(Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội

(Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội (Khóa luận tốt nghiệp) Đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin Khoa học xã hội

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực : VÕ THỊ THÚY NGA Mã số sinh viên : 1405QTVB034 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Để có đủ kiến thức làm nghiên cứu tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Đinh Thị Hải Yến, nhờ cô hướng dẫn kiến thức kiến thức chuyên ngành, giúp tác giả tiếp cận vấn đề hướng để hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tiếp theo tác giả xin cảm ơn cán văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội tạo điều kiện để tác giả có tài liệu có liên quan đến quan để hồn thành tốt nghiên cứu Tác giả xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Tác giả Võ Thị Thúy Nga LỜI CAM ĐOAN Sinh viên thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Đổi công tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng trình thực hiện./ Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Tác giả Võ Thị Thúy Nga MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG Chƣơng CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHÕNG VÀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số lý luận chung 1.1.1Các khái niệm 1.1.2Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 10 1.2 Nội dung đổi công tác văn phòng 12 1.2.1 Con người làm việc văn phòng 12 1.2.2 Các nghiệp vụ hành 13 1.2.3 Bài trí, thiết kế cơng sở 13 1.2.4 Tổ chức sử dụng trang thiết bị sở vật chất văn phòng 14 1.3 Sự cần thiết đổi cơng tác văn phịng 15 1.4 Mục tiêu, ngun tắc đổi cơng tác văn phịng 16 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 19 2.1 Khái quát Viện Thông tin Khoa học xã hội 19 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 20 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành 24 2.2 Thực trạng đổi cơng tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội 26 2.2.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng 26 2.2.2 Bài trí, thiết kế cơng sở 33 2.2.3 Con người làm việc văn phòng 37 2.2.4 Các nghiệp vụ hành 41 2.3 Đánh giá 51 2.3.1 Ưu điểm 51 2.3.2 Nhược điểm 52 2.3.3 Nguyên nhân 53 Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐỔI MỚI CÔNG VĂN PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 55 3.1 Đổi nhận thức vai trò văn phòng đổi cơng tác văn phịng 55 3.2 Đầu tƣ mua sắm trang thiết bị văn phòng 56 3.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng 57 3.4 Ứng dụng ISO 9001:2015 để tổ chức công việc văn phòng cách khoa học, hiệu 60 3.5 Các giải pháp khác 67 KẾT LUẬN 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT KÝ HIỆU VIẾT TẮT NỘI DUNG CHỮ VIẾT TẮT KHXH Khoa học xã hội QĐ Quyết định CP Chính phủ NQ Nghị PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, Việt Nam trình hội nhập, đổi đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại hội, tạo tiền đề đưa nước ta bước sang thời kỳ cơng nghiệp hóa – đại hóa Để cơng đổi có hiệu cao phải đổi đồng toàn diện mặt, bao gồm cơng tác văn phòng quan, tổ chức Văn phòng với tầm quan trọng đặc biệt cần xây dựng theo mơ hình văn phịng đại nhằm đáp ứng ngày cao yêu cầu đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức Chính vậy, đổi cơng tác văn phòng xu tất yếu, bắt nguồn từ yêu cầu mang tính thời đại quốc gia Thực tế quan, tổ chức, công tác văn phịng có vai trị quan trọng đảm bảo ổn định hoạt động quan, tổ chức; giúp nhà quản trị thực chức lãnh đạo, điều hành cách có hiệu Xuất phát từ thực tế, quan, tổ chức phải nhận thức tồn công tác văn phòng yếu tố khách quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Do đó, việc đổi tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, đơn vị cần phải quan tâm đặc biệt Hơn nữa, cơng tác văn phịng nhiều quan q trình chuyển đổi từ văn phịng truyền thống sang văn phòng đại gặp nhiều bất cập; đặc biệt, trình thực tập Viện Thông tin Khoa học xã hội, thực tế cho thấy cơng tác văn phịng cịn tồn số điểm hạn chế, cần có giải pháp khắc phục Với số lý trên, tác giả lựa chọn đề tài “Đổi cơng tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội” nhằm phân tích thực trạng đề xuất giải pháp đổi công tác văn phịng Viện Thơng tin Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu cơng tác văn phịng đổi cơng tác văn phịng từ lâu khơng cịn đề tài mới, đối tượng nghiên cứu nhiều đề tài, nhắc đến số đề tài như:  Sách, giáo trình: Giáo trình “Quản trị văn phịng” PGS.TS Nguyễn Hữu Tri bao quát khối kiến thức tảng văn phòng quản trị văn phòng; nội dung cấu tổ chức máy văn phòng mối quan hệ vận động diễn hoạt động văn phịng Giáo trình “Quản trị văn phòng” GS.TS Nguyễn Thành Độ tổng hợp kiến thức liên quan tới vấn đề chung văn phòng tổ chức văn phòng (lý luận văn phịng, cơng tác văn phịng quản trị văn phòng); nghiệp vụ văn phòng Giáo trình Quản trị văn phịng Nghiêm Kỳ Hồng & Lê Văn In (2015) trang bị cho sinh viên kiến thức như: vấn đề văn phòng quản trị văn phòng; đề cập đến vấn đề đổi đại hóa văn phịng; số kỹ hành văn phịng => Về bản, giáo trình cung cấp cho tác giả nhiều nội dung mặt lí luận đề tài  Các đề tài nghiên cứu: Trong trình tìm hiểu mình, tác giả tìm đề tài nghiên cứu liên quan tới đổi cơng tác văn phịng, “Đổi cơng tác văn phịng phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo Thanh tra Chính phủ” đồng chí Hà Trọng Cơng – Chánh Văn phịng Thanh tra Chính phủ Tuy nhiên, đề tài sâu nghiên cứu khía cạnh phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo mà chưa đề cập đến nội dung đổi công tác văn phịng Cùng với đề tài khóa luận có nội dung liên quan như: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Lao động Thương binh Xã hội” Ngô Thị Diên; đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Tổng cục Hải quan” Trung Thị Ngân; đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng đại hóa văn phịng Công ty Cổ phần Sông Đà 10” Nguyễn Thị Hoa Đây đề tài khóa luận tốt nghiệp sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các đề tài cung cấp cho tác giả kiến thức lý luận văn phịng; cơng tác văn phịng; đổi mới, đại hóa cơng tác văn phịng phù hợp với hướng nghiên cứu  Các viết báo, tạp chí, internet: Một số viết đề cấp tới số nội dung liên quan vấn đề này: +“Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước” TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Cơng nghệ Hành chính, Học viện Hành / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008 + “Một số vấn đề cải cách đại hóa hành nay”, TS Lưu kiếm - Trưởng khoa Văn Công nghệ Hành chính, Học viện Hành / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 8/2009 + “Đổi nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng quan hành nhà nước”, Báo Mới ngày 09/01/2010 Tất cơng tình nghiên cứu tác giả xây dựng khối lượng ký luận lớn văn phịng, cơng tác văn phịng đổi cơng tác văn phịng Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu đổi công tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội Vì vậy, “Đổi cơng tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội” đề tài có tính mới, khơng trùng lặp với đề tài 3 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu  Mục tiêu nghiên cứu: Hệ thống lại toàn lý luận cơng tác văn phịng đổi cơng tác văn phịng; Trên sở đó, khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu đổi cơng tác quản trị văn phịng Viện  Nhiệm vụ nghiên cứu: Dựa mục tiêu nghiên cứu, tác giả tập trung thực nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thứ nhất, nghiên cứu sở lý luận sở thực tiễn công tác văn phịng, đổi cơng tác văn phịng nội dung đổi cơng tác văn phịng; Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Thông tin Khoa học xã hội; Thứ ba, tìm hiểu thực tế đổi cơng tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội; Thứ tư, đánh giá ưu điểm hạn chế đổi cơng tác văn phịng Từ đó, rõ nguyên nhân đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu đổi công tác văn phịng cho Viện Thơng tin Khoa học xã hội Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Công tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội Phạm vi nghiên cứu: Không gian: Trụ sở Viện Thông tin Khoa học xã hội Thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2017 Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp sử dụng tài liệu: Tác giả sử dụng cơng trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho sở lý luận thực tiễn đề tài Trong đó: Bắt đầu kết thúc quy trình Một nhiệm vụ thực Các tài liệu cần chuẩn bị quy trình Các vấn đề cần định “Có”/ “Khơng” Đầu vào/ số liệu, nơi liệu nhập vào gọi Nhìn chung, áp dụng hiệu sơ đồ trên, quy trình tuyển dụng nhân Viện Thơng tin KHXH cần có tài liệu sau: + Phiếu yêu cầu tuyển người + Bản mô tả công việc + Bài test, form điểm cho test + Form đánh vấn + Offer letter + Form đánh giá thử việc Quy trình mẫu cơng tác tuyển dụng biện pháp nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân sự, tìm ứng viên thực có lực trách nhiệm, đáp ứng đầy đủ yêu cầu Hội đồng tuyển dụng Viện Thông tin KHXH Quy trình tuyển dụng áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 góp phần nâng cao chất lượng nhân tồn Viện trình độ, lực kỹ chuyên môn nhằm mang lại hiệu cao đổi cơng tác văn phịng yếu tố người yếu tố quan trọng  Quy trình tổ chức xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác Bước 1: Chuẩn bị lập chương trình, kế hoạch - Thu thập thông tin + Thu thập đăng ký công việc; 64 + Thu thập chương trình, kế hoạch kỳ trước năm trước + Thu thập văn quy định chủ trương, sách quan cấp Nhà nước; + Thu thập biên kết luận họp có liên quan đến chương trình, kế hoạch; + Thu thập thông tin liên quan đến nguồn lực doanh nghiệp tài chính, nhân lực, sở vật chất, kinh nghiệm lao động, mối quan hệ ; + Thu thập thông tin liên quan trực tiếp đến chương tình, kế hoạch (các thơng tin dự báo thời tiết (có thuận lợi hay khơng thuận lợi, phương án đề phịng), thơng tin kinh tế, thong tin trị, thơng tin xã hội Trên sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác định kênh thông tin nguồn thu thập thông tin bước cho trình thu thập thơng tin cho cơng tác lập chương trình, kế hoạch (Thơng tin thu thập nội bộ; Thơng tin bên ngồi) - Xử lý thơng tin (là hoạt động phân tích, phân loại thơng tin theo nguyên tắc phương pháp định, sở đưa biện pháp giải cơng việc) Bước 2: Xây dựng thảo chương trình, kế hoạch Bộ phận Văn phòng quan đạo lãnh đạo xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo Để xây dựng thảo cần: - Xác định rõ tên gọi chương trình, kế hoạch cơng tác quan, phạm vi thời gian, đối tượng thực hiện; - Xác định tên công việc cần giải quyết; - Xác định hình thức giải (họp, văn bản, đề án, tổ chức hội thảo, sở ) 65 * Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác: Ngồi thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác gồm ba phần sau đây: a) Phần mở đầu - Trình bày khái quát vấn đề xác định sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày khái quát thuận lợi khó khăn - Nêu rõ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày mục đích lập chương trình, kế hoạch b) Phần nội dung - Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch biện pháp thực - Các điều kiện, phương tiện thực - Các đối tượng phân cơng thực - Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm - Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng, kỷ luật c) Phần kết luận - Trình bày triển vọng việc thực kế hoạch - Nêu đề xuất, kiến nghị Bước 3: Trưng cầu ý kiến, thảo luận, thơng qua chương trình, kế hoạch Sau xây dựng xong dự thảo (bản thảo) chương trình, kế hoạch, để tăng cường tín khách quan, thực tiễn thảo, cần trình lên cấp tổ chức lấy ý kiến Trên sở thảo (đã tập hợp đầy đủ ý kiến), lãnh đạo đạo văn phòng tổng hợp, đánh máy lại dự thảo, bổ sung ý kiến, phương án tối ưu chọn Khi dự thảo phần lớn lãnh đạo thơng qua, chuyển lên cấp có thẩm quyền phê duyệt Sau 66 phê duyệt, thảo chương trình, kế hoạch trở thành chương trình, kế hoạch cơng tác thức có hiệu lực thi hành Bước 4: Ban hành chương trình, kế hoạch Việc ban hành chương trình, kế hoạch bước cuối việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Bước cần tuân thủ khâu sau: - Chuẩn bị văn ban hành bao gồm: chương trình, kế hoạch (đã phê duyệt), phụ lục (nếu có), văn hướng dẫn thực - Dự kiến chương trình triển khai thực chương trình, kế hoạch - Dự kiến đơn vị, phận phối hợp thực chương trình, kế hoạch - Văn phịng trình lãnh đạo ký duyệt ban hành chương trình, kế hoạch với văn nêu để tạo tuận lợi cho việc tổ chức triển khai thực chương trình, kế hoạch Có thể nói, lập chương trình, kế hoạch hoạt động cần thiết Viện Thơng tin KHXH, giúp cho Viện đảm bảo ổn định tổ chức hoạt động quan Các chương trình kế hoạch cụ thể giúp hình thành tác phong làm việc khoa học, logic đảm bảo hiệu thực công việc, tiết kiệm thời gian 3.5 Các giải pháp khác - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức Cán bộ, viên chức văn phịng Viện Thơng tin cần đào tạo theo yêu cầu lao động thơng tin với tính sáng tạo, trí tuệ động ngày cao; có hồi bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích quan; có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kỹ làm việc, kỹ xử lý thông tin, chủ yếu thông tin văn kỹ giao tiếp - ứng xử, Yếu tố người nội dung quan trọng đổi cơng tác văn phịng cải cách hành Viện Thơng tin, chủ yếu chất lượng cơng 67 tác quản trị hành văn phịng Viện Thơng tin KHXH phải có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành văn phịng lĩnh vực chun mơn có liên quan Vấn đề nội dung chương trình đào tạo: sở đào tạo cần đổi nội dung chương trình đào tạo, cần phải giảm lý thuyết hàn lâm mà tăng tính thực hành, bám sát thực tiễn văn phòng diễn - Kiểm tra, đánh giá thường xuyên hoạt động văn phịng cơng tác văn phịng Trước hết, Ban Lãnh đạoViện Thông tin KHXH phải thường xuyên tiến hành rà sốt, tra, kiểm tra trình độ chuyên môn kỹ viên chức toàn Viện; đồng thời, cán bộ, viên chức phải có ý thức tự kiểm tra, rèn luyện kỹ Sau kiểm tra trình độ kỹ năng, lãnh đạo Viện cần kiểm tra thực tế hoạt động văn phịng, quy trình nghiệp vụ cơng tác văn phịng để kịp thời phát hiện, khắc phục tồn đọng phát huy tốt mạnh Việc thường xuyên kiểm tra làm cho cán bộ, viên chức có nhận thức đánh giá cao vai trị cơng tác văn phịng hoạt động quan, sở để cán bộ, viên chức nâng cao trình độ chun mơn, thái độ làm việc nâng cao hiệu làm việc - Chế độ thi đua – khen thưởng hợp lý nhằm tạo động lực cho cán bộ, viên chức Công tác thi đua - khen thưởng có vị trí, vai trị ý nghĩa đặc biệt quan trọng nhằm khuyến khích, động viên đội ngũ cán bộ, viên chức toàn Viện cống hiến tài năng, sức lực trí tuệ Tổ chức hiệu công tác thi đua - khen thưởng giúp tạo môi trường cho cán bộ, viên chức Viện Thông tin khơi dậy tinh thần học hỏi sáng tạo, từ nâng cao hiệu làm 68 việc, đổi tư nhận thức tầm quan trọng hoạt động văn phòng Để làm việc đó, ban Thi đua – Khen thưởng Viện Thơng tin KHXH cần nỗ lực làm tốt công tác tham mưu xây dựng văn quy phạm pháp luật làm pháp lý cho việc khen thưởng cá nhân, tổ chức thực xuất sắc tất hoạt động, thực khuyến khích, động viên cá nhân, tổ chức nỗ lực phấn đấu nhiều để đóng góp vào cơng phát triển Viện thời kỳ Tiểu kết: Xuất phát từ hạn chế nguyên nhân hạn chế đổi cơng tác văn phịng Viện Thơng tin KHXH, tác giả nhận thấy, muốn nâng cao hiệu công tác văn phòng Viện cần tập trung áp dụng giải pháp mang tính trọng điểm như: Đổi nhận thức vai trò văn phòng đổi cơng tác văn phịng; đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phịng; đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng; ứng dụng ISO 9001:2015 để tổ chức cơng việc văn phịng cách khoa học, hiệu Ngồi ra, tác giả cịn đề xuất số giải pháp mang tính hỗ trợ nhằm mang lại hiệu tốt cho đổi cơng tác văn phịng Viện Thơng tin phía Nhà nước nói chung phía cán bộ, viên chức nói riêng.Các giải pháp đề xuất mang tính khách quan xuất phát từ thực tiễn xu hướng đại hóa, đổi cơng tác văn phịng tất quan nhà nước 69 KẾT LUẬN Tóm lại, bối cảnh tiếp tục thực giai đoạn II (2016 – 2020) Chương trình tổng thể Cải cách Hành chính, việc đổi cơng tác văn phịng nội dung trọng tâm nhiều quan, tổ chức Thực tế, phận văn phịng Viện Thơng tin KHXH có vai trò quan trọng, trợ thủ giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành công việc quan; phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với quan, đơn vị khác Chính vậy, đổi cơng tác văn phịng hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng cơng việc hàng ngày; đồng thời giúp cho Lãnh đạo Viện Thơng tin KHXH khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán bộ, viên chức văn phịng, giúp họ có thời gian tập trung vào hồn thành tốt nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao Tuy nhiên, cơng tác văn phịng Viện Thơng tin KHXH q trình đổi cịn số khó khăn hạn chế, vậy, Viện cần quan tâm nhằm điều chỉnh cho phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu làm việc Qua việc phân tích thực trạng, Viện Thơng tin KHXH tiến hành đổi yếu tố sau: người; trang thiết bị sở vật chất văn phòng; cách trí, thiết kế cơng sở; quy trình nghiệp vụ hành Để q trình đổi cơng tác văn phịng có hiệu cao, tơi cho Viện Thông tin KHXH cần phải trọng đặc biệt vào yếu tố người vấn đề nhận thức, vấn đề đào tạo,bồi dưỡng Bên cạnh đó, Viện Thơng tin cịn phải trọng đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phòng đại hỗ trợ đắc lực cho hoạt độngvăn phịng; quy trình hóa nghiệp vụ nhằm làm cho cơng việc trở nên đơn giản, ngắn gọn, khoa học hơn; thiết kế trí cơng sở đại, tạo khơng gian thoải mái cho cán bộ, viên chức làm 70 việc có hiệu Ngồi ra, muốn đổi có hiệu cao, Viện Thơng tin phải nhanh chóng hồn thiện chế độ, sách, văn có liên quan tới nội dung đổi công tác văn phòng; đồng thời phải thường xuyên tra, kiểm tra hoạt động văn phòng để kịp thời phát sai phạm xử lý sai phạm Thực để tài này, đề xuất số khuyến nghị thân với mong muốn đóng góp ý kiến để cán văn phịng lãnh đạo Viện Thơng tin KHXH có góc nhìn đổi cơng tác văn phịng có định hướng việc nâng cao hiệu đổi cơng tác văn phịng nói riêng cải cách hành nói chung 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo Mới ngày 09/01/2010, Đổi nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng quan hành nhà nước; Bộ Nội vụ (2011), Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Bộ Nội vụ (2012), Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Cơng tác văn thư; Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Chính phủ (2011), Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011: Ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011 – 2020; Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Hà Trọng Cơng – Chánh Văn phịng Thanh tra Chính phủ, “Đổi cơng tác văn phịng phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo Thanh tra Chính phủ”; ThS Nguyễn Mạnh Cường, “Tìm hiểu ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn – đến phận văn thư số quan”; 72 10 Ngô Thị Diên (2016),“Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Lao động Thương binh Xã hội”, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 11 Nguyễn Thành Độ Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Lao động – Xã hội; 12 Nguyễn Thị Hoa (2017), “Khảo sát, đánh giá thực trạng đại hóa văn phịng Cơng ty Cổ phần Sơng Đà 10”, sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 13 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc gia TP.Hồ Chí Minh; 14 Bùi Xuân Lự tác giả (2002), Nghiệp vụ thư ký văn phòng tổ chức Hà Nội; 15 Trung Thị Ngân (2017),“Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Tổng cục Hải quan”, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 16 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2015), Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 06 năm 2015; 17 TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Cơng nghệ Hành (2008), Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước, , Học viện Hành / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008; 18 TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Cơng nghệ Hành (2009), Một số vấn đề cải cách đại hóa hành nay, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 8/2009; 19 Bùi Thị Thái “Cải tiến công tác hoạt động Văn phịng theo hướng đại hố Văn phịng Tổng Cơng ty xây dựng cơng trình giao thơng 8” ; 20 Nguyễn Văn Thâm(1996), Hành văn phịng, NXB Thống kê Hà Nội; 73 21 PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005) Quản trị văn phòng Hà Nội, NXB Khoa học Kỹ thuật 22 Văn phịng TW Đảng (2001), Về cơng tác văn phịng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 23 Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (2017), Quyết định số 1929/QĐ-KHXH ngày tháng 11 năm 2017 quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Viện Thông tin Khoa học xã hội; 24 Sách Mấy vấn đề Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi (2003), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội; 25 Mike Harvey (2008), Quản trị hành văn phịng, NXB thống kê 26 Các Website: http://issi.vass.gov.vn/Pages/index.aspx; Website http://tailieu.vn; Website http://123doc.org 74 PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Quyết định ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Viện Thông tin KHXH Phụ lục số 02 Công văn báo cáo thực công tác văn thƣ lƣu trữ năm 2013 Viện Thông tin KHXH Phụ lục số 03 Công văn báo cáo thực công tác văn thƣ lƣu trữ năm 2017 Viện Thông tin KHXH Phụ lục số 04 Một số hình ảnh cơng tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội Phụ lục số 05 Một số hình ảnh cơng tác văn phịng Viện Thơng tin Khoa học xã hội ... thành lập Viện Thông tin Khoa học xã hội - Viện thành lập sở hợp hai quan thuộc Ủy ban Khoa học xã hội Việt Nam: Ban Thông tin Khoa học xã hội (thành lập năm 1973) Thư viện Khoa học xã hội (thành... chất văn phòng 14 1.3 Sự cần thiết đổi cơng tác văn phịng 15 1.4 Mục tiêu, nguyên tắc đổi công tác văn phòng 16 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI... HIỆU QUẢ ĐỔI MỚI CÔNG VĂN PHÕNG TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 55 3.1 Đổi nhận thức vai trò văn phòng đổi cơng tác văn phịng 55 3.2 Đầu tƣ mua sắm trang thiết bị văn phòng