụ dụng cụ nên công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ là một yêu cầu mang tính khách quan.

1.2 Yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu, c«ng cô dông cô t¹i c¸c

Vật liệu, công cụ dụng cụ tồn tại trong nhiều khâu của quá trình sản xuất từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ Như ta đã nói trên, vật liệu, công cụ dụng cụ rất dễ bị hao hụt, mất mát và chiếm dụng, tiết kiệm khoản mục chi phí vật liệu sẽ góp phần to lớn vào công tác giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, trong mỗi một khâu cần phải quản lý chặt chẽ vật liệu và công cụ dụng cụ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật.

- Đối với khâu thu mua: Cần phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ Xây dựng kế hoạch thu mua đảm bảo thu mua theo đúng tiến độ, thời gian, phù hợp với tiến độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tiến hành phân tích và đánh giá thường xuyên tình hình thu mua VL, CCDC để lựa chọn nguồn cung ứng ổn định đảm bảo chất lượng, số lượng, giá cả và chi phí thu mua là thấp nhất.

- Đối với khâu bảo quản: Cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện vận chuyển, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại VL, CCDC tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, xây dựng hệ thống kho, phương tiện vận tải phù hợp với tính chất lý, hoá của từng loại VL, CCDC, đảm bảo an toàn cho VL, CCDC.

- Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức tiêu hao về VL, CCDC, hạn chế tối đa hao hụt, mất mát trong quá trình sản xuất, ở khâu này cần tổ chức chặt chẽ việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng VL, CCDC.

Ngoài ra, doanh nhiệp cần xây dựng các quy định thưởng, phạt nghiêm minh, tăng cường công tác kiểm tra nội bộ để mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều nâng cao được ý thức trách nhiệm của mình đối với việc thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng VL, CCDC.

Quản lý chặt chẽ VL, CCDC là một nội dung lớn trong công tác quản lý tài sản tại các doanh nghiệp.

Để cụng tỏc quản lý vật liệu, cụng cụ dụng cụ được thuận lợi, dễ dàng và cú hiệu quả thỡ cần phải tiến hành phõn loại và đỏnh giỏ VL, CCDC một cỏch đỳng đắn và khoa học.

1.3 phân loại và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ1.3.1 Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ

Trong cỏc doanh nghiệp sản xuất, vật liệu, cụng cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều thứ, loại khỏc nhau với nội dung kinh tế, cụng dụng và tớnh năng lý hoỏ khỏc nhau Để cú thể quản lý một cỏch chặt chẽ và hạch toỏn chi tiết từng loại, thứ vật liệu, cụng cụ dụng cụ phục vụ cho cụng tỏc quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hành phõn loại chỳng theo những tiờu thức nhất định.

 Phõn loại vật liệu:

+ Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trũ của chỳng trong sản xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành:

- NVL chớnh (bao gồm cả thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng sản xuất ra như sắt, thộp trong doanh nghiệp chế tạo mỏy; xi măng, gạch, cỏt, đỏ trong doanh nghiệp xõy dựng; bụng, sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong doanh nghiệp may mặc…Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đớch tiếp tục quỏ trỡnh sản xuất cũng được coi là NVL chớnh.

- Vật liệu phụ: Là loại vật liệu cú vai trũ phụ trong quỏ trỡnh sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng NVL chớnh hay tăng chất lượng sản phẩm Đõy là loại vật liệu phục vụ cho cụng tỏc quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản, bao gúi sản phẩm như phụ gia bờ tụng trong doanh nghiệp xõy dựng, thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, dầu nhờn trong doanh nghiệp cơ khớ sửa chữa…- Nhiờn liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho cụng nghiệp sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của mỏy múc thiết bị , phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt…- Phụ tựng thay thế: Bao gồm cỏc loại phụ tựng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa cỏc mỏy múc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp.

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị , phương tiện được sử dụng cho xây dựng cơ bản (gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng…)

- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên bao gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ, vải vụn hay phế liệu thu hồi được từ việc thanh lý TSCĐ…

Theo yêu cầu của quản lý và hạch toán chi tiết VL cụ thể của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL lại được chia ra thành từng nhóm, thứ, quy cách…+ Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp chia thành:

- NVL trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh, chế tạo sản phẩm.

- NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm…

+ Căn cứ vào nguồn gốc NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp được chia thành:- NVL mua ngoài.

- NVL tự gia công chế biến.- NVL là vốn góp

- NVL thuê ngoài gia công chế biến. Phân loại CCDC;

+ Theo nội dung kinh tế, CCDC bao gồm:

- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dïng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất.

- Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói hàng hóa trong quá trình bảo quản loại hàng hoá đi bán…

- Dụng cụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ…- Quần áo bảo hộ lao động.

- CCDC khác.

+ Theo cách phân bổ vào chi phí, CCDC bao gồm:

- Loại phân bổ 100% (1 lần): Là những công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn và giá trị nhỏ.

- Loại phân bổ nhiều lần: Thường là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn hoặc thời gian sử dụng dài hơn.

+ Theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế toán, CCDC bao gồm:- Công cụ dụng cụ.

- Bao bì luân chuyển.- Đồ dùng cho thuê.

+ Theo mục đích và nơi sử dụng, CCDC bao gồm:- CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh.

- CCDC dùng cho quản lý.

- CCDC dùng cho các nhu cầu khác.

Cũng như đối với VL, CCDC có thể được phân chia thành từng nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp.

1.3.2 Đánh giá VL, CCDC

Đánh giá VL, CCDC là việc xác định giá trị nhập kho, xuất kho và hiện có trong kho của VL, CCDC theo những phương pháp nhất định Việc đánh giá thực hiện trên nguyên tắc:

Vật tư ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư đó Trên thực tế, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hµng ngày, một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất VL, CCDC Song, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo thực hiện nguyên tắc “giá vốn thực tế”.

Để xác định chính xác, hợp lý giá vốn VL, CCDC thì việc đánh giá phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Yêu cầu xác thực: Việc đánh giá VL, CCDC phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị VL, CCDC, đồng thời

loại bỏ khỏi giỏ trị VL, CCDC những chi phớ bất hợp lý, khụng đỳng chế độ quy định của Nhà nước.

- Yờu cầu thống nhất: Việc đỏnh giỏ VL ,CCDC phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương phỏp đỏnh giỏ ớt nhất trong một niờn độ kế toỏn.

Cú 2 cỏch đỏnh giỏ VL, CCDC đú là: Đỏnh giỏ theo giỏ thực tế và đỏnh giỏ theo giỏ hạch toỏn.

1.3.2.1 Đánh giá VL, CCDC theo giá thực tế

 Giá vốn thực tế nhập kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất, VL, CCDC đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị thực tế của chúng trong từng trờng hợp đợc xác định nh sau:

Đối với VL, CCDC mua ngoài: (Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế):

Trị giá vốn Giá mua ghi trên Chi phí mua thực tế Các khoản chiết thực tế = hoá đơn + (chi phí bốc xếp, - khấu, giảm giá nhập kho (trừ thuế GTGT) bảo quản, bảo hiểm )… (nếu có)

Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT.

Đối với VL, CCDC tự gia công chế biến:

Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế xuất kho

Nhập kho gia công chế biến

Đối với VL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:

Trị giá vốn Giá thực tế của Chi phí vận chuyển bốc dỡ Số tiền phải trả thực tế = VL xuất gia + đến nơi thuê gia công chế biến + cho ngời nhận nhập kho công chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp gia công chế biến

Trờng hợp nhận vốn góp liên doanh bằng VL, CCDC:

Trị giá vốn thực tế của VL, CCDC là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá.

Đối với phế liệu nhập kho: Trị giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho đợc đánh giá theo giá ớc tính.

 Giá thực tế xuất kho:

VL, CCDC đợc thu mua nhập kho từ nhiều nguồn, thời gian khác nhau nên giá thực tế của từng lần nhập không hoàn toàn giống nhau Vì thế khi xuất kho, kế toán phải xác định giá thực tế xuất kho theo phơng pháp mà doanh nghiệp đã đăng kí áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong một niên độ kế toán Để tính toán, xác định trị giá thực tế xuất kho của VL, CCDC doanh nghiệp đó có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mình:

- Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ.- Tính theo đơn giá thực tế bình quân.- Tính theo phơng pháp NT – XT (FIFO)- Tính theo phơng pháp NS – XT (LIFO)- Tính theo phơng pháp đích danh.

Giá vốn thực tế của hàng hiện còn trong kho đợc tính bằng:

Số lợng từng lô hàng hiện còn x Đơn giá nhập của chính lô hàng đó rồi tổng hợp lại.

1.3.2.2 Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp mua VL, CCDC thờng xuyên biến động về giá cả, khối lợng và chủng loại vật t nhập, xuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán

nghiệp quy định và đợc sử dụng trong một thời gian dài Việc nhập, xuất kho hàng ngày đợc thực hiện theo giá hạch toán Cuối kì, kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp thông qua hệ số giá (H)

Trị giá TT của Trị giá TT của hàng nhậphàng tồn đầu kỳ trong kỳ

Trị giá HT của Trị giá HT của hàng nhập hàng tồn đầu kỳ trong kỳ

Sau đó, tính trị giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ theo công thức:

Trị giá thực tế của hàng Trị giá hạch toán của xuất kho trong kỳ hàng xuất kho trong kỳ

1.4 Nhiệm vụ, nội dung tổ chức kế toán VL, CCDC trong doanh nghiệp

1.4.1 Nhiệm vụ kế toán VL, CCDC

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm và yêu cầu quản lý VL, CCDC trong các doanh nghiệp Kế toán VL, CCDC cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá VL, CCDC phù hợp với yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc cũng nh yêu cầu của quản trị doanh nghiệp.

- áp dụng đúng đắn phơng pháp hạch toán VL, CCDC, hớng dẫn các bộ phận thực hiện đầy đủ việc ghi chép ban đầu nh mở chứng từ, sổ kế toán cần thiết, phù hợp với hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.

- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của VL, CCDC cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành ) thực tế của VL, CCDC nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.

- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng VL, CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc bảo quản, dự trữ VL, CCDC, tiến hành kiểm kê đánh giá tài sản nói chung và VL, CCDC nói riêng theo quy định của Nhà nớc.

1.4.2 Kế toán chi tiết VL, CCDC

H =

+

VL, CCDC là một trong những đối tợng kế toán cần phải đợc hạch toán chi tiết cả về mặt giá trị lẫn hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, thứ, nhóm và phải tiến hành cả ở kho và phòng kế toán Các doanh nghiệp phải tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và lựa chọn phơng pháp kế toán chi tiết VL, CCDC phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý VL, CCDC.

Theo quy định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, hệ thống chứng từ kế toán VL, CCDC bao gồm:

- Phiếu nhập kho (số hiệu 01 – VT).- Phiếu xuất kho (số hiệu 02 – VT).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (số hiệu 03 – VT).- Thẻ kho (số hiệu 06 – VT).

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (số hiệu 08 – VT).

Ngoài các chứng từ bắt buộc kể trên, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn sao cho phù hợp với đặc điểm và tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (số hiệu 04 – VT).- Biên bản kiểm nghiệm (số hiệu 05 – VT).

Các doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết VL, CCDC theo một trong các cách sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song.

- Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.- Phơng pháp ghi sổ số d.

Hiện nay, Công ty Cầu 3 Thăng Long đang áp dụng kế toán chi tiết VL, CCDC theo phơng pháp ghi thẻ song song (xem phần 3.3 Chơng 2).

1.4.2.1.Phơng pháp ghi thẻ song song

Nội dung:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình tồn kho của từng danh điểm vật t ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật t thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật t và ghi số lợng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất và thẻ kho Cuối ngày, thủ

nhập-xuất-kho tính ra số lợng vật t tồn nhập-xuất-kho rồi ghi vào thẻ nhập-xuất-kho Các chứng từ nhập, xuất nhập-xuất-kho ợc sắp xếp lại hợp lý để giao cho kế toán.

đ ở phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận các chứng từ Tại phòng kế toán, kế toán vật t tiến hành ghi thẻ (sổ) chi tiết vật t để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng hay tại tại thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết với số liệu trên thẻ kho tơng ứng Cũng vào cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập-xuất-tồn theo từng nhóm, loại VL, CCDC.

Có thể khái quát phơng pháp bằng sơ đồ sau:

3

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Phơng pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị vật t Tuy nhiên, ở phơng pháp này, khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trong trờng hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t), ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho Chính vì vậy, phơng pháp này chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, khối l-ợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ của nhân viên kế toán cha cao.

Sổ (thẻ) chi tiết vật t

Bảng kê tổng hợpN-X-T

1.4.2.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Có thể khái quát phơng pháp bằng sơ đồ:

4 2

Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển giảm bớt khối lợng ghi chép so với phơng pháp ghi thẻ song song Tuy nhiên vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lợng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì việc sắp xếp chứng từ để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh sai sót Nếu lập bảng kê thì khối lợng ghi chép vẫn lớn Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Hơn nữa, để lập báo cáo nhanh về VL, CCDC cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho nên hạn chế việc cung cấp thông tin quản trị nhanh, kịp thời.

Sổ số d

Bảng kê tổnghợp N-X-T

Bảng kê xuất

Bảng kê luỹ kếxuất

Phơng pháp ghi sổ số d tránh đợc việc ghi trùng giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên việc ghi chép của thủ kho và việc bảo quản vật t trong kho Hơn nữa, công việc dàn đều trong tháng nên đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho quản trị vật t Tuy nhiên, do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết về tình hình tăng, giảm và hiện có của từng thứ VL, CCDC về hiện vật thì phải xem ở thẻ kho Nếu phát hiện có sai sót nhầm lẫn thì việc tra cứu rất khó khăn Phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại VL, CCDC, tình hình nhập, xuất diễn ra th-ờng xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng đợc đơn giá hạch toán và danh điểm VL, CCDC đồng thời nhân viên kế toán có trình độ vững vàng.

1.4.3 Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán tổng hợp VL, CCDC là việc sử dụng các tài khoản kế toán và sổ kế toán tổng hợp để phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập, xuất, tồn kho VL, CCDC.

Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết VL, CCDC có mối quan hệ mật thiết với nhau Về mặt quản lý, chúng tạo nên một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý việc mua sắm, bảo quản, sử dụng và dự trữ VL, CCDC nói riêng, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều dựa trên một cơ sở chung là hệ thống chứng từ thống nhất do đó nó đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau Chính vì vậy, việc phân chia kế toán VL, CCDC thành hai bộ phận là kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là cần thiết trong việc quản lý VL, CCDC cũng nh toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.

Theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT, VL, CCDC là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho là: Phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Kế toán VL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là việc phản ánh, ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho VL, CCDC trên các tài khoản kế toán và sổ kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất VL, CCDC.

Việc xác định trị giá VL, CCDC xuất kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán liên quan Trị giá cũng nh số lợng VL, CCDC tồn kho có thể xác định đợc tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Kế toán VL, CCDC theo phơng pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi, phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho VL, CCDC Việc xác định trị giá VL, CCDC tồn kho không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản và sổ kế toán mà căn cứ vào kết quả kiểm kê ở cuối kỳ kế toán Trị giá VL, CCDC xuất kho không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê ở cuối kỳ và trị giá VL, CCDC nhập kho trong kỳ theo công thức:

Trị giá Trị giá tồn Trị giá nhập Trị giá tồnXuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

Với phơng pháp này, trị giá xuất kho là con số tổng hợp, không thể hịên đợc trị giá VL, CCDC xuất kho cho từng đối tợng và từng lần xuất là bao nhiêu.

1.4.3.1 Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Để kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

Tài khoản 152 – Nguyên liệu vật liệu.

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế).

Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm CCDC trong kỳ.Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác nh: TK 111, 112, 133, 141, 138, 331, 411, 621, 627, 641, 642,…

Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

Sơ đồ kế toán VL, CCDC.

(theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

TK111, 112, 141, 331 TK 152, 153, (142) TK621, 627, 641, 642, 241 Mua VL, CCDC nhập kho Xuất dùng cho SXKD

TK 133

Chênh lệch tăng do Phát hiện thiếu khi kiểm kêđánh giá lại

Chuyển TSCĐ thành CCDC

TK 214 Chênh lệch giảm do đánh giá lại

 Phơng pháp phân bổ CCDC:

Do đặc điểm cũng nh giá trị và thời gian sử dụng của CCDC nên việc tính toán phân bổ giá vốn thực tế CCDC xuất dùng cho các đối tợng sử dụng đợc thực hiện một lần hay nhiều lần.

- Đối với CCDC sử dụng loại phân bổ 100% (1 lần) với giá trị không lớn, kế toán ghi ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ:

- Đối với CCDC loại phân bổ 2 lần, khi xuất dùng, kế toán tính 50% giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh, khi báo hỏng sẽ phân bổ nốt.

Nợ TK 627, 641, 642 : Trị giỏ phõn bổ từng kỳ

Cú TK 142 (Chi phớ trả trước từng kỳ): Trị giá phân bổ từng kỳCụng ty Cầu 3 Thăng Long đang ỏp dụng kế toỏn tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp kê khai thờng xuyên.

1.4.3.2 Kế toỏn tổng hợp VL, CCDC theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ

Theo phương phỏp này, tài khoản được sử dụng chủ yếu là TK 611 - mua hàng Tài khoản này dựng để phản ỏnh trị giỏ NVL, CCDC, hàng húa mua vào trong kỳ.

