TẬP bài GIẢNG SOẠN THẢO văn bản

Hệ thống văn bản quản lí hành chính nhà nước - Phân tích được các chức năng và vai trò của văn bản quản lý nhà nước; - Liệt kê được các nhóm văn bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nướ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

TẬP BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Biên soạn: ThS Nguyễn Thanh Giang

Hà Nội, tháng 10/2019

MỤC LỤC

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 3

1 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu 4

1.1 Đối tượng nghiên cứu 4

1.2 Phương pháp nghiên cứu 5

2 Những khái niệm chung 6

2.1 Khái niệm văn bản 7

2.2 Văn bản quản lí : VBQL = VB + QL 8

2.3 Văn bản quản lí nhà nước: VBQLNN = VB + QLNN 9

2.4 Văn bản Quản lí hành chính nhà nước 10

3 Chức năng của văn bản quản lý hành chính nhà nước 13

3.1 Chức năng thông tin 13

3.2 Chức năng quản lý 14

3.3 Chức năng pháp lí 14

3.4 Chức năng văn hóa – xã hội 15

3.5 Các chức năng khác 15

4 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý 16

4.1 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý 16

4.2 Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lí 17

4.3 Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ mỏy lónh đạo và quản lý 17

4.4 Là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 17

5 Hệ thống văn bản quản lí nhà nước 17

5.1 Khái niệm hệ thống văn bản QLNN 18

5.2 Các tiêu chí phân loại VBQLNN 19

5.3 Phân loại văn bản QLNN 19

BÀI 2: YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VĂN BẢN 24

1 Tính mục đích 25

2 Tính đại chúng 26

3 Tính khoa học 27

4 Tính pháp lí ( tính hợp pháp, tính công quyền) 27

5 Tính khả thi 29

BÀI 3: YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 34

1 Khái niệm 35

2 Yêu cầu 37

3 Các yếu tố thể thức 38

4 Cách thiết lập và trình bày các yếu tố thể thức 39

BÀI 4: YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN 59

1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ 61

2 Các loại phong cách ngôn ngữ 61

3 Phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ 62

4 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ trong VBQLNN 65

4.1 Sử dụng dùng từ trong VBQLNN 65

4.2 Sử dụng câu trong VBQLNN 67

BÀI 5: SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG 75

1 Soạn thảo Công văn 77

1.1 Khái niệm 77

1.2 Các trường hợp ban hành và các loại Công văn 77

1.3 Thể thức và bố cục nội dung 78

2 Soạn thảo Tờ trình 85

2.1 Khái niệm 85

2.2 Nội dung trình 85

2.3 Sự khác biệt của tờ trình và công văn đề nghị 85

2.4 Yêu cầu: 86

2.5 Bố cục nội dung 86

3 Soạn thảo thông báo 87

3.1 Khái niệm 87

3.2 Các trường hợp ban hành thông báo 87

3.3 Yêu cầu 87

3.4 Một số lưu ý khi soạn thảo thông báo 87

4 Soạn thảo báo cáo 88

4.1 Đặc điểm 88

4.2 Yêu cầu 88

4.3 Các loại báo cáo 88

4.4 Thể thức báo cáo 88

4.5 Bố cục nội dung 89

4.6 soạn thảo một số loại báo cáo 89

5 Soạn thảo biên bản 90

5.1 Khái niệm 90

5.2 Ý nghĩa, yêu cầu 91

5.3 Các loại 91

5.4 Thể thức, bố cục nội dung 91

5.5 Soạn thảo một số biên bản thông dụng 92

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Chúng tôi rất hân hạnh được trao đổi với các anh/chị bài 1 của môn học Soạn thảo văn bản Bài 1: Tổng quan về văn bản quản lí hành chính nhà nước; bài này gồm bốn phần:

Phần 1 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu của môn Soạn thảo văn bản Phần 2 Những khái niệm chung

Phần 3 Chức năng, vai trò của văn bản quản lí hành chính nhà nước

Phần 4 Hệ thống văn bản quản lí hành chính nhà nước

- Phân tích được các chức năng và vai trò của văn bản quản lý nhà nước;

- Liệt kê được các nhóm văn bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước, nêu đặc điểm của từng nhóm và tên từng loại văn bản trong nhóm

Để nắm được những nội dung cơ bản của bài này anh,/chị nhớ ôn tập bằng cách trả lời những câu hỏi và làm bài tập ở cuối mỗi phần của bài

Thời gian nghiên cứu bài này là 90 phút

1 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

1.1 Đối tượng nghiên cứu

Trong môn học này, văn bản quản lí nhà nước được coi là đối tượng nghiên cứu và có phương pháp nghiên cứu riêng

Văn bản quản lí nhà nước, được thể hiện cụ thể ở các mặt sau:

- Xác định một số khái niệm cơ bản: khái niệm về văn bản, hệ thống, các loại

văn bản, kĩ thuật soạn thảo… Nói là khái niệm cơ bản là phải nắm được nó mới hiểu được các nội dung khác

- Xác định hệ thống phân loại văn bản: Nhà nước là một tổ chức lớn mà các

thành tố trong tổ chức ấy được bố trí, sắp xếp thành một hệ thống rất chặt chẽ Để quản lí, Nhà nước đã dùng một loại công cụ hết sức đặc biệt là văn bản quản lí nhà nước Nghiên cứu phần này để thấy văn bản quản lí nhà nước vừa là công cụ vừa là sản phẩm của hoạt động quản lí nhà nước nên tất yếu phải là một hệ thống Đồng thời Nhà nước có nhiều hành động quản lí, có khi là cưỡng chế thi hành bắt buộc thi hành,

có khi là báo cho biết, có khi nhắc nhở hướng dẫn…mỗi hành động ấy sản sinh ra một loại văn bản, do đó phải biết phân loại văn bản soạn thảo

- Xác định chủ thể ban hành và hình thức văn bản tương ứng: phần này cho ta biết

quy định cấp nào thì được ban hành loại văn bản gì, hình thức văn bản ấy như thế nào Phần này rất hứng thú vì khi nghiên cứu giống như ta đang trực tiếp tham gia vào quá trình quản lí nhà nước vậy

