III/ tổ chức bộ máy quản lý của côngty 1 Mô hình bộ máy quản lý
Hoàn thiện công tác kế toán vật liệ uở công ty TNHH sx&dv thơng mại hoàng gia
3.2.1 Những hạn chế cần hoàn thiện
3.1.2.1 Trong công tác quản lý vật liệu a. Về việc sử dụng sổ danh điểm vật t .
Vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhng công ty lại cha xây dựng “Sổ danh điểm vật t “ với quy định của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật t đợc dễ dàng, chặt chẽ đồng thời thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vật liệu sau này. Hơn nữa hiện nay tai công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật t. Do đó vật t mua về không đợc kiểm tra tỷ mỷ khách quan cả về số lợng chất lợng cũng nh chủng loại. Điều này có thể vật liệu dẫn đến tình trạng vật liệu nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất.
b. Về việc quản lý vật liệu xuất kho cho sự sản xuất trực tiếp và bán thành phẩm trong cac phân xởng.
Trong công tác quản lý vật liệu xuất cho sản xuất và bán thành phẩm tại phân xởng nhìn chung còn lỏng lẻo thiếu khoa học dễ gây hiện tợng mất mát h hao, lãng phí trong quá trình sản xuất nói chung và trong các giao đoạn công nghệ nói chung từ đó gây ảnh hởng đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
3.1.2.2. Trong công tác kế toán chi tiết vật liệu
Hiện nay tại công ty, phế liệu thu hồi bao gồm: vải vụn len vụn, lót vụn … những phế liệu này không đợc thu hồi nhập kho theo đứng thủ tục chế độ kế toán quy định, không đợc phản ánh trên sổ sách cả về số lợng và giá trị. Mà những phế liệu này chỉ do thống kê phân xởng trực tiếp thu gom và bán cho khách hàng
có nhu câù mua theo giá thoả thuận đợc thanh toán ngay bằng tiền mặt. Số tiền thu đợc do quản đốc phân xởng giữ và đợc sử dụng để dung cho các chi phí nh: Tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày và chi phí lặt vặt khác phát sinh tại phân xởng.
Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, thì giá thành sản phẩm đợc xác định theo công thức :
Vì vậy việc hạch toán phế liệu thu hồi, cũng nh tận thu phải chế phế liệu sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm .
3.1.2.3 Trong công tác kế toán tổng hợp vật liệu
a. Về việc sử dụng sổ chi tiết số 2 Sổ chi tiết thanh toán với ng” ời bán”
Với hình thức nhật ký chung, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết số 2. Để hạch toán theo dõi chi tiết tình hình thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với ngời bán. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên kế toán cha mở những trang sổ riêng cho từng ngời cung cấp. Nh vậy kế toán không theo dõi đợc một cách chặt chẽ tình hình thanh toán và ngời bán .
b. Về việc phân bổ bảng nguyên vật liệu
Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công ty tập hợp chứng từ xuất vào cuối tháng, phân loại vào bảng phân bổ số 2. Theo cách phân loại nguyên vật liệu ở xí nghiệp thì TK 152 đợc mở chi tiết thành 1521, 1522, 1523. Nhng khi tập hợp số liệu để vào bảng phân bổ thì kế toán chỉ tập hợp chung cho TK 152 cha không phân thành 1521, 1522, 1523. Sự phân chia này lại phản ánh ở phần Đối tợng ghi nợ các TK, nh vậy sẽ không đúng với mẫu biểu kế toán.
3.1.2.4. Lập dự phòng giảm giá HTK.
Công ty TNHH với 1 trong những hình thức tổ chức kinh doanh là sản xuất hàng may mặc. Do vậy số lợng vật liêu dự trữ khá phong phú về chủng loại và mã hiệu trong khi đó thi trờng lại biến động dẫn giá cả vật liệu cũng tăng
Chi phí thực tế PS TK Giá thành sản phẩm = Sản phẩm dở dang đầu kỳ + _ Sản phẩm DD CK _ Gía trị phế liệu thu hồi
giảm thờng xuyên. Để hạn chế bớt rủi ro có thể xảy ra, đông thời xí nghiệp có thể nắm chắc giá thực tế của hàng hoá tồn kho thì công ty lập dự phòng giảm gía hàng tồn kho là điều cần thiết.
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại công ty tnhh sx&dv thơng mại hoàng gia.
ý kiến thứ 1
Hoàn thiện sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Để đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu đợc diễn ra một cách liên tục, tạo điều kiện cho việc sản xuất đợc thông suốt thì việc theo dõi từng nguồn là cần thiết. Các nguồn cung cấp đợc theo dõi chi tiết cả về khối lợng cung cấp, từng giá trị trao đổi. Trên cơ sở đó, quản trị công ty có những quyết định phù hợp đối với từng nguồn trong quá trình điều hành sản xuất nhằm thúc đẩy quan hệ trao đổi mua bán, có đợc những nguồn cung cấp có chi phí thấp nhất.
Với mục đích đó sổ chi tiết số 2 đợc kế toán lập và theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán ngời cung cấp. Thực tế tại công ty, Sổ chi tiết số 2 đợc kế toán lập và sử dụng ghi chép cho nhiều ngời cung cấp trên một trang sổ không phân biệt ngời cung cấp thờng xuyên hay không thờng xuyên. Với cách lập và cách ghi sổ nh vậy là có sự lộn xộn, thiếu khoa học, không hợp lý. Nhìn vào sổ chi tiết này ngời ta khó có thể nhận biết đợc ngay ai là nhà cung cấp thờng xuyên và quan trọng nhất của mình với khối lợng cung cấp và tổng giá trị trao đổi chiếm tỷ trọng cao nhất. Đồng thời với cách ghi chép nh trên thì việc tổng hợp số liệu, kiểm trâ đối chiếu là rất khó khăn, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót và cũng có thể dễ ràng dẫn đến việc chiếm dụng vốn của nhau. Do đó cần thiết phải tổ chức lại sổ chi tiết sổ chi tiết thanh toán với ngời bán:
Kết cấu và hình thức Sổ chi tiết số 2 về cơ bản vẫn đợc lập nh trớc đây, Sổ chi tiết số 2 đợc lập cho từng nhà cung cấp thờng xuyên trên một trang sổ nhất định và đa lên đầu sổ, các nhà cung cấp không thờng xuyên đợc theo dõi trên
cùng một trang sổ để tiện cho việc ghi sổ và heo dõi thanh toán với nhà cung cấp. Sổ này phải đợc lập theo từng tháng, kế toán phải tính ra số d của từng nhà cung cấp trên các trang sổ.
Hoặc theo phơng pháp khác là sổ chi tiết số 2 đợc lập cùng cho nhiều nhà cung cấp nhng với mỗi nhà cung cấp. Kế toán dành riêng theo dõi trên một số dòng sổ nhất định . Kế toán dễ dàng xác định số dòng sổ dành cho các nhà cung cấp. Và cuối mỗi đoạn sổ của từng nhà cung cấp, kế toán dành riêng mốt số dòng để tính số liệu tổng hợp liên quan, với cách lập nh vậy kế toán lập sổ chi tiết số 2 cho các nhà cung cấp nh sau :
VD: Có thể mở trang sổ theo mẫu sau:
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK331 - Phải trả cho ngời bán Đối tợng: Công ty dệt lụa Nam Định
Đvt: đồng Chứng từ
Số Ngày
Diễn giải Đã trả Phải trả Còn phải trả
Số d đầu kỳ 12.850.000
Phát sinh trong kỳ
52 14/2 Mua vải casimia cha
trả tiền 40.265.500 53.115.500
64 21/2 Xí nghiệp thanh toán
tiền mua vải ngày 14/2 40.265.500 12.850.000
… ………. ……. ……. ………
Cộng 40.265.500 40.265.500
D cuối kỳ 12.850.000
ý kiến thứ 2
Hàng tồn kho nói chung, cũng nh nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lu động thừog có biến động theo thời gian. Đặt biệt là một xí nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc để chủ động trong sản xuất kinh doanh thì tại xí nghiệp luôn luôn có một lợng lớn nguyên vật liệu dự trù phụ vụ cho nhu cầu của khách hàng, do vậy sự biến động của giá mua là không tránh khỏi.
Mặt khác thị trờng Việt Nam hiện nay đang rất phát triển, nhu cầu tiêu dùng những mặt hàng thuộc nghành may mặc với lợng tốt kiểu dáng đẹp ngày càng cao cùng với một số nguyên vật liệu mới có tính năng tốt hơn, hơn nữa để tránh những ảnh hởng của cuộc khủng khoảng tài chính đến sự tụt giá của đồng tiền Việt Nam với các ngoại tệ mạnh, trong điều kiện mua một số nguyên vật liệu đợc thanh toán bằng ngoại tệ thì xí nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Thực chất của các khoản lập dự phòng là thành lập một quỹ dự phòng để hỗ trợ cho những tài sản dự trữ của xí nghiệp thực sự bị giảm giá trên thị trờng. Quá trình lập giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện nh sau:
Cuối liên độ kế toán căn cứ vào số lợng giá thực tế. Hàng tồn và thông tin cung cấp từ phòng kế hoạch về các loại vật t trong kỳ tới kế toán tiến hành lập dự phòng hàng tồn kho cho các loại vật liệu có xu hớng giảm giá. Mức dự phòng đ- ớc tính nh sau:
VD: Ngày 31(12) N trong kho XN có 5000 m vải len Liên Xô, đơn giá 80.000đ/ m theo dự báo của phòng kế hoạch tại thời điểm đó giá giảm xuống còn 75.000đ/ m. Nh vậy mức dự phòng cần lập năm N+1 là:
Mức dự phòng cần lập cho năm N+1
= Số lượng HTK
mỗi năm x giảm giá mỗi loạiMức chênh lệch
Mức dự phòng
Căn cứ vào mức dự phòng cần lập kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6426) 15.000.000
Có TK 159 15.000.000
Cuối niên độ kế toán 31/12/N+1 kế toán tiến hành hoạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trớc vào thu nhập bất thờng.
Nợ TK 159 15.000.000
Có TK 721 15.000.000
Theo chế độ kế toán trờng hợp số dự phòng đã lập khi hoàn nhập thì TK sử dụng là TK 721 nhng theo chứng minh trên sử dụng TK 642 vì vậy làm giảm chi phí trong kỳ vừa thuận tiện cho việc theo dõi quản lý.
Sau khi hoàn nhập mức dự phòng của liên độ trớc đồng thời kế toán tiến hành tính và xác định trích lập dự phòng giảm giá HTK mới phải lập cho liên độ kế toán sau
Nợ TK 642 (6426) “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Có TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
ý kiến thứ 3
Hoàn thiện việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà hiện nay xí nghiệp đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu đợc theo dõi riêng cho từng thứ, từng
nhóm vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho quá trình hạch toán vật liệu tại xí nghiệp đựoc dễ dàng. Nhng thực tế sổ này không đợc sử dụng để vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu, mặt khác số lợng vật liệu phát sinh nhiều mà không đợc theo dõi thờng xuyên trên Sổ danh điểm nên ó lợng, chủng loại vật liệu mới không đ- ợc bổ sung kịp thời.
Nh vậy, để thuận tiện hơn cho quá trình ghi chép, công ty có thể sử dụng mẫu Sổ danh điểm vật liệu nh sau:
Sổ danh điểm vật liệu
Ký hiệu Nhóm
VL
Danh điểm
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật
liệu Đơn vị
tính
Đơn giá Ghi chú 152 Nguyên liệu, vật liệu