Kế hoạch phòng ngừa và giải quyết các sự cố phát sinh

 Mất điện

Tổ chức sự kiện tất nhiên thì điện là yếu tố ưu tiên hàng đầu. Nếu không có điện mọi trang thiết bị đều trở nên vô nghĩa. Vì vậy, luôn phải có bộ máy phát điện hỗ trợ. Đồng thời, cần có các loại đèn sạch dự phòng, nhanh chóng chuyển các nguồn điện sang máy phát điện để chương trình được tiếp tục.

 Hư hỏng thiết bị

Có những thiết bị có thể hư hỏng đột ngột ngay trong thời gian diễn ra sự kiện hoặc chúng ta vô tình chúng hư hỏng. Trong những trường hợp này luôn phải có kỹ thuật viên túc trực để sửa chữa và khắc phục tình trạng này.

Với số lượng người đông, không hiếm trường hợp khách mời tham gia chương trình ngất xỉu hoặc bị đột quỵ, chấn thương do vấp té,… Chính vì vậy, luôn phải chuẩn bị các thiết bị y tế, xe cứu thương cùng y tá túc trực.

 Hỏa hoạn

Sự kiện diễn ra đồng nghĩa với việc có rất nhiều các thiết bị điện đóm nên phòng tránh hỏa hoạn không bao giờ là thừa. Trong khuôn viên để tổ chức sự kiện, đảm bảo luôn được trang bị các bình chữa cháy ở nhiều nơi xung quanh. Nếu hỏa hoạn xảy ra, cần nhanh chóng tắt hết các thiết bị điện nếu và sơ tán mọi người đến nơi an toàn từ các lối thoát hiểm. Sau đó đồng thời sử dụng bình cứu hỏa kiểm soát đám cháy và gọi nhân viên cứu hỏa tới.

 Khách mời tới trễ

Có không ít trường hợp các khách mời dù lý do khách quan hay chủ quan đến trễ khiến cho MC trên sân khấu khó xử. Chính vì vậy, để giải quyết tình huống này, cần chuẩn bị trước gameshow và thời gian giao lưu giữa MC và khách mời để kéo thời gian.

 Nhà tài trợ rút tài trợ

Các nhà tài trợ có vô vàn lý do để rút tài trợ của chúng ta, vì vậy cần lên trước danh sách các nhà tài trợ tiềm năng để có thể giải quết sự cố nhanh nhất.Bên cạnh đó, cần đối chiếu với bảng chi phí các thành phần sự kiện, xem xét giảm thiểu các chi phí không cần thiết hoặc đi tìm nhà cung ứng rẻ hơn. Ngoài ra, nếu nhà tài trợ rút tài trờ sau khi ký hợp đồng thì cần đảm bảo trong hợp đồng có các điều khoản yêu cầu bồi thường chính đáng.

 Rủi ro về nhân sự

Với sự kiện lớn này cần rất đông nhân sự, vậy nên cũng không thể loại bỏ khả năng các lao động bỏ việc hay diễn ra tranh cãi, xích mích hoặc diễn ra tình trạng thiếu nhân sự,… Vậy nên các nhân viên ở tất cả các bộ phận đều cần được phổ biến công việc chung của các bộ phận khác để có thể nhanh chóng điều động ngang hoặc thay thế nhân viên nếu cần.