Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội.pdf

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội

thương mại, các doanh nghiệp sản xuất cũng phát triển rất mạnh Trước sự cạnh tranh gay gắt hiện nay, để duy trì và phát triển các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú ý tới yếu tố giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất mà vẫn tạo ra được sản phẩm có chất lượng tốt, được thị trường chấp nhận

Trong doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp Một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Do đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn được các doanh nghiệp quan tâm

Do đặc điểm công nghệ sản xuất của công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng gía thành tương đối lớn Vì vậy, một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là hạ tối đa chi phí nguyên vật liệu Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty luôn thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, đưa ra những thông tin kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao

Xuất phát từ lý luận và yều cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài: “ Hoàn

thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội ” nhằm mục đích vận dụng lý luận để tìm hiều lý luận thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra ưu nhược điểm trong công tác quản ký và kế toán nguyên vật liệu, từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề suất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà nội

Chuyên đề kế toán trưởng của em gồm 2 phần:

- Phần 1: Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà nội

và thiết bị điện Hà nội

Trước khi đi vào nội dung chuyên đề, em xin cảm ơn chân thành cảm ơn quý công ty đã giúp đỡ hoàn thành chuyên đề này Do điều kiện thời gian và trình độ có hạn, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiết xót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô và những người quan tâm để em có thể hoàn thiện hơn chuyên đề của mình Em xin chân thành cảm ơn

PHẦN I: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ THIẾT BỊ ĐIỆN HÀ NỘI

1 Khái quát về công ty:

1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội:

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh:

Là một doanh nghiệp tổ chức dưới hình thức doanh nghiệp vừa và nhỏ, lại mới đi vào sản xuất nên bộ máy tổ chức sản xuất – hoạt động kinh doanh được tổ chức một cách đơn giản, phân cấp chưa cao

Bộ phận sản xuất được chia thành các tổ sản xuất Mỗi tổ sản xuất đảm nhận sản xuất một bộ phận của sản phẩm Do đó, các tổ sản xuất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận kia Các tổ sản xuất bao gồm: Tổ cơ điện, tổ cơ khí, tổ cuốn dây, tổ lắp ráp và bộ phận thử nghiệm

Tổ cơ điện quản lý sự hoạt động của toàn bộ hệ thống điện sử dụng trong doanh nghiệp, tiến hành lắp đặt các đường dây, thiết bị điện, sửa chữa điện khi có sự cố Tổ cơ khí gia công, lắp ghép và sơn vỏ máy, cụm cánh toả nhiệt Tổ cuốn dây cuốn các cuộn dây cao thế và hạ thế Thành phẩm của tổ cuốn dây và tổ cơ khí là đầu vào của tổ lắp ráp Tổ lắp ráp nhận vỏ máy đã ghép cụm cánh toả nhiệt từ tổ cơ khí, nhận các cụm dây từ tổ cuốn dây và tiến hành lắp ráp máy biến thế theo đúng bản vẽ thiết kế Qua đó ta thấy được mối quan hệ giữa các tổ sản xuất trong công ty, bộ phận này phụ thuộc vào bộ phận kia Vì vậy, việc lập kế hoạch sản xuất, phân công lao động trong công ty cần được thực hiện một cách khoa học, hợp lý, không gây ra tình trạng thừa lao động ở bộ phận này mà lại thiếu lao động ở bộ phận khác, tạo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục

1.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp:

Là một doanh nghiệp tư nhân có quy mô nhỏ, lại mới được thành lập và đi vào hoạt động nên bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng được tổ chức khá đơn giản Bộ máy quản lý chưa có nhiều phòng ban chức năng, mỗi nhân viên trong công ty còn phải kiêm nhiệm nhiều công việc

Bộ máy quản lý doanh nghiệp chỉ bao gồm 6 người, không bao gồm Hội đồng quản trị gồm: 01 giám đốc điều hành, 02 kế toán, 01 kỹ sư, 01 cán bộ vật tư và 01 thủ kho Hội đồng quản trị doanh nghiệp có 04 thành viên, là 04 thành viên góp vốn thành lập Công ty Người đại diện cho Hội đồng quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị Thay mặt Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị thay mặt Hội đồng quản trị ký duyệt các quyết định quản trị doanh nghiệp Giám đốc điều hành có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng Quản trị, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp và có trách nhiệm báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh lên Hội đồng quản trị

Các phòng ban chức năng gồm 03 phòng ban: Phòng kế toán, phòng thiết kế và phòng cung ứng vật tư

Tổ cuốn dây

Bộ phận thử nghiệm Tổ lắp

ráp Tổ cơ

khí Tổ cơ

điện

Công ty

Phòng kế toán của công ty gồm 2 nhân viên: 01 kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm kiêm thủ quỹ và 01 kế toán trưởng Bộ máy kế toán được tổ chức theo phương thức tập trung Với số lượng công nhân viên ít nên mỗi kế toán phải chịu trách nhiệm trong nhiều phần hành kế toán khác nhau Kế toán viên chịu trách nhiệm trong phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Còn công việc còn lại là do kế toán trưởng đảm nhiệm, bao gồm phần hành kế toán công nợ; kế toán thuế; kế toán lao động tiền lương; kế toán tiêu thụ và xác định kết quả, kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Công việc ghi sổ tổng hợp của kế toán tổng hợp cũng do kế toán trưởng đảm nhiệm Ngoài ra, kế toán trưởng còn kết hợp với Giám đốc điều hành để tiến hành các giao dịch với khách hàng và với các cơ quan có thẩm quyền quản lý sự tồn tại và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Phòng thiết kế gồm 01 kỹ sư Kỹ sư có nhiệm vụ thiết kế các bản vẽ kỹ thuật cho từng sản phẩm

Phòng cung ứng vật tư gồm 01 cán bộ vật tư kiêm quản đốc phân xưởng và 01 thủ kho Cán bộ vật tư có nhiệm vụ lên kế hoạch sử dụng vật tư cho từng sản phẩm, kế hoạch sản xuất cho từng giai đoạn, và tiến hành quan hệ với các nhà cung cấp để thu mua vật tư nhập kho phục vụ cho sản xuất Thủ kho có trách

Hội đồng quản trị

Giám đốc điều h nh

tư P.Thiết kế

Như vậy, nhìn chung bộ máy quản lý của công ty được tổ chức khá đơn giản Với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mới đi vào hoạt động thì việc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp như hiện nay là hoàn toàn phù hợp, tiết kiệm nhân công, đáp ứng được yêu cầu quản lý doanh nghiệp trong thời gian trước mắt

1.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty Cổ phần chế tạo máy biến thế và thiết bị điện Hà Nội:

Là một doanh nghiệp mới thành lập, có quy mô nhỏ nhưng Công ty cổ phần chế tạo máy biến thế và thiết bị điện Hà Nội đã có một dây chuyền sản xuất khá hiện đại Sản phẩm của Công ty được sản xuất theo dây chuyền công nghệ, vì vậy mà số lượng công nhân của doanh nghiệp cũng không nhiều Công việc chính của doanh nghiệp là sản xuất mới các máy biến thế và lắp ráp tủ điện Ngoài ra, doanh nghiệp còn nhận sửa chữa, đại tu các máy biến thế cũ do khách hàng đem tới

Trong phạm vi của một chuyên đề thực tập tốt nghiệp, em sẽ đưa ra một cách tổng quát về quy trình sản xuất máy biến thế và lắp ráp tủ điện

1.1.3.1 Quy trình sản xuất máy biến thế:

Máy biến thế mà doanh nghiệp sản xuất bao gồm các loại máy biến thế từ 50KVA đến 1000KVA Tuy kích thước của các máy khác nhau nhưng về cấu tạo chung và quy trình công nghệ sản xuất ra các máy là cơ bản giống nhau Về cấu tạo, máy biến thế gồm các bộ phận sau:

- Lõi thép kỹ thuật điện (tôn) - Các cuộn dây cao thế và hạ thế - Vỏ máy

- Cụm cánh toả nhiệt

Lõi thép kỹ thuật điện được tạo thành bởi các lá thép (hoặc lá tôn) ghép cách điện với nhau Các cuộn dây bao gồm cuộn cao thế và cuộn hạ thế do bộ phận cuốn dây làm Vỏ máy và cụm cánh do tổ cơ khí gia công Lõi thép, các cuộn dây, vỏ máy và cụm cánh sau khi đã hoàn thành được chuyển cho bộ phận

sau khi thử nghiệm, đảm bảo các đặc tính kỹ thuật thì sẽ được xuất xưởng, giao cho khách hàng

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT MÁY BIẾN THẾ

1.1.3.2 Quy trình sản xuất các thiết bị điện:

Thiết bị điện mà doanh nghiệp sản xuất hiện nay mới chỉ là các tủ điện Tủ điện được lắp ráp bởi các thiết bị sau: Đồng hồ điện, công tắc tơ, cầu dao, cầu chì…

Doanh nghiệp có nhiệm vụ gia công vỏ tủ điện, mua các thiết bị điện về lắp ráp để tạo thành một tủ điện đảm bảo thông số kỹ thuật

Dây đồng, vật liệu cách điện

Cắt, ghép tôn l m lõi thép

Cuốn các cuộn dây cao, hạ thế

Cắt, h n, l m vỏ máy v cụm cánh

MBT ho n thiện Thử nghiệm,

hiệu Lắp ráp MBT

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT TỦ ĐIỆN

1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp:

Để phù hợp với mô hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp cũng được tổ chức khá đơn giản, nhưng không vì vậy mà không đảm bảo các nguyên tắc kế toán

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần chế tạo máy biến thế và thiết bị điện Hà Nội:

Bộ máy kế toán của công ty gồm 2 nhân viên: 01 kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm kiêm thủ quỹ và 01 kế toán trưởng Bộ máy kế toán được tổ chức theo phương thức tập trung Hiện nay doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm kế toán máy Mặc dù số lượng nghiệp vụ phát sinh hàng ngày tại

thanh

Mua thiết bị đóng cắt

Mua thiết bị bảo vệ

Mua thiết bị hiển thị

Gia công các thanh cái Gia công vỏ

tủ điện

Lắp ráp v hiệu chỉnh

Ho n thiện v xuất xưởng

lượng công nhân viên ít nên mỗi kế toán phải chịu trách nhiệm trong nhiều phần hành kế toán khác nhau Kế toán viên chịu trách nhiệm trong phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Còn công việc còn lại là do kế toán trưởng đảm nhiệm, bao gồm phần hành kế toán công nợ; kế toán thuế; kế toán lao động tiền lương; kế toán tiêu thụ và xác định kết quả, kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Công việc ghi sổ tổng hợp của kế toán tổng hợp cũng do kế toán trưởng đảm nhiệm Ngoài ra, kế toán trưởng còn kết hợp với Giám đốc điều hành để tiến hành các giao dịch với khách hàng và với các cơ quan có thẩm quyền quản lý sự tồn tại và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp theo từng phần hành kế toán

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN THEO NHIỆM VỤ CHỨC NĂNG Kế toán trưởng

Kế toán công nợ

Kế toán thuế

Kế toán lao động

tiền lương

Kế toán CPSX v

tính giá th nh SP

Ghi sổ tổng

hợp

Thủ quỹ Kế

toán tiền mặt,

Kế toán tiêu thụ v

xác định kết quả

Kế toán trưởng Kế

toán trưởng Kế

toán trưởng

Kế toán trưởng

Kế toán trưởng

Kế toán

viên

Kế toán viên

Thủ quỹ

Sự phân công lao động kế toán như vậy mặc dù có ưu điểm là tiết kiệm nhân công nhưng có thể tạo ra sự chồng chéo giữa các phần hành kế toán, do kế toán trưởng phải làm rất nhiều công việc Điều này còn làm giảm tính kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách của các nhân viên kế toán với nhau Hơn nữa, doanh nghiệp lại chưa cài đặt phần mềm kế toán máy nên việc tính toán, ghi chép sổ sách hàng ngày là rất nhiều Vì vậy, số lượng nhân viên kế toán chưa thể đáp ứng được yêu cầu quản lý, ghi chép sổ sách trong doanh nghiệp Trên thực tế, doanh nghiệp lại chưa có kế toán có trình độ chuyên sâu về lĩnh vực kế toán, một kế toán lại đảm nhiệm nhiều công việc, nên việc ghi sổ sách kế toán, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày chưa được đầy đủ, chặt chẽ, chưa đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin một cách chi tiết và đầy đủ Tuy nhiên, tổ chức bộ máy kế toán như thế này là xu thế chung của các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán thì còn phụ thuộc vào sự cố gắng của mỗi nhân viên kế toán 1.2.2 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại doanh nghiệp:

Theo nguyên tắc kế toán, mọi số liệu ghi chép trong sổ kế toán phải được chứng minh bởi các chứng từ kế toán Tuân theo nguyên tắc chung đó, doanh nghiệp cũng đã tổ chức vận dụng các chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các chứng từ doanh nghiệp đã sử dụng bao gồm:

- Về chỉ tiêu lao động tiền lương, doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sau: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương Bảng chấm công được doanh nghiệp sử dụng theo mẫu số 01-LĐTL ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Còn bảng thanh toán tiền lương được doanh nghiệp lập cho phù hợp với phương pháp tính lương tại doanh nghiệp

- Về chỉ tiêu hàng tồn kho, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá, Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Thẻ kho được sử dụng trong doanh nghiệp không phải để theo dõi từng loại vật tư mà được lập chi tiết cho từng sản phẩm và từng bộ phận sử dụng vật tư Nếu như để hoàn thành một sản phẩm cần phải quan 05 bộ phận sản xuất thì sẽ có 05 thẻ kho được lập cho sản phẩm này Việc lập thẻ kho theo cách này mặc dù khác với chế độ kế toán nhưng nó cũng phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp, theo dõi được tình hình sử dụng vật tư tại từng bộ phận và cho từng sản phẩm

- Về chỉ tiêu bán hàng: Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT được lập khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu - Về chỉ tiêu tiền tệ: Doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm kê quỹ

- Về chỉ tiêu TSCĐ: Doanh nghiệp không sử dụng chứng từ nào

Các chứng từ kế toán sử dụng tại doanh nghiệp đều được luân chuyển theo đúng chế độ kế toán hiện hành, gồm 4 bước:

- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ - Kiểm tra chứng từ kế toán

- Ghi sổ kế toán

- Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

1.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán tại doanh nghiệp:

Là một doanh nghiệp sản xuất không lớn nên hàng ngày, lượng chứng từ kế toán phát sinh không nhiều và cũng không có những nghiệp vụ kinh tế phức tạp xảy ra Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001

Hệ thống tài khoản cấp 1 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản: TK111, TK112, TK131, TK133, TK141, TK152, TK153, TK154, TK155, TK211, TK214, TK 241, TK242, TK331, TK333, TK334, TK411, TK412, TK415, TK421, TK511, TK632, TK642, TK711, TK811, TK911

Vậy doanh nghiệp đã sử dụng 26 trên tổng cộng 44 tài khoản cấp 1 sử dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngoài các tài khoản ghi kép, doanh nghiệp còn sử dụng 4 tài khoản ghi đơn: TK002, TK007, TK009, TK011 Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho

1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại doanh nghiệp:

Trong ba loại hình sổ kế toán sử dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp đã chọn cho mình hình thức sổ Nhật ký chung

Do chưa cài đặt kế toán máy nên kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán bằng tay, có sự trợ giúp của phần mềm Excel

Hệ thống sổ kế toán bao gồm hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản

Sổ kế toán chi tiết doanh nghiệp bao gồm các loại sổ sau: - Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ kho

- Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán

- Sổ chi tiết bán hàng

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Nhật ký đặc biệt

Chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký

chung

Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái

Báo cáo t i chính

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại doanh nghiệp:

Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp cũng có một hệ thống báo cáo kế toán khá đầy đủ, bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp sử dụng theo Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ Tài chính

Báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm: - Bảng cân đối kế toán

- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh các báo cáo tài chính

Ngoài ra, doanh nghiệp còn lập phụ biểu: Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước để nộp cho cơ quan thuế Còn Bảng cân đối số phát

sinh cũng là một loại báo cáo cần lập nhưng doanh nghiệp chưa lập Việc không lập loại báo cáo này làm giảm đi một công cụ đối chiếu số liệu rất hữa ích

Báo cáo tài chính được lập theo từng năm tài chính để nộp và chuyển đến những cơ quan có thẩm quyền và những đối tượng quan tâm đến báo cáo tài

chính của doanh nghiệp Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn chưa lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản trước khi lập các báo cáo tài chính Do đó, việc thu thập thông tin trong quá trình lập báo cáo là khá phức tạp, ngoài ra nó còn làm giảm mức độ tin cậy của số liệu trên báo cáo, không có sự đối chiếu số liệu với bản cân đối số phát sinh

Ngoài việc lập báo cáo tài chính vào cuối năm, hàng tháng kế toán doanh nghiệp còn lập các báo cáo quản trị để gửi lên Hội đồng quản trị và bộ máy điều hành doanh nghiệp Báo cáo quản trị mà kế toán doanh nghiệp lập hàng tháng là báo cáo thu, báo cáo chi, bảng phân tích các khoản thu chi (theo khoản mục thu, chi) Cuối mỗi năm tài chính, báo cáo quản trị sẽ được lập với số lượng nhiều hơn, bao gồm các báo cáo về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp như: Báo cáo tình hình sử dụng tổng quỹ lương trong năm; báo cáo công nợ với người mua, người bán, chi tiết theo từng đối tượng; báo cáo tài sản cố định cuối kỳ về nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại; báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính…

Việc lập báo cáo kế toán tại doanh nghiệp cũng đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng có sự quan tâm đến doanh nghiệp

Trên đây là những thông tin khái quát về tổ quá trình hình thành, phát triển, về tổ chức bộ máy sản xuất, bộ máy quản lý và thực tế tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội Ta nhận thấy đây là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới đi vào hoạt động sản xuất nên bên cạnh những thành tựu đã đạt được, trong doanh nghiệp vẫn còn nhiều tồn tại cần phải xem xét giải quyết

2 Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty:

2.1 Tình hình nguyên vật liệu tại công ty:

2.1.1 Đặc điểm vật liệu của công ty:

Công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sản xuất các sản phẩm là máy biến thế và các thiết bị điện ( mà chủ yếu là tủ điện ) Công ty sản xuất ra nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng Vì sản phẩm của công ty thuộc dạng máy móc nên nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm của công ty thường có kết cấu rắn của kim loại, rất dễ bị ăn mòn bởi điều kiện khí hậu nóng ẩm của miền nhiệt đới Mặt khác, các sản phẩm của công ty lại đòi hỏi có độ chính xác cao nên việc đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu lá hết sức quan trọng Do đó, công ty rất chú trọng đến khâu phân loại, cất giữ, bảo quản kho tàng

Công ty đã lập 3 kho lưu trữ là:

• Kho A ( kho nguyên vật liệu): là kho bảo quản chung cho cả nguyên vật liệu chính lẫn nguyên vật liệu phụ

• Kho B: là nơi lưu giữ các sản phẩm hỏng hoặc cần được đại tu bảo dưỡng lại do khách hàng yêu cầu

• Kho C ( kho thành phẩm ): bảo quản các sản phẩm đã hoàn thành theo hợp đồng đơn đặt hàng hoặc gia công

2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu của công ty:

Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm, công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và theo yêu cầu quản trị Do đó, nguyên vật liệu của công ty được chia làm 2 loại:

- Nguyên vật liệu chính: Dây điện từ êmay; Dây đồng dẹt; Ty cao thế, hạ thế; Sứ cao thế, hạ thế; Dầu máy biến thế; Vỏ tủ điện; Aptomát các loại; Lá

Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo an toàn trong bảo quản vật liệu, công ty đã xây dựng hệ thống nội quy kho tàng Nội quy xác định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm vật chất của các bên liên quan khi xảy ra các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu nhằm nâng cao trách nhiệm của từng nhân viên trong công ty Các kho dự trữ của công ty được xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật, vừa đảm bảo cho vật liệu không bị xuống phẩm chất tối đa, vừa thuận tiện trong việc chuyên chở, cung cấp kịp thời cho sản xuất cũng như việc xuất sản phẩm đi tiêu thụ

2.1.3 Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu của công ty:

Vật liệu mua ngoài: đây là nguồn nhập chủ yếu của công ty Vật liệu được mua ở các nhà cung cấp trong nước là chính Vì công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau nên có các nhà cung khác nhau như: Nhà cung cấp Thành, nhà cung cấp Bình, Nhà máy chế tạo CTBT…

2.1.4 Đánh giá vật liệu:

2.1.4.1 Giá nguyên vật liệu nhập kho:

Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế

Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và tuỳ theo từng thời điểm, từng nguồn mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng hoàn cảnh cũng khác nhau Vì vậy, gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau:

- Nguyên vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế Giá mua Chi phí mua Các khoản nguyên vật = vật liệu trên + phát sinh - giảm giá

liệu nhập kho hoá đơn

Ngoài ra công ty còn có những sản phẩm tự chế biến là nguyên vật liệu đâù vào cho các sản phẩm khác Các sản phẩm này được nhập kho sau khi hoàn thành với giá nhập kho là giá thành công xưởng thực tế

- Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế Chi phí gia Chi phí

vật liệu = NVL xuất kho + công chế biến + vận chuyển

nhập kho để gia công bốc dỡ

- Phế liệu: đánh giá theo ước tính ( giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được )

2.1.4.2 Giá nguyên vật liệu xuất kho:

Nguyên vật liệu sau khi được nhập kho, tuỳ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty mà nguyên vật liệu có thể được xuất ra phục vụ cho quá trình này Dẫu thế, không phải mọi nguyên vật liệu đều nhập cùng tại cùng một thời điểm, theo cùng một giá, mà chúng được nhập theo thời điểm khác nhau và giá của chúng luôn biến động Do đó, để theo dõi và đánh giá chính xác việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu phải theo phương pháp phù hợp với đơn vị

Tại công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội, giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ

2.2 Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty:

2.2.1 Chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn giá trị gia tăng

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Thẻ kho

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Các chứng từ về chi phí mua hàng

- Các chứng từ thanh toán với nhà cung cấp

2.2.2 Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu:

* Đối với vật liệu mua ngoài:

Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu

Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong công ty do phòng kế hoạch vật tư thực hiện Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn công ty, phòng kế hoạch lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu

Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu của công ty mang về, phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng Khi vật liệu về công ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm vật tư về số lương, quy cách, phâm chất của nguyên vật liệu

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 02-B/GTKL 3LL (Liên 2: Giao cho khách hàng) Số: 001802

Ngày 23 tháng 01 năm 2004 Đơn vị bán: Nhà cung cấp Thành Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội

Họ tên người mua: Mai Văn Kính

Đơn vị: Công ty chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt

STT Tên hàng hoá dịch vụ

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 112.500

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm ba mươi bảy nghìn năm trăm đồng chẵn

Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu số 1: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên, Ban kiểm nghiệm của công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm như sau:

Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 05 – VT

thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số: TC/QĐ/CĐKT

1141-Địa chỉ: Thanh Trì- Hà Nội ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)

Ngày 25 tháng 01 năm 2004 Số: ……… - Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001802 Ngày 23 tháng 01 năm 2004 Của: Nhà cung cấp Thành

- Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Trần văn Long, phòng kế hoạch vật tư - Trưởng ban Bà: Trần thị Tạo, quản đốc phân xưởng - Uỷ viên

Ông: Hoàng Hùng, thủ kho - Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại:

Số thứ tự

Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất vật

tư (sản phẩm, hàng

hóa)

Mã số

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tính

Số lượng

theo C.từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú Số

lượng đúng

quy cách phẩm

chất

Số lượng không

đúng quy cách phẩm

chất

1 Sứ cao thế

Qs Trực tiếp

Quả 15 15 0

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua xem xét tình hình vật liệu Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán Nếu vật liệu hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường

Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng kế hoạch vật tư giữ, 1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng kế toán để ghi sổ Thông thường mỗi loại vật tư sẽ lập một phiếu nhập kho nhưng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật tư

Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 01 – VT

thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số: TC/QĐ/CĐKT

1141-Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 25 tháng 01 năm 2004 - Họ tên người giao hàng: Mai Văn Kính

- Theo hoá đơn GTGT số 001802 ngày 23 tháng 01 năm 2004 Của Nhà cung cấp Thành

Nhập tại kho: A Số

thứ tự

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)

Mã số

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền Theo

chứng từ

Thực nhập

1 Sứ cao thế Qs Quả 15 15 75.000 1.125.000 Cộng x x x x x 1.125.000

Nhập, ngày 25 tháng 01 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 3: PHIẾU NHẬP KHO

* Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho:

Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của công ty ở đây là: các cuộn đây cao thế, hạ thế; vỏ tủ điện; vỏ máy, cụm cánh… Sau khi thành phẩm được sản xuất xong, quản đốc phẩn xưởng phải tự kiểm tra sản phẩm trước khi cán bộ kiểm tra Cán bộ kiểm tra sau khi kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lượng, chất lượng, lập biên bản kiểm nghiệm (giống như biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của trường hợp nhập kho của nguyên vật liệu mua ngoài

* Đối với phế liệu thu hồi:

Phế liệu thu hồi của công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội là những mẫu sắt, mẫu đồng, mẫu nhôm thừa…hoặc dầu marut, dầu hoả

Mặc dù chúng không còn giá trị sử dụng trong công ty những vẫn có thể bán cho các cửa hàng phế liệu Do đó, phế liệu trong công ty vẫn được gom lại để thanh lý, tạo ra một khoản kha khá, góp phần vào nhỏ vào quỹ khen thưởng phúc lợi của công ty

2.2.3 Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu:

Tại công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là “Phiếu xuất kho” Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

- 1 liên người lĩnh giữ

- 1 liên gửi lên phòng kế hoạch vật tư - 1 liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán

Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 02 – VT

thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số: TC/QĐ/CĐKT

1141-Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính

PHIẾU XUẤT KHO

Số thứ tự

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)

Mã số

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá

Thành tiền Yêu

cầu

Thực xuất

1 2 3 4

Dây đồng dẹt Sứ cao thế Bìa cách điện 2ly Công tắc tơ

Dd Qs Bc

Kg Quả Kg C

10 4 3 1

10 4 3 1

28.000 75.000 25.000 80.000

280.000 300.000 75.000 80.000

Nhập, ngày 29 tháng 01 năm 2004

Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho bộ phận sử dụng cung tiêu

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên)

Biểu số 5: PHIẾU XUẤT KHO

Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ xung thêm loại nguyên vật liệu nào thì yêu cầu với phòng kế hoạch vật tư Phòng kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập “phiếu xuất kho”

2.2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty:

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của công ty, theo yêu cầu của quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song

để hạch toán nguyên vật liệu Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi công ty xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện Thực tế hạch toán chi tiêt nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán được tiến hành như sau:

TẠI KHO:

Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Các chứng từ nhập, xuất hàng ngàyđược thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho

Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng

Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý

Mỗi thẻ kho có thể được mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó Thẻ kho được dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá, nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính ra số tồn kho

Tùy theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra lại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm

Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 06 – VT

thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số: 1141- TC/QĐ/CĐKT

Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính THẺ KHO

Ngày lập thẻ: 31/01/2004 Tờ số: 23

- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Sứ cao thế - Đơn vị tính: quả

- Mã số: Qs STT

Chứng từ

Diễn giải

Ngày nhâp

xuất

Số lượng Xác nhận của kt Số

20 29/01

Xuất kho cho sản

Tồn cuối tháng 1 11

Biểu số 6: THẺ KHO

KILOBOOKS.COM

Tên kho: A

Tên, quy cách vật liệu: Sứ cao thế

Đơn vị tính: 1.000VND Chứng từ

Diễn giải

TK đối ứng

Đơn giá

Ghi chú Số

hiệu

Ngày tháng