Kế toán vật liệu tạo công ty xây dựng công trình giao thông 810

Kế toán vật liệu tại công ty xây dựng công trình giao thông 810

Lời nói đầu

Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động Vật liệu là một t liệu lao động, là cơ sở và là bộ phận chủ yếu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm vì vậy nó là yếu tố không thể thiếu đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành một cách có hiệu quả, doanh nghiệp không những chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn bởi vì chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất Hiệu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy nhất thiết phải xây dựng đợc chu trình quản lý vật liệu một cách khoa học Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán vật liệu đợc chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, vật liệu đợc xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đó việc hạch toán chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng Nó giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm đợc chính xác, giúp cho ban lãnh đạo có sự nhìn nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyết định sự phát triển của doanh nghiệp.

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 cũng đứng trớc một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý vật liệu có hiệu quả nhất Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75% đến 80% giá trị xây dựng đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất đồng thời tìm đợc phơng hớng để đa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp Thời gian qua Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những mặt tồn tại, vớng mắc đòi hỏi phải tìm ra phơng hớng hoàn thiện.

Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 thấy đợc tầm quan trọng của vật liệu và những vấn đề cha đợc hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán và sự hớng dẫn của thầy giáo Nguyễn Quốc Trân em đã lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Kế toán vật liệu tại Công ty xây dựng công trình giao thông 810”.

Nội dung của đề tài gồm ba phần:

Phần I: Lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810.

Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810.

Do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Cô giáo, các Cán bộ trong phòng kế toán của Công ty để em ngày càng hoàn thiện kiến thức của mình.

Xét về mặt hiện vật thì vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Từ đặc điểm cơ bản của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thờng Do vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc cung cấp vật liệu không đầy đủ, kịp thời Mặt khác, chất lợng sản phẩm có đảm bảo đợc hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng vật liệu Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (nh trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí từ 50% đến 60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80%,trong giấ thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%) Do vậy cả số lợng và chất lợng sản phẩm đều bị quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại, chi phí vật liệu đợc hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lợng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng Chất lợng cao, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt đợc lợi nhuận cao có thể cạnh tranh trong điều kiện kinh tế thị trờng Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành.

2 Yêu cầu quản lý vật liệu và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Quản lý vật liệu là công việc không thể thiếu đợc trong bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng có những mặt khác nhau Muốn đạt đợc mức hạ giá thành, giảm chi phí sản xuất thì phải quản lý chặt chẽ vật liệu và đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao.

Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp vật liệu không ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý vật liệu phải quản lý ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.

- ở khâu thu mua: Phải đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.

- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn lộn với nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau.

Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm tra, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn.

- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngừng trệ cũng không đây ứ đọng vốn.

- ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi.Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của các doanh nghiệp, trong đó có kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng vật liệu Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển và bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu Để thực hiện đợc vai trò, nhiệm vụ của mình thì kế toán vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Kế toán vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu Tính giá thực tế vật liệu đã mua và nhập kho.

- áp dụng đúng các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu.

- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hay mất phẩm chất nhằm hạn chế thiệt hại có thể xẩy ra.- Phải tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào sử

dụng và tiêu hao, phân bổ cính xácgiá trị vật liệu sử dụng cho các đối tợng tính giá thành.

- Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại vật liệu.

- Phải phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu.

3 Điều kiện tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo những điều kiện nhất định.

Trớc hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi để bảo quản vật liệu kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân đo, đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải tuân theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất và theo dõi kiểm tra.

Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lợng cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng và mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu.

Mặt khác, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết theo đúng chế độ quy định Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu.

4 Phân loại nguyên vật liệu.

Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắt, thép trong nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong các doanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục chế biến nh sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tliệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn .

- Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí nh xăng dầu, than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phơng tiện, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (vật kết cấu, công cụ, khí cụ .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, sắt, vải vụn).

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc trng.

Ngoài ra để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý chặt chẽ thì phải xây dựng sổ danh điểm vật

liệu "Sổ danh điểm vật liệu" (Biểu số 1) bao gồm nhiều loại nguyên vật liệu đợc chia thành

từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại nguyên vật liệu:

Biểu số 1

Sổ danh điểm vật liệu

Loại: nguyên vật liệu chínhKý hiệu: 1521Ký hiệu

Nhóm VLiệuDanh điểm vật liệu

Tên nhãn hiệu, quy cách vật

Đơn vị

tínhhạch toánĐơn giá Ghi chú

1521-01 1521-01-0011521-01-002

Đá 4 x 6Đá 1 x 2

1521-02 1521-02-0011521-02-002

Các hoạt động nhập xuất kho vật liệu luôn xẩy ra trong các doanh nghiệp sản xuất Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng mẫu biểu quy định Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán, để kiểm tra, giám sát tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả vật liệu, phục vụ kịp thời đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

a Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu có thể đợc trình bày trên sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 - sơ đồ nhập kho vật liệu

Đơn đặt hàng (2a) Hợp đồng mua hàng

(1) Hợp đồng Phiếu nhập vật t (3a) mua hàng (2b) Phiếu nhập kho (4a)

Bộ phận cung ứng vật t nhằm đảm bảo cung cấp vật t thờng xuyên, kịp thời, đầy đủ, đồng bộ cho sản xuất, nếu thấy có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng dựa vào nhu cầu đó để xét duyệt quyết định mua hàng Sau đó đa đơn đặt hàng cho ngời bán, hai bên lập hợp đồng mua hàng, giao một bản cho bộ phận cung ứng và một bản cho kế toán thanh toán với ngời bán.

Khi vật liệu về đến doanh nghiệp, bộ phận cung ứng trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm kê vật t (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập

“Phiếu nhập kho” (Biểu số 2).

Tại kho, sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho Nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì phải báo cho bộ phận cung ứng biết và lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp Thủ kho không đợc tự ý nhập kho những thứ vật liệu không ghi trên phiếu nếu cha có ý kiến của bộ phận cung ứng.

Phiếu nhập kho khi đã có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời giao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản thừa hoặc thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán, còn hợp đồng

Bộ phận

Nhu cầu mua hàng

Bộ phận

Kế toán thanh toán

với ngời bán Kế toán vật t, hàng hóa

của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu.

Bộ phận kế toán thanh toán với ngời bán, đối chiếu hợp đồng mua hàng, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, sau đó ghi chi tiết trên sổ thanh toán với ngời bán - TK 331.

Với vật liệu nhập kho từ các nguồn khác thì kế toán phải lập cac chứng từ kế toán thích hợp.

Biểu số 2

Ngày tháng .năm . Nợ .Có .Họ tên ngời giao hàng

Theo số ngày .tháng .năm của .Nhập tại kho .

Số thứ

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm

chất vật t

Mã số

Đơn vị tính

Số lợng

Theo chứng từThực nhập

Đơn giá

Thành tiền

b Thủ tục chứng từ xuất kho.

Trong doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng vào sản xuất kinh doanh ngoài ra còn có thể xuất bán, xuất cho vay .bất cứ sử dụng mục đích gì đều phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm Trên chứng từ phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu Việc xuất kho có thể tổng quát theo sơ đồ:

Sơ đồ 2- sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu.

Phiếu xuất vật t (1)(2)

- “Phiếu xuất vật t theo hạn mức” lập cho tháng nào thì có giá trị trong tháng đó Nếu dùng thừa thì lập “Phiếu xuất nhập vật t”.

- “Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho” (Biểu số 3) sử dụng trong trờng hợp xuất

bán vật liệu, phiếu đợc lập thành ba liên (nhờ ngân hàng thu thì bốn liên).- “Phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến” dùng khi xuất vật liệu thuê ngoài chế

biến, phiếu này đợc lập thành ba liên.

- “Phiếu di chuyển nội bộ” xuất vật liệu từ kho này sang kho khác của doanh nghiệp.

Đội, xởng sản xuất

Bộ phận cung ứng vật tKế toán vật t,

hàng hóaKế toán tiêu thụ và thanhtoánKho

- Xuất tại kho:- Địa chỉ giao hàng:- Hình thức thanh toán:- Số hiệu tài khoản:

Tên, quy cách, sản phẩm, hàng hóa

Mã sốđơn vị tính

Số lợng đơn giáThành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): - Trong đó thuế:

- Thời gian và địa điểm bảo hành: .- Ghi chú: .

2 Tổ chức tính giá vật liệu.

Về nguyên tắc vật liệu cần đợc tính theo giá thực tế tức là giá trị của vật liệu phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải tính theo giá thực tế Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán.

a Tổ chức tính giá vật liệu nhập kho.

- Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hóa đơn của ngời bán (bao gồm cả khoản thuế nhập khẩu và thuế khác) cộng với chi phí thu mua thực tế nh chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, bồi thờng, chi phí nhân viên .trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Chi phí thu mua vật liệu có thể tính trực tiếp vào giá thực tế của từng loại vật liệu Nếu liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ chi phí thu mua theo tiêu thức nhất định nh trọng lợng, giá trị

- Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.

- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến giá thực tế gồm giá giá trị thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí liên quan nh tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ .

- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh thì giá trị thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.

- Với phế liệu là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

- Với vật liệu đợc tặng, thởng giá trị thực tế đợc tính theo giá thị trờng tơng ơng.

đ-b Tính giá vật liệu xuất kho.

Nh đã nói ở trên, khi tổ chức kế toán vật t ngời ta có thể dùng một trong hai cách đánh giá vật t xuất kho theo giá thực tế hay theo giá hạch toán.

♦ Hạch toán theo giá thực tế: Tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thờng dùng các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

• Phơng pháp đơn giá mua bình quân:- Bình quân cả kỳ.

Theo phơng pháp này trớc tiên phải tính đơn giá mua bình quân của từng loại vật liệu:

=

Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá mua bình quân của vật liệu, có thể đó là giá bình quân gia quyền (nếu cuối kỳ tính đơn giá bình quân) hay giá bình quân trớc mỗi lần xuất (bình quân di động).

- Bình quân cuối kỳ trớc.Đơn giá mua

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳSố lợng vật liệu thực tế tồn đầu kỳ và nhập trongkỳTrị giá thực tế vật liệu

xuất dùng trongkỳ Số lợng vật liệu xuất dùng trong kỳ Đơn giá mua bìnhquân

Dùng giá bình quân gia quyền của kỳ trớc để ghi giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ báo cáo.

• Phơng pháp nhập sau xuất trớc:

Phơng pháp này giả định lô vật liệu nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc vì vậy giá thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở lợng xuất và giá thực tế của lần nhập liền trớc Phơng pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, giá cả vật liệu tơng đối ổn định, tần suất nhập xuất vật liệu lớn.

• Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này áp dụng với các vật liệu có giá trị cao, vật liệu đặc trng Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.

• Phơng pháp tính giá trị vật liệu tồn cuối kỳ:

Theo phơng pháp này đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lợng vật liệu tồn kho, sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kỳ đó.

Phơng pháp này áp dụng đối với trờng hợp doanh nghiệp vận dụng hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

♦ Hạch toán theo giá hạch toán:

Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động, việc nhập vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện đợc Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán giá hạch toán là loại giá tơng đối ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trớc Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày, nhng đến cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán.

=

3 Tổ chức vận dụng tài khoản.

Để tiến hành hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng một hệ thống các tài khoản có liên quan sau để thực hiện hạch toán Tuy nhiên , tuỳ theo phơng pháp hạch toán tổng hợp sử dụng là kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ mà các tài khoản này có ý nghĩa, nội dung kinh tế khác nhau.

a Tài khoản sử dụng khi áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.

♦ Tài khoản 152-“Nguyên liệu, vật liệu”:

Tài khoản này dùng để theo dõi giá tri hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật t tuỳ theo yêu cầu của quản lý và phơng tiện tính toán.

Kết cấu của TK 152:

- Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ nh mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng (với phơng pháp kiểm kê định kỳ thì kết chuyển cuối kỳ).

- Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ nh xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng, Hệ số giá

vật liệu

Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳGiá hạch toán của vật liệu tồn kho đâù kỳ và nhập trong kỳGiá thực tế vật liệu xuất dùng

trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) Giá hạch toán của vật liệu xuất dùng trong kỳ (tồn cuối kỳ) Hệ số giá vật liệuGiá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

giảm giá hay trả lại ngời bán (kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).

- D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn đầu hay cuối tháng.

Tuỳ theo yêu cầu quản lý TK 152 có thể đợc chi tiết theo các tiểu khoản sau:+ 1521- Nguyên vật liệu chính.

+ 1522- Vật liệu phụ.+ 1523- Nhiên liệu.

+ 1524- Phụ tùng thay thế.

+ 1525- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.

+ 1528- Vật liệu khác (phế liệu, vật t đặc chủng .)♦ Tài khoản 151-“Hàng mua đang đi đờng”:

Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi cho ngời bán).

- Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng hóa đang đi đờng cuối tháng cha về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhng đang làm thủ tục nhập kho (kết chuyển giá thực tế vật t,hàng hóa đang đi đờng cuối kỳ nếu sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ).

- Bên Có: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật t đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng (kết chuyển giá thực tế hàng đi đờng đầu kỳ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

- D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối tháng).♦ Tài khoản 331- “Phải trả ngời bán”:

Đợc dùng để phản ánh toàn bộ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật t, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản Ngoài ra, TK 331 cũng đợc dùng để phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngời bán Khi sử dụng tài khoản này, kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, và không đợc bù trừ khi lên bảng cân đối.

- Bên Nợ: Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp kể cả khoản ứng trớc, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua trả lại.

- Bên Có:

+ Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ và ngời nhận thầu.+ Giá trị hàng đã nhận liên quan đến tiền ứng trớc Số tiền thừa ngời bán trả lại.+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về cha có hoá đơn khi có hóa đơn hoặc thông bóa giá chính thức.

- D Nợ: Số tiền đã ứng trớc hay trả thừa cho ngời bán, ngời nhận thầu.- D Có: Số tiền còn nợ ngời bán, ngời nhận thầu.

♦ Tài khoản 133- "Thuế GTGT đợc khấu trừ":

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số thuế GTGT mà doanh nghiệp đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ đợc khấu trừ hay hoàn thuế Tài khoản này đợc áp dụng đối với những doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

- Bên Nợ: Số thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ.- Bên Có: Số thuế GTGT đợc khấu trừ hay hoàn trả.

D Nợ: Số thuế GTGT cha đợc khấu trừ Tài khoản này có 2 TK cấp 2:

TK 1331- Thuế GTGT đợc khấu trừ về hàng hóa, dịch vụ.TK 1332- Thuế GTGT đợc khấu trừ về TSCĐ.

♦ Tài khoản 621- “Chi phí vật liệu trực tiếp":

Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng tập hợp chi phí (phân xởng, bộ phận sản xuất .).

- Bên Nợ: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.- Bên Có:

+ Giá trị vật liệu xuất dùng không hết.+ Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp.

Tài khoản 621 cuối kỳ không có số d Tài khoản này cũng có thể đợc chi tiết theo các tiểu khoản tơng tự nh tài khoản 152:

+ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp.+ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp.+ TK 6213: Chi phí nhiên liệu trực tiếp.

+ TK 6214: Chi phí phụ từng thay thế.

+ TK 6215: Chi phí vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.+ TK 6218: Chi phí vật liệu khác.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng, một số tài khoản liên quan khác nh TK 111, 112, 141, 128, 222, 214, 311, 627, .

b Tài khoản sử dụng áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ.

♦ Tài khoản 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “Mua hàng” (nh phản ánh ở trên).

♦ Tài khoản 611 “Mua hàng” dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t, hàng hóa mua vào, xuất ra trong kỳ Kết cấu của TK 611 nh sau:

- Bên Nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa tồn kho đầu kỳ, mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán trả lại.

- Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu, hàng hóa xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d do đã kết chuyển số tồn kho vào tài khoản thích hợp và đợc chi tiết thành hai tiểu khoản:

+ TK 6111: Mua nguyên vật liệu.+ TK 6112: Mua hàng hóa.

Ngoài ra cũng có các TK liên quan nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.

4 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, hạch toán tổng hợp sự biến động vật liệu là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu đợc hạch toán theo hai phơng pháp là kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ.

a Phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Sơ đồ 3 - Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phơng pháp kêkhai thờng xuyên

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán Phơng pháp này đợc áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ôtô .tuy nhiên, quá trình hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép sổ sách, nhng phơng pháp này

phản ánh chính xác, giá trị nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập kho, xuất kho, đảm bảo cân đối số lợng, thuận lợi cho việc phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan.

b Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp này không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức:

Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện đợc giá trị xuất dùng cho từng đối tợng, các nhu cầu khác nhau và không thể biết đợc số mất mát, h hỏng, tham ô (nếu có).

Phơng pháp này đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.

Nh vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu trong các doanh nghiệp tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau, mà sự khác nhau ở đây là nhìn từ góc độ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản.

Mỗi doanh nghiệp có thể tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mình mà lựa chọn phơng pháp hạch toán hàng tồn kho cho phù hợp Việc lựa chọn phơng pháp nào cũng phải đảm bảo tính nhất quán Trong trờng hợp có sự thay đổi phải đợc giải thích rõ ràng và chỉ thay đổi khi đã kết thúc niên độ kế toán.

Công thức tính gía thực tế vật liệu xuất dùng:

Sơ đồ 4 - Hạch toán tổng hợp tăng- giảm vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

thanh toán trả bằng tiền vay Xuất dùng cho sản xuấtTK 133 kinh doanh

c Sổ kế toán đợc sử dụng trong kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu.

Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nớc ta hiện tồn tại bốn hình thức sổ kế toán:

- Nhật ký sổ cái - Nhật ký chung.- Nhật ký chứng từ.- Chứng từ ghi sổ.

Mỗi hình thức có hệ thống sổ kế toán và trình tự hạch toán riêng thích hợp với từng đơn vị cụ thể Khi vận dụng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, yêu cầu quản lý và quy mô trình độ của doanh nghiệp.

5 Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lợng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp ở doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số l-ợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho Vì vậy việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh đợc sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu qủa vật liệu Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau Kế toán phải chọn lựa phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp để vận dụng một trong ba phơng pháp sau.

a Phơng pháp thẻ song song

Phơng pháp này khá đơn giản và đợc áp dụng phổ biến ở nớc ta trong những năm trớc năm 1970 Theo phơng pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Sơ đồ 5- Trình tự hạch toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Trình tự hạch toán tại kho (1): Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho

thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các "Thẻ kho" (Biểu số 4)liên quan và sau

mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng Đối với phiếu xuất vật liệu hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.

Biểu số 4:

Thẻ kho

Ngày lập thẻ .

Tờ số - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu: .- Đơn vị tính: .

- Mã số:

Số

ttSố Chứng từNgàyDiễn giảINgày nhập- xuấtNhậpSố lợngXuấtTồnchúGhi

Trình tự hạch toán ở phòng kế toán (2): Kế toán sử dụng "Sổ thẻ kế toán chi tiết

vật liệu" (Biểu số 5) để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và

giá trị cho từng danh điểm vật liệu tơng xứng với thẻ kho mở ở kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển

Chứng từ nhập xuất

Thẻ kho

Sổ thẻ chi tiết

Bảng tổng

hợp chi tiết Sổ tổng hợp

đến, nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ có liên quan nh hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.

(3) cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu Số lợng vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn ghi trên thẻ kho tơng ứng Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực.

(4) để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán tổng hợp sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu.

Biểu số 5:

Sổ chi tiết vật liệu

- Năm: .

- Tên tài khoản: .- Tên kho: .

- Tên, quy cách vật liệu: .- Đơn vị tính: .

Chứng từShNgày

Diễn giảI

Tk đ

đơn giá

Ghi chú

D đkỳCộng

Phơng pháp này có u điểm là việc ghi chép sổ thẻ đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số lợng và phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số lợng và giá trị Tuy vậy phơng pháp này cũng có nhợc điểm là việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lợng ghi chép quá lớn nếu có nhiều chủng loại và tình hình nhập xuất diễn ra th-ờng xuyên Do vậy phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, tình hình nhập xuất kho hàng ngày không thờng xuyên, trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý của doanh nghiệp không cao.

b Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phơng pháp này cải tiến trên cơ sở phơng pháp thẻ song song.

Sơ đồ 6- Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đốichiếu luân chuyển.

Tại kho, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho để ghi sau chuyển giao chứng từ cho kế toán để tính giá vật liệu nh phơng pháp trên.

Tại phòng kế toán: Không mở sổ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào đó chỉ mở

một quyển "Sổ đối chiếu luân chuyển" (Biểu số 6) để hạch toán số lợng và giá trị của

từng danh điểm vật liệu trong từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ.

Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Biểu số 6:

Sổ đối chiếu luân chuyển.

Số tt

Tên vật liệu

đơn vị tính

Số d đầu tháng 1

Luân chuyển tháng 1

Số d đầu tháng 2LợngTiềnLợngTiềnLợngTiềnLợngTiền

áp dụng phơng pháp này công việc ghi chép chi tiết của kế toán đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc bị dồn vào cuối tháng, cho nên việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thờng bị chậm trễ Các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp này thờng có đặc trng là chủng loại vật liệu phong phú, mật độ nhập xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán và quản lý tổng hợp lao động kế toán không đủ để thực hiện đối chiếu thờng xuyên.

c Phơng pháp sổ số d.

