Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang

Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang

LỜI NÓI ĐẦU

Với cơ chế thị trường mở cửa như hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận Một xã hội, một doanh nghiệp được coi là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lượng và đạt hiệu quả Lao động có vai trò quyết định trong sản xuất, nhà nước luôn bảo vệ quyền lợi của người lao động, biểu hiện cụ thể bằng luật lao động, chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động Vì vậy, việc hạch toán phân bổ chính sách tiền lương cùng các khoản tính theo lương và giá thành sản phẩm, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, tăng năng suất lao động và cải thiện đời sống con người.

Các chế độ tiền lương và các khoản tính theo lương đã được Nhà nước ban hành, song nó được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghệp phụ thuộc và tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh và tính chất côngviệc.

Thấy được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lí và hạch toán tiền lương đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang với nhiệm vụ là sản xuất vật liệu xây dựng, thi công công trình và một số hạng mục khác Với quy mô như vậy thì việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp với một ý nghĩa rất quan trọng về sự tồn tại và phát triển của công ty Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang với sự giúp đỡ của cô chú phòng tài chính kế toán cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của PGS tiến sĩ

Nguyễn Văn Công em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “ Tổ chức kế toán tiền

lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang”.

Chuyên đề gồm 3 phần:

Phần 1: Đặc điểm tổ chức quản lý tiền lương và các khoản trích theo

lương tại Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang

Phần 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại

Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang

Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại

Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang

PHẦN MỘT

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĂN GIANG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển1.1.1 Giai đoạn từ khi hình thành đến nay

Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang được thành lập tháng 3 năm 1999 Sau hơn 10 năm hoạt động trong cơ chế thị trường với quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty liên tục phát triển Công ty có đội ngũ kỹ sư, các cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề được trang bị máy móc, thiết bị thi công hiện đại đã hoàn thành nhiều dự án, công trình đạt chất lượng cao, góp phần làm tăng doanh thu, tăng tiền vốn giúp cho đời sống cán bộ công nhân viên được ổn định và ngày càng được cải thiện hơn.

1.1.2 Giai đoạn phát triển của công ty cổ phần vật liệu xây dựng văn giang trong 3 năm gần đây

Sự phát triển của Công ty từ khi thành lập cho đến nay được thể hiện qua các số liệu trong 3 năm tài chính gần đây:

Bảng 1-1: Số liệu 3 năm tài chính của Công ty trong ba năm 2007, 2008, 2009.

1 Tổng tài sản 13.396.134.000

16.310.341.0002 Số tài sản hiện có 13.170.197.00

16.310.341.0003 Các khoản nợ 12.170.197.00

15.232.547.0004 Các khoản nợ hiện nay 1.090.000.000 1.391.000.000 1.565.000.000

5 Doanh thu thuần 16.635.927.000

Quý3/2007 Quý 3/2008 Quý 3/2009 giảm 3 nămSự tăng,

DTBH & CCDV 01 3.268.740.000

Các khoản giảm trừ

03 17.365.890 18.731.180 20.415.369 3.049.479

Chiết khấu TM 04 12.530.000 14.521.000 16.315.000 3.785.000Giảm bán hàng 05 3.471.000 2.782.650 2.193.430 -99.130Hàng bán bị trả lại 06 1.364.890 1.431.530 1.673.193 308.303Doanh thu thuần 10 3.251.374.11

Doanh thu HĐTC 21 19.612.242 17.307.168 17.403.195 -2.401.101Giá vốn hàng bán 11 2.614.125.00

Lợi nhận gộp 20 637.249.110 944.563.370 1.248.109.443

Chi phí tài chính 22 215.867.797 206.590.381 206.135.938 -9.731.859Chi phí bán hàng 24 17.021.500 19.325.680 20.198.725 3.177.225Chi phí QLDN 25 12.764.000 13.623.370 15.435.170 2.671.170Lợi nhuận từ HĐTC

30=20+(21-22)-30 411.208.055 722.331.107 1.023.742.805

Thu nhập khác 31 231.508.686 195.758.794 187.635.211 -43.893.475Chi phí khác 32 32.819.352 29.325.757 28.125.306 -4.694.046Lợi nhuận khác

40 198.689.334 116.433.037 59.509.895 -91.766.192

Tổng lợi nhuận 50 609.897.389 888.764.144 1.083.252.70 473.325.311

50=30+40 0

Thuế TNGN phải nộp51 162.568.705 193.553.729 201.000.883 38.433.178Lợi nhuận sau thuế

+ Lợi nhuận sau thuết 434.923.333đ

Đặc biệt là tỷ lệ giá vốn bán hàng giảm 101.992.998đ đã làm lợi nhuận tăng đáng kể.

