Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền

Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền

Lời mở đầu Trong kiểm toán tài Báo cáo chính thì chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình rất quan trọng vì đây là một chu trình trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là khâu cuối cùng phản ánh kết quả kinh doanh của một đơn vị. Hơn nữa đây là chu trình có mật độ phát sinh các nghiệp vụ lớn, liên quan đến nhiều chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu này dễ bị phản ánh sai lệch và thông tin mà ngời sử dụng báo cáo tài chính quan tâm sẽ không còn chính xác. Nhận thức đợc tầm quan trọng đó của chu trình bán hàng và thu tiền, cùng với tham khảo tài liệu sách báo và mong muốn có đợc kinh nghiệm thực tế về kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng nói riêng, em đã quyết định lựa chọn đề tài: Tỡm hiu v h thng kim soỏt ni b i vi chu trỡnh bỏn hng thu tin làm đề án môn học của mình. Trong đề án môn học của em, ngoài phần mở đầu và kết luận còn gồm ba phần chính sau đây: Phần I:NHNG VN C BN V H THNG KIM SOT NI B V CHU TRèNH BN HNG THU TIN. Phần II: QUY TRèNH KIM SOT NI B I VI CHU TRèNH MUA HNG THANH TON Phần III: NH GI V NHN XẫT V H THNG KIM SOT NI B I VI CHU TRèNH BN HNG THU TIN Do còn hạn chế về mặt nhận thức nên đề án của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô, các các bạn để em có thể hoàn thành đề án này. Em xin gửi lời cảm ơn cô giáo Ths.T Thu Trang, ngời đã nhiệt tình chỉ bảo, hớng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề án . PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN. 1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nôị bộ. 1.1.1.Khái nịêm •Khái niệm kiểm soát. Kiểm soát là một chức năng của quản lý, nó hoà lẫn vào các giai đoạn của quá trình quản lý nhưng nó không phải là một giai đoạn nào của quá trình quản lý. • Khái niệm kiểm soát nội bộ. - Quan điểm 1: Theo liên đoàn kế toán quốc tế IFAC Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chính sách được thiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu: + Bảo vệ tài sản. + Bảo đảm thông tin có độ tin cậy. + Bảo đảm tuân thủ luật pháp. + Bảo đảm hiệu quả kinh doanh. - Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện nhằm tuân thủ các quy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, đồng thời nhằm ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm, từ đó giúp cho báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản trong đơn vị 1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.2.1.Môi trường kiểm soát. • Khái niệm Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. • Các nhân tố trong môi trường kiểm soát. Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, đồng thời sẽ đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia dành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự. Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích. Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiểm nghiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. - Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của cácnhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. 1.1.2.2.Hệ thống kế toán. • Khái niệm. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống các sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp • Mục đích: Để thực hiện mục đích thu thập, phân loại, xử lý và cung cấp thông tin, hệ thống kế toán cần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau: o Tính có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng, mọi thông tin khi đã ghi sổ là thưc sự phát sinh và tồn tại. o Tính trọn vẹn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin khi đã phát sinh phải được phản ánh vào sổ sách đầy đủ và đúng đắn. o Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện và ghi sổ phải có sự phê chuẩn đầy đủ của cấp có thẩm quyền o Sự định giá: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng mọi cách thức tính toán, phương cách áp dụng phải phù hợp và nhất quán o Sự phân loại: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng các thông tin phải được phân loại và xử lý đúng đắn, đúng nội dung và đối tượng. o Tính chính xác cơ học: Phải đảm bảo các phép tính số học phải chính xác và chuyển giữ liệu phải khớp đúng. o Tính đúng kì: đảm bảo các nghiệp vụ, thông tin phải được ghi chép đúng kì kế toán. 1.1.2.3.Thủ tục kiểm soát. • Khái niệm. Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền. • Nội dung Các nguyên tắc cơ bản (nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công – phân nhiệm, uỷ quyền và phê chuẩn) Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dữ phát hiện. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm về hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản… Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập chung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt đọng cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng… Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. 1.1.2.4.Kiểm toán nội bộ. • Khái niệm. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. • Đặc trưng kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nôi bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chính và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu có: Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành. 1.2.Chu trình bán hàng – thu tiền. 1.2.1.Ý nghĩa và chức năng của chu trình. 1.2.1.1.Ý nghĩa. - Trong quá trình SXKD, chu trình bán hàng và thu tiền là chu trình cuối cùng. - Chu trình nhằm đánh giá hiệu quả của những chu trình trước đó và đánh giá hiệu quả của toàn bộ chu kỳ SDXK của doanh nghiệp. - Bán hàng thu tiền là qúa trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá thông qua quá trình trao đổi hàng - tiền và chỉ kết thúc khi thu được tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán. - Một chu trình bán hàng - Thu tiền hiệu quả thì có nghĩa là vốn được huy động đúng mức tạo tiền để cho sản xuất và cho các chu kỳ tiếp theo được thực hiện một cách hợp lý. 1.2.1.2.Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền • Kiểm soát tín dụng. - Quá trình bán hàng gắn liền với việc thu tiền do đó sau khi quyết định bán cần xem xét phê chuẩn phương pháp bán hàng và quyết định thời gian thanh toán. - Trước khi chuyển giao hàng thì những người có trách nhiệm của doanh nghiệp phải xem xét các vấn đề sau: + Khả năng thanh toán của khách hàng + Xem xét hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng + Xem xét số dư phải thu của khách hàng tại thời điểm bán hàng để phê chuẩn phương thức bán hàng trả chậm. • Giao hàng. - Đánh dấu hàng hoá của doanh nghiệp được chuyển giao cho khách hàng cả về quyền sở hữu hàng hoá, thành phẩm. - Là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp - Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá xuất ra khỏi doanh nghiệp phải phù hợp với lượng hàng hoá xuất thực tế, phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với phiếu báo thanh toán hoặc uỷ nhiệm thu gửi cho khách hàng hoặc ngân hàng phục vụ của khách hàng. • Gửi hoá đơn. - Kế toán viên sau khi nhận được các chứng từ thì cần tiến hành kiêmtra tính hợp lý, trung thực, chính xác. - Lập hoá đơn bán hàng gửi cho khách hàng - Tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng. • Xử lý ghi sổ khoản thu tiền. - Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, TGNH thì kế toán tiến hành theo dõi và ghi vào sổ nhật ký thu tiền. - Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán thì đơn vị phản ánh trên tài khoản 131. - Theo dõi chi tiết cho từng khách hàng đúng với số tiền và đúng lúc. • Xử lý ghi sổ giảm trừ. - Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại phải được phê chuẩn trước khi ghi sổ chính thức. - Phải ghi sổ chính xác, kịp thời và phải có bằng chứng để chứng minh các khoản giảm trừ này. • Thẩm định và lập dự phòng. - Công việc được thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không chịu thanh toán.