Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ NC Việt Nam

MỤC LỤC Chương 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1 1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2 1.2.1 Mục tiêu chung 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2 1.3 ĐỐI TƯỢNG ,PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 4 1.3.2Phạm vi nghiên cứu 4 1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5 1.4.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu 5 1.4.2 Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp và tìm hiểu thực tế 5 1.4.3 Phương pháp thu thập tài liệu 6 1.4.4 Phương pháp phân tích 6 1.4.5 Phương pháp bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ 7 1.5 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN 7 1.6 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 7 Chương 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 9 2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 9 2.1.1 Khái niệm và chức năng của KSNB 9 2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 12 2.1.2.1 Môi trường kiểm soát 12 2.1.3 Hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ 17 2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 18 2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền 18 2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 21 2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu tiền 21 2.2.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình hán hàng thu tiền trong doanh nghiệp 25 2.2.5 Tổ chức thông tin phục vụ kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp 29 Chương 3 : THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH 32 BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ NC VIỆT NAM 32 3.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ NC VIỆT NAM 32 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 32 3.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty 34 3.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của công ty 35 3.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ NC VIỆT NAM 42 3.2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát 42 3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 46 3.2.3 Tổ chức thông tin và truyền thông 46 3.2.4 Hoạt động kiểm soát 51 3.2.5 Tổ chức hoạt động giám sát 53 3.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 53 3.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại công ty 56 3.3.3 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 58 Chương 4 : HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ NC VIỆT NAM 60 4.1.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 60 4.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ NC Việt Nam 64 4.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ NC VIỆT NAM 65 4.2.1 Sự cần thiết ,nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ NC Việt Nam 65 4.2.1.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ NC Việt Nam 65 4.2.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB 65 4.2.2 Giải pháp hoàn thiện họat động kiểm soát chung trong công ty 65 4.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ NC Việt Nam . 65

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 ĐỐI TƯỢNG ,PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 4

1.3.2Phạm vi nghiên cứu 4

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 5

1.4.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu 5

1.4.2 Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp và tìm hiểu thực tế 5

1.4.3 Phương pháp thu thập tài liệu 6

1.4.4 Phương pháp phân tích 6

1.4.5 Phương pháp bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ 7

1.5 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN

7

1.6 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 7

Chương 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 9

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 9

2.1.1 Khái niệm và chức năng của KSNB 9

2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 12

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát 12

2.1.3 Hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ 17

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 18

2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền 18

2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền 21

2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu tiền .21

2.2.5 Tổ chức thông tin phục vụ kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

trong doanh nghiệp 29

Chương 3 : THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH 32

BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ N&C VIỆT NAM 32

3.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ N&C VIỆT NAM 32

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 32

3.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty 34

3.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của công ty 35

3.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ N&C VIỆT NAM 42

3.2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát 42

3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 46

3.2.3 Tổ chức thông tin và truyền thông 46

3.2.4 Hoạt động kiểm soát 51

3.2.5 Tổ chức hoạt động giám sát 53

3.3.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 53

3.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán chịu tại công ty 56

3.3.3 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 58

Chương 4 : HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ N&C VIỆT NAM 60

4.1.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 60

4.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam 64

4.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ VÀ DỊCH VỤ N&C VIỆT NAM 65

4.2.1 Sự cần thiết ,nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam 65

4.2.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống KSNB 654.2.2 Giải pháp hoàn thiện họat động kiểm soát chung trong công ty 654.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam 65

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thịtrường có sự quản lý của nhà nước, các doanh nghiệp ngày càng nâng caođược vai trò tự chủ của mình Những vấn đề cạnh tranh trong nền kinh tế thịtrường ngày càng phức tạp, không chỉ đơn thuần là cạnh tranh về chất lượng ,mẫu mã sản phẩm mà còn là sự cạnh tranh quyết liệt về giá cả nhằm tạo rađược những sản phẩm dịch vụ mới, cung cấp cho thị trường với mức chi phíhợp lý để đạt được lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.Để tồn tại và phát triểnđược thì mỗi doanh nghiệp phải đặt ra cho mình một chiến lược kinh doanhhiệu quả Để đạt được mục tiêu đó thì công việc quan trọng nhất là hạ giáthành sản phẩm ,tiết kiệm chi phí ,nâng cao uy tín ,tăng tính cạnh tranh chodoanh nghiệp

Chu trình bán hàng – thu tiền có ý nghĩa rất to lớn là một bộ phận liênquan đến rất nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính ,là giai đoạn cuối cùng đánhgiá toàn bộ kết quả của một chu trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Hoạt động bán hàng – thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ragian lận , sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và việcthực hiện tốt quy trình kiểm soát này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sứclực ,nâng cao hiệu quả kiểm toán ,đưa ra kiến nghị hợp lý và cung cấp thôngtin trung thực về tình hình kinh doanh ,tiêu thụ của đơn vị cho Tổng giám đốc

để từ đó giúp cho Ban lãnh đạo thấy được sai sót ,yếu kém cần khắc phục về

kế toán và cũng như quản lý phần hành này ,góp phần nâng cao hiệu quả kinhdoanh để tăng sức cạnh tranh, tăng cường hiệu lực của công tác quản lý vàtừng bước vươn lên nắm giữ thị phần, chiếm vị trí chủ đạo trên thị trường.Một trong những giải pháp mà đơn vị cần quan tâm hiện nay là phải tăng

cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền để đảm bảodoanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bánhàng Còn đối với Nhà nước , thực hiện việc kiểm soát góp phần giúp các cơquan Nước xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thựchiện nghĩa vụ với Nhà nước ,có chính sách hợp lý hơn để phát triển hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp.

Nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với chu trìnhbán hàng – thu tiền và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa tầmquan trọng của chu trình này nên trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phầnthương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam em đã chọn đề tài :

“ Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công

ty cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam “ cho luận văn

Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành pháp luật và các quy định

Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực , bảo mật thông tin ,nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

Bất kì một nghiệp vụ kinh tế nào ở đơn vị được kiểm toán cũng có thể

có một vài loại sai sót có thể xảy ra trong quá trình ghi sổ , tổng hợp và lập

BCTC Những mục tiêu cụ thể mà hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót có thể xảy ra đó là :

Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải thực sự phát sinh : Cơ cấu KSNB

phải được thiết kế sao cho không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ kế toán và các nhật ký Để kiểm soát và bảo vệ được tài sản thì mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn được xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm Nếu một nghiệp vụ kinh

tế không được phê chuẩn xảy ra ,nó có thể dẫn đến một sự lừa đảo và ảnh hưởng làm tổn thất tài sản

Các nghiệp vụ kinh tế ,các tài sản hiện có phải được đánh giá và tính toán đúng đắn ( sự đánh giá và tính toán ) : Hệ thống KSNB phải có các quá

trình kiểm soát để đảm bảo là không để xảy ra sai sót trong khi đánh giá ,tính toán và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ

Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh ,các tài sản hiện có phải được ghi

sổ đầy đủ ( tính đầy đủ ) :Cơ cấu KSNB phải được thiết kế nhằm không để

bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh ,hay một tài sản hiện có nào nằm ngoài sổ kế toán Chúng phải được ghi nhận đầy đủ vào các sổ kế toán và được tổng hợp trên các BCTC

Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn ( Sự phân loại ) :

Các quá trình kiểm soát phải bao gồm một hệ thống các tài khoản thích

hợp ,được quy định rõ ràng về nội dung và quan hệ đối ứng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế một cách đúng đắn

Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh kịp thời ,đúng kỳ ( tính đúng

kỳ và kịp thời ) :Hệ thống KSNB phải đước thiết kế để đảm bảo rằng các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi kịp thời ,đúng kỳ vào các sổ kế toán( nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc kỳ nào phải ghi sổ kế toán kỳ đó ) Nếu

các nghiệp vụ kinh tế được ghi trước hoặc sau khi chúng xảy ra sẽ làm tăng khả năng sai sót trong việc bỏ quên hoặc ghi trùng ,nếu khác kì chúng sẽ làm sai lệch thông tin trên các BCTC

Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào các sổ chi tiết và phải được tổng hợp chính xác ( quá trình chuyển sổ và tổng hợp ):Trong

nhiều trường hợp ,các nghiệp vụ kinh tế nhỏ lẻ phải được phải được ghi sổ chitiết để theo dõi riêng ,sau đó được tổng hợp và dùng để đối chiếu với ghi chéptổng hợp trên sở cái Nhiều trường hợp khác các nghiệp vụ nhỏ lẻ được tổng hợp chung trước khi vào sổ nhật ký ,sau đó từ nhật ký chuyển qua các sổ cái tổng hợp và được tổng hợp trình bày trên các BCTC Đơn vị có thể dùng phương pháp thích hợp khác nhau để vào sổ nghiệp vụ kinh tế nhưng cần phải

có các thủ tục kiểm soát để đảm bảo rằng việc tổng hợp ,ghi sổ và chuyển sổ các nghiệp vụ kinh tế đó là đúng nguyên tắc ,phương pháp kế toán và chính xác về số liệu

1.3 ĐỐI TƯỢNG ,PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thutiền tại Công ty Cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam Baogồm các vấn đề như: khái niệm về kiểm soát nội bộ , đặc điểm của kiểm soátnội bộ , chứng từ và tài khoản sử dụng cho chu trình bán hàng – thu tiền , quytrình ghi sổ , phương pháp kế toán áp dụng cho chu trình bán hàng – thu tiềntại công ty

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi không gian: bài luận tập trung nghiên cứu vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam

+ Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 26/12/2016 đến ngày 5/3/2017

+ Số liệu nghiên cứu : Số liệu nghiên cứu được thu thập từ năm 2014 đến năm 2016

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1.4.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Tìm hiểu các tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu, chọn lọc và sửdụng những thông tin hữu dụng cho đề tài của mình Trên cơ sở đó ,có thểđánh giá phát hiện ra những cái mà đề tài trước đã làm cần được học hỏi vànhững hạn chế còn tồn tại để khắc phục phát huy trong bài của mình

1.4.2 Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp và tìm hiểu thực tế

Quan sát là phương pháp thu thập bằng chứng đơn giản bằng việc quansát bằng mắt thường các hoạt động diễn ra tại công ty, phòng ban trong công

ty đặc biệt là phòng kế toán đồng thời phỏng vấn các nhân viên trong phòng

kế toán, nhân viên trong công ty Sau đó tổng hợp những thông tin hữu dụng

có thể sử dụng cho bài khóa luận nghiên cứu đề tài Thông qua quan sát ,cóthể thẩm định liệu các chính sánh và thủ tục được thiết kế có logic ,có hoạtđộng và được tuân thủ trong thực tế hay không Đồng thời tìm hiểu các quyđịnh, điều lệ áp dụng tại công ty để lấy thông tin thực tế cho phần thực trạngcủa bài khóa luận

Ví dụ : Các nhà quản lý thực hiện quan sát và phỏng vấn việc đi làmcủa các nhân viên tại các bộ phận trong công ty có đi làm đúng giờ hay không,có tuân thủ quy định của công ty hay không

Ưu điểm : Các nhà quản lý có thể nắm bắt toàn bộ sự việc diễn ra tạithời điểm hiện tại

Nhược điểm : kỹ thật này rất tốn thời gian ,có thể phải đợi lâu với hoạtđộng muốn quan sát ,kỹ thuật chỉ cung cấp bằng chứng về hoạt động đượcquan sát tại thời điểm đó ,không chắc là thời điểm khác có như vậy hay không

nên các nhà quản lý thường thực hiện kỹ thuật quan sát kèm theo các kỹ thuậtkhác

1.4.3 Phương pháp thu thập tài liệu

Tài liệu để giúp cho người nghiên cứu chọn lọc, đánh giá và sử dụng tàiliệu đúng với lĩnh vực chuyên môn hay đối tượng muốn nghiên cứu Có thểchia ra 2 loại tài liệu: tài sơ cấp (hay tài liệu liệu gốc) và tài liệu thứ cấp

+Tài liệu sơ cấp: Tài liệu sơ cấp là tài liệu mà người nghiên cứu tự thuthập, phỏng vấn trực tiếp, hoặc nguồn tài liệu cơ bản, còn ít hoặc chưa đượcchú giải Một số vấn đề nghiên cứu có rất ít tài liệu, vì vậy cần phải điều tra

để tìm và khám phá ra các nguồn tài liệu chưa được biết Người nghiên cứucần phải tổ chức, thiết lập phương pháp để ghi chép, thu thập số liệu

+Tài liệu thứ cấp: Loại tài liệu này có nguồn gốc từ tài liệu sơ cấp đãđược phân tích, giải thích và thảo luận, diễn giải Các nguồn tài liệu thứ cấpnhư: Sách giáo khoa, báo chí, bài báo, tập san chuyên đề, tạp chí, biên bản hộinghị, báo cáo khoa học, internet, sách tham khảo, luận văn, luận án, thông tinthống kê, hình ảnh, video, băng cassette, tài liệu-văn thư, bản thảo viết tay, …

1.4.4 Phương pháp phân tích

+ Phương pháp phân tích thống kê mô tả những vấn đề liên quan đến

đề tài Thống kê so sánh là phương pháp sử dụng những nguồn số liệu thứ cấp

để so sánh đối chiếu sự biến đổi qua thời gian của các sự vật, sự việc, Qua

đó thấy được xu hướng phát triển của chúng Trong đề tài có sử dụng phươngpháp này để phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinhdoanh, biến động số lượng lao động, mức lương trung bình của công ty Từ

đó có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính của công ty

+ Phương pháp mô tả KSNB : Sử dụng lời văn mô tả các bước, cácnguyên tắc , các mối quan hệ trong KSNB của một tổ chức hoặc một hoạtđộng Từ đó người đánh giá sẽ đưa ra những nhận xét là có tồn tại hệ thống

KSNB không, Hệ thống KSNB có hiệu lực không, yếu kém chổ nào, sẽ cókhả năng xảy ra rủi ro kiểm soát ở đâu Phương pháp lưu đồ kiểm soát sửdụng các hình vẽ, các biểu tượng, các mũi tên để thể hiện các quan hệ, cácbước, các thủ tục trong kiểm soát Sử dụng sơ đồ trong quy trình bán hàng –thu tiền Qua lưu đồ kiểm soát sẽ giúp thực hiện các thử nghiệm kiểm soátdựa trên lưu đồ Nếu qua thử nghiệm thấy sai lệch chứng tỏ kiểm soát yếukém.

1.4.5 Phương pháp bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ

Các câu hỏi kiểm soát mang tính rời rạc và cụ thể theo từng chủ đề,từng người trả lời Bảng câu hỏi là văn bản chứa các câu hỏi sẽ được trả lờibởi người được hỏi mà người phỏng vấn không cần có mặt Các câu hỏi trongbảng câu hỏi thuộc ba loại :

+ Câu hỏi mở : người được hỏi viết ra câu trả lời

+ Câu hỏi đóng : người được hỏi chọn ra trong số các câu trả lời đượcliệt kê sẵn

+ Câu hỏi đóng : người được hỏi định lượng các khái niệm trừutượng Ví dụ : người được hỏi cung cấp mức độ đồng ý với một vấn đề băngcách lựa chọn một trong số các khả năng : tuyệt đối đồng ý ,đồng ý ,không có

ý kiến gì ,không đồng ý , tuyệt đối không đồng ý Câu hỏi xếp hạng rất thuậntiện cho phân tích định lượng

1.5 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN1.6 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Khóa luận bao gồm 4 chương :

Chương 1 : Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương 2 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền trong doanh nghiệp

Chương 3 : Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiềntại doanh nghiệp

Chương 4 : Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiềntại công ty Cổ phần thương mại đầu tư và dịch vụ N&C Việt Nam

Chương 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP

2.1.1 Khái niệm và chức năng của KSNB

2.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ ,sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung

và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động luôn tồn tại song hành Nếukhông có kiểm tra ,kiểm sót thì làm thế nào để người lao động không vì quyềnlợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức ,của người sử dụng lao động ,làm sao quản lý được những rủi ro ? Làm thếnào để có thể phân quyền ,ủy nhiệm giao việc cho cấp dưới một cách chínhxác ,khoa học chứ không phải dựa trên sự in tưởng cảm tính ? Vì vậy ,hoạtđộng kiểm tra ,kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý

và thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến cácđịnh nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này

Theo COSO ( Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán ,kiểmtoán ,quản trị Hoa Kỳ ) : Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản

lý ,Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối ,nó được thiết lập

để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu

Còn theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam thì Hệ thống Kiểm soát nội bộ

là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm :đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra ,kiểmsoát ,ngăn ngừa và phát hiện gian lận ,sai sót ,để lập báo cáo tài chính trungthực ,hợp lý ,nhằm bảo vệ ,quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị

Vậy có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thườngxuyên của các đơn vị ,là sự tích hợp một loạt hoạt động ,biện pháp ,kếhoạch ,quan điểm ,nội quy ,chính sách và nỗ lực của mọi thành viên đặt ramột cách hợp lý Nó được tổ chức dựa trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ratrong từng khâu công việc và tìm ra các biện pháp để ngăn chặn sai phạmnhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra Hay đơn giản hơn ,Hệthống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mình muốn và tránhnhững điều mình muốn tránh.

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của KSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là cácchính sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện cácmục tiêu sau :

Bảo vệ tài sản của đơn vị :

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vôhình ,chúng có thể bị đánh cắp ,lạm dụng vào những mục đích khác nhauhoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thíchhợp Việc bảo vệ tài sản càng trở nên cần thiết hơn trong quá trình hội nhập

và phát triển

Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin :

Thông tin kinh tế ,tài chính do bộ máy kế toán xử lý ,tổng hợp và căn

cứ quan trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Do đócác thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian ,tính chính xác

và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nộidung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định :

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảmcác quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức Cụ thể ,cần phải :

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến cáchoạt động của doanh nghiệp

+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gianlận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ ,chính xác cũng như việc lậpBáo cáo tài chính trung thực ,khách quan

Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động :

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sựlặp lại không cần thiết các tác nghiệp ,gây ra sự lãng phí trong hoạt động và

sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Định kỳ các nhàquản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thựchiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằmnâng cao khả năng quản lý ,điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng

có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đíchbảo vệ tài sản ,sổ sách hoặc cung cấp thông thông tin đầy đủ và tincậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộhữu hiệu và kết hợp hài hòa với bốn mục tiêu trên

Tóm lại hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi quy

mô của đơn vị càng mở rộng ,quyền hạn trách nhiệm được phân chia thànhnhiều cấp ,mối quan hệ giữa các cấp trở nên phức tạp ,quá tình truyền đạt vàthu thập thông tin trở nên khó khăn ,tài sản phân tán ở nhiều địa điểm Khi đó

hệ thống kiểm soát nội bộ càng phải được xây dựng một cách chặt chẽ vàngày càng phải hoàn thiện

2.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoàiđơn vị có tác động đến việc thiết kế ,hoạt động và xử lý dữ liệu của các loạihình kiểm soát nội bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếuliên quan tới quan điểm ,thái độ ,nhân thức cũng như hành động của các nhàquản lý trong doanh nghiệp Các nhân tố trong môi trường kiểm soát baogồm:

* Môi trường bên trong

a Đặc thù về quản lý

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điềuhành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnhhưởng trực tiếp đến chính sách ,chế độ ,các quy định và cách thức tổ chứckiểm tra ,kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì các nhà quản lý là người phêchuẩn các quyết định ,chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ được áp dụng tạidoanh nghiệp

b Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉđạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị Xây dựng cơ cấu tổchức của đơn vị là việc phân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyềnhạn cụ thể đồng thời xác định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữacác bộ phận đó Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểmsoát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp Để thiết lậpmột cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả ,các nhà quản lý phải tuân thủcác nguyên tắc sau :

+ Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn

vị ,không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộphận

+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng : xử lý nghiệp

vụ ,ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quảcao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

c Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên

và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thểtrực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong đơn vị Vì thế các nhà quản lýdoanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng ,đàotạo ,sắp xếp ,đề bạt ,khen thưởng , kỷ luật nhân viên và phải phù hợp với nănglực chuyên môn ,phẩm chất đạo đức đồng thời phải mang tính kế thừa và liêntiếp

d Công tác kế hoạch và dự toán

Công tác lập kế hoạch và dự toán ,bao gồm các kế hoạch sản xuất ,tiêuthụ ,chi tiêu quỹ ,kế hoạch hay dự toán đầu tư ,sửa chữa tài sản cố định…Đặcbiệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tàichính ,kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương tai ,có ý nghĩa rấtlớn trong kiểm soát nội bộ ,một khi việc lập và thực hiện kế hoạch được tiếnhành một cách khoa học ,nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soáthữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm ,xem xét tiến

độ thực hiện kế hoạch ,theo dõi từng nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lậpnhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịpthời

e Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo caonhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêmnhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểmsoát Ủy ban này thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau :

+ Giám sát sự chấp hành pháp luật của công ty

+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

+ Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ + Hòa giải mâu thuẫn ( nếu có ) giữa Kiểm toán viên độc lập với Bangiám đốc

Do có cách chức năng quan trong nêu trên ,nên sự độc lập và hữu hiệutrong hoạt động của ủy ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trườngkiểm soát

* Môi trường bên ngoài

Ngoài nhân tố bên trong nói trên ,môi trường kiểm soát còn bao hàmnhiều nhân tố bên ngoài như luật pháp ,sự kiểm soát của cơ quan nhànước ,các nhân tố tự nhiên xã hội ,các nhân tố phát triển về công nghệ

….những nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng

nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểmsoát cụ thể

2.1.2.2 Đánh giá rủi ro

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro vàkhó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tíchnhững nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể khôngđạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ronày gây ra

+ Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết đểđánh giá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mụctiêu đó có khả năng không thực hiện được.

+ Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toànđơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sảnphẩm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể(hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộnghơn Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện

dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với các doanhnghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổihọp nội bộ

+ Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi rorất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau Một quy trình baogồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xétkhả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro.2.1.2.3 Hệ thống thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua

hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chấtlượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:

+ Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếpnhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với cácthành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơnvị

+ Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhậntrung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời

Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là mộtphân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quảntrị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh Hai bộ phận nàyphần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau.Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính.

2.1.2.4 Hoạt động kiểm soát

Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhàquản lý được thực hiện

+ Phân chia trách nhiệm : Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫnnhau Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho vàthủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tàisản,…

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cầnthực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ vàviệc phê chuẩn các nghiệp vụ Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệthống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn

+ Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa sốsách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định

kỳ Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn

vị Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấnchỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viênkhông phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…

+ Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằngcách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thườngxuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổikịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp

2.1.2.5 Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểmsoát nội bộ Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và cócần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên(tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bấtthường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ,hoặc do KTV độc lập thực hiện).

2.1.3 Hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào ,hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoànhảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy

ra vì hiệu quả thật sự của nó thùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người ,tức

là phụ thuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhận sự Hệthống kiêm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm ,vì nócòn có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau :

+ Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý ,bấtcần ,đẵng trí,đánh giá hay ước lượng sai ,hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặccác báo cáo của cấp dưới

+ Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sựthông đồng của một người trong Ban giám đốc hay các nhân viên với nhữngngười khác ở bên ngoài đơn vị Hành vi này rất khó phát hiện vì sự hợp lý hóa

từ các chứng từ đã được tạo ra để che dấu sai phạm

+ Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thườngxuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên ,do đónhững sai phạm trong các nghiệp vụ thương hay bị bỏ qua

+ Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ racho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót haygian lận gây ra

+ Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụngquyền hạn của minh nhằm thực hiện mưu đồ riêng

+ Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới các thủ tục kiểmsoát không còn phù hợp

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

2.2.1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền

2.2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa

Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hànghóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền Chu trình bán hàng và thu tiền bắtđầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng muahàng ) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Quá trình tiêuthụ được thực hiện khi hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao, được người muachấp nhận thanh toán Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh

tế của chúng Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi giao dịchthanh toán được giải quyểt nhanh chóng.Do vậy, có rất nhiều phương thứcbán hàng phong phú và đa dạng:

*Phương thức bán hàng trực tiếp:

Doanh nghiệp giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại cửa hàngcủa doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu cho người mua

*Phương thức chuyền giao hàng theo hợp đồng :

Doanh nghiệp chuyển hàng bán đến địa điểm thỏa thuận trong hợpđồng Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người mua thanh toán hoặcchấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ

*Phương thức bán hàng quá đại lý (ký gửi):

Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng bán đến đại lý được coi là nhận hàng vàbán hàng hộ doanh nghiệp, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên doanh sốbán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước

*Phương thức bán hàng trả góp:

Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho khách hàng, người mua tiếnhành thanh toán theo quy đinh của doanh nghiệp Ngoài ra, cũng có thể sửdụng vật tư, hàng hóa, sản phẩm làm hình thức bán hàng khác nhau để thanhtoán trong nội bộ doanh nghiệp Việc thanh toán của người mua cũng đượcthực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như: Thanh toán trực tiếp bằngtiền mặt ; thanh toán bằng chuyển khoản;thanh toán thông qua thư tín dụng(L/C)

Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối làgiai đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo

ra một phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau.Chu trình này bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sựchuyển nhượng quyển sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng

2.2.1.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền

Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền : Chu trình bán hàng và

thu tiền trải qua nhiều khâu , có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền,… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

+ ĐĐH có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

+ Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

+ Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá

Xét duyệt bán chịu

+ Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

Giao hàng

+ Giao hàng khi chưa được xét duyệt

+ Giao hàng không đúng chủng loại ,số lượng

+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng

Lập hóa đơn

+ Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

+ Lập hóa đơn sai về giá trị ,tên ,mã số thuế ,địa chỉ khách hàng

+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

+ Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng

+ Ghi nhận sai tên khách hàng ,thời hạn thanh toán

+ Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

+ Ghi sai số tiền ,ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn

+ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém ,không đòi được nợ

+ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

+ Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt

+ Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

Các chứng từ sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền

Các chứng từ thường sử dụng : Đơn đặt hàng của khách hàng ,Lệnh bánhàng , Hợp đồng kinh tế , Phiếu xuất kho , Chứng từ vận chuyển , Hóa đơn bán hàng , Phiếu thu , Giấy báo Có của ngân hàng

2.2.2 Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng :

+ Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý + Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán

+ Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện

Hoạt động xuất kho ,cung cấp hàng hóa :

+ Xuất kho giao hàng sai số lượng ,địa chỉ đối tượng nhận hàng ,thờigian giao hàng

+ Lập khống hóa đơn bán hàng

+ Lập sai hóa đơn

+ Chuyển dữ liệu công nợ sai ,không kịp thời

Để thất thoát tiền trong hoạt động thu tiền

2.2.3 Mục tiêu kiểm soát và các thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu tiền

2.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát

+ Tính có thật ( hiện hữu ) : Các nghiệp vụ bán hàng chỉ được ghi nhậnkhi quyền sở hữu đối với hàng hóa đã được chuyển giao ,dịch vụ đã hoànthành cung cấp cho khách hàng và công ty đã nhận được tiền hoặc một khoảnphải thu

+ Tính đầy đủ ( trọn vẹn ) : Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh ,số tiềnthu được và các khoản phải thu khách hàng đều được ghi sổ và không được

bỏ sót bất cứ nghiệp vụ nào

+ Sự phê chuẩn : Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúngđắn , các nghiệp vụ phát sinh phải được phê duyệt đầy đủ của những cá nhân

có thẩm quyền liên quan thì mới được coi là hợp lệ

+ Quyền và nghĩa vụ : Hàng hóa đã bán thuộc quyền sở hữu của đơn vị

và các khoản phải thu có người sở hữu

+ Sự đánh giá : Doanh thu và khoản phải thu phải được phản ánh đúng

số tiền thực tế đã phát sinh và ghi sổ chính xác

+ Sự phân loại và trình bày : Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đềuđược phân loại và trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ

+ Tính chính xác cơ học : Các khoản phải thu được tính toán đúng vàcác nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp sổ chi tiết thích hợp và đúng các sổ cộng 2.2.3.2 Các thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu tiền

Những thủ tục kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng:

+ Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhânhay bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

+ Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhậpliệu

+ Kiểm soát chứng từ sổ sách: các chứng từ phải được đánh số liêntục, trước khi lập hóa đơn GTGT phải căn cứ trên bộ chứng từ, ghi nhận kịpthời các khoản nợ & tiền bán hàng thu được

+ Ủy quyền và xét duyệt: Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dướixét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách

Kiếm tra độc lập việc thực hiện:

+ Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra độc lập với người bịkiểm tra

Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

+ Các thủ tục kiểm soát phổ biến khác cần thực hiện là:

+ Xác minh người mua hàng

+ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giáchính thức của đơn

+ Xác nhận khả năng cung ứng

+ Lập lệnh bán háng

+ Xét duyệt bán chịu

Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng

từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bảng, chứng từ này phải đượcđánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng

Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàngthực nhận với chứng từ gửi hàng Nếu có chênh lệnh, cần thông báo cho bộphận xử lý đơn đặt hàng

Nhận được chứng từ từ những bộ phận khác gửi đến: đơn đặt hàng,lệnh bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển,

bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn

Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, hoặc lập saihóa đơn hoặc lập hóa đơn khống, khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:

Kiếm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng

*) Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt

+ Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng

+ Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khíchkhách hàng nhận hóa đơn

+ Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ởcác điểm bán hàng.

+ Cuối mồi ngày, cần phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ vớitổng sồ tiền mà thủ quỹ ghi chép

*) Đối với phương thức bán chịu:

+ Việc kiểm soát tập trung vào kế toán, nợ phải thu khách hàng và bộphận thu nợ

+ Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đốichiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kếtoán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng

+ Bộ phận theo dõi công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên vớikhách hàng

+ Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư

nợ phải thu theo tuổi nợ

+ Định kỳ, đơn vị cần in các báo cáo về số dự phòng phải thu khó đòi

đề nghị trích lập, số nợ khó đòi đã xóa sổ theo từng nhân viên theo dõi côngnợ

2.2.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình hán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bướccông việc bao gồm nhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng.Việc kiểm soát từng khâu, từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện cácsai phạm, rủi ro xảy ra là việc hết sức quan trọng Nếu đơn vị không xây dựngđược hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với nghiệp vụ bán hàng và nợphải thu khách hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của kháchhàng là điều khó tránh khỏi Trong nghiệp vụ bán hàng, đối với nhữngphương thức giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau cũng

như các điều kiện trong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việccũng khác nhau Song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền có thể được

cụ thể hóa thành các khâu xử lý công việc và các thủ tục kiêm soát tương ứngnhư :

2.2.4.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua

Quá trình bán hàng - thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàngcủa khách hàng thông qua đơn đặt hàng Đặt hàng cúa người mua có thể làđơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại,thư điện tử sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hóa, dịch vụ Về mặt pháp

lý, đây có thể được xem là một đề nghị sẵn sàng mua hàng hóa theo nhữngđiều kiện xác định Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thế xem xét để đưa

ra quyết định bán (qua phiếu bán hàng) sau khi xem xét khả năng cung ứngcùa doanh nghiệp và lập lệnh bán hàng

Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi,giám sát ở giai đoạn lập lệnh bán hàng như sau:

+ Sự đồng bộ về so sánh: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sôsách phải kiêm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng

+ Đánh số thứ tự các chứng từ : Sử dụng chứng từ có đánh số trướctheo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránhđược việc trùng lặp các khoàn phải thu, các khoản ghi so với khách hàng.2.2.4.2 Xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tinkhác từ trong và ngoài đơn vị, nhừng người có thẩm quyền (bộ phận phụ tráchbán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt

về bán chịu Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tếnhư một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán cùng với nhữngđiều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả , chiết khấu , phương thức

và thời gian giao nhận Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thểtrên lợi ích cùa cả hai bên theo hướng khuyến khích ngirời mua trà tiền nhanh

đề được hường chiết khấu thanh toán

2.2.4.3 Chuyển giao hàng hóa

Sau khi lệnh bán hàng đã lập thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành xuấtkho hàng hóa cho bộ phận phụ trách chuyển hàng Hầu hết hàng hóa đượcchuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận chuyền đường sắt, đường

bộ, hàng không Trong quá trình này, các chứng từ vận chuyển như hóa đơnvận chuyển, vận đơn sẽ được lập

Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho kháchhàng Chứng từ chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm cácthông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số liệu và dừ liệu có liên quan.Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra cùa thu kho và cùa người nhận, lượng hànghóa được giao còn cần có sự kiểm soát của bộ phận bảo vệ

2.2.4.4 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá

cá hàng hóa bao gồm giá gốc , chi phí vận chuyển, bảo hiếm và các yếu tốkhác theo luật thuế GTGT Như vậy, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ chokhách hàng về số tiền họ phải trả và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi

sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoán phải thu Trước khi hóa đơn đượcgửi cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn Tỏng cộng hóađơn phát hành hàng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên Sô Cái

Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõicông nợ phải thu của từng khách hàng

2.2.4.5 Xử lý và ghi số các khoản thu tiền

Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàngthì tiến hành thu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưathanh toán Tiền mặt được ghi vào sồ Nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu

theo dõi trên Sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúngkỳ.

Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từngnhóm để từ đó lập kế hoạch thu nợ, thường kế hoạch này do bộ phận bán chịuđảm nhận trách nhiệm Ngoài ra để giảm thiểu các sai phạm thì phái đảm bảođộc lập giữa nhân viên phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tồnghợp Tuy nhiên, gian lận vẫn có thề xảy ra nếu có sự thông đồng giữa cácnhân viên này với nhau

Đối với những nghiệp vụ thu tiền ngay, trong thực tế tiền mặt là khoản

dề xảy ra sai sót và gian lận nhất nên quá trình kiểm soát nội bộ thường rấtchặt chẽ trong việc quản lý tiền :

+ Các chứng từ phải được đánh số trước: Các phiếu thu tiền mặí đượcđánh số trước theo thứ tự để tránh hiện tượng viết phiếu thu cho khách hàngsong không có tiền mặt do người thu tiền đã biển thủ tiền, đồng thời tránhđược việc trùng lặp trong việc lập phiếu thu tiền

+ Chọn một số phiếu thu của kế toán tiền mặt, kiểm tra chuỗi thứ tựcủa số phiếu thu đó đặc biệt chú ý tới những số bị sai sót, bị thiếu hoặc nằmngoài thứ tự bình thường

2.2.4.6 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Nếu khách hàng không hài lòng về số hàng nhận được do sai quy cách

hay kém phẩm chất, họ có thế gửi trả lại cho doanh nghiệp Vì thế, các doanhnghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về xét duyệt, tiếp nhận cùngnhư nhau trừ các khoản công nợ liên quan đến số hàng này Đối với giảm giáhàng bán phải có sự phê chuẩn cùa người có thẩm quyền trong doanh nghiệp,chiết khấu chi được thực hiện khi thanh toán trong thời gian được hưởng chiếtkhấu, giám giá với khách hàng mua nhiều hoặc hàng hóa có chất lượng kém

mà sau khi kiểm tra lại, doanh nghiệp thấy đúng với thực tế, đăc biệt là hàng

đã bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn của trưởng phòng kinhdoanh hoặc người có thẩm quyền về lý do trả lại hàng.

2.2.4.7 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Để đảm báo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị choviệc khóa sổ kế toán phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phảitiến hành đánh giá các khoản phải thu không có khả năng thu hồi và tiến hànhlập dự phòng cho các khoản phải thu này, như vậy mới có thể đề phòng đuợcnhững tồn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quà kinhdoanh của kỳ kế toán

Để lập dự phòng phải thu khỏ đòi, doanh nghiệp cần có nhừng bằngchứng đáng tin cậy như: khách hàng bị phá sản hoặc bị tốn thất, thiệt hại lớn

về tài sản và mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợnhiều lần nhưng không đòi được

2.2.4.8 Xóa số các khoản phải thu không thu hồi được

Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hành không chịuthanh toán hoặc mất khả năng thanh toán Không còn hy vọng thu hồi đượccác khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quàn lý có trách nhiệm xem xét đề chophép hoặc đề nghị cấp có thầm quyền cho phép được xóa sổ các khoản nợnày Căn cứ vào đó, bồ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách Việc xóa sổphải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành

2.2.5 Tổ chức thông tin phục vụ kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp

toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đóchứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống Đồng thời, trên cácchứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.

Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng baogồm:

+ Đơn đặt hàng cúa khách hàng

+ Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị

+ Lệnh bán hàng

+ Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT

+ Hóa đơn vận chuyển

+ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Quyết toán cung cấp hàng hóa,dịch vụ

+ Phiếu thu , giấy báo Có , các bảng sao kê , Sổ phụ ngân hàng

+ Các chứng từ liên quan khác

2.2.5.3 Tố chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từngnội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan Tùy thuộc vào mụcđích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mởcác tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thề Đối vớicác loại sổ kế toán tồng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vịđang sử dụng

sồ sách và tài khoản kế toán phài đúng quy định về mẫu sổ và tên gọicủa các tài khoản, sổ kế toán phải cỏ đầy đủ chữ ký của người có thầm quyềnphê duyệt

Các loại sổ kế toán chi tiết được sừ dụng trong chu trình bán hàng - thutiền:

+ Sổ chi tiết theo dõi doanh thu

+ Bảng tống hợp doanh thu

+ Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

+ Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

+ Sổ chi tiết công nợ phải thu

+ Bảng tổng hợp công nợ phải thu

Các loại số kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ cónhững loại sổ phù hợp Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi

sổ, Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản

Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng – thutiền :

+ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

+ Các TK liên quan khác

2.2.5.4 Tồ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là những bảng tồng hợp các chi tiêu kinh tế, tài chínhdưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tìnhhình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời

kỳ nhất định Thông qua hệ thống báo cáo kế toán, nhà quản lý đơn vị sẽ nắmbắt được một cách toàn diện về tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị ,từ

đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa đơn vị mình