Thiết kế Hệ thống thông tin kế toán quản lý vật liệu tại công ty xây lắp máy và xây dựng số 5.pdf

Thiết kế Hệ thống thông tin kế toán quản lý vật liệu tại công ty xây lắp máy và xây dựng số 5

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta Công Nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Xây Dựng, Công Ty Xây Dựng Số 5 có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thủy lợi, xây dựng… tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế

Do đặc trưng là một đơn vị Kinh doanh Xây dựng nên đầu vào của Sản Xuất Kinh Doanh là các loại vật tư như gạch, cát, xi măng… nên hạch toán vật liệu là công tác kế toán quan trọng nhất của Công Ty Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70%) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán Nguyên Vật Liệu cũng có thể ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh Nghiệp Bởi vậy Công Ty đặc biệt chú trọng đến vấn đề quản lý và hạch toán vật liệu

Vì tính cấp thiết trên việc nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong việc quản lý vật liệu là rất cần thiết

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG

5:

- Công ty xây lắp máy và xây dựng số 5 (trụ sở chính Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hóa) là một trong những thành viên của tổng công ty lắp máy LiLaMa Với vị trí địa lý nằm trong khu vực trọng yếu của bắc miền trung (Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tỉnh) đó là một nền tảng phát triển thuận lợi của công ty

- Chức năng nhiệm vụ chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ECC5 là tham gia đấu thầu, tổ chức xây lắp các công trình nhặm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ECC5: 1 sơ đồ tổ chức của công ty ECC5:

P.GIÁM ĐỐC ( PHẦN CƠ)

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN Y

TẾ

PHÒNG KT KỸ THUẬT

GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN TRƯỞNG

P.GIÁM ĐỐC ( PHẦN ĐIỆN)

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

P.KẾ HOẠCH VẬT TƯ Q/LÝ MÁY

XƯỞNG SX TẤM LỢP

CHỮA

TRÌNH

NHÀ MÁY CTTB& SX QUE HÀN

NHÀ MÁY TẤM LỢP MẠ

TRƯỜNG CN KỸ THUẬT

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cty:

Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ, bộ máy kế toán có sự phối hợp chuyên môn trong mối quan hệ của các phòng ban cũng như kế toán của đội công trình Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán là phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty và cung cấp các thông tin báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan như ngân hàng hay tổng C.ty Ngoài ra kế toán C.ty còn thực hiện công việc kế toán quản trị nhằm lập dự toán về chi phí để phân tích tình hình biến động, kết quả kinh doanh trong tương lai của c.ty, lập các báo cáo quản trị các công trình trong thời kỳ quyết toán nhằm đánh giá chính xác kết quả doanh thu và chi phí bỏ ra của công trình Kiểm soát hiệu quả các hoạt động kinh tế của C.ty Tất cả các thông tin kế toán quản trị chỉ cung cấp cho các nhà quản trị của C.ty

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TOÁN

KẾ TOÁN TRƯỞNG

PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN NH TIỀN MẶT

KẾ TOÁN TS TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN DỤNG CỤ VẬT TƯ

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

CÔNG TRÌNH

Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán phần hành trong công ty: • Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của

công ty trong quá trình xử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là người kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính của chủ sở hữu

Nhiệm vụ chính: Tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cái tiến bộ hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với qui phạm pháp luật, phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế phát sinh Tổng hợp lập báo cáo tài chính cũng như các bảng tổng hợp vào cuối kỳ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động tài chính của toàn công ty

Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải nộp cho tổng công ty, cũng như các khoản phải thu phải trả nhằm thực hiện đấy đủ quyền và nghĩa vụ của mình

Đề xuất các phương pháp xử lý tài sản thất thoát, thiếu và thừa trong công ty, cũng như tính chính xác thời kỳ, chế độ kết quả tài sản hằng kỳ

• Kế toán ngân hàng tiền mặt

Hằng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quĩ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quĩ thực tế so với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt

Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt

Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyên nhaan làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để giải phóng tiền đang chuyển kịp thời

• Kế toán tài sản tiền lương Nhiệm vụ của kế toán tài sản:

- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn công ty, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong toàn công ty

- Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất-kinh doanh theo mức độ hao mòn TSCĐ và chế độ tài chính qui định

- Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sách chi phi sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh

Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền lương:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng lao động

- Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp phụ trợ cho người lao động

- Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lí nhà nước và quản lí doanh nghiệp

• Kế toán dụng cụ vật tư:

- Ghi chép tính toán, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho

- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

- Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra

• Kế toán tổng hợp:

- Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quá trình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợp vào cuối tháng

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng qui định của nhà nước

- Phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản, tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những ưu nhược điểm, và yếu kém còn tồn đọng

- Thực hiện công tác quyết toán đối với tổng và nhà nước

- Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh và quản lý của công ty

- Hạch toán phụ thuộc vào bộ máy kế toán của công ty, kế toán phải tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hoàn thành của công việc theo phương pháp tính giá đã qui định

- Tính giá trị khối lượng công việc có thể được quyết toán trong một kỳ để tính doanh thu của công trình, kết thúc công trình cần lập bản quyết toán công trình

I HỆ THỐNG KẾ TOÁN CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CÔNG TY ECC5:

1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

HỆ CUNG ỨNG VẬT TƯ

HÀNG

TỔ ĐỐI CHIẾU VÀ KIỂM TRA

BP KIỂM KÊ VẬT

TƯ

BP ĐẶT HÀNG

BP NHẬN HÀNG

BP PHÁT HÀNG

BP ĐỐI CHIẾU

BP KIỂM

TRA

2.NHIỆM VỤ CƠ BẢN:

Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư thì bộ phận cung ứng vật tư phải mua hàng ở các nhà cung cấp đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng không để xảy ra các sai sót về nhận hàng và trả tiền

3.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ SỰ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM

Tổ đặt hàng: Đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân xưởng.Tổ

này có sử dụng một máy tính nhỏ, trên đó có 1 chương trình gọi là hệ đặt hàng(ĐH) trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng

Tổ nhận và phát hàng: Đảm nhiệm việc nhận và phát hàng: tổ này cũng

có một máy tính nhỏ trong đó có hệ chương trình gọi là hệ phát hàng trợ giúp các việc ghi nhận hàng về và làm thủ tục phát hàng cho các phân xưởng

Tổ đối chiếu và kiểm tra Sở dĩ có tổ này vì 2 máy tính ở 2 tổ trên

không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau Vậy các tập tin về nhận hàng và đặt hàng quản lý ở 2 máy tính đó là hoàn toàn bị tách rời do đó hàng về mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào 3 QUY TRÌNH XỬ LÝ:

Lưu đồ luân chuyển chứng từ:

BỘ PHẬN ĐẶT HÀNG BỘ PHẬN NHẬN & PHÁT HÀNG

BỘ PHẬN ĐỐI CHIẾU & KIỂM TRA

BP KIỂM KÊ

LẬP PHIẾU YÊU CẦU

PHIẾU YÊU CẦU

BP ĐẶT HÀNG

LẬP PHIẾU ĐẶT HÀNG

PHIẾU ĐẶT HÀNG

CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU MUA HÀNG

ĐẶT MUA TẠI NHÀ CUNG CẤP

HÓA ĐƠN

3

PHIẾU ĐẶT HÀNG

BP NHẬN HÀNG

NHẬN VÀ KIỂM TRA HÀNG

PHIẾU ĐẶT HÀNG

BP PHÁT HÀNG

NHẬP DỮ LIỆU

CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ PHÁT HÀNG

PHIẾU ĐẶT

KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU

PHIẾU ĐẶT

KẾ TOÁN

- Sau khi kiểm kê vật tư tại các phân xưởng bộ phận kiểm kê lập phiếu yêu cầu mua hàng 1 liên giao cho bộ phận đặt hàng, sau đó bộ phận đặt hàng lập phiếu đặt hàng 3 liên Liên 1 giao cho nhân viên nhập vào chương trình xử lý Liên 2 giao cho bộ phận nhận và phát hàng Liên 3 giao cho bộ phận kiểm tra và đối chiếu sau khi chương trình xử lý xong (trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi hoàn tất của đơn hàng) Bộ phận đặt hàng mua hàng tại nhà cung cấp và nhận một hóa đơn do nhà cung cấp lập sau đó chuyển hóa đơn này cho bộ phận đối chiếu và kiểm tra - Sau khi nhận phiếu đặt hàng, bộ phận nhận hàng dựa trên phiếu đặt hàng để nhận và kiểm tra hàng từ nhà cung cấp, sau đó chuyển phiếu đặt hàng đến bộ phận phát hàng, nhân viên ở bộ phận này nhập dữ liệu vào chương trình xử lý phát hàng, sau khi chương trình xử lý xong nhân viên đưa hàng về cho các phân xưởng

- Sau khi nhận được phiếu đặt hàng và hóa đơn bộ phận kiểm tra và đối chiếu tiến hành kiểm tra và đối chiếu với hàng đã nhận nếu chính xác thì xác nhận chỉ lên hóa đơn và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán xử lý thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) mức ngữ cảnh:

CÁC BỘ PHẬN

CHU TRÌNH

CUNG ỨNG VẬT

TƯ

YÊU CẦU VẬT TƯ

VẬT TƯ

Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) ở mức 0 :

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH

I PHÊ PHÁN HIỆN TRẠNG: 1.1 Ưu điểm:

- Nhờ có bộ phận đối chiếu và kiểm tra nên không xảy ra sai sót trong khâu nhận hàng, phát hàng và trả tiền

- Có chương trình xử lý đặt hàng và phát hàng tự động nên việc chọn nhà cung cấp, lập đơn hàng và phát hàng nhanh chóng 1.2 Nhược điểm:

ĐẶT VẬT TƯ

NHẬN VÀ PHÁT

VẬT TƯ

KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU

CÁC BỘ PHẬN

NHÀ CUNG CẤP

ĐẶT VẬT TƯ

PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ VẬT TƯ

HÓA ĐƠN

- Thiếu một kho hàng để dự trữ vật tư Vì trong một doanh nghiệp sản xuất có một kho hàng rất cần thiết để phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất như thiếu vật liệu, ngoài ra khi nhập hàng mới về cũng cần có nơi để bảo quản trước khi phát cho các phân xưởng

- Thiếu bộ phận thanh toán để thực hiện việc trả tiền cho nhà cung cấp

- Không có hệ thống liên kết giữa các máy tính nên việc luân chuyển thông tin chậm và tốn nhiều chi phí, ngoài ra việc thiếu liên kết như vậy làm cho giá trị của các phần mềm chưa được khai thác hết

- Công việc của các bộ phận bị trùng lặp nhiều như ở bộ phận nhận và phát hàng với bộ phận kiểm tra đối chiếu đều thực hiện cùng một công việc kiểm tra

- Chu trình quá lâu do khâu chờ đợi địa chỉ phát hàng II GIẢI PHÁP

chiếu

Gộp BP đặt hàng

vào BP phát hàng

hàng

Lắp đặt hệ thống liên kết các máy tính

Giải pháp 4

BP đặt hàng

III ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI:

Xây dựng kho hàng: Tốn chi phí, không có địa điểm thích hợp

Giải pháp 1: 2 máy tính không khả thi về mặt kỹ thuật Nếu bỏ qua bộ phận đối chiếu thì sẽ rất nguy hiểm, khi hàng về không có bộ phận này để làm nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu thì hàng sai số lượng, kém chất lượng sẽ không được phát hiện và giải quyết

Giải pháp 2: không khả thi về tính chính xác, nếu gộp hai bộ phận đặt hàng và phát hàng thành một thì không tránh khỏi việc nhân viên gian lận ban giám đốc sẽ không kiểm soát được

Giải pháp 3: không khả thi về mặt chi phí

Giải pháp 4: giống như giải pháp 3 giải pháp này không khả thi về mặt chi phí và không đảm bảo về mặt kỹ thuật vì các chương trình cài đặt trong máy tính sẽ không tương thích

Giải pháp 5: đối với tình hình công ty thì giải pháp này là phù hợp nhất, vừa ít tốn chi phí vừa có hiệu quả Trong giải pháp này chúng ta sẽ gộp

BP nhận phát

Phiếu mua hàng

Danh sách hàng về Phiếu giao hàng

Từ nhà cc

Phát hàng cho phân xưởng

Ds hàng xuấtDs hàng nhập

Giải pháp 5

bộ phận kiểm tra đối chiếu vào bộ phận nhận phát hàng chúng ta sẽ tiết kiệm được một máy tính để chuyển qua cho các phòng ban khác, ngoài ra trong giải pháp này cần xây thêm một kho hàng dự trữ

IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỚI:

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức ngữ cảnh:

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức đỉnh (mức 0):

CÁC BỘ PHẬN

CHU TRÌNH CUNG ỨNG

VẬT TƯ Yêu cầu về vật tư

vật tư

NHÀ CC

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho chu trình đặt hàng:

HÀNG

NHẬN PHÁT HÀNG

NHÀ CUNG CẤP

KẾ TOÁN THANH TOÁN

Giấy chấp thuận

Phiếu đặt hàng

Hóa đơn Vật tư vật

tư

Hóa đơn

Thông tin

KHO HÀNGDS

Hàng về

NHÀ C/CẤP

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho chu trình nhận phát hàng:

LỰA CHỌN

NHÀ C/CẤP

LẬP ĐƠN HÀNG CÁC BỘ

PHẬN

BỘ PHẬN KHO

NHÀ C/CẤP

ĐƠN HÀNG Yêu cầu vật tư

Thông Tin Hàng tồn kho

Yêu cầu hàng

Đơn hàng Chấp thuận

NHẬN HÀNG NHÀ CUNG CẤP Hàng hóa, vật tư

Phiếu Nhận hàng Hóa

đơn

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

KIỂM TRA VÀ

ĐỐI CHIẾU

NHẬP KHO

PHÁT HÀNG CÁC BP,PHÂN

XƯỞNG

KHO HÀNG KHO

ĐƠN HÀNGThông báo chấp thuận

nhận hàng

Báo Cáo nhận hàng

Phiếu nhập kho Hàng hóa, vật tư

Phiếu Phát hàng

Hàng hóa, vật tư Hàng hóa, vật tư

KẾ TOÁN THANH TOÁN

Hóa đơn

I CÁC KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG:

SOÁT 1 Yêu cầu những mặt

hàng không cần thiết -Không có nơi để bảo quản -Qúa trình sản xuất

Kiểm tra kho hàng và yêu cầu của phân xưởng2 Hàng nhận được

không đúng như đặt hàng mua về:chủng loại hàng, số lượng hoặc chất lượng

-Tốn chi phí

-Không đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất

Theo dõi thông tin thị trường về: Nhà cung cấp, chất lượng mặt hàng cần mua 3 Phát hàng không

đúng phân xưởng Tốn chi phí vận chuyển Kiểm tra phiếu yêu cầu mua hàng 4 Thanh toán nhầm

tiền(nhiều hơn mức phải trả) cho nhà cung cấp

Mất tiền Kiểm tra hóa đơn

5 Thanh toán không đúng kỳ hạn cho nhà cung cấp

Uy tín của công ty Kiểm tra tình trạng tín dụng cuả công ty

II THIẾT CÁC FORM, REPORT

DM KHO

KHO2 Kho sắt thép 134 Phan Châu TrinhVPC Văn Phòng Công Ty 12 Quang Trung

CHI TIET NHAP XUAT

STTMã NVMã khoMã VT Loại phiếu Ngày chứng từ Số lượng

KẾT LUẬN

Vật tư là một yếu tố không thể thiếu trong quá trính kinh doanh của một dơn vị xây dựng, giá trị vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì vậy hệ thống thông tin vật tư là rất cần thiết để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng công trình

Hệ thống thông tin kế toán vật tư là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp xây dựng, nó giúp cho việc quản lý vật tư được dễ dàng hơn, giảm bớt được một số quy trình xử lý công việc, đem lại hiệu quả cao cho quá trình sản xuất