Hạch toán vật liệu

Hạch toán vật liệu

Lời nói đầu

Mọi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trờng hiện nay đều có chung một mục tiêu là tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội Để đạt đợc mục tiêu đó có rất nhiều biện pháp nhng một trong các biện pháp hiệu quả hơn cả là doanh nghiệp phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Muốn vậy doanh nghiệp phải tổ chức mua sắm các yếu tố đầu vào với giá cả hợp lý, chất lợng tốt và sử dụng tiết kiệm có hiệu quả Điều này sẽ góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ thấp giá thành và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng

Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm đầu ra Trong quá trình sản xuất, giá trị vật liệu chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, dịch vụ hoàn thành và một phần dới dạng sản phẩm dở dang do đó chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy việc hạch toán vật liệu một cách chính xác kịp thời, đầy đủ là một yêu cầu tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp

Công ty cơ khí may Gia Lâm là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Dệt - May Việt Nam Sản phẩm của công ty bao gồm các loại máy móc thiết bị, phụ tùng trong ngành May, Da giầy và một số sản phẩm dân dụng khác với chất lợng tốt, đợc thị trờng chấp nhận Để có đợc các sản phẩm đó công ty đã sử dung rất nhiều loại vật liệu khác nhau do vậy công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty khá phức tạp

Qua thời gian thực tập tại công ty cơ khí may Gia Lâm , nhận thấy đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu , trên cơ sở những kiến thức đã tích luỹ đợc, với sự hớng dẫn tận tình của cô giáo - PGS.TS Phạm Thị Gái, em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề : " Hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm" với mong muốn góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện côngtác kế toán vật liệu tại công ty cũng nh công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Phần I

những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I NHững vấn đề chung về vật liệu

1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vật liệu và yêu cầu quản lý vật liệu trong sản xuất

* Khái niệm:

Quá trình lao đông là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao động tác động lên đối tợng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất lý hoá của đối tợng lao động để tạo ra sản phẩm với chất lợng ngày càng cao Theo Mác, để một quá trình sản xuất diễn ra thì phải có đủ ba yếu tố: t liệu lao động,đối t-ợng lao động, sức lao động.

Đối tợng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu đối với qua trình sản xuất Biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động chính là các loại nguyên vật liệu Trong đó nguyên liệu là những đối tợng lao động cha qua chế biến, vật liệu là những đối tợng lao động đã qua chế biến hay vật liệu là đối t-ợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động.

* Đặc điểm của vật liệu :

- Vật liệu thuộc tài sản lu động, là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất.

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Dới tác động của lao động, vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này đợc thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là chi phí phân bổ một lần.

* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục Hơn nữa, đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động

2

Mặt khác, do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành, lợi nhuận.

Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận doanh nghiệp Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.

* Yêu cầu quản lý vật liệu:

Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.

- ở khâu thu mua:

Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau, do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa và phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- ở khâu bảo quản:

Phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo, đong, đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.

- ở khâu dự trữ:

Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

- ở khâu sử dụng:

Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí Điều này có ý nghĩa quan trọng trong

việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, lợi nhuận tích luỹ cho doanh nghiệp.

* Vai trò của vật liệu trong sản xuất :

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục Hơn nữa, đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động Mặt khác, do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Vì vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh doanh thu, giá thành, lợi nhuận.

Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động đặc biệt là vốn dự trữ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm đợc chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận doanh nghiệp Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhng yêu cầu là không làm ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm..

Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, baỏ quản, nhập, xuất, tồn kho vật liệu Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình cụ thể về vật liệu để đề ra hớng chỉ đạo sản xuất kinh doanh Hạch toán vật liệu chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm đợc chính xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu từ đó đề ra biện pháp quản lý vật liệu thích hợp Cũng thông qua số liệu kế toán, các nhà quản lý biết đợc số lợng, giá trị của từng loại vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất, hạn chế sự hao hụt lãng phí, đảm bảo sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm nhất nhng vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm và tiến độ sản xuất.

Để phát huy hết vai trò của mình đối với việc quản lý vật liệu thì kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp, để ghi chép, phân

4

loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

- Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua vật liệu, tình hình thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

2 Phân loại vật liệu:

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và phân loại vật liệu.

Trong thực tế quản lý và hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp , đặc trng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất Theo đặc trng này, vật liệu ở các doanh nghiệp đợc chia thành các loại:

+ Nhiên liệu:

Vè thực chất, nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhien liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt l-ợng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng Nó có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí nh than, củi, xăng, dầu, ga,

+ Phụ tùng thay thế:

Là những vật t dùng để thay thế, bảo dỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vật tải,

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:

Là các vật liệu và thiết bi( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ, ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.

3 Tính giá vật liệu:

Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc, phơng pháp nhất định Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và dự trữ vật liệu cuối kỳ Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiẹm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu sử dụng và dự trữ.

Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế là giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật liệu.

a) Giá thực tế vật liệu nhập kho:

Giá thực tế sẽ có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo ơng pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu nhạp kho đợc xác định theo từng nguồn nhập:

ph-+ Đối với vật liệu mua ngoài:

6

Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi trên hóa đơn ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu(nếu có) và các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhan viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho , thuê bãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi, ) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua đ… ợc hởng.