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.

1.2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang có chức năng sản xuất vâth liệu xây dựng giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, ống đúc bê tông….

Nhiệm vụ chính của Công ty là sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng các công trình đường bộ, công trình điện dân dụng và một số hạng mục khác.

Sau khi ký hợp đồng xây dựng đơn vị giao cho từng đội trực tiếp tổ chức thi công, đơn vị trách nhiệm về chất lượng và tiến độ của công trình với chủ đầu tư Hiện nay Công ty chủ yếu là sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng các hạng mục công trình.

1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty gồm các phân xưởng sản xuất, các phòng ban chịu sự quản lý của ban Giám đốc Ban Giám đốc chịu mọi trách nhiệm chung về mọi mặt sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty.

Sơ đồ 1.1: Bộ máy hoạt động quản lý kinh doanh.

Đại hội cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty của tất cả các cổ đông Cổ đông có thể trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia đại hội đồng cổ đông.

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của công ty Hội đồng quản trị có hai loại quyền chính là quyền kiến nghị và quyền quyết định.

Ban kiểm soát: là một thành phần của ơ cấu quản lý công ty, gồm 12 người Ban kiểm soát có 3 thành viên do hội đồng cổ đông bổ nhiệm trong đó có 1 trưởng ban mà người này là một cổ đông Trong ban có hai thành viên chuyên môn và kế toán Tất cả những người này có quyền yêu cầu công ty cung cấp và thông tin về kinh doanh của công.

Đội thi côngSố 1

Đội thi côngSố 2

Đội thi côngSố 3Giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kế toán

tài vụ

Phòng kế hoạch

kỹ thuật

Phòng khảo sátĐại hội đồng cổ

đông

Giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty do hội đồng quản trị bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước hội đồng này và là người đại diện pháp luật của Công ty.

Phòng tổ chức hành chính: tuyển chọn và ký hợp đồng lao động đảm bảo và thực hiện tốt các chính sách của Nhà nước đối với người lao động đồng thơì quản lý lưu trữ văn thư, công văn.

Phòng kế toán tài vụ: theo dõi toàn bộ vốn, tài sản lưu động , tài sản chính của công ty Phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, phát triển và đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh để cung cấp các thông tinh hữu ích giúp giám đốc ra quyết định chỉ đạo sản xuất.

Phòng KH-KT: có nhiệm vụ xây dựng các mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh nghiên cứu khoa học kỹ thuật sản xuất thi công giảm quỹ thời gian tăng hiệu suất và hiệu quả chất lượng công việc, tham gia đấu thầu các công trình và sản xuất vật liệu xây dựng theo đơn đặt hàng.

Phòng khảo sát: kiểm tra các lao động sản xuất kinh doanh, việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước, của Công ty.

Bộ phận sản xuất: chia thành nhiều đội, đội trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lao động của các đơn vị mình, giúp cho đội trưởng là cán bộ kỹ thuật, kế toán và một số nhân viên kế hoạch khác.

1.3 Đặc điểm thị trường và sản phẩm1.3.1 Đặc điểm thị trường

Với quy mô như hiện nay thì thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty chủ yếu là trong nước Sản phẩm có mặt trên khắp cả nước, từ thành thị đến nông thôn, chiếm thị phần khá rộng lớn.

1.3.2 Đặc điểm sản phẩm

Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang chuyên sản xuất gạch ngói ống đúc bê tông, thiết bị vệ sinh… Trong mỗi sản phẩm rất đa dạng về mẫu mã Do có chủ trương đường nối đứng đắn đồng thời cùng với sự quản lý có hiệu quả nên hiệu quả kinh tế của Công ty đã đạt được trong thời gian qua là khá tốt.

PHẦN HAI

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĂN GIANG.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và phần công lao động kế toán2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình trực tiếp, đừng đầu là Kế toán trưởng

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán.

Kế toán trưởng của Công ty trực tiếp tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và cấp trên về toàn bộ công tác TC-KT của Công ty Đồng thời phụ trách thực hiện kế toán về tải sản cố định và nguyên vật liệu.

Kế toán tổng hợp: thực hiện nhiệm vụ ghi sổ sách, kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của Công ty Theo dõi chung tình hình kế toán ở các bộ phận, kiểm tra đối chiếu tổng hợp số liệu và lập báo cáo gửi lên cấp trên

Kế toán trưởng

Kế toán tổng

Kế toán tiền lương

Kế toán thanh

Kế toán thành phẩm

Kế toán TSCĐ

Thủ quỹ

Thủ quỹ: phản ánh thu, chi tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai xót và sử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư tiền sổ sách.

Kế toán tiền lương, BHXH: tính lương phải trả hàng tháng cho CBCNV theo quy định hiện hành của Công ty Theo dõi việc thu nộp BHXH, BHYT và quyết toán các khoản bảo hiểm trên với cơ quan bảo hiểm, theo dõi các khoản BHXH, BHYT và các nghĩa vụ khác trừ qua lương của từng CBCN

Kế toán thanh toán: Theo dõi thực hiện các khoản công nợ với các cá nhân trong Công ty, các khoản thanh toán thu hồi tiền bán hàng Ghi chép kịp thời, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ kế toán theo từng đôí tượng, từng tài khoản thanh toán.

Kế toán thành phẩm : nếu thụ thành phẩm và xác định kết quả lao động, phản ánh kịp thời tình hình hiện có và sự biến động ( nhập, xuất ) của từng loại thành phẩm trên các chừng từ sổ sách cho phù hợp, từ đó xác định kinh doanh cho từng tháng.

Kế toán TSCĐ: theo dõi việc mua sắm TSCĐ, tính, trích khấu hao hàng bán từng TSCĐ và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng theo quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chinh.Lập bảng tính và phân bổ khấu hao, báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ, sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết liên quan đến TSCĐ.

2.1.2 Đặc điểm phân công lao động kế toán

Phòng kế toán của Công ty có 7 người, trong đó có 1 kế toán trưởng và 6 kế toán viên ở các bộ phận kế toán khác nhau.

Tại Công ty tỷ trọng của những người có trình độ trung cấp chiếm 1% trên tổng số CBNV phòng kế toán.

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung chuyên sâu, mỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc nhất định do vậy công tác kế toán tại Công ty là tương đối hoàn chỉnh, hoạt động không bị chồng chéo lên nhau.

Tỷ trọng

1

- Tổng số phòng CNV phòng kế toán

+ Nam + Nữ

2

- Trình độ + Đại học + Cao đẳng + Trung cấp

2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chế độ kế toán2.2.1 Khái quát chung

Công ty Cổ Phần vật liệu xây dựng Văn Giang áp dụng chế độ theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.

*) Phương pháp khấu hao đường thẳng

- Là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng năm không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ớch của TSCĐ.

- Theo phương pháp này mức Khấu hao bỡnh quõn (Mkhbq) được tính như sau:

Giá trị phải khấu hao

-2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Để quản lý lao động về mặt số lượng , các doanh nghiệp sử dụng sổ sách lao động Sổ này do phòng lao động tiền lương lập ( lập chung cho toàn Công ty và lập riêng cho từng bộ phận ) để nắm được tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong Công ty.

Chứng từ dùng để hoạch toán thời gian lao động là bản chấm công “Bảng chấm công” được lập riêng cho từng bộ phận, tổ đội, lịch sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc , nghỉ việc của mỗi lao động.

Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc người phụ trách ở các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của họ Cuối tháng “Bảng châm công” dùng để tập hợp thời gian lao động, tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian.

Hạch toán kết quả lao động, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng Công ty kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, đó là báo cáo về kết quả sản xuất như “Bảng theo dõi công tác ở tổ: Giấy báo ca; Phiếu giao nhận sản phẩm; Hợp đồng giao khoán; Phiếu báo làm thêm giờ” Các chứng từ này được lập do tổ trưởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, sau được chuyển cho phòng lao động tiền lương xác nhận và được chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ tính lương, tính thưởng…

Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán Công ty phải lập bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người, trong bảng tính lương được ghi rõ từng khoản tiền lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động được lĩnh

Để thanh toán khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán sử dụng “bảng thanh toán bảo hiểm xã hội” bảng lập theo từng bộ phận sử dụng lao động hoặc lập chung cho toàn Công ty.

Tiền lương, trợ cấp, BHXH và tiền thưởng chi trả cho công nhân viên phải kịp thời ,đầy đủ và trực tiếp với người lao động Công nhân viên khi nhận cũng phải thực hiện việc kiểm tra các khoản được hưởng ,các khoản bị khấu trừ…và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào bảng thanh toán lương.

2.2.3 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tình hình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản:

+ Các khoản TL, thưởng, BHXH, và các khoản đã trả, chi, ứng trước cho CNV.

+ Các khoản khấu trừ vào tiền

+ Các khoản tiền lương, thưởng, BHXH, và các tài khoản phải trả ,chi cho CNV.

lương của CNV.

+ Số dư (nếu có):số đã trả > số phải trả CNV.

+ Số dư: các khoản tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản phải trả, chi cho CNV.

TK 335 -– “ chi phí phải trả , dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng chưa được thực tế phát sinh, mà phát sinh trong kỳ này hoặc kỳ sau.

TK 335 -– Chi phí phảI trả + Các khoản chi phí thực tế phát

sinh đã tính vào chi phí phải trả + Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được

hoạch toán vào thu nhập khác.

+ Chi phí phải trả và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Dư cuối kỳ : chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh.

TK 338 -– “ phải trả , phải nộp khác “ được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, nộp khác ngoài nội dung đã được phản ánh ở các TK khác ( từ 331 đến 336 ).

TK 338 - – Phải trả, nộp khác có các TK cấp 2:TK 338 -– phải trả phải nộp khác

+ K/c giá trị tài sản thừa vào các TK liên quan theo quyết định ghi rõ trong xử lý.

+ BHXH phải trả cho CNV + KPCĐ chi tại đơn vị

+ Số BHYT, BHXH, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHYT, BHXH , KPCĐ.

+ Doanh thu ghi nhận cho từng kỳ thanh toán, trả lại bên nhận thực tế cho khách hàng khi họ tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản.

+ Các khoản đã trả , đã nộp khác.

+ Giá trị tài sản chờ xử lí

+ Giá trị tài sản phải trả cho cá nhân tập thể theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay nguyên nhân.

+Trích BHXH , BHYT, vào chi phí sản xuất kinh doanh.

+ Trích BHXH, BHYT vào tiền lương của CNV.

+Các khoản thanh toán với CNV tiền nhà , điện nước ở tập thể.

+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù.

+ Doanh thu chưa thực hiện + Các khoản phải trả khác.Số dư (nếu có): Số đã trả, đã nộp

nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi, KPCĐ chi chưa vượt được cấp bù

Số dư:

+ Số tiền còn phải trả , phải nộpBHXH, BHYT, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý và sổ quỹ để lại cho đơn vị chưa chi tiết + Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết

+ Đầu tư chưa thực hiện còn lại.

+ TK 3381 -– Tài sản thừa chờ giải quyết + TK 3382 -– Kinh phí công đoàn

+ TK 3383 -– Bảo hiểm xã hội+ TK 3384 -– Bảo hiểm y tế

+ TK 3387 -– Doanh thu chưa thực hiện+ TK 3388 -– Phải trả, phải nộp khác

Ngoài các tài khoản 334, 335, 338 kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 111, 112, 138, 141, 622, 627, 641, 642… Những tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển số chi phí tiền công của công nhân viên vào tài khoản tính giá thành và các tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

2.2.4 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Văn Giang áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập chung và hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung Kế toán đã sử dụng hệ thống các sổ:

- Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền.