Báo cáo đề tài:" “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công ty TNHH ”. pot

Nhân viên quản lý vật tư sẽkhông mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất, hàng tồn kho.Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn,tạo điều k

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA: KẾ TOÁN

I: LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố then chốt đối với sự thành côngcủa doanh nghiệp trong thời đại thông tin ngày nay Chất lượng của nhữngthông tin phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó, đó là hệthống thông tin kế toán - trung tâm của hệ thống thông tin tài chính trongdoanh nghiệp Đây chính là lý do khiến cho việc tin học hóa hệ thống thôngtin kế toán đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp Ở nước

ta, hiện nay phần mềm kế toán ngày càng được sử dụng rộng rãi

Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và

đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú Một trong những ứng dụngCNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư

Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽtrở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn Nhân viên quản lý vật tư sẽkhông mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất, hàng tồn kho.Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn,tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý

Xuất phát từ những quan điểm đó, nhóm chúng em quyết định chọn đềtài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật tư tại Công tyTNHH "

II : PHẠM VI NỘI DUNG:

Tên đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý vật

tư tại Công ty TNHH ”.

Công ty TNHH là đơn vị nhiều năm trong lĩnh vực kinh doanh buônbán, dịch vụ xây lắp, hoạt động tại địa bàn thành phố

Địa chỉ công ty:

- Tài liệu của đề tài đề cập đến việc quản lý vật tư của công ty.Bao gồm cácthông tin như: Hóa đơn, Nhà cung cấp, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi,Kho, Phân xưởng,Vật tư

công ty khác nhau, bởi vì mỗi công ty có một cách quản lý khác nhau, có cácphương pháp hạch toán khác nhau.

III : TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG:

Thiết kế hệ thống thông tin ở đây là công việc phân tích hệ thống, thôngqua sơ đồ phân tích hoàn thiện công tác quản lý vật tư Thông qua việc thiết

kế chỉ rõ các chức năng cơ bản của hệ thống được xây dựng và tiến hành làmviệc như thế nào, chỉ ra các sơ đồ thuật toán, các sơ đồ cấu trúc chính của hệthống, đồng thời mô tả một cách chi tiết các chức năng của hệ thống

IV : MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU :

- Thông qua việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư

với sự hỗ trợ của các phần mềm ứng dụng, các chương trình kế toán, doanhnghiệp có thể thay thế một số công đoạn thủ công bằng tin học hóa

- Với sự hỗ trợ của máy tính, các thông tin về quá trình nhập, xuất vật tư ,các thông tin về nhà cung cấp, phân xưởng, vật tư sẽ được cập nhập và xử lýmột cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ

- Từ việc cập nhật và xử lý thông tin, các chứng từ, sổ sách kế toán sẽđược lập một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý quátrình hoạt động của công ty

- Cung cấp các thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm đến tìnhhình hoạt động của công ty

V: LỜI CAM ĐOAN:

Thông tin kết xuất

Ghi nhận

Dữ liệu

vào

Xử lý Lập báo

cáo

Chúng em xin cam đoan đây là đề tài chúng em tự thực hiện không saochép hay copy bài của ai khác Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của chúng

em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai lầm và thiếusót

VI KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI:

17 Lập kế hoạch triển khai đề tài Cả nhóm

18 Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa

chọn đề tài

19 Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu

20 Phác thảo khung đề tài

21 Tiến hành triển khai đề tài: Lời mở đầu

22 Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năngFHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD Cả nhóm

23

Thiết kế các kiểu thực thể và mô hìnhER(Entity Relationship) Thiết kế cácForm nhập liệu và các báo cáo

24 Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập Cả nhóm

25 Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài

VII: KHẢO SÁT THỰC TẾ:

1 Thực trạng khảo sát:

Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêucho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch ra kế hoạch thìcông việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng Trong đó việcxây dựng hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có đượcthông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hộihiện nay Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện nhữngnhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời định hướng cho hệ thống mới

phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máytính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý vẫn chưa đạt hiệuquả cao.

Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanhnghiệp ngày càng được mở rộng, đòi hỏi công tác quản lý vật tư phải có sựquản lý chặt chẽ, tránh sai lầm và thiếu sót Do vậy mà quản lý thủ công đãdần dần không còn phù hợp với xu hướng hiện đại hóa mà thay vào đó là việc

sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý vật tư Cụ thể là tại công ty TNHH

a Nhược điểm của hệ thống cũ.

 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về vật tưrất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữkhông được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ

 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếmnhững thông tin về vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian

 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rấtkhó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và

hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc Khi nhập vật tư với một số lượnglớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch

b Ưu điểm của hệ thống cũ.

 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợpcho các doanh nghiệp nhỏ

 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉmang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin họccho các cán bộ quản lý

Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh

nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương

2 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới.

a Ưu điểm của hệ thống mới:

 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tincần thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếmthông tin

 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc

xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sửdụng, việc lập các tổng hợp báo cáo thuận tiện nhanh chóng

b Nhược điểm của hệ thống mới.

 Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuậthiện đại nên cũng phải có kinh phí để triển khai

 Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phảiđào tạo một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao

 Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phảithay đổi để phù hợp với xu hướng hiện nay

Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệthống mới thì nhóm em thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phươngpháp thủ công của hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiếtcủa công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sảnxuất kinh doanh Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việcthay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phầnmềm máy tính quản lý vật tư Đó là một phần rất quan trọng để phát triển côngviệc kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn

I Biểu đồ phân cấp chức năng – FHD:

Cập nhật

danh mục

Quản lý vật tư

Mua hàng Bán hàng KT hàng

tồn kho

Báo cáo

Đặt hàng

Nhập hàng

Báo cáo mua hàng

Cập nhật phiếu xuấtGiao hàng

Cập nhật hàng tồn đầu kỳLàm thẻ kho

Báo cáo bán hàng thángBáo cáo hàng tồnThống

kê hàng hóa

II Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD

1 DFD Mức khung/Bối cảnh(Mức 0)

Quản lý vật tư

Lãnh đạo Đặt hàng

Phiêu nhập hàng

Phiếu thanh toán

Hóa đơn BH

Trả lời đơn

Báo cáo

Đặt hàng

2 DFD mức đỉnh(Mức 1)

1.Cập nhật danh mục

Kho Khách hàng

Thông tin khách hàng

3 Bán hàng

Yêu cầu mua hàng Hóa

đơn

xuất

Hàng Nhà cung cấp

Hóa đơn xuất

4 Kiểm tra tồn hàng

Thông báo xử lý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Lãnh đạo

5 Báo cáo

Báo cáo

Hóa đơn nhập Hàng

Thông tin

hàng tồn

2 Mua hàng

Yêu cầu mua hàng Thông tin

hàng nhập

Hóa đơn nhập

3 DFD mức dưới đỉnh ( mức 2):

3.1 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục :

3.2.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng:

Khách

hàng

1.1 Cập nhật danh mục khách hàng

Nhà cung cấp

1.3 Cập nhật

1.5 Cập nhật hàng

Thông tin NCC

Nhà cung cấp

2.1 Đặt hàng

2.3 Báo cáo mua hàng

Hóa đơn nhập hàng

Hóa đơn nhập

Lãnh đạo

Phiếu thanh toán

Báo cáo Kho

Thông tin hàng nhập

Sổ

Khách hàng

Xét đơn đặt hàng

Yêu cầu mua hàng

Từ chối bán hàng

3.1 Cập nhật phiếu xuất

Đồng ý

3.2 Giao hàng

Hóa

đơn

xuất

3.3 Báo cáo bán hàng

Lãnh đạo Yêu cầu

báo cáo

Báo cáo bán hàng

Kiểm tra tồn hàng Thông tin xử lý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Khách hàng

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng xuất

Thông tin hàng xuất

Kho

Hóa đơn nhập

4.1 Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

4.2 Làm thẻ kho

Hàng

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng tồn đầu kỳ Thông tin hàng tồn

3.4.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo :

Lãnh đạo

5.2 Báo cáo hàng tồn

Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Hóa đơn nhập

Nhà cung cấp

Hóa đơn xuất

Khách hàng

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

5.4 Dự trù xuất nhập

Làm đơn

đặt hàng

Quản lý kho Hàng

IV T h iế t k ế D a ta b a se V ậ t l ý :

1 Table Hàng:

STT Field name Data type Field size Index Description

chính Mã hàng

STT Field name Data type Field

size Index Description

chính Mã kháchhàng

hàng

3 Table Nhà Cung Cấp:

STT Field name Data type Field

size Index Description

ngoại

Mã nhập xuất

5 Table DM loại:

6 Table HĐ Xuất CT (Hóa đơn xuất chi tiết):

Stt Field name Data type Field

size Index Description

7 Tk Co Number Double Xác định số nợ là bao

nhiêu

8 Tk No Number Double Xác định số có là bao

nhiêu

Stt Field name Data type Field size Index Description

chính

Mã loại

Stt Field

name

Data type

Field size

4 DG ban Number Double Đơn giá bán nhập

9 Table Nhân viên:

Stt Field

name Data type Field size Index Description

10 Table DM Kho:

Stt Field name Data type Field size Index Description

xuất

1 Thuậ t toá n cập nhậ t da nh mục hà ng ho á:

Begin

Thông tin hàng hóa

Mã hàng tồn tại ?

Nhập thông tin và lưu

End

Sai

Đúng

3 Thuật toá n Sửa ho á đơn nhậ p:

Begin

Nhập thông tin HH

Mã hàng tồn tại

Sai

Đúng

Nhập thông tin và lưu

End

Mở file muốn chỉnh sửa

Nhập vào thông tin cần sửa

Xác nhận sửa?

Lưu?

Lưu lại các thông tin vào CSDL HDNhap tại mẩu tin hiện hành

Sai

Đúng

End

5.Thuật toán Tìm hóa đơn:

Đúng Đúng

Sai

Bắt đầu

Di chuyển về mẩu tin đầu tiên Nhập số chứng từ cần tìm

Tìm theo số chứng từ

Hiện mẫu tin

F Thông báo không tìm thấy

Kết thúc T

1 Form Danh mục hàng hóa:

2 Form Đơn đặt hàng:

3 Form Hóa Đơn Nhập:

4 Form Hóa Đơn Xuất:

3 Form Hóa Đơn Nhập:

5 Form Hoá Đơn Xuất:

VII Thiết kế các báo cáo (Report):

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HÓA DỊCH VỤ

Ngày tháng nămTên công ty:

Đơn giá

Doanh thu có thuế

suất

Thuế suất VAT

Tổng cộng tiền:

Tổng số tiền bằng chữ:

Ngày tháng năm Người bán

(Ký, ghi rõ họ tên)

Qua quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống vật tư chúng emthấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát, kiểm kê và kếtoán thì tiến trình công việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiềugóp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý.

Ngày nay, với xu hưóng công nghệ thông tin ngày càng phát triển đòihỏi các doanh nghiệp không ngừng thiết kế các hệ thống thông tin mới Hệthống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả công nhânviên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục

Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trong chiến lược phát triển tin họcquản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên kết và trở thành một

bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất Khi đó các thaotác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thống quản lý

Và chúng em mong rằng trong tương lai sẽ có nhiều hệ thống quản lý vật tưhữu ích và tiện dụng hơn

Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu công việc " Quản lý vật tư " nhưng do thờigian hạn chế và trình độ hiểu biết của nhóm chúng em chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế hệ thống không tránh khỏi những thiếu sót Nó mang tính chất học hỏi, trau đổi và bắt đầu làm quen với thực tế Nhưng qua môn học Hệ Thống Thông Tin Kế Toán này chúng em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình phân tích thiết kế và cài đặt một chương trình quản lý, đồng thờicũng bổ sung kiến thức cho chính bản thân mỗi thành viên trong nhóm

Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết kế

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán do vậy mà còn nhiều khiếm quyết Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để đề tài được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3

2 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5

1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7

2.4 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục 12

2.5 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng 13

2.6 DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng 14

IV Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Thạc Bình Cường ĐHBKHN, 2001.

2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - Ngô Trung Việt, Viện CNTT,