Kế toán vật liệu

Kế toán vật liệu

Lời nói đầu

Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, sự tồn tại của các doanh nghiệp là phụ thuộc vào kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy, các doanh nghiệp phải xác định chính xác kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Muốn làm đợc điều này, doanh nghiệp phải xác định chính xác toàn bộ chi phí đã bỏ ra và kết quả thu đợc sau mỗi kỳ sản xuất.

Đứng trớc yêu cầu trên, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến vấn đề năng suất lao động và chất lợng sản phẩm mà doanh nghiệp còn phải chú ý đến việc sử dụng tiền vốn, sử dụng lao động, các tổ chức công tác quản lý, vật t, đánh giá sản phẩm, các khoản chi phí Cho nên, họ cần có những giải pháp thích hợp nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm để đáp ứng đợc những yêu cầu của chế độ hạch toán kinh tế Đứng ở góc độ kế toán, để giải quyết vấn đề trên thì việc tập trung tổ chức tốt công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là rất quan trọng Bởi nó có thể cho doanh nghiệp biết các thông tin về chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, giúp cho doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình hình thực hiện giá thành sản phẩm, từ đó có các biện pháp quản lý hữu hiệu nhất.

Trong thời gian thực tập qua tìm hiểu thực tế tình hình tại Công ty em nhận thấy công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm là rất quan trọng đối với với mỗi doanh nghiệp sản xuất Đợc sự giúp đỡ tận tình của cán bộ công nhân viên Công ty đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng kế toán - tài chính cùng sự tìm tòi nghiên cứu của bản thân em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập với chuyên đề:

Phần I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu công cụ dụng cụPhần II:Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH SX&DV Thơng Mại Hoàng Gia.

Phần III: Những nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ

phần I

Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp

1.1 Sự cần thiết của tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

1.1.1.Vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp

a Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu

* Khái niệm: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là đối tợng lao động

biểu hiện dới hình thái vật chất để hình thành nên sản phẩm mới

* Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá

trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, chúng rất phong phú và đa dạng về chủng loại Tuy nhiên có thể khái quát những đặc điểm sau:

- Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh thuộc tài sản lu động.

-Trong quá trình sản xuất ra sản phẩm mới ,vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm

-Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.

*Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động Khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ và chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm Nh vậy, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là trung tâm của quá trình sản xuất và là yếu tố có vai trò quyết định cấu thành nên thực thể của sản phẩm.

Vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm nên yếu tố chi phí vật liệu tồn tại trong chi phí sản xuất của sản phẩm Khi xem xét tỉ trọng của khoản mục chi phí vật liệu trong tổng chi sản xuất sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất, thì ngời ta nhận thấy rằng đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất và thông thờng nó chiếm khoảng 70% tổng chi phí sản xuất sản phẩm trở nên Là một yếu tố có tỷ trọng chi phí cao, vật liệu tác động quyết định tới giá thành sản xuất của sản phẩm Đồng thời, khi xem xét sự ảnh hởng tác động của vật liệu tới các giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, hạ giá thành sản xuất Thì vật liệu…cũng đóng góp một vai trò quan trọng Để có thể hạ đợc giá thành sản phẩm thì doanh nghiệp buộc phải quản lý một cách tốt nhất hiệu qủa nhất khoản mục chi phí này nhằm tiết kiệm tối đa chi phí về vật liệu Để nâng cao chất l-ợng của sản phẩm, cải tiến đợc mẫu mã của sản phẩm phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng thì doanh nghiệp phải có đợc những loại nguyên vật liệu có tính năng lý, hoá học cao, có tính phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng loại sản phẩm

Với vị trí là trung tâm của quá trình sản xuất sản phẩm, có vai trò quyết định nên thực thể sản phẩm cũng nh quyết định tới hiệu quả sản xuất vật chất của các doanh nghiệp, vật liệu luôn đòi hỏi có sự chú trọng quản lý của các doanh nghiệp

b.ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu ở doanh nghiệp* ý nghĩa của quản lý vật liệu ở doanh nghiệp

Nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp cho nên vật liệu quản lý thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh: chỉ tiêu sản lợng ,chỉ tiêu giá thành…

Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ nguyên liệu, vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ tài nguyên vật liệu hợp lý, tiết

kiệm, ngăn ngừa hiện tợng tiêu hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.

*Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp

Xuất phát từ đặc điểm vật liệu và tầm quan trọng của công lý vật liệu,có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trớc hết cần thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau:

- Xây dựng nội dung quy chế bảo quản vật t, có đủ kho tàng bảo quản vật t tối thiểu, tối đa định mức sử dụng hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản

- Xây dựng định mức vật t cần thiết, định mức vật t tối thiểu,tối đa định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản.

- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu và các chứng từ, luân chuyển chứng từ hơp lý, có kế hoạch

- Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn.

- Phân tích vật t và những thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vật liệu đạt hiệu quả cao.

Trên cơ sở các yêu cầu chung đặt ra đối với toàn doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý vật liệu đợc tiến hành chi tiết hơn cho từng khâu, giai đoạn vận động của vật liệu.

Khâu thu mua: vật liệu phải đợc quản lý về khối lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách giá mua, chi phí mua, tình hình thực hiện kế hoạch thu mua theo thời gian đã xây dựng, phải thờng xuyên tìm kiếm nguồn hàng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có nguồn hàng dự trữ và có đợc nguồn hàng với chi phí thu mua thấp nhất…

Khâu vận chuyển: doanh nghiệp phải có những phơng tiện vận chuyển phù hợp với tính chất lý hoá học của của vật liệu và đảm bảo công tác an toàn cho vật liệu bị h hỏng, mất mát do quá trình vận chuyển…

Khâu bảo quản: doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, phải có những phơng tiện cân đo phù hợp với từng loại vật liệu, có phơng pháp bảo quản khoa học, hợp lý đối với từng loại vật liệu…

Khâu sử dụng: vật liệu phải đợc sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức chi phí đã xây dựng nhằm hạ thấp chi phí, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp…

Khâu dự trữ: doanh nghiệp phải có đợc các định mức dự trữ thích hợp đối với từng loại, thứ vật liệu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn …

c.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Là một công cụ của công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản trị vật liệu nói riêng, công tác kế toán vật liệu cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn Tính giá vật liệu thực tế đã thu mua, nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện thu mua nguyên vật liệu về các mặt: sản lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ,…chủng loại vật t cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp.Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu,đúng chế độ, phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất với công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.

- Kiểm tra việc chấp hành bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật t, xử lý vật t thừa thiếu tính toán số l… ợng, giá trị vật t thực tế đã đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.

1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên liệu - vật liệu

1.1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu

Trong doanh nghiệp nguyên liệu ,vật liệu gồm nhiều loại, nhiều khi có vai trò, công dụng tính chất lý hoá khác nhau và biến động thờng xuyên, liên tục Điều đó đòi hỏi phải sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau thành một nhóm với những đặc trng nhất định để tiện cho việc tính theo dõi và quản lý, hạch toán nguyên vật liệu đạt kết quả tốt hơn, nguyên vật liệu đợc phân loại nh sau:

* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

Theo cách phân loại này, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đợc chia

thành:

- Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩn mua vào).

-Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, kết hợp với vật liệu chính tạo nên những tác dụng bổ trợ khác.

- Nhiên liệu: là những thứ dùng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh nh xăng, dầu, hơi đốt …

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết ,phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bị và phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm dầu t cho xây dựng cơ bản.

*Căn cứ vào nguồn nhập của vật liệu

Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành- Vật liệu mua ngoài

- Vật liệu tự gia công chế biến

- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh

*Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu

Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành- Vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất- Vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác

Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu mà doanh nghiệp có thể áp dụng xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu” Trong sổ danh điểm, tuỳ thuộc vào thực tế của doanh nghiệp mà các loại vật liệu đợc chia theo các mã số khác nhau từ 1 đến 2 chữ số và các thứ vật liệu chi tiết trong các loại vật liệu đó đợc ký hiệu là các chữ số thứ 3, 4, Sổ danh điểm vật liệu có dạng mẫu sau:…

Sổ danh điểm vật liệu

Ký hiệuNhóm

1.1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định gía trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Bởi vậy để làm tốt công tác hạch toán vật liệu thì trớc hết cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc giá gốc : nội dung của nguyên tắc này nhấn manh doanh

nghiệp lập báo cáo tài chính thì phản ánh tài sản theo giá gốc của nó tức là phản ánh giá thực tế của tài sản cộng các khoản chi phí liên quan đến tài sản đó.

- Nguyên tắc nhất quán : Nội dung của nguyên tắc này nhấn mạnh việc sử

dụng phơng pháp hạch toán thống nhất trong cả kỳ kế toán Khi hạch toán quản trị doanh nghiệp thì kế toán đợc lựa chọn một trong hai phơng pháp hạch toán và một trong năm phơng pháp tính gía nhng phải nhất quán với phơng pháp đã chọn trong suốt cả kỳ kế toán và ở các phần hành kế toán cũng nh giữa các kỳ kế toán với nhau.

- Nguyên tắc công khai: Nội dung của nguyên tắc này thể hiện tính công

khai trong việc sử dụng thông tin kế toán tức là các báo cáo tài chính, tài liệu kế toán phải đợc cung cấp cho những đối tợng đợc quyền sử dụng thông tincủa doanh nghiệp nh cơ quan quản lý vốn, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, các nhà đầu t, ngời cho vay Khi doanh nghiệp thay đổi cách tính giá xuất kho thì phải…giải trình trên Thuyết minh báo cáo tài chính

- Nguyên tắc thận trọng: Nội dung của nguyên tắc này đảm bảo hai yêu cầu

là vật liệu ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ đợc thực hiện khi có căn cứ chắc chắn và việc ghi giảm vốn chủ sở hữu đợc ghi nhận ngay khi có căn cứ có thể cha chắc chắn.

a Đánh giá nguyên liệu,vật liệu theo giá thực tế

* Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá của chúng đợc xác định trên cơ sở các chứng từ hợp lệ ,các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho đợc xác định từ nguồn nhập chủ yếu nh nhập do mua ngoài, nhập sau gia công chế biến, nhập do nhận vốn góp cụ thể :

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.

+ Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế : Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản thu mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ ) trừ các khoản chiết khấu giảm trừ (nếu có).…

+Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp: Trị giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài bằng tổng giá thanh toán (gồm cả VAT đầu vào)

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu gia công chế biến bao gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm : Giá thực tế nguyên vật liệu chế biến, chi phí vận chuyển, tiền thuê ngoài gia công chế biến

- Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá trị thực tế đợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận

Ngoài ra còn một số trờng hợp khác nh nhận do đợc cấp phát, biếu, tặng …

* Đánh giá vật liệu theo giá thực tế của vật liệu xuất kho.

Vật liệu rất phong phú và đa dạng về chủng loại, hơn nữa quá trình hạch toán biến động thờng xuyên vì thế tuỳ thuộc từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá cho phù hợp Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất:

Giá thực tế VL + Giá thực tế VL = Giá thực tế VL + Giá thực tế VLtồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ Từ đó doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá sau:

- Phơng pháp giá thực tế đích danh: phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào sẽ tính giá đích danh cho lô đó

- Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền: phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu tồn xuất nhập lớn Việc áp dụng phơng pháp này là tơng đối hợp lý vì không phụ thuộc vào số lần nhập xuất kho nhiều hay ít Căn cứ vào lợng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán phải tình giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu Sau đó tính ra giá trị xuất trên cơ sở lợng xuất trong kỳ và đơn giá đã biết theo công thức :

Giá thực tế Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập TK bình quân =

Số lợng tồn ĐK + Số lợng nhập TK

- Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc : theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất dùng đợc tính theo gía nhập kho lần trớc sau đó tính theo giá nhập lần sau áp dụng phơng pháp này thì việc tính giá sẽ đợc thực hiện thuờng xuyên trong kỳ hạch toán và tính giá xuất khá hợp lý Song kế toán sẽ phải theo dõi ,ghi chép nhiều cho quá trình hạch toán chi tiết

- Phơng pháp nhập sau - xuất trớc: phơng pháp này giả định là vât liệu nào nhập kho sau thì đợc xuất dùng trớc và khi tính giá vật liệu xuất kho thì lấy đơn giá nhập của vật liệu xuất kho đó rồi tính theo giá nhập lần trớc đó.

- Phơng pháp giá thực tế bình quân liên hoàn: theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân và số lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho Phơng pháp này rất phức tạp nên áp dụng ở những doanh nghiệp có sử dụng máy vi tính.

Với các phơng pháp trên, để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào chứng từ xuất Do vậy, việc tính giá đợc tiến hành cho lợng vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ, sau đó mới xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ.

Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật liệu x Đơn giá vật liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối

Giá thực tế vật liệu = Giá thực tế + Giá thực tế vl - Giá thực tế xuất dùng vl tồn mua vào tk vl tồn ck

b Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán

Trong thực tế việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là vật liệu làm phức tạp, khó khăn và mất rất nhiều công sức vì thờng xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho mà nghiệp vụ nhập xuất kho lại diễn ra một cách liên tục.

Để hạn chế việc và khắc phục những khó khăn trên ,doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán - lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trớc và đợc thống nhất

trong cả kỳ hạch toán Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp vật liệu.

Giá hạch toán = Số lợng vật t x Đơn giávật t nhập (xuất) nhập (xuất) hạch toán

Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bớc :

- Xác định hệ số giá chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo các ớc :

Giá tt vl tồn đk + Giá tt vl nhập trong kỳ Chênh lệch =

Giá hạch toán vl tồn đk + Giá hạch toán vl nhập tk

- Xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ.

Giá thực tế vl xuất = Giá hạch toán vl x Hệ số giá trong kỳ xuất trong kỳ chênh lệch

Với những u điểm trên, phơng pháp này phần lớn đợc áp dụng cho doanh nghiệp có những danh điểm vật t ,trình độ kế toán tơng đối tốt.

1.1.3.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ:

Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý của vật liệu công cụ dung cụ trong doanh nghiệp sản xuất cũng nh vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, doanh nghiệp, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiêm vụ sau :

-Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác ,kịp thời số lợng ,chất lợng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ nhập ,xuất,tồn kho,vật liệu,công cụ ,dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất

- Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán vật liệu ,hớng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc ,thủ tục nhập xuất ,thực hiện đầy đủ ,đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ,luân chuyển chứng từ) mở các

loại sổ sách,thẻ chi tiết về vật liệu đung chế độ ,đung phơng phápquy đinh giúp cho việc lãnh đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế

- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua ,tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, phát hiện và sử lý kịp thời, vật liệu thừa thiếu ứ đọng kém phẩm chất ,ngăn ngừa việc sử dụng vật liệu phi pháp lãng phí.

- Tham gia kiểm kê ,đánh giá lại vật liệu ,theo chế độ quy định của nhà nớc, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành, phân tích kinh tế

I.I.4 Thủ tục quản lý nhập, xuất kho VL- CCDC và cáchứng từkế toán liên quan:

a) Chứng từ kế toán liên quan:

Trong các doanh ngiệp sản xuất các hoạt động xuất nhập kho NVL luôn xảy ra Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật liệu kế toán phải lập chứng từ cần thiết 1 cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về VL đã đợc nhà nớc ban hành nhung những chúng từ hợp lệ này là cơ sở tiến hành ghi chép thẻ kho trên sổ kế toán, kế toán giám sát tình hình biến động và số lợng hiện có của từng thứ VL nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý VL phục vụ nhu cầu cho sản xuất kinh doanh.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định CĐKT ngày 01-11-1995 của bộ trởng bộ tài chính,các chứng từ kế toán VL bao gốm :

-Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

-Phiéu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật t-sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) -Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

-Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thốngnhất theo quy định của nhà nớc, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:

-Phiếu vật t theo hạn mức(mẫu 04-VT) -Biên bản kiểm nghiệm vật t(mẫu 05-VT) -Phiếu báo vật t còn lại cuối kì (mẫu 07-VT)

Tuỳ thuộc vào các đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

b)-Thủ tục quản lý nhập - xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:

VL-CCDC có rất nhiều loại khác nhau để phục vụ kịp thời cho sản xuất cho nên phải tiến hành tổ chức kế toán chi tiết vật liệu.Kế toán chi tiết vật liệu và hạch toán ở kho có mối quan hệ chặt chẽ với nhau ở kho, thủ kho là ngời trực tiếp quản lý nhập xuất,bảo quản vật liệu Đồng thời hàng ngày thủ kho phải ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu trên thẻ kho chỉ ghi theo số lợng ở phòng kế toán với chức năng nhiệm vụ của mình thông qua qua các chứng từ phản ánh giam đốc ,kiểm tra tình hình nhập,xuất,dự trữ bảo quản vật liệu trong quá trình sản xuất.

1.1 5 Hạch toán chi tiết vật t

1.1.5.1.Các chứng từ dùng trong kế toán vật liệu

Vật liệu là một trong những đối tợng kế toán cần đợc hạch toán chi tiết cả về mặt giá trị và hiện vật ,đợc chi tiết theo từng loại,từng nhóm trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn và tổ chức hệ thống chứng từ cho phù hợp nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao Hệ thống chứng từ gồm :

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)- Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá (mẫu 08- VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)- Hoá đơn cớc phí vận chuỷển (mẫu 03- BH)- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT)- Biên bản kiểm nhận vật t (mẫu 05-VT)- Thẻ kho(mẫu 06-VT)

- Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKL-3LL)- Sổ theo dõi thuế GTGT(mẫu S01-DN)

- Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại (mẫu S02- DN)- Sổ chi tiết thuê GTGT đợc miễn giảm (mẫu S03-DN)

Từ hệ thống chứng từ đợc xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là kế toán trởng thực hiện việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu vật liệu có sự tác động ảnh hởng quan trọng tới hiệu quả công tác kế toán vật liệu Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ nhà n-ớc ban hành Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng nh trong các phần hành kế toán khác phải gồm có 2 nội dung chính:

Tổ chức luân chuyển chứng từ: kế toán phải tổ chức các bớc luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán đợc tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

Kiểm tra chứng từ: khi nhận đợc chứng từ, kế toán cùng các cá nhân liên quan phải tiến hành công tác kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác, đầy đủ

của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ Chứng từ đợc lập đòi hỏi phải rõ ràng cả phần chữ và phần số.

Tập hợp và phân loại chứng từ: kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp, phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết ( nếu còn thiếu ) tổng hợp số liệu, định khoản kế toán.

Tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán: kế toán cùng các bộ phận liên quan phải tổ chức bảo quản và lu trữ chứng từ theo đúng chế độ mà nhà nớc ban hành

1.1.5.2 Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu

a Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song* Nguyên tắc hạch toán của phơng pháp này là:

- Tại kho: thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng

- Tại phòng kế toán : kế toán sử dụng sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu vật liệu và giá trị.

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

Phiếu xuấtThẻ kho

Phiếu nhập

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập – xuất

Ghi chú:Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra.

- Tại kho: theo dõi về mặt lợng

- Tại phòng kế toán: ghi chép cả về số lợng lẫn giá trị cho từng kho, từng thứ, từng loại vật liệu nhng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp.

sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, Kiểm tra

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

* Ưu, nhợc điểm :

- Ưu điểm: giảm khối lợng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

- Nhợc điểm: ghi chép trùng lặp ( phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị).Việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa kho và Phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.

* Điều kiện áp dụng: Với doanh nghiệp có khối lợng nhập xuất không

nhiều,không có nhân viên kế toán chi tiết vật t riêng nên không có điều kiện theo dõi, nắm bắt tình hình nhập xuất hàng ngày.

c.Hạch toán chi tuết vật t theo phơng pháp Sổ số d

Nguyên tắc hạch toán của phơng pháp này là:

- Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nhng cuối tháng phải ghi số tồn đã tính trên thẻ kho sang số d vào cột số lợng.

-Tại phòng kế toán: theo dõi về mặt giá trị từng nhóm vật liệu

Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp Sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

* Ưu, nhợc điểm.

Phiếu xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế xuấtPhiếu nhập

- Ưu điểm: giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp - Nhợc điểm: gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra sai sót, phát

Hiện nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán do kế toán chỉ nắm đợc tình hình tăng giảm vật liệu qua thẻ kho chứ không biết trớc số liệu

* Điều kiện áp dụng: phù hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập - xuất-diễn ra thờng xuyên, số lợng, chủng loại vật liệu phong phú trình độ kế toán và trình độ quản lý cao.

1.1.6 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu

1.1.6.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thờng xuyên, liên tục, tạo nên sự vận động thay đổi và chuyển hoá hình thái của tài sản trong đơn vị nói chung và vật liệu nói riêng Những hoạt động này đợc phản ánh một cách trung thực, chính xác, kịp thời trên các bản chứng từ kế toán Song để tổng hợp thông tin từ các thông tin riêng lẻ mà các bản chứng từ phản ánh, phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp thì cần thiết các thông tin trên phải đợc phân loại và hệ thống hoá lại Kế toán dựa trên cơ sở phơng pháp luận khoa học của chủ nghĩa duy vật biện chứng Mác - Lê nin, phơng pháp tài khoản kế toán cần thiết phải xây dựng hệ thống các tài khoản.

Phơng pháp tài khoản kế toán là phơng pháp kế toán phân loại các đối ợng kế toán, phản ánh, kiểm tra, giám sát một cách thờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình hiệnn có và sự vận động của từng đối tợng kế toán.

t-Trên cơ sở dó, kế toán tổng hợp vật liệu đã xây dựng và sử dụng một số tài khoản kế toán chủ yếu phục vụ quá trình hạch toán kế toán, phản ánh sự biến động hay tình hình hiện có của vật liệu trong các doanh nghiệp.

Các tài khoản chủ yếu trong kế toán tổng hợp vật liệu gồm:

TK152: Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản 152 đợc sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.

Tài khoản 152 có thể đợc mở chi tiết các tài khoản cấp 2 theo yêu cầu quản lý Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ.Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ.D Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.

TK 151 : hàng mua đang đi đ ờng

Tài khoản 151 phản ánh trị giá thực tế vật liệu, hàng hoá đã mua nhng cha về nhập kho.

Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển cho các

bộ phận sử dụng huặc giao cho khách hàng.

D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng.

TK 133 : thuế GTGT đ ợc khấu trừ.

Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ trong các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

TK133 có 2 tài khoản cấp 2 là:

TK1331: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của vật liệu TK1332: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của TSCĐ

- Số tiền đã trả cho ngời bán

- Các khoản giảm trừ đợc ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán

Bên Có:

- Tổng số tiền hàng phải trả cho ngời bán, nhà cung cấp, ngời nhận thầu XDCB, ngời thầu sửa chữa lớn.

- Số tiền ứng thừa đợc ngời bán trả lại.

- Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả ngời bán

D Nợ: Phản ánh số tiền ứng trớc hoặc trả thừa cho ngời bán.

D Có: Số tiền còn phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhận thầu.

TK611 Mua hàng –

Phản ánh trị giá vốn thực tế của vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ (trong các doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).

đ-1.1.6.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

Theo phơng pháp này thì mọi sự biến động của nguyên vật liệu sẽ đợc kế toán phản ánh thờng xuyên.Căn cứ vào chứng từ hoá đơn nhập - xuất hàng ngày, kế toán sẽ ghi sổ, do đó kế toán có thể tính đợc lợng vật t hiện có, tạo điều kiện cung cấp thông tin cho quản lý Phơng pháp này mặc dù tốn nhiều thời gian công

sức nh… ng chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật

Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

TK338,721 Nguyªn vËt liÖu thiÕu khi

Gi¸ trÞNVL thõa khi kiÓm kª kiÓm kª

1.15.3.kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh liên tục, thờng xuyên tình hình nhập - xuất vật t, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng mà căn cứ kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ vật t ,hàng hoá xuất trong kỳ theo công thức sau:

Trị giá = Trị giá tồn + Trị giá nhập - Trị giá tồn xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ,giá trị vật t mua vào nhập kho trong kỳ ợc theo dõi trên TK 611- mua hàng

đ-Công tác kiểm kê hàng hoá vật t khi áp dụng kế toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc tiến hành vào cuối kỳ kế toán xác định giá trị vật t hàng hoá tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán HTK.Mặt khác trên cơ sở giá trị vật t hàng hoá tồn kho xác định trị giá hàng hóa vật t xuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán TK 611.

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Kết chuyển NVL Kết chuyển NVL

tồn đầu kỳtồn cuối kỳ

Trị giá NVL Giảm giá hàng mua hoặc

mua vào trong kỳ trả lại NVL cho ngời bán

TK133 TK133

TK621,641,642 Trị giá NVL

sử dụng trong kỳ

1.1.5.3 Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu

Trong quá trình hạch toán vật liệu, kế toán tiến hành hạch toán dựa trên sổ sách chứng từ sao cho phù hợp với quy mô,cơ cấu doanh nghiệp Phổ biến là các hình thức sổ áp dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu nh sau:

a Hình thức Nhật ký - Sổ cái

- Điều kiện áp dụng: Đối với loại hình kinh doanh đơn giản, chỉ thực hiện một loại dịch vụ hoạt động và phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có số lợng tài khoản ít,trình độ kế toán thấp ,lao động kế toán chủ yếu là thủ công.

- Đặc điểm tổ chức sổ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi sổ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống để vào Nhật ký sổ cái.

- Hệ thống sổ: sổ kế toán tổng hợp Nhật ký sổ cái, Sổ chi tiết vật liệu.

Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái

Ghi chú:

25Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

chi tiết

Nhật ký Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

b Hình thức sổ Nhật ký chung

- Điều kiện áp dụng: Thờng sử dụng cho doanh nghiệp có quy mô

nhỏ, có tính chất kinh doanh qiản đơn,tài khoản sử dụng ít, trình độ quản lý cha cao, ít lao động kế toán và không có nhu cầu chuyên môn hoá giữa các phần hành Hình thức này có thể áp dụng cho doanh nghiệp trong điều kiện lao động thủ công hoặc trong điều kiện có sử dụng kế toán máy.

- Đặc điểm tổ chức sổ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán ( quan hệ giữa các tài khoản ) rồi ghi sổ cái.

- Hệ thống sổ: sổ kế toán tổng hợp Nhật ký chung, Sổ cái TK151, TK152, TK153, TK611 và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Chứng từ gốc

Sổ NKCSổ nhật ký

đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số dưVà số phát sinh

Quan hệ đối chiếu

b Hình thức Chứng từ ghi sổ.

- Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ,tính chất kinh doanh giản đơn,trình độ quản lý kinh tế cha cao.doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán.

- Đặc điểm tổ chức sổ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào Chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian Căn cứ vào Bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các tài khoản tơng ứng.

- Hệ thống sổ: Sổ cái TK 151, TK152, Chứng từ ghi sổ,Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ kế toán chi tiết vật liệu.

Sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Thẻ khoChứng từ gốc

Sổ TK chi tiết VLSổ KT liên

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái các tài khoản

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Báo cáo tàichínhBáo cáo tổng hợp N-X-T

Bảng tổng hợp N-X-T

d Hình thức Nhật ký chứng từ

- Điều kiện áp dụng: doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thờng có quy mô lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công ,chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phần hành.

- Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp với ghi chép theo trình tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống,giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết,giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.Hàng ngày kế toán căn cứ vào Chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, Bảng kê và các sổ Nhật ký chứng từ Cuối tháng dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký chứng từ kế toán tiến hành vào các sổ cái tơng ứng.

-Hệ thống sổ: Nhật ký Chứng từ số 2, Nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 6, Nhật ký chứng từ số 7, Nhật ký chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ cái TK151,TK 152 và TK 331.

tiết VL

Báo cáo tàichínhBáo cáo tổng hợp N-X-T

Sổ cái cácn tài khoản

Bảng kê

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

phần II

Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX&dv thơng mại hoàng gia

I Đặc điểm tình hình chung của công ty tnhh hoàng gia

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

1.1 Sự ra đời của công ty

Công ty TNHH sx&dịch vụ Thơng Mại Hoàng Gia là một đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ Thơng Mại Ngày 26/06/1995 công ty ra đời Trụ sở công ty nằm tại 23 Trơng Định-Q Hai Bà Trng- Hà Nội , công ty có một chi nhánh tại 142 Phan Đăng Lu-Phờng 3- Quận Phú Nhuận - TP Hồ Chí Minh

1.2 Qúa trình phát triển của công ty.

Công ty TNHH sx&dịch vụ Thơng Mại Hoàng Gia là một đơn vị kinh tế độc lập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoá xnk Những năm đầu

mới thành lập hoạt động xnk chủ yếu của công ty là làm uỷ thác qua tổng công ty xnk thủ công mỹ nghệ , thực hiện nghị định thủ xuất hàng hoá đi các nớc Các mặt hàng chính gồm có : Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc , thiết bị , nvl, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty.

Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất , vừa kinh doanh , công ty có nhiều xởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêu ren , giầy dép , mạ bạc , dệt thảm len, bao bì đóng gói và may mặc

Nhng năm 1995-1998 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi và thu đợc nhiều lợi nhuận

Năm 1997-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài Tình trạng này do một mặt công ty xuất hàng sang nớc bạn để đỏi hàng nhng bị lừa không giao hàng (tiêu biểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuar Hungari năm 1997) Mặt khác do triệu giá tiền thay đổi , đồng đô la có lúc bị mất giá nghiêm trọng , làm cho công ty thiệt hại hàng tỷ đồng Trong khi đó công tác quản lý của công ty yếu kém dẫn tới tình trạng sử dụng chi phí một cách lãng phí

Ví dụ : Năm1999 tổng chi phí là 702triệu VNĐ vậy mà lãi chỉ có 50 ttriệu VNĐ kinh doanh tuỳ tiện , giả tạo hồ sơ mua bán

Về sản xuất từ năm 1997 hoạt động sản xuất không có hiệu quả Năm 1998 công ty cho giải thể các xởng sản xuất , xởng may chuyển sang liên doanh với công ty Maruchi- Hồng Kông Tính đến thời điểm đó thiệt hại về đầu t cho sản xuất khoảng 100triệu , thiệt hại do xoá công nợ cho các xởng khoảng 10 triệu đồng Tính đến 30/06/1997 số lỗ của công ty là 22.800.507 Trớc tình hình đó ngày 16/06/1999 đại diện các thành viên góp vốn liên doanh cùng các phòng kế hoạch đầu t đã họp và đa ra những giải pháp để khôi phục công ty

Từ ngày 01/07/1999 trrở lại đây , công ty đã ngăn chặn đợc tình trạnh kinh doanh thua lỗ kéo dài và bớc đầu ổn định kinh doanh xnk trả nợ ngân hàng ,

khách hàng, thuế nợ nhà nớc Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm 1999-2001nh sau.:

Bảng số 1

Chỉ tiêuđvt 199819992000 2001ớctính 20051Tổng hợp ngạch xk.

2 tổng hợp ngạch nk3 tổng doanh thu 4 lợi nhuận thực hiện 5 nộp nsnn

Triệu vnđ

3.438.6799.359.234 94.821 -2.634 19.284

2.916.4445.078.234 55.426 -2634 8.804

1.801.5915.776.626 60.416 -26 10.970

2.872.0492.776.507 56.123 28 13.163

3.500.0003.900.000 521.652 150 4.330

II/ Chức năng và nghiệp vụ của công ty 1 Chức năng

Công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , các sản phẩm do liên doanh liên kết tạo ra và các mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộ thơng mại và nhà nớc

- Các mặt hàng nhập khẩu của công ty : vật t máy móc thiết bị, xe máy, và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của bộ thơng mại và nhà nớc

- Công ty đợc uỷ thác và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng nhà nớc cho phép Công ty đợc phép làm các dịch vụ thơng mại, nhập khẩu theo quy định hiện hành của nhà nớc

- Công ty làm đại lý , mở cửa hàng bán buôn bán lẻ các mặt hàng sản xuất trong và ngoài nớc

2 Nghiệp vụ

Trực tiếp kinh doanh xnk tổng hợp , đợc chủ động trong giao dịch , đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thơng ,hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh liên kết và ký kết với khách hàng trong và ngoài nớc , thuộc nội dung hoạt động của công ty

- Kinh doanh thơng mại trong các loại hình dịch vụ thơng mại

- Liên doanh liên kết trong nớc để sản xuất hàng hoá phục vụ cho nhu cầu , có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh xnk , mua bán trong và ngoài nớc , tiến tới tổ chức bộ máy công ty.

III/ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 1 Mô hình bộ máy quản lý

Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụ sở chính ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh đợc thể hiện qua sơ đồ sau

Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh

giám đốc

Chi nhánh TP HCM

IIPhòng

nghiệp vụ I

P.tổ chức hành

phòng tc kế hoạch

phòng tổng hợp

khẩu

- Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán

- Các trởng phòng chi nhánh là ngời chịu trách nhiệm trớc GĐ về toàn bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trớc nhà nớc về việc chấp hành pháp luật 3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh

a Bộ phận quản lý

* Phòng tổ chức hành chính : 7 ngời đảm bảo chức năng kế hoạch tổng hợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tin chung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ

- Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty

- Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tợng , các loại công văn giấy tờ , th từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty.

- Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty * Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 ngời

- Tham mu cho GĐ xét duyệt các phơng án kinh doanh và kiểm tra quá trình , thực hiện phơng án đó

- Hớng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong công ty

- Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi chính của công ty

- Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán nh thanh lý tài sản , đối chiếu công nợ

- Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu , xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng năm của công ty

- Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộ chủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên

* Phòng tổng hợp: 2 ngời thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạn ngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax

b Bộ phận kinh doanh

* Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 ngời

Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nớc, tìm hiểu thông tin thị trờng ,giá cả lập các phơng án kinh doanhcủa mình cho cấp trên

*Phòng nghiệp vụ II:

Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trờng, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lợc kinh doanh có hiệu quả Lập phơng án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên.

* Phòng nghiệp vụ IV:6 ngời

Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren

* Phòng nghiệp vụ V: 5 ngời

Đợc phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty đợc phép kinh doanh Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu đợc , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất Lập ph-ơng án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty

*Phòng nghiệp vụ VI: 5 ngời

Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren

*Phòng nhập khẩu :20ngời

Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty đợc phép nhận nh máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng ,

Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng đợc phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu đợc phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phơng án kinh doanh sẽ đợc duyệt Đồng thời đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối Mỗi phòng đợc phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao

IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6ngời

(1)Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ Mỗi ngời trong phòng đều đ-ợc bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán Đợc minh hoạ theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 2

Kế TOáN TRƯỏNG

TRƯởNG PHòNG TCKH

Kế toán trởng (trởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý vàvà chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán Ngoài ra kế toán trởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản

- Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trởng lập báo cáo tài chính, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trớc đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trớc.

-Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh

PHòNG Kế TOáNCHI NHáNH TP.HCM CáC Bộ PHậN KT

TạI CÔNG TY

KếTOáN T.HợPP.PHòNG TC-KH

THủ KHO KIÊMTHủ QUỹKếTOáN

THANH TOáNKếTOáN

CÔNGNợP.PHòNG TC-KH

KếTOáN TIềNLƯƠNG

- kế toán tiền lơng đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lơng cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính nh soạn thảo các văn bản , lu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu.

- Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tợng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã đợc ngời có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho

- Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty

Nh vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh phụ thuộc công ty nhng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại đợc tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả

2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng

- Công ty ấp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.

- Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

-Hệ thống sổ đợc sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổ chi tiết

Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho công ty.

- Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm : Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo chi phí kinh doanh Bảng cân đối kế

Thuyết minh báo cáo tài chính

3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

CHứNG Từ GốC

Sổ NHậT KýĐặC BIệT(NếU Có)

NHậT Ký

CHứNG TừSổ THẻ Kế TOáN CHI TIếT

BảNG TổNG HợP CHI TIếT Sổ CáI

BảNG CÂN ĐốI Số PHáT SINH

BáO CáO TàI CHíNH