- Xác định những thuộc tính cơ bản của văn bản qlnn, công dụng của từng loại văn bản: phần này làm sáng tỏ nhiều thắc mắc cho ta bản lĩnh vững vàng khi lựa

chọn văn bản

- Nghiên cứu quy trình xây dựng và ban hành văn bản: quy trình là từng bước

hình thành văn bản Nói một cách đơn giản, trình là hành trình – tức là từng chặng, từng bước đi; quy tức là cái vòng bắt buộc – tức là nguyên tắc phải theo Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là bước đi bắt buộc phải theo

- Tìm hiểu và áp dụng những nguyên tắc, quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản: là

các yêu cầu về nội dung, thể thức, ngôn ngữ

- Nghiên cứu các loại văn bản cụ thể

1.2 Phương pháp nghiên cứu

Giống như những môn khoa học pháp lý khác, soạn thảo văn bản cũng sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu phù hợp với đối tượng mà môn học nghiên cứu như: phương pháp phân tích, phương pháp so sánh và phương pháp tổng hợp

Câu hỏi tự luận

- Trình bày đối tượng và phương pháp nghiên cứu của môn học Soạn thảo văn bản?

Nhìn vào tên môn học thấy có hai trọng tâm: Văn bản quản lí nhà nước là gì?

Và Kĩ thuật soạn thảo nó như thế nào? Đó cũng là 2 câu hỏi xuyên suốt chương trình phải tìm cách trả lời của môn học này

- Trả lời: Môn học Soạn thảo văn bản trọng điểm là từ: Kĩ thuật; đối tượng là VBQLNN, cụ thể:

+ Xác định một số khái niệm cơ bản

+ Xác định hệ thống phân loại văn bản

+ Xác định chủ thể ban hành và hình thức văn bản tương ứng

+ Xác định những thuộc tính cơ bản của văn bản quản lí nhà nước, công dụng của từng loại văn bản:

+ Nghiên cứu quy trình xây dựng và ban hành văn bản

+ Tìm hiểu và áp dụng những nguyên tắc, quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản

+ Nghiên cứu các loại văn bản cụ thể

- Phương pháp nghiên cứu: để làm rõ các nội dung trên cần sử dụng các phương pháp chủ yếu sau:

+ Phương pháp phân tích;

+ Phương pháp tổng hợp;

+ Phương pháp so sánh

Để nghiên cứu văn bản quản lí nhà nước sử dụng ba phương pháp chính là Phân tích, Tổng hợp, So sánh; ngoài ra còn có thể dùng các phương pháp khoa học khác là Phương pháp Thống kê, Phương pháp xã hội học,…

2 Những khái niệm chung

Các anh/chị học viên cần đọc thêm những tài liệu và văn bản pháp luật để hiểu được khái niệm, đặc điểm của văn bản nói chung và văn bản quản lí nhà nước nói riêng, nhất là nhận diện được các dấu hiệu đặc trưng của từng loại văn bản pháp luật như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính

thông dụng Phân biệt các khái niệm:

- Văn bản

- Văn bản quản lí

- Văn bản quản lí nhà nước

- Văn bản quản lí hành chính nhà nước

Trong quá trình đọc hãy lấy ví dụ từ thực tiễn để minh họa cho lý thuyết

Các tài liệu cần đọc thêm là:

1 Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015

2 Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành VBQPPL

3 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư

4 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP…

5.Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

6 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của BNV HD XD Quy chế VT,

LT của cơ quan, tổ chức

2.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học và được tiếp cận từ nhiều góc độ Chính vì vậy có nhiều quan điểm khác nhau về văn bản

Theo cách hiểu chung và thông thường:

- Văn bản là những sản phẩm của quá trình sử dụng ngôn ngữ, tồn tại dưới dạng

viết hoặc in

- Từ điển tiếng Việt có đưa ra định nghĩa về văn bản theo cách hiểu thông

thường, trực quan nhất như sau: “Văn bản là 1 phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và

truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng 1 ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó”.(Giáo trình Học viện Hành chính Quốc Gia)

- Văn bản là công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ

chức (hẹp hơn)

Nếu hiểu như vậy thì ta nghĩ sao về các trường hợp sau: bản thiết kế quy hoạch của một thành phố, nội dung được ghi trong văn bia tiến sĩ tại văn miếu, bản mật mã, đĩa CD , Hay theo Điều 4 Nghị định 101 của Chính phủ năm 1997, Văn bản QPPL

do các cơ quan Nhà nước của cơ quan trung ương và địa phương được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của chính phủ có giá trị như bản gốc -> có phải văn bản?

 Văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp

- Theo các nhà nghiên cứu khoa học về xử lý và lưu giữ thông tin: Văn bản được

hiểu rất rộng, đó là vật ghi lại thông tin, có thể lưu giữ theo thời gian

- Cũng gần với quan niệm trên, các nhà sử học cho rằng: “Văn bản chính là một loại

tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội"

- Khái niệm trong giáo trình (Học viện Hành chính Quốc Gia): Văn bản là phương

tiện ghi tin và truyền đạt các thông tin bằng ngôn ngữ (hay kí hiệu) nhất định

(Lưu ý: Ngôn ngữ: là dạng kí hiệu, nhưng là hệ thống kí hiệu đặc biệt Kí hiệu: dấu hiệu, quy ước thay thế cho ngôn ngữ (chữ viết tắt, đồ họa, kí hiệu toán học )

 khái niệm này ta tiếp cận theo nghĩa: Văn bản là phương tiện lưu giữ và

truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hoặc bằng ngôn ngữ cùng với sự hỗ trợ của kí hiệu

 Như vậy, Văn bản có nhiều cách tiếp cận khác nhau và tương ứng với nó là nhiều khái niệm khác nhau Nhưng tất cả các khái niệm này đều có điểm chung là khẳng định chức năng và mục đích là lưu giữ và truyền đạt thông tin

 Với cách tiếp cận trên, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng Theo đó, các loại thư từ, công văn, giấy tờ, sách báo, tạp chí, tranh ảnh, băng ghi âm lời nói, băng ghi lại hình ảnh, bản mật mã, bản thiết kế quy hoạch thành phố đều là văn bản Chính vì vậy mà trong các tài liệu còn sử dụng các khái niệm: Văn bản ghi âm, văn bản ghi hình

Thống nhất sinh viên hiểu theo nghĩa rộng

Quản lí: Là sự tác động có tổ chức, có nguyên tắc của chủ thể quản lí tới khách thể (bị quản lí hoặc liên quan), nhằm làm cho khách thể (bị quản lí, hoặc liên quan ấy) thực hiện đúng mục tiêu của tổ chức

*Văn bản quản lí là gì?