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về số lợng còn phòng kế toán hạch toán về mặt giá trị, xoá bỏ đợc việc ghi chép trùng lặp ở hai nơi, tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời

Sơ đồ 7- Hạch toán chi tiết vật liệu

Sổ thẻ khoChứng từ nhập

Bảng kê nhập

Chứng từ xuất

Bảng kê xuấtSổ đối chiếu

luân chuyển Sổ tổng hợp

Tại kho: Giống các phơng pháp trên định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định Sau đó

lập "Phiếu giao nhận chứng từ" (Biểu số 7) và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ

nhập xuất kho vật liệu Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối

tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d "Sổ số d" (Biểu số 8) đợc kế toán mở

cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thờng xuyên hay định kỳ xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ:

Biểu số 8:

Sổ số d

Năm .Kho

Sổ danh điểm

Tên vật liệu

đơn vị tính

định mức dự trữ

Số d đầu nămSố d cuối tháng

Ghi chú

Tại phòng kế toán: Nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận

chứng từ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào "Bảng

luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu" (Biểu số 9) Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột

trong các phần nhập xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ.

Tồn đầu tháng

Từ ngày .đến ngày .

Từ ngày .đến ngày .

Từ ngày .đến ngày .

Từ ngày .đến ngày .

Tồn cuối tháng

Sổ tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng kê luỹ kế đợc sử dụng để đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d và với bảng kê tính gía vật liệu của kế toán tổng hợp

Phơng pháp này có u điểm là giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán công việc đợc tiến hành đều trong tháng Tuy nhiên do kế toán cha ghi số liệu liên quan nên không thể biết trớc số hiện có và tình hình tăng, giảm của từng loại vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn rất khó khăn.

1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh, quá trình hình thành phát triển.

Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 là một doanh nghiệp nhà nớc thành lập lại theo quyết định số 4897/QĐ- TCCBLĐ ngày 27/11/1995 của Bộ trởng Bộ giao thông vận tải trên cơ sở đổi tên Công ty Xây Dựng công trình 810, thành lập theo quyết định số 1097/QĐ- TCCBLĐ ngày 2/6/1993 Là đơn vị thành viên, hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty Xây Dựng công trình giao thông 8 Bộ giao thông vận tải Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp xây dựng đờng 210 đợc thành lập tháng 3 năm 1983 trên cơ sở sát nhập Công ty đại tu đờng bộ 101 đợc thành lập tháng 7 năm 1967 trụ sở tại xã Vĩnh Quỳnh, Thanh Trì Hà Nội và Công ty 302 trụ sở tại xã Kiêu Kỵ Gia Lâm Hà Nội thuộc cục quản lý đờng bộ Trụ sở của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 hiện nay tại xã Hoàng Liệt Thanh Trì Hà Nội.

Nhiệm vụ chính của Công ty là sửa chữa và xây dựng các công trình giao thông trong phạm vi cả nớc, bao gồm các công việc chính:

- Nề, mộc, bê tông, cốt thép.

- Đào, đắp đất đá, san lấp mặt bằng, tạo bãi - Sửa chữa nhỏ xe máy thi công.

Thi công các loại công trình:

- Xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại.

- Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải.

Công ty có vốn kinh doanh: 3.761 triệu đồngTrong đó:

- Vốn cố định: 1.991 triệu đồng.- Vốn lu động 1.770 triệu đồng.Bao gồm các nguồn vốn:

- Vốn ngân sách nhà nớc cấp: 1881 triệu đồng.

- Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 276 triệu đồng.- Vốn vay: 1.604 triệu đồng.

Công ty hiện có 404 Cán bộ công nhân viên trong đó nữ là 142 ngời đợc tổ chức thành 10 đơn vị trực thuộc gồm hai Xí nghiệp, bảy đội sản xuất và một văn phòng Công ty.

- Số Cán bộ tốt nghiệp đại học: 45 ngời.- Số Cán bộ trung cấp và tơng đơng: 37 ngời.

- Công nhân kỹ thuật : 166 ngời bình quân bậc thợ 4,75.

- Công nhân lao động phổ thông 111 ngời bình quân bậc thợ 4,4.

- Nhân viên phục vụ, Cán bộ chuyên trách đoàn thể, cô nuôi dạy trẻ 45 ngời.Trong thời kỳ bao cấp sản lợng của Công ty chỉ đạt trên dới 100 triệu đồng, thu nhập bình quân đầu ngời thấp, đời sống của công nhân trong Công ty gặp nhiều khó khăn Cùng với quá trình đổi mới của đất nớc Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 đã có những bớc phát triển vợt bậc, Công ty đã mạnh dạn đầu t và đã đạt đợc kết quả khách quan Lợi nhuận, sản lợng, số nộp ngân sách cũng nh thu nhập bình quân của công nhân viên trong Công ty ngày một tăng Mặc dù Công ty là đơn vị có số lao động khá đông, tuy nhiên Công ty đã cố gắng tìm kiếm việc làm, thực hiện tốt các chế độ đối với Cán bộ công nhân viên nh mua bảo hiểm thân thể, BH y tế, BHXH đầy đủ Cụ thể trong những năm gần đây

dụng 25 Km 1865-1890 (Thành phố Biên Hoà- Cảng Sài Gòn) đợc hội đồng nghiệm thu cấp nhà nớc khen ngợi về chất lợng Ngoài ra Công ty đã thắng thầu và thi công nhiều công trình đờng ở các tỉnh nh: Quảng Ninh, Hoà Bình, Tuyên Quang, Hà Bắc, Thanh Hoá .trong những năm tới Công ty sẽ thực hiện dự thầu các dự án lớn, khai thác và sử dụng tốt công suất máy móc, thiết bị, quản lý sử dụng lao động hợp lý Đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện.

2 Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất.

Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập vì vậy bộ máy quản lý sản xuất của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng thành các phòng ban thực hiện các chức năng quản lý nhất định, cụ thể là:

♦ Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.

- Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý Ngoài việc uỷ nhiệm cho các phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ huy các trởng phòng.

- Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách về kỹ thuật thi công và an toàn thi công trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật.

- Phó giám đốc phụ trách vật t thiết bị, kỹ thuật xe, máy và nội chính của Công ty trực tiếp phụ trách phòng vật t thiết bị và phòng hành chính.

Nhiệm vụ của 2 phó giám đốc là giúp việc cho giám đốc và trự tiếp chỉ huy các bộ phận đợc phân công uỷ quyền.

♦ Các phòng chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ huy trực tiếp hoặc gián tiếp của giám đốc bao gồm 6 phòng ban với các chức năng nhiệm vụ:

- Phòng tiếp thị: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho toàn bộ hoạt động của Công ty Tìm kiếm việc làm, tham gia đấu thầu các công trình, ký các hợp đồng thi công công trình Thanh quyết toán công trình với các bên A và nội B.

- Phòng kỹ thuật: Căn cứ vào thiết kế của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phơng án thi công tối u nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn trong thi công Trong khi kiểm tra nếu phát hiện ra các lỗi kỹ thuật phải có trách nhiệm báo cho bên A biết để có biện pháp xử lý kịp thời Giám sa thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kỹ thuật Thanh quyết toán về khối lợng và lập hồ sơ hoàn công.

Sơ đồ 8- Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty

- Phòng tổ chức lao động: Tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch đợc giao Giải quyết chế độ chính sách cho ngời lao động theo đúng chế độ nhà nớc quy định nh lơng, thởng, phúc lợi, đào tạo Lập định mức lao động- tiền lơng, các chế độ bảo hộ lao động, kế hoạch đào tạo Quản lý hồ sơ, nhận xét cán bộ, lập tờ trình để bổ nhiệm, đề bạt ngoài ra phòng lao động tiền lơng của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 còn đảm nhiệm các vấn đề an ninh, trật tự, quân sự, tự vệ.

- Phòng vật t thiết bị: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do phòng tiếp thị lập ra phòng vật t thiết bị lập kế hoạch đầu t thiết bị cho sản xuất Mua sắm, cung cấp vật t theo yêu cầu cho các công trình, thanh quyết toán về vật t.

- Phòng hành chính- y tế: Chịu trách nhiệm về các vấn đề ăn, ở, làm việc của công nhân viên, văn th lu trữ, tổ chức hội nghị, các cuộc họp, tiếp khách, theo dõi sức khỏe, khám chữa bệnh, BH y tế cho công nhân viên.

- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách nh chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu t chiều sâu trong quá trình sản xuất Hạch toán, quyết toán làm báo cáo quyết toán theo chế độ báo cáo kế toán của nhà nớc.

Giám đốc

Phòng tiếp

Phòng kỹ thuật

Phòng tổ chức

lao động

Phòng vật t thiết bịPhòng

hành chính, y

tếPhòng

tài chính kế toán

Các đội công trình 1, 2, 4,

5, 6, 7

Xí nghiệp liên doanh Ngọc

Xí nghiệp giao

thông 3 Đội cơ khí xây dựng 8

Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 tổ chức hoạt động với một số ngành nghề sản xuất kinh doanh trong đó chủ yếu là hoạt động xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại và xây dựng công trình công nghiệp dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải do cấp trên giao hoặc do Công ty tự tìn kiếm, liên doanh, liên kết Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý Quy mô công trình giao thông rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đòi hỏi phải có nguồn vốn đầu t lớn Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây dựng là phải xây dựng nên mức giá dự toán thi công Trong quá trình sản xuất, thi công giá dự toán trở thành thớc đo và đợc so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh Sau khi hoàn thành công trình, giá dự toán lại là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lợng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết Bên cạnh sự tác động của đặc điểm sản phẩm xây dựng thì việc tổ chức quản lý sản xuất, hạch toán kế toán các yếu tố đầu vào còn chịu ảnh hởng của quy trình công nghệ ở Công ty hiện nay có ba quy trình công nghệ chính là làm đờng mới, vá sửa đờng và dải thảm đờng bê tông Alphal.

Sơ đồ 9- quy trình công nghệ của Công ty.

♦ Dây truyền làm đờng mới

♦ Vá, sửa đờng.

♦ Rải thảm đờng bê tông Alphal.

Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 hoạt động với đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập,có con dấu riêng, có bộ máy kế toán sổ kế toán riêng và đợc phép mở tài khoản tại ngân hàng Công ty là bộ phận trung tam đứng đầu chỉ đạo mọi hoạt động diễn ra ở 7 đội công trình và 2 Xí nghiệp trực thuộc Đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc bộ phận chủ quản, các cơ quan nhà nớc cũng nh các bên liên

Đào khuôn

Rải đá

4 x6lènLu Rải đá 1 x 2

Tới nhựa nhũ tơng

Bổ lỗ chân chim

Tới nhựa

dính bám Rải nhựa bê tông Alphal

Lu bánh

lốpLu

nặng 10 tấn

đập mép đờngTrồng

đá hộcRải bê

tông Alphal

Lu lènLu

nặng 10 tấn

Lu bánh

Đập mép đờng

quan về toàn bộ hoạt động của Công ty Với t cách pháp nhân Công ty có thể đứng ra vay vốn, đấu thầu công trình, nhận thầu xây dựng Trên cơ sở hợp đồng thi công đã đợc ký kết Công ty tiến hành giao khoán cho 9 đơn vị sản xuất thi công Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau thời gian thi công lâu dài, mang tính đơn chiếc nên lực lợng lao động của Công ty đợc tổ chức thành 7 đội công trình và 2 Xí nghiệp Mỗi đơn vị lại đợc sắp xếp tổ chức thành các tổ sản xuất đợc phân công nhiệm vụ cụ thể tuỳ thuộc nhu cầu sản xuất thi công ở mỗi đội công trình có 1 đội trởng, đội phó và các nhân viên kinh tế kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về mặt kinh tế, kỹ thuật, phụ trách tổ sản xuất là các tổ trởng.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán.

a Tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty áp dụng bộ máy kế toán tập trung nửa phân tán theo chế độ kế toán mới Tại các đội công trình không tổ chức bộ máy kế toán mà chỉ bố trí từ 1- 2 nhân viên thống kê kinh tế làm nhiệm vụ nh thu thập, ghi chép sổ sách hạch toán một cách giản đơn, cuối tháng chuyển chứng từ, báo cáo về phòng kế toán tài chính của Công ty để tiến hành công việc ghi sổ kế toán còn tại Xí nghiệp giao thông 3 và liên doanh Ngọc Hồi là 2 đơn vị hạch toán phụ thuộc thì có tổ chức bộ máy kế toán cũng bao gồm phụ trách kế toán và các nhân viên kế toán.

ở các đội công trình việc nhận và cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công và kế hoạch cung ứng vật t của Công ty cho từng công trình Việc nhập, xuất vật liệu phải cân đo đong đếm cụ thể để lập phiếu nhập xuất kho, các phiếu này đ-ợc tập hợp làm cơ sở cho việc kiểm kê cuối kỳ Các đội trởng, tổ trởng sản xuất quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công, bảng theo dõi thanh toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lý đội.

Các chứng từ ban đầu nói trên ở các đội công trình sau khi đợc tập hợp, phân loại sẽ đợc tính kèm theo với "Giấy đề nghị thanh toán" do đội trởng hoặc kế toán đội lập có xác nhận của kỹ thuật Công ty gửi lên phòng kế toán xin thanh toán cho các đối tợng đ-ợc thanh toán.

Tại phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp hệ thống hóa số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 8 ngời đợc phân công công việc cụ thể nh sau:

- Đứng đầu là kế toán trởng kiểm trởng phòng kế toán có nhiệm vụ giúp giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê,