Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10.doc

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂNKHOA KẾ TOÁN

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Trong thời đại ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp

lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từngnhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phươngpháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả Do đó việc áp dụng CNTTvào trong quản lý là điều cần thiết.

Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã đượcthiết kế một cách đa dạng và phong phú Một trong những ứng dụng CNTT vào việcquản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.

Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nênthuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mấtnhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho Các kế toán viênhạch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi chocác nhà quản lý Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu vềnền kinh tế càng lớn.

Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :"Phân tích và thiết kế HTTT quản

lý vật tư".

Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô 12C-PhanĐăng Lưu-Đà Nẵng.Đây là một DN vừa mới thành lập nên việc áp dụng CNTT vàotrong quản lý đặc biệt là hệ thống quản lý vật tư là rất ít hầu như không.Nên lợi nhuậnDN thu được trong những qua là không đáng kể.

I.Lời cam đoan

Đề tài này được thực dựa trên những kiến thức mà em đã được học ở môn học HệThống Thông Tin Kế Toán, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên bộ môn và mộtsố tài liệu liên quan.

Em xin cam đoan đây là đề tài em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của aikhác.Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của em trong thời gian qua mặc dù đề tàikhông tránh khỏi những sai sót.

II Bảng kế hoạch triển khai thực hiện

Tuần 31:Lập kế hoạch triển khai đề tài

Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tàiTuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu

Tuần 34:Phác thảo khung đề tài

Tuần 35:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầuTuần 36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level)

Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship) Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo

Tuần 38:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.

III Khảo s á t thực tế :

Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất vật liệuxây dựng nên việc quản lý vật tư là vô cùng quan trọng.Nhưng hiện tại việcquản lý vật tư tại DN đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, khả năng tinhọc của đội ngũ nhân viên còn quá kém.

1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD.

Cập nhậtdanh mục

Quản lý vật tư

Báo cáo mua hàng

Cập nhật phiếu xuất

Giao hàng

Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

Làm thẻ kho

Báo cáo bán hàng tháng

Báo cáo hàng tồn

Thống kê hàng hóa

Dự trù xuất nhậpkhách

nhà cung cấp

nhân viên

loại vật tư

Báo cáo bán hàng

Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục

khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mụchàng hóa và danh mục kho.

Chức năng bán hàng:

+ Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này cónhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách yêucầu

+ Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địachỉ đã yêu cầu đặt hàng Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũngnhư chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộphận quản lý.

+ Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quảnlý

Chức năng kiểm tra tồn hàng:

+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểmnghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầuthống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này.

+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàngtrong việc quản lý các loại vật tư.

Chức năng báo cáo:

+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách

hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu.

+ Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tìnhhình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyếtđịnh tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không.

+ Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đangcòn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên

 Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đótính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồntrong kho hay không.

Nhà cung cấp Khách hàngQuản lý vật tưLãnh đạoKhiếu nạiĐơn đặt hàngHóa đơn nhậpPhiếu thanh toánThông tin nhà cung cấp

Yêu cầu mua hàngYêu cầu báo cáo

Báo cáo

+Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo

2 DFD mức đỉnh(Mức 1)

Yêu cầu báo cáo

Nhân viên1.Cập nhật

danh mục Nhân viên

Khách hàngKhách hàng

Thông tin khách hàng

3 Bán hàngYêu cầu

mua hàngKhiếu

nạiHóa

đơn xuất

Từ chối bán hàng

HàngNhà cung cấp

Hóa đơn xuất

4 Kiểm tra tồn hàngThông báo xửlý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Lãnh đạo

5 Báo cáoBáo

Hàng

Khách hàngHóa đơn nhập

Hàng

Thông tin hàng tồn

Nhà cung cấp

2 Mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Nhân viênThông tin hàng nhập

Nhà cung cấpHóa đơn nhập

Khiếu

nại

Đơn đặt hàng Phiếu thanh toán

Thông tin kháchhàng

Khách hàng

Nhà cung cấp

1.2 Cập nhật danh mục nhà

cung cấpThông tin nhà cung cấp

1.3 Cập nhật danh mục nhân

Nhân viênNhà cung cấp

1.4 Cập nhật danh mục loại

1.5 Cập nhật danh mục hàng

hóa Hàng

c2 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng

Nhà cung cấp

2.1 Đặt hàng

Nhà cung cấp

Kiểm tra tồn hàngĐơn đặt hàng

Nhân viên

Khách hàngYêu cầu của

khách hàngYêu cầu mua hàng

2.2 Nhập hàng

2.3 Báo cáo mua hàngHóa

đơn nhập hàng

Hóa đơn nhập

Lãnh đạoPhiếu thanh

Từ chối bán hàng

3.1 Cập nhật phiếu

Đồng ý

3.2 Giao hàng Nhân viên

Khiếu nại

Hóa đơn xuất

3.3 Báo cáo bán hàng

báo cáo

Báo cáo bán hàng

Kiểm tra tồn hàngThông tin xử lý

Yêu cầu kiểm tra hàng

c4 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng

Kho

Hóa đơn nhập

4.1 Cập nhật hàng tồn đầu

4.2 Làm thẻ kho

Hàng

Hóa đơn xuấtThông tin hàng tồn

Thông tin hàng tồn đầu

kỳ

c5 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo

Lãnh đạo

5.2 Báo cáo hàng tồn5.1 Báo cáo

bán hàng tháng

5.3 Thống kê hàng bánYêu cầu báo cáo

Báo cáo

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu báo cáo

5.4 Dự trù xuất nhậpLàm đơn

đặt hàng

Quản lý kho

Hàng

3 Các kiểu thực thể và mô hình EER

NgayDHNgayNHMaNVMaNCC

Hang (MaHang, TenHang, MaLoai, TrongLuong, DVT, DGiaNhap, DGiaXuat)

Khóa chính: MaHang Khóa ngoại: MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai

HDXuat (SoCT, Ngay, MaNV, MaKH, MaHTTT, MaKho, DienGiai, TKCo, TKNo,

Khóa chính: SoCT Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKHtham chiếu đến bảng KhachHang, MaHTTT tham chiếu đến bảng HTTT.

HDXuatCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaBan)

Khóa chính: MaHang, SoCT

HDNhapCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaNhap)

Khóa chính: MaHang, SoCT

NCC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DienThoaiNCC, TKNHNCC, Fax)

Khóa chính: MaNCC

DonDatHang (MaDDH, NgayDH, NgayNH, MaNV, MaNCC)

Khóa chính: MaDDH Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien,MaNCC tham chiếu đến bảng NCC, MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai.

MaNCC (Mã NCC): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC

4.5 DDHangCT (Đơn đặt hàng chi tiết)

MaHang ( Mã hàng): là mã của mặt hàng, tham chiếu đến bảng HangMaDDH (Mã đơn dặt hàng): là khóa chính của bảng DDHangCTSoLuong (Số lượng): cho biết số lượng của đơn đặt hàng

DGia (Đơn giá): đơn giá

MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng HangTenHang (Tên hàng): cho biết tên của mặt hàngMaLoai (Mã loại): xác định mặt hàng đó loại nào

TrongLuong (Trọng lượng): biết được mặt hàng đó nặng bao nhiêuDVT (Đơn vị tính): đơn vị tính

DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhậpDGiaXuat (Đơn giá xuất): đơn giá xuất

4.7 HDNhap (Hóa đơn nhập)

SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDNhap

SoCTGoc (Số chứng từ gốc): dùng để lưu các số chứng từ

MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCCMaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVienNgay (Ngày): xác định ngày nhập hàng

MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKhoTKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu

TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu

MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảngHTTT

MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX

4.8 HDNhapCT (Hóa đơn nhập chi tiết)

MaHang (Mã hàng): là khóa chínhSoCT (Số chứng từ): là khóa chính

SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàngTrongLuong (Trọng lượng)

DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập

4.9 HDXuat (Hóa đơn xuất)

SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuatNgay (Ngày): xác định ngày nhập hàng

MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien

MaKH (Mã khách hàng): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảngKhachHang

MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảngHTTT

MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKhoDienGiai (Diễn giải): diễn giải

TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêuTKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu

MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX

4.10 HDXuatCT (Hóa đơn xuất chi tiết)

MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng HDXuatCTSoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuatCTSoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàngTrongLuong (Trọng lượng)

DGiaBan (Đơn giá bán): đơn giá bán

MaKH (Mã khách hàng): là khóa chính của bảng KhachHang

TenKH (Tên khách hàng): là tên của khách hàng

DiaChiKH (Địa chỉ khách hàng): địa chỉ liên lạc của khách hàng

DienThoaiKH (Điện thoại khách hàng): số điện thoại liên lạc của khách hàngTKNHKH (Tài khoản ngân hàng khách hàng): tài khoản ở ngân hàng của kháchhàng

DiaChiNCC (Địa chỉ nhà cung cấp): địa chỉ liên lạc của nhà cung cấp

DienThoaiNCC (Điện thoại nhà cung cấp): số điện thoại liên lạc của nhà cungcấp

TKNHNCC (Tài khoản ngân hàng nhà cung cấp): tài khoản ở ngân hàng của nhàcung cấp

DThoaiNV (Điện thoại nhân viên): số điện thoại liên lạc của nhân viên

5 Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối)

Mở file liên quan

Nhập vào SoCT, SoCTGoc, Ngay, MaNCC, maNV, MaNX, MaHTTT, MaKho, TKCo, TKNo

Kiểm tra các thông tin

Kết thúc

F

5.2 Sửa HDNhap

Bắt đầu

Mở file muốn chỉnh sửa

Nhập vào thông tin cần sửa

Xác nhận sửa?

Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap tại mẩu tin hiện hành

Kết thúcF

Chọn hóa đơn cần xóa

Xóa và chuyển đến mẫu tin kế

F

Hiện mẫu tinF

Thông báo không tìm thấy

Kết thúcT

6 Thiết kế các Form nhập liệu

Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang 26

7 Thiết kế các báo cáo/Report

Cụ thể : Mỗi khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì đơn đó được kiểmtra và chuyển qua ban kế toán Ban này sẽ kiểm tra nợ bằng máy tính với các phầnmềm đã được viết và cài đặt vào máy tính từ trứơc Như vậy công việc của các nhânviên ở khâu này sẽ nhanh chóng và đảm bảo độ tin cậy hơn rất nhiều so với trước đây.Tất cả các khách hàng, kể cả khách quen đều được kiểm tra nợ, sẽ tránh được nhữngnhầm lẫn không đáng có có thể xảy ra khi một khách vẫn được mua hàng mà nợ cònquá nhiều.

Việc kiểm soát hàng trong kho sẽ được thường xuyên hơn nhờ máy tính làm việcmột cách tự động và an toàn, từ đó có thể xác định yêu cầu nhập hàng hay không? Từviệc xử lý nhanh đơn hàng làm cho việc sắp xếp lịch xuất hàng nhanh và hiệu quả hơntrước đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hội hiện nay Đồng thời góp phần tự động hoámột số công việc và quản lý, truy cập thông tin một cách nhanh nhất và tận dụng đượcnhững tinh hoa của khoa học máy tính, tiết kiệm được thời gian, nhân lực, tiền bạc chocác nhà quản lý.

Tuy nhiên, vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lýthủ công sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưađược hoàn thiện Do sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi phải có một lựclượng nhân viên có tay nghề để đáp ứng được công việc quản lý trong xã hội hiện nay.

2 Khả năng và hướng phát triển của hệ thống

Với yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới cótính khả thi nghĩa là được thực hiện theo đúng quy trình và thực chất thiết kế thì sẽ cónhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ Hệ thống mới có khả năng đưa đếnnhững tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sótmắc phải là để xử lý và khắc phục Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trongchiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên

kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất Khiđó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thốngquản lý.

Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết kế HệThống Thông Tin Kế Toán do vậy mà còn nhiều khiếm quyết Chúng tôi rất mongđược sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để đề tài được hoàn thiện hơn.

MỤC LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Thạc Bình Cường ĐHBKHN,2001.

2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Ngô Trung Việt, Viện CNTT,1993 NXB GTVT.

3 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Trần Thành Trai, Trung tâmCNTT, ĐHKHTN HCM, 1997.

4 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Văn Ba, ĐHBKHN, 2002.

THÀNH VIÊN NHÓM

1 Trần Thị Thu Hà 2 Phạm Ngọc Linh 3 Lê Thị Kim Nhàn 4 Hoàng Thị Thùy Nga