TK 152, 153 TK 661 TK 621, 627, 641, 642 Kết chuyển hàng tồn đầu kỳ Vật t xuất dùng

cho SXKD

TK 111, 112, 141, 331 TK 632… Nhập kho vật t Vật t bán ra

TK 412 TK 1381 Chênh lệch tăng Phát hiện thiếu khi kiểm kê

do đánh giá lại

Chênh lệch giảm do đánh giá lại

Để kế toán tổng hợp VL, CCDC các doanh nghiệp sử dụng các hệ thống sổ khác nhau tùy thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nào.

Trong hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, các sổ kế toán chủ yếu được sử dụng để kế toán tổng hợp VL, CCDC bao gồm:

- Sổ nhật ký chung.- Sổ cái.

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trong hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái, các sổ kế toán chủ yếu được sử dụng để kế toán tổng hợp VL, CCDC bao gồm:

- Nhật ký - sổ cái.

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trong hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ, các sổ kế toán chủ yếu được sử dụng để kế toán tổng hợp VL, CCDC bao gồm:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.- Sổ cái.

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trong hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ, các sổ kế toán chủ yếu được sử dụng để kế toán tổng hợp VL, CCDC bao gồm:

- Nhật ký chứng từ.- Bảng kê.

- Sổ cái.

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cụ thể, các doanh nghiệp có thể mở thêm các sổ kế toán khác sao cho phù hợp.

Chơng 2

Thực tế tổ chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cầu 3 thăng long

2.1 đặc điểm chung của công ty cầu 3 thăng long

Tờn giao dịch: Cụng ty Cầu 3 Thăng Long Thang Long Bridge No 3rd Company

Tel: (04)8810143 – 8810270 – 8810265 – 8810142 Fax : 8810401

2.1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty Cầu 3 Thăng Long

Công ty cầu 3 Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nớc tiền thân là Công ty Cầu 3 thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng Cầu Thăng Long nay là Tổng Công Ty Xây Dựng Cầu Thăng Long – Bộ giao thông vận tải Công ty đợc thành lập ngày 15/9/1969, thuộc Cục đờng sắt với nhiệm vụ chính là đảm bảo giao thông tuyến đờng sắt phía Nam trong thời kỳ chống Mỹ cứu nớc Sau chiến tranh phá hoại, Công ty đợc giao nhiệm vụ mới là xây dựng 3 cây cầu lớn là cầu Hàm Rồng, cầu Đò Lèn và cầu Ninh Bình Công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, đã đợc nhà nớc tặng thởng 3 huân chơng lao động.

Từ năm 1973 đến năm 1985, Công ty đợc giao nhiệm vụ thi công cầu Thăng Long thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng Cầu Thăng Long – Bộ giao thông vận tải.

Năm 1984 theo quyết định số 2864/QĐ - TCCB của Bộ giao thông vận tải chuyển đổi Công ty cầu 3 thành Xí nghiệp xây dựng cầu 3 trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng cầu Thăng Long.

Năm 1993 thực hiện nghị quyết 388/HĐBT về việc thành lập doanh nghiệp nhà nớc, Bộ giao thông vận tải có quyết định số 505 QĐ/TCCB – LĐ ngày 27/3/1993 thành lập Công ty cầu 3 Thăng Long trực thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng Cầu Thăng Long – Bộ giao thông vận tải.

Ngày 12/7/1993 theo quyết định số 2205/KHDT – Bộ giao thông vận tải cấp giấy phép hành nghề xây dựng.

Ngày 30/3/1998 theo quyết địng số 52 BXD/ CSXD - đợc cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng của Bộ xây dựng.

 Chức năng nghề nghiệp của Công ty: Xây dựng các công trình giao thông.Xây dựng các công trình dân dụng.Xây dựng các công trình công nghiệp. Các sản phẩm chính của Công ty là:

- Thi công cầu: đờng sắt, đờng bộ, cảng sông, cảng biển…

- Sản xuất các loại vật t và các kết cấu bê tông bán thành phẩm phục vụ thi công: cọc bê tông, dầm cầu bê tông, ứng suất kéo trớc hoặc kéo sau, đợc chế tạo tại công trờng hoặc đúc tại công trờng.

- Thi công phần móng các công trình công nghiệp và dân dụng.- Gia công sản xuất kết cấu thép.

Công ty là đơn vị chuyên xây dựng cầu và các công trình giao thông, có đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý và công nhân lành nghề, có truyền thống liên tục hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao.

Từ năm 1985 đến nay, sau khi hoàn thành xây dựng cầu Thăng Long lịch sử, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do hậu quả của cơ chế bao cấp, tình trạng thiếu công ăn việc làm, thiết bị máy móc cũ kỹ lạc hậu song Công ty đã chủ động tháo gỡ khó khăn,

tìm đợc hớng đi đúng đắn nên không những duy trì đợc sản xuất kinh doanh, ổn định đời sống mà Công ty ngày càng trở nên phát triển.

Công ty cầu 3 Thăng Long đang từng bớc áp dụng thành thạo các tiến bộ kỹ thuật nghề làm cầu nh : Đúc dầm ứng trớc kéo sau ngay tại công trờng với các loại có khẩu độ từ 16m, 23m, 33m, và lớn hơn, sử dụng công nghệ thi công móng cọc có đ… -ờng kính lớn 1420 ( 1350 m/m ) với thiết bị búaTRC – 15 của Nhật Bản hạ cọc móng, xuyên sâu vào các tầng đá, đã thi công tại cầu Sông Mã, cầu Kiền – Hải Phòng…

Đặc biệt, từ năm 1990 đến nay, bớc vào cơ chế thị trờng, đợc sự hỗ trợ, giúp đỡ của cấp trên, với sự năng động, sáng tạo, nắm bắt thời cơ, Công ty đã nhanh chóng tiếp cận với cơ chế mới, mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị, tiếp thu và áp dụng tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới xây dựng Công ty phát triển và vững mạnh về mọi mặt, có đủ năng lực đảm nhận thi công nhiều công trình lớn và phức tạp, liên tục đợc Bộ giao thông vận tải xếp hạng là doanh nghiệp hạng nhất.

