II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm.
3. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp nhng riêng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán em thấy cha hợp lý. Sổ chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng ngời bán hoặc qua ngời đi mua. Thực tế mẫu sổ công ty đang sử dụng không phản ánh rõ đợc các khoản sau: khoản công ty còn phải trả và những khoản công ty ứng trớc cho ngời bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả.
Để quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn thì công ty phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu liên tục, do vậy việc tìm nguồn vật t cung cấp th- ờng xuyên cho sản xuất với chất lợng tốt, giá cả hợp lý sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó công ty phaỉ theo dõi tình hình thanh toán, phơng thức
thanh toán để có những chính sách biên pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán tới khi thanh toán , tạo uy tín, niềm tin với các nhà cung cấp.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc mở từ khi phát sinh mối quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa để theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với ngời bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau:
Số liệu từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc lập theo mẫu mới sẽ cho ta thấy tình hình thanh toán với nhà cung cấp rõ ràng hơn bởi số liệu đó đợc hệ thống theo từng tài khoản từ các hoá đơn chứng từ theo từng ngày phát sinh. Từ số liệu này đa vào NKCT số 5 sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo tính đối chiếu, kiểm tra cao.