III/ tổ chức bộ máy quản lý của côngty 1 Mô hình bộ máy quản lý
3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
2.3.3. Kế toán tổng hợp vật liệu tại Chi nhánh thuộc côngty TNHH Hoàng Gia:
Hoàng Gia:
Xuất phát từ mục đích và yêu cầu quản lý vật liệu chặt chẽ theo từng nghiệp vụ nhập và xuất kho nên việc hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia đợc tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Với 1 trong những đặc điểm sản xuất của công ty TNHH Hoàng Gia là sản xuất những sản phẩm may mặc diễn ra thờng xuyên, liên tục số lợng và chủng loại vật t phong phú, đa dạng, thậm chí có cả những phụ tùng nhỏ lẻ. Vì vậy để tăng cờng hiệu quả hoạt động quản lý vật liệu, hạn chế tối đa việc thất thoát vật liệu, do vậy việc công ty lựa chọn phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là đúng đắn và hợp lý.
Theo phơng pháp này, căn cứ trên chứng từ nhập - xuất kho đã đợc thể hiện cụ thể số lợng, đơn giá, thành tiền, kế toán phản ánh vào TK152 “nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này đợc cụ thể thành từng tiểu khoản.
TK152: “Nguyên liệu, vật liệu” gồm các tài khoản cấp 1 sau: TK1521: Nguyên vật liệu chính
TK1522: Nguyên vật liệu phụ TK1523: Phụ tùng thay thế
Với nghiệp vụ nhập, phát sinh tăng đợc phản ánh vào bên nợ, phát sinh giảm đợc phản ánh vào bên có. Cuối kỳ, kế toán xác định số tồn kho cuối kỳ trên cơ sở tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ về giá trị:
Tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập TK xuất TK –
Ngoài TK 152, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan tới nghiệp vụ hạch toán nh:
* Với nghiệp vụ nhập:
TK111 - Tiền mặt TK112 - Tiền gửi
TK331 - Phải trả cho ngời bán
TK621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
* Với nghiệp vụ xuất vật t, kế toán sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK627 - Chi phí sản xuất chung TK641 - Chi phí bán hàng
TK642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung, kế toán vật liệu tại xí nghệp sử dụng các loại sổ sau:
Đối với vật liệu nhập kho, kế toán sử dụng các sổ sau: - Sổ Nhật ký mua hàng
- Sổ Nhật ký chi tiền
- Sổ chi tiết tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Sổ chi tiết tài khoản 331 “Phải trả cho ngời bán” Đối với vật liệu xuất kho, kế toán sử dụng:
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Ngoài ra xí nghiệp còn sử dụng mẫu sổ:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản
a. Hạch toán tổng hợp nhập
Đây là nghiệp vụ chiếm vị chí chủ yếu trong hoạt động nhập vật liệu của công ty. Khi vật liệu mua ngoài nhập kho, kế toán căn cứ vào bộ chứng từ gốc bao gồm hoá đơn mua hàng, hoá đơn thanh toán (hoá đơn TGTGT) các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ giá thực tế của vật liệu nhập kho đ… ợc ghi cụ thể trên phiếu nhập kho, kế toán vật liệu căn cứ vào đó chi tiết cho từng tiểu khoản. Thông thờng, vật t mua về đợc chuyển thẳng nhập kho và kế toán căn cứ vào chứng từ mua hàng và hoá đơn thu phí, lệ phí để tính ra giá trị nhập kho vật liệu theo quy định “giá trị vật liệu nhập kho là giá không có thuế, thuế đầu vào đợc theo dõi trên TK 133”
- Trong tháng khi vật liệu về nhập kho thanh toán ngay, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT (trong trờng hợp đợc khấu trừ thuế) ghi:
Nợ TK152 : Trị giá của vật liệu mua vào Nợ TK133 : Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK111, 112: Tổng giá thanh toán
Trong trờng hợp không đợc khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK152
Có TK331
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 50 ngày 12 / 2/ 2001 nhập Mex vải mua của công ty TNHH Hữu Nghị đã thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán ghi:
Nợ TK 152 24.960.000đ Nợ TK 133 2.496.000đ
CóTK 111 27.456.000đ
- Mua nguyên vật liệu trong tháng cha thanh toán với ngời bán (trong trờng hợp khấu trừ thuế), kế toán ghi:
Nợ TK152 : Trị giá vật liệu mua vào Nợ TK133 : Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK 331 : Tổng giá thanh toán
Trong trờng hợp không đợc khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK152
Khi đến hạn thanh toán và đã tiến hành thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 111, 112
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 52 ngày 14/ 2/ 2001 xí nghiệp mua vải của công ty dệt lụa Nam Định cha thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK152 36.605.000đ Nợ TK 133 3.660.500đ
Có TK 331 40.265.500đ
Khi đến hạn thanh toán và đã tiến hành thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 40.265.000đ
Có TK 111, 112 40. 265.000đ
* Trờng hợp vật t xuất thừa chủng loại hoặc phân xuởng cắt cần đổi lại chủng loại, khi nhập kho vật liệu
Kế toán ghi.
Nợ TK152 : Trị giá vật liệu nhập lại kho Có TK 621 : Trị giá vật liệu nhập lại kho
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 62 ngày 21/ 2/ 2001 đồng chí Dũng phân xởng cắt nhập lại vật t do xuất không đúng chủng loại yêu cầu, giá thực tế xuất 750.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK152 750.000đ
Có TK 621 750.000đ
* Trờng hợp nhập vật liệu của bên gia công cung cấp
Kế toán phải theo dõi riêng và ghi nhận số lợng thực và giá trị từng loại vật liệu theo giá đợc hai bên thoả thuận trong hợp đồng, Kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Trị giá vật liệu nhập kho (theo giá thoả thuận) Có TK 331 : Trị giá vật liệu nhập kho (theo giá thoả thuận)
Với các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt, căn cứ vào phiếu chi đã đợc xét duyệt, kế toán vào sổ nhật ký chi tiền.
Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
Cột 2, 3: Ghi số, ngày tháng lập của phiếu chi dùng để ghi sổ. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Cột 5: Căn cứ vào số tiền chi ra dùng cho chi phí mua nguyên vật liệu, trả cho ngời bán và chi phí khác…
Cột 6, 7, 8, 9: Ghi số tiền phát sinh bên nợ của các tài khoản đối ứng (căn cứ vào mục đích chi tiền để ghi vào các cột tơng ứng).
Cột 10, 11: Ghi số liệu và số tiền cảu các tài khoản liên quan khác đối ứng với có TK111.
Cuối tháng tổng cộng số liệu phát sinh trên Sổ nhật ký chi tiền để ghi một lần vào sổ Nhật ký chung.
Với các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vào sổ nhật ký mua hàng.
Cách ghi sổ nhật ký mua hàng:
Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ.
Cột 2, 3: Căn cứ vào số, ngày tháng lập của các chứng từ nhập dùng làm căn cứ ghi sổ.
Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Cột 5, 6, 7, 8: (Ghi nợ các tài khoản) căn cứ vào số phát sinh của các chứng tử ghi phần gí trị vào cột tơng ứng.
Cột 9: Ghi số tiền phải trả ngời bán tơng ứng với số hàng đã mua.
Vào cuối tháng tổng cộng số liệu phát sinh trên sổ Nhật ký mua hàng ghi vào Sổ nhật ký chung.
Cuối tháng, kế toán của xí nghiệp lấy số liệu tổng cộng ở nhật ký chi tiền và nhật ký mua hàng chuyển sang nhật ký chung.
Do nghiệp vụ thu mua vật liệu, dẫn đến có quan hệ thờng xuyên và lâu dài đối với nhà cung cấp, bên cạnh việc sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng, xí nghiệp còn mở Sổ chi tiết số 2 – ‘Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán”. Sổ chi tiết này đ- ợc xí nghiệp dùng chung cho tất cả các nhà cung cấp.
VD: Căn cứ vào các phiếu chi số 70 ngày 12/ 2/ 2001 số 80 ngày 28/ 2/ 2001 và các phiếu nhập kho số 40 ngày 9/ 2/ 2001 số 52 ngày 14/ 2/ 2001, số 76 ngày 24/ 2/ 2001 kế toán vào nhật ký chi tiền và nhật ký mua hàng.
* Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Công tác quản lý nguyên vật liệu không chỉ dừng lại ở việc quản lý nguồn nhập vật liệu mà còn phải quản lý tình hình sử dụng vật liệu thông qua công cụ kế toán, đây là khâu quản lý cuối cùng của kế toán vật liệu, nó đóng một vai trò quan trọng trớc khi vật liệu thực hiện bớc chuyển dịch vào giá trị sản phẩm đợc chế tạo.
- Khi xuất vật t cho trực tiếp sản xuất sản phẩm, kế toán phản ánh: Nợ TK 621: Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm
Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất dùng
VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 60 ngày 18/ 2/ 2001, xuất vải Casimia và Banger cho phân xởng cắt phục vụ trực tiếp cho sản xuất kế toán ghi:
Nợ TK 621 21.980.000đ
Có TK 152 21.980.000đ
- Khi xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng, sản xuất chung kế toán ghi:
Nợ TK 642: Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK627: Xuất dùng chung cho phân xởng Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng
VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 73 ngày 25/ 2/ 2001, xuất kho vật t cho quản lý doanh nghiệp là: 4.889.550đ, cho bán hàng là: 1.520.000đ, cho sản xuất chung là: 13.320.618đ. Kế toán ghi: Nợ TK 642 4.889.550đ Nợ TK 641 1.520.000đ Nợ TK627 13.320.618đ Có TK 152 19.730.168đ - Khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến kế toán ghi:
Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất
VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 80 ngày 26/ 2/ 2001 xuất vật liệu thuê ngoài gia công kế toán ghi:
Nợ TK 154 5.102.310đ
Có TK 152 5.102.310đ
- Khi xuất trả ngời bán số hàng nhập không đúng chủng loại, kích cỡ nh hợp đồng đã ký kết kế toán ghi:
Nợ TK111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại Nợ TK331: Trừ vào số tiền hàng phải trả
Có TK152: Số tiền đợc trả lại theo giá không thuế Có TK133: Thuế VAT không đợc khấu trừ
VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 55 ngày 18/ 2/ 2001 xí nghiệp nhập kho vật liệu mua của công ty TNHH Hữu Nghị, phát hiện một số cây vải không đúng kích cỡ nh trong hợp đồng, số vải đợc xuất trả lại, giá thực tế xuất trả đúng bằng giá thực tế nhập kho mà xí nghiệp đã nhập trớc đó: Tổng giá trị (cả thuế) của lô vải là: 9.860.000đ kế toán ghi:
Nợ TK 331 9.860.000đ
Có TK 152 8.874.450đ Có TK 133 960.050đ - Khi xuất vật liệu để bán, kế toán:
Nợ TK632 Có TK152
* Kế toán tổng hợp phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh
- Cuối quý, kế toán lập bẳng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng đợc phản ánh trên bảng phân bổ 02 - “Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ”.
- Kết cấu chủ yếu của bảng phân bổ 2:
Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong tháng theo giá thực tế Các cột ngang phản ánh các đối tợng sử dụng vật liệu
- Cơ sở để lập bảng phân bổ này là số liệu từ các phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, sau đó tập hợp các phiếu xuất kho theo từng đối tợng sử dụng và tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ.
* Kế toán tổng hợp xuất bán phế liệu
Ngoài các nghiệp vụ xuất dùng vật liệu cho sản xuất kinh doanh, ở xí nghiệp còn phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu: tiền bán phế liệu thờng đợc khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, số tiền tổng cộng bán phế liệu trong tháng, kế toán không hạch toán vào sổ sách mà đợc sử dụng để dùng cho các chi phí nh: tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày & một số việc khác.
Biểu 5:
Bảng phân bổ
nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
Tháng 2 năm 2001 Đvt: Đồng ST T Ghi có TK Đối tợng sử dụng (ghi Nợ các TK) TK 152 TK 153 1 TK621 375.108.160
Vật liệu chính cho sản xuất 290.120.310
Vật liệu phụ cho sản xuất 84.987.850
2 TK627 13.320.681 450.000
Phụ tùng thay thế 13.320.681
Công cụ, dụng cụ xuất dùng 450.000
3 TK154 5.102.312
Vật liệu xuất cho gia công 5.102.312
4 TK641 890.000
Công cụ, dụng cụ xuất dùng 890.000
5 TK642
Cộng 398.420.703 1.340.000 Biểu 6 Sổ Nhật ký chung NT ghi sổ Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng 2 năm 2001