Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán.

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hình tài chính sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Để thực hiện được điều đó thì một trong những điều kiện quan trọng là DN phải công khai báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Trong kiểm toán báo cáo tài chính thì chu trình mua hàng – thanh toán là một trong 6 chu trình được kiểm toán. Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan trọng đối với DN trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN, đồng thời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót. Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với chu trình này trong DN sẽ góp phần giảm thiểu sai sót, rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời gian của công việc kiểm toán chu trình này. Doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, tính chất của chu trình cũng như các mục tiêu kiểm toán để có thể thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Về mặt kết cấu của đề án, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của đề án được chia làm ba phần chính: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán.

LỜI MỞ ĐẦU Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hình tài chính sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Để thực hiện được điều đó thì một trong những điều kiện quan trọng là DN phải công khai báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Trong kiểm toán báo cáo tài chính thì chu trình mua hàng – thanh toán là một trong 6 chu trình được kiểm toán. Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan trọng đối với DN trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN, đồng thời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót. Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với chu trình này trong DN sẽ góp phần giảm thiểu sai sót, rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời gian của công việc kiểm toán chu trình này. Doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, tính chất của chu trình cũng như các mục tiêu kiểm toán để có thể thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Về mặt kết cấu của đề án, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của đề án được chia làm ba phần chính: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán. PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN. 1.1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nôị bộ 1.1.1.Khái nịêm •Khái niệm kiểm soát Kiểm soát là một chức năng của quản lý, nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này nhưng nó không phải là một giai đoạn hay một pha nào của quá trình quản lý. •Khái niệm kiểm soát nội bộ. - Quan điểm 1: Theo liên đoàn kế toán quốc tế IFAC Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chính sách được thiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu: + Bảo vệ tài sản( tài sản hữu hình, tài sản vô hình ). + Bảo đảm thông tin có độ tin cậy: thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. + Bảo đảm tuân thủ luật pháp: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan của doanh nghiệp. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. + Bảo đảm hiệu quả kinh doanh: - Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện, nhằm tuân thủ các quy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm, từ đó báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản trong đơn vị. 1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.2.1.Theo quan điểm của IFAC Theo quan điểm của liên đoàn kế toán quốc tế IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 4 yếu tố: •Môi trường kiểm soát. •Hệ thống kế toán. •Thủ tục kiểm soát. •Kiểm toán nội bộ. 1.1.2.2.Môi trường kiểm soát •Khái niệm: Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị, ảnh hưởng đến việc thiết kế, vận hành và việc xử lý các dữ liệu của các loại kiểm soát nội bộ. •Các nhân tố trong môi trường kiểm soát. - Đặc thù quản lý: Nhân tố này đề cập tới việc phân cách và quan điểm điều hành của các nhà lãnh đạo, nó ảnh hưởng đến quá trình thiết kế và thực hiện các thủ tục, quy chế kiểm soát. - Cơ cấu tổ chức: Nhân tố này đề cập tới việc phân quyền trong bộ máy quản lý. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi nó đáp ứng được yêu cầu: + Phải đảm bảo kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được chồng chéo giữa các bộ phận. + Phải tách bạch 3 chức năng: chức năng ghi sổ - xử lý nghiệp vụ - bảo quản + Phải đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. - Chính sách nhân sự: là chính sách đề cập tới việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. - Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. - Ủy ban kiểm soát: bao gồm các thành viên trong hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và các chuyên gia trong lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát được thành lập để nhằm thực hiện các nghiệp vụ sau: + Giám sát tiến trình lập và nộp báo cáo tài chính. + Giám sát việc thực hiện của kiểm toán viên nội bộ. + Giám sát việc tuân thủ luật pháp. + Dung hòa các bất đồng giữa cơ quan ngoại kiểm với doanh nghiệp. - Nhân tố bên ngoài: bao gồm các chính sách điều tiết vĩ mô của nhà nước, các chính sách của chủ nợ, của các nhà đầu tư. Đây là những nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiêp nhưng lại có ảnh hưởng đến thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát. 1.1.2.3.Hệ thống kế toán •Khái niệm: Hệ thống kế toán là hệ thống chứng từ, tài khoản, bảng biểu, sổ sách và báo cáo. Trong đó trình tự lập và luân chuyển chứng từ là yếu tố kiểm soát hữu hiệu. •Mục đích: Để thực hiện mục đích thu thập, phân loại, xử lý và cung cấp thông tin, hệ thống kế toán cần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau: - Tính có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng, mọi thông tin khi đã ghi sổ là thưc sự phát sinh và tồn tại. - Tính trọn vẹn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin khi đã phát sinh phải được phản ánh vào sổ sách đầy đủ và đúng đắn. - Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện và ghi sổ phải có sự phê chuẩn đầy đủ của cấp có thẩm quyền - Sự định giá: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng mọi cách thức tính toán, phương cách áp dụng phải phù hợp và nhất quán - Sự phân loại: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng các thông tin phải được phân loại và xử lý đúng đắn, đúng nội dung và đối tượng. - Tính chính xác cơ học: Phải đảm bảo các phép tính số học phải chính xác và chuyển giữ liệu phải khớp đúng. - Tính đúng kì: đảm bảo các nghiệp vụ, thông tin phải được ghi chép đúng kì kế toán. 1.1.2.4.Thủ tục kiểm soát •Khái niệm: Thủ tục kiểm soát là những thủ tục và quy chế do doanh nghiệp thiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý để ra. •Nội dung: Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung: - Kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách, tài liệu. - Kiểm tra việc ghi chép giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp. - Kiểm tra số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách. - Kiểm tra việc phê duyệt số liệu và quyết toán. •Các nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: là việc đòi hỏi cách ly trách nhiệm giữa các phần công việc có mối quan hệ chặt chẽ. - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: đòi hỏi việc phân chia công việc cho nhiều bộ phận trong đơn vị và nhiều người trong bộ phận để hướng tới chuyên môn hoá công việc, giảm thiểu sai soát và nếu sai sót xảy ra thì dễ phát hiện. - Ủy quyền và phê chuẩn: + Ủy quyền: là việc cấp trên uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện và quyết định một số công việc cụ thể. Thông thường có 2 loại: uỷ quyền tập trung và uỷ quyền cả nhiệm kì hay trong thời gian nhất định. + Phê chuẩn: Phê chuẩn chung là hướng tới việc phê chuẩn cho mọi hoạt động nghiệp vụ. Trong khi đó, phê chuẩn cụ thể là phê chuẩn trong một phần công việc cụ thể. 1.1.2.5.Kiểm toán nội bộ •Khái niệm: Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ: “kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Theo liên đoàn kế toán quốc tế( IFAC ): “kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. •Đặc trưng kiểm toán nội bộ: - Phân loại theo tổ chức bộ máy. - Báo cáo kiểm toán có giá trị cao đối với người quản lý doanh nghiệp nhưng không cao đối với bên ngoài doanh nghiệp nhưng đều phải đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy. - Tư cách kiểm toán viên: trung trực, niêm khiết, khách quan, bảo mật. - Mục đích của kiểm toán nội bộ: bảo đảm 4 mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ( bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm tuân thủ luật pháp, bảo đảm hiệu quả kinh doanh ). - Mô hình: phụ thuộc vào quy mô và bản chất công việc, nhưng thường gồm có một giám định viên và một bộ phận độc lập. - Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán là mối quan hệ nội kiểm. - Không thu phí kiểm toán. 1.1.2.5.Theo quan điểm của IACPA Theo quan điểm của IACPA hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố: •Môi trường kiểm soát. •Đánh giá rủi ro. •Hoạt động kiểm soát. •Thông tin và truyền thông. •Giám sát. 1.1.2.6.Môi trường kiểm soát •Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. •Sau khi đánh giá về môi trường kiểm soát, kiểm toán viên nên xem xét các yếu tố - Triết lý quản lý và phong cách điều hành hoạt động(đặc thù về quản lý ) - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân sự - Ban giám đốc và Uỷ ban kiểm toán Ban giám đốc gồm các thành viên là những đại diện của các cổ động được bầu và có trách nhiệm chính là giám sát quản trị cũng như đánh giá và phê chuẩn chiến lược cơ bản của tổ chức. - Tính liêm chính và giá trị đạo đức: Các chính sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quả để thắt chặt sự kiểm soát đối với tính chính trực và những giá tị đạo đức của những người sáng tạo ra, quản lý và giám sát họ. Tính chính trực và hành vị đạo đức chính là sản phẩm của đạo đức công ty và những chuẩn mực về hành vi. - Cam kết về năng lực thực hiện: Cam kết này bao gồm sự xem xét của ban quản trị về các mức độ năng lực để chuẩn bị cho những công việc cụ thể và cả việc xem xét những năng lực ấy được chuyển hoá vào trong các kỹ năng và sự hiểu biết của người thực hiện như thế nào. - Mội trường bên ngoài 1.1.2.6. Đánh giá rủi ro Ban quản trị có thể xây dựng kế hoạch, chương trình hoặc đề xuất các công việc để xác định các loại rủi ro cụ thể hoặc có thể quyết định chấp nhận rủi ro bởi vì yếu tố chi phí hay những xem xét khác. a. Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục tạo nên một sự đảm bảo đối với các chính sách, đường lối của ban quản trị. Một hoạt động kiểm soát tồn tại thường để thực hiện một mục tiêu cụ thể. b.Thông tin và truyền thông Một hệ thống thông tin( hệ thống kế toán )hiệu quả sẽ giúp cho người sử dụng đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị, trong kiểm soát và để chuẩn bị các báo cáo tài chính. Một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả phải: nhận diện và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Phân loại chính xác các nghiệp vụ. + Đo lường giá phí và giá trị tài sản phù hợp. + Ghi chép các nghiệp vụ đúng kì. + Trình bày các kết quả của các nghiệp vụ song song với báo cáo một cách chính xác trong báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, hoạt động truyền thông liên quan tới việc cung cấp một sự hiểu biết rõ rang đối với các quy định và trách nhiệm. c.Giám sát Thủ tuc giám sát hoạt động được xây dựng trong những hoạt động đang thực hiện bình thường của thực thể pháp lý và nó bao gồm cả các báo cáo quản trị định kỳ và các hoạt động giám sát cấp cao. Giám sát đang trở thành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xác định rủi ro, vì vậy nó càng được quan tâm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán. 1.1.2.7.Theo COSO: Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố a. Môi trường kiểm soát( Control Environment ): Tạo nền tảng cho các yếu tố khác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập các chính sách kiểm soát trong Công ty. b. Đánh giá rủi ro kiểm soát( Risk Assessment ): Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công ty. c. Hoạt động kiểm soát( Control Activities ): Toàn bộ các chính sách và thủ tục được thực hiện nhằm trợ giúp ban giám đốc Công ty phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt mục tiêu kinh doanh. d.Hệ thống thông tin, giao tiếp( Information and Communication ): Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong Công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình e. Hoạt động kiểm soát( Monitoring ): Là một quá trình đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn chu, hiệu quả. 1.2.Chu trình mua hàng – thanh toán 1.2.1.Bản chất và chức năng của chu trình 1.2.1.1.Bản chất - Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quy trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chu trình được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung câp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được. 1.2.1.2.Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán •Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải có sự phê chuẩn của những người có thẩm quyền để đảm bảo hàng mua đúng mục đích, tránh việc mua hàng quá nhiều hoặc mua hàng không cần thiết. - Công ty cần để ra định mức dự trữ hàng tồn kho đối với mỗi mặt hàng để bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường. - Sau khi phê duyệt, đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng mua, mức giá, thời gian nhận hàng. - Trong một số trường hợp đòi hỏi phải ký kết hợp đồng kinh tế. •Nhận hàng hoá hay dịch vụ - Nhận hàng hoá là điểm quyết định trong chu trình vì đây là thời điểm đơn vị thừa nhận một khoản nợ đối với người bán trên sổ sách kế toán. - Khi nhận hàng hoá, dịch vụ đòi hỏi có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện liên quan. - Sau khi nhận hàng, lập biên bản hay báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Sau đó gửi cho thủ kho và kế toán vật tư để làm cơ sở ghi chép và phản ánh sổ sách kế toán. •Ghi nhận các khoản nợ người bán - Việc ghi sổ các khoản nợ người bán đòi hỏi phải chính xác và nhanh chóng. - Kế toán công nợ phải có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua hàng và ghi vào sổ nhật kí và sổ chi tiết các khoản phải trả người bán. - Khi kế toán công nợ nhận được hoá đơn của người bán thì phải tiến hành đối chiếu giữa hoá đơn bán hàng với các thông tin trên đơn đặt hàng, . bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 3: Đánh. Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán. PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU