tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng thanh toán

LỜI MỞ ĐẦUTrong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xó hội Việt Nam hiện nay, đặc biệtlà trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hình tài chớnh sẽ tạorất nhiềuđiều

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xó hội Việt Nam

hiện nay, đặc biệtlà trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hình tài chớnh sẽ tạorất nhiềuđiều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạtđộng kinh doanh.Để thực

hiệnđượcđiềuđó thì một trong nhữngđiều kiện quan trọng là DN phải công khai báo cáo tài chớnhđãđược kiểm toán Trong kiểm toán báo cáo tài chính thìchu trình mua hàng – thanh toán là một trong 6 chu

trình được kiểm toán

Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan

trọngđối với DN trong việc quyếtđịnh hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN, đồng thời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót

Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểmsoát nội bộ chặt chẽđối với chu trình này trong DN sẽ góp phần giảm thiểu sai sót,

rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời gian của công việc kiểm toán chu trình này.Doanh nghiệp cần dựa trên đặcđiểm, tớnh chất của chu

trình cũng như các mụctiêu kiểm toánđể có thể thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả

Về mặt kết cấu củađềán, ngoài phần mởđầu và kết luận,

phần nội dung củađềánđược chia làm ba phần chớnh:

Phần 1: Những vấnđề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu

trình mua hàng – thanh toán

Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộđối với chu trình mua hàng –

thanh toán

Phần

3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộđối vớ

i chu trìnhmua hàng – thanh toán

PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRèNH MUA HÀNG – THANH TOÁN.

1.1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nụị bộ

1.1.1.Khái nịờm

Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là một chức năng của quản lý, nóđược

thực hiệnở tất cả các giaiđoạn của quá trình này nhưng nó không

phải là một giai đoạn hay một pha nào củaquá trình quản lý

Khái niệm kiểm soát nội bộ

- Quan điểm 1: Theo liên đoàn kế toán quốc tếIFAC

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chớnh sáchđượ

c thiết kếvà thực hiện nhằmđạtđược các mục tiêu:

+ Bảo vệ tài sản( tài sản hữu hình, tài sản vô hình)

+ Bảođảm thông tin cóđộ tin cậy: thông tin kinh tế, tài chớnh do

bộ máy kếtoán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho

việc hình thành các quyết địnhcủa các nhà quản lý

+ Bảođảm tuõn thủ luật pháp: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

Duy trì và kiểm tra việc tuõn thủ các chớnh sách có liên quan

của doanh nghiệp

Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai

phạm và gian lận

Đảm bảo việc ghi chép kế toánđầyđủ,

chớnh xác cũng như việc lập báo cáotài chớnh trung thực và khách quan.+ Bảođảm hiệu quả kinh doanh:

- Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán ViệtNam

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chớnh sách và thủ tục kiể

m soátdo đơn vịđược kiểm toán xõy dựng và thực hiện, nhằm tuõn

thủ các quy định, nộiquy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa,

phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm,

từđó báo cáo tài chớnh phảnánh trung thực,

hợp lý vàđúngđắn của thông tin nhằm bảo vệ,

quản lý và sử dụng có hiệu quảtài sản trong đơn vị

1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1.Theo quan điểm của IFAC

Theo quan điểm của liên đoàn kế toán quốc tếIFAC,

hệ thống kiểm soát nộibộ gồm 4 yếu tố:

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán

Thủ tục kiểm soát

Kiểm toán nội bộ

1.1.2.2.Môi trường kiểm soát

Khái niệm: Môi trường kiểm soát bao gồm các nhõn tố bên trong và

bên ngoàiđơn vị, ảnh hưởngđến việc thiết kế,

vận hành và việc xử lý các dữliệu của các loại kiểm soát nội bộ

Các nhõn tố trong môi trường kiểm soát

- Đặc thù quản lý: Nhõn tố này đề cập tới việc phõn cách và quanđiểm điều hành của các nhà lónhđạo,

nóảnh hưởngđến quá trình thiết kế vàthực hiện các thủ tục, quy

chế kiểm soát

- Cơ cấu tổ chức: Nhõn tố nàyđề cập tới việc phõn quyền trong

bộ máy quản lý Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi nóđápứngđược yêucầu:

+ Phảiđảm bảo kiểm soát mọi hoạtđộng của doanh nghiệp nhưng không đượcchồng chéo giữa các bộ phận

+ Phải tách bạch 3 chức năng: chức năng ghi sổ - xử lý nghiệp vụ - bảo quản

+ Phảiđảm bảo sựđộc lập tương đối giữa các bộ phận

- Chớnh sách nhõn sự: là chớnhsáchđề cập tới việc quản lý nhõn

sự trong doanh nghiệp

- Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các

kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay

dự toán đầu tư,

sửachữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chớnh gồm nhữngước tớn

h cõn đốitình hình tài chớnh, kết quả hoạtđộng và sự luõn

chuyển tiền trong tương lai lànhững nhõn tố quan trọng trong

quá trình kiểm soát

- Ủy ban kiểm soát: bao gồm các thành viên trong hộiđồng quảntrị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lývà các chuyên gia tronglĩnh vựckiểm soát Ủy ban kiểm soátđược thành lậpđể nhằm thực hiện cácnghiệp vụ sau:

+ Giám sát tiến trình lập và nộp báo cáo tài chớnh

+ Giám sát việc thực hiện của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát việc tuõn thủ luật pháp

+ Dung hũa các bấtđồng giữa cơ quan ngoại kiểm với doanh nghiệp

- Nhõn tố bên ngoài: bao gồm các chớnh sáchđiều tiết vĩ mô của

nhà nước, các chớnh sách của chủ nợ, của các nhàđầu tư.Đõy

là những nhõn tố nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiêp nhưng

lại cóảnh hưởngđến thiết kế vàthực hiện các thủ tục kiểm soát

1.1.2.3.Hệ thống kế toán

Khái niệm: Hệ thống kế toán là hệ thống chứng từ, tài khoản, bảngbiểu, sổ sách và báo cáo Trong đó trình tự lập và luõn chuyển

chứng từ làyếu tố kiểm soát hữu hiệu

Mụcđích: Để thực hiện mụcđích thu thập, phõn loại, xử lý và cungcấp thông tin, hệ thống kế toán cầnđảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau:

- Tớnh có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng, mọi thôngtin khi đã ghi sổ là thưc sự phátsinh và tồn tại

- Tớnhtrọn vẹn: Hệ thống kế toán phảiđảm bảo rằng tất cả các thông tin khi đãphát sinh phảiđược phảnánh vào sổ sáchđầyđủ vàđúng đắn

- Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm

bảo rằng tất cả các nghiệp vụtrước khi thực hiện và ghi sổ phải

có sự phê chuẩnđầyđủ của cấp có thẩm quyền

Nội dung: Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung:

- Kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách, tài liệu

- Kiểm tra việc ghi chép giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp

- Kiểm tra số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách

- Kiểm tra việc phê duyệt số liệu và quyết toán

Các nguyên tắc cơ bản:

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: là việc đòi hỏi cách ly

trách nhiệm giữa các phầncông việc có mối quan hệ chặt chẽ

- Nguyên tắc phõn công, phõn nhiệm: đòi hỏi việc phõn chia

công việc cho nhiều bộ phận trong đơn vị và nhiều người trong

bộ phậnđểhướng tới chuyên môn hoỏ công việc, giảm thiểu sai

soát và nếu sai sót xảy ra thìdễ phát hiện

- Ủy quyền và phê chuẩn:

+ Ủy quyền: là việc cấp trên uỷ quyền cho

cấp dưới thực hiện và quyếtđịnhmột số công việc cụ thể Thông

thường có 2 loại: uỷ quyền tập trung và uỷ quyềncả nhiệm kì hay trong thời gian nhấtđịnh

+ Phê chuẩn: Phê chuẩn chung là hướng tới việc phê chuẩn cho mọi hoạtđộngnghiệp vụ Trong khi đó,

phê chuẩn cụ thể là phê chuẩn trong một phần công việccụ thể

1.1.2.5.Kiểm toán nội bộ

Khái niệm:

Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ:

“kiểm toán nội bộ là một chứcnăng đánh giáđộc lậpđược thiết kế trong một tổ chứcđể kiểm tra, đánh giá cáchoạtđộng của tổ chức như là một hoạtđộng phục vụ cho một tổ chức”

Theo liên đoàn kế toán quốc tế( IFAC ): “kiểm toán nội bộ là một hoạtđộngđánh giáđược lập ra trong một doanh

nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệpđó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệuquả của hệ thống kế toán

và kiểm soát nội bộ”

Đặc trưng kiểm toán nội bộ:

- Phõn loại theo tổ chức bộ máy

- Báo cáo kiểm toán có giá trị cao đối với người quản lý doanhnghiệ

p nhưng không cao đối với bên ngoài doanh

nghiệp nhưng đều phảiđảm bảo tớnh pháp lývàđộ tin cậy

- Tư cách kiểm toán viên: trung trực, niêm khiết, khách quan,

bảomật

- Mụcđích của kiểm toán nội bộ: bảođảm 4

mụcđích của hệ thống kiểm soátnội bộ( bảo vệ tài sản, bảođảmđộ tin cậy của thông tin, bảođảm tuõn thủ luậtpháp, bảođảm hiệu quả kinh doanh )

- Mô hình: phụ thuộc vào quy mô và bản chất công việc, nhưng

thường gồm có một giámđịnh viên và một bộ phậnđộc lập.

- Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán là mối quan

hệ nội kiểm

- Không thu phí kiểm toán

1.1.2.5.Theo quan điểm của IACPA

Theo quan điểm của IACPA hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5

yếu tố:

Môi trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin vàtruyền thông

Giám sát

1.1.2.6.Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhõn tố bên trong đơn vị vàbên ngoàiđơn vị có tớnh môi trường tác độngđến việc thiết kế, hoạt động vàxử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Sau khi đánh giá về môi trường kiểm soát, kiểmtoán viên nên xemxét các yếu tố

- Triết lý quản lý và phong cáchđiều hành hoạtđộng(đặc thù về

quản lý )

- Cơ cấu tổ chức

- Chớnh sách nhõn sự

- Ban giámđốc và Uỷ ban kiểm toán

Ban giámđốc gồm các thành viên

là nhữngđại diện của các cổđộngđược bầuvà có trách nhiệm chớnh là giá

m sát quản trị cũng nhưđánh giá và phê chuẩn chiếnlược cơ bản của tổ chức

- Tớnh liêm chớnh và giá trịđạođức:

Các chớnh sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quảđể thắt chặt sựkiểm soátđối với tớnh chớnh trực và nhữnggiá tịđạođức của những ngườisáng tạora,

quản lý và giám sát họ Tớnh chớnh trực và hành vịđạođức chớnh là sản phẩmcủađạođức công ty và những chuẩn mực về hành vi

- Cam kết về năng lực thực hiện:

Cam kết này bao gồm sự xem xét của ban

quản trị về cácmứcđộ năng lựcđểchuẩn bị cho những công

việc cụ thể và cả việc xem xét những năng

lựcấyđượcchuyển hoá vào trong các kỹ năng

và sự hiểu biết của người thực hiện như thế nào

- Mội trường bên ngoài

1.1.2.6.Đánh giá rủi ro

Ban quản trị có thể xõy dựng kế hoạch, chương

trình hoặcđề xuất các công việc để xácđịnh các loại rủi ro

cụ thể hoặc có thể quyếtđịnh chấp nhận rủi ro bởi vìyếu tố chi phí hay những xem xét khác

a.Hoạt động kiểm soát

Các hoạtđộng kiểm soát là những chớnh sách và thủ tục tạo nên một sựđảmbảođối với các chớnh sách, đường lối của ban quản trị Một

hoạtđộng kiểm soáttồn tại thườngđể thực hiện một mục tiêu cụ thể

b.Thông tin và truyền thông

Một hệ thống thông tin( hệ thống kế toán )hiệu quả sẽ giúp cho người sửdụngđưa ra những quyếtđịnh phù hợp trong quản trị, trong

kiểm soát vàđể chuẩn bịcác báo cáo tài chớnh Một hệ thống thông tin

kế toán hiệu quả phải: nhận diện vàghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh

+ Phõn loại chớnh xác các nghiệp vụ

+ Đo lường giá phí và giá trị tài sản phù hợp

+ Ghi chép các nghiệp vụ đúng kì

+ Trình bày các kết quả của các nghiệp vụ song song

với báo cáo một cáchchớnh xác trong báo cáo tài chớnh

Bên cạnhđó, hoạtđộng truyền thông liên quan tới việc cung

cấp một sự hiểubiết rừ rang đối với các quy định và trách nhiệm

c.Giám sát

Thủ tuc giám sát hoạtđộngđược xõy dựng trong

những hoạtđộngđang

thựchiện bình thường của thực thể pháp lý và nó bao

gồm cả các báo cáo quản trịđịnhkỳ và các hoạtđộng giám sát cấp cao Giám sátđang trở

thành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xácđịnh rủi ro,

vì vậy nócàngđược quan tõm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán

1.1.2.7.Theo COSO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố

a Môi trường kiểm soát( Control Environment ): Tạo nền tảng cho

các yếu tốkhác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua

việc thiết lập các chớnh sách kiểmsoát trong Công ty

b Đánh giá rủi ro kiểm soát( Risk Assessment ): Nhận biết và

phântích các rủiro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công ty

c Hoạt động kiểm soát( Control

Activities ): Toàn bộ các chớnh sáchvà thủtụcđược

thực hiện nhằm trợ giúp ban giámđốc Công ty phát hiện và ngăn

ngừa rủiro đểđạt mục tiêu kinh doanh

d.Hệ thống thông tin, giao tiếp( Information and Communication ):

Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quảtrong Công ty, nó cho phép từng nhõn viên cũng

như từng cấp quản lý thực hiệntốt nhiệm vụ của mình

e Hoạt động kiểm soát( Monitoring ): Là một

quá trìnhđánh giá hiệu quả của hệthống kiểm soát nộibộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát cóđược vận hành một cách trơn chu, hiệu quả

1.2.Chu trình mua hàng – thanh toán

1.2.1.Bản chất và chức năng của chu trình

1.2.1.1.Bản chất

- Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyếtđịnh và các quy trình cầnthiếtđể có hàng hoá và dịch vụ cho

quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- Chu trìnhđược bắtđầu bằng việc lập một đơn đặt mua

của người có tráchnhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay

dịch vụ và kết thỳc bằng việc thanh toán cho nhà cung cõp về hàng

hoá hay dịch vụ nhậnđược

1.2.1.2.Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán

Xử lý cácđơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng

phải có sự phê chuẩn của những người cóthẩm quyềnđểđảm bảo hàng mua đúng mụcđích, tránh việc mua hàng quá nhiềuhoặc mua hàng không cần thiết

- Công ty cầnđể ra định mức dự trữ hàng tồn kho đối với mỗi

mặt hàng để bảođảm hoạtđộng sản xuất kinh doanh được diễn ra bìnhthường

- Sau khi phê duyệt, đơn đặt hàng được gửi cho

người bán ghi rừmặt hàng mua, mức giá, thời gian nhận hàng

- Trong một số trường hợpđòi hỏi phải ký kết hợpđồng kinh tế

Nhận hàng hoá hay dịch vụ

- Nhận hàng hoá làđiểm quyếtđịnh trong chu trình vìđõy

là thờiđiểmđơn vịthừa nhận một khoản nợđối với người bán trên

sổ sách kế toán

- Khi nhận hàng hoá, dịch vụđòi hỏi có sự kiểm tra mẫu mó,

số lượng, thờigian đến vàđiều kiện liên quan

- Sau khi nhận hàng, lập biên bản hay báo cáo nhận hàng như một bằng chứngcủa sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Sau đó gửi cho thủ kho và kế toán vậttưđể làm cơ sở ghi

chép và phảnánh sổ sách kế toán

Ghi nhận các khoản nợ người bán

- Việc ghi sổ các khoản nợ người bánđòi hỏi phải

chớnh xác vànhanh chóng

- Kế toán công nợ phải có trách nhiệm kiểm tra

tớnhđúngđắncủa các lần mua hàng và ghi vào sổ nhật kí và sổ chi

tiết các khoản phải trả người bán

- Khi kế toán công nợ nhậnđược hoáđơn

của người bán thì phải tiến hànhđốichiếu giữa hoáđơn bán hàng

với các thông tin trên đơn đặt hàng, hợpđồng kinh tế, báo cáo nhận hàng như: mẫu mó, giá cả, số lượng, phương thức, chi phí vậnchuyển…

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Hoáđơn mua hàng thường do kế toán các khoản phải trả lưu

giữ cho đến khi thanh toán Việc thanh toán

thườngđược thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séchoặc tiềnmặt

Hầu hết các ngõn phiếu thanh toán được ghi và sổ nhật ký chi tiền mặt

1.2.2.Chứng từ và sổ sách liờn quan

Phiếu yêu cầu mua hàng:

Đơn đặthàng: do phòng vật tư lập

Phiếu giao hàng( biên bản giao nhận hàng hoá ): được chuẩn

bị bởi ngườicung cấp hàng vàđược kí bởi khách hàng

Báo cáo nhận hàng

Hoáđơn của người bán

Nhật kí mua hàng

Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp.

Bảngđối chiếu của nhà cung cấp

1.2.3 Quy trình mua hàng – thanh toán

Quy trình mua hàng – thanh toán gồm 4 chức năng chớnh:

Chức năng xácđịnh nhu cầu về số lượng, chất lượng, quy

cách và thời gian( xácđịnh nhu cầu sản xuất - hợpđồng mua bán )

Giao nhận hàng và xem xét các tiêu chuẩn( biên bản kiểm nhận –phiếu nhập kho )

Chi tiết khoản phải trả( hoáđơn - sổ chi tiết TK 331 )

Chức năng thanh toán( phiếu chi - sổ quỹ tiền mặt )

Kế hoạch sản xuất

Căn cứ vào Tình hình thực tế( dự trữ )

Qúa trình sản xuất

Qúa trình tiêu thụ thực tế

Tổng hợp yêu cầu mua hàng

Xem xét số lượng

hàng tòn/ dự trữ thực

Giámđốc xét duyệt

Thu thập thông tin báo giá

Lựa chọn nhà cung cấp( chớnh - phụ )

Đảm bảo các tiêu chí

( chất lượng, giá cả, số lượng… )

Thống nhất về: chủng loại, mẫu mó,

số lương, chất lượng, giá cả

Thanh toán

ngay Khithanh thanh toán

Chưa thanh toán ngay

3 chứng từ: Hóa đơn, vậnđơn, phiếu

Căn cứ xuất kho Đơnđặt hàng