Với phơng pháp quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả, sản phẩm làm ra đảm bảo chất lợng, mỹ quan luôn đợc khách hàng tín nhiệm Những năm qua, Công ty cầu 3 Thăng Long đã phát huy cao độ tính năng động, sáng tạo, chủ động tìm kiếm thị trờng, tăng cờng đầu t chiều sâu, đổi mới thiết bị, liên kết kinh doanh, có biện pháp tăng hiệu lực điều hành của bộ máy quản lý và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và công nhân lành nghề Công ty đã tự tham gia đấu thầu và đã thắng thầu ở nhiều công trình lớn.

Với sự ổn định và phát triển trong sản xuất kinh doanh và sự đoàn kết nhất trí trong tập thể ngời lao động Những năm qua, Công ty cầu 3 Thăng Long luôn đảm bảo sự tăng trởng và nhịp độ phát triển nhanh về mọi mặt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đ-ợc giao, các công trình thi công đều đạt và vợt tiến độ, chất lợng tốt, mỹ quan và an toàn, không ngừng nâng cao uy tín trên thị trờng và là một trong số những thành viên hàng đầu của Tổng Công Ty Xây Dựng Cầu Thăng Long Công ty luôn thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với nhà nớc, bảo tồn và phát triển vốn, bảo đảm đời sống cho cán bộ công nhân viên.

Hiện nay, Công ty tham gia nhiều công trình nh: Cầu Hoàng Long (Thanh Hoá), cầu Long An (Long An), cầu Bảo Nhai (Lao Cai), cầu Nhị Thiên Đờng (Đồng Nai), cầu Tân An (Tân An), cầu Dacrong (Tà Rụt), đờng Hồ Chí Minh, cầu Long Đại Tây, cầu Kiền, cầu Đá Bạc (Hải Phòng), …

Để thích ứng với cơ chế thị trờng, Công ty đã có những biện pháp hữu hiệu trong tổ chức sản xuất theo hớng đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng địa bàn hoạt động, tổ chức sắp xếp lại lực lợng lao động sao cho hợp lý Hiện nay, Công ty có:

Tổng nguồn vốn đạt: 182.516.315.104 Đ Tổng doanh thu đạt: 123.980.058.155 Đ Lợi nhuận sau thuế đạt: 2.109.583.332 Đ.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

- Công ty cầu 3 Thăng Long là một đơn vị xây dựng cơ bản ngành cầu với ngành nghề chính là xây dựng các công trình giao thông trên phạm vi cả nớc nh: cầu cảng, đ-ờng bộ …

- Sản phẩm chủ yếu của Công ty là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và mang tính đơn chiếc (cầu, đờng), sản xuất theo đơn đặt hàng Những sản phẩm này phải tiến hành thi công tại nơi có công trình, do đó Công ty phải di chuyển vật liệu, lao động và máy móc thi công theo địa điểm đặt sản phẩm công trình Chính vì vậy, các đội công trình của Công ty thờng xuyên phải đi xa Phần lớn ngời lao động ở các đội công trình đều phải xa nhà trong thời gian dài nên công tác chăm lo đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân viên xa nhà rất đợc quan tâm.

- Công tác hạch toán của Công ty có đặc điểm là: đối tợng hạch toán chi phí cụ thể là công trình, hạng mục công trình Vì vậy, phải lập dự toán chi phí và tính giá thành theo từng công trình, hạng mục công trình Để đáp ứng đợc điều đó, bên cạnh phòng tài vụ có nhiệm vụ hạch toán chi phí và tính giá thành thực tế phát sinh thì Công ty còn phải lập ra phòng Kế hoạch chuyên lập dự toán chi phí và xây dựng kế hoạch giá thành.

- Hoạt động thi công xây dựng của Công ty chủ yếu tiến hành ngoài trời, chịu ảnh hởng lớn của điều kiện tự nhiên, do đó ảnh hởng lớn đến việc quản lý tài sản, vật t Công ty luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống kho tàng và phân công trách nhiệm cho cán bộ bảo quản, lu giữ vật t Máy móc thi công làm việc ngoài trời dễ bị h hỏng, Công ty phải lập ra đội điện máy, ngoài việc thi công sản xuất còn có nhiệm vụ bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất Ngoài ra, điều kiện tự nhiên còn ảnh hởng đến tiến độ thi công công trình Vì vậy, lúc điều kiện thuận lợi, Công ty luôn tích cực tận dụng thời gian, năng lực của máy móc thiết bị, huy động công nhân làm thêm giờ để thi công bù lại thời gian ngừng việc vì điều kiện khách quan để hoàn thành bàn giao công trình đúng thời hạn.

- Tỷ trọng tài sản cố định và nguyên vật liệu chiếm 70% - 80% giá thành công trình Thiết bị thi công đa dạng, ngoài những thiết bị thông thờng còn phải có những thiết bị đặc chủng mới thi công đợc nh : búa đóng cọc, xe tải có trọng tải lớn, thiết bị nổi đóng cọc, ca nô xà lan, hệ thống phao cần cẩu và các thiết bị khác.

Ngoài ra, Công ty còn chịu ảnh hởng của các yếu tố khách quan trong quá trình thi công nh : chế độ chính sách của nhà nớc, tình hình thiếu vốn trầm trọng và một số yếu tố khác.

2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản phẩm

Do sản phẩm của Công ty đợc sản xuất theo đơn đặt hàng nên quá trình sản xuất đợc tiến hành theo các công đoạn sau :

ớc 1 – Chuẩn bị sản xuất : Lập dự toán công trình, lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch

mua sắm nguyên vật liệu, chuẩn bị vốn và các điều kiện khác để thi công công trình và các trang thiết bị chuyên ngành để phục vụ cho việc thi công công trình.

ớc 2 – Khởi công xây dựng: Quá trình thi công đợc tiến hành theo công đoạn, điểm

dừng kỹ thuật, mỗi lần kết thúc một công đoạn lại tiến hành nghiệm thu.

ớc 3 – Hoàn thiện công trình : Bàn giao công trình cho chủ đầu t đa vào sử dụng.

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý

Để thích hợp với tình hình thực tiễn, Công ty đã tiến hành tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh sao cho hợp lý, mỗi cá nhân, bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể trong mối quan hệ với bộ phận chức năng khác, đồng thời cũng có điều kiện phát huy tính chủ động, linh hoạt của mình.

Phòng tài vụ

Phòng tổ chức

Phòng kếhoạch

PhòngVật tư-thiết bị

Các đơn vị thi công

đơn vị xây

lắp đội điện máy Xưởng cơ khí

- Giám Đốc: Là đại diện của Công ty, ngời có thẩm quyền cao nhất trong ban giám đốc, điều hành mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Các Phó Giám Đốc phụ trách: - Phó Giám Đốc phụ trách kỹ thuật.- Phó Giám Đốc phụ trách vật t thiết bị

Các Phó Giám Đốc là những ngời tham mu cho giám đốc về mọi mặt hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc, có thể uỷ quyền cho ngời khác giải quyết công việc của mình hay đợc uỷ quyền thay giám đốc giải quyết một số công việc nhất định.

Các phòng ban chức năng:

- Phòng Kỹ Thuật : Tham mu cho giám đốc về kỹ thuật, tiếp nhận các biện pháp

thi công của Tổng công ty Trên cơ sở đó, lập biện pháp thi công cụ thể cho từng hạng mục công trình Nắm vững các số liệu, lập công nghệ chi tiết công trình, phát hiện kịp thời sai sót trong thiết kế, thi công để xử lý cho phù hợp, đảm bảo công trình cả về chất lợng và hình thức.

- Phòng Tài Vụ: Giúp giám đốc quản lý kinh tế, hạch toán giá thành công trình,

giám sát tài chính, sử dụng hợp lý đặc biệt là hạch toán cho từng công trình, giải quyết vốn, phục hồi sản xuất , trả lơng, thởng, làm công tác thanh toán khối lợng, chủ trì công tác kiểm kê định kỳ hàng năm, hớng dẫn nghiệp vụ ghi chép gốc thống kê kế toán, quyết toán kịp thời, phân tích quyết toán, giúp giám đốc hiểu đợc thực trạng sản xuất kinh doanh.

- Phòng Tổ Chức: Xây dựng nội quy, quy chế cho công tác quản lý, xác định chế độ công tác và mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong Công ty, thi hành các chính sách đối với cán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng, thôi việc, đề đạt, khen thởng để giám đốc ra quyết định.

- Phòng Kế Hoạch: Làm tham mu cho giám đốc, xây dựng kế hoạch tháng, quý,

năm và dự toán kế hoạch cho cả một hoặc hai năm tiếp theo, lập tiến độ tổng hợp của công trình, tham mu điều hành sản xuất theo kế hoạch Tổ chức giao khoán lập kế hoạch điều động thiết bị cho các công trình đảm bảo phù hợp với tiến độ thi công đồng thời tổ chức công tác thống kê thông tin kinh tế, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và phối hợp với các phòng ban khác có liên quan để làm thủ tục bàn giao và thanh toán khi công trình hoàn thành.

- Phòng Vật T - Thiết Bị: Tham mu cho giám đốc chuẩn bị sản xuất, phục vụ cho

sản xuất theo tiên lợng vật t từng công trình để phòng kỹ thuật cấp mua vật t theo kế hoạch, cấp phát kịp thời, đồng thời có kế hoạch thu hồi vật t d thừa của các công trình đã xong, phòng cũng cùng với phòng tài vụ hớng dẫn thống nhất các chứng từ ghi chép gốc, thanh quyết toán vật t, thiết bị trong Công ty Ngoài ra, phòng còn làm các công việc bảo quản, bảo dỡng, giám định.

- Các đội công trình: Làm nhiệm vụ trực tiếp sản xuất thi công, mỗi đội thực hiện thi công trọn vẹn một công trình hoặc hạng mục công trình Mỗi đội công trình cơ bản lại đợc tổ chức thành các tổ đội công trình nhỏ theo yêu cầu thi công Tuỳ thuộc vào từng thời kỳ và nhiệm vụ sản xuất cụ thể mà số lợng các đội và số tổ trong mỗi đội thay đổi cho phù hợp.

2.2 Tình hình chung về công tác kế toán ở công ty cầu 3 Thăng Long

2.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Phòng kế toán đợc tổ chức tập trung cho toàn doanh nghiệp, đảm nhận mọi công việc hạch toán kế toán từ xử lý chứng từ đến lập báo cáo tài chính ở các xởng, đội thi công, thờng đi theo các công trình xây dựng, do đó các nhân viên kế toán ở các đội tiến hành hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trờng, tiến hành thu thập, kiểm tra chứng từ, thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở đội, định kỳ gửi toàn bộ chứng từ thu thập, kiểm tra, xử lý về

phòng kế toán của Công ty.

2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:

- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quản trị để cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng, ban giám đốc và đối t-ợng liên quan khác.

- Cùng với các bộ phận chức năng khác trong Công ty nh phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật soạn thảo kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của Công ty.

- Thông qua tài liệu ghi chép phân tích và kiểm tra tình hình thực hiện các kế hoạch, giám đốc tình hình sử dụng vốn nhằm sử dụng vốn đạt hiệu quả cao, bảo toàn vốn.

Cơ cấu bộ máy: Bộ máy đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Kế toán NVL, CCDC

KT Tiền Mặt &

Kế toán tập hợp CPSX& tính

giá thành

KTTài sản cố định

Thủquỹ

Ghi chú :

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp nghiệp vụ Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán

- Kế toán trởng: Là ngời có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc Công ty ra những

quyết định quan trọng Nhiệm vụ của kế toán trởng là phụ trách chung toàn bộ công việc kế toán Phân công chỉ đạo công việc của các nhân viên kế toán Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê, tổ chức phổ biến và hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính-kế toán của nhà nớc cũng nh quy định của cấp trên.

- Phó phòng kế toán làm kế toán tổng hợp: Hoàn thiện sổ sách kế toán, tập hợp chi phí đồng thời ghi sổ cái, lập các báo cáo tài chính Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lu giữ tài liệu kế toán.

- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ kế toán tổng hợp và kế toán chi

tiết nguyên vật liệu tồn kho, công cụ, dụng cụ tồn kho Mặt khác tính toán vật liệu xuất kho, phân bổ công cụ, dụng cụ Ngoài ra, cũng lập báo cáo nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý vật t trong Công ty.

- Kế toán tiền lơng và BHXH: Thực hiện theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền

mặt, tiền gửi ngân hàng Mặt khác, bộ phận này còn thực hiện ghi chép, theo dõi các khoản tiền vay, các khoản công nợ, đồng thời theo dõi khả năng vốn giúp kế toán trởng xây dựng và quản lý kế toán, tài chính của Công ty.

- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng : Phụ trách thu, chi tiền cho hoạt động

của Công ty Phụ trách các nghiệp vụ vay, trả thu, chi qua ngân hàng, phát hành các chứng khoán thanh toán ( séc, uỷ nhiệm chi, th tín dụng ) và quản lý các chứng khoán có giá trị nh tiền.

- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Tiến hành tập hợp chi phí về tiền lơng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, về khấu hao tài sản cố định cho từng bộ phận sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho từng công trình hoàn thành.

- Kế toán tài sản cố định : Theo dõi việc mua sắm tài sản cố định, tính khấu hao, trích và phân bổ khấu hao cho từng đối tợng sử dụng, hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ.

- Thủ quỹ Công ty: Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt của Công ty.

- Các kế toán đội công trình: Thực hiện hạch toán ban đầu, định kỳ gửi các chứng

từ đã phân loại về phòng kế toán.

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trởng bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp.

Trình tự ghi sổ kế toán đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

 Ghi chú :

Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi v o sổ chi tiết, nếu liênàquan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ.

(2) Cuối quý, từ sổ chi tiết kế toán ghi vào bảng phân bổ đồng thời ghi vào bảng tổng hợp chi tiết

(3) Số liệu từ bảng phân bổ đợc kế toán ghi vào bảng kê và chứng từ ghi sổ.(4) Từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái.(5) Từ sổ cái, kế toán lên bảng cân đối số phát sinh.

(6) Cuối quý, từ bảng kê và bảng cân đối số phát sinh, kế toán lập báo cáo tài

Chứng từ gốc

Sổ quỹSổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng phân bổ

Bảng kê Chứng từ ghi sổ

2.3 Thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cầu 3 Thăng Long

2.3.1 Đặc điểm tình hình chung về VL, CCDC tại Công ty

Công ty Cầu 3 Thăng Long là một doanh nghiệp xây dựng cơ bản Do vậy, chủng loại VL, CCDC đợc Công ty sử dụng rất phong phú, đa dạng Để hạch toán chúng đúng đắn và quản lý có hiệu quả, Công ty đã phân chia VL, CCDC thành các loại:

- NVL chính: Bao gồm các loại NVL chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm nh xi măng, cát, đá, sắt, thép Trong mỗi loại lại bao gồm nhiều chủng loại khác nhau.…

- VL phụ: Gồm các loại nh phụ gia bê tông, bu lông, dây thép, que hàn…- Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu các loại, ga công nghiệp, mỡ, ô xy…

- Phụ tùng thay thế: Lốp xe, dây Cu-roa, gioăng, phớt, má phanh, vòng bi, săm lốp, ốc vít, van cao su, trục bánh xe…

- Phế liệu: Bao gồm các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, các loại công cụ dụng cụ hỏng phải thay thế.

- Công cụ dụng cụ: Bao gồm nhiều loại CCDC dùng cho sản xuất và quản lý.

Việc phân loại VL, CCDC của Công ty đợc thể hiện rõ trên các thẻ kho Mỗi thẻ kho đợc mở để theo dõi cho một chủng loại VL, CCDC.

Ví dụ: (thẻ kho-xem biểu số 01)

Biểu số 01

Đơn vị: Công ty Cầu 3 Thăng LongTên kho: Kho Công ty

Thẻ kho

Để bảo quản, giữ gìn vật t, Công ty tổ chức hệ thống kho tàng bao gồm các kho tại Công ty và các kho tại nơi có công trình Tại Công ty, các kho đợc chia thành: kho vật liệu chính (1521), kho vật liệu phụ (1522), kho nhiên liệu (1523), kho phụ tùng (1524), kho phế liệu (1525), kho CCDC (153), kho ván khuôn (142).

Các vật t của Công ty đều đợc quản lý dựa trên một hệ thống định mức chặt chẽ và phải tuân theo đúng “Quy chế quản lý nội bộ” của Công ty, định mức do phòng kỹ thuật của Công ty xây dựng dựa trên định mức của ngành Định mức vật t đợc xây dựng cho từng hạng mục công trình (xem biểu số 2).

Ngày lập thẻ kho: 1.1.2004Tờ số: 2

- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Thép tròn 12 - VLTH- Đơn vị tính: Kg

- Mã số.NgàyNhậpXuất

xácnhậnSố phiếu

Tồn đầu kỳ

02/11 05 Ông Hải mua của XNGCKKVĐ 1.376

15/11 13 Ông Phong mua của XNGCKK 1.250

Theo “Theo quy chế quản lý nội bộ”:

Về công tác mua sắm vật t phục vụ kế hoạch sản xuất:

- Dựa vào kế hoạch, yêu cầu sản xuất của các sản phẩm, công trình, phòng vật t lập kế hoạch mua sắm vật t theo tiến độ sản xuất từng tháng, quý.

- Tất cả các vật t mua bán đều phải có hợp đồng đợc giám đốc kí duyệt Đối với các công trình ngoài Công ty, các đội tự mua vật liệu theo đơn giá, số lợng và chủng loại không đợc vợt quá đờng bao của giá dự toán công trình.

Về công tác quản lý và cấp phát vật t:

- Tất cả các vật t mua về phục vụ sản xuất phải có chủng loại, số lợng cần thiết phù hợp với kế hoạch sản xuất đợc giám đốc duyệt trớc khi mua Khi mua về đều phải nhập qua kho và lên thẻ để theo dõi, kể cả vật t thu hồi, không loại vật t nào để ngoài sổ sách.

- Vật t cấp cho công trình theo đúng định mức tiêu hao đã đợc giám đốc duyệt.- Cuối các kỳ kiểm kê kho, xem xét số vật t tồn kho nếu không cần thiết, lập kế hoạch thanh lý, tìm khách hàng tiêu thụ.

Về quản lý kho bãi:

- Hàng hoá để trong kho kín theo phơng châm: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.

- Khi nhận hàng, thủ kho phải kiểm tra chất lợng, số lợng đảm bảo theo yêu cầu công trình.

- Hàng hoá xuất kho phải đảm bảo đúng thủ tục:

+ Hoá đơn xuất kho có đầy đủ chữ ký của kế toán trởng, giám đốc.+ Không đợc dùng giấy viết tay để đa hàng ra khỏi Công ty.

+ Thủ kho không đợc ký phiếu nhập hàng khi cha có hàng.

- Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu mặt hàng mình quản lý với tài vụ để tránh nhầm lẫn Mỗi tuần báo cáo tồn kho thực tế một lần đề phòng có kế hoạch mua sắm phục vụ sản xuất.

Công ty Cầu 3 Thăng Long sử dụng giá thực tế để đánh giá VL, CCDC.

VL, CCDC nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, giá thực tế nhập kho đợc xác định theo công thức:

Giá thực tế Giá mua Chi phí Các khoảnVL, CCDC nhập kho theo hoá đơn thu mua giảm trừ (nếu có)

Chẳng hạn, căn cứ vào phiếu nhập kho sau:

-phiÕu nhËp kho

Ngµy 1 th¸ng 12 n¨m 2004Hä tªn ngêi giao hµng: ¤ng H¶i

§Þa chØ: C«ng ty TNHH Phó QuangLý do nhËp kho: Thi c«ng cÇu BÕn §¸mSè ngµy th¸ng n¨m 200… … … …

NhËp t¹i kho: C«ng ty CÇu 3

vËt liÖu tiªu haoT

Tªn nh·n hiÖu quyc¸ch phÈm chÊtvËt t (s¶n phÈm,

hµng ho¸)

Sè lîngTheo

§¬n gi¸(kh«ng

thuÕ) Thµnh tiÒn

1 Xi m¨ng ChinponPCB40

Kg 60.000 60.000 718,181 43.090.860Cíc vËn chuyÓn tõ tõ L¬ng

ở Công ty VL, CCDC chủ yếu là do mua ngoài, ngoài ra còn có nhập do tự gia công chế biến, nhập lại từ công trình do sử dụng không hết.

Do phải di chuyển địa điểm SXKD nên Công ty áp dụng hình thức khoán xuống các đội sản xuất thi công Các công trờng thờng ở xa Công ty và hoạt động tách biệt nhau Vì vậy, ở mỗi công trờng thờng có một nhân viên kinh tế theo dõi tình hình biến động vật t tại kho của công trờng Việc cung cấp vật t chủ yếu vẫn do phòng vật t của Công ty thực hiện Sau khi ký hợp đồng nhận thi công công trình, Phòng kế hoạch tiến hành lập “Quyết định giao khoán công trình” gửi đến đội thi công Dựa vào bảng thiết kế kỹ thuật, phòng kỹ thuật dự trù khối lợng NVL rồi gửi cho phòng vật t hoặc đội thi công để tiến hành mua sắm nguyên vật liệu theo tiến độ công trình.

ở đây chỉ xin đa ra thủ tục nhập kho do mua ngoài: Sau khi nhận đợc thông báo trúng thầu hay đợc Tổng công ty giao công trình, phòng kế hoạch tiến hành viết phiếu giao việc gửi đến các đội sản xuất có liên quan Phòng kỹ thuật căn cứ vào bản vẽ thiết kế để xác định nhu cầu từng loại vật t, lên định mức vật t gửi cho phòng vật t để lập kế hoạch mua sắm theo tiến độ sản xuất Khi vật t về kho Công ty, cán bộ phòng vật t sẽ xuống kiểm tra chất lợng, chủng loại, số lợng nếu đúng với trong hợp đồng thì việc nhập kho đợc tiến hành có sự xác nhận của bảo vệ và thủ kho Nếu vật t về thẳng kho công trình thì thủ kho công trình sẽ là ngời chịu trách nhiệm kiểm tra trớc khi nhận hàng Căn cứ vào hoá đơn, thủ kho lập phiếu nhập kho Nếu nhập về kho Công ty hoặc nhập thẳng kho công trình, phiếu nhập kho đều đợc lập 3 liên:

Thủ tục xuất kho cho sản xuất nh sau: Khi phòng vật t mua vật liệu, công cụ dụng

khi các đội có nhu cầu về vật t sẽ viết phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng vật t Căn cứ vào định mức cho phép, phòng vật t xuất kho để thủ kho tiến hành xuất kho Công ty quy định không dùng giấy viết tay để đa hàng ra khỏi Công ty và vật t xuất kho phải có sự kiểm tra đồng ý của bảo vệ Phiếu xuất kho đợc lập ba liên:

Liên 1: Lu tại phòng vật t.

Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển cho phòng kế toán.

Liên 3: Kế toán đội giữ để quyết toán khi công trình hoàn thành.

2.3.3 Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty

Công ty đang áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Có thể khái quát quy trình kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty bằng sơ đồ: