Kế toán Vật liệu và công cụ, dụng cụ công ty thiết bị đo điện

Kế toán Vật liệu và công cụ, dụng cụ công ty thiết bị đo điện

Lời mở đầu

Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã có những bớc chuyển biến căn bản, xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế thị trờng với các quy luật kinh tế cơ bản (quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu) Sự chuyển biến này đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới tổ chức quản lý sản xuất, tự lấy thu bù chi và tiêu thụ sản phẩm nh thế nào để đạt hiệu quả kinh tế cao.

Vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm, chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy, việc tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán tốt về chi phí vật liệu không những đảm bảo cho việc tính toán giá thành đúng đắn mà còn là một biện pháp không thể thiếu đợc để phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.

Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu ở các doanh

nghiệp nói chung và ở Công ty thiết bị đo điện nói riêng, em đã chọn đề tài “Kế

toán Vật liệu và Công cụ, dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện” để nghiên cứu

trong thời gian thực tập tại Công ty.

Nội dung của chuyên đề ngoài phần lời mở đầu và kết luận đ ợc chia làm ba phần nh sau:

Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.

Phần thứ hai: Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở Công ty thiết bị đo điện.

Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện.

Phần thứ nhất

Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

trong doanh nghiệp sản xuất.

và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.

1-/ Vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.

Các yếu tố đầu vào quyết định sự tồn tại trong sản xuất kinh doanh vì chính nó tạo nên giá cả và chất lợng Nhiệm vụ của các nhà quản lý là phải biết hiệu quả của yếu tố đầu vào, trong đó đối tợng đặc biệt quan tâm là t liệu sản xuất, là nhân tố chủ yếu tác động đến chi phí và chất lợng sản phẩm T liệu sản xuất bao gồm đối tợng lao động và t liệu lao động, chúng sẽ tạo nên sản phẩm thông qua lao động sống của con ngời.

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm chi phí về vật liệu thờn chiếm đến 70% Vì vậy chi phí vật liệu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm đầu vào và hạ giá thành sản phẩm cũng nh việc sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp Nguyên vật liệu đợc đảm bảo đầy đủ, đồng bộ chất lợng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng.

Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những t liệu lao động có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, không đủ điều kiện, tiêu chuẩn quy định về mặt giá trị và thời gian sử dụng để trở thành tài sản cố định Chúng đợc coi là tài sản lu động và

đợc mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lu động của doanh nghiệp nh đối với vật liệu Công cụ dụng cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau vẫn giữ nguyên đợc hình thái ban đầu và giá trị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

2-/ Yêu cầu quản lý vật liệu.

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải tăng cờng, nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.

ở khâu thu mua phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Phải thực hiện tốt công tác bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tránh h hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.

Việc sử dụng vật liệu phải hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp nên đòi hỏi phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh.

ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc liên tục tránh gây ngừng trệ hoạt động sản xuất do thiếu hoặc ứ đọng vốn do thừa quá nhiều.

3-/ Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách sử dụng phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

II-/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc tổ chức, lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp theo nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đối với từng doanh nghiệp cụ thể.

Việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ phải dựa trên cơ sở có hiệu quả, mục đích tập hợp hệ thống hoá và hợp lý hoá thông tin cho quản lý doanh nghiệp và Nhà nớc trong lĩnh vực đầu t, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn sản xuất trong kinh doanh.

Việc tổ chức trong hạch toán nguyên vật liệu phải đợc tiến hành theo đúng nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu đối với từng doanh nghiệp sao cho phù hợp với chế độ và hiệu quả đối với công tác quản lý trong doanh nghiệp.

Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 - Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Tổ chức hạch toán NVL, CCDC

Tổ chức hệ thống chứng từ

Tổ chức công tác kiểm kê NVL, CCDC

Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC

Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL, CCDC

Lựa chọn hình thức sổ kế toán tổng hợp

Lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp- PP thẻ song song- PP sổ đối chiếu luân chuyển- PP sổ số dư

Lựa chọn phương pháp hạch toán- Phương pháp kiểm kê định kỳ- Phương pháp kê khai

thường xuyên

Ghi sổ chi tiết

NVL, CCDCXây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Ghi sổ kế toán tổng hợp

1-/ Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thờng có nhiều chủng loại, có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và thờng xuyên biến động tăng giảm trong qúa trình sản xuất kinh doanh Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán vật liệu doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu.

Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo các tiêu thức khác nhau Yêu cầu của phân loại vật liệu là phải khoa học, hợp lý phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và phải đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán vật liệu.

- Nguyên vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu )

- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, khí đốt

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t chi xây dựng cơ bản.

- Phí liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi báo, vải vụn ).

Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại vật liệu trong quá trình tạo ra sản phẩm vf là cơ sở xây dựng các tài khoản cấp hai thích hợp để hạch toán.

1.2 Phân loại theo nguồn vật liệu.

- Vật liệu mua ngoài: là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng Mua ngoài là phơng thức cung ứng vật liệu th-ờng xuyên của mỗi doanh nghiệp.

- Vật liệu tự sản xuất: là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.

- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tính giá vật liệu đợc chính xác.

Sau khi phân loại vật liệu, doanh nghiệp phải lập sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu là sổ liệt kê toàn bộ các loại vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp theo từng phân nhóm hoặc từng kho Sổ danh điểm phải quy định thống nhất mã số, tên gọi, quy cách, đơn vị tính, đơn giá hạch toán định mức dự trữ của từng chủng loại vật liệu Mã số của vật liệu phải thể hiện đợc loại, nhóm, thứ của vật liệu

Bảng số 1 - Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ A - NL, VL.

Kí hiệu ( mã hoá)NhómDanh điểm NL, VL

Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL

Đơn vị tính

Đơn giá

hạch toánGhi chú

1521.011521.01.011521.01.02 1521.01.99

Sổ danh điểm vật liệu rất có ích cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp.

2-/ Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Trong hạch toán, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp khấu trừ).

2.1 Tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Việc tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc căn cứ vào nguồn nhập để xác định giá thực tế của chúng.

a, Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế gồm: giá

mua ghi trên hoá đơn ngời bán cộng (+), thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lu kho ) trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua đợc hởng.

b, Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

c, Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu

xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ )

d, Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.

e, Với vật liệu đ ợc tặng th ởng : Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng.

f, Với phế liệu: (sản phẩm hỏng, công cụ, dụng cụ hỏng, TSCĐ thanh lý) giá

nhập vật liệu là giá có thể sử dụng, giá có thể bán đợc, giá ớc tính hay giá trị thu hồi tối thiểu.

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng.

Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo các đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:

a, Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trớc, hoặc bình quân sau mỗi lần nhập).

a.1 Ph ơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến tính kịp thời và công tác quyết toán nói chung.

a.2 Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc

Phơng pháp này cũng khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.

a.3 Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập.

Phơng pháp này có u điểm là khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên vừa chính xác, vừa kịp thời Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công sức, không phù hợp với kế toán bằng tay Thích hợp với doanh nghiệp sử dụng chơng trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong không nhiều.

b, Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc (FIFO).

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Cơ sở tính giá của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Ưu điểm của phơng pháp này là luôn cập nhật đợc thông tin về tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu trong kỳ một cách chính xác, đặc biệt là rất thích hợp trong điều kiện giá cả ổn định và có xu hớng giảm.

Nhợc điểm: không thích hợp trong điều kiện lạm phát xảy ra, giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có xu hớng tăng khi đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao nhất.

c, Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO):

Phơng pháp này giả định lần mua mới nhất của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ đợc xuất kho trớc hết cho sản xuất Tồn kho cuối kỳ còn lại trong kho sẽ gồm các mặt hàng đợc mua vào lúc đầu kỳ Cơ sở tính giá của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua vào sau dùng làm giá thực tế của số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trớc tiên.

Ưu điểm: luôn cập nhật một cách chính xác về giá trị nhập và xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và rất thích hợp trong điều kiện giá cả lạm phát, khi đó giá trị của hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là thấp nhất.

Nhợc điểm: không phù hợp trong tình hình giá cả có xu hớng giảm.

d, Ph ơng pháp trực tiếp.

Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào sẽ tính theo giá thực tế đích danh của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó Do đó, phơng pháp này còn gọi là phơng pháp giá thực tế đích danh hay phơng pháp đặc điểm riêng biệt, thờng đợc sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao có tính tách biệt lớn.

Ưu điểm: Thuận lợi cho kế toán cho việc tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Nhợc điểm: Không tính đến ảnh hởng của biến động giá cả trên thị trờng

e, Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo ph ơng pháp giá hạch toán

Xuất phát từ thực tế cho thấy giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong từng lần nhập là khác nhau, và có thể cha biết đợc giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhng đã phải xuất dùng cho sản xuất Do đó, để hạch toán kịp thời nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ có thể sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá tạm tính, thờng lấy số tròn cuối tháng trớc sau khi tính đợc giá thực tế tiến hành điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng theo giá thực tế.

Nội dung của phơng pháp này nh sau:

Bớc 1: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, có thể sử dụng hai loại giá: giá thực tế và giá hạch toán (giá hạch toán ghi trớc, giá thực tế ghi sau vào cuối tháng).

Bớc 2: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng theo giá hạch toán.

Bớc 3: Cuối tháng sau khi tính đợc giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ về giá thực tế theo công thức:

Hệ số giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính chi tiết cho từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Khi H = 1: Giá thực tế = giá hạch toán.Khi H > 1: Giá thực tế > giá hạch toán.Khi H < 1: Giá thực tế < giá hạch toán.

Việc điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế cho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ đợc tính cho từng đối tợng có liên quan Do đó, để thực hiện việc tính toán trên, trớc hết phải phân loại, tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, từng thứ sử dụng cho từng đối tợng theo giá hạch toán Căn cứ vào đó làm cơ sở để lập bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Bảng số 2: Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Giá hạch toánGiá thực tế

IGiá trị NVL, CCDC tồn kho đầu kỳIIGiá trị NVL, CCDC nhập trong kỳIII Giá trị cộng tồn và nhập

IV Hệ số giá hạch toán

V Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳVI Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ

III-/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những đối tợng kế toán cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, từng nhóm và phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.

1-/ Chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng.

Chứng từ kế toán là phơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự vận động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán.

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờng bao gồm:

- Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp).

- Hoá đơn thuế giá trị gia tăng (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).- Phiếu nhập kho.

- Phiếu xuất kho.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá.- Phiếu xuất vật t theo hạn mức.

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật t Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các đối tợng liên quan.

2-/ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Tuỳ thuộc theo phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các số (thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Số (thẻ) kho.

- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu( công cụ, dụng cụ).- Số đối chiếu luân chuyển.

- Sổ số d

Số (thẻ) kho (mẫu số 06 VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng kho Thẻ kho do phòng Kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp nào.

Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vật liệu đợc sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng kịp thời.

3-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Hạch toán chi tiết là thực hiện việc ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình hình nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong từng kho của doanh nghiệp.

Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện ở cả hai nơi, tại kho vật t và ở phòng Kế toán, đợc thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật t Trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên này đợc thể hiện trong từng mô hình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

3.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song.

a, Điều kiện áp dụng:

- Doanh nghiệp có ít chủng loại vật t tài sản, hàng hoá.

- Giá trị hàng hoá vật t lớn cần phải thờng xuyên kiểm tra, theo dõi.

- áp dụng đối với kế toán đợc chuyên môn hoá và đã sử dụng máy tính trong công tác kế toán.

- ở phòng kế toán: kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập - xuất - tồn cả về giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo mẫu bảng số 4.

Bảng số 3 - Mẫu thẻ khoThẻ kho

- Tên nhãn hiệu, quy cách vật t - Đơn vị tính Mã số

Ngày nhập xuất

Chứng từSố phiếuNhập Xuất

Ngày tháng

Diễn Giải

Số lợng

Xác nhận của kế

Tên kho, quy cách vật liệu

Số hiệu chứng từ

TK đối ứng

Đơn giá

Trình tự hạch toán:

- ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập và xuất vật t để thực hiện việc nhập, xuất vật t Sau đó căn cứ vào phiếu nhập xuất và thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

+ Sau khi ghi xong thẻ kho định kỳ hàng ngày hoặc hàng tháng chuyển chứng từ cho phòng kế toán (trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ nh bảng số 5) để kế toán vật t ghi sổ kế toán.

+ Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và số tồn trên thẻ kho.

+ Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng loại trên thẻ kho

- ở phòng kế toán:

+ Định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật t ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ (phiếu nhập, xuất) Sau đó vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật.

+ Tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị Sau đó đặt kế hoạch đối chiếu với thủ kho về số lợng.

+ Kế toán vật t tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị Sau đó kế toán vật t lập bảng kê nhập xuất tồn (bảng số 6).

Để đảm bảo đối chiếu số liệu nhanh chóng, mở thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên sổ danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Bảng số 5: Phiếu giao nhận chứng từPhiếu giao nhận chứng từ

Từ ngày đến ngày năm

Nhóm NVL, CCDCSố lợng chứng từSố hiệu chứng từSố tiền

Bảng số 6: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồnbảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Tồn đầu tháng

Nhập trong tháng

Xuất trong tháng

Tồn cuối tháng

Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra và có thể cung cấp thông tin thờng xuyên về giá trị và hiện vật của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn Rất thích hợp trong những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ kế toán máy.

Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp, không thích hợp cho doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu và thực hiện ghi sổ bằng tay.

Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song đợc khái quát theo sơ đồ 2.

Sơ đồ số 2: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

3.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

a, Điều kiện áp dụng:

Đơn vị có nhiều chủng loại vật t, giá trị không nhỏ, số lợng kho phân tán, kế toán vật t kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.

b, Nguyên tắc ghi sổ:

- ở kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống nh phơng pháp thẻ song song Ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật t về hiện vật trên thẻ kho trên căn cứ các chứng từ nhập, xuất, sau đó chuyển cho phòng kế toán.

- ở phòng kế toán: Kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về hiện vật và giá trị trên sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năng, mỗi loại vật liệu ghi một dòng, theo mẫu bảng số 7.

Bảng số 7: Sổ đối chiếu luân chuyển vật t.Sổ đối chiếu luân chuyển

Nhập kho

Thẻ kho

Xuất kho

Thẻ chi tiết hoặc sổ

chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ

Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn

VL, CCDC

Kế toán tổng hợp

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

+ Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cả về giá trị và hiện vật cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển.

+ Tiếp theo kế toán vật t lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật và với kế toán tổng hợp về giá trị Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn phải tiến hành tìm nguyên nhân và điều chỉnh.

Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán.

Nhợc điểm: Công việc kế toán thờng dồn vào cuối kỳ, do đó việc lập báo cáo cũng không kịp thời và nếu có sai sót thì khó phát hiện Quá trình tổ chức hạch

toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ số 3.

Sơ đồ số 3: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d.

a, Điều kiện áp dụng.

áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật t, mật độ nhập xuất cao, trình độ nhân viên kế toán cao.

b, Nguyên tắc hạch toán:

- ở kho: Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu trên thẻ kho lập sổ số d và giao cho phòng kế toán (Bảng số 8: mẫu sổ số d).

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

- ở phòng kế toán: Kế toán vật t chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn (Bảng số 9).

Trình tự hạch toán.- ở kho:

+ Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để thực hiện việc nhập, xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ và vào thẻ kho Sau đó chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán trên cơ sở bảng giao nhận chứng từ.

+ Cuối tháng, thủ kho tính ra số tiền trên thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho, vào sổ số d về mặt hiện vật.

+ Sau khi lập xong sổ số d, thủ kho gửi sổ số d cho kế toán vật t - ở phòng kế toán:

+ Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vật t ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ phiếu nhập, xuất.

+ Định kỳ tổng hợp về mặt giá trị từng loại vật liệu nhập, xuất vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời gian tơng ứng.

+ Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn Sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển đến kế toán vật t tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho trên sổ số d.

+ Tiếp theo, kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị giữa sổ số d và bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh.

Kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng hợp về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn.

B¶ng sè 8: MÉ sæ sè d.Sæ sè d

Quá trình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ số 4.

Sơ đồ số 4: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ số d.

Nh vậy, mỗi mô hình kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều có những u nhợc điểm khác nhau đòi hỏi kế toán mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn, phân tích để dựa vào điều kiện cụ thể của đơn vị mình lựa chọn phơng pháp phù hợp nhất, hiệu quả nhất, tận dụng đợc những u điểm vốn có của phơng pháp.

IV-/ Nội dung công tác kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là sự ghi chép biến động về mặt giá trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp hạch toán tổng hợp là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn NVL, CCDC

Phiếu giao nhận chứng từ xuấtSổ số dư

Kế toán tổng hợp

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi cuối tháng

pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nhân viên kế toán

A-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

1-/ Khái niệm, tài khoản sử dụng:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các tài khoản khác có liên quan.

Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 152:Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở sổ chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng )

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng )

D Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ).

- Tài khoản 151 Hàng mua đi đ ờng : Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán).

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu hoặc cuối kỳ).

- Tài khoản 331: Phải trả cho ng ời bán Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho ngời cung cấp, ngời bán vật t, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa TSCĐ

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả tiền đặt trớc).

- Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại ợc ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả.

đ Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ )

Bên Có:

- Tổng số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn.

- Số tiền ứng trớc thừa đợc ngời bán trả lại.

- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả ngời bán (chênh lệch tăng tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính ).

TK 331 có thể đồng thời vừa có số d bên Nợ lại vừa có số d bên Có.D Nợ: Phản ánh số tiền ứng trớc hoặc trả thừa cho ngời bán.

D Có: Số tiền còn phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu.

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khản liên quan khác nh 111, 112, 133, 141, 128, 627, 641

2-/ Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ.

Đối với các doanh nghiệp đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Nh vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả ngời bán, phần

giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi và số đợc khấu trừ Cụ thể:

a, Tr ờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về.

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi.

Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu (chi tiết từng loại).Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan (331, 111, 112, 141 ) Tổng giá thanh toán.

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàn mua hay hàng mua trả lại (nếu có) ghi:

Nợ TK 332 : Trừ vào số tiền hàng phải trả.Nợ TK 111, 112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại.Nợ TK 1388 : Số đợc ngời bán chấp nhận.

Có TK 152 : (Chi tiết từng loại) số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua đợc hởng theo giá không có thuế.

Có TK 1331 : Thuế VAT không đợc khấu trừ.

b, Tr ờng hợp hàng thừa so với hoá đơn.

Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán, ghi nh sau:

- Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT)Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT tính theo số hoá đơn.

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.

Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT.Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:

+ Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý.Có Tk 152 (chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa.+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa.

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân

- Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp (a) ở trên Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi Nợ TK 002.

Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002

Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT của số hàng thừa.

Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT)Có TK 721 : Số thừa không rõ nguyên nhân.

c, Tr ờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:

- Khi nhập:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không có thuế.Nợ TK 1381 : Trị giá số thiếu (không có thuế VAT)

Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT theo hoá đơn.

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.- Khi xử lý:

+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:

Nợ TK 152 : Ngời bán giao tiếp số thiếu.Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.

+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:

Nợ TK 821 : Số thiếu không rõ nguyên nhân.Có TK 1381 : Xử lý số thiếu.

Ngoài cách ghi trên, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 138 (1381) có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế VAT).

d, Tr ờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng

Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất kho giao trả hoặc số đợc giảm giá, ghi:

Nợ TK 331, 111, 112

Có TK 152 (chi tiết vật liệu)

Có TK 1331: Số thuế VAT của số hàng giao trả hoặc giảm giá.

e, Tr ờng hợp hàng về ch a có hoá đơn.

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán.

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu)Có TK 331.

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách:

- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực tế > giá tạm tính).

- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã gi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

Sang tháng sau, khi hàng về ghi.

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Nếu nhập kho.

Nợ TK 621, 627 : Xuất cho sản xuất ở phân xởng.Có TK 151 : Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.

h, Tr ờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công, chế biến.

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế.

Có TK 154 : Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho.

i, Các tr ờng hợp tăng vật liệu khác:

Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng vật liệu đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các TK thích ứng Chẳng hạn:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm.

Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, góp vốn Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu.

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ.Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho.

Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý.

Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu.Có TK 222, 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh.

Có TK 241 : Nhận kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ.

3-/ Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp.

Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp (do cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT đợc tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế VAT) Có TK liên quan (331, 111, 112, 311 )

Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trở lại:Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388 )

Có TK 152 (chi tiết vật liệu).

Các trờng hợp còn lại cũng hạch toán tơng tự.

4-/ Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu:

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm vật liệu đều đợc ghi theo giá hạch toán ở bên Có của TK 152.

a, Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 621: (chi tiết đối tợng) Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.

Nợ TK 627 (6272 - chi tiết phân xởng) Xuất dùng chung cho phân xởngNợ TK 641 (6412) - Xuất phục vụ cho bán hàng.

Nợ TK 642 (6422) - Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp.Nợ TK 241 - Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ.

Có TK 152 (chi tiết vật liệu) - Giá thực tế vật liệu xuất dùng.

b, Xuất góp vốn liên doanh.

Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412 “chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ; giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch).

Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn.Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn.Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch.

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh.

c, Xuất thuê ngoài gia công, chế biến:

Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến.Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế

d, Giảm do cho vay tạm thời.

Nợ TK 138 (1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời.Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay.

e, Giảm do các nguyên nhân khác (nh ợng bán, phát hiện thiếu )

Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng.Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho.

Nợ TK 1381 : Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý.Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng.

Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu thiếu.

Sơ đồ số 5: Hạch toán tổng quá tật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

vốn góp liên doanh Hàng đi đường kỳ trước

Tăng do mua ngoài

Thuế VAT được khấu trừ

Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý, XDCBXuất để chế tạo sản phẩm

Sơ đồ số 6: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT

theo phơng pháp trực tiếp)TK 331, 111, 112,

141, 311

Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác

Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất phục vụ bán hàng, quản lý, XDCB Tăng do mua ngoài (Tổng

giá thanh toán) Xuất để chế tạo sản phẩm Dxxx

B-/ Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

1-/ Khái niệm và tài khoản sử dụng.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên các tài khoản phản ánh từng loại mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất và mục đích khác Theo phơng pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 611 - Mua hàng (tiểu khoản 6111 - mua nguyên vật liệu): dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.

Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

- TK 152 - NVL: dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết từng loại.

Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ.D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.

- TK 151: Hàng mua đi đờng: Phản ánh giá trị số hàng mua (đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp) nhng đang đi đờng hoặc đang gửi tại kho ngời bán

Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.

D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan nh 133, 331, 111, 112

2-/ Phơng pháp hạch toán.

- Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại.Nợ TK 611 (6111)

Có TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho.

Có TK 151 : Hàng đi đờng (vật liệu đi đờng)

- Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).

Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu thu mua.Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan (111, 112, 331 ) Tổng giá thanh toán- Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ:

- Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, kế toán ghi:

Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳNợ TK 151 : Vật liệu đi đờng cuối kỳ.

Nợ TK 138, 334 : Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thờng.Nợ TK 1381 : Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.Nợ TK 642 : Số thiếu hụt trong định mức.

Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt.

- Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên Có rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức )

Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642)Có TK 611 (6111)

Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy kế toán ghi

Nợ TK 611 (6111) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài

Có TK liên quan (331, 111, 112 ) Tổng giá thanh toán (kể cả thuế VAT, thuế nhập khẩu)

Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếu có):

Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 611 (6111)

Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tơng tự nh doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ.

c-/ Đặc điểm hạch toán công cụ, dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

1-/ Khái niệm và tài khoản sử dụng:

Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào TSCĐ (giá trị < 5.000.000 đ, thời gian sử dụng < 1 năm) Công cụ, dụng cụ bao gồm các loại sau:

- Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ, giầy dép chuyên dùng để làm việc

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá.

- Các dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất.

- Các lán trại tạm thời, giàn dáo, công cụ trong ngành xây dựng cơ bản Để quản lý theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng TK 153 Công cụ, dụng cụ TK này đợc chia làm 3 tiểu khoản:

1531: Công cụ, dụng cụ.1532: Bao bì luân chuyển.1533: Đồ dùng cho thuê.

Nội dung phản ánh và hạch toán trên TK 153 tơng tự TK 152 Tuy nhiên vì là t liệu lao động, nên việc hạch toán xuất dùng công cụ dụng cụ cần phân biệt các trờng hợp sau:

2-/ Phơng pháp hạch toán.

a, Hạch toán công cụ dụng cụ xuất dùng.