Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội
Trang 1thương mại, các doanh nghiệp sản xuất cũng phát triển rất mạnh Trước sự cạnh
tranh gay gắt hiện nay, để duy trì và phát triển các doanh nghiệp trong quá trình
sản xuất phải luôn chú ý tới yếu tố giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất mà vẫn
tạo ra được sản phẩm có chất lượng tốt, được thị trường chấp nhận
Trong doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí về nguyên vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp Một biến động nhỏ
về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Do
đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản
phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn được các doanh nghiệp quan tâm
Do đặc điểm công nghệ sản xuất của công ty cổ phần chế tạo biến thế và
thiết bị điện Hà Nội tỉ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng gía thành tương đối
lớn Vì vậy, một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là hạ
tối đa chi phí nguyên vật liệu Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa
đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty luôn thực hiện tốt công tác quản lý
nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng Công cụ đắc lực
nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, đưa ra
những thông tin kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết
định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao
Xuất phát từ lý luận và yều cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài: “ Hoàn
thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần chế tạo biến thế và
thiết bị điện Hà Nội ” nhằm mục đích vận dụng lý luận để tìm hiều lý luận thực
tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra ưu nhược điểm
trong công tác quản ký và kế toán nguyên vật liệu, từ đó rút ra kinh nghiệm học
tập và đề suất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công
tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà nội
Chuyên đề kế toán trưởng của em gồm 2 phần:
- Phần 1: Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty
cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà nội
Trang 2và thiết bị điện Hà nội
Trước khi đi vào nội dung chuyên đề, em xin cảm ơn chân thành cảm ơn
quý công ty đã giúp đỡ hoàn thành chuyên đề này Do điều kiện thời gian và
trình độ có hạn, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiết xót Em rất
mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô và những người quan tâm để em có thể
hoàn thiện hơn chuyên đề của mình Em xin chân thành cảm ơn
Trang 3PHẦN I: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ THIẾT BỊ ĐIỆN HÀ NỘI
1 Khái quát về công ty:
1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý tại
công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội:
1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh:
Là một doanh nghiệp tổ chức dưới hình thức doanh nghiệp vừa và nhỏ, lại
mới đi vào sản xuất nên bộ máy tổ chức sản xuất – hoạt động kinh doanh được
tổ chức một cách đơn giản, phân cấp chưa cao
Bộ phận sản xuất được chia thành các tổ sản xuất Mỗi tổ sản xuất đảm
nhận sản xuất một bộ phận của sản phẩm Do đó, các tổ sản xuất có mối quan
hệ chặt chẽ với nhau, đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận kia Các tổ
sản xuất bao gồm: Tổ cơ điện, tổ cơ khí, tổ cuốn dây, tổ lắp ráp và bộ phận thử
nghiệm
Tổ cơ điện quản lý sự hoạt động của toàn bộ hệ thống điện sử dụng trong
doanh nghiệp, tiến hành lắp đặt các đường dây, thiết bị điện, sửa chữa điện khi
có sự cố Tổ cơ khí gia công, lắp ghép và sơn vỏ máy, cụm cánh toả nhiệt Tổ
cuốn dây cuốn các cuộn dây cao thế và hạ thế Thành phẩm của tổ cuốn dây và
tổ cơ khí là đầu vào của tổ lắp ráp Tổ lắp ráp nhận vỏ máy đã ghép cụm cánh
toả nhiệt từ tổ cơ khí, nhận các cụm dây từ tổ cuốn dây và tiến hành lắp ráp máy
biến thế theo đúng bản vẽ thiết kế Qua đó ta thấy được mối quan hệ giữa các tổ
sản xuất trong công ty, bộ phận này phụ thuộc vào bộ phận kia Vì vậy, việc lập
kế hoạch sản xuất, phân công lao động trong công ty cần được thực hiện một
cách khoa học, hợp lý, không gây ra tình trạng thừa lao động ở bộ phận này mà