Văn bản quản lí: là phương tiện ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí hoặc các thông tin hình thành trong hoạt động quản lý

* Đặc điểm:

- Chủ thể: mọi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (có con dấu pháp nhân)

Ví dụ: cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, công ty trách nhiệm hữu hạn

- Nội dung: truyền đạt các quyết định quản lí, thông tin quản lí liên quan đến hoạt động của tổ chức

Ví dụ: Quyết định tuyển dụng nhân sự, quy chế hoạt động doanh nghiệp; báo cáo tài chính doanh nghiệp, thông báo, tờ trình, công văn, biên bản

- Mục đích: văn bản quản lí được ban hành để đạt được mục tiêu đặt ra của tổ chức

- Tương đương với 3 nhóm quyền lực: LP, HP, TP

 Năm thành phần trên (ba nhóm quyền lực) gọi là bộ máy Nhà nước, hay gọn lại là Nhà nước, có trách nhiệm quản lí đất nước

* Quản lí nhà nước là gì?

- Là một dạng quản lí xã hội đặc biệt;

- Là quyền lực Nhà nước, dùng pháp luật để điều chỉnh, hành vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực đsống xh;

- Do các cơ quan trong bộ máy NN thực hiện;

- Nhằm: + thoả mãn những nhu cầu hợp pháp của con người;

+ duy trì sự ổn định và phát triển xã hội

* Văn bản quản lí nhà nước là gì?

Theo giáo trình, Văn bản quản lí nhà nước:

Văn bản quản lí nhà nước là những thông tin quản lí thành văn ( được văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.)

(Khẳng định đây là văn bản được hình thành trong quá trình quản lí nhà nước)

* Đặc điểm:

1/ Chủ thể ban hành: cơ quan nhà nước

- Tập thể

- Cá nhân (1 người ở vị trí lãnh đạo thay mặt cho nhà nước, hay 1 cá nhân được nhà nước giao quyền)

2/ Thẩm quyền ban hành: Luật định hoặc theo quy chế hoạt động của cơ quan

Ví dụ: Với Văn bản qui phạm pháp luật, thẩm quyền ban hành theo vị trí pháp

lí của các cơ quan theo hệ thông thứ bậc của tổ chức bộ máy Nhà nước…Thẩm quyền ban hành của mỗi cơ quan giới hạn về không gian, lãnh thổ, về thời gian và đối tượng nhất định, ví dụ: Cơ quan thuộc chính phủ – không ban hành văn bản qui phạm pháp luật; tổng cục, vụ, cục thuộc Bộ không ban hành thông tư (tq thuộc bộ chủ quản); tỉnh, huyện, xã – ban hành văn bản trong phạm vi thuộc tỉnh, huyện, xã

3/ Trình tự, thủ tục, thể thức, quy chế do pháp luật quy định

4/ Tính chất áp dụng: mang tính công quyền- hầu hết các van bản mang tính

quyền lực đơn phương

- Văn bản quản lí của doanh nghiệp, tổ chức tư nhân – nội bộ và các tổ chức liên quan

- Văn bản quản lí nhà nước – mọi mặt, mọi cơ quan, tổ chức, mang tính một chiều

5/ Được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau

- Văn bản truyền tải các quyết định quản lí – mang tính quyền lực đơn phương bắt buộc thực hiện, đảm bảo thi hành bằng cưỡng chế nhà nước

- Văn bản truyền tải các thông tin quản lí thông thường – không mang tính quyền lực nhà nước, không đảm bảo bằng cưỡng chế nhà nước, có mối quan hệ 2 chiều

2.4 Văn bản Quản lí hành chính nhà nước

VBQLHCNN = VB+QLHCNN

* Quản lí hành chính nhà nước là gì?: Là hoạt động chấp hành và điều hành,

thực hiện quyền hành pháp, đưa pháp luật vào thực tiễn xã hội

* Phân biệt khái niệm VBQLNN và VBQLHCNN

Dựa vào chủ thể ban hành của hai hệ thống văn bản này:

- Văn bản quản lí nhà nước – do tất cả các cơ quan Nhà nước sản sinh ra (LP, HP, TP)

- Văn bản quản lí hành chính nhà nước – chủ thể ban hành hẹp hơn, do các cơ quan thuộc lĩnh vực HP ban hành là chủ yếu + hệ thống văn bản hành chính thông thường (văn bản không chứa các qui phạm pháp luật) của các cơ quan LP, TP; VBLT của các TCCTXH phối hợp với các cơ quan HCNN; các TCCT-XH được ủy quyền

Ví dụ: Tòa án trong quá trình xét xử có thể ra quyết định xử phạt hành chính - Quyết định xử phạt là văn bản QLHCNN

* Văn bản quản lí hành chính nhà nước ?

Từ sự phân biệt trên có thể hiểu VBQLHCNN là một bộ phận cấu thành

VBQLNN và được quan niệm: là một bộ phận cấu thành của văn bản quản lý nhà

nước, bao gồm những văn bản cuả các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành (giáo trình Học viện

Hành chính Quốc Gia)

 Đặc điểm

- Mang đầy đủ đặc điểm của văn bản quản lí nhà nước;

- Được hình thành chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan quản lí hành chính nhà nước;

- Thẩm quyền ban hành do luật định và quy chế hoạt động của cơ quan;

- Phản ánh quyền hạn chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

THỰC HÀNH

Câu hỏi tự luận:

Hãy trình bày khái niệm và đặc điểm của văn bản quản lí nhà nước?

Trả lời:

+ Khái niệm: Văn bản quản lí nhà nước là những thông tin quản lí thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa các

cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.)

