Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng ở viễn thông TPHCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nguyễn Bảo Ngọc CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG Ở VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Nguyễn Bảo Ngọc

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG

Ở VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS PHẠM VĂN DƯỢC

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2015

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán ở Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi.Các kết quả trong luận văn là trung

thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Học viên

Nguyễn Bảo Ngọc

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài: 1

2 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây về hệ thống kiểm soát nội bộ 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

5 Phương pháp nghiên cứu: 4

6 Kết cấu của luận văn: 4

CHUƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 5

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của COSO 5

1.2 Tổng quan KSNB theo báo cáo COSO 2013 7

1.2.1 Khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2013 7

1.2.2 Tóm tắt một số nội dung của KSNB theo báo cáo COSO 2013 7

1.2.3 Những thay đổi của COSO 2013 so với COSO 1992 10

1.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.4 Tổng quan về chu trình kinh doanh của đơn vị 11

1.5 Khái quát chu trình mua hàng – thanh toán 13

1.5.1 Các chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán 13

1.5.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán 16

1.5.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng- thanh toán 18

1.5.4 Hệ thống chứng từ và báo cáo kế toán trong chu trình mua hàng - thanh toán20 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 21

MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ

MINH 34

2.1 Giới thiệu Tập Đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam 34

2.1.1 Lịch sử hình thành 34

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 38

2.2 Giới thiệu Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 38

2.2.1 Lịch sử hình thành 38

2.2.2 Ngành nghề kinh doanh 40

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 40

2.2.4 Các phương thức mua hàng - thanh toán tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 41

2.3 Hệ thống các văn bản được áp dụng tại đơn vị để kiểm soát nội bộ 44

2.4 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - thanh toán 45

2.4.1 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng - thanh toán tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 45

2.5 Những mặt hạn chế tồn tại trong hệ thống KSNB chu trình mua hàng thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 61 2.5.1 Môi trường kiểm soát 61

2.5.2 Thiết lập mục tiêu 63

2.5.3 Nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát 63

2.5.4 Thông tin và truyền thông 64

2.5.5 Giám sát 64

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 65

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

71 3.1 Cơ sở đưa ra các giải pháp hoàn thiện 71

3.2 Giải pháp hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng - thanh toán 71

3.2.1 Môi trường kiểm soát 71

3.2.2 Thiết lập mục tiêu 75

3.2.4 Đối phó rủi ro 77

3.2.5 Hoạt động kiểm soát 78

3.2.6 Thông tin và truyền thông 80

3.2.7 Giám sát 81

3.3 Giải pháp hỗ trợ từ phía Tập Đoàn 81

3.4 Kiến nghị với Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh 82

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 83

KẾT LUẬN CHUNG 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO

TTCUVT : Trung tâm cung ứng vật tư

TTKD : Trung tâm kinh doanh

VT−CNTT : Viễn thông công nghệ thông tin

VT- HH : Vật tư hàng hóa

VTTP : Viễn thông Thành phố

Bảng 1-1: Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán 15 Bảng 2-1: Bảng tổng hợp các văn bản được áp dụng tại đơn vị để kiểm soát nội bộ 44

Sơ đồ 1-1 : Chu trình kinh doanh 11

Sơ đồ 3-1 Sơ đồ lựa chọn cách thức đối phó rủi ro 78

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang diễn biến ngày càng phức tạp, hàng loạt các doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, việc duy trì sự tồn tại là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay Trước sự cạnh tranh khốc liệt đó các doanh nghiệp nhà nước nói chung, doanh nghiệp viễn thông di động nói riêng đang phải đối mặt với rất nhiều rủi ro trong quá trình kinh doanh với mức độ ảnh hưởng ngày càng tăng cao do sự cạnh tranh, sức ép công việc, trình độ gian lận ngày càng tinh vi… Phần lớn các doanh nghiệp viễn thông di động đều là doanh nghiệp nhà nước Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT) tuy là đơn vị có bề dày hoạt động lâu dài nhất, với cơ sở hạ tầng đầy đủ nhưng cũng không thể nằm ngoài vòng xoáy cạnh tranh này Do vậy, bên cạnh việc nghiên cứu xây dựng các chiến lược kinh doanh để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp bên ngoài thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu bên trong doanh nghiệp cũng không kém phần quan trọng nhằm để kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn vị Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Trong những năm gần đây, một số Tập đoàn, Tổng Công ty lỗ liên tục qua các năm, hoặc lỗ từ những năm trước đến nay vẫn chưa xử lý được điển hình là vụ thất thoát hàng chục ngàn tỷ đồng của Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam Vinashin Bên cạnh việc chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh

tế, sự quản trị tài chính ở các doanh nghiệp nhà nước còn yếu kém Điều này được thể hiện ở hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thực sự hữu hiệu và hiệu quả, chưa phù hợp với từng đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Xây dựng một hệ thống kiểm

soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển và tăng trưởng bền vững Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh là một đơn vị thành viên lớn của Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT), hoạt động mua hàng hóa diễn ra với số lượng rất lớn tại đơn vị, đồng thời cũng là hoạt động dễ xảy ra nhiều

gian lận, sai sót Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Các giải pháp hoàn thiện hệ thống

kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán ở Viễn Thông Thành phố

Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ kinh tế trường Đại học Kinh tế Thành

phố Hồ Chí Minh

2 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây về hệ thống kiểm soát nội bộ

Xây dựng và hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp đang là vấn đề được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu và đóng góp các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Trong quá trình nghiên cứu để viết đề tài, tác giả đã thu thập, tìm hiểu các luận văn thạc sĩ nghiên cứu trước đây về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các công ty sản xuất trong cơ sỡ dữ liệu của thư viện Trường đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Danh mục các luận văn đã khảo sát bao gồm:

Hoàn thiện chu trình mua hàng –thanh toán tiền và chu trình bán hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến

2012 Bùi Mạnh

Cường

Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

Lý luận hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 1992, Đánh giá

và đưa ra giải pháp hoàn thiện

hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình mua nguyên liệu và thanh toán tiền tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn

Lý luận hệ thống kiểm soát nội

bộ theo COSO 2004, đánh giá

và đưa ra giải pháp hoàn thiện

Lý luận hệ thống kiểm soát nội

bộ theo COSO 1992, đánh giá

và đưa ra giải pháp hoàn thiện

hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Công nghiệp Vĩnh Tường Các đề tài này đều tập trung vào việc hoàn thiện KSNB tại các doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa tìm hiểu nhiều về hệ thống KSNB trong chu trình mua hàng – thanh toán tiền tại doanh nghiệp viễn thông nói chung cũng như là tại Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh

3 Mục tiêu nghiên cứu

 Mục tiêu chung: hoàn thiện hệ thống KSNB đối với chu trình mua hàng – thanh toán

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu

trình mua hàng – thanh toán

- Phạm vi nghiên cứu:

 Không gian: tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh

 Thời gian: từ tháng 01/2014 đến tháng 12/2014

5 Phương pháp nghiên cứu:

Tổng hợp lý luận về hệ thống KSNB, cụ thể là báo cáo COSO năm 1992, năm 2004, năm 2013

Hệ thống các văn bản quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Tập Đoàn BCVT Việt Nam, Công ty dịch vụ viễn thông (VNP) và các văn bản Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng có liên quan đến chu trình

Ngoài ra, sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn, tổng hợp, phân tích dữ liệu dưới dạng thống kê mô tả về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ Thu thập ý kiến của những thành phần có liên quan đến hệ thống KSNB đối với chu trình nghiên cứu thông qua bảng câu hỏi khảo sát Từ đó, tổng hợp, phân tích kết quả khảo sát để đánh giá những ưu và nhược điểm của hệ thống KSNB đối với chu trình, xác định nguyên nhân tồn tại, làm căn cứ đưa ra những giải pháp hoàn thiện

6 Kết cấu của luận văn:

Ngoài lời mở đầu và kết luận đề tài được tổ chức gồm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Viễn Thông thành phố Hồ Chí Minh

- Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh

CHUƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của COSO

Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa kỳ cũng như nhiều quốc gia khác phát triển mạnh mẽ Số lượng các công ty tăng nhanh kể cả các công ty thuộc quyền sở hữu nhà nước và các công ty kinh doanh quốc tế

Trong thời gian này cùng với sự phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế Trong quá trình điều tra vụ tai tiếng chính trị Watergate, Quốc hội Hoa kỳ đã phát hiện rất nhiều các hoạt động vận động tranh cử trái phép và rửa tiền liên quan đến nước ngoài Xuất phát từ vấn đề này, SEC (Securities and Exchange Commission:

Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ) đã đề nghị các công ty tự nguyện công bố khoản chi trả để hối lộ ở nước ngoài Đáp ứng yêu cầu của SEC hơn 400 công ty đã công bố các khoản chi trả hối lộ ở nước ngoài là hơn 300 triệu USD trong nhiều năm Vào năm 1977, luật về chống hối lộ ở nước ngoài (Foreign Corrupt practies art) ra đời Sau đó, SEC đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình (1979) Yêu cầu và báo cáo kiểm soát nội bộ của công ty cho công chúng cũng là một chủ đề gây nhiều tranh luận Một trong những luận điểm của người chống đối là thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ Các tranh luận cuối cùng cũng đưa đến việc thành lập Ủy ban COSO COSO là một ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission of Financial Reporting, hay còn gọi

là Treadway Commission) COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụcho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị

có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Ủy ban COSO được thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp, mỗi tổ chức này chỉ định ra một thành viên để lập ra ủy ban COSO Năm tổ chức đó là:

- Hiệp hội kế toán viên công chứng hoa kỳ (AICPA-American Institute of Certified Public Accountants)

- Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA-American Accounting Association)

- Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA-Institute of Internal Auditors)

- Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA-Institute of Management Accountants)

- Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI-Financial Executive Institute)

Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO phát hành báo cáo đầu tiên Báo cáo 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về Kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống COSO đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ, và dùng từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán Báo cáo COSO đưa ra 5 thành phần của kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát

Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa

về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó kiểm soát nội bộ không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn được mở rộng

ra cho các phương diện hoạt động và tuân thủ

Báo cáo COSO 1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ sau đó, hàng loạt nghiên cứu phát triển về kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau đã ra đời COSO phát triển về quản trị, về doanh nghiệp nhỏ, về công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể và giám sát, cụ thể như sau:

- Phát triển về phía quản trị: 2004 ban hành ERM (Enterprise Risk Management) hệ thống quản trị rủi ro trong doanh nghiệp Theo Báo cáo của COSO năm 2004 thì quản trị rủi ro (QTRR) doanh nghiệp là một quá trình do hội đồng quản trị, các cấp quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được áp dụng trong việc thiết lập các chiến lược liên quan đến toàn đơn vị và áp dụng cho tất cả các cấp

độ trong đơn vị, được thiết kế để nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng

đến đơn vị và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận được của rủi ro nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu của đơn vị ERM gồm 8

bộ phận : môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thong tin truyền thông và giám sát

- Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ: 2006 COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “ Kiểm soát nội bộ với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty đại chúng có quy mô nhỏ” – (Smaller Publicly traded Companies)

- Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: 1996 bản tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực khác có liên quan”

– COBIT (Control Objectives for information and related Technology) do hiệp hội về kiểm toán và kiểm soát hệ thống thông tin ban hành (ISACAInformation system Audit and Control Association)

- Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa

Kỳ cũng sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

- Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ

- Phát triển theo hướng chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể: Lĩnh vực ngân hàng Basel 1998

- Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ

- Tháng 05 năm 2013 COSO đã phát hành khuôn mẫu KSNB phiên bản

2013

1.2 Tổng quan KSNB theo báo cáo COSO 2013

1.2.1 Khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2013

Theo COSO 2013, KSNB được định nghĩa là:

“ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và sự tuân thủ.”

1.2.2 Tóm tắt một số nội dung của KSNB theo báo cáo COSO 2013

Nhiều thay đổi xảy ra trong môi trường kinh doanh kể từ năm 1992 Ví dụ, kì vọng về tầm nhìn của nhà quản trị tăng, rủi ro và cách tiếp cận với rủi ro được quan

tâm nhiều hơn; thị trường toàn cầu và hoạt động có xu hướng gia tăng; mô hình kinh doanh và cấu trúc doanh nghiệp ngày càng phức tạp; công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng; nhu cầu và sự phức tạp trong luật, quy định và các chuẩn mực cũng gia tăng một cách trọng yếu Chính vì vậy tháng 05 năm 2013 COSO đã phát hành khuôn mẫu KSNB phiên bản 2013 trong đó cập nhật các nội dung theo các mục tiêu: phản ánh sự thay đổi trong môi trường hoạt động và kinh doanh; mở rộng đối tượng hoạt động vào báo cáo; liên kết các nguyên tắc để thiết lập hệ thống KSNB hiệu quả

Những người có kinh nghiệm sử dụng COSO 1992 sẽ thấy có nhiều điểm tương đồng trong COSO 2013, vì nó được xây dựng dựa trên những điều được chứng minh là có hiệu quả trong COSO 1992 Khuôn mẫu mới vẫn có những định nghĩa cốt lõi của kiểm soát nội bộ và 5 nhân tố của kiểm soát nội bộ, trong đó nhấn mạnh vai trò của của người quản lý trong việc thiết kế, vận hành và đánh giá hệ thống KSNB Khuôn mẫu KSNB mở rộng mục tiêu lập báo cáo tài chính cho đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài, các mục tiêu lập BCTC và báo cáo phi tài chính Đông thời, cũng hệ thống hóa các nguyên tắc cho việc áp dụng rộng rãi trong việc sử dụng để triển khai và đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Khuôn mẫu theo báo cáo COSO 2013 thiết lập mười bảy nguyên tắc đại diện năm nhân tố cấu thành Những nguyên tắc này được rút ra trực tiếp từ các nhân tố,

tổ chức có thể đạt được kiểm soát nội bộ hiệu quả bằng cách áp dụng tất cả các nguyên tắc này Tất cả các nguyên tắc áp dụng cho các hoạt động, báo cáo, và các mục tiêu phù hợp Các nguyên tắc hỗ trợ các nhân tố của kiểm soát nội bộ, bao gồm:

• Môi trường kiểm soát

1 Tổ chức phải chứng tỏ tính cam kết về trung thực và giá trị đạo đức

2 HĐQT chứng tỏ tính độc lập của nhà quản lý và tiến hành giám sát về việc triển khai và thực hiện KSNB

3 Nhà quản lý cùng với sự giám sát của hội đồng thiết lập các cơ cấu, các loại báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm trong việc theo đuổi các mục tiêu

4 Tổ chức chứng tỏ cam kết về việc thu hút, phát triển và duy trì các cá nhân

có năng lực trong mối liên hệ với các mục tiêu

5 Tổ chức yêu cầu các cá nhân giải trình về các trách nhiệm của họ trong KSNB về việc theo đuổi các mục tiêu

8 Tổ chức xem xét sự tiềm ẩn về gian lận trong việc đánh giá rủi ro đến việc đạt được các mục tiêu

9 Tổ chức xác định và đánh giá những thay đổi có thể ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống KSNB

• Các hoạt động kiểm soát

10 Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần làm giảm rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu ở mức độ có thể chấp nhận được

11 Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu

12 Tổ chức triển khai các hoạt động kiểm soát, thông qua các chính sách mà thiết lập những gì được mong đợi trong các thủ tục để biến các chính sách thành hành động

• Thông tin và truyền thông

13 Tổ chức tiến hành thu thập hay tạo ra và sử dụng các thông tin thích hợp, chất lượng nhằm hỗ trợ chức năng của các bộ phận cấu thành khác của KSNB

14 Tổ chức phải truyền thông trong nội bộ, gồm các mục tiêu và trách nhiệm

về KSNB, những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng của các bộ phận cấu thành khác của KSNB

15 Tổ chức phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài về các vấn đề ảnh hưởng đến chức năng của các bộ phận cấu thành khác của KSNB

lý và Hội đồng quản trị khi thích hợp

1.2.3 Những thay đổi của COSO 2013 so với COSO 1992

So với khuôn mẫu lý thuyết kiểm soát nội bộ ban hành lần đầu vào năm 1992, khuôn mẫu lý thuyết COSO 2013 có bảy thay đổi quan trọng bao gồm:

- Đầu tiên, khuôn mẫu năm 2013 hệ thống hóa thành 17 nguyên tắc hỗ trợ cho năm thành phần chính của kiểm soát nội bộ, COSO quyết định thiết lập những nguyên tắc này nhằm gia tăng sự hiểu biết của nhà quản trị về những gì cấu thành nên kiểm soát nội bộ hữu hiệu

- Thứ hai, khuôn mẫu làm rõ vai trò của thiết lập mục tiêu trong kiểm soát nội bộ

- Thứ ba, khuôn mẫu mới phản ánh sự gia tăng tác động của công nghệ đến các thành phần của kiểm soát nội bộ

- Thứ tư, khuôn mẫu kiểm soát nội bộ mới kết hợp thảo luận gia tăng các khái niệm quản trị, trong đó chỉ ra rõ giám sát của hội đồng tác động đến kiểm soát nội bộ hữu hiệu

- Thứ năm, khuôn mẫu mới mở rộng danh mục báo cáo bao gồm bốn loại báo cáo: tài chính, phi tài chính cho nội bộ và bên ngoài

- Thứ sáu, khuôn mẫu mới gia tăng sự xem xét đến việc ngăn chặn gian lận tiềm ẩn và xem xét gian lận tiềm ẩn như một nguyên tắc của kiểm soát nội bộ

1.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như:

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp

vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị;

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình;

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

1.4 Tổng quan về chu trình kinh doanh của đơn vị

Chu trình kinh doanh của doanh của đơn vị là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh Chu trình kinh doanh bao gồm: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài chính

Mối liên hệ giữa các chu trình trong chu trình kinh doanh

Sơ đồ 1-1 : Chu trình kinh doanh

Chi tiền

Nhân công Chu trình nhân sự-tiền lương

Chi tiền

Thu tiền Chu trình tài chính

Chi tiền

Nhận hàng hóa/ NVL Chu trình chi phí

Hệ thống ghi sổ - Lập báo cáo

Hàng hóa/NVL

Nhân công

Sản phẩm hoàn thành Chu trình sản xuất

Hàng

hóa

Thu tiền Chu trình doanh thu

Các chu trình trong hoạt động kinh doanh của đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau, đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu của đơn vị Đầu ra của chu trình trước là đầu vào của chu trình sau Vì vậy, chỉ cần một chu trình nào đó bị gián đoạn thì sẽ gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ quá trình kinh doanh Cụ thể: Đầu vào của chu trình doanh thu là sản phẩm tạo ra từ chu trình sản xuất, chu trình này bán sản phẩm và thu tiền Tiền thu được là đầu vào của chu trình tài chính

để mua máy móc, thiết bị, đầu tư dự án,… để tạo ra lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho nhu cầu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị, hay nói cách khác là đáp ứng cho đầu vào của chu trình mua hàng – thanh toán Đồng thời, tiền tạo ra từ chu trình tài chính cũng là đầu vào cho chu trình nhân sự để thuê mướn nguồn lao động cần thiết, đáp ứng cho chu trình sản xuất cùng với các nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ được tạo ra từ chu trình mua hàng – thanh toán Chu trình sản xuất tạo

ra các sản phẩm là đầu vào của chu trình doanh thu Quá trình cứ thế tiếp tục tuần hoàn

Nếu chu trình mua hàng – thanh toán không đáp ứng đủ lượng nguyên vật liệu, hàng hóa cho sản xuất, chất lượng hàng không đảm bảo, hoặc đến chậm trễ so với

kế hoạch sẽ làm cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, ảnh hưởng đến việc tạo ra doanh thu Từ đó, kế hoạch đầu tư máy móc, thiết bị, mua nguyên vật liệu, trả lương nhân viên phục vụ quá trình sản xuất tiếp theo sẽ đình trệ theo… Nếu không có chính sách và biện pháp kịp thời, đơn vị có thể rơi vào tình trạng thua lỗ, phá sản

Do vậy, quá trình kiểm soát hoạt động của đơn vị nói chung và từng chu trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối với các sai sót hay rủi ro có ý nghĩa rất quan trọng Do vậy, kiểm soát tốt chu trình mua hàng – thanh toán nhằm hạn chế các sai sót, rủi ro liên quan đến chu trình cũng như các chu trình khác xuống mức thấp nhất có thể

1.5 Khái quát chu trình mua hàng – thanh toán

1.5.1 Các chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán

Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh

cũng bao gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng Như vậy dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng:

- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá và dịch vụ

- Nhận hàng hoá hay dịch vụ

- Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Căn cứ vào nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ của các bộ phận hay kế hoạch, phòng cung ứng sẽ lập duyệt đặt hàng sau đó trình người có thẩm quyền phê duyệt Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng, bộ phận này căn cứ vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định công ty

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này

vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê duyệt của công ty và tránh việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên nhưng hàng tồn kho ở mức cho phép

Đơn đạt hàng sẽ được lập thành 3 liên (1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 liên giao cho phòng kế toán và 1 giao cho bộ phận kho), được đánh số thứ tự, đơn đặt hàng giao cho người bán phải ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định Đơn dặt hàng được coi là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị mua hàng hoá hay dịch vụ Trong những trường hợp mà các bên thực hiện các giao dịch lớn thì cần phải lập hợp đồng

Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ Khi hàng hoá nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả thông báo Để ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến khi chuyển đi

Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đem đi tiêu thụ

Ghi nhận các khoản nợ người bán

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền

Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả” Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất

cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, các chứng khoán thị trường và các tài sản khác

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một bản được gửi cho người thanh toán, một bản sao được lưu giữ lại trong hồ sơ theo người được thanh toán,

Các quá trình kiểm soát quan trọng nhất của chức năng này bao gồm việc ký chi phiếu do đúng cá nhân có trách nhiệm, tách biệt trách nhiệm ký chi phiếu với thực hiện chức năng trả nợ và xem xét kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh của người ký chi phiếu vào lúc chi phiếu được ký

1.5.2 Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán

Để kiểm soát tốt chu trình này, đơn vị cần nghiên cứu về các rủi ro tìm ẩn trong các hoạt động trong chu trình để xác định sai phạm có thể xảy ra rất quan trọng vì sẽ giúp cho đơn vị thiết kế được các thủ tục kiểm soát tương ứng

Với những đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau Dưới đây là một số sai phạm thường xảy ra trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: cũng dẫn đến lãng phí do

số hàng thừa sẽ phải tồn kho, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí lưu kho, lại còn có thể dẫn đến hàng bị giảm phẩm chất

- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: nếu hàng đặt trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa

- Đặt mua hàng với chất lượng kém và/ hoặc giá cao: sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng nếu kéo dài

- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã nhận được

Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ

Nhận

hàng

- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt

- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho Bảo

- Lập chứng từ mua hàng khống để thanh toán

- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận

- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiề, ghi trùng, ghi sót hoá đơn

- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt

1.5.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng- thanh toán

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do việc một cá nhân/bộ phận nắm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng Chẳng hạn nhân viên mua hàng gian lận khi đặt hàng để sử dụng cho mục đích cá nhân và nộp hóa đơn để được thanh toán khoản mua hàng khống này

Để phân chia trách nhiệm đầy đủ, một cách tổng quát, đơn vị cần tách biệt các chức năng sau: mua hàng, xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp, đặt hàng, bảo quản và ghi sổ kế toán, cụ thể là:

- Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác

- Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng

- Chức năng xét duyệt lựa chọn nhà cung cấp phải độc lập với chức năng đặt hàng

- Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng

- Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát chung

Thủ tục kiểm soát bao gồm:

- Kiểm soát đối tượng sử dụng

 Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình

 Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống

- Kiểm soát dữ liệu:

 Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

 Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ

- Kiểm soát quá trình nhập liệu

 Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin

 Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của nhà cung cấp

Kiểm soát chứng từ và sổ sách

Thủ tục kiểm soát thông dụng là:

- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ, thí dụ như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho…

- Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết

- Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng

- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả

Ủy quyền và xét duyệt

Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cungc ấp, đề nghị thanh toáncần được người có thẩm quyền xét duyệt Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền, hàng hóa Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra Thí dụ một nhân viên khác sẽ tiến hành đối chiếu giữa số lượng hàng thực nhận với

số liệu ghi trên báo cáo nhận hàng hay phiếu nhập kho Thủ tục này nhằm nâng cao

ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị

1.5.4 Hệ thống chứng từ và báo cáo kế toán trong chu trình mua hàng - thanh toán 1.5.4.1 Hệ thống Chứng từ và báo cáo sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh

- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá hay dịch vụ thực tế,

- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát)

- Hoá đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao

1.5.4.2 Báo cáo trong chu trình mua hàng – thanh toán

- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó

- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải trả bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp định

kì (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 của luận văn đã hệ thống những nội dung cơ bản về hệ thống KSNB theo báo cáo COSO, các bộ phận hợp thành cũng như các mục tiêu mà hệ thống KSNB muốn đạt được Đồng thời khái quát sự hình thành và phát triển của

hệ thống báo cáo COSO qua các giai đoạn

Bên cạnh đó, chương 1 của luận văn cũng đã trình bày sự cần thiết của HTKSNB trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được những mục tiêu đã đề ra, cũng như những lợi ích mà HTKSNB có thể đem đến cho đơn vị

Ngoài ra, chương 1 cũng đã khái quát được những nét sơ bộ về chu trình mua hàng – thanh toán như: các chức năng, những chứng từ và báo cáo sử dụng trong chu trình để thực hiện việc KSNB sẽ làm nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng ở Chương 2

MUA HÀNG - THANH TOÁN TẠI VIỄN THÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Giới thiệu Tập Đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam

VNPT hiện là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông hàng đầu tại Việt Nam.Với những đóng góp và thành tựu đã đạt được trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa Xã hội và Bảo vệ Tổ quốc, VNPT đã vinh dự được Chủ tịch nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ 1999 - 2009 vào ngày 22/12/2009

Kế thừa 65 năm xây dựng, phát triển và gắn bó trên thị trường viễn thông Việt Nam, VNPT vừa là nhà cung cấp dịch vụ đầu tiên đặt nền móng cho sự phát triển của ngành Bưu chính, Viễn thông Việt Nam, vừa là tập đoàn có vai trò chủ chốt trong việc đưa Việt Nam trở thành 1 trong 10 quốc gia có tốc độ phát triển Bưu chính Viễn thông nhanh nhất toàn cầu

Với hơn 50 nghìn cán bộ công nhân viên, hạ tầng công nghệ viễn thông tiên tiến, mạng lưới dịch vụ phủ sóng toàn bộ 64 tỉnh thành trên cả nước, VNPT tự hào là nhà cung cấp dịch vụ bưu chính, viễn thông số 1 tại Việt Nam, phục vụ hơn 60 triệu thuê bao di động, gần 10 triệu thuê bao điện thoại cố định và khoảng hàng chục triệu người sử dụng Internet

Tháng 1/2006, VNPT chính thức trở thành Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam thay thế cho mô hình Tổng công ty cũ theo quyết định số 06/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, với chiến lược phát triển theo mô hình tập đoàn kinh

tế chủ lực của Việt Nam, kinh doanh đa ngành nghề, đa lĩnh vực, đa sở hữu, trong đó Bưu chính - Viễn thông - CNTT là nòng cốt

Ngày 24/6/2010, Công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam chuyển đổi hoạt động sang mô hình Công ty trách nhiệm Hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo quyết định số 955/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

2.1.1 Lịch sử hình thành

2.1.1.1 Tổ chức Bưu điện thời kỳ đầu cách mạng đến 1954

Sau khi Cách mạng tháng 8/1945 thành công, Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vẫn giữ nguyên bộ máy cũ của BĐ Đông Dương

- Ngày 28/6/1947, Bộ Giao thông Công chính đã ban hành Nghị định số 335/NĐ

tổ chức lại ngành Bưu điện

ra và hình thành hệ thống dọc từ TW đến các khu, tỉnh do cấp uỷ cử người sang phụ trách

Ban giao thông kháng chiến TW ở chiến khu Việt Bắc, gọi tắt là GT-ATK (Giao thông An toàn khu) có nhiệm vụ phục vụ TW Đảng và Chính phủ để chuyển phát công văn, tài liệu, mệnh lệnh đi khắp cả nước

- Đầu năm 1948, Ban phân phối tài liệu của Tổng bộ Việt Minh được sáp nhập vào Ban Giao thông kháng chiến TW

- Ngày 25/0l/1948, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 120/SL, hợp nhất các khu thành Liên khu, theo đó, Bộ Giao thông Công chính ra Nghị định lập các Nha giám đốc Công chính và Bưu điện Liên khu cho phù hợp với tình hình thời chiến

2.1.1.2 Tổ chức Bưu điện Việt Nam (1954 – 1975)

- Ngày 8/3/1955, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 480-TTg đổi tên Nha Bưu điện-VTĐ thành Tổng cục Bưu điện Hoạt động của Ngành từ quản lý hành chính sự nghiệp chuyển sang hoạt động có kinh doanh

- Ngày 15/8/1955, Liên bộ Giao thông Công chính và Bộ tuyên truyền ra Nghị định giao cho TCBĐ đảm nhận việc phát hành báo chí thay cho Nhà in Quốc gia

- Ngày 19/9/1955, Hội đồng Chính phủ ra Nghị quyết tách Bộ Giao thông công chính thành 2 Bộ: Bộ Giao thông và Bưu điện (Bộ GTBĐ) và Bộ Thuỷ lợi và Kiến trúc Tổng cục Bưu điện trực thuộc Bộ Giao thông và Bưu điện

- Ngày 13/5/1961, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 63/CP tách TCBĐ ra khỏi Bộ Giao thông và Bưu điện đặt thành cơ quan trực thuộc Chính phủ

- Ngày 9/2/1962, HĐCP ban hành Quyết định giao cho TCBĐ nhiệm vụ quản lý phát triển mạng lưới truyền thanh và đổi tên TCBĐ thành TCBĐ và Truyền thanh

- Ngày 17/6/1965, Hội đồng chính phủ ban hành Quyết định thành lập Cục Bưu điện trung ương trực thuộc Tổng cục Bưu điện

- Ngày 24/1/1968, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định đổi tên Tổng cục Bưu điện và Truyền thanh thành Tổng cục Bưu điện, theo đó, chức năng quản lý truyền thanh chuyển về Đài tiếng nói Việt Nam

- Ngày 2/6/1962, Ban Giao bưu vận miền Nam được thành lập theo QĐ của TW Cục miền Nam Cuối năm 1960, Xứ uỷ cho thành lập cụm đài B8 Thông tin trực thuộc Văn phòng xứ ủy Tháng 10/1961 cụm đài B8 được chuyển thành Ban Thông tin liên lạc TW Cục R chỉ đạo mạng lưới VTĐ toàn miền Nam

định số 024/QĐ/75 của Thường vụ TW Cục

2.1.1.3 Tổ chức Bưu điện Việt Nam giai đoạn từ (1976 – 1986)

- Từ ngày 2-7/8/1976, Hội nghị thống nhất ngành BĐ được tổ chức tại TP Hồ Chí Minh

- Ngày 02/11/1979, HĐCP ra Nghị định số 390/CP sửa đổi một số điểm bản Điều lệ về tổ chức và hoạt động của TCBĐ

- Ngày 25/01/1979, Tổng cục BĐ ra QĐ số 181/QĐ thành lập Ban kiến thiết các công trình thông tin: Trạm mặt đất thông tin vệ tinh, công trình điện thoại tự động, công trình điện thoại di động, công trình cáp đồng trục, công trình thông tin vi ba

2.1.1.4 Tổ chức Bưu điện Việt Nam giai đoạn từ 1986 - nay

- Ngày 07/4/1990, Hội đồng Bộ trưởng ra Nghị định số 115/CP chuyển Tổng cục BĐ thành Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Giao thông vận tải và BĐ

- Ngày 11/3/1996, Chính phủ ban hành Nghị định 12/CP về chức năng nhiệm

vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy TCBĐ

- Ngày 5/8/2002, Quốc hội khoá XI đã thông qua Nghị quyết số 02/2002/QH11

về việc thành lập Bộ BC-VT trên cơ sở TCBĐ

- Ngày 23/3/2005, Thủ tướng CP có QĐ số 58/2005/QĐ-TTg về việc phê duyệt

đề án thí điểm hình thành Tập đoàn BCVT VN, trên cơ sở sắp xếp lại Tcty BCVT

VN

- Ngày 9/01/2006, Thủ tướng chính phủ có QĐ số 06/2006/QĐ-TTg về việc thành lập Công ty mẹ-Tập đoàn BCVT VN Ngày 17/11/2006, Thủ tướng CP có QĐ

- Ngày 01/8/2007, kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII đã phê chuẩn việc thành lập Bộ TT&TT (Ministry of Information and Comunications - MIC) trên cơ sở sắp xếp lại Bộ BCVT và sáp nhập thêm mảng báo chí, xuất bản

- Ngày 14/11/2007, HĐQT Tập đoàn ra QĐ số 480/QĐ-HĐQT phê duyệt Phương án tổ chức bộ máy giúp việc của Tcty BCVN Ngày 15/11/2007, HĐQT Tập đoàn ra QĐ số 496/QĐ-HĐQT Phê duyệt phương án chia tách BCVT trên địa bàn các tỉnh, thành phố Theo đó, từ Bưu điện tỉnh hiện nay sẽ hình thành 2 đơn vị mới:

+ Một đơn vị là BĐ tỉnh, thành phố mới (gọi là BĐ tỉnh), trực thuộc Tcty Bưu chính VN, có chức năng quản lý mạng lưới bưu chính và kinh doanh các dịch vụ bưu chính, PHBC và thực hiện các nhiệm vụ công ích trên địa bàn tỉnh, thành phố

+ Đơn vị còn lại là viễn thông tỉnh, thành phố (gọi là Viễn thông tỉnh, thành phố), trực thuộc Công ty mẹ - Tập đoàn BCVT VN (VNPT), có chức năng quản lý mạng lưới viễn thông nội hạt và kinh doanh các dịch vụ VT, CNTT trên địa bàn tỉnh, thành phố

- Ngày 01/01/2008, Tập đoàn hoạt động theo mô hình mới Tổng công ty Bưu chính VN chính thức đi vào hoạt động

- Ngày 19/3/2009, HĐQT Tập đoàn đã ban hành QĐ số LĐ/HĐQT thay đổi tên giao dịch của Viễn thông tỉnh, thành phố trên toàn quốc thành VNPT (tên tỉnh, thành phố) Ví dụ Viễn thông Hà Nội sẽ được đổi thành VNPT Hà Nội; tên đầy đủ là: Viễn thông Hà Nội

64/QĐ-TCCB Ngày 24/6/2010, theo quyết định số 955/QĐ64/QĐ-TCCB TTg, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định chuyển Công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu

- Dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông đa phương tiện;

- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa, cho thuê các công trình viễn thông, công nghệ thông tin;

- Nghiên cứu, phát triển, chế tạo, sản xuất thiết bị, sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin;

- Thương mại, phân phối các sản phẩm thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin;

- Dịch vụ quảng cáo, nghiên cứu thị trường, tổ chức hội nghị hội thảo, triển lãm liên quan đến lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin;

- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;

- Dịch vụ tài chính trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông đa phương tiện;

2.2 Giới thiệu Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.1 Lịch sử hình thành

VTTP là đơn vị kinh tế trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Tập đoàn BCVTVN VTTP được thành lập ngày 06/12/2007, trên cơ sở tổ chức lại các đơn vị kinh doanh dịch vụ VT−CNTT và các ĐVTT khác của Bưu điện TP.HCM sau khi thực hiện phương án chia tách bưu chính, viễn thông trên địa bàn thành phố, căn cứ vào các Quyết định và công văn của Thủ tướng Chính phủ và Hội đồng quản trị Tập đoàn Trụ sở chính: 125 Hai Bà Trưng, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM

Sau ngày giải phóng 30/04/1975, các cơ sở bưu chính, viễn thông tại khu vực Sài Gòn – Gia Định – Chợ Lớn đều được quản lý theo chế độ quân quản của TP.HCM Ngày 01/10/1975, Tổng cục Bưu điện miền Nam được thành lập, trực thuộc Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam

Đến tháng 08/1976, Bưu điện TP.HCM chính thức được tổ chức theo hệ thống của cả nước, được thành lập từ 7 lực lượng nòng cốt: Ban thông tin liên lạc TWC miền Nam; Ban Giao bưu TWC miền Nam; Ban Thông tin vô tuyến điện khu Sài Gòn – Gia Định; Ban giao liên công khai khu Sài Gòn – Gia Định; Ban giao liên du kích khu Sài Gòn – Gia Định; lực lượng tăng cường từ Tổng cục Bưu điện; công nhân viên chức Bưu điện của chế độ cũ

viên chức, trong đó có 169 Đảng viên sinh hoạt tại 23 chi bộ, 51 Đoàn viên thanh niên Lúc đó, Bưu điện TP.HCM tiếp quản và khai thác hệ thống tổng đài lạc hậu của chế độ cũ, chỉ phục vụ được khoảng 25.000 thuê bao, các dịch vụ tiện ích gần như không có Mạng cáp xuống cấp trầm trọng, không có vật tư thay thế Cùng lúc đó, chính sách cấm vận của Mỹ đã làm cho mạng viễn thông thật khó tiếp cận được với kỹ thuật hiện đại của thế giới Không thể kéo dài khó khăn này, với tinh thần dám nghĩ dám làm, lãnh đạo Bưu điện TP.HCM lúc đó đã linh họat vận dụng các hình thức giao dịch, mua được tổng đài Starex của Hàn Quốc để tăng dung lượng và tự động hóa mạng điện thoại của thành phố

Có thể nói Bưu điện TP.HCM là đơn vị luôn đi đầu trong phát triển công nghệ, dịch vụ mới và nhanh chóng được nhân rộng ra toàn Ngành Bưu điện TP.HCM là đơn

vị đầu tiên của ngành Bưu điện đã thực hiện thành công chuyển mạng từ analog sang digital, đưa tổng đài Alcatel và Siemens 45.000 số vào hoạt động, mở đầu thời kỳ số hoá mạng viễn thông Việt Nam

Năm 1992, Bưu điện TP.HCM đã mạnh dạn hợp tác với Singapore Telecom đưa mạng điện thoại di động đầu tiên của Việt Nam vào hoạt động với tên gọi Callink, sử dụng công nghệ tương tự AMPS Đây là bước đột phá về phương tiện thông tin liên lạc, mở ra phương thức liên lạc mới cho người dân TP.HCM và các vùng lân cận như Bình Dương, Đồng Nai và Bà Rịa – Vũng Tàu

Tiếp sau đó là việc triển khai 2 mạng điện thoại di động Mobifone và Vinaphone

sử dụng công nghệ số GSM; hộp thư điện thoại ảo (Voicelink); hộp thư thông tin tự động (Audiotext); 5 hệ thống nhắn tin, truyền số liệu, điện thoại thẻ, Mobile Net, Calling Services, ISDN, Video Conference, hộp thư thông tin giáo dục (108600, 108601) lần lượt được cung cấp

Một DV không thể không nhắc đến được xuất phát từ Bưu điện TP.HCM vào

1992 là Giải đáp thông tin 108 Dịch vụ này sau đó đã được triển khai trong toàn quốc

và đã trở thành dịch vụ rất quen thuộc của người dân cả nước và khách hàng quốc tế Không chỉ có vậy, Bưu điện TP.HCM đã đi đầu nghiên cứu, đề xuất để hình thành nên các dịch vụ bưu chính đầy tiện ích như điện hoa, chuyển tiền nhanh, chuyển phát nhanh EMS, bưu phẩm không địa chỉ, phát trong ngày,

khách hàng; Bưu điện TP.HCM cũng là đơn vị tiên phong hợp tác phát triển DV Bưu chính với nhiều công ty chuyển phát nhanh quốc tế có uy tín như: DHL, Fedex, UPS, Đây là phương thức hợp tác mới có hiệu quả, đại lý phí tăng theo hàng năm và góp phần tăng doanh thu cho đơn vị Đặc biệt, mô hình Đại lý Bưu điện hiện đang khai thác và mở rộng trên cả nước cũng được ra đời từ cái nôi này

Sau 35 năm xây dựng và phát triển, Bưu điện TP.HCM ngày càng lớn mạnh, trở thành doanh nghiệp chủ lực trong lĩnh vực VT−CNTT, góp phần quan trọng thúc đẩy kinh

tế − xã hội của thành phố Đây đã luôn là thị trường kinh tế trọng điểm và sôi động nhất của đất nước, là thị trường quan trọng và có vị thế trong khu vực

Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình VT−CNTT;

Kinh doanh DV quảng cáo, DV truyền thông;

Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;

Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương và cấp trên;

Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi được Tập đoàn và pháp luật cho phép

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Thành phố Hồ Chí Minh

Cơ cấu tổ chức bộ máy của VTTP bao gồm các đơn vị sau:

 Khối chức năng gồm 7 phòng ban: Phòng Tổ chức Cán bộ − Lao động, Phòng Kế toán Thống kê – Tài chính, Phòng Kế hoạch, Phòng Kinh doanh, Phòng Đầu tư, Phòng Mạng và dịch vụ, Phòng Kiểm soát nội bộ

 Khối trực tiếp SXKD gồm 17 đơn vị: Trung tâm viễn thông Sài Gòn, trung tâm viễn thông Gia Định, Trung tâm Viễn thông Thủ Đức, Trung tâm viễn thông Nam Sài Gòn, Trung tâm viễn thông Chợ Lớn, Trung tâm viễn thông Bình Chánh, Trung tâm viễn thông Hóc Môn, Trung tâm viễn thông Tân Bình, trung tâm viễn thông Củ

Trung tâm Điều hành Thông tin, Trung tâm cung ứng vật tư, Ban Quản lý dự án ĐôngTP, Ban quản lý dự án Tây TP và Trung tâm Bồi dưỡng Kỹ thuật nghiệp vụ Bưu điện

Các đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh là đơn vị kinh tế trực thuộc, hạch toán phụ thuộc VTTP, do Tổng Giám Đốc Tập đoàn BCVTVN ký quyết định thành lập, Sở

Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh (ngoại trừ Ban Quản lý dự án và Trường Bồi dưỡng Kỹ thuật nghiệp vụ Bưu điện là đơn vị kinh tế sự nghiệp), hoạt động theo ủy quyền của VTTP, có con dấu riêng

Mô hình cơ cấu tổ chức VTTP được xây dựng trên nguyên tắc lấy khách hàng là trọng tâm, các đơn vị tham gia quá trình cung cấp dịch vụ mang tính chuyên môn hóa cao, bao gồm 2 bộ phận chính:

 Phát triển kinh doanh các dịch vụ: Trung tâm Kinh doanh

 Quản lý và phát triển hạ tầng, gồm các đơn vị: Trung tâm viễn thông Sài Gòn, trung tâm viễn thông Gia Định, Trung tâm Viễn thông Thủ Đức, Trung tâm viễn thông Nam Sài Gòn, Trung tâm viễn thông Chợ Lớn, Trung tâm viễn thông Bình Chánh, Trung tâm viễn thông Hóc Môn, Trung tâm viễn thông Tân Bình, trung tâm viễn thông Củ Chi, Ban Quản lý dự án Đông, Ban quản lý dự án Tây, Trung tâm Điều hành Thông tin và Trung tâm công nghệ thông tin

2.2.4 Các phương thức mua hàng - thanh toán tại Viễn Thông Thành phố Hồ Chí

Minh

Việc mua hàng hóa ở VTTP Hồ Chí Minh được thực hiện dưới hai hình thức là: mua hàng ngoài khối HTPT và mua hàng trong khối HTPT

2.2.4.1 Mua hàng ngoài khối HTPT

Việc mua hàng hóa với các đơn vị ngoài khối HTPT được Viễn Thông Thành Phố giao cho TTCUVT mua tập trung và cấp phát cho các đơn vị trực thuộc

Hình thức mua hàng này được áp dụng đối với các sản phẩm hàng hoá như: các thiết bị đầu cuối, các máy điện thoại, các loại cáp,…do các đơn vị ngoài khối HTPT cung cấp

Việc mua hàng hóa được thực hiện qua các bước sau:

Các ĐVTT có nhu cầu, căn cứ kế hoạch được VTTP giao hàng năm, rà soát tồn kho, dự báo và đăng ký nhu cầu mua sắm VT- HH từng giai đoạn sáu tháng, có chia

vật tư.Thời gian thực hiện: Định kỳ trước ngày 01/12 và 01/6 hàng năm

- TTCƯVT căn cứ nhu cầu của các ĐVTT đã đăng ký, tổng hợp nhu cầu và lập

kế hoạch mua sắm VT-HH của VTTP cho từng giai đoạn sáu tháng, có chia khối lượng của từng ĐVTT theo từng tháng

- P.M&DV VTTP thẩm định loại VT-HH và tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành của VTTP đối với danh mục mua sắm theo đề xuất của TTCUVT và thông báo danh sách VT-HH tương thích (nếu có theo quy định)

- P.KH lập kế hoạch mua sắm VT-HH và giao nhiệm vụ cho các Phòng chức năng và ĐVTT liên quan, trình Giám đốc VTTP phê duyệt

- TTCƯVT thông báo với các ĐVTT kế hoạch mua sắm VT-HH đã được phê duyệt vào cuối Q2 (cho giai đoạn 6 tháng cuối năm) và cuối Q4 (cho giai đoạn 6 tháng đầu năm kế tiếp)

Căn cứ kế hoạch mua sắm VT-HH đã được phê duyệt, TTCUVT lập dự toán mua sắm và kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho các gói thầu mua sắm VT-HH ’

- TTCUVT thẩm định và duyệt (nếu gói thầu có giá trị trong mức phân cấp) hoặc trình Giám đốc VTTP (thông qua Phòng Đầu tư VTTP) phê duyệt dự toán mua sắm và

kế hoạch lựa chọn nhà thầu

- P.KH VTTP trình Giám đốc VTTP ban hành Quyết định thành lập Bên mời thầu (có bao gồm các nhân sự tham gia Tổ chuyên gia thuộc các phòng chức năng đối với gói thầu có giá trị trên mức phân cấp)

- TTCUVT ban hành Quyết định thành lập Tổ chuyên gia, phối hợp Tổ chuyên gia tiến hành lập hồ sơ mời thầu

- TTCUVT thẩm định và duyệt (nếu gói thầu có giá trị trong mức phân cấp) hoặc trình Giám đốc VTTP (thông qua P.ĐT VTTP) phê duyệt hồ sơ mời thầu

- Sau đó, TTCUVT tiếp tục triển khai thủ tục lựa chọn nhà thầu theo trình tự của Luật Đấu thầu đàm phán, thương thảo nhà thầu theo thứ tự xếp hạng, báo cáo đề xuất kết quả lựa chọn nhà thầu

- TTCUVT thẩm định và duyệt (nếu gói thầu có giá trị trong mức phân cấp) hoặc trình Giám đốc VTTP (thông qua P.ĐT -VTTP) phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

- TTCUVT thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu

- TTCUVT thực hiện ký kết họp đồng mua sắm VT-HH

Việc mua hàng hóa với các đơn vị trong khối HTPT phục vụ cho mục đích kinh doanh được Viễn thông Thành phố Hồ Chí Minh giao cho Trung tâm Kinh doanh thực hiên

Hình thức mua hàng này được áp dụng đối với các sản phẩm hàng hoá mua từ các đơn vị thành viên trong khối HTPT, cụ thể: thẻ cào, thẻ sim, các bộ Vinakit, máy Iphone, USB 3G, … từ Công ty VNP, mua các thiết bị đầu cuối (Set-top-box) từ công

ty VASC, …

Phòng KHKD TTKD căn cứ vào tình hình tồn kho hàng hoá tại đơn vị, dự đoán mức tiêu thụ trên địa bàn thành phố để lập đơn đặt hàng gửi đến công ty chủ dịch vụ yêu cầu được cung cấp hàng hóa

Phòng kinh doanh VTTP sẽ chủ động ký kết hợp đồng kinh tế nội bộ với công ty chủ dịch vụ, ghi rõ các hàng hoá, dịch vụ sẽ được giao dịch và phương thức thanh toán

là thanh toán tập trung về Tập Đoàn theo quyết định 46/QĐ – VNPT – TTBH, văn bản 3573/VNPT-TCKT và văn bản 1190/VNPT-TCKT

Theo quy định của Tập Đoàn, công nợ mua hàng hoá giữa các đơn vị HTPT được thanh toán tập trung về Tập Đoàn thông qua Trung tâm thanh khoản Toàn bộ tiền bán hàng hóa của các công ty trong khối HTPT được trích tự động từ tài khoản chuyên thu của VTTP về tài khoản của công ty chủ dịch vụ, cuối cùng là về tài khoản Tập Đoàn Như vậy, với một quy trình khép kín, toàn bộ tiền bán hàng hóa tại từng TTKD của VNPT tỉnh/thành đều được chuyển về Tập Đoàn thông qua Công ty chủ dịch vụ ngay trong ngày