II. Tình hình thực tế tổ chức hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty
1. Khái quát về vật liệu công cụ dụng cụ của Công ty
1.1 Các loại vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty:
Chứng từ gốc Bảng phân bổ Nhật ký - chứng từ Sổ cái Sổ quỹ Bảng kê Số (thẻ) kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng
tổng hợp số liệu chi tiết
Công ty chế tạo bơm Hải Dơng có nhiệm vụ chính là sản xuất tiêu thụ các loại máy bơm nớc, van nớc, quạt công nghiệp đáp ứng cho nhu cầu sản xuất, sinh hoạt cho nhân dân cả nớc và xuất khẩu ra nớc ngoài . Vì vậy, vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty rất đa dạng.
Để sản xuất ra chiếc máy bơm nh hiện nay thì vật liệu chính của công ty gồm các loại nh :gang, thép, sắt , tôn, trục, bạt , ổ trợt, vòng bi, động cơ và phụ gia các loại.. .Ngoài những vật liệu chính trên thì công ty còn có một số vật liệu phụ nh: vật liệu điện, sơn ma tít, vật liệu xây dựng và a xit.
Muốn chế tạo ra đợc sản phẩm thì công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không thể thiếu, nó vừa là những công cụ dụng cụ phục vụ trực tiếp cho sản xuất chế tạo vừa là vật dụng đẩm bảo cho ngời lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm bao gồm: công cụ cắt, gọt, dụng cụ gá lắp, trang bị bảo hộ lao động dao cụ các loại.. .
1.2 Phân loại vật liệu
Để tiến hành sản xuất kinh doanh công ty phải sử dụng một số lợng khá lớn vật t gồm nhiều thứ, nhiều loại vật liệu. Muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiếnh hành phân loại vật liệu:
Tại công ty chế tạo bơm Hải Dơng cũng tiến hành phân loại vật liệu trong công tác hạch toán và kế toán, tất cả vật liệu sủ dụng đều đợc hạch toán vào tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu” . Việc phân loại nh sau:
-Vật liệu chính:Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm bơm nớc các loại, van nớc, quạt công nghiệp. Nó bao gồm: gang, thép, sắt, tôn, trục, bạt, ổ trợt, vòng bi , động cơ và phụ gia các loại..
-Vật liệu phụ: là những vật liệu phụ trong quá trình sản xuất nh: vật liệu điện, sơn matit, Vật liệu xây dựng và axit,..
-Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho các loại máy móc, thiết bị sản xuất của công ty. Nhiên liệu gồm: điện, xăng, dầu, than,.. .
-Phụ tùng thay thế :là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc của xe ô tô nh: vòng bi, dây cu roa,.. .
-Vật liệu bao bì : đó là vật liệu đóng hòm chứa máy bơm, van nớc , quạt công nghiệp nh :gỗ , giấy, bìa cô tông, xốp.. .
-Vật liệu tự chế: Gồm gang tận dụng , ê cu-bu lông, gioăng cao su... mà trong quá trình sản xuất công ty đã tận dụng để tự chế.
1.3. Tài khoản chi tiết Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty:
152 Nguyên vật liệu 152.1 Vật liệu chính
152.1A Vòng bi , dộng cơ các loại. 152.2B Gang+thép các loại. 152.1B-01 Gang+pero các loại. 152.1B-02 Thép thờng các loại. 152.1B-03 Thép hình các loại. 152.1B-04 Thép cacbon các loại. 152.1B-05 Thép hợp kim. 152.1B-07 Thép lá, tấm. 152.1B-08H Nhôm, thiếc chì ,kẽm.
152.1B-08S Nhôm bán thành phẩm. 152.1B-09 Thép ống các loại. 152.2 Vật liệu phụ . 152.3 Nhiên liệu. 152.4 Phụ tùng thay thế . 152.5 Phụ tùng thu hồi. 153 Công cụ dụng cụ. 153.1 Dụng cụ đo kiểm A 153.2 Dụng cụ đo kiểm B 153.3 Dũa các loại 153.4 Bàn ren+Tararro.
153.5 Mũi khoan các loại. 153.6 Lỡi ca +dao phay. 153.7 Đá mài các loại.
153.8 Dao phay BK8.
153.9 Dao P18.
153.10 CCDC khác.
2.Quy định chế độ quản lý, quy trình luân chuyển chứng từ nhập-xuất- tồn kho và thanh quyết toán vật t hàng hoá:
Để đáp ứng yêu cầu đối với cơ chế quản lý kinh tế tài chính, tăng cờng công tác hạch toán kế toán của công ty. Ngày 01/10/1997 giám đốc công ty đã ban hành quy định chế độ quản lý, quy trình luân chuyển chứng từ nhập- xuất –tồn khovaf thanh quyết toán vật t hàng hoá số 457/CTB-KTTC nh sau:
2.1 Nguyên tắc chung:
Yêu cầu các đơn vị và cá nhân phải thực hiện đầy đủ các nguyên tắc và thủ tục ghi chép về chứng từ ban đầu, sổ sách tính toán và phản ánh kịp thời, chính xác số thực có tình hình nhập, xuất, tồn kho và thanh quyết toán vật t, hàng hoá , công ty quy định cụ thể.
-Tất cả các trờng hợp nhập xuất, xuất vật t hàng hoá ở các kho đều phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...) theo đúng chế độ ghi chép chứng từ ban đầu đã quy định .
-Thờng xuyên ghi chép kịp thời và đầy đủ phiếu vé, vào thẻ kho các vật t hàng hoá thực nhập, thực xuất và tồn kho về số lợng. Việc ghi chép chứng từ sổ sách phải rõ ràng, sạch sẽ, cấm không đợc tẩy xoá, viết xen kẽ viết chồng đè.
-Định kỳ kế toán vật t hàng hoá cùng với thủ kho giao nhận chứng từ nhập xuất theo tuần kỳ . Đồng thời đối chiếu số liệu để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho vào ngày 05 đầu tháng sau.
-Hàng tháng các đơn vị phân xởng phải lập và gửi quyết toán cho nghành quản lý kho vào ngày 05 đầu tháng sau.
-Yêu cầu các đơn vị phải thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, bảo đẩm chế độ công tác, quan hệ về mặt luân chuyển chứng từ và cung cấp số liệu tài liệu cần thiết cho lãnh đạo, cho các đơn vị, cho công tác quản lý và báo cáo có liên quan theo qui định của công ty.
2.2 : Quy định chế độ công tác, chức năng quyền hạn trách nhiệm trong việc quản lý vật t hàng hoá: việc quản lý vật t hàng hoá:
-Phòng điều độ vật t:
+Có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc mua sắm vật t hàng hoá , trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, năm của nhà máy và nhu cầu vật t do các đơn vị liên quan lập dự trù hoặc giám đốc duyệt, có kế hoạch mua sắm các loại vật t, hàng hoá về phục vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản và các nhu cầu khác nh : Nhiên liệu, dụng cụ và phụ tùnh thay thế, vật liệu xây dựng, bán thành phẩm mua ngoài, văn phòng phẩm ...bảo đẩm theo nguyên tắc mua nhập theo quy định hiện hành của nhà máy. Riêng việc mua động cơ các loại do phòng kinh doanh đảm nhiệm và có trách nhiệm thực hiên nh quy định hiện hành.
+Đối với việc cập nhật vật t hàng hoá đợc thực hiện trên cơ sở các nhu cầu sản xuất, kinh doanh và định mức tiêu hao vật t, phòng điều độ vật t ký duyệt để ngành quản lý kho cấp phát cho các đơn vị sử dụng đúng theo quy định.
-Phòng thiết kế kĩ thuật:
Ngoài chức năng nhiệm vụ xây dựng định mức vật t kỹ thuật cho chế tạo sản phẩm, phòng thiết kế kỹ thuật có trách nhiệm lập kế hoạch dự trù về dụng cụ kỹ thuật, vật t xây dựng ,... Đồng thời ký duyệt cấp phát các loại dao cụ, dụng cụ gá lắp, đo kiểm và theo dõi quản lý đối với các đơn vị xây dựng, hàng quý tổng hợp và đề xuất thởng phạt trình giám đốc.
-Ngành quản lý kho:
Tiếp nhận, bảo vệ tốt các loại vật t, hàng hoá ở các kho, thờng xuyên nắm chắc số lợng, chủng lợng, chất lợng vật t có ở trong kho, thông tin kịp thời cho các phòng ban liên quan và lãnh đạo nhà máy để điều hành việc mua sắm vật t thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Tổ chức thực hiện nghiêm túc các thủ tục quản lý: Nhập, xuất vật t, hàng hoá, vật t còn lại cuối tháng. Hàng tháng , hàng quý kiểm kê kịp thời và quyết toán số lợng vật t với các đơn vị theo quy định.
-Phòng kế toán tài chính.
Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở các kho vật t, hàng hoá của nhà máy, đồng thời hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện của ngành kho, của các đơn vị liên quan đúng theo yêu cầu chế độ kế toán tài chính về quản lý vật t hàng hoá.
Lập, đăng ký thẻ kho cho các kho, kiểm soát việc sử dụng và ghi chép thẻ kho của các thủ kho, việc thực hiện các nguyên tắc thủ tục về nhập kho, kiểm kê tồn kho vật t hàng hoá .
Mở sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để ghi chép số lợng và bằng tiền cho các loại vật t hàng hoá. Tuần, kỳ kế toán đến kho thu nhận các phiếu nhập, xuất kho và ký xác nhận với các kho vật t hàng hoá.
-Các đơn vị phòng ban, phân xởng liên quan: Có trách nhiệm tổ chức thực hiện những vấn đề có liên quan theo quy định.
-Các đơn vị phòng ban, phân xởng liên quan: Có trách nhiệm tổ chức thực hiện những vấn đề liên quan theo quy định.
2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập- xuất kho vật t hàng hoá:Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập vật t Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập vật t
54
Phòng điều độ vật t
(Cung ứng các loại vật t) Phòng kinh doanh
(Cung ứng các loại đ.cơ HH)
Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất vật t
3.Tính giá vật liệu công cụ dụng cụ :
Giá vật liệu, công cụ dụng cụ là thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Do vậy việc tính giá vật liệu , công cụ dụng cụ nh sau:
3.1. Giá vật liệu, công cụ nhập kho:
-Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho:giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua thực tế , trong đó chi phí thu mua gồm: chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật t từ nơi mua về đơn vị. Phần lớn vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty mua về là do bên bán vận chuyển đến và tính chi phí vận chuyển vào đơn giá bình quân mà không bóc tách riêng. Vì thế khi vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho, kế toán có thể tính ngay đợc giá trị thực tế của số vật liệu cong cụ dụng cụ đó .
Ví dụ : Trên phiếu nhập kho số 05 ngày 13 tháng 7 năm 2002 giá trị thực tế vật liệu nhập kho của gang cao bằng loại LĐ05 là:68.250.000đ (trong đó tiền vận chuyển bên bán đã tính vào Gang 1950đ/1kg.
-Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ do công ty tự chế nhập kho là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho để gia công chế biến và toàn bộ chi phí chế biến gồm: Chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ bổ sung, chi phí nhân viên phân xởng ... Công ty đã xây dựng đợc hệ thống giá thành kế hoạch cho từng loại
Phòng điều độ Phòng thiết kế kỹ thuật Phân xởng (Đơn vị sử dụng vật t) Ngành quản lý kho Kho vật t hàng hoá Phòng kế toàn tài chính (Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ)
vật liệu tự chế ở từng bộ phận, phân xởng khác nhau nên khi nhập kho vật liệu công cụ dụng cụ tự chế thì giá hạch toán bằng giá thực tế.
3.2. Giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho
Giá vật liệu , công cụ dụng cụ xuất kho đợc công ty xác định theo giá hạch toán, công ty chế tạo bơm Hải Dơng đã xây dựng đợc một hệ thống giá hạch toán tơng đối hợp lý và đợc áp dụng nhiều năm nay, nên công ty tíng giá vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng theo giá hạch toán. Việc xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện theo giá hạch toán.
Ví dụ :Ngày 16/7/2002 xuất kho gang đúc Cao bằng LĐ05:3.100kg Xuất kho gang Trung Quốc :4.000kg.
Căn cứ vào bảng giá kế hoạch vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty thì :Đơn giá gang đúc Cao Bằng LĐ05 là 2000đ/kg. Đơn giá gang đúc Trung Quốc là 2.500đ/kg. Vậy số liệu này đợc thể hiện trên phiếu xuất kho số 21, ngày 16 tháng 7 năm 2001.