+ Đối với vật liệu tự sản xuất:

Tính theo giá thành sản xuất thực tế

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí có liên quan nh tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển , bốc dỡ , hao hụt trong định mức, )…

+ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do các bên tự thỏa thuận (+) các chi phí tiếp nhận ( nếu có)

+ Đối với vật liệu đợc tặng , thởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

+ Đối với phế liệu thu hồi:

Giá thực tế vật liệu nhập kho là gía ớc tính có thể sử dụng đợc hay gía trị thu hồi tối thiẻu.

b) Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Tùy theo đặc điẻm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá xuất sau nhng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

* Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lôvà giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến xuất dùng Khi xuất dùng hàng nào(lô hàng nào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng(lô hàng đó) Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.

+ Ưu điểm:

- Tính gía vật liệu xuất kho chính xác.

- áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.

+ Nhợc điểm :

Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.* Phơng pháp giá hạch toán:

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc phản ánh theo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệuxuất dùng trong kỳ(hoặc tồn

Giá hạch toánvật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn

* Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập).

Giá thực tế vật liệu xuất

Số lợng vật liệu

xuất dùng x

Giá đơn vị bình quânCó ba phơng pháp xác định giá đơn vị bình quân:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền )Giá đơn vị bình

- Việc tính giá xuất vật liệu không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất trong kỳ.

- Đơn giản, dễ làm phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất nhiều.

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:Giá đơn vị

bình quâncuối kỳ trớc

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc)+ u điểm:

Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.+ Nhợc điểm:

Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của cả vật liệu kỳ này Có trờng hợp gây ra bất hợp lý( tồn kho âm).

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhậpLợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập+ Ưu điểm:

Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán , vừa chính xác, vừa phản ánh đợc tình biến động của giá cả.

+ Nhợc điểm:

Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức với doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công bởi vì sau mỗi lần vật liệu nhập kho, kế toán lại phải tính lại giá bình quân do vậy chỉ nên áp dụngvới những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán máy.

* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc(FIFO):

Phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc sẽ xuất trớc, xuất hết số nhập trớc thì mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giáthực tế của vật liệu xuất trớc và do vậy, gía trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng trong kỳ.

+ u điêm:

Gần đúng với luồng nhập, xuất vật liệu trong thực tế Phơng pháp này gần với phơng pháp giá thực tế đích danh do đó sẽ phản ánh tơng đối chính xác giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho Hơn nữa, giá trị vật liệu tồn kho sẽ đợc phản

ánh gần sát với giá thị trờng bởi vì giá trị vật liệu tồn kho bao gồm giá trị của vật liệu đợc mua ở những lần sau cùng.

+ Nhợc điểm:

- Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tạivì theo phơng pháp này doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật liệu đợc mua vào từ cách đó rất lâu.

- Khối lợng công việc hạch toán lớn.

Phơng pháp này chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm vật liệu không lớn.

* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc( LIFO ):

Phơng pháp này giả định rằng lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc, xuất hết lô vật liệu nhập sau mơí đến lô vật liệu nhập trớc Phơng pháp này phù hợp khi giá cả thị trờng có xu hớng tăng lênvì khi đó doanh nghiệp giảm đợc số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nớc.

- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế.

- Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua them vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng hóa những chi phí mới nhất với giá cao.

Phơng pháp LIFO và phơng pháp FIFO có những tác đọng trái ngợc nhau tới kết quả tài chính của doanh nghiệp Phơng pháp FIFO cung cấp những thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị vật liệu trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT) nhng lại làm doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh(BCKQKD) Ngợc lại, phơng pháp LIFO làm cho doanh thu phù hợp với chi phí trên BCKQKD nhng lại phản ánh giá trị vật liệu ở mức lạc hậu so với giá trị thị trờng của nó trên BCĐKT Trong khi đó phơng pháp giá bình quân là phơng pháp trung hòa giữa hai phơng pháp trên.

* Phơng pháp giá vật liệu tồn cuối kỳ:

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại đợc xuất dùng thờng xuyên sẽ không có điền kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải

10

tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ,sau đó mới xác định đợc giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ:

Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ =

Số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ x

Đơn giá vật liệu nhập kho lần cuối

Giá thực tế vật liệu xuất kho =

Giá thực tế vật liệu nhập kho +

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu

-Giá thực tế vật liệu tồn kho

cuối kỳ+u điểm:

- Đơn giản, nhanh chóng, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất vật liệu trong kỳ.

+ Nhợc điểm:

Độ chính xác không cao, không phản ánh đợc sự bién động của giá cả.

II Hạch toán chi tiết vật liệu:

Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu bao gốm rất nhiều chủng loại khác nhau với số lọng và giá trị khác nhau Để qúa trình sản xuất diễn ra liên tục thì phải thờng xuyên đảm bảo đủ lợng vật liệu cho tiêu dùng và dự trữ Do đó các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu để theo dõi thờng xuyênông thôn tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu cả ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho ban đầu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và vận dụng một phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp để tăng cờng cho công tác quản lý vật liệu nói riêng, quản lý tài sản nói chung.

Để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu mang tính bắt buộc theo qui định của Bộ tài chính bao gồm:

+ Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT).+ Phiếu xuất kho(Mẫu 02- VT).

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT).+ Thẻ kho(Mẫu 06- Vt).

+ Biên bản kiểm kê VT, sản phẩm, hàng hóa(Mẫu 08- VT).

Ngoài các chứng từ trên, tùy theo yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà vận dụng thêm các chứng từ khác mang tính hớng dẫn nh:

+ Biên bản kiểm nghiệm vật t(Mẫu số 04-VT).+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu số 04- VT).+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu số 07-VT)Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu bao gồm:

1 Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu , ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.

* Tại kho:

Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.

Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần.

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

*Tại phòng kế toán:

Kế toán phải mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu ơng ứng với thủ kho mở ở kho Kế toán sử dụng thẻ(sổ) thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

t-Thẻ(sổ) kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, nhng chỉ khác là theo dõi cả về số lợng và giá trị của vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ , đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển, ghi đơn giá và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra, để có số

12

liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu cả về số lợng và giá trị theo từng nhóm, loại vật liệu.

+ Nhợc điểm:

Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số ợng.Ngoài ra,việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

l-Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán cha cao.

2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song.

* Tại kho:

Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu , tại kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.

Chứng từ xuất

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm traGhi chú

nhập, xuất, tồn kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.

Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới.Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.

- Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.

- Theo yêu câù cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

2 Phơng pháp sổ số d

Phơng pháp naỳ là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị cuả vật liệu , xoá bỏ đợc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán , tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho , đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời

* Tại kho:

Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các phơng pháp trên Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày theo qui định của doanh nghiệp , sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu qui định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng , số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu , lập riêng cho phiếu nhập kho và phiêú xuất kho Phiếu này sau khi nhập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.

Ngoài công việc hàng ngày nh trên thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu vào sổ số d Sổ số d do kế toán mở cho từng kho v à dùng cho cả năm Cuối tháng, kế toán giao sổ số d cho thủ kho ghi số lợng vật liệu tồn kho căn cứ vào các thẻ kho Ghi xong, thủ kho phải chuyển sổ về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

* Tại phòng kế toán :

Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập, xuất kho Tại phòng kế toán , nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ , sau đó tổng hợp giá trị vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu nhập, xuất để ghi vào cột thành tiền của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu" Thành tiền" trên phiếu giao nhận

chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật liệu đợc ghi vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất vật liệu.

Cuối tháng, cộng số liệu trên các bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất để ghi các phần nhập, xuất trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu, rồi ghi vào cột "Tồn kho cuối tháng" của bảng kê này.Đồng thời cuối tháng nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vaò sổ số d cột " thành tiền" Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liêụ cột "tồn kho cuối tháng" của nhóm, loại hàng tồn kho tơng ứng trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ.

Chứng từ xuất

Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm traGhi chú

Bảng luỹ kế xuấtSổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng luỹ kế xuất

Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất nhiều dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao.

III Hạch toán tổng hợp vật liệu

Để hạch toán vật liệu, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh cuả doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý, vào trình độ cán bộ kế toán, cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t thu mua cả về số lợng, chất lợng, qui cách, mẫu mã Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật t ", sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu "trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trong trờng hợp phát hiện thừa thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.

Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít thì sử dụng " Phiếu xuất vật t " Phiếu này đợc lập thành 3 liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.

Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng" Phiếu xuất vật t theo hạn mức" Phiếu này đợc lập thành 2 liên,1liên giao cho thủ kho, 1liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" lập thành 3 liên: 1 liên lu ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán.

Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ".

1 Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Tuy vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng.

Để hạch toán vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản:

TK 151" Hàng mua đang đi đờng"

Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.

Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, vật t đang đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: Giá trị vật t, hàng hoá mua ở các kỳ trớc nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng.

D Nợ: Giá trị vật t, hàng hoá đang đi dờng cuối kỳ.

TK 152" Nguyên liệu, vật liệu "

Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

Bên Nợ: - Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho.

- Giá trị nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.Bên Có: - Trị giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho.

- Giảm giá đợc hởng.

- Trị giá thực tế nguyên, vật liệu thiếu hụt, h hỏng phát hiện khi kiểm kê.

D Nợ: Trị giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh TK 133, TK 331, TK 111, TK 621, 627, 641, 642,

Thuế GTGTđược khấu

trừTK 621

Hàng đi đường kỳ trước nhập kho kỳ này

TK 411

Nhận cấp phát, tặng thưởngvốn góp liên doanhTK 336, 338

Các trường hợp tăng vật liệu khác

TK 154

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 621Xuất để chế tạo

sản phẩm

TK 627, 641, 642, 241Xuất dùng cho

phân xưởng bán hàng, quản lý,

XDCB

TK 128, 222Xuất góp vốn

TK 152

Đánh giá tăng

2 Hạch toán nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng hoá tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi

chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Theo phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 611" Mua hàng"(Tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu "

Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua).

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 611 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật t

- TK 152 " Nguyên vật liệu "

Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.

Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

- TK 151" Hàng mua đang đi trên đờng"

Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua(đã thuộc sở hứu của doanh nghiệp ) nhng đang đi trên đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.D Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK 133, 331, 111, 112,

GTGTđược khấu

trừTK 411

Nhận lại vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng thưởng

TK 336, 338, 412,

Các trường hợp tăng vật liệu khác

TK 241, 154 TK 151, 152Giá trị vật liệu tồn

cuối kỳ

Xuất dùng cho sản xuất kinh

doanh

TK 111, 112, 331

Vật liệu xuất dùng cho mục đích khácTK 152

Giảm giá được hưởng và giá trị hàng

mua trả lại

TK 627, 641, 642, 241TK 151, 152, 153

D: xxx

Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ

TK 111, 112, 331

Cả trờng hợp hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và phơng pháp trực tiếp hạch toán khác nhau ở trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho, còn các trờng hợp tăng vật liệu khác thì hạch toán là giống nhau Cụ thể trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp kế toán ghi theo giá nhập là giá có thuế GTGT.

IV Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê

Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc Thông qua kiểm kê,

doanh nghiệp nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng, ngăn ngừa hiện tợng lãng phí, tham ô vật liệu, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tợng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể đợc thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị; kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thờng Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những ngời có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật t, phòng kế toán và cán bộ nhân viên doanh nghiệp Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thực hiện việc cân, đo, đong, đếm và phải lập biên bản kiểm kê(mẫu 08 - VT ), xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch.Việc xử lý kết quả kiểm kê đợc thực hiện bởi hội đồng xử lý tài sản Doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban xử lý tài sản đảm bảo đầy đủ thành phần cần thiết để giải quyết các trờng hợp thừa, thiếu vật liệu nói riêng và các tài sản trong kiểm kê nói chung Hội đồng xử lý tài sản có trách nhiệm phân tích, đánh giá các nguyên nhân cụ thể để đi đến kết luận khách quan.

TK 338 (3381)(2)TK 002

TK 621, 627, 641, 642(4)

TK 721(5)

TK 111, 334, 138(1388)(6)

TK 138 (1381)(7)

(4): vật liệu thiếu do cân, đong, đo đếm sai.

(5): Vật liệu thiếu trong định mức hay ngoài định mức nhng đợc cấp có thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh.

(6): Yêu cầu ngời phạm lỗi bồi thờng số vật liệu thiếu.(7): Vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.

V Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng, để hạn chế rủi ro trong quá trĩnh sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại xảy ra do vật t, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản ánh đúng trị giá thực tế của hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đa ra một thông tin trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính.

Theo qui định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm Số dự phòng đã trích lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp ở cuối niên độ kế toán trớc, đến cuối niên độ sau phải đợc hoàn nhập toàn bộ vào thu nhập bất thờng.

Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:Mức dự phòng cần lập năm

tới cho hàng tồn kho i = Số lợng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá hàng tồn kho iKế toán sử dụng TK 159 " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" để theo dõi tình hình trích lập, hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Sơ đồ 7:

hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Ghi chú:

(1): Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán.

(2): Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau.Phần II

Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tạicông ty cơ khí may gia lâm

TK 159

I Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cơ khí may gia lâm có ảnh hởng đến hạch toán vật liệu

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cơ khí may Gia Lâm là một trong những công ty mạnh của ngành Dệt may Việt Nam trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam.

Tên gọi chính thức: Công ty cơ khí may Gia Lâm.

Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Sewing Machine CompanyTrụ sở chính: Thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội.

Điện thoại: 048276564-048276934Fax: 8448276565.

Tài khoản giao dịch: 710A.00012 tại ngân hàng công thơng Chơng

Công ty đã trải qua những bớc xây dựng và trởng thành tính đến nay là 25 nămvới nhiều thay đổi về nhiệm vụ trong sản xuất cũng nh sự thay đổi tên gọi của công ty Ngày 22/9/1977 theo quyết định số 731/CNN- TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ , xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu ra đời từ một phân xởng sửa chữa của xí nghiệp May 10(nay là công ty May 10) - tiền thân của Công ty cơ khí may Gia Lâm ngày nay Cuối những năm 80, cùng với sự phát triển chung của ngành công nghiệp nhẹ trong đó có sự phát triển mạnh mẽ của ngành may công nghiệp - chuyển sang may hàng xuất khẩu, xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu đổi tên thành Xí nghiệp Cơ khí may Gia Lâm theo quyết định số 462/CNN - TCLĐ ngày 7/5/1983 của Bộ Công nghiệp nhẹ và đợc xây dựng trên địa điểm mới riêng biệt cùng với sự giúp đỡ của Cộng hoà dân chủ Đức cũ.

Những năm trong thời kỳ bao cấp, công ty cha phát huy đợc hết tiềm năng của mình : mọi kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty đều đợc thực hiện theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc Nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho công ty giai đoạn này là sản xuất các phụ tùng thay thế và sửa chữa các máy khâu công nghiệp, các loại máy chuyên dùng trong ngành may công nghiệp cho các xí nghiệp may thuộc Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu May - Bộ Công nghiẹp nhẹ hoặc các xí nghiệp may thuộc các Sở Công nghiệp trên toàn quốc.

Ngày 29/4/1993, để đáp ứng yêu cầu chung của xã hội, theo quyết định số 445/QĐ - TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ, xí nghiệp đợc chuyên thành Công

24

ty cơ khí may Gia Lâm - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam.

Với công nghệ sản xuất tiên tiến, thiết bị hiện đại đợc nhập của Công hoầ Liên bang Đức, Italia, với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ chuyên sâu nhiếu kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, đến nay công ty không những sản xuất đơc phụ tùng thay thế mà còn vơn lên chế tạo đựoc các thiết bị chuyên dùng của ngành may nh: máy cắt vải cố dịnh, máy đẩy tay, máy khoan dấu, các loại chân bàn cắt vải , traỉ vải, Đặc biệt có một số máy móc thiết bị…đạt yêu cầu và chất lợng cao nh: bục là hơi, máy xén vải đầu bàn, máy dập cúc, máy kiểm tra vải, hệ thống sấy giày, máy ép thuỷ lực, thay thế đ… ợc hàng nhập khẩu với giá chỉ bằng 60% đến 70% giá nhập khẩu Ngoài việc sản xuất các sản phẩm trong ngành may - da giầy, công tycòn sản xuất các sản phẩm cơ khí khác nh : bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, cột đèn tín hiệu và một số sản phẩm dân dụng khác.

Trong tình hình hiện nay, để phù hợp với nền sản xuất hàng hoá, một mặt công ty tiến hành sản xuất theo yêu cầu của khách hàng (theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế) , mặt khác công ty tiến hành nghiên cứu, thiết kế, chế tạo thử và chào hàng các sản phẩm làm đợc, từ đó làm cho khách hàng có thể nhận biết đợc nhu cầu của mình và đặt hàng Ngoài ra, công ty nhận cung cấp những sản phẩm nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng nh nhận lắp đặt gọn cả một dây chuyền may hoặc giày theo phơng thức chìa khoá trao tay.

Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất , sẵn sàng liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nớc để đầu t thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm Với thời gian hơn 20 năm,công ty đang trên đà phát triển và tự khẳng định mình là một doanh nghiệp nhà nớc luôn đi tiên phong trong lĩnh vực sản xuất các thiết bi phục vụ cho ngành Dệt May Việt Nam.

So sánh với năm 2000 (%)1 Doanh thu thuần 31.075.300.87733.000.000.00031.160.040.81694,42100,27

2Lợi nhuận388.636.051495.000.000514.870.389104,01132,483 Vốn kinh

doanh 12.954.535.030 13.711.911.362 13.729.877.329 100,13 105,984 Nộp ngân sách 1.840.774.5871.956.000.000869.127101,73108,015 Thu nhập

bình quân 737.890 750.000 0,0375 115,88 117,786

Tỷ suất lợi nhuận/vốn kinh doanh (6 = 2/3 )

Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu ( 7 = 2/1 )

2 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh taị công ty

Công ty Cơ khí may Gia Lâm là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam Tổ chức của công ty thóng nhất từ trên xuống dới, mọi hoạt động đợc chỉ đạo thống nhất từ giám đốc tới từng phòng ban nghiệp vụ và xuống các phân xởng sản xuất Thông tin đợc quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.

Các phân xởng không có bộ máy quản lý riêng mà chỉ gồm:+Quản đốc phân xởng.

+Phó quản đốc phân xởng+Nhân viên kinh tế.

* Giám đốc công ty là ngời đại diện pháp nhân của công ty , điều hành

toàn bộ hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc (kiêm trởng phòng kinh doanh).

Mỗi phòng ban nghiệp vụ của công ty đều có nhiệm vụ riêng , có chức năng tham mu giúp giám đốc điều hành công việc Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công nh sau:

* Phòng tổ chức hành chính:

Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học, hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý, sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lơng, tiền thởng trên cơ sở quy chế đã ban hành.

* Phòng kỹ thuật:

Có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế khuôn mẫu bản vẽ , xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, qui cách từng mặt hàng,

26

nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất và giám định máy móc thiết bị sản xuất Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm, tính năng kỹ thuật, độ an toàn của sản phẩm trớc khi nhập kho.

* Phòng kinh doanh :

Hợp tác quan hệ với các bạn hàng trong và ngoài nớc, ký kết các hợp đồng mua bán thiết bị, sản phẩm, tham mu cho giám đốc xác định phong hớng, mục tiêu, chiến lợc kinh doanh , tìm hiểu nhu cầu của thị trờng, tìm kiếm đầu vào, đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó lập kế hoạch sản xuất ,cân đối giữa các nguồn lực của công ty nh vật t, lao động, máy móc thiết bị và nguồn vốn.

* Phòng kế toán:

Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kịp thời, xác định đợc kết quả kinh doanh của công ty, xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham m-u cho giám đốc về kế hoạch tài chính.

* Phòng KCS:

Kiểm tra chất lợng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra, giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật t trớc khi đa vào sản xuất, tham gia vào công tác nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm cùng với phòng kỹ thuật.

vệBan giám đốc

Quản đốcphân xưởng

Phòng kinh doanh

Phòng kỹ thuật

Phòng tố chức hành chính

Phòng kế toán

Phòng KCS

Tổ trưởng

sản xuất

Nhân viên kinh

tế

3 Tổ chức bộ máy kế toán:

Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức quản lý, để phù hợp với bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức bộ maý kế toán theo hình thức tập trung Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty ở dói các phân xởng bố trí các kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu , thu thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh dới phân xởng rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán

Hiện nay phòng kế toán có 6 ngời: 1 kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên hạch toán kinh tế dới phân xởng Nhiệm vụ đợc phăn công nh sau:

* Kế toán trởng: Là ngời trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty,

chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty về mọi vấn đề có liên quan đến tài chính, tài sản, có nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ phòng kế toán theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra, chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật t , tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính nhà nứoc đã ban hành.

* Kế toán tổng hợp:

Là ngời giúp việc đắc lực cho kế toán trởng Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ tình hình hoạt động về tài chính, quản lý tài sản của công ty, sẵn sàng cung cấp số liệu cho kế toán trởng và giám đốc khi có yêu cầu, có trách nhiệm cùng kế toán trởng trong việc quyết toán cũng nh thanh tra kiểm tra công tác tài chính của công ty Cuối tháng kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh trên máy sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của

28

các bộ phận trong phòng và đợc kế toán trởng kiểm tra đúng khớp với chứng từ gốc thì in sổ sách theo quy định của công ty và các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nớc.

* Kế toán vật liệu:

Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, hoá đơn của nhà cung cấp, kế toán tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy, đồng thời đối chiếu só liệu thờng xuyên với phong kinh doanh và với thủ kho Cuối tháng kế toán tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán có liên quan, định kỳ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê kho.

* Kế toán tài sản cố định:

Theo dõi tình hình tăng , giảm tài sản cố định, lập báo cáo tổng hợp, chi tiét về TSCĐ cuả công ty Giám sát thanh lý, nhợng bán TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ.

* Kế toán tiền lơng và BHXH:

Theo dõi việc tính toán tiền lơng, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lơng, lập bảng phân bổ số 1, và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp.

* Kế toán thanh toán:

Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty, mở sổ quỹ theo dõi thu , chi tiền mặt Hàng ngày đối chiếu số d trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tợng nh khách hàng, nhà cung cấp, ngân sách, thanh toán tạm ứng…

* Kế toán chi phí và giá thành:

Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng phân bổ tiền ơng và bảo hiểm xã hội, kế toán tién hành vào sổ tập hợp chi phí sản xuất , phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể.

l-* Kế toán thành phẩm và tiêu thụ:

Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ Mỏ sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm sau đó theo dõi, vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại.

* Thủ quỹ:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu

với kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt tại quỹ, phải tìm nguyên nhân và dề ra biện pháp xử lý.

* Nhân viên kinh tế phân xởng:

đợc biên chế trực tiếp dới hai phân xởng sản xuất nhng về nghiệp vụ thì chịu sự chỉ đạo của kế toán trởng Nhân viên kinh tế có nhiệm vụ hớng dẫn kiểm tra, cập nhật, tổng hợp số liệu về lao động tiền lơng Cuối tháng, tổng hợp báo cáo về phòng kế toán.

Sơ đồ 9 :

tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cơ khí may Gia Lâm

4 Hình thức kế toán, chứng từ, sổ sách sử dụng trong công tác kế toán.

Công ty cơ khí may Gia Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt May Việt Nam.

Tại công ty, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là đồng Việt Nam Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật kí chứng từ và công ty đã sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng

Kế toántổng hợpKế toán trư

Kế toán VT, sản phẩm,

ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán đợc tiến hành song song Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu đợc chính xác, đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán

Mọi công việc kết xuất, tổng hợp, tính toán, lấp các biểu bảng đều đợc thực hiện bởi chơng trình kế toán trên máy vi tính Do đó, quy trình ghi sổ kế toán chỉ bao gồm hai bớc cơ bản là: căn cứ trên các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ rồi nhập dữ liệu trên các chứng t này vào máy, sau đó xử lý dữ liệu theo chơng trình trên máy và in các chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định.

Nội dung công tác kế toán bằng máy bao gồm:

Trớc tiên, đó là khâu tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Sau đó tổ chức xử lý chứng từ theo các bớc: phân loại chứng từ, sắp xếp thành một bộ phận các chứng tù có liên quan thuận tiện cho việc xử lý, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ Máy sẽ tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chơng trình đã định đẻ có thông tin tổng hợp trên tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính Các thông tin này có thể đợc hiển thị trên màn hình và in ra giấy.

Đến kỳ lập báo cáo, kế toán xử lý dữ liệu theo chơng trình trên máy : tổng hợp, kết chuyển các tài khoản tập hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng( đợc kế toán trởng kiểm tra) đúng khớp với chứng từ gốc thì in số sách theo qui định của công ty và các báo cáo tài chính theo qui định chung Đây là u điểm của công tác kế toán bằng máy.

Sổ sách kế toán đợc sử dụng taị công ty theo hình thức NKCT bao gồm: NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết và sổ cái.

Về mặt hạch toán , nguồn số liệu đợc luân chuyển theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 10:

trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cơ khí may gia lâm

Chứng từ gốcSổ quỹ

Bảng phân bổBảng kê

Nhật ký Chứng từ

Sổ cái

Báo cáoKế toán

Thẻ(sổ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợpchi tiết

Ghi chú:

§èi víi phÇn hµnh vËt liÖu , c¸c chøng tõ, sæ s¸ch sö dông t¹i c«ng ty bao gåm:

+ PhiÕu nhËp kho + ThÎ kho.+ Biªn b¶n kiÓm kª vËt t + Sæ chi tiÕt vËt liÖu

+ Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t + B¶ng ph©n bæ vËt liÖu

chøng sè 5

B¶ng kªsè 3

B¶ng ph©n bæ sè 2B¶ng kªsè 4, 5, 6

NKCT sè 7Sæ c¸i

B¸o c¸oChøng tõ nhËp

NhËt ký chøng tõ

ThÎ khoSæ chi tiÕt

TK 331

Sæ chi tiÕt vËt

Ghi chó:

Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra

II Đặc điểm tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

1 Đặc điểm chung và phân loại vật liệu ở công ty:

Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại phụ tùng, thiết bị ngành may và da giầy nên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, với tính năng lý, hoá, cũng rất khác nhau Hơn nữa vật liệu lại chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty( khoảng 60%) Điều này càng chứng tỏ vật liệu chiếm một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất , do đó quản lý tốt vật liệu sẽ là một biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng

Thực tế đó đã đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu

Để thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý vật liệu, công ty đã phân loại vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau Việc phân loại này căn cứ vào vai trò , tác dụng của vật liêu trong sản xuất Qua phân loại, vật liệu của công ty đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ

sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: gang, thép, sắt, gỗ…

+ Vật liệu phụ: là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có

tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm nh dầu mỡ, que hàn , ốc vít, giẻ lau , bao bì…

+ Nhiên liệu: gồm than đá, hơi đốt,…

+ Phụ tùng thay thế: là những chi tiết , phụ tùng máy móc thiết bị mà

công ty mua về để phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện vận tải, máy móc sản xuất nh vòng bi, dây đai, mỏ hàn…

+ Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu bị thải loại ra trong quá trình

sản xuất đợc công ty thu hồi để bán nh đề xê sắt thép các loại…

+ Bao bì đóng gói và vật liệu khác: bao gồm bìa hộp các tông, gỗ hòm,

dây nẹp nhựa, túi ni lông, hộp xốp…

Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu đợc chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụ thẻ là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất.

Biểu số 2

Sổ danh điểm vật liệu

Mã vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Tài Khoản Ghi chú021015 Thép lá CT3 S = 1,5mm Kg 1521

Việc quản lý vật liệu tai công ty đợc thực hiện ngay từ khâu thu mua vật liệu Vật liệu mua về sau khi đã đựoc kiểm nghiệm về số lợng chất lợng, quy cách, mẫu mã sẽ đợc phép nhập kho Vật liệu vào cổng phải có giấy duyệt mua cuả giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền, vật liệu ra cổng phải có phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng với đầy đủ chữ ký của ngời chịu trách nhiệm Trong quá trình sản xuất tại phân xởng không đợc để tồn đọng nhiều vật t ( nếu có phải nhập lại kho để bảo quản).

Công ty cơ khí may Gia Lâm sử dụng trên 100 loại vật t với đủ chủng loại, tính năng khác nhau Hiện nay công ty tổ chức hệ thống kho nh sau:

+ Kho vật liệu chính + Kho vật liệu phụ

+ Kho phụ tùng thay thế + Kho vật liệu khác+ Kho bán thành phẩm

Đối với công tác định mức tiêu hao vật t, công ty có một bọ phận theo dõi thực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện Hệ thống định mức đợc xây dựng căn cứ vào bản vẽ thiết kế của phòng kĩ thuật, sản xuất thử và đợc lu tại bộ phận cấp phát vật t của phòngkinh doanh.

2 Tính giá vật liệu tại công ty:

a Giá thực tế vật liệu nhập kho:

* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:

Giá thực tế vật liệu mua ngoài

nhập kho =

Gía mua trên hoá đơn (giá cha có thuế

* Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thanh toán với ngời nhận gia công.

* Vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất :

Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá thành công xởng cuả vật liệu đó.*Phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho là giá bán ớc tính theo mặt bằng thị trờng.

b Giá thực tế vật liệu xuất kho:

Công ty sử dụng giá bình quân gia quyền để tính giá thực tế vật liệu xuất kho Theo phơng pháp này, kế toán phải xác định chính xác giá thực tế vật liệu nhập kho của từng lần nhập Cuối kỳ , tính ra đơn giá xuất theo công thức:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

3.Thủ tục nhập , xuất vật liệu và hạch toán ban đầu:

* Thủ tục nhập kho vật liệu:

Vật liệu sử dụng tại công ty đa dạng về chủng loại và đợc thu mua từ rất nhiều nguồn cung cấp khác nhau Thủ tục thu mua và nhập kho vật liệu đợc tiến hành tại công ty nh sau:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, định mức vật t kĩ thuật và tiến độ giao hàng cho khách, bộ phận mua hàng thuộc phòng kinh doanh lập giấy đề nghị mua vật t và trình giám đóc duyệt Sau khi đợc duyệt, phòng kinh doanh cử cán bộ mua hàng đi khảo sát giá để quyết định lựa chọn nhà cung cấp, kí kết mua hàng hoặc lấy giấy báo giá rồi làm thủ tục xin mua vật t Nếu mua vật t với số lợng lớn thì phòng kinh doanh làm hợp đồng mua bán vật t theo phơng thức mua tại cửa kho, ngời bán sẽ chở vật t đến cửa kho của công ty và giao hàng theo hợp đồng đã kí kết giữa hai bên nếu mua vật t với số lợng nhỏ, cán bộ mua vật t làm thủ tục tạm ứng tiền đi mua vật t và sau khi vật t đã đựoc kiểm nhậnvà nhập kho thì làm thủ tục thanh toán theo quy định Khi bộ phận mua hàng thực hiện xong việc mua vật liệu, vật liệu về đến kho thì căn cứ trên hoá đơn của ngời bán hoắc hợp đồng mua bán làm cơ sở, ban kiểm nghiệm vật t của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm (đối với những vật liệu quan trọng) trớc khi nhập kho Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liêu thừa hoặc thiếu hay không đúng quy cách, phẩm chất nh trên hoá đơn mua hàng hoặc hợp đồng, ban kiểm nghiệm phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết để có biện pháp xử lý kịp thời.

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật t ( nếu có) phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật t (3 liên - đặt giấy than viết 1 lần) Phụ trách phòng kinh doanh kí tên và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật t căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng kí vào từng liên Trờng hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phong kinh doanh biết.

36

Phiếu nhập kho sau khi đã có đủ chữ kí của ngời phụ trách phòng kinh doanh, nguời giao hàng, ngời nhận hàng, thủ kho giao cho ngời giao hàng một liên kèm theo hoá đơn bán hàng để lảm thủ tục thanh toán, 1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ, 1 liên còn lại cùng với biên bản thừa ( thiếu) vật liệu ( nếu có) gửi về phòng kinh doanh.

ở phòng kinh doanh, sau khi nhận đợc phiếu nhập kho chuyển lên, thống kê vật t sẽ vào thẻ kho theo số lợng thực nhập Cuối tháng cùng so sánh với thẻ kho của thủ kho và kế toán vật liệu để kiểm tra cho từng loại vật liệu.

Biểu số 3

Công ty cơ khí may Gia Lâm

Giấy đề nghị mua vật t

Số: 01/KDĐơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh

I/ Lý do đề nghị mua vật t:

Số TT Tên, loại sản phẩm, hàng hoá Số lợng Số hợp đồng, đơn đặt hàng1 Tủ hồ sơ 5 ngăn kéo

( 1.5m x 0,8m x 0,6m )

1000c HĐ số 01/KD ngày 06/01/2002

II/ Vật t cần mua:

TT Tên, loại vật t ĐV Số lợng cần dùng

Số lợng tồn ở kho

Số lợng cần phải

Thép lá CT3 S =1,5mm

Thép lá CT3 S =2mm

Que hàn điện φ 2,5mm

Bột sơn tĩnh điệnGASS (49Kg/bình)Vòng bi 6001

45.00030.0004501.8009018.000 Ngày 2 tháng 01 năm 2002

Giám đốc duyệt T.phòng Kinh doanh Ký Ký

Biểu số 4

Công ty cơ khí may Gia Lâm

Giấy xin mua vật t

Số: 12/KD-MVTĐơn vị đề nghị: phòng Kinh doanh

- Căn cứ vào nhu cầu vật t dùng cho sản xuất và giấy đề nghị mua vật t số 01/

KD ngày 2/01/2002 đã đợc giám đốc duyệt.

- Căn cứ vào giá cả thị trờng mà phòng Kinh doanh đã khảo sát.

Phòng Kinh doanh đề nghị giám đốc cho mua các vật t sau đây:TT Tên loại vật t ĐV

SL Đơn giá

Số tiền Thuế VAT

Địa chỉ ngời bán1

Thép lá CT3 S = 1,5mm

Thép lá CT3 S = 2mm

Que hàn điện φ 2,5mm

Bột sơn tĩnh điệnGASS (49Kg/bình)Vòng bi 6001 .

KgKgKGKgBìnhVòng .

10.00012.000180700107.000 .

6.2006.0008.00052.000280.0003.500 .

62.000.00072.000.0001.440.00036.400.0002.800.00024.500.000 .

6.200.0007.200.00144.0003.640.000280.0002.450.000 .

CT TM Thái Sơn T/trấn Đức GiangCTXNK Số 6 Hai Bà Trng

CTTNHH Đức ViệtCty TNHH SELLGASCTXNK Số 6 Hai Bà Trng .

Giám đốc duyệt Ngày 5 tháng 1 năm 2002

38