Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng ở viễn thông TPHCM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nguyễn Bảo Ngọc CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG Ở VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nguyễn Bảo Ngọc CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG Ở VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS PHẠM VĂN DƯỢC TP.Hồ Chí Minh – Năm 2015 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng – tốn Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng tôi.Các kết luận văn trung thực chưa công bố công trình khác Học viên Nguyễn Bảo Ngọc MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài: Tổng quan nghiên cứu trƣớc hệ thống kiểm soát nội Mục tiêu nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: Phƣơng pháp nghiên cứu: Kết cấu luận văn: CHUƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 1.1 Quá trình hình thành phát triển COSO 1.2 Tổng quan KSNB theo báo cáo COSO 2013 1.2.1 Khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2013 1.2.2 Tóm tắt số nội dung KSNB theo báo cáo COSO 2013 1.2.3 Những thay đổi COSO 2013 so với COSO 1992 10 1.3 Hạn chế vốn có hệ thống kiểm sốt nội 11 1.4 Tổng quan chu trình kinh doanh đơn vị 11 1.5 Khái quát chu trình mua hàng – toán 13 1.5.1 Các chức chu trình mua hàng - toán 13 1.5.2 Những sai phạm xảy chu trình mua hàng – toán 16 1.5.3 Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình mua hàng- toán 18 1.5.4 Hệ thống chứng từ báo cáo kế tốn chu trình mua hàng - toán20 KẾT LUẬN CHƢƠNG 21 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 34 2.1 Giới thiệu Tập Đồn Bƣu Viễn Thơng Việt Nam 34 2.1.1 Lịch sử hình thành 34 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 38 2.2 Giới thiệu Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 38 2.2.1 Lịch sử hình thành 38 2.2.2 Ngành nghề kinh doanh 40 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 40 2.2.4 Các phương thức mua hàng - toán Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 41 2.3 Hệ thống văn đƣợc áp dụng đơn vị để kiểm soát nội 44 2.4 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - tốn 45 2.4.1 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - tốn Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 45 2.5 Những mặt hạn chế tồn hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn chu trình bán hàng - thu tiền Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh 61 2.5.1 Mơi trường kiểm soát 61 2.5.2 Thiết lập mục tiêu 63 2.5.3 Nhận dạng kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt 63 2.5.4 Thông tin truyền thông 64 2.5.5 Giám sát 64 KẾT LUẬN CHƢƠNG 65 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 71 3.1 Cơ sở đƣa giải pháp hoàn thiện 71 3.2 Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng - tốn 71 3.2.1 Mơi trường kiểm soát 71 3.2.2 Thiết lập mục tiêu 75 3.2.3 Nhận dạng kiện đánh giá rủi ro 75 3.2.4 Đối phó rủi ro 77 3.2.5 Hoạt động kiểm soát 78 3.2.6 Thông tin truyền thông 80 3.2.7 Giám sát 81 3.3 Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đoàn 81 3.4 Kiến nghị với Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 82 KẾT LUẬN CHƢƠNG 83 KẾT LUẬN CHUNG 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGĐ : Ban giám đốc COSO : Committeee of Sponsoring Organization ĐVTT : Đơn vị trực thuộc HTPT : Hạch toán phụ thuộc KSNB : Kiểm soát nội P.KH : Phòng kế hoạch P.M&DV : Phòng mạng dịch vụ TTCUVT : Trung tâm cung ứng vật tư TTKD : Trung tâm kinh doanh VT−CNTT : Viễn thông công nghệ thơng tin VT- HH : Vật tư hàng hóa VTTP : Viễn thông Thành phố DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1-1: Các sai phạm xảy chu trình mua hàng – tốn 15 Bảng 2-1: Bảng tổng hợp văn áp dụng đơn vị để kiểm soát nội 44 DANH MỤC CÁC HÌNH Sơ đồ 1-1 : Chu trình kinh doanh 11 Sơ đồ 3-1 Sơ đồ lựa chọn cách thức đối phó rủi ro 78 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam diễn biến ngày phức tạp, hàng loạt doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, việc trì tồn mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp Trước cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nhà nước nói chung, doanh nghiệp viễn thơng di động nói riêng phải đối mặt với nhiều rủi ro trình kinh doanh với mức độ ảnh hưởng ngày tăng cao cạnh tranh, sức ép công việc, trình độ gian lận ngày tinh vi… Phần lớn doanh nghiệp viễn thông di động doanh nghiệp nhà nước Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam (VNPT) đơn vị có bề dày hoạt động lâu dài nhất, với sở hạ tầng đầy đủ khơng thể nằm ngồi vịng xốy cạnh tranh Do vậy, bên cạnh việc nghiên cứu xây dựng chiến lược kinh doanh để cạnh tranh với doanh nghiệp bên ngồi việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu bên doanh nghiệp không phần quan trọng nhằm để kiểm soát điều hành hoạt động đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Trong năm gần đây, số Tập đoàn, Tổng Công ty lỗ liên tục qua năm, lỗ từ năm trước đến chưa xử lý điển hình vụ thất hàng chục ngàn tỷ đồng Tập đồn Cơng nghiệp tàu thủy Việt Nam Vinashin Bên cạnh việc chịu ảnh hưởng biến động kinh tế, quản trị tài doanh nghiệp nhà nước cịn yếu Điều thể hệ thống kiểm soát nội chưa thực hữu hiệu hiệu quả, chưa phù hợp với đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp Xây dựng hệ thống kiểm 80 thực với tất nhà cung cấp định kỳ sáu tháng cuối năm Công việc đối chiếu xác nhận công nợ thực Kế tốn để có điều chỉnh kịp thời - Thứ sáu, lập báo cáo nhập hàng để theo dõi đơn đặt hàng chưa thực nhằm đôn đốc nhà cung cấp giao hàng hạn Việc lập báo cáo nhập hàng nên giao cho thủ kho thực Báo cáo chuyển đến Phịng KHKD để theo dõi, đơn đốc nhà cung cấp giao hàng hạn cam kết Ngoài ra, qua báo cáo Phòng KHKD tiến hành đánh giá lại uy tín nhà cung cấp danh sách cập nhật lại danh sách, thay nhà cung cấp không đảm bảo yêu cầu nhà cung cấp Vẫn cịn tình trạng sử dụng chung quyền truy cập Cụ thể nhân viên kế toán tự ý cung cấp quyền truy cập cho người thay nghỉ phép, công tác mà không mở quyền truy cập cho nhân viên thay Đơn vị cần thực nghiêm túc sách bảo mật thông tin, đưa quy định xử lý cụ thể phát nhân viên sử dụng quyền truy cập người khác cho mượn quyền truy cập, cố gắng truy cập vào chương trình khơng phân quyền Định kỳ hàng tháng, tất chương trình phải yêu cầu người sử dụng thay đổi mật truy cập Đồng hóa tất chương trình, đảm bảo thực khóa kỳ kế tốn tất chương trình khóa lại Quy định điều chỉnh phần mềm: Khi có sai sót hệ thống cần phải chỉnh sửa tuyệt đối khơng phép chỉnh sửa trực tiếp nghiệp vụ nhập mà phải lập bút toán điều chỉnh để ghi lại dấu vết chỉnh sửa liệu, phải thơng qua người có thẩm quyền Ban hành quy định cụ thể quản lý tài sản, vật tư thiết bị đơnvị, trách nhiệm cụ thể để xảy mát Sắp xếp lại kho bãi, trang bị camera theo dõi nhằm tạo điều kiện cho thủ kho bảo quản chủng loại vật tư đa dạng với khối lượng lớn Định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản đối chiếu với số liệu sổ sách Bất kỳ chênh lệch cần giải trình xử lý thỏa đáng 3.2.6 Thơng tin truyền thông Thông tin truyền thông điều kiện khơng thể thiếu cho việc thiết lập, trì nâng cao lực kiểm sốt cho đơn vị Chính việc xây dựng hệ thống thơng tin bảo đảm yêu cầu chất lượng thông tin thích hợp, kịp thời, cập 81 nhật, xác truy cập thuận tiện điều mà lãnh đạo đơn vị phải quan tâm thực Kết khảo sát cho thấy thông tin – truyền thông doanh nghiệp tương đối tốt, đáp ứng yêu cầu đặt Tuy nhiên, để tăng tính hiệu kiểm sốt nữa, giải pháp thiếu để giúp cho việc truyền thơng bên đơn vị trơi chảy lập sơ đồ mơ tả chu trình bán hàng nhiệm vụ giao 3.2.7 Giám sát Nhằm đảm bảo hệ thống KSNB chu trình mua hàng – tốn đơn vị ln hoạt động hữu hiệu hoạt động giám sát cần phải thực Kết khảo sát cho thấy ban lãnh đạo chưa quan tâm đến việc giám sát quản trị rủi ro hoạt động doanh nghiệp Ngồi ra, hoạt động đánh giá tính hữu hiệu hiệu hệ thống KSNB khơng thơng qua q trình giám sát đánh giá lại Vì thế, để tăng cường tính hiệu công tác giám sát, Các nhà quản lý đơn vị nên thiết lập thủ tục để giám sát tất hoạt động đơn vị để xem có hoạt động theo thiết kế hay khơng có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với giai đoạn phát triển đơn vị hay khơng Bên cạnh đó, cần xây dựng cấu tổ chức thích hợp, phân chia trách nhiệm, quyền hạn cá nhân rõ ràng để đem lại giám sát cá nhân cá nhân khác nhằm để phát sai sót ngăn ngừa hành động gian lận nhân viên 3.3 Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đồn Để tăng cường tính hiệu hệ thống KSNB, địi hỏi phải có cố gắng từ thân đơn vị Bên cạnh đó, đơn vị cần có giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đồn Là đơn vị chủ quản, cách nhìn nhận Tập Đồn hệ thống KSNB hoạt động đơn vị có ảnh hưởng định đến tư đơn vị thành viên Vì vậy, thiết kế hệ thống KSNB từ cấp Tập Đoàn cần xây dựng hoàn thiện phù hợp với đặc điểm ngành, tình hình kinh doanh giai đoạn cụ thể Đồng thời, Tập Đoàn cần ban hành văn bản, định hướng, hỗ trợ cho đơn vị thành viên việc thực giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB, yêu cầu đơn vị nghiêm chỉnh thực hiện, báo cáo Tập Đoàn theo định kỳ để theo dõi, giám sát đơn vị thành viên việc vận hành hệ thống KSNB có chấn chỉnh kịp thời 82 3.4 Kiến nghị với Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh Các kiến nghị tác giả đưa đề tài với mong muốn giúp lãnh đạo VTTP xem xét, phấn đấu cho mục tiêu định hướng lâu dài, cách thức góp phần hoàn thiện HTKSNB đơn vị nhân tố phát huy hiệu giải pháp đề xuất - Tổ chức lớp đào tạo, cử cán quản lý tập huấn khóa quản trị rủi ro để trang bị kiến thức cần thiết rủi ro tư quản lý Điều giúp lãnh đạo có bước linh hoạt chủ động chiến lược kinh doanh, nhận diện, phân tích đối phó rủi ro đơn vị tốt - Xóa bỏ chế ưu tiên người quen ngành, tránh nễ tuyển dụng, bố trí cơng việc để khơng gây bất bình nội đơn vị - Xóa bỏ tư tưởng ngại thay đổi, kinh doanh theo lối mòn cũ, người sau làm theo người trước để đảm bảo an tồn, tránh mạo hiểm - Xóa bỏ tư kinh doanh vốn Nhà nước để có nhìn sâu rộng trình điều hành hoạt động kinh doanh đơn vị - Tổ chức buổi nói chuyện văn hóa doanh nghiệp cho cán cơng nhân viên tồn đơn vị để người thấy giá trị tích cực mặt hạn chế để định hướng xây dựng doanh nghiệp ngày tốt - Xây dựng sách động lực tạo điều kiện để cán công nhân viên phát huy sáng tạo lao động sản xuất kinh doanh Đồng thời khuyến khích cán cơng nhân viên nâng cao trình độ, kiến thức để họ dám nghĩ, dám làm dám chịu trách nhiệm với làm 83 KẾT LUẬN CHƢƠNG Dựa kết khảo sát, tìm hiểu, đánh giá thực trạng Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh, vận dụng kiến thức hệ thống KSNB theo báo cáo COSO năm 2013, tác giả đề xuất giải pháp giúp hoàn thiện yếu kém, tồn yếu tố hệ thống KSNB đơn vị Bên cạnh đó, tác giả đưa kiến nghị để thúc đẩy hiệu giải pháp, hy vọng giúp doanh nghiệp lựa chọn áp dụng để bước hồn thiện hệ thống kiểm soát nội đơn vị Tuy nhiên, giải pháp cho tình hình Thực tế, điều kiện kinh doanh đơn vị không ngừng thay đổi, mang đến khơng rủi ro tiềm ẩn Điều địi hỏi đơn vị phải thường xuyên theo dõi, cập nhật nghiên cứu để kịp thời đưa giải pháp hữu hiệu giúp ngăn ngừa kiểm soát rủi ro kinh doanh 86 KẾT LUẬN CHUNG Với cạnh tranh khốc liệt kinh tế thị trường nay, Việt Nam hội nhập quốc tế cạnh tranh khốc liệt Nó đặt nhiều thách thức cho doanh nghiệp, doanh nghiệp nhà nước Do vậy, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội giúp doanh nghiệp hạn chế ngăn ngừa rủi ro không cần thiết hợac thiệt hại không đáng có Bên cạnh đó, hệ thống KSNB vững mạnh góp phần ngăn chặn sớm gian lận, đảm bảo tính xác số liệu kế tốn, giám sát việc tuân thủ quy trình quy định doanh nghiệp Nhà nước Từ đó, doanh nghiệp có cải tiến hệ thống quản lý ngày hiệu đạt mục tiêu đề Với cạnh tranh khốc liệt diễn thị trường viễn thông di động nay, việc xây dựng khơng ngừng hồn thiện hệthống KSNB trở thành yêu cầu cấp thiết sau đối viễn Viễn thông Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Tập đồn Bưu viễn thơng Việt Nam nói chung Qua đề tài này, tác giả hệ thống hóa nội dung HTKSNB Thông qua khảo sát thực tế, tác giả trình bày cách chi tiết thực trạng HTKSNB chu trình mua hàng – tốn Viễn Thơng Thành phố Hồ Chí Minh Từ đó, đưa ý kiến phân tích, đánh giá ưu nhược điểm, xác định nguyên nhân tồn Với việc áp dụng lý thuyết phân tích thực trạng đơn vị, tác giả đề xuất giải pháp kiến nghị giúp đơn vị hoàn thiện HTKSNB chu trình Trong trình thực luận văn, tác giả khó tránh khỏi hạn chế, thiếu sót thay đổi sách thường xuyên doanh nghiệp, ý kiến chủ quan thân Tác giả mong nhận đóng góp ý kiến q thầy giáo để luận văn hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1) Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, 2012 Kiểm soát nội Nhà xuất Phương Đơng 2) Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn - Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế TP.HCM, 2012 Kiểm tốn Nhà xuất Phương Đơng 3) Bộ tài chính, 2006 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam Hà Nội: NXB Tài chính- 4) Luật viễn thơng Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ – số 41/2009/QH12 ngày 23/11/2009 5) Võ Văn Nhị, 2008 Kế toán tài NXB Tài 6) Cùng văn nội liên quan tập đoàn VNPT, luận văn nghiên cứu khác,… Tiếng Anh 7) Joseph T.Wells, 2004 Principles of Fraud Examination 8) Marshall B Rommey and Paul John Steinbart, 2006 Accounting Information Systems Brigham Young Universsity Trang web 9) http://www.coso.org/documents/coso_erm_executivesummary.pdf 10) http://www.coso.org/documents/990025P_Executive_Summary_final_may20_e.pdf 11) http://www.coso.org/documents/coso%20mcnallytransition%20articlefinal%20coso%20version%20proof_5-31-13.pdf PHỤ LỤC DANH SÁCH CÁC CÂU HỎI VÀ KẾT QUẢ KHẢO SÁT Tỉ lệ Có Khơng Có Khơng 58 22 73% 28% 36 44 45% 55% 38 42 48% 53% 53 27 66% 34% 80 0% 100% 80 0% 100% 80 0% 100% 75 94% 6% 80 100% 0% A Mơi trƣờng kiểm sốt Tính trực giá trị đạo đức Cơng ty có quy định việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay thứ khác từ nhà cung cấp khơng? Có đưa biện pháp kỉ luật hành vi không? Các biện pháp xử lý vi phạm nhân viên thông đồng với nhà cung cấp có thực theo quy định khơng? Anh chị có đọc qua văn quy định tính trung thực ứng xử có đạo đức cơng ty chưa? Cơng ty có quy định mức phạt hay hình thức kỉ luật phát nhân viên mua hàng thủ kho thông đồng che giấu việc nhà cung cấp giao hàng không số lượng theo hợp đồng khơng? Chính sách nhân cam kết lực Thông tin tuyển dụng đơn vị có cơng bố rộng rãi phương tiện truyền thơng báo chí khơng? Đơn vị có đưa yêu cầu kiến thức kỹ tuyển dụng nhân viên cho chu trình khơng? Việc tuyển dụng đơn vị có xây dựng thành quy trình cụ thể khơng? Đơn vị có ưu tiên tuyển người thân, người quen nhân viên đơn vị không? Công ty có bảng mơ tả nhiệm vụ cụ thể cơng việc chu trình mua hàng khơng? Tỉ lệ Có Khơng Có Khơng 24 56 30% 70% 75 94% 6% 51 29 64% 36% 72 10% 90% 80 100% 0% 67 13 84% 16% 71 89% 11% 67 13 84% 16% 80 100% 0% Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức chương trình đào tạo hay cử nhân viên tham gia 10 khóa học ngắn hạn bên ngồi để nâng cao trình độ hay cập nhật kiến thức chu trình mua hàng cho nhân viên khơng? Các sai phạm hình thức kỷ luật có cơng bố 11 cho toàn thể nhân viên biết rút kinh nghiệm khơng? Định kỳ cơng ty có tổ chức họp đánh giá, xếp loại, 12 kiểm điểm mức độ hoàn thành nhiệm vụ cá nhân không? Ban Giám đốc Ban Thanh tra 13 14 Ban Giám đốc có nghiên cứu rủi ro thường xuyên giám sát hoạt động mua hàng khơng? Đơn vị có thành lập Ban Kiểm tốn nội khơng? Ban Giám đốc có nhận báo cáo kiểm sốt 15 nội tuân thủ quy định chu trình mua hàng khơng? Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 16 Nhân viên có ngại phát biểu ý kiến họp khơng? Ban Giám đốc có thường xun thảo luận, trao đổi với nhân viên cấp dưới, có lắng nghe ý kiến 17 nhân viên trình thực sách liên quan đến chu trình mua hàng- tốn khơng? Lãnh đạo phịng ban chức đơn vị 18 trực thuộc có liên quan chu trình mua hàng tốn có sẵn sàng bàn bạc, hợp tác với Tỉ lệ Có Khơng Có Khơng 80 0% 100% 72 90% 10% 80 100% 0% 80 100% 0% 44 36 55% 45% 80 100% 0% 80 100% 0% 64 16 80% 20% 70 10 88% 13% cơng việc khơng? Ban Giám đốc có chấp nhận mua hàng không 19 theo tiêu chuẩn chất lượng để hạ giá nhằm gia tăng lực cạnh tranh với đối thủ khơng? Cơng ty có ban hành văn hướng dẫn thực 20 chu trình mua hàng tốn thống tồn đơn vị khơng? Cơ cấu tổ chức phân định quyền hạn, trách nhiệm 21 Cơ cấu tổ chức đơn vị có phù hợp với hoạt động diễn chu trình khơng? Tại đơn vị, cấu tổ chức có xác định rõ ràng 22 quyền hạn trách nhiệm chủ yếu hoạt động chu trình mua hàng - tốn khơng? Xét chu trình mua hàng - tốn, phân 23 cơng cơng việc, ban lãnh đạo có phân tích kiến thức kỹ nhân viên để giao việc không? 24 Nhân viên mua hàng thủ kho có tách biệt quyền hạn trách nhiệm chu trình khơng? Nhân viên thủ kho nhân viên kế tốn có 25 tách biệt quyền hạn trách nhiệm chu trình khơng? Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm có phù 26 hợp với mục tiêu, chức hoạt động phòng ban, cá nhân chu trình mua hàng, tốn khơng? Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm 27 phận phịng ban liên quan chu trình có quy định văn khơng? Tỉ lệ B Có Khơng Có Khơng 80 0% 100% 17 63 21% 79% 80 0% 100% 80 0% 100% 80 0% 100% 80 0% 100% 80 0% 100% - Né tránh rủi ro 20 60 25% 75% - Giảm bớt rủi ro 80 0% 0% - Chuyển giao rủi ro 80 0% 0% - Chấp nhận rủi ro 60 20 75% 25% Đánh giá rủi ro Thiết lập mục tiêu 28 29 Đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho chu trình mua hàng - tốn khơng? Các mục tiêu đơn vị có công bố rộng rãi không? Các mục tiêu phận có liên kết hỗ trợ 30 hoạt động chu trình mua hàng tốn khơng? Mục tiêu chung chu trình có cụ thể thành 31 mục tiêu cho phận có liên quan chu trình khơng? Nhận dạng rủi ro Đơn vị có nhận dạng kiện tiềm tàng 32 quan trọng ảnh hưởng đến mục tiêu chu trình khơng? Đánh giá rủi ro Đơn vị có thường xuyên đánh giá rủi ro 33 việc thay đổi sách bán hàng nhà cung cấp khơng? Đơn vị có nhận dạng rủi ro từ khả 34 thất hàng hóa nhân viên thủ kho khơng có kinh nghiệm quản lý kho khơng? Đối phó rủi ro 35 Đơn vị lựa chọn cách thức đối phó rủi ro sau Tỉ lệ 36 C Đơn vị có xây dựng phương án xử lý xảy rủi ro khơng? Có Khơng Có Khơng 80 0% 100% 80 100% 0% 70 10 88% 13% 80 100% 0% 80 100% 0% 80 0% 100% 80 100% 0% 80 100% 0% 80 100% 0% 80 100% 0% 80 100% 0% Hoạt động kiểm soát Sự soát xét nhà quản lý phân tích rà sốt Số liệu thực tế so với kế hoạch, so với năm trước 37 phận tồn doanh nghiệp có Ban lãnh đạo thường xuyên so sánh, đối chiếu không? Các sáng kiến đổi để cải tiến chu trình mua 38 hàng có Ban Giám đốc xem xét cách nghiêm túc khơng? Q trình xử lý thơng tin Đơn vị có sử dụng hệ thống máy tính để xử lý 39 nghiệp vụ liên quan đến chu trình mua hàng - tốn khơng? Phần mềm kế tốn có chức phân quyền cho 40 nhân viên tương ứng với chức nhiệm vụ họ không? 41 42 43 44 45 46 Phần mềm kế tốn có cho phép thêm, sửa, xóa chứng từ khơng? Phần mềm kế tốn có cho phép thay đổi số chứng từ ngày hạch tốn khơng? Phần mềm kế tốn có chức ghi nhận thời gian người sử dụng thao tác nghiệp vụ không? VTTP có cập nhật liệu từ đơn vị trực thuộc không? Các nghiệp vụ mua hàng ngồi khối HTPT có đề nghị từ phận có nhu cầu khơng? Giấy đề nghị cấp hàng hóa TTVT có giám đốc TTVT xét duyệt khơng? Tỉ lệ Có 47 48 49 Các nghiệp vụ mua hàng khối HTPT có đề nghị phận sử dụng khơng? Phịng KHVT có kiểm tra tình hình tồn kho hàng hóa trước lập tờ trình mua hàng khơng? Tờ trình mua hàng có lãnh đạo đơn vị xét duyệt khơng? Khơng Có Khơng 60 20 75% 25% 80 100% 0% 80 100% 0% 80 0% 100% 75 94% 6% 80 100% 0% 15 65 19% 81% 18 62 23% 78% 80 100% 0% 80 100% 0% 72 90% 10% 80 100% 0% 22 58 28% 73% 80 100% 0% Thủ kho có nhận đơn đặt hàng phê 50 duyệt để làm đối chiếu hàng hóa nhập kho khơng? 51 52 53 Thủ kho có đối chiếu số lượng hàng hóa nhận với biên giao nhận khơng? Biên giao nhận có bên liên quan ký đầy đủ khơng? Thủ kho có lưu trữ hàng hóa theo mốc thời gian nhập kho, thời hạn bảo hành khơng? Có quy định chứng từ nhập kho phải chuyển kế 54 toán vật tư sau hồn thành việc kiểm tra hàng hóa nhập kho khơng? 55 56 Thủ kho có thực ghi thẻ kho quy định khơng? Kế tốn có hạch tốn nghiệp vụ nhập kho sau hồ sơ nhập kho khơng? Kế tốn có thực kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ 57 chứng từ có liên quan trước ghi nhận nghiệp vụ mua hàng - tốn khơng? 58 59 60 Bộ mã hàng hóa có tạo thống tồn đơn vị khơng? Kế tốn có theo dõi cơng nợ phải trả khách hàng theo hóa đơn khơng? Chứng từ tốn có Kế tốn trưởng Tỉ lệ Có Khơng Có Khơng 80 100% 0% 52 28 65% 35% BGĐ phê duyệt không? Sự phân quyền nghiệp vụ 61 62 Việc ủy quyền xét duyệt có cụ thể văn khơng? Việc ủy quyền xét duyệt có bị chồng chéo khơng? Kiểm sốt vật chất 63 Đơn vị có thực kiểm kê định kỳ không? 80 100% 0% 64 Đơn vị có thực kiểm kê đột xuất khơng? 30 50 38% 63% 65 Tổ KSNB có chứng kiến kiểm kê không? 80 0% 100% 20 60 25% 75% 80 0% 100% 80 100% 0% 80 0% 100% 80 0% 100% 80 100% 0% 55 25 69% 31% 66 67 Hàng tháng kế toán thủ kho có đối chiếu sổ kế tốn thẻ kho khơng? Cơng nợ có đối chiếu định kỳ không? Phân chia trách nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức năng: xét 68 duyệt, thực hiện, ghi chép bảo vệ tài sản có đảm bảo phân chia nhiệm vụ cho nhân viên không? D Thông tin - truyền thông Sơ đồ mô tả hoạt động chu trình để giúp 69 cho nhân viên có liên quan nắm bắt bước xử lý cơng việc có lập khơng? 70 Đơn vị có xây dựng kênh tiếp nhận thơng tin từ nhà cung cấp không? Mức độ phản hồi thông tin thực từ cấp 71 xuống cấp dưới, từ cấp phản hồi lên trên đơn vị nội nộ nào? 72 Các thông tin có cập nhật kịp thới hữu ích khơng? Tỉ lệ Có E 73 Khơng Có Khơng 60 20 75% 25% 74 93% 8% 80 0% 100% Giám sát Hệ thống KSNB có tạo điều kiện cho nhân viên phận giám sát lẫn khơng? Định kỳ, đơn vị cí thực kiểm tra, đánh giá kết 74 làm việc tuân thủ quy trình cá nhân, phận liên quan chu trình mua hàng tốn, Định kỳ, nhà quản lý có thực đánh giá tính 75 hữu hiệu hiệu hệ thống KSNB chu trình mua hàng - tốn? PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TẠI VTTP HỒ CHÍ MINH BAN GIÁM ĐỐC Phịng Tổ chức Cán − Lao động Phịng Kế tốn Thống kê – Tài Phịng Kế hoạch Phịng Kinh doanh Phịng Đầu tư Phịng Mạng dịch vụ Phịng Kiểm sốt nội Trung tâm viễn thơng Sài Gịn Trung tâm viễn thơng Gia Định Trung tâm Viễn thông Thủ Đức Trung tâm viễn thơng Nam Sài Gịn Trung tâm viễn thơng Chợ Lớn Trung tâm viễn thơng Bình Chánh Trung tâm viễn thơng Hóc Mơn Trung tâm viễn thơng Tân Bình Trung tâm viễn thông Củ Chi TTT BD kỹ thuật nghiệp vụ BCVT Ban quản lý dự án Tây Ban Quản lý dự án Đông Trung tâm Điều hành Thông tin Trung tâm Kinh doanh Trung tâm cung ứng vật tư Trung tâm cơng nghệ thơng tin Văn Phịng Viễn Thơng