III/ tổ chức bộ máy quản lý của côngty 1 Mô hình bộ máy quản lý
b. Bộ phận kinh doanh
* Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 ngời
Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren. Để thực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nớc, tìm hiểu thông tin thị trờng ,giá cả lập các phơng án kinh doanhcủa mình cho cấp trên
*Phòng nghiệp vụ II:
Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trờng, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lợc kinh doanh có hiệu quả .Lập phơng án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên.
* Phòng nghiệp vụ IV:6 ngời
Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren
* Phòng nghiệp vụ V: 5 ngời
Đợc phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty đợc phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu đợc , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập ph- ơng án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty
*Phòng nghiệp vụ VI: 5 ngời
Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren
*Phòng nhập khẩu :20ngời
Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty đợc phép nhận nh máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng ,...
Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng đợc phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu đợc phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phơng án kinh doanh sẽ đợc duyệt .Đồng thời đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối .Mỗi phòng đợc phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao
IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6ngời
(1)Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi ngời trong phòng đều đ- ợc bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Đợc minh hoạ theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 2
Kế TOáN TRƯỏNG
TRƯởNG PHòNG TCKH
Kế toán trởng (trởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý vàvà chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản .
- Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trởng lập báo cáo tài chính, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trớc đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trớc.
-Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán. Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh . PHòNG Kế TOáN CHI NHáNH TP.HCM CáC Bộ PHậN KT TạI CÔNG TY KếTOáN T.HợP P.PHòNG TC-KH THủ KHO KIÊM THủ QUỹ KếTOáN THANH TOáN KếTOáN CÔNGNợ P.PHòNG TC-KH KếTOáN TIềN LƯƠNG
- kế toán tiền lơng đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lơng cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính nh soạn thảo các văn bản , lu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu.
- Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tợng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã đợc ngời có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho .
- Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập .Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty
Nh vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán . Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh .Chi nhánh phụ thuộc công ty nhng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại đợc tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả