Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu

Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây nền kinh tế nớc ta có nhiều chuyển biến to lớn Đặc biệt là sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng hệ thống doanh nghiệp nói chung , các doanh nghiệp sản xuất nói riêng dới tác động của qui luật cạnh tranh đã và đang vơn lên tự chủ trong sản xuất kinh doanh Để làm tốt mục tiêu sản xuất kinh doanh có lãi trớc tiên là doanh nghiệp phải có chiến lợc kinh doanh đúng đắn phải giám sát tất cả các khâu của quá trình sản xuất , nhất là khâu đầu của quá trính sản xuất các yếu tố đầu vào.

Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, công cụ dụng cụ là các t liệu lao động cần thiết để chế tạo sản phẩm Trong doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm , nó tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh bởi vì sự biến động về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ luôn kéo theo sự biến động tỷ lệ nghịch với lợi nhuận.

Từ thực tế trên cho ta thấycác doanh nghiệp sản xuất nói chung , công ty Chế Tạo Bơm Hải Dơng nói riêng phải chú trọng tới việc quản lý, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhằm đảm bảo sản xuất đạt hiệu quả cao.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ cho nên trong thời gian thực tập tại Công ty Chế Tạo Bơm Hải D-ơng, em đã tập trung đi sâu nghiên cứu hạch toán kế toán vật liệu công cụ dụng cụ của công ty.

Qua quá trình tập trung nghiên cứu tình hình thực tế của công ty, với kiến thức thu thập đợc trong thời gian học ở trờng, dới sự hớng dẫn tận tình của các thầy cô trong bộ môn kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là thầy giáo cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán tài chính của công ty Chế Tạo Bơm Hải Dơng em đã mạnh dạn viết chuyên đề với đề tài: "Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế

tạo bơm Hải Dơng".

Ngoài hai phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm ba phần chính:

Phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán vật liệu và công cụ

dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty chế tạo bơm Hải Dơng.

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ.

Với khả năng và thời gian có hạn, hiểu biết trong lĩnh vực kế toán còn nhiều hạn chế nên mặc dù bản thân đã hết sức cố gắng nhng chắc chắn bài viết không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong đợc sự góp ý của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp.

Em xin chân thành cảm ơn!

I - Sự cần thiết phải hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ.

1)Khái quát chung về vật liệu và công cụ dụng cụ.

Vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho Trong các doanh nghiệp tuỳ theo từng giai đoạn sản xuất kinh doanh khác nhau mà hàng tồn kho đợc chia thành các loại khác nhau.

-ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm vật liệu và công cụ dụng cụ, hàng mua đang đi đờng.

-ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm sản phẩm dở dang , bán thành phẩm.-ở giai đoạn tiêu thụ , hàng tồn kho bao gồm: thành phẩm , hàng hoá trong kho , hàng gửi bán.

Nh vậy, vật liệu và công cụ dụng cụ tham gia vào giai đoạn đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh để bắt đầu hình thành lên sản phẩm mới , chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật.

Vật liệu thuộc loại đối tợng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (t liệu lạo động , sức lao động, đối tợng lao động )

Vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá và biến đổi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị về mặt hiện vật, nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên trạng thái ban đầu, giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.

Khác với đối tợng lao động, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanhvà giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu cho đến khi h hỏng, tốc độ chu chuyển của công cụ dụng cụ thờng nhanh hơn tài sản cố định nhng chậm hơn nguyên vật liệu Vì vậy mặc dù công cụ dụng cụ có những đặc điểm giống nh tài sản cố định nhng lại đợc quản lý và hạch toán nh nguyên vật liệu.

2)Yêu cầu quản lý

Quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất và xã hội Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi thành viên trong xã hội thì việc sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng đợc coi trọng, trớc hết quản lý chặt chẽ quá trình thu mua , vận chuyển bảo quản , sử dụng là một trong những yếu tố cơ bản để đẩm

bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng thực hiện tiết kiệm chi phí , hạ giá thành sản phẩm , không ngừng nâng cao chất lợng của sản phẩm và hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp , tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên liệu và công cụ dụng cụ sẽ hạn chế đợc những mất mát h hởng , giảm bớt đợc những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đấnh giá lại tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đẩm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Với ý nghĩa đó việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp sản xuất phải đẩm bảo các yêu cầu sau:

- Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp trên các mặt: số lợng, chất lợng giá cả và thời hạn cung cấp, yêu cầu này đồi hỏi việc thu mua vật liệu và công cụ dụng cụ phải đấp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh cả về số lợng,chất lợng

giá cả hơp lý, phải thờng xuyên phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về chất lợng , số lợng giá cả và chi phí thu mua thấp nhất.

- Đảm bảo, bảo tồn về nội dung vật chất của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sử dụng, thực hiện tiết kiệm vật t trong sản xuất , hạn chế những hao hụt mất mát trong quá trình sản xuất sản phẩm.

- Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật t tiêu hao trong sản xuất, trị giá vốn của thành phẩm và trị giá vật liệu nằm trong trị giá vốn đó

- Tổ chức bảo quản vật liệu và công cụ dụng cụ trong kho cũng nh trên đờng vận chuyển, phải có hệ thống kho tàng , phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại vật t nhằm hạn chế những hao hụt , mất mát hoặc h hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển, bảo quản.

-Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hoá của vật liệu, hạn chế việc ứ đọng vật t, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh.

3)Nhiệm vụ của tổ chức và hạch toán vật liệu ,công cụ dụng cụ

Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu sau :

Tổ chức ghi chếp, tính toán và phản ánh tổng hợp số liệu về hình thành thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập xuất và tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ tính giá thành thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ đủ thu mua nhập kho :kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t về các mặt :số lợng , chất lợng, chủng loại ,giá cả và thời gian nhằm đẩm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

áp dụng đúng đắn các phơng pháp kĩ thuật hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ hớng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các hạch toán ban đầu về vật t hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ)mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết để thực hiện hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ đúng chế độ qui định nhằm đẩm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán.

Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật t phát hiện ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu ,ứ đọng kém hoặc mất phẩm

chất ,tính toán chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng đủ tiêu hao quá trình sản xuất kinh doanh.Phân bổ hợp lý và chính xác giá trị vật liệu và công cụ dụng cụ đủ tiêu hao vào các đối tợng sử dụng(tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng)

4) Những nội dung chủ yếu về hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ

Để thực hiện tốt các yêu cầu về quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ, thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm các nội dung sau:

- Phân loại và lập danh điểm vật liệu và công cụ dụng cụ.

- Xây dựng các nội qui qui chế trong bảo quản sử dụng vật t phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật t Trong kho phải đầy đủ phơng tiện cân ,đong, đo, đếm vật t, về nhân sự cần có một số bảo vệ thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho.

- Xây dựng các định mức vật t cần thiết , xác định rõ giới hạn dự trữ tối đa , tối thiểu, các định mức sử dụng vật t cũng nh các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản.

- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm các chứng từ , luân chuyển các chứng từ hợp lý và khoa học

- Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán, các hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết một cách thích hợp.

- Tổ chức công tác kiểm tra kiểm kê , đối chiếu vật t cũng nh báo cáo tình hình nhập xuất và tồn kho vật t.

- Tổ chức phân tích về tình hình vật t và những thông tin kinh tế cần thiết khác.

II - Phân loại và đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ.

1)Phân loại:

1.1)Đối với vật liệu

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp cần nhiều loại nhiều thứ với vai trò và công dụng khác nhau Trong quá trình sản xuất kinh doanh để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết với từng thứ vật liệu cần thiết phải phân loại vật liệu.

1.2)Theo công dụng và tính chất của vật liệu trong sản xuất :

- Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành thực thể chính của sản phẩm vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng đơn vị sản xuất cụ thể, nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nủa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm.

- Vật liệu phụ:là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng hay dùng để phụ vụ cho nhu cầu kĩ thuật và quản lý.

- Nhiên liệu: Về thực chất nó là một loại vật liệu phụ nhng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm ra bình thờng, nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn thể lỏng hoặc thể khí .

- Phụ tùng thay thế:Là những loại vật t hay sản phẩm dùng để thay thế hoặc sửa chữa tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất

- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản:Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định Đối với thiết bị xây dựng cơ bản thì bao gồm :thiết bị cần lắm, thiét bị không cần lắp công cụ-khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản

- Phế liệu thu hồi :là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số ợng cũng nh giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, kí mã hiệu, qui cách và số hiệu của từng thứ vật liệu.

- Theo quan hệ với các đối tợng tập hợp chi phí bao gồm:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp:Là các nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm và dễ dàng xác định đợc mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm.+ Nguyên vật liệu gián tiếp:Là những nguyên vật liệu khi sử dụng thờng liên quan đến nhiều đối tợng tập hợp chi phí khác nhau.

1.4)Đối với công cụ dụng cụ

Theo quy định hiện hành, những t liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian và giá trị sử dụng vẫn đợc xếp vào nhóm công cụ dụng cụ.

- Các lán trại tạm thời, dàn giáo (trong ngành xây dựng cơ bản)

- Các loại bao bì bán kèm hàng hoá có tính tiền riêng và trong quá trình bảo quản có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì.

- Những công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ.- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.

2)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ

Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ lad dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đẩm bảo yêu cầu trung thực thống nhất.

Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ thông qua việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các chi phí cấu thành khi mua vào giá trị vật t tiêu hao trong quá trình sản xuất để từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ.

2.1)Yêu cầu tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ

Để xác định chính xác, hợp lý giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc tính giá phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ của các doanh nghiệp phải đợc tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những

chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ, những chi phí bất hợp lý, bất hợp lệ và những chi phí kém hiệu quả.

- Yêu cầu thống nhất:Yêu cầu này đồi hỏi việc tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ phải đẩm bảo thống nhất về nội dung và phơng pháp tính giá giữa các kỳ hach toán của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, đấnh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính giã các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2)Các nguyên tắc tính giá:

Có nhiều nguyên tắc tính giá đợc kế toán thừa nhận, nhng trong phạm vi đề tài này chỉ trình bày những nguyên tắc cơ bản có liên quan đến tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ Trớc hết để đi vào nghiên cứu các qui tắc có liên quan đến giá vật liệu và công cụ dụng cụ, chúng ta phải nghiên cứu khái niệm hoạt động liên tục:

- Hoạt động liên tục:Là việc ghi chép kế toán đặt trên giả thiết là đơn vị hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tơng lai gần (thờng là 12 tháng) Do vậy khi lập báo cáo tài chính kế toán đợc bán theo giá nào khi đơn vị đó ngừng tồn tại, có nghĩa là kế toán quan tâm đến giá vốn hơn là giá thị trờng.- Nguyên tắc giá phí: Giá phí là giá đợc định ra cho một nghiệp vụ kinh tế nhằm đo lờng, tính toán giá trị thực tế của một tài sản khi mua trong chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 ban hành 10/1995 đã đa ra định nghĩa giá phí vật liệu và công cụ dụng cụ mua vào nh sau:

+ Giá thành lịch sử cảu vật liệu và công cụ dụng cụ là tổng cavs chi phí mua hàng, giá trị chế biến và các chi phí chế biến khác phải gánh chịu trong việc vận chuyển chúng.

+ Giá trị mua hàng bao gồm:Giá mua hàng kể cả các loại thuế nhập khẩu cùng các loại thuế mua hàng khác mà có thể tính trực tiếp và đợc trừ các khoản chiết khấu mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại.

- Nguyên tắc nhất quán liên tục: Theo nguyên tắc này các quá trình phải áp dụng tất cả các khái niệm, các nguyên tắc các chuẩn mực và các phơng pháp tính toán chuẩn mực trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác Nguyên tắc này để đảm bảo số liệu kế toán, báo cáo tài chính mới có thể so sánh và tổng hợp đợc, từ đó cho phép các nhà đọc báo cáo tài chính của tổ chức có thể so sánh đánh giá sẽ tạo ra kết quả trung thực, hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi nhng ít nhất cũng phải trong một thowig gian nhất định và phải đợc sự chấp nhận của cơ quan quản lý có liên quan, phơng pháp nhất quán chỉ xuất hiện sau khi một phơng pháp nào đố đợc lựa chọn.

-Nguyên tắc thận trọng: Là khi có nhiều giải pháp đợc lựa chọn thì cần lựa chọn nhiều giải pháp nào ít ảnh hởng đến giá phí của công cụ dụng cụ, nguyên tắc thận trọng đòi hỏi giá thị trờng thấp hơn giá phí của vật t thì kế toán ghi chép vào báo cáo theo giá thị trờng nhng khi giá thi trờng lên cao hơn giá vốn thì kế toán vẫn ghi theo giá vốn.

3)Phơng pháp tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ

3.1)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế

3.1.1)Tính giá đầu vào của vật liệu, công cụ dụng cụ.

+ Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho:Theo nguyên tắc giá phí đòi hỏi giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến và giá bản thân của chúng, tuỷ theo nguồn nhập vật liệu và công

cụ dụng cụ mà giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm các yếu tố cấu thành khác nhau.

+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn (kể cả các khoản thuế nếu có) cộng cả các khoản chi phí thu mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm chi phí thuê kho bãi, tiền phạt tiền bồi thờng, chi phí nhân viên) trừ các khoản chiết khấu hoặc giảm giá(nếu có)

+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến.

+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế bao gồm giá xuất vật liệu và công cụ dụng cụ thuê gia công chế biến cộng với các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ để thực hiện gia công chế biến cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.

+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh qui định.

+ Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ thu nhập từ phế liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ theo giá ớc tính

Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh điểm, số lần nhập, xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp Các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho thờng dùng là:

* Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp )

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.

Ưu điểm : là công tác tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc thực hiện kịp

thời và thông qua việc tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ

riêng từng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho.

* Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ( FIFO)

Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nào nhập vào kho trớc sẽ đ-ợc xuất dùng trớc, vì vậy lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.

Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất

kho kịp thời

ợc điểm : phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ

và phải hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời giá cả thị trờng của vật liệu, công cụ – dụng cụ.

Phơng pháp nhập trớc – xuất trớc chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả địng lô vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ đợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc.

Về cơ bản u, nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này giông nhphơng pháp nhập trớc – xuất trớc, nhng sử dụng phơng pháp nhập sau – xuất tr-ớc giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giá cả thị tr-ờng của vật liệu, công cụ – dụng cụ.

* Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ) Trong đó:

Giá đơn vị bình quân cả

Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLợng thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳƯu điểm: giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ – dụng cụ

so với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ.

ợc điểm : dồn công việc vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho vào cuối kỳ

hạch toán nên ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời phơng pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ.

- Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập

Theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho.

Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhậpbình quânsau =

mỗi lần nhập Lợng thực tế VL, CCDC tồn sau mỗi lần nhập

Ưu điểm: phơng pháp này cho phép kế toán tính giá vật liệu, công cụ –

dụng cụ xuất kho vừa chính xác vừa cập nhật.

ợc điểm : tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

Phơng pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh diểm vật liệu, công cụ – dụng cụ và lần nhập của mỗi loại không nhiều.

- Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc

Theo phơng pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho theo từng danh điểm.

Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)bình quân =

cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc) Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động

vật liệu, công cụ – dụng cụ trong kỳ.

ợc điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến

động giá cả vật liệu, công cụ – dụng cụ, trờng hợp giá cả thị trờng vật liệu, công cụ – dụng cụ có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác.

* Phơng pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ – dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từnh nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu, công cụ – dụng cụ tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá thực tế của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho trong kỳ.

Giá trị thực tế Số lợng tồn Đơn giá VL, VL, CCDC = kho cuối x CCDC nhậptồn kho cuối kỳ kỳ kho lần cuối

Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế

VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ

* Phơng pháp hệ số giá

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, công cụ – dụng cụ giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công

sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuát, tồn kho vật liệu, công cụ – dụng cụ trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu, công cụ – dụng cụ ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu, công cụ – dụng cụ bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ – dụng cụ hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC

Hệ số giá VL, tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ CCDC =

Giá hạch toán VL, CCDC + Giá hạch toán VL, CCDC

tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ

Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC

Ưu điểm: phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết

và hạch toán tổng hợp về vật liệu, công cụ – dụng cụ trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm vật liệu, công cụ – dụng cụ, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít.

ợc điểm : phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại

vật liệu, công cụ – dụng cụ và đội ngũ kế toán có chuyên môn cao.

Có nhiều phơng pháp tính giá vật liệu, công cụ – dụng cụ nh đã trình bày ở trên nhng mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong những phơng pháp đó Vì mỗi phơng pháp đều có u, nhợc điểm riêng nên áp dụng phơng pháp nào cho phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất là vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp.

3.2)Các phơng pháp phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng:

Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh bởi vậy để tính chính xác phần giá trị của công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất kế toán thờng dùng các phơng pháp phân bổ sau đây:

-Phân bổ nhiều lần (nhiều kỳ )

+Căn cứ vào giá trị thực tế của xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán phải chịu số phân bổ cho từng kỳ đợc tính theo công thức sau:

Giá trị công cụ dụng cụ Giá thực tế công cụ dụng cụxuất dùng phân bổ =

cho từng kỳ số kỳ sử dụng

+Trờng hợp mà doanh nghiệp chỉ phân bổ hai lần thì khi xuất tiến hành phân bổ nghay 50%giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng và chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ đó.Khi báo hỏng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị cụ thể là vào bộ phận báo hỏng, giá trị còn lại của công cụ dụng cụ báo hỏng đợc xác định nh sau.

Giá trị còn 1/2 giá trị Phế liệu Tiền bồi thờnglại của CCDC = CCDC - thu hồi - do làm hỏngbáo hỏng báo hỏng (nếu có) (nếu có)

III - Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ

1)Chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên các sổ sách kế toán, đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lợng từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ nhu cầu về vật liệu và công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Theo chế độ chứng từ kế toán qui định và ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính các chứng từ kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm:

-Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) dùng để xác định số lợng vật t sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng xác định tránh nhiệm với ngời liên quan và ghi sổ kế toán phiếu nhập kho đợc sử dụng trong mọi trờng hợp nhập kho của mọi vật liệu và công cụ dụng cụ.

-Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t sản phẩm hàng hoá xuất kho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện điịnh mức tiêu hao vật t, phiếu xuất kho đợc lập cho một hay nhiều thứ vật t, sản phẩm , hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tợng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) Đợc dùng để theo dõi số lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến đơn vị khác trực thuộc, phiếu là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng

-Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)

Theo dõi số lợng vật t xuất kho trong trờng hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhng xuất kho nhiều lần trong một tháng cho bộ phận sử dụng vật t theo hạn mức, phiếu này làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng vật t theo định mức.

-Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05-VT)xác định qui cách và số lợng vật t, sản phẩm hàng hoá trớc khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.

-Thẻ kho( mẫu số 06-VT)theo dõi số lợng nhập xuất-tồn kho từng thứ vật t, sản phẩm hàng hoá ở từng kho Thẻ kho còn đợc dùng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật t, sản phẩm hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.

-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) theo dõi số lợng vật t còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng và làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật t.

-Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá(mẫu số 08-VT) xác định số ợng, chất lợng và giá trị vật t, sản phẩm hàng hoá có tại kho tại thời điểm kiểm ke, biên bản này làm căn cứ xác định trong việc bảo quản, xử lý vật t, sản phẩm hàng hoá thừa-thiếu và ghi sổ kế toán.

l-2)Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ.

Để kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các thẻ kế toán chi tiết nh sau:

-Sổ (thẻ) kế toán chi tiết sổ đối chiếu luân chuyển.

-Sổ số d đợc sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu về công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả mặt số lợnh tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp Ngoài các sổ trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời.

3)Các phơng pháp hạch toán chi tiết và công cụ dụng cụ.

+ ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu “ với “Thẻ kho” tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.

Ưu điểm: phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép và dễ pháp hiện

sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn kho của từng danh điểm vật liệu kịp thời, chính xác.

dõi trên cả kho và phòng kế toán) Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối kỳ do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán Do vậy, phơng pháp này chỉ sử dụng đợc khi doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu.

Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu

Số thẻ Số tờ

Tên vật tSố danh điểm

Chứng từSH NT

Trích yếu

Đơn giá

Số

l-ợng tiềnSố Số l-ợng tiềnSố Số l-ợng tiềnSố

Ghi chú

Bảng tổng hợp Nhập xuất - tồn kho vật liệu–

Tháng năm … …Số danh

điểm Tên vật liệu

Thẻ kho

Thẻ hoặc sổ

chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

kho vật tư

Kế toán tổnghợp

Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Nội dung của phơng pháp

+ ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song.

+ ở phòng kế toán: kế toán chỉ mở “ Sổ dối chiếu luân chuyển” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm vật liệu và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào bảng kê này để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ đối chiếu luân chuyển” đồng thời từ ”Sổ đối chiếu luân chuyển” lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu

Ưu điểm: phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế

ợc điểm: dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong

trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

Với u, nhợc điểm trên phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển nh sau:

Sổ đối chiếu luân chuyển

Số danh điểm

Tên vật liệu

Đơn vị tính

Đơn giá

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

3.3 Phơng pháp số d

+ ở kho: giống các phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t.

Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ.Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

+ ở phòng kế toán : định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Bảng kê nhập vật liệu

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất vật liệu

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp vật liệu

nhập – xuất - tồn kho vật t Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất.

Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số d” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm vật liệu trên ”Sổ số d” với tồn kho trên ”Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn”.Từ “Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn “ kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

Ưu điểm: tránh đợc việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong

kỳ, nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.

khăn.Vì vậy, phơng pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao.

Phơng pháp sổ số d đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất kho (chứng từ nhập, xuất) nhiều thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu.

Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d

Phiếu giao nhận chứng từ

Từ ngày đến ngày tháng năm… … …

Nhóm vật liệu

Số danh điểm

Tên vật liệu

Đơn vị tính

Đơn giá

Số danh điểm

Tên vật liệu

Tồn kho cuối T1

Tồn kho cuối T2

bảng luỹ kế nhập xuất - tồn kho vật liệu–

Tháng năm…

Số danh

điểm Tên vật liệu

Tồn kho đầu tháng

Từ ngày Đ

ến ngày

Từ ngày Đ

ến ngày

Cộng

nhậpngày ĐTừ ến ngày

Từ ngày

Đến ngày

Cộng xuất

Tồn kho cuối tháng

Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp số d

Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu

IV Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ

Để hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành.

-Phơng pháp KKTX: Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta hiện nay Phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu, công cụ - dụng cụ nói riêng Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t,

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu

Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu

hàng hoá có giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.

-Phơng pháp kiểm kê định kỳ: là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Trị giá vật t, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Trị giá vật t Tổng trị giá vật t, Trị giá vật t, Trị giá vật t,

hàng hoá = hàng hoá mua vào + hàng hoá tồn - hàng hoá tồn

1 Hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phơng pháp KKTX

1.1 Hạch toán tổng hợp vật liệu

* Tài khoản sử dụng

- TK 152 “ Nguyên liêu, vật liệu”

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152:

Bên nợ: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.

+ Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.

Bên có: + Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuât kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.

+ Phản ánh trị giá nguyên vật liệu đợc giảm giá hoặc trả lại ngời bán.

+ Phản ánh trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.D nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thờng các doanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của vật liệu nh:

+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính+ TK 1522: Vật liệu phụ

+ TK 1523: Nhiên liệu…

- TK 151” Hàng mua đi đờng”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp.

TK 151 có kết cấu:

Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng

Bên có: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng hay khách hàng

D nợ: Giá trị hàng đi đờng cha về nhập kho* Chứng từ

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ ở doanh nghiệp thờng bao gồm: hoá đơn bán hàng ( nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp ), hoá đơn giá trị gia tăng ( nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ), hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật t theo hạn mức, phiêu xuất kho tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ…thể.

Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối vói doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ ( thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ ), thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ.

- Nguyên vật liệu thu mua nhập kho

+ Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331, 111, 112, 141 :Tổng giá thanh toán …

Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua ( do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm … ) hay hàng doanhnghiệp đã mua nay trả lại cho chủ hàng (nếu có), ghi:

Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trảNợ TK 111, 112: số tiền đợc ngời bán trả lạiNợ TK 138 (1388): số đợc ngời bán chấp nhận

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): số giảm giá hàng mua đợc hởng hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế

Có TK 133 (1331): thuế GTGT không đợc khấu trừ tơng ứng với số giảm giá hay hàng mua trả lại

Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trớc hạn, kế toán ghi:

Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trảNợ TK 111, 112: số tiền đợc ngời bán trả lạiNợ TK 138 (1388): số tiền ngời bán chấp nhận

Có TK 711: số chiết khấu thanh toán đợc hởng+ Trờng hợp hàng đang đi đờng

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng mua đang đi đờng” Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:

Nợ TK 151: trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT)

Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừCó TK 331, 111, 112, 141 .

Sang tháng sau khi hàng về ghi:

Nợ TK 152: nếu nhập kho (chi tiết vật liệu)Nợ TK 621, 627: xuất cho sản xuất ở phân xởng

Có TK 151: hàng đi đờng kỳ trớc đã về+ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu)Có TK 331

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi đỏ.

+ Trờng hợp doanh nghiệp ứng trớc tiền hàng cho ngời bánKhi ứng trớc tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi:

Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu

Nợ TK 152: ngời bán giao tiếp số thiếu Có TK 138 (1381): xử lý số thiếuNếu ngời bán không còn hàng

Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả ngời bánCó TK 138 (1381): xử lý số thiếu

Có TK 133 (1331): thuế GTGT ( của số hàng thiếu)Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng

Nợ TK 1388, 334: cá nhân phải bồi thờng

Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thiếu

Có TK 138 (1381): xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân

Nợ TK 821: số thiếu không rõ nguyên nhânCó TK 138 (1381): xử lý số thiếu

+ Nếu khi nhập kho phát hiện thấy vật liệu thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi nh sau:

Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: tổng giá thanh toán số hàng thừaNếu thừa không rõ ngyên nhân ghi tăng thu nhập

Nợ TK 338 (3381): trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)Có TK 721: số thừa không rõ nguyên nhân

Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập còn số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:

Nợ TK 002

Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002

+ Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng

Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giao cho chủ hàng đợc giảm giá, ghi:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

Có TK 133 (1331): thuế GTGT của số giao trả hoặc giảm giá- Nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154: vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho

- Nhập kho vật liệu từ các nguồn khác

Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh: nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳng hạn:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu tăng thêm

Có TK 411: nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, nhận góp vốn liên doanh

Có TK 222, 128: nhận lại vốn góp liên doanh

Có TK 241: nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ

Hạch toán biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (đơn vị cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc) do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu mua ngoàiCó TK 331, 111, 112, 311…

Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Nợ TK 331, 111, 112, 1388…

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

Số chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính

Nợ TK 331, 111, 112, 1388…Có TK 711

Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu

Với những doanh nghiệp sử dụng phơng pháp KKTX thì khi xuất kho vật liệu phải lập “ Phiếu xuất kho” hoặc “ Phiếu xuất vật t theo hạn mức” thủ kho và ngời nhận vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lợng vật liệu xuất kho theo phiếu xuất.

+Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng): xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6272-chi tiết phân xởng): xuất dùng cho phân xởng, bộ phận sản xuất

Nợ TK 641 (6412): xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642 (6422): xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất dùng

+ Xuất góp vốn liên doanh

Căn cứ vào giá gốc ( giá thực tế) của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn đợc liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá tri vốn góp sẽ đợc phản ánh vào tái khoản 412 “ Chênh lệch đánh giá lại tài sản “

Nợ TK 222: giá trị vốn góp liên doanh dài hạnNợ TK 128: giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạnNợ ( Có )TK 412: phần chênh lệch

Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh

+ Xuất thuê ngoài gia công, chế biến

Nợ TK 154: giá thực tế vật liệu xuất chế biếnCó TK 152: giá thực tế ( chi tiết vật liệu )+ Giảm do vay tạm thời

Nợ TK 138 (1388): cho cá nhân, tâp thể vay tạm thờiNợ TK 136 (1368): cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thực tế vật liệu cho vay

+ Giảm do các nguyên nhân khác ( nhợng bán, trả lơng, trả thởng, biếu tặng, phát hiện thiếu .)

Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn (giá thực tế) của vật liệu xuất dùng cho các mục đích:

Nợ TK 632: nhợng bán xuất trả lơng, trả thởng,biếu tặng Nợ TK 642: thiếu trong định mức tại kho

Nợ TK 138(1381): thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lýNợ TK 138 (1388), 334: thiếu cá nhân phải bồi thờngNợ TK 412: phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại

Có TK 152: giá thực tế vật liệu thiếu

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp KKTX ( tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ )

141, 311

TK 627,641,642, 241 TK 151

TK 642, 3381

TK 1381,

TK 128, 222

TK 412

TK1331

Tăng do mua ngoài

Thuế VAT được khâu trừ

Hàng đi đường kỳ trước

Nhận cấp phát, vốn góp liên doanh

Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công

Thừa phát hiện khi kiểm kê

Nhận lại vốn góp liên doanh

Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCB

Xuất để chế tạo sản phẩm

Xuất kho vốn liên doanh

Xuất NVL trả vốn góp liên doanh

Xuất thuê ngoài gia công chế biến

Thiếu phát hiện qua kiểm kê

Đánh giá

giảmĐánh giá tăng

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp KKTX (tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

141, 311 .

TK 151, 411, 222 TK 627, 641, 642 .

1.2 Hạch toán tổng hợp công cụ - dụng cụ

* Tài khoản sử dụng:

Tài khoản sử dụng để hạch toán công cụ - dụng cụ là TK 153 “ Công cụ - dụng cụ”

Nội dung của tài khoản này nh sau:

Bên nợ: - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tăng trong kỳ (KKTX) - Giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn cuối kỳ (KKĐK)

Bên có: - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ giảm trong kỳ (KKTX) - Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tồn đầu kỳ (KKĐK)D nợ: Giá thực tế của công cụ - dụng cụ tồn kho

Tài khoản này đợc chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2+ TK 1531 “ Công cụ - dụng cụ “

+ TK 1532 “Bao bì luân chuyển”+ TK 1533 “Đồ dùng cho thuê”

Nội dung phản ánh và phơng pháp hạch toán trên TK 153 tơng tự TK 152 Tuy nhiên vì là t liêu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ có só khác biệt sau:

- Trờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lợng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ – dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ xuất dùng tính hễt vào chi phí trong kỳ (còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị )

Nợ TK 627 ( 6273- chi tiết phân xởng ) : xuất dùng ở phân xởng Nợ TK 641( 6413 ) : xuất dùng phục vụ cho tiêu thụ

Nợ TK 642 (6423) : xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 153 ( 1531 ) : toàn bộ giá trị xuất dùng

- Trờng hợp xuất dùng công cụ - dụng cụ có giá trị tơng đối cao, quy mô tơng đối lớn mà nếu áp dụng phơng pháp phân bổ một lần trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ hai lần ( còn gọi là phân bổ 50%) Theo phơng pháp này khi xuất dùng kế toán phản ánh theo các bút toán sau:

Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán)

Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác

Xuất để chế tạo sản phẩm

Xuất cho nhu cầu khác ở phân xưởng, xuất phục vụ bán hàng,

quản ly, XDCB

BT1> Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùngNợ TK 142 (1421)

Nợ TK 138, 334, 111, 152 .: phế liệu hồi hoặc bồi thờng Nợ TK 6273, 6413, 6423 .: phân bổ nốt GTCL ( trừ thu hồi)

Có TK 142 (1421): giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng)- Trờng hợp công cụ - dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng đợc phân bổ dần vào chi phí ( còn gọi là phơng pháp phân bổ dần nhiều lần) Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau:

BT1> Phản ánh 100% giá trị xuất dùng Nợ TK 142 (1421)

Có TK 153 (1531)BT2> Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần

Nợ TK 6273, 6413, 6423

Cớ TK 142 (1421): giá trị phân bổ mỗi lần

Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn Khi báo hỏng, mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi th-ờng của ngời làm mất, hỏng .giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vào chi phí kinh doanh tơng tự nh phân bổ hai lần.

Sơ đồ hạch toán xuất dùng công cụ - dụng cụ theo phơng pháp KKTX

TK 153 (1531) TK 627, 641, 642

TK 142

TK152, 138

* Phơng pháp hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển

Khi xuất dùng bao bì luân chuyển:

Nợ TK 142 (1421): toàn bộ giá thực tế bao bì luân chuyểnCó TK 153 (1532) xuất dùng

Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán xác định giá trị hao mòn của bao bì để phân bổ vào chi phí, giá trị của số bao bì bị h hỏng, mất mát, từ đó tính ra giá trị còn lại của bao bì nhập kho và ghi:

Giá thực tế CCDC xuất dùng theo phương pháp phân bổ 100%

50% phân bổ vào chi phí kỳ xuất dùng

bổ dần

Nợ TK 641: phân bổ giá trị hao hòn của bao bì vào chi phí bán hàngNợ TK 152: tính vào giá trị vật liệu mua ngoài

Nợ TK 138, 821: giá trị của bao bì bị h hỏng, mất mát

Có TK 142: gía thực tế của bao bì nhập lại ( giá xuất kho)

Khi chuyển công cụ - dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài, nhập kho:

Nợ TK 153 (1533): giá thực tế đồ dùng cho thuêNợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừ ( nếu có)

Có TK 153 (1531): chuyển dụng cụ thành đồ dùng cho thuêCó TK 331, 111, 112 .: tổng giá thanh toán

Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi:

Nợ TK 142 (1421): toàn bộ giá trị xuất dùng Có TK 153 (1533)

Xác định giá trị hao mòn đồ dùng cho thuê

Nợ TK 821: nếu hoạt động cho thuê không thờng xuyên

Nợ TK 627 (6273): nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thờng xuyên ( chính hoặc phụ)

` Có TK 142 (1421): giá trị hao mònĐồng thời phản ánh số thu về cho thuê:

Nợ TK 111, 112, 131, 1388 .: tổng số thu cho thuêCó TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp

Có TK 721: nếu là hoạt động không thờng xuyênCó TK 511: nếu là hoạt động thờng xuyên

Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi:

Nợ TK 153 (1533): giá trị còn lại

Có TK 142 (1421): giá trị còn lại

2 Hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phơng pháp KKĐK

* Tài khoản sử dụng

- TK 611- mua hàng ( tiểu khoản 6111- mua nguyên, vật liệu)

Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)

Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt .trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 6111 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loai vật t, hàng hoá.

- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại

Bên nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

Bên có: kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳD nợ: giá thực tế vật liệu tồn kho

- TK 153 - công cụ - dụng cụ:sử dụng để theo dõi giá thực tế công cụ - dụng cụ, bao bì luân chuyển tồn kho

Bên nợ: giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn kho cuối kỳ

D nợ: giá thực tế công cụ - dụng cụ tồn kho

- TK 151 - hàng mua đi đờng: dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán

Bên nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ

Bên có: kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳD nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh 133, 331, 111, 112 .Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp KKTX

Có TK 152: nguyên, vật liệu tồn kho

Có TK 151: hàng đang đi đờng ( vật liệu đi đờng)

Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ( với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Nợ TK 611 (6111): giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 .: tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ:

Có TK 611 (6111): trị giá không có thuế của hàng mua trả lại hay giảm giá hàng mua

Số chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính

Nợ TK 111, 112, 331, 1388 .Có TK 711

Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt:

Nợ TK 152: nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 151: hàng đi đờng cuối kỳ ( vật liệu đi đờng)

Nợ TK 138, 334: số thiếu hụt mất mát cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 138 (1381): số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lýNợ TK 642: số thiếu hụt trong định mức

Có TK 611 (6111): trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt

Giá trị nguyên, vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên có ( bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại số giảm giá hàng mua) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng ( dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức )…

Nợ TK 621,627, 641, 642Có TK 611 ( 6111)

Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế GTGT đầu vào, do vậy ghi:

Nợ TK 611 (6111): giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK 331, 111, 112 .: tổng giá thanh toán ( kể cả thuế VAT, thuế nhập khẩu)

Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại ( nếu có)Nợ TK 331, 111, 112 .

Có TK 611 (6111)

Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế GTGT.

- Hạch toán công cụ - dụng cụ

Việc hạch toán công cụ - dụng cụ nhỏ đợc tiến hành tơng tự nh đối với vật liệu Trờng hợp công cụ - dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu thấy giá trị lớn, cần trừ dần vào chi phí nhiều kỳ ( qua kiểm kê lợng đã xuất dùng, đang sử dụng), kế toán ghi:

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ - dụng cụ theo phơng pháp KKĐK (tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 138, 334, 821, 642

TK 411

TK 621, 627, 641, 642

Giá trị vật liệu, dụng cụ

tồn đầu kỳ chưa sử dụngGiá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ

Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lạiGiá trị vật liệu, dụng cụ

mua vào trong kỳ

Giá trị thiếu hụt mất mát

Giá trị vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng nhỏĐánh giá tăng vật

liệu, dụng cụNhận vốn liên doanh, cấp

phát, tặng thưởng .

Phân bổ dầnGiá trị dụng cụ

xuất dùng lớnThuế VAT được

khấu trừ

Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn

đầu kỳ chưa sử dụngGiá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ

Giá trị hàng mua, hàng mua trả lại

Giá trị thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùng

Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh

toán)

3 H¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng cô - dông cô trªn hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n tæng hîp

NhËt ký chungSæ chi tiÕt vËt t TK 152 163

B¶ng tæng hîp chi tiÕt vËt tSæ c¸i TK 152, 153

B¶ng c©n dèi sè ph¸t sinh

B¸o c¸o tµi chÝnh

Chøng tõ nhËp, xuÊt

B¶ng tæng hîp chøng tõ nhËp,

NhËt ký – Sæ c¸i

B¸o c¸o tµi chÝnh

Sæ chi tiÕt vËt t­ TK 152, 153

B¶nh tæng hîp chi tiÕt vËt t­

Chøng tõ ghi sæ

Sæ chi tiÕt vËt t­ TK 152, 153

Sæ c¸i TK 152, 153

XuÊt NhËp

NhËt ký – chøng tõ sè 5, 6Chøng tõ nhËp,

B¶ng ph©n bæ TK 152, 153

Sæ chi tiÕt sè 2 – TK 331

B¶ng kª sè 4, 5, 6

Sæ c¸i TK 152, 153

NhËt ký – chøng tõ sè 7B¶ng kª sè 3 –

TK 152, 253

B¸o c¸o tµi chÝnhNK – CT liªn

quan 1, 2, 4, 10

V - Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.

Kiểm kê vật t và công cụ dụng cụ là biện pháp kiểm tra thực trạng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc giúp doanh nghiệp nắm đợc thực trạng nguyên vật liệu cả về số lợng, chất lợng, ngăn ngừa hiện tợng tham ô lãng phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, có biện pháp xử lý kịp thời đẩm bảo tốt công tác quản lý vật t và công cụ dụng cụ của doanh nghiệp.

Sơ đồ trình tự hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu

Thừa NVL xử lý

Thừa khi kiểm kê

Thiếu khi kiểm kê

Xử lý kết quả kiểm kê (ngoài định mức)

Theo phơng pháp KKTX

Hao hụt trong định mức

Sơ đồ trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê công cụ dụng cụ.

Giá thực tế muavào nhập kho

Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ một lần vào chi phí

Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ 2 hoặc nhiều lầnTK151, 153

D XXX Kết chuyển giá thực tế CCDC tồn đầu kỳ, giá thực tế CCDC đang đi đờng

Kết chuyển giá thực tế CCDC tồn cuối kỳ và giá thực tế đang đi đờng tồn cuối kỳ

VI - Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

1)Đối tợng và điều kiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế)của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính

Giá trị thực hiện Giá gốc của Dự phòng giảm giá

thuần tuý của hàng = hàng tồn kho - hàng tồn kho tồn kho

Dự phòng giảm giá đợc lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật t hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán Những loại vật t hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng từ hợp lý, chứng minh giá vốn vật t, hàng hoá tồn kho.

2)Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Mức dự phòng cần lập Số lợng tồn Mức giảm giánăm tới cho hàng tồn = kho i cuối niên độ * của hàng tồn kho i

kho i

3)Tài khoản và phơng pháp hạch toán.

Kế toán sử dụng TK159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán Bên nợ: hoàn nhập dự phòng giảm giá.

Bên có: trích lập dự phòng giảm giá.

D có : dự phòng giảm giá hàng vật t hiện còn.

Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho nh sau

Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc Nợ TK 159

Có TK 721

Đồng thời, trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642(6426) Có TK 159

Cuối liên độ kế toán tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng nh trên

-Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính

VII - Các hình thức sổ kế toán

Công tác kế toán là một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, thờng nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lợng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện, do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu nội dung, phơng pháp hạch toán, tạo

thành một hệ thống sổ sách kế toán các loại sổ sách kế toán này đợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành Mỗi hệ thống sổ kế toán đợc xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có thể thực hiện công tác kế toán Nh vậy hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán về chức năng ghi chép về kết cấu, nội dung phản ánh theo trình tự nhất định trên cơ sở chứng từ gốc Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, qui mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau.

Đặc trng cơ bản để phân biệt các hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau là ở só lợng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng ở nguyên tắc kết cấu Trong thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau đây

1)Hình thức Nhật ký Sổ cái–

Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ-Có trên cùng một vài trung sổ Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái

Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái.

Báo cáo kế toán

Sổ thẻ, hạch toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ quỹ

Mẫu: nhật ký-sổ cái Năm…

Số phát sinh

-Sổ cái : là sổ phân loại ghi theo hệ thống )dùng để hạch toán tổng hợp , mỗi tài khoản đợc phản ánh trên một vài trang sổ cái có thể kết hợp phản ánh chi tiết theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.

-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng, sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái Mọi CTGS sau ghi sổ đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng số hiệu của CTGS đợc đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm )đến cuối tháng (hoặc cuối năm) ngày tháng trên CTGS tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”

-Bảng cân đối tài khoản Dùng đẻ phản ánh tình hình đầu kỳ phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng nh cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.

* Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Giải thích:

Ghi hàng ngày Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Mẫu:Chứng từ ghi sổ số: 63 ngày 25/10

Mẫu: Sổ ĐKCTGS

Số tiền 63

64 25/10 25/10 34 10

Chứng từ gốc bảng tổng hợp CTG

Chứng từ ghi sổSổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Sổ thẻ, hạch toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ quỹ

Sổ đăng ký GTGS

Báo cáo kế toán

Mẫu :Sổ cái –Tài khoản tiền mặt:số hiệu 111CTGS

Số hiệu TK đối

D đầu thángĐơn vị trả tiềnThu tiền bán SPChi trả lơng

-Sổ nhật ký-chứng từ :Nhật ký chứng từ đợc mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo

Yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp-cân đối Nhật ký-chứng từ đợc mở theo sổ phát sinh bên có của tài khoản đối ứng với bên nợ Các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích.

-Sổ cái :Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ.Sổ cái đợc ghi theo số phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký-chứng từ có liên quan.

-Bảng phân bổ :Sử dụng với những tài khoản chi phí phát sinh thờng xuyên, có liên quan đến nhiều đối tợng cần phải phân bổ(tiền lơng, vật liệu khấu hao ) các chứng từ gốc trớc hết tập trung vào bảng phân bổ cuối tháng đợc vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và NK-CT liên quan.

-Sổ chi tiết :dùng để theo dõi các đối tợng hạch toán cần hạch toán chi tiết.Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký- chứng từ.

4)Hình thức nhật ký chung.

Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (tổng nhật ký )sau đó căn cứ vào nhật ký chung ,lấy số liệu để ghi vào sổ cái mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký đợc chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan.Đối với các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ cuối tháng(hoặc định kỳ )cộng tác nhật ký phụ, lấy số tiền ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái, sổ nhật ký chung thờng có mẫu sau:

Mẫu: Nhật ký chungNgày tháng

ghi sổ

Chứng từ

Đã ghi sổ cái

Số hiệu tài khoản

Số phát sinh

Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu, kiểu một bên và kiểu hai bên và mở cho cả hai bên nợ-có của tài khoản.Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ, riêng với những tài khoản có số lợng nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ-cuối tháng , cộng sổ cái phụ để đa vào sổ cái.

Mẫu :Sổ cáiNăm :

Tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112Ngàyvào

Chứng từSố

hiệu NT

Trang Dòng

Số phát sinh

Số d đầu kỳThu tiền bán hàngTrả tiền mặt

Cộng sang trang số

Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung.

Giải thích:

Ghi hàng ngày Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếuGhi định kỳ (5,7 ngày)

Chứng từ gốc

Nhật ký chungSổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Sổ thẻ, hạch toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtNhật ký

chuyên dùng

Báo cáo kế toán