lại thiếu lao động ở bộ phận khác, tạo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên
tục
Trang 41.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp:
Là một doanh nghiệp tư nhân có quy mô nhỏ, lại mới được thành lập và đi
vào hoạt động nên bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng được tổ chức khá đơn
giản Bộ máy quản lý chưa có nhiều phòng ban chức năng, mỗi nhân viên trong
công ty còn phải kiêm nhiệm nhiều công việc
Bộ máy quản lý doanh nghiệp chỉ bao gồm 6 người, không bao gồm Hội
đồng quản trị gồm: 01 giám đốc điều hành, 02 kế toán, 01 kỹ sư, 01 cán bộ vật
tư và 01 thủ kho Hội đồng quản trị doanh nghiệp có 04 thành viên, là 04 thành
viên góp vốn thành lập Công ty Người đại diện cho Hội đồng quản trị là Chủ
tịch Hội đồng quản trị Thay mặt Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị
thay mặt Hội đồng quản trị ký duyệt các quyết định quản trị doanh nghiệp Giám
đốc điều hành có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng
Quản trị, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh
nghiệp và có trách nhiệm báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh lên Hội đồng
quản trị
Các phòng ban chức năng gồm 03 phòng ban: Phòng kế toán, phòng thiết
kế và phòng cung ứng vật tư
Tổ cuốn dây
Bộ phận thử nghiệm
Tổ lắp ráp
Tổ cơ khí
Tổ cơ
điện
Công ty
Trang 5Phòng kế toán của công ty gồm 2 nhân viên: 01 kế toán chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm kiêm thủ quỹ và 01 kế toán trưởng Bộ máy kế toán
được tổ chức theo phương thức tập trung Với số lượng công nhân viên ít nên
mỗi kế toán phải chịu trách nhiệm trong nhiều phần hành kế toán khác nhau Kế
toán viên chịu trách nhiệm trong phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm Còn công việc còn lại là do kế toán trưởng đảm nhiệm, bao
gồm phần hành kế toán công nợ; kế toán thuế; kế toán lao động tiền lương; kế
toán tiêu thụ và xác định kết quả, kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Công
việc ghi sổ tổng hợp của kế toán tổng hợp cũng do kế toán trưởng đảm nhiệm
Ngoài ra, kế toán trưởng còn kết hợp với Giám đốc điều hành để tiến hành các
giao dịch với khách hàng và với các cơ quan có thẩm quyền quản lý sự tồn tại và
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Phòng thiết kế gồm 01 kỹ sư Kỹ sư có nhiệm vụ thiết kế các bản vẽ kỹ
thuật cho từng sản phẩm
Phòng cung ứng vật tư gồm 01 cán bộ vật tư kiêm quản đốc phân xưởng và
01 thủ kho Cán bộ vật tư có nhiệm vụ lên kế hoạch sử dụng vật tư cho từng sản
phẩm, kế hoạch sản xuất cho từng giai đoạn, và tiến hành quan hệ với các nhà
cung cấp để thu mua vật tư nhập kho phục vụ cho sản xuất Thủ kho có trách
Trang 6Như vậy, nhìn chung bộ máy quản lý của công ty được tổ chức khá đơn
giản Với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mới đi vào hoạt động thì việc tổ
chức bộ máy quản lý doanh nghiệp như hiện nay là hoàn toàn phù hợp, tiết kiệm
nhân công, đáp ứng được yêu cầu quản lý doanh nghiệp trong thời gian trước
mắt
1.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty Cổ phần chế
tạo máy biến thế và thiết bị điện Hà Nội:
Là một doanh nghiệp mới thành lập, có quy mô nhỏ nhưng Công ty cổ
phần chế tạo máy biến thế và thiết bị điện Hà Nội đã có một dây chuyền sản
xuất khá hiện đại Sản phẩm của Công ty được sản xuất theo dây chuyền công
nghệ, vì vậy mà số lượng công nhân của doanh nghiệp cũng không nhiều Công
việc chính của doanh nghiệp là sản xuất mới các máy biến thế và lắp ráp tủ điện
Ngoài ra, doanh nghiệp còn nhận sửa chữa, đại tu các máy biến thế cũ do khách
hàng đem tới
Trong phạm vi của một chuyên đề thực tập tốt nghiệp, em sẽ đưa ra một
cách tổng quát về quy trình sản xuất máy biến thế và lắp ráp tủ điện
1.1.3.1 Quy trình sản xuất máy biến thế:
Máy biến thế mà doanh nghiệp sản xuất bao gồm các loại máy biến thế từ
50KVA đến 1000KVA Tuy kích thước của các máy khác nhau nhưng về cấu
tạo chung và quy trình công nghệ sản xuất ra các máy là cơ bản giống nhau Về
cấu tạo, máy biến thế gồm các bộ phận sau:
- Lõi thép kỹ thuật điện (tôn)
- Các cuộn dây cao thế và hạ thế
- Vỏ máy
- Cụm cánh toả nhiệt
Lõi thép kỹ thuật điện được tạo thành bởi các lá thép (hoặc lá tôn) ghép
cách điện với nhau Các cuộn dây bao gồm cuộn cao thế và cuộn hạ thế do bộ
phận cuốn dây làm Vỏ máy và cụm cánh do tổ cơ khí gia công Lõi thép, các
cuộn dây, vỏ máy và cụm cánh sau khi đã hoàn thành được chuyển cho bộ phận
Trang 7sau khi thử nghiệm, đảm bảo các đặc tính kỹ thuật thì sẽ được xuất xưởng, giao
cho khách hàng
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT MÁY BIẾN THẾ
1.1.3.2 Quy trình sản xuất các thiết bị điện:
Thiết bị điện mà doanh nghiệp sản xuất hiện nay mới chỉ là các tủ điện
Tủ điện được lắp ráp bởi các thiết bị sau: Đồng hồ điện, công tắc tơ, cầu dao,
cầu chì…
Doanh nghiệp có nhiệm vụ gia công vỏ tủ điện, mua các thiết bị điện về
lắp ráp để tạo thành một tủ điện đảm bảo thông số kỹ thuật
Dây đồng, vật liệu cách điện
Cắt, ghép tôn
l m lõi thép
Cuốn các cuộn dây cao, hạ thế
Cắt, h n, l m vỏ máy v cụm cánh
MBT ho n thiện
Thử nghiệm, hiệu Lắp ráp MBT
Trang 8SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SẢN XUẤT TỦ ĐIỆN
1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp:
Để phù hợp với mô hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, tổ chức bộ
máy kế toán và tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp cũng được tổ
chức khá đơn giản, nhưng không vì vậy mà không đảm bảo các nguyên tắc kế
toán
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần chế tạo máy biến thế và thiết
bị điện Hà Nội:
Bộ máy kế toán của công ty gồm 2 nhân viên: 01 kế toán chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm kiêm thủ quỹ và 01 kế toán trưởng Bộ máy kế toán
được tổ chức theo phương thức tập trung Hiện nay doanh nghiệp chưa cài đặt
phần mềm kế toán máy Mặc dù số lượng nghiệp vụ phát sinh hàng ngày tại
Gia công vỏ
tủ điện
Lắp ráp v hiệu chỉnh
Ho n thiện v xuất xưởng
Trang 9lượng công nhân viên ít nên mỗi kế toán phải chịu trách nhiệm trong nhiều phần
hành kế toán khác nhau Kế toán viên chịu trách nhiệm trong phần hành kế toán
chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Còn công việc còn lại là do kế toán
trưởng đảm nhiệm, bao gồm phần hành kế toán công nợ; kế toán thuế; kế toán
lao động tiền lương; kế toán tiêu thụ và xác định kết quả, kế toán tiền mặt và
tiền gửi ngân hàng Công việc ghi sổ tổng hợp của kế toán tổng hợp cũng do kế
toán trưởng đảm nhiệm Ngoài ra, kế toán trưởng còn kết hợp với Giám đốc điều
hành để tiến hành các giao dịch với khách hàng và với các cơ quan có thẩm
quyền quản lý sự tồn tại và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sau đây là
sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp theo từng phần hành kế toán
Trang 10
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN THEO NHIỆM VỤ CHỨC NĂNG
Kế toán trưởng
Kế toán công
nợ
Kế toán thuế
Kế toán lao động tiền lương
Kế toán CPSX v tính giá
th nh SP
Ghi
sổ tổng hợp
Thủ quỹ
Kế toán trưởn
g
Kế toán trưởng
Kế
toán
trưởng
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng
Kế toán viên
Kế toán viên
Thủ quỹ
Trang 11Sự phân công lao động kế toán như vậy mặc dù có ưu điểm là tiết kiệm nhân
công nhưng có thể tạo ra sự chồng chéo giữa các phần hành kế toán, do kế
toán trưởng phải làm rất nhiều công việc Điều này còn làm giảm tính kiểm
tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách của các nhân viên kế toán với nhau Hơn
nữa, doanh nghiệp lại chưa cài đặt phần mềm kế toán máy nên việc tính toán,
ghi chép sổ sách hàng ngày là rất nhiều Vì vậy, số lượng nhân viên kế toán
chưa thể đáp ứng được yêu cầu quản lý, ghi chép sổ sách trong doanh nghiệp
Trên thực tế, doanh nghiệp lại chưa có kế toán có trình độ chuyên sâu về lĩnh
vực kế toán, một kế toán lại đảm nhiệm nhiều công việc, nên việc ghi sổ sách
kế toán, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày chưa được đầy đủ, chặt
chẽ, chưa đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin một cách chi tiết và đầy
đủ Tuy nhiên, tổ chức bộ máy kế toán như thế này là xu thế chung của các
doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ
máy kế toán thì còn phụ thuộc vào sự cố gắng của mỗi nhân viên kế toán
1.2.2 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại doanh nghiệp:
Theo nguyên tắc kế toán, mọi số liệu ghi chép trong sổ kế toán phải
được chứng minh bởi các chứng từ kế toán Tuân theo nguyên tắc chung đó,
doanh nghiệp cũng đã tổ chức vận dụng các chứng từ có liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các chứng từ doanh nghiệp đã
sử dụng bao gồm:
- Về chỉ tiêu lao động tiền lương, doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sau:
Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương Bảng chấm công được doanh
nghiệp sử dụng theo mẫu số 01-LĐTL ban hành theo Quyết định số
1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Còn bảng thanh toán tiền
lương được doanh nghiệp lập cho phù hợp với phương pháp tính lương tại
doanh nghiệp
Trang 12- Về chỉ tiêu hàng tồn kho, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu
nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá, Thẻ
kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Thẻ kho được sử dụng trong doanh
nghiệp không phải để theo dõi từng loại vật tư mà được lập chi tiết cho từng
sản phẩm và từng bộ phận sử dụng vật tư Nếu như để hoàn thành một sản
phẩm cần phải quan 05 bộ phận sản xuất thì sẽ có 05 thẻ kho được lập cho sản
phẩm này Việc lập thẻ kho theo cách này mặc dù khác với chế độ kế toán
nhưng nó cũng phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp, theo dõi được tình hình
sử dụng vật tư tại từng bộ phận và cho từng sản phẩm
- Về chỉ tiêu bán hàng: Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn GTGT Hoá đơn
GTGT được lập khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu
- Về chỉ tiêu tiền tệ: Doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu, Phiếu
chi, Bảng kiểm kê quỹ
- Về chỉ tiêu TSCĐ: Doanh nghiệp không sử dụng chứng từ nào
Các chứng từ kế toán sử dụng tại doanh nghiệp đều được luân chuyển
theo đúng chế độ kế toán hiện hành, gồm 4 bước:
- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ
- Kiểm tra chứng từ kế toán
- Ghi sổ kế toán
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
1.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán tại doanh nghiệp:
Là một doanh nghiệp sản xuất không lớn nên hàng ngày, lượng chứng
từ kế toán phát sinh không nhiều và cũng không có những nghiệp vụ kinh tế
phức tạp xảy ra Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành
theo Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số
144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001
Trang 13Hệ thống tài khoản cấp 1 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài
khoản: TK111, TK112, TK131, TK133, TK141, TK152, TK153, TK154,
TK155, TK211, TK214, TK 241, TK242, TK331, TK333, TK334, TK411,
TK412, TK415, TK421, TK511, TK632, TK642, TK711, TK811, TK911
Vậy doanh nghiệp đã sử dụng 26 trên tổng cộng 44 tài khoản cấp 1 sử
dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ngoài các tài khoản ghi kép, doanh nghiệp còn sử dụng 4 tài khoản ghi
đơn: TK002, TK007, TK009, TK011 Doanh nghiệp áp dụng phương pháp
khấu trừ để tính thuế GTGT Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai
thường xuyên cho kế toán tổng hợp, doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp
thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho
1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại doanh nghiệp:
Trong ba loại hình sổ kế toán sử dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ,
doanh nghiệp đã chọn cho mình hình thức sổ Nhật ký chung
Do chưa cài đặt kế toán máy nên kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán
bằng tay, có sự trợ giúp của phần mềm Excel
Hệ thống sổ kế toán bao gồm hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ
nhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản
Sổ kế toán chi tiết doanh nghiệp bao gồm các loại sổ sau:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ kho
- Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
- Sổ chi tiết bán hàng
Trang 14- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
- Sổ theo dõi thuế GTGT
Các loại sổ trên đều do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 1177
TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày
21/12/2001 Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng sổ lương của doanh nghiệp,
theo dõi tiền lương trong 1 năm tài chính theo từng tháng
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Báo cáo t i chính
Trang 15: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ (5 ngày) hoặc ghi cuối tháng
: Đối chiếu số liệu
Nhìn vào sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của doanh nghiệp, ta thấy rằng
việc vận dụng chế độ kế toán về ghi sổ kế toán tại doanh nghiệp không có
nhiều khác biệt so với chế độ kế toán hiện hành Tuy nhiên, doanh nghiệp
chưa sử dụng bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Đây là một công cụ đối
chiếu số liệu rát hữu ích nhưng doanh nghiệp chưa khai thác được
1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại doanh nghiệp:
Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp cũng có một hệ
thống báo cáo kế toán khá đầy đủ, bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp sử dụng theo Quyết định
số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ Tài chính
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Thuyết minh các báo cáo tài chính
Ngoài ra, doanh nghiệp còn lập phụ biểu: Tình hình thực hiện nghĩa vụ
đối với ngân sách Nhà nước để nộp cho cơ quan thuế Còn Bảng cân đối số phát
sinh cũng là một loại báo cáo cần lập nhưng doanh nghiệp chưa lập Việc không
lập loại báo cáo này làm giảm đi một công cụ đối chiếu số liệu rất hữa ích
Báo cáo tài chính được lập theo từng năm tài chính để nộp và chuyển đến
những cơ quan có thẩm quyền và những đối tượng quan tâm đến báo cáo tài
Trang 16chính của doanh nghiệp Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhìn
chung đã đáp ứng được yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cho các đối
tượng quan tâm Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn chưa lập bảng cân đối số phát
sinh các tài khoản trước khi lập các báo cáo tài chính Do đó, việc thu thập
thông tin trong quá trình lập báo cáo là khá phức tạp, ngoài ra nó còn làm
giảm mức độ tin cậy của số liệu trên báo cáo, không có sự đối chiếu số liệu
với bản cân đối số phát sinh
Ngoài việc lập báo cáo tài chính vào cuối năm, hàng tháng kế toán
doanh nghiệp còn lập các báo cáo quản trị để gửi lên Hội đồng quản trị và bộ
máy điều hành doanh nghiệp Báo cáo quản trị mà kế toán doanh nghiệp lập
hàng tháng là báo cáo thu, báo cáo chi, bảng phân tích các khoản thu chi (theo
khoản mục thu, chi) Cuối mỗi năm tài chính, báo cáo quản trị sẽ được lập với
số lượng nhiều hơn, bao gồm các báo cáo về toàn bộ tài sản của doanh nghiệp
như: Báo cáo tình hình sử dụng tổng quỹ lương trong năm; báo cáo công nợ
với người mua, người bán, chi tiết theo từng đối tượng; báo cáo tài sản cố
định cuối kỳ về nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại; báo cáo
chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính…
Việc lập báo cáo kế toán tại doanh nghiệp cũng đã đáp ứng được yêu
cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng có sự quan tâm đến doanh nghiệp
Trên đây là những thông tin khái quát về tổ quá trình hình thành, phát
triển, về tổ chức bộ máy sản xuất, bộ máy quản lý và thực tế tổ chức kế toán
tại Công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội Ta nhận thấy đây
là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới đi
vào hoạt động sản xuất nên bên cạnh những thành tựu đã đạt được, trong
doanh nghiệp vẫn còn nhiều tồn tại cần phải xem xét giải quyết
2 Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty:
Trang 172.1 Tình hình nguyên vật liệu tại công ty:
2.1.1 Đặc điểm vật liệu của công ty:
Công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội thuộc loại hình
doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sản xuất các sản phẩm là máy biến thế và
các thiết bị điện ( mà chủ yếu là tủ điện ) Công ty sản xuất ra nhiều chủng
loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng Vì sản
phẩm của công ty thuộc dạng máy móc nên nguyên vật liệu cấu thành nên sản
phẩm của công ty thường có kết cấu rắn của kim loại, rất dễ bị ăn mòn bởi
điều kiện khí hậu nóng ẩm của miền nhiệt đới Mặt khác, các sản phẩm của
công ty lại đòi hỏi có độ chính xác cao nên việc đảm bảo chất lượng nguyên
vật liệu lá hết sức quan trọng Do đó, công ty rất chú trọng đến khâu phân
loại, cất giữ, bảo quản kho tàng
Công ty đã lập 3 kho lưu trữ là:
• Kho A ( kho nguyên vật liệu): là kho bảo quản chung cho cả nguyên
vật liệu chính lẫn nguyên vật liệu phụ
• Kho B: là nơi lưu giữ các sản phẩm hỏng hoặc cần được đại tu bảo
dưỡng lại do khách hàng yêu cầu
• Kho C ( kho thành phẩm ): bảo quản các sản phẩm đã hoàn thành
theo hợp đồng đơn đặt hàng hoặc gia công
2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu của công ty:
Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá
thành sản phẩm, công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu
theo nội dung kinh tế và theo yêu cầu quản trị Do đó, nguyên vật liệu của
công ty được chia làm 2 loại:
- Nguyên vật liệu chính: Dây điện từ êmay; Dây đồng dẹt; Ty cao thế,
hạ thế; Sứ cao thế, hạ thế; Dầu máy biến thế; Vỏ tủ điện; Aptomát các loại; Lá
Trang 18đồng đỏ; Công tắc tơ 25E; Chuyển nấc điện áp; Que hàn điện; Đồng hồ báo
dầu; Đồng hồ Vôn mẫu; Đồng hồ Wattmet mẫu 3 pha; Đồng hồ Ampe mẫu…
- Nguyên vật liệu phụ: Gioăng cao su; Băng vải mộc (băng dính trắng,
băng thuỷ tinh…); Bìa cách điện; Sơn PU 2TP; Đá mài; Keo silicon; Sút tẩy
Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo an toàn trong bảo quản vật liệu, công ty đã
xây dựng hệ thống nội quy kho tàng Nội quy xác định cụ thể, rõ ràng trách
nhiệm vật chất của các bên liên quan khi xảy ra các trường hợp hao hụt, hư
hỏng, mất mát nguyên vật liệu nhằm nâng cao trách nhiệm của từng nhân viên
trong công ty Các kho dự trữ của công ty được xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ
thuật, vừa đảm bảo cho vật liệu không bị xuống phẩm chất tối đa, vừa thuận
tiện trong việc chuyên chở, cung cấp kịp thời cho sản xuất cũng như việc xuất
sản phẩm đi tiêu thụ
2.1.3 Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu của công ty:
Vật liệu mua ngoài: đây là nguồn nhập chủ yếu của công ty Vật liệu
được mua ở các nhà cung cấp trong nước là chính Vì công ty sử dụng nhiều
loại vật liệu khác nhau nên có các nhà cung khác nhau như: Nhà cung cấp
Thành, nhà cung cấp Bình, Nhà máy chế tạo CTBT…
2.1.4 Đánh giá vật liệu:
2.1.4.1 Giá nguyên vật liệu nhập kho:
Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo
giá thực tế
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nhà cung
cấp khác nhau và tuỳ theo từng thời điểm, từng nguồn mà giá thực tế của
nguyên vật liệu trong từng hoàn cảnh cũng khác nhau Vì vậy, gía thực tế của
nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau:
Trang 19- Nguyên vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế Giá mua Chi phí mua Các khoản
nguyên vật = vật liệu trên + phát sinh - giảm giá
liệu nhập kho hoá đơn
Ngoài ra công ty còn có những sản phẩm tự chế biến là nguyên vật liệu
đâù vào cho các sản phẩm khác Các sản phẩm này được nhập kho sau khi
hoàn thành với giá nhập kho là giá thành công xưởng thực tế
- Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến:
Giá thực tế Giá thực tế Chi phí gia Chi phí
vật liệu = NVL xuất kho + công chế biến + vận chuyển
nhập kho để gia công bốc dỡ
- Phế liệu: đánh giá theo ước tính ( giá thực tế có thể sử dụng được hoặc
có thể bán được )
2.1.4.2 Giá nguyên vật liệu xuất kho:
Nguyên vật liệu sau khi được nhập kho, tuỳ vào nhu cầu sản xuất kinh
doanh của công ty mà nguyên vật liệu có thể được xuất ra phục vụ cho quá
trình này Dẫu thế, không phải mọi nguyên vật liệu đều nhập cùng tại cùng
một thời điểm, theo cùng một giá, mà chúng được nhập theo thời điểm khác
nhau và giá của chúng luôn biến động Do đó, để theo dõi và đánh giá chính
xác việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu phải theo phương pháp phù hợp với
đơn vị
Tại công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội, giá vật liệu
xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
2.2 Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty:
2.2.1 Chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Trang 20- Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá
- Thẻ kho
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Các chứng từ về chi phí mua hàng
- Các chứng từ thanh toán với nhà cung cấp
2.2.2 Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu:
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong
đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu
Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong công ty
do phòng kế hoạch vật tư thực hiện Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ
nguyên vật liệu của toàn công ty, phòng kế hoạch lập kế hoạch thu mua
nguyên vật liệu
Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi đến hay do nhân viên cung
tiêu của công ty mang về, phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng
kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp
nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng Khi vật liệu về công ty phải thành
lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm vật tư về số lương, quy
cách, phâm chất của nguyên vật liệu
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 02-B/GTKL 3LL
(Liên 2: Giao cho khách hàng) Số: 001802
Ngày 23 tháng 01 năm 2004
Đơn vị bán: Nhà cung cấp Thành
Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội
Trang 21Họ tên người mua: Mai Văn Kính
Đơn vị: Công ty chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 112.500
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm ba mươi bảy nghìn năm trăm
đồng chẵn
Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số 1: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên, Ban kiểm nghiệm của công ty cổ
phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà Nội tiến hành kiểm nghiệm và lập
biên bản kiểm nghiệm như sau:
Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 05 – VT
thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số:
1141-TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ: Thanh Trì- Hà Nội ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài chính
Trang 22BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 25 tháng 01 năm 2004 Số: ………
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001802 Ngày 23 tháng 01 năm 2004
Của: Nhà cung cấp Thành
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Trần văn Long, phòng kế hoạch vật tư - Trưởng ban
Bà: Trần thị Tạo, quản đốc phân xưởng - Uỷ viên
Ông: Hoàng Hùng, thủ kho - Uỷ viên
- Đã kiểm nghiệm các loại:
Đơn
vị tính
Số lượng theo C.từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú
Số lượng đúng quy cách phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách phẩm chất
1 Sứ cao
thế
Qs Trực tiếp
Quả 15 15 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho
Trang 23Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua xem xét tình
hình vật liệu Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại
người bán Nếu vật liệu hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho,
ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường
Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho, phòng kế hoạch vật tư lập
phiếu nhập kho Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng kế hoạch vật tư giữ,
1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng kế toán để ghi sổ
Thông thường mỗi loại vật tư sẽ lập một phiếu nhập kho nhưng có thể lập một
phiếu nhập kho cho nhiều loại vật tư
Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 01 – VT
thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số:
1141-TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài chính
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 01 năm 2004
- Họ tên người giao hàng: Mai Văn Kính
Trang 24- Theo hoá đơn GTGT số 001802 ngày 23 tháng 01 năm 2004 Của Nhà
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Theo chứng
từ
Thực nhập
1 Sứ cao thế Qs Quả 15 15 75.000 1.125.000
Cộng x x x x x 1.125.000
Nhập, ngày 25 tháng 01 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 3: PHIẾU NHẬP KHO
* Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho:
Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của
công ty ở đây là: các cuộn đây cao thế, hạ thế; vỏ tủ điện; vỏ máy, cụm
cánh… Sau khi thành phẩm được sản xuất xong, quản đốc phẩn xưởng phải tự
kiểm tra sản phẩm trước khi cán bộ kiểm tra Cán bộ kiểm tra sau khi kiểm tra
thử nghiệm sản phẩm về số lượng, chất lượng, lập biên bản kiểm nghiệm
(giống như biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu
nhập kho giống như phiếu nhập kho của trường hợp nhập kho của nguyên vật
liệu mua ngoài
* Đối với phế liệu thu hồi:
Phế liệu thu hồi của công ty cổ phần chế tạo biến thế và thiết bị điện Hà
Nội là những mẫu sắt, mẫu đồng, mẫu nhôm thừa…hoặc dầu marut, dầu hoả
Trang 25Mặc dù chúng không còn giá trị sử dụng trong công ty những vẫn có thể bán
cho các cửa hàng phế liệu Do đó, phế liệu trong công ty vẫn được gom lại để
thanh lý, tạo ra một khoản kha khá, góp phần vào nhỏ vào quỹ khen thưởng
phúc lợi của công ty
2.2.3 Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu:
Tại công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản
xuất kinh doanh
Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là “Phiếu xuất kho” Phiếu
xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập Phiếu được lập cho một
hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất
một loại sản phẩm Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- 1 liên người lĩnh giữ
- 1 liên gửi lên phòng kế hoạch vật tư
- 1 liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán
Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 02 – VT
thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số:
- Lý do xuất kho: dùng chế tạo sản phẩm mới
- Xuất tại kho: A
Trang 26Số lượng Đơn
giá
Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
280.000 300.000 75.000 80.000
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số 5: PHIẾU XUẤT KHO
Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ xung thêm
loại nguyên vật liệu nào thì yêu cầu với phòng kế hoạch vật tư Phòng kế
hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân
xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập “phiếu xuất kho”
2.2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty:
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của
công ty, theo yêu cầu của quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song
Trang 27để hạch toán nguyên vật liệu Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi công ty
xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện Thực tế hạch
toán chi tiêt nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán được tiến hành như sau:
TẠI KHO:
Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực
hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ Sau khi nhập kho hoặc
xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào
thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Các chứng từ nhập, xuất
hàng ngàyđược thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi
kho
Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình
nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng
Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho Thẻ kho được sắp xếp theo
loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra,
đối chiếu và quản lý
Mỗi thẻ kho có thể được mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở
trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên
thẻ kho đó Thẻ kho được dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá, nhãn
hiệu, quy cách ở cùng một kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và giao cho thủ
kho để ghi chép hàng ngày Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi
một dòng), sau đó tính ra số tồn kho
Tùy theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5
ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển
giao và kiểm tra lại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm
Trang 28tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận
chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ
Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi
tiết
Đơn vị: CTCP chế tạo biến Mẫu số: 06 – VT
thế và thiết bị điện Hà Nội Ban hành theo quyết định số: 1141-
TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ: Thanh Trì - Hà Nội ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài chính
THẺ KHO Ngày lập thẻ: 31/01/2004
Số lượng Xác
nhận của kt
4 PXK
20 29/01
Xuất kho cho sản
Trang 29Tồn cuối tháng 1 11
Biểu số 6: THẺ KHO
Trang 31Đơn vị: CTCP chế tạo SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tên kho: A Tên, quy cách vật liệu: Sứ cao thế
Đơn vị tính: 1.000VND Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Đơn giá
Ghi chú
Số
hiệu
Ngày tháng