KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM TỦ LẠNH FROICE CỦA CÔNG TY VK - QUẢN TRỊ SỰ KIỆN DU LỊCH

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN ĐỀ TÀI: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM TỦ LẠNH FROICE CỦA CÔNG TY VK SINH VIÊN THỰC HIỆN: MÃ SINH VIÊN: NGƯỜI CHẤM A32792 NGƯỜI CHẤM PHẦN PHẦN MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Khái quát kiện, sản phẩm kiện  Khái quát kiện: Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện sự việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sớng xã hợi Sự kiện có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác dựa lĩnh vực khác Tuy nhiên hiện nay, sự kiện (trong lĩnh vực tở chức sự kiện) có thể khái qt sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập qn… Đó có thể hoạt đợng có ý nghĩa tầm cỡ truyền thông quan tâm World Cup, Sea Game, C̣c thi hoa hậu,… Hay có thể sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sớng thường ngày phong tục tập quán : đám cưới, sinh nhật,… Hoặc hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,…  Khái quát sản phẩm kiện Sản phẩm tổ chức event, sự kiện tở chức hoạt đợng thơng qua hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh, … Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng khách hàng nhận thức Trong q trình tở chức sự kiện, đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch Theo dõi hoàn thành phần sự kiện diễn sn sẻ Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến sự kiện kết thúc Đặc điểm kinh doanh kiện Từ cách hiểu, Tổ chức kiện trình bao gồm sớ hoặc tồn cơng việc: nghiên cứu ́u tớ ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện Có thể khẳng định tở chức sự kiện mợt loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú vừa chịu sự chi phới đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt nghề tổ chức sự kiện Với cách tiếp cận ta có thể xác định đặc điểm kinh doanh tổ chức sự kiện sau:  Đặc điểm sản phẩm của dịch vụ tổ chức kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm nhất sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hố dịch vụ dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Tính tổng hợp thể hiện chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ rất nhiều ngành nghề khác như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế… Vì tở chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị ́u tớ cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện nên mang tính dịch vụ rõ rệt Cần lưu ý sản phẩm tổ chức sự kiện có ́u tớ hàng hóa (hữu hình) nhất định, sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ ́ng… nếu chỉ nói sản phẩm tở chức sự kiện dịch vụ sẽ khơng hồn tồn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tỷ trọng đa sớ Từ đặc điểm nói trên, mà sản phẩm tở chức sự kiện thường có đặc điểm phổ biến dịch vụ như: - Sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho - cất trữ, không vận chuyển - Thời gian sản xuất thời gian tiêu dùng thường trùng Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau sự kiện đã tiến hành - Khách thường mua sản phẩm nhà tổ chức sự kiện trước nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) - Sản phẩm khơng bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện việc phối hợp tạo  Đặc điểm lao động Lao đợng tở chức sự kiện có đặc điểm như: - Lao động tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chun mơn hóa cao đa dạng ngành nghề, cơng việc, máy móc khó có thể thay thế người Lao động tổ chức sự kiện lao đợng dịch vụ đặc thù, rất khó tự đợng hố giới hố Trong thực tế mỡi nghiệp vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi số lượng nhân viên có chun mơn phù hợp Do mục tiêu sự kiện đặt rất cao, tính chun mơn hóa mới có thể đạt kết công việc tổ chức sự kiện - Tính tổ chức, khả phối hợp công việc bộ phận một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo mục tiêu sự kiện Tổ chức sự kiện sự hỡn hợp loại hình kinh doanh khác nhau, thực hiện chức khác nhau, có kiến thức, quan điểm khác Tất bộ phận quản lý nhân viên tham gia tổ chức sự kiện phải mục tiêu mang lại thành công chung cho sự kiện Do vậy, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng đồng bộ bợ phận Có hàng trăm vấn đề khác xảy mợt lúc quy trình tở chức sự kiện Việc điều phối giải quyết vấn đề liên tục xảy không bao giờ chấm dứt quy trình này, từ xây dựng chủ đề ý tưởng cho đến kết thúc sự kiện - Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ tḥc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch sự kiện - Lao động tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn Họ phải chịu sự chi phối kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự động sáng tạo (hai đòi hỏi trái ngược nhau); mặt khác đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đới tượng khác nhau, lại có u cầu ln phải có thái đợ vui vẻ, chuẩn mực cơng việc  Đặc điểm vị trí và sở vật chất kỹ thuật tổ chức kiện Vị trí sở vật chất kỹ thuật tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, chúng có yêu cầu đặc thù cho từng loại hình quy mô sự kiện cụ thể  Đặc điểm hoạt động Tính tổ chức, khả phối hợp công việc bộ phận tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi khách Sản phẩm kiện Ở thị trường Việt Nam hiện nay, có thể khái quát sản phẩm sự kiện là: Tổ chức kiện trình bao gồm sớ hoặc tồn cơng việc: nghiên cứu ́u tớ ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện  Về khía cạnh sản phẩm sự kiện theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng… + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hố, xã hợi + Sporting events: Sự kiện lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…  Các hoạt động tác nghiệp tổ chức sự kiện Các hoạt động tác nghiệp bản, công việc tổ chức sự kiện có thể đề cập mợt cách cụ thể hơn, bao gồm: Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện; Hình thành chủ đề, lập chương trình kế hoạch tởng thể cho sự kiện; Chuẩn bị tổ chức sự kiện; Tở chức đón tiếp khai mạc sự kiện; Tổ chức điều hành diễn biến chính sự kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện; Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển sự kiện; Tổ chức thực hiện hoạt động phụ trợ sự kiện; Kết thúc sự kiện giải quyết công việc sau sự kiện; 10 Xúc tiến quảng bá sự kiện; 11 Quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; 12 Quản trị tài chính tổ chức sự kiện; 13 Dự phòng giải quyết sự cớ tở chức sự kiện; 14 Chăm sóc khách hàng; 15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, an ninh q trình tở chức sự kiện… Các hoạt đợng tác nghiệp nói vừa đan xen vừa nới tiếp q trình tở chức một sự kiện cụ thể Theo dòng chảy thời gian có thể thấy: Các hoạt đợng như: nghiên cứu ́u tớ ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện; hình thành chủ đề, lập chương trình kế hoạch tởng thể cho sự kiện; chuẩn bị tổ chức sự kiện; xúc tiến quảng bá sự kiện; thuộc giai đoạn trước diễn sự kiện Giai đoạn thực hiện sự kiện bao gờm hoạt đợng: tở chức đón tiếp khai mạc sự kiện; tổ chức điều hành diễn biến chính sự kiện; tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện; tổ chức thực hiện hoạt động phụ trợ sự kiện; Giai đoạn giai đoạn cuối bao gồm hoạt động kết thúc sự kiện giải quyết công việc sau sự kiện Các công việc khác như: quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; quản trị tài chính tổ chức sự kiện; dự phòng giải quyết sự cố tổ chức sự kiện; chăm sóc khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an tồn, an ninh q trình tở chức sự kiện… đan xen liên quan đến tất giai đoạn nói Cần lưu ý, việc phân chia công việc chỉ mang tính tương đối, mặt khác mỗi công việc còn chứa đựng nhiều công việc nhỏ, công việc chi tiết khác Ý nghĩa mối quan hệ kiện với du lịch 4.1 Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện với thành phần tham gia kiện Hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho bên tham gia vào sự kiện, đối với mỡi bên tham gia sự kiện có thể xem xét lợi ích theo khía cạnh khác Đây chính vai trò tổ chức sự kiện Ngồi ra, việc tìm hiểu vai trò hoạt động tổ chức sự kiện với thành phần tham gia sự kiện chính nghiên cứu tác động sự kiện đến đối tượng  Đối với nhà đầu tư kiện Đối với thân sự kiện, tiến hành đầu tư sự kiện chủ đầu tư sẽ đạt mục đích khác Ví dụ: với doanh nghiệp tiến hành tổ chức sự kiện cơng việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu sản phẩm một công ty thông qua sự kiện Tuy nhiên điều cần quan tâm lợi ích mà nhà đầu tư sự kiện thu tiến hành sự kiện thông qua nhà tổ chức chuyên nghiệp: - Thứ nhất, nhà đầu tư sẽ tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện, họ chỉ phải tập trung cho việc thực hiện vai trò (nếu có, chẳng hạn chủ tịch đoàn, hay lên tặng quà… sự kiện) - Thứ hai, nhà đầu tư dễ dàng đạt mục tiêu tổ chức sự kiện so với nếu tự đứng tở chức họ sẽ tận dụng kinh nghiệm, mối quan hệ, sự sáng tạo, ý tưởng tính chuyên nghiệp nhà tổ chức sự kiện - Thứ ba, với dịch vụ có mợt sự kiện nếu nhà đầu tư sự kiện trực tiếp tiến hành họ sẽ thiếu thông tin nhà cung cấp dịch vụ, không lựa chọn dịch vụ vừa ý Ngay vấn đề giá cả, đối với nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mối quan hệ thường xuyên với nhà cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện bổ trợ (như trang trí, lưu trú, ăn uống…) sẽ đàm phán mức giá thấp - Thứ tư, việc thuê nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro q trình tở chức (vì thơng thường nhà tổ chức sự kiện phải chia sẽ rủi ro) mặt khác, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải tính tốn đề phòng sự cớ có thể xảy sự kiện (nếu khơng có kinh nghiệm rất khó thực hiện)  Đối với nhà tổ chức kiện Nhà tổ chức sự kiện thực hiện thành cơng mợt sự kiện họ sẽ thu lợi ích nhất định - Thứ nhất, khẳng định giá trị thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện - Thứ hai, họ sẽ thu lợi nhuận từ thành Trong mợt sớ trường hợp (đặc biệt đới với sự kiện thương mại), nhà tổ chức sự kiện không chỉ thu lợi nhuận hợp đồng mà họ còn nhận thêm phần thưởng từ nhà đầu tư sự kiện nếu sự kiện thành công mang đạt mục tiêu mong đợi nhà đầu tư sự kiện - Thứ ba, nhà tổ chức sự kiện thu kinh nghiệm nghề nghiệp, phát triển mối quan hệ không chỉ với khách hàng (nhà đầu tư sự kiện) mà còn phát triển mối quan hệ làm việc với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ khác (như trang trí, in ấn, ca nhạc…) Nhìn chung, đới với nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sản phẩm chính họ chính dịch vụ tổ chức sự kiện, thực hiện một sự kiện chính lúc họ đã tạo bán một sản phẩm từ thu lợi ích cho  Đối với nhà cung ứng dịch vụ trung gian Sự kiện hội cho nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán sản phẩm mình, lợi ích dễ nhận thấy nhất chính lợi nhuận, công việc mà họ thu từ q trình tham gia tở chức sự kiện Bên cạnh đó, qua q trình tham gia tở chức sự kiện nhà cung ứng dịch vụ trung gian còn có hợi quảng bá hình ảnh, sản phẩm mình, tạo lập hợi kinh doanh Ví dụ mợt MC (người dẫn chương trình) nghiệp dư, có thể qua một sự kiện thành công quảng bá truyền hình để trở thành mợt ngơi làng dẫn chương trình chuyên nghiệp chẳng hạn  Đối với khách mời tham gia kiện Khách mời tham gia sự kiện thu lợi ích nhất định từ sự kiện - Qua việc tham gia sự kiện hội giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ công việc cuộc sống - Qua việc tham gia sự kiện khách mời có thể thu lợi ích nhất định vật chất tinh thần (ví dụ xem b̉i trình diễn nghệ thuật, tham gia sự kiện kết hợp với một chuyến du lịch, giao lưu, tiếp xúc với nhân vật nổi tiếng; hưởng sản phẩm, dịch vụ mà nhà tổ chức sự kiện cung ứng cho họ) 4.2 Mối quan hệ kiện du lịch  Tổ chức kiện và xúc tiến du lịch Việc tổ chức sự kiện, đặc biệt sự kiện lớn có quy mơ q́c gia, q́c tế sẽ có tác đợng rất lớn đến hoạt động xúc tiến du lịch Qua sự kiện không chỉ làm tăng số lượng khách mà còn kéo dài thời gian lưu trú, tăng chi tiêu khách Tuy nhiên, khơng chỉ có lợi ích trước mắt đã đề cập mà việc tổ chức sự kiện còn mang lại lợi ích lâu dài khác Thông qua sự kiện với việc quảng bá phương tiện thông tin đại chúng, với sự quảng bá trực tiếp từ lượng khách đến tham gia sự kiện có thể tạo nên hình ảnh tốt đẹp nơi diễn sự kiện một điểm đến du lịch hấp dẫn Điều này, sẽ hấp dẫn du khách mới thu hút khách đã đến tham gia sự kiện quay trở lại Ngoài đã đề cập, du lịch MICE có liên hệ rất chặt chẽ với dịch vụ tổ chức sự kiện, việc mở rộng sự kiện sẽ thúc đẩy loại hình du lịch MICE phát triển  Tổ chức kiện và thời vụ du lịch Một thế mạnh sự kiện tạo sức hút khách du lịch để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực thời vụ du lịch Tại điểm du lịch chịu ảnh hưởng rất lớn tính thời vụ (ví dụ điểm du lịch biển miền bắc Việt Nam) vào thời điểm vụ lượng khách du lịch rất ít, sở vật chất điều kiện cung du lịch lại dư thừa gây nên sự lãng phí rất lớn Tại điểm du lịch có tính thời vụ cao này, vào thời điểm ngồi vụ nếu có điều kiện tổ chức sự kiện như: lễ hội văn hóa truyền thớng, lễ hợi thể thao, hợi thảo, hợi nghị… sẽ tiếp tục khai thác lượng khách du lịch Việc tạo sự kiện mang tính chất truyền thớng có thể còn phụ tḥc vào chiều dày lịch sử, văn hóa… nhiên có mợt sớ sự kiện mang tính hiện đại (đặc biệt sự kiện văn hóa, thể thao, hợi nghị, hợi thảo, giải trí, thi đấu…) có thể tở chức nếu có điều kiện thuận lợi (ví dụ: 2.2.3 Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện Đối với sự kiện mắt sản hẩm này, ban sự kiện chọn lựa khách sạn Khách sạn Intercontinental Hà Nội Landmark 72 – một phòng họp rộng lớn, tràn ngập ánh sáng tự nhiên đầy đủ tiện nghi hiện đại nhất với sức chứa từ 800-1,000 khách Với sự kiện mắt sản phẩm tủ lạnh FroIce, bạn sự kiện đồng ý nhất trí chọn địa điểm bởi: - Với hệ thống âm hiện đại, phòng khánh tiệc khách sạn địa điểm lí tưởng cho hợi nghị, triển lãm, trình diễn nghệ thuật, tiệc cuối năm; đặc biệt buổi mắt sản phẩm mới - Địa điểm: Khách sạn Intercontinental Hà Nội Landmark 72 tọa lạc vị trí thuận tiện với Sân bay Quốc tế Nội Bài, dễ dàng di chuyển cho khách đến hay vừa trở từ nước - Phòng sự kiện khách sạn phòng kín cách âm tiếng ờn với bên ngồi, đảm bảo sự kiện diễn ổn định - Lối vào thẳng từ bãi đỡ xe tòa nhà, có thể vừa xe tải nhỏ, có thể giúp cho việc vận chuyển lượng lớn tủ lạnh vào phòng thuận tiện dễ dàng - Có lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên người khuyết tật… phù hợp - Các vấn đề ng̀n điện, nước Hệ thớng thơng gió, điều hòa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy chuẩn bị tốt Mặc dù chỉ với 600 khách, ban sự kiện nhất trí chọn phòng sự kiện có sức chứa từ 800 – 1000 khách ban sự kiện mong ḿn b̉i lễ, khách mời có thể có khoảng không lại rộng lớn, dễ dàng trò chuyện trao đổi thuận tiện cho việc trưng bày, triển lãm sản phẩm tủ lạnh FroIce Khách mời có thể trải nghiệm trực tiếp sản phẩm sự kiện Hơn việc khách mời có thể dẫn thêm người tới sự kiện điều không tránh khỏi, một phần kế hoạch phòng ngừa sự cố ngồi ý ḿn Sau chọn xong địa điểm, tiến hành đặt trước với khách sạn, đồng thời đưa thông tin kịch bản, số lượng khách mời, yêu cầu phòng sự kiện để bên cách sạn bố trí người tự chuẩn bị trang trí giúp 2.2.4 Chuân bị nhân lực cho kiện  Mơ hình tở chức lao đợng sự kiện: mơ hình tở chức lao đợng theo chức năng: Nhà quản lý kiện Đạo diễn nội dung (General chương trình manager) Quản lý thương Quản lý Quản lý Quản lý bán Quản lý mại truyền dịch vụ hàng quan hệ thông và kiện kiện công chúng hành chính trợ lý nội Lễ tân dung sự kiện quan quan phụ phụ Phụ Phụ Phụ trách Phụ hệ với hệ trách trách trách trách marketing trách tài trợ giấy địa bán bán kinh phép điểm nhà hàng hàng doanh du lính lịch vực cung ứng chức khác Nv tổ chức Nv tổ chức nhân viên trình diễn trình diễn marketing Nv Sử dụng mơ hình này, nhà quản lý sự kiện sẽ trao quyền hành cho nhà quản lý chức khác nhau, để họ tự lện kế hoạch công việc, lên kế hoạch nhân sự, đưa giải pháp bổ sung nhân sự; sau báo cáo lại với nhà quản lý sự kiện Sau q trình hồn thành, nhà quản lý sự kiện nhận báo cáo sau: - Nhân viên lễ tân: 12 người (gồm nam, nữ) - Nhân viên bán hàng: 30 người - Nhân viên kỹ thuật: 10 người - Nhân viên phục vụ (của khách sạn): 40 người 2.2.5 Chuẩn bị hậu cần cho kiện 2.2.6 Chuẩn bị yếu tố khách cho kiện 2.2.7 Chuẩn bị yếu tố trình diễn kiện 2.3 Xây dựng kế hoạch khai mạc  Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách - Đợi lễ tân: 12 người - Phân cơng nhóm đón tiếp: lễ tân chào khách hướng dẫn khách đến quầy lễ tân; nhân viên ngối quầy lễ tân thực hiện thủ tục check-in cho khách; nhân viên chịu trách nhiệm hướng dẫn, đưa khách đến vị trí ngời  Chuẩn bị khu vực đón tiếp trang thiết bị hỡ trợ đón tiếp khách Khách sạn chuẩn bị đặt quầy lễ tân Ban sự kiện chuẩn bị tài liệu thẻ tham dự cho khách  Đón tiếp khách - Kiểm tra thơng tin thời gian điều kiện vận chuyển khách đến với sự kiện - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với quy tắc xã giao - Với khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người kèm hướng dẫn  Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện  Làm thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hướng dẫn khách đăng ký thông tin - Phát tài liệu thẻ tham dự cho khách - Hướng dẫn khách vào khu vực chính sự kiện  Khai mạc sự kiện - Đợi múa lân trình diễn tạo bầu không khí - MC lên ổn định vị trí khách mời, nói lời bắt đầu b̉i lễ 2.4 Kế hoạch tổ chức điều hành 2.4.1 Điều hành sân khấu Kiểm tra tất công tác chuẩn bị theo danh sách đã liệt kê từ trước Theo dõi diễn biến chính sự kiện theo kịch chương trình đã lên, nếu có bất cứ bất thường nào, yêu cầu nhân viên thông báo cho quản lý phụ trách để có kế hoạch ứng biến phù hợp Đốc thúc, nhắc nhở nhân viên trước mỗi tiết mục để nhân viên chuẩn bị sẵn sàng Phối hợp việc xử lý sự cớ (nếu có): - Nhanh chóng nhận biết tình h́ng phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức đợ ảnh hưởng tình h́ng phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải qút tình h́ng - Phới hợp giải qút tình h́ng - Xử lý tình h́ng mợt cách hợp lý đới với từng tình h́ng cụ thể Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu 2.4.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời khán giả sự kiện: Yêu cầu đội bảo an nộp báo cáo phân công nhân sự bảo an, giám sát chặt chẽ khách mời Kiểm tra, giám sát diễn biến khán giả khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý sự kiện Hướng dẫn khách mời tham gia đặt câu hỏi thảo luận, tham quan triển lãm Phối hợp việc giải qút tình h́ng phát sinh liên quan đến khách mời: - Nhanh chóng nhận biết tình h́ng phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức đợ ảnh hưởng tình h́ng phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải qút tình h́ng - Phới hợp giải qút tình h́ng - Xử lý tình h́ng mợt cách hợp lý đới với từng tình h́ng cụ thể Lập báo cáo nội dung liên quan đến khách mời 2.4.3 Điều hành hoạt động phụ trợ Xác định đầy đủ danh mục hoạt động phụ trợ cho sự kiện: triển lãm bán hàng Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho hoạt động phụ trợ Người phụ trách nộp báo cáo phân công lao động hoạt động cho nhà quản lý sự kiện: 25 nhân viên bán hàng sẽ tư vấn mua hàng cho khách mời quan tâm đến sản phẩm Tiến hành triển khai hoạt động phụ trợ: - Kiểm tra, giám sát đầy đủ q trình triển khai hoạt đợng phụ trợ - Sử dụng bộ đàm để điều hành, phân công từ hậu trường - Báo cáo với người phụ trách nếu có bất thường xảy (vượt phạm vi trách nhiệm) Phối hợp giải quyết tình h́ng phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình h́ng phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức đợ ảnh hưởng tình h́ng phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải qút tình h́ng - Phới hợp giải qút tình h́ng - Xử lý tình h́ng mợt cách hợp lý đới với từng tình huống cụ thể Lập báo cáo hoạt đợng phụ trợ sự kiện 2.5 Kế hoạch phịng ngừa giải cố phát sinh  Mất điện Tở chức sự kiện tất nhiên điện ́u tớ ưu tiên hàng đầu Nếu khơng có điện trang thiết bị trở nên vô nghĩa Vì vậy, ln phải có bợ máy phát điện hỡ trợ Đờng thời, cần có loại đèn dự phòng, nhanh chóng chủn ng̀n điện sang máy phát điện để chương trình tiếp tục  Hư hỏng thiết bị Có thiết bị có thể hư hỏng đột ngột thời gian diễn sự kiện vơ tình chúng hư hỏng Trong trường hợp ln phải có kỹ thuật viên túc trực để sửa chữa khắc phục tình trạng  Người tham dự bị bệnh đột ngột Với số lượng người đông, không hiếm trường hợp khách mời tham gia chương trình ngất xỉu bị đợt quỵ, chấn thương vấp té,… Chính vậy, ln phải chuẩn bị thiết bị y tế, xe cứu thương y tá túc trực  Hỏa hoạn Sự kiện diễn đờng nghĩa với việc có rất nhiều thiết bị điện đóm nên phòng tránh hỏa hoạn khơng bao giờ thừa Trong khuôn viên để tổ chức sự kiện, đảm bảo ln trang bị bình chữa cháy nhiều nơi xung quanh Nếu hỏa hoạn xảy ra, cần nhanh chóng tắt hết thiết bị điện nếu sơ tán người đến nơi an toàn từ lới hiểm Sau đờng thời sử dụng bình cứu hỏa kiểm sốt đám cháy gọi nhân viên cứu hỏa tới  Khách mời tới trễ Có khơng ít trường hợp khách mời dù lý khách quan hay chủ quan đến trễ khiến cho MC sân khấu khó xử Chính vậy, để giải qút tình h́ng này, cần chuẩn bị trước gameshow thời gian giao lưu MC khách mời để kéo thời gian  Nhà tài trợ rút tài trợ Các nhà tài trợ có vơ vàn lý để rút tài trợ chúng ta, cần lên trước danh sách nhà tài trợ tiềm để có thể giải q́t sự cớ nhanh nhất.Bên cạnh đó, cần đới chiếu với bảng chi phí thành phần sự kiện, xem xét giảm thiểu chi phí khơng cần thiết tìm nhà cung ứng rẻ Ngoài ra, nếu nhà tài trợ rút tài trờ sau ký hợp đờng cần đảm bảo hợp đờng có điều khoản u cầu bời thường chính đáng  Rủi ro nhân Với sự kiện lớn cần rất đông nhân sự, nên không thể loại bỏ khả lao động bỏ việc hay diễn tranh cãi, xích mích diễn tình trạng thiếu nhân sự,… Vậy nên nhân viên tất bộ phận cần phổ biến công việc chung bộ phận khác để có thể nhanh chóng điều đợng ngang thay thế nhân viên nếu cần 2.6 Kế hoạch kết thúc kiện 2.6.1 Tổ chức bế mạc Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện Chuẩn bị tài liệu để chuyển cho quan báo chí, truyền thông Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện Xử lý tình h́ng phát sinh: - Nhanh chóng nhận biết tình h́ng phát sinh ngồi dự kiến - Xác định mức đợ ảnh hưởng tình h́ng phát sinh đến sự kiện - Tập trung ưu tiên giải quyết tình h́ng - Phới hợp giải qút tình h́ng - Xử lý tình h́ng mợt cách hợp lý đới với từng tình h́ng cụ thể 2.6.2 Tiễn khách MC lên tiếng thông báo tuyên bố kết thúc sự kiện cảm ơn sự tham gia khách mời Lễ tân tiễn khách, gửi lời cảm ơn tặng quà cho khách mời Đồng thời nhân viên phục vụ hỗ trợ khách đến nhà để xe, gọi xe cho khách 2.6.3 Thanh tốn kiện Tởng hợp khoản chi phí sự kiện Thanh toán - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản tốn hợp đờng - Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ… có liên quan - Thương lượng giải quyết khoản chi phí chưa thống nhất/ khoản chi phí phát sinh ngồi dự tốn ngân sách - Thanh tốn với nhà cung ứng bên liên quan 2.6.4 Phối hợp giải cơng việc cịn lại sau kiện - Phân loại, lập báo cáo công việc còn lại sau chuyến (mất mát, thất lạc tài sản khách, tai nạn, bảo hiểm…) - Lên danh sách khách hàng mua hàng sự kiện, đăng ký mua hàng; liên lạc, chăm sóc khách hàng 2.6.5 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện Lập báo cáo sự kiện cho công ty - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo mẫu doanh nghiệp - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Lập báo cáo sự kiện để gửi cho quan quản lý nhà nước/ quan truyền thông, báo chí - Thu thập đầy đủ thơng tin có liên quan - Lập báo cáo chi tiết theo yêu cầu/ mẫu báo cáo thơng dụng - Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với đối tác Tổng kết công tác tổ chức sự kiện ban tổ chức sự kiện: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức sự kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng Tổng kết công tác tổ chức sự kiện nội bộ công ty: - Tập hợp loại báo cáo, tài liệu… có liên quan - Đánh giá - Tổng kết công tác tổ chức sự kiện - Rút kinh nghiệm - Khen thưởng KẾT LUẬN Ngành Tổ chức sự kiện Việt Nam phát triển với tớc đợ nhanh chóng nhu cầu quảng bá thương hiệu sản phẩm mới doanh nghiệp Nhu cầu tổ chức sự kiện khác gia tăng cho thấy vai trò quan trọng nghề tổ chức sự kiện đối với tổ chức, doanh nghiệp Công việc tổ chức sự kiện một bức tranh trò chơi ghép hình người chơi chỉ thành cơng ghép hồn chỉnh bức tranh hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Đẳng cấp mỡi cơng ty thể hiện chính sự hồn hảo từng tiểu tiết mỗi event họ tổ chức Nghề tổ chức sự kiện nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức chịu áp lực cao Họ còn phải biết cách xoay xở ứng phó tình h́ng Ít người biết từ bắt đầu sự kiện cho đến kết thúc, người tở chức sự kiện dù có bề ngồi trầm tĩnh thế đầu óc họ “căng ra” để dự trù xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào” Và chỉ sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm Đới với tiểu luận lần này, chỉ lên kế hoạch thân em cảm nhận một phần công việc người làm nghề Tổ chức sự kiện Với đề tài “Kế hoạch tổ chức lễ mắt sản phẩm Tủ Lạnh FroIce của công ty VK”, em đã đưa một số mục chung riêng nhất định cần có kế hoạch chương trình bao gồm bước từ việc lên ý tưởng cho đến xây dựng ý tưởng thơng qua bước chuẩn bị, chạy chương trình kết thúc Trong trình thực hiện tiểu luận có thể còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận ý kiến đóng góp thầy để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Phùng Đức Thiện, “Bài giảng quản trị kinh doanh kiện” - Trường Đại học Thăng Long Khách sạn landmark72.intercontinental.com InterContinental Hanoi Landmark 72: PHỤ LỤC Phòng tổ chức lễ mắt sản phẩm FroIce khách sạn Intercontinental landmark 72 Hình ảnh mơ sản phẩm FroIce Hình ảnh mơ khu triển lãm trưng bày sản phẩm tủ lạnh FroIce Hình ảnh mơ thiệp mời dự lễ mắt sản phẩm tủ lạnh FroIce ... này, chỉ lên kế hoạch thân em cảm nhận một phần công việc người làm nghề Tổ chức sự kiện Với đề tài “Kế hoạch tổ chức lễ mắt sản phẩm Tủ Lạnh FroIce của công ty VK? ??, em đã đưa mợt... loại hình du lịch MICE phát triển  Tổ chức kiện và thời vụ du lịch Một thế mạnh sự kiện tạo sức hút khách du lịch để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực thời vụ du lịch Tại điểm du lịch chịu... du lịch sẽ tiến hành đầu tư nâng cấp sở vật chất PHẦN NỘI DUNG 2.1 Viết chương trình kiện 2.1.1 Giới thiệu khái quát kiện 2.1.1.1 Tên gọi: Kế hoạch tổ chức lễ mắt sản phẩm Tủ Lạnh FroIce