2/ Thẩm quyền ban hành: Luật định hoặc theo quy chế hoạt động của cơ quan

Ví dụ: Với Văn bản qui phạm pháp luật, thẩm quyền ban hành theo vị trí pháp

lí của các cơ quan theo hệ thông thứ bậc của tổ chức bộ máy Nhà nước…Thẩm quyền ban hành của mỗi cơ quan giới hạn về không gian, lãnh thổ, về thời gian và đối tượng nhất định, ví dụ: Cơ quan thuộc chính phủ – không ban hành văn bản qui phạm pháp luật; tổng cục, vụ, cục thuộc Bộ không ban hành thông tư (tq thuộc bộ chủ quản); tỉnh, huyện, xã – ban hành văn bản trong phạm vi thuộc tỉnh, huyện, xã

3/ Trình tự, thủ tục, thể thức, quy chế do pháp luật quy định

4/ Tính chất áp dụng: mang tính công quyền- hầu hết các van bản mang tính

quyền lực đơn phương

- Văn bản quản lí của doanh nghiệp, tổ chức tư nhân – nội bộ và các tổ chức liên quan

- Văn bản quản lí nhà nước – mọi mặt, mọi cơ quan, tổ chức, mang tính một chiều

5/ Được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau

- Văn bản truyền tải các quyết định quản lí – mang tính quyền lực đơn phương bắt buộc thực hiện, đảm bảo thi hành bằng cưỡng chế nhà nước

- Văn bản truyền tải các thông tin quản lí thông thường – không mang tính quyền lực nhà nước, không đảm bảo bằng cưỡng chế nhà nước, có mối quan hệ 2 chiều

3 Chức năng của văn bản quản lý hành chính nhà nước

Để đạt được các mục tiêu nhận thức về chức năng, tiêu chí đánh giá chất lượng của văn bản, các anh/chị học viên cần đọc kĩ Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản, nghe đĩa CD, làm bài tập và đọc thêm những tài liệu sau đây:

1 Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015;

2 Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành VBQPPL;

3 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư;

4 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP…;

5 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

6 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của BNV HD XD Quy chế VT,

LT của cơ quan, tổ chức

Văn bản QLNN có nhiều chức năng, các chức năng cơ bản:

- Chức năng thông tin

- Chức năng quản lí

- Chức năng pháp lí

- Chức năng văn hóa xã hội

- Chức năng khác

3.1 Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản Nó thuộc về thuộc tính cơ bản, bản chất, khách quan của văn bản; là nguyên nhân hình thành văn bản; cơ sở của việc thực hiện các chức năng khác; không loại trừ văn bản quản lí nhà nước

3.1.1 Chức năng

- Ghi lại thông tin

- Chuyển đạt thông tin

3.1.2 Các loại thông tin

Thông tin rất đa dạng và phức tạp, vì vậy cần phải có sự phân loại để sử dụng cho phù hợp Phân loại thông tin theo thời điểm (quá khứ, hiện hành và dự báo), theo lĩnh vực quản lí (chính trị, kinh tế, văn hóa), theo thẩm quyền (từ trên xuống, từ dưới lên, ngang cấp, nội bộ)

Phân loại thông tin theo thời điểm: quá khứ, hiện hành và dự báo:

* Quá khứ: việc đã được giải quyết

Ví dụ: văn bản tổng kết, kế hoạch của những năm trước

Lưu ý: giá trị của các thông tin quá khứ là không ngang nhau trong hoạt động

quản lí hiện hành

* Hiện hành: việc đang xảy ra

* Dự báo: Là những thông tin mang tính kế hoạch trong tương lai, các dự báo chiến lược để bộ máy quản lý dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình

Lưu ý: mức độ của các thông tin dự báo trong hệ thống vb là khác nhau

3.2 Chức năng quản lý

Văn bản xuất hiện trong suốt quá trình quản lý và là công cụ quan trọng tổ chức các hoạt động quản lý

Chức năng:

- Cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý

- Là công cụ tổ chức, hướng dẫn các hoạt động quản lý

- Đảm bảo khả năng thực thi cho hoạt động quản lý

3.3 Chức năng pháp lí

Đây là chức năng mà mục đích để ban hành loại văn bản này Có hai phương diện để thể hiện chức năng PL trong quản lí nhà nước:

- Ghi lại các quan hệ về mặt pháp lý

- Là cơ sở để giải quyết công việc cụ thể

3.4 Chức năng văn hóa – xã hội

3.4.1 Chức năng văn hóa:

- Phản ánh truyền thống đạo đức, văn hóa của dân tộc;

- Phản ánh văn hóa quản lí qua các thời kì lịch sử;

3.4.2 Chức năng xã hội:

- Phản ánh xã hội;

- Cải tạo xã hội;

- Động lực thúc đẩy xã hội phát triển

3.5 Các chức năng khác

3.5.1 Chức năng thống kê

Thống kê kinh tế xã hội là một trong những công cụ quan trọng để nhận thức xã hội, là những tri thức làm thay đổi ý thức của chủ thể quản lí Chức năng thống kê là đặc trưng của các loại VB QLNN, được dùng vào mục đích:

- Thống kê các quá trình diễn biến của công việc của cơ quan, của xã hội

- Giúp các nhà quản lí phân tích diễn biến hoạt động, phân tích ảnh hưởng của các nhân tố tác động

- Kiểm tra, theo dõi một cách hệ thống kết quả công việc, sự phát triển của từng mặt, hoặc của toàn thể

Chức năng thống kê trong VB QLNN có tác dụng 2 chiều: Nếu chính xác, đầy

đủ, khoa học thì giúp ích cho QLNN Trái lại, nó có tác dụng xấu, làm sai lệch quyết định QLNN

3.5.2 Chức năng giao tiếp

Văn bản nào cũng có chức năng giao tiếp Văn bản quản lí nhà nước là phương tiện thực hiện chức năng giao tiếp chính thức, thành văn, trong nội bộ cơ quan Nhà nước, cơ quan Nhà nước với công dân, với nước ngoài… Chức năng giao tiếp có hai chiều, hoặc làm cho mối quan hệ được hình thành, hoặc làm cho mối quan hệ bị phá

vỡ

3.5.3 Chức năng sử liệu

Văn bản là nguồn nhân chứng lịch sử về sự phát triển xã hội Chỉ 1 phần văn bản là thực hiện chức năng này (khoảng 12 - 14%), đó là những văn bản sau khi thực

hiện chức năng quản lý của mình, được thẩm định giá trị và đưa vào lưu trữ Thông qua hệ thống vb với những thông tin cụ thể, người ta có thể phục hồi lại bộ mặt đời sống của một thời kỳ lịch sử

3.5.4 Chức năng kinh tế

THỰC HÀNH

Câu hỏi tự luận:

Hãy trình bày các chức năng cơ bản của văn bản quản lí nhà nước? Nêu mối liên hệ giữa các chức năng đó?

- Chức năng thông tin

- Chức năng quản lí

- Chức năng pháp lí

- Chức năng văn hóa xã hội

- Chức năng khác

4 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý

4.1 Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý

Văn bản chiếm một vai trò quan trọng trong chu trình quản lí là đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động từng đơn vị, bộ phận hiệu quả Văn bản có chất lượng phụ thuộc vào chất lượng của thông tin Chất lượng của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác, chân thực, tính cập nhật, đồng bộ, toàn diện của thông tin Một văn bản ban hành mà thông tin trong văn bản ấy mất đi tính hiện thời thì văn bản ấy không còn giá trị tích cực cho qtql, thông tin không toàn diện dẫn đến việc ra các văn bản

Văn bản sản sinh ra để hướng dẫn hoạt động, tổ chức công việc trong các cơ quan, tổ chức; làm tốt công tác văn bản sẽ thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo điểu hành cơ quan, tổ chức có hiệu lực; Làm không tốt ảnh hưởng đến kết quả hoạt động, giảm hiệu quả hoạt động…

Hệ thống Văn bản QLNN phải đảm bảo được các mặt thông tin sau đây của hoạt động Nhà nước:

- Chủ trương đường lối của Đảng và NN liên quan đến mục tiêu phương hướng của

cơ quan đơn vị;

- Nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể của từng cơ quan;

- Phương thức hoạt động, quan hệ giữa các cơ quan;

- Tình hình đối tượng bị quản lí;

- Kết quả đạt được

4.2 Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lí

Quy trình quản lý diễn ra như sau:

- Diễn biến hiện thực đòi hỏi phải quản lí, chỉ đạo  Cấp trên nhận thức được các nhu cầu phải quản lí đó mà hình thành chủ trương, quyết định quản lí…  Văn bản hoá các QĐ đó làm phương tiện chuyển tải  Chuyển tải nhanh chóng và đúng đối tượng  Thi hành phải đúng văn bản và có tính sáng tạo  Cấp trên: Kiểm tra, đánh giá, uốn nắn quá trình thực hiện Cấp thi hành báo cáo, đề nghị lên cấp trên những tình hình và yêu cầu tiếp  Cấp trên căn cứ vào diễn biến, lại ra quyết định tiếp  Con đường ấy gọi là chu trình quản lí

Trong chu trình quản lí khép kín ấy, văn bản chiếm giữ một khâu, là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lí, có vai trò cơ bản trong hệ thống QLNN, không

gì thay thế được

Ví dụ thực tiễn

4.3 Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ mỏy lãnh đạo và quản lý

(Xem trong giáo trình)

4.4 Là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

(Xem trong giáo trình)

5 Hệ thống văn bản quản lí nhà nước

Phần này giải quyết 3 vấn đề lớn:

- Khái niệm

- Các tiêu chí phân loại văn bản

- Phân loại

Mục tiêu:

- Từ lí thuyết về hệ thống chứng minh VBQLNN là một hệ thống;

- Chỉ rõ sự khác biệt giữa các loại văn bản để nhận diện được chúng;

- Thấy được giá trị của các văn bản trong hệ thống; là cơ sở khẳng định khả năng soạn thảo một hệ thống văn bản trong quá trình quản lí

5.1 Khái niệm hệ thống văn bản QLNN

Từ góc độ triết học: Hệ thống là tập hợp các thành tố, bộ phận cấu thành

có mối quan hệ liên quan qua lại và chế định lẫn nhau và mối quan hệ tương tác với môi trường bên ngoài, tạo thành một tổng thể thống nhất

* Văn bản QLNN có phải là một hệ thống không?

VBQLNN đáp ứng được các tiêu chí của hệ thống, gồm:

- Yếu tố: các loại văn bản, các tiểu hệ thống

- Đặc điểm:

Riêng: khác biệt của từng loại văn bản, từng tiểu hệ thống

Chung: là công cụ, phương tiện đặc biệt để quản lí nhà nước

- Mối liên hệ:

Toàn bộ văn bản quản lí nhà nước là một hệ thống, trong đó có các tiểu hệ thống (các tiểu hệ thống là bộ phận cấu thành của hệ thống cao hơn) VBQLNN được sắp xếp theo hai dạng tiểu hệ thống:

+ Theo hệ thống ngang: các văn bản có cùng một đối tượng điều chỉnh thì tập hợp

thành hệ thống ngang, không kể theo thang bậc pháp lí nào ban hành

Ví dụ các văn bản triển khai việc đội mũ bảo hiểm khi đi xe máy, thì đối tượng điều chỉnh là người đi xe máy Dù văn bản loại này do cấp nào ban hành thì cũng cùng chủ đề, cùng đối tượng, được xếp chung một hệ thống, gọi là hệ thống ngang + Theo hệ thống dọc: Văn bản xếp theo thứ bậc thẩm quyền của cấp ban hành thì

thuộc hệ thống dọc Văn bản QLNN được sắp xếp theo thứ tự cao nhất là hiến pháp,

rồi đến các bộ luật, đến các văn bản dưới luật…

Ngoài các mối quan hệ bên trong, ngoài giữa các tiểu hệ thống trong hệ thống VBQLNN còn là sự liên hệ với các hệ thống vb khác như vb của các tổ chức khác

 Khái niệm hệ thống văn bản: là một tập hợp những vb hình thành trong hoạt động

QLNN của một cơ quan hay một số cơ quan, đơn vị nhất định có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau, đồng thời có quan hệ nhất định về mặt pháp lý

5.2 Các tiêu chí phân loại VBQLNN

Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu để nhận biết, xếp loại một sự vật, hiện tượng Tùy

theo mục đích sử dụng và nội dung của văn bản, có các tiêu chí phân loại sau:

- Phân loại theo tác giả: tức là phân loại theo cơ quan đã soạn thảo và ban hành

chúng: QH, UBTVQH, CTN, TANDTC, VKSNDTC, CP, TTCP, HĐND, UBND…

Ý nghĩa: cho thấy giá trị khác nhau của các loại vb do các tác giả khác nhau tạo nên bởi vị trí của các tác giả đó trong bộ máy QLNN

- Phân loại theo tên loại VB: NQ, NĐ, QĐ, CT, TB, BC…

ý nghĩa: phân biệt được ý nghĩa các vb để biên soạn và sử dụng chúng một cách hợp

lí, khi nào thì dùng TB hay QĐ

- Phân loại theo nội dung: tức theo từng vấn đề có ghi trong trích yếu Ví dụ VB hộ

tịch, VB công chứng, …

- Phân loại theo mục đích biên soạn và sử dụng: dựa vào mục đích, chức năng của

cơ quan ban hành, mục tiêu sử dụng Ví dụ: VB lãnh đạo chung, VB chỉ đạo kế hoặch, VB tổ chức bộ máy, VB đôn đốc, VB trao đổi…

- Phân loại theo địa điểm ban hành: Hà Nội, Hải Phòng, Đà nẵng…

ý nghĩa: thấy được sự ra đời của vb qua các thời kỳ và địa điểm ban hành chúng

- Phân loại theo địa điểm ban hành: theo tháng, hoặc năm…

- Phân loại theo kĩ thuật chế tác, theo ngôn ngữ thể hiện…giáp cốt văn, chung đỉnh

văn, thạch cổ văn, bạch văn, trúc giản văn

- Phân loại theo hướng chu chuyển của VB: VB đến, VB đi, VB lưu, VB nội bộ…

- Phân loại theo hiệu lực pháp lí:

5.3 Phân loại văn bản QLNN

5.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật

- Khái niệm

- Khoản 1, Điều 1 của Luật BHVBQPPL năm 2008 định nghĩa: VBQPPL là

văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật này hoặc trong Luật ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc

xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội

- Phân loại

- Đặc điểm

 Chủ thể: cơ quan NN có thẩm quyền ban hành

 Được ban hành trình tự, thủ tục, luật định

 Quy tắc xử sự chung: những chẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân theo khi tham gia quan hệ xã hội mà quy tắc đó điều chỉnh

 Hiệu lực áp dụng:

Thời gian: nhiều lần

Không gian: toàn quốc hoặc từng địa phương

Đối tượng: một bộ phận hoặc toàn xã hội

- Đặc điểm

+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân cơ thẩm quyền ban hành

+ Dựa trên cơ sở của văn bản QPPL

+ Giải quyết các vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ hay đưa ra các quy phạm nội bộ

+ Phát sinh, thay đổi, chấm dứt các mối quan hệ pháp lí cụ thể

- Các loại văn bản hành chính cá biệt:

Nghị định 09/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư bổ

sung thêm một số hình thức văn bản hành chính mới đó là: Nghị định (cá biệt),

nghị quyết (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) do điều chỉnh của Luật Ban hành văn bản

quy phạm pháp luật năm 2008; Quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi

nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền (thay giấy uỷ nhiệm), thư công

do yêu cầu thực tiễn đòi hỏi cần có các hình thức văn bản này

5.3.3 Văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm: Là văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn

bản QPPL, hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.

- Đặc điểm

+ Ban hành do nhu cầu ,tính chất công việc;

+ Luật không qui định thẩm quyền;

+ Hầu hết không mang tính chế tài;

+ Không mang tính pháp quy nhưng mang tính pháp lí;

+ Có nhiều biến thể đa dạng phức tạp

12 Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình )

5.3.4 Văn bản chuyên môn – Kĩ thuật

5.3.5 Hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn bản

Do cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân ban hành để điều chỉnh nội dung thuộc thẩm quyền

Chỉ do cơ quan nhà

nước có thẩm quyền

Chỉ do các cơ quan hành chính nhà nước

và một bộ phận nhỏ do cơ quan lập pháp, tư pháp

Đối tượng

áp dụng

Toàn xã hội hoặc một nhóm xã hội, trên địa bàn toàn quốc hay từng địa phương

điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ của tổ chức đó, để trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức liên quan

văn bản quản lý

nhà nước mang tính

công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống

xã hội, là cơ sở pháp

lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân

thức truyền

đạt

trình tự, hình thức, thủ tục theo quy định của pháp luật và theo quy chế của từng cơ quan Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, trình tự, thủ tục ban hành được thực hiện theo quy định chặt chẽ của pháp luật

Biện pháp

cưỡng chế

không được đảm bảo thi hành bởi cưỡng chế nhà nước

không được đảm bảo thi hành bởi cưỡng chế nhà nước

mang tính quyền lực nhà nước đơn phương, có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với đối tượng có liên quan, được đảm bảo bằng sức mạnh cưỡng chế của nhà nước với bộ máy cưỡng chế riêng như quân đội, cảnh sát

2 Anh/Chị hãy phân biệt văn bản QPPL và văn bản Cá biệt?

1 Quy tắc xử sự Chung: Là chuẩn

mực mà mọi cá nhân,

tổ chức phải tuân thủ khi tham gia vào quan hệ xã hội mà quy tắc đó điều chỉnh

Riêng: Cụ thể hoá các quy định được nêu trong VBQPPL; có chức năng pháp

lý đặc biệt trong cơ chế điều chỉnh, làm trực tiếp phát sinh, thay đổi các quan hệ pháp lý

cụ thể

2 Đối tượng áp dụng Toàn XH hoặc một

bộ phận XH hoặc một giai tầng trong XH

Một cá nhân hoặc một nhóm

cụ thể

3 Hiệu lực thời gian và

tần suất xuất hiện

áp dụng nhiều lần trong thời gian dài

BÀI 2 YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VĂN BẢN

Chúng tôi rất hân hạnh được trao đổi với các anh/chị bài 2 của môn học Soạn thảo văn bản Bài 2: Yêu cầu về nội dung văn bản; bài này yêu cầu về kĩ thuật soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước, gồm 5 nội dung:

1 Tính mục đích

- Nêu và phân tích được các yêu cầu về nội dung của văn bản;

- Có khả năng soạn thảo về nội dung các văn bản cụ thể

Để nắm được những nội dung cơ bản của bài này anh,/chị nhớ ôn tập bằng cách trả lời những câu hỏi và làm bài tập ở cuối mỗi phần của bài

Thời gian nghiên cứu bài này là 90 phút

1 Tính mục đích

Ý nghĩa của việc xác định mục đích?

Giúp phản ánh đúng chủ trương của nhà nước, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; xác định cách thức biểu hiện, lựa chọn hình thức, phong cách, sưu tầm tài liệu của văn bản

Căn cứ vào đâu để xác định mục đích văn bản?

Căn cứ vào tình huống hành chính

Ví dụ: mục tiêu và giới hạn điều chỉnh

Cùng một hiện tượng thanh niên tụ tập đua xe máy ảnh hướng đến xã hội Mục đích để đăng báo, để nghiên cứu khoa học, để giáo dục thẩm mĩ, để quản lí hành chính

2 Tính đại chúng

Tính đại chúng là gì? Là tính nhân dân của văn bản

Tại sao phải phải đặt vấn đề tính đại chúng trong văn bản?

Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là nhân dân có trình độ, học vấn khác nhau; phần lớn là nhân dân lao động có trình độ học vấn không cao

Vì vậy, văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, đồng thời không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn

Biểu hiện của tính đại chúng:

+ Phản ánh được nguyện vọng của nhân dân;

+ Không trái với quy định của HP về quyền và nghĩa vụ của công dân

Làm thế nào để có được tính đại chúng trong văn bản?

+ Viết cho mọi người hiểu giống nhau;

+ Viết cho phù hợp với đối tượng tiếp nhận văn bản;

+ Ngôn ngữ sử dụng phải rõ ràng, chính xác, dễ hiểu tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên môn

3 Tính khoa học

- Tính thông tin

+ Đủ lượng thông tin cần thiết

+ Thông tin phải được xử lý đầy đủ và chính xác

+ Thông tin phải mới

Văn bản thể hiện quyền lực của NN thông qua mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán và

cả hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các hình thức quy phạm pháp luật, đòi hỏi mọi ng tuân theo

Trong VBQLNN tính pháp lí được thể hiện như thế nào?

+ Phải được ban hành đúng thẩm quyền

Ví dụ văn bản biểu hiện không đúng thẩm quyền:

* Còn có sự nhầm lẫn giữa thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật của Chủ tịch UBND với thẩm quyền ban hành VBQPPL của UBND

* Một số văn bản mang tính chỉ đạo, đôn đốc, nhắc việc lại được ban hành dưới dạng VBQPPL; ngược lại, có văn bản có nội dung mang tính quy phạm lại được ban hành dưới dạng công văn, thông báo,

* Công văn số 03 được thể hiện dưới dạng trả lời cho một doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội là Công ty TNHH Gamuda Land Việt Nam về Khu đô thị mới C2 –

Dự án đối ứng của Dự án BT xây dựng nhà máy xử lý nước thải Yên Sở - Hoàng Mai – Hà Nội Với nội dung tại Công văn này, các doanh nghiệp nói chung đều có thể áp dụng như một quy định mang tính quy phạm phổ biến Công văn này hướng dẫn doanh nghiệp: “thời điểm đầu tiên của chủ đầu tư được phép huy động vốn để đầu tư xây dựng nhà ở trong dự án khu đô thị mới nêu trên thông qua hợp đồng giữa bên bán

và bên mua là: sau khi dự án đã được UBND thành phố Hà Nội cho phép đầu tư và chủ đầu tư đã giải phóng mặt bằng, bắt đầu triển khai xây dựng hạ tầng kỹ thuật theo giai đoạn đầu tư được xác định trong quyết định cho phép đầu tư Việc huy động vốn chỉ được phép khi thiết kế nhà ở đã được phê duyệt và công ty chứng minh được khả năng về tài chính để đầu tư xây dựng dự án theo quy định hiện hành và thực hiện khởi công công trình”  “ Hướng dẫn như vậy là không đảm bảo sự tương thích giữa hình thức văn bản là Công văn với nội dung quy phạm pháp luật trong Công văn Nội dung đó cần phải được quy định trong một văn bản QPPL của Bộ” – ông Sơn khẳng định

* QĐ 79 của UBND thành phố HN, quy định từ 1/1/2008 chỉ cấp giấy phép xây dựng đối với các trường hợp có sổ đỏ Trong khi đó theo quy định của nn người dân chỉ cần 1 trong 11 giấy tờ chứng minh về quyền sử dụng đất là được cấp phéo quy định Thậm chí đất không có giấy tờ nhưng được cơ quan có thẩm quyền xác nhận không tranh chấp thì vẫn được cấp giấy phép xây dựng Sau khi báo an ninh thủ

đô phát hiện vấn đề này thì một số cơ quan báo chí khác cũng vào cuộc, cục kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của BTP có công văn số 186 gửi chủ tịch UBND TP Hà Nội đề nghị xem xét hủy bỏ quyết định trên –nay đã k thực hiện quyết định này

* 18/5/2007 Cục biểu diễn nghệ thuật, Bộ Văn hóa Thông tin có văn bản 283 gửi tất cả các trường văn hóa nghệ thuật, yêu cầu không cho phép học sinh, sinh viên biểu diễn ở các quán ba, vũ trường – cục kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật yêu cầu thu hồi văn bản vì cục biểu diễn nghệ thuật đã vượt thẩm quyền được ban hành

văn bản có nội dung quy phạm pháp luật , đồng thời quy định không phù hợp với lợi ích của học sinh, sinh viên; sau đã được điều chỉnh phù hợp:

Thế nào là văn bản khả thi?

+ Phù hợp với mức độ phát triển kinh tế xã hội với thực tiễn cuộc sống (nội dung vb phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa ra các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận động theo đúng quy luật khách quan)

Văn bản phản ánh đúng nền kinh tế xã hội: góp phần thúc đẩy xã hội phát triển

Ví dụ:

* Việc quy định mức phạt quá thấp so với giá cả thị trường thì tạo ra tâm lí không muốn thực hiện, giảm hiệu lực của quy định pháp luật

(giao thông: HN, TPHCM “xé rào” tăng giá phạt)

* Trên thực tế, chỉ một quy định nhỏ hoặc một khoản, một điểm của khoản cũng có tác động quan trọng tới tình hình phát triển kinh tế Ví dụ, để bảo đảm an toàn giao thông, người ta dự kiến phải quy định một số địa phương sẽ không được đăng ký xe máy nữa Những quy định này có thể làm các nhà sản xuất xe máy giảm việc sản xuất

xe máy trong tình trạng số lượng người mua giảm nhanh Việc này sẽ ảnh hưởng đến đầu tư cơ bản của nhà máy và giải quyết công ăn việc làm cho công nhân trong nhà máy Về phía người dân, họ sẽ phản ứng khi thấy rằng trong điều kiện các phương tiện giao thông công cộng (như xe buýt) chưa phục vụ tốt và còn nhiều yếu kém, chỉ

có ở thành thị, thì xe máy là phương tiện đi lại thông dụng nhất, vẫn cần được sản xuất và dân chúng phải được tạo điều kiện về mặt pháp lý để sử dụng

+ Phù hợp với điều kiện của người thực hiện: năng lực, vật chất, thời gian

Ví dụ: văn bản thực tế thiếu tính khả thi

* Nghị định số 34/2010/NĐ-CP ngày 2-4-2010 của Chính phủ (NĐ 34) “Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ” (3 điều không khả thi: người đi bộ, hành nghề xe ôm, lái xe k có bằng FC)

* Nghị định số 107/2009/NĐ-CP về kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) cũng xa rời thực tế đến mức nghiêm trọng với quy định thương nhân phân phối LPG cấp I phải có 800 mét khối dung tích bồn chứa và 300.000 chai LPG…

* Phạt vi phạm giao thông phải ra tận kho bạc nộp phạt, thủ tục rườm rà, phức tạp…

* Nếu văn bản đặt ra vấn đề vượt quá khả năng, trình độ của người thực thi thì

sẽ không đủ điều kiện vật chất và cán bộ để thực hiện  văn bản bất khả thi, tổn hại đến uy tín của Nhà nước, dẫn đến thiếu tôn trọng văn bản

VD: muốn cưỡng chế thu hồi vốn, tiền phạt vi phạm hành chính  tìm hiểu khả năng có thu hồi được không mới ra quyết định cưỡng chế - hoặc phải dùng biện pháp khác (cam kết nộp tiền sau một thời gian nhất định) Nếu vẫn ra văn bản cưỡng chế - không thực hiện được – gây lãng phí – giảm hiệu lực văn bản

+ Chỉ ra cách thức, biện pháp cho người thực hiện

Làm thế nào để văn bản khả thi?

+ Nghĩa chung: khả năng áp đặt ý chí của người này đối với người khác (uy quyền)

+ Nghĩa hẹp: khả năng áp đặt ý chí của nhà nước (thông qua các cơ quan nhà nước) lên toàn bộ xã hội  quyền lực nhà nước, quyền lực công

Làm sao để thực hiện được quyền lực nhà nước?

+ Thể hiện được ý chí của nhà nước = hình thức nhất định

+ Sau đó tổ chức thực hiện trong thực tiễn, thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước

Hình thức nhất định đó là: hoạt động tổ chức trực tiếp, ban hành văn bản

 Văn bản là phương tiện quan trọng để áp đặt ý chí của Nhà nước lên các đối tượng quản lí nhằm thực hiện các quy phạm pháp luật

Thông qua văn bản, ý chí nhà nước được thể hiện, được truyền tới tất cả cá nhân, tổ chức có liên quan và được áp đặt lên toàn xã hội Ý chí đó thường là những mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hành vi xử sự của con người được nêu nên thông qua các hình thức QPPL

 tính quyền lực là thuộc tính cơ bản của văn bản quản lí nhà nước được ban hành

bởi các chủ thể có thẩm quyền do pháp luật quy định  dựa vào thuộc tính cơ bàn này để phân biệt văn bản mang tính quyền lực và không mang tính quyên lực

+ Ban hành đúng thẩm quyền

Văn bản ban hành đúng thẩm quyền là văn bản mà cơ quan ban hành dùng để giải quyết những công việc nằm trong phạm vi thẩm quyền của mình Vì vậy khi tiến hành việc ra văn bản, cần đối chiếu với pháp luật hiện hành xem cơ quan mình có quyền giải quyết công việc đó hay không Nếu không được pháp luật cho phép cần chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết

+ Văn bản phải có nội dung hợp pháp

Văn bản của cơ quan cấp dưới phải phù hợp với văn bản của cơ quan cấp trên Văn bản áp dụng luật phải phù hợp với pháp luật, hình thành trên cơ sở pháp luật và

để thi hành hay chỉ đạo thi hành pháp luật

+ Đúng thể thức và trình tự do pháp luật quy định

Thể thức văn bản bao gồm tên gọi, cách trình bày văn bản Mỗi loại văn bản đều có tên gọi và cách trình bày riêng do pháp luât quy định  sử dụng đúng thể thức văn bản góp phần tạo nên sự hoàn chỉnh của hệ thống văn bản

* Phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội hiện tại Nếu văn bản phản ánh kịp thời, chính xác những vấn đề đặt ra trong thực tiễn, chứa đựng những nội dung phù hợp với sự phát triển kinh tế xã hội và yêu cầu của quản lí nhà nước sẽ tạo ra những đòn bẩy tăng trưởng kinh tế – xã hội góp phần thúc đẩy, tạo điều kiện cho kinh tế phát triển và ngược lại văn bản không phù hợp , không phản ánh đầy đủ hướng vận động của xã hội với những quy định quá cao hoặc quá lỗi thời, sẽ kìm hãm sự phát triển kinh tế xã hội, là nguyên nhân giản sút hiệu quả quản lí nhà nước

THỰC HÀNH

Câu hỏi tự luận:

Văn bản quản lý hành chính nhà nước cần được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về nội dung như thế nào?

Trong quá trình soạn thảo, nội dung của văn bản cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau đây:

1 Tính mục đích

Để đạt được yêu cầu về tính mục đích, khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ:

- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản

- Mức độ, phạm vi điều chỉnh

- Tính phục vụ chính trị:

+ Đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước;

+ Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức;

- Tính phục vụ nhân dân

2 Tính công quyền:

- Văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác

- Tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức

là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước

- Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật: giả định - quy định; giả định - chế tài

- Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản phải phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định

3 Tính khoa học

Một văn bản có tính khoa học phải bảo đảm:

- Các quy định đưa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển khách quan của tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu phát triển của khoa học - kỹ thuật

- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết

- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác, cụ thể

- Bảo đảm sự lô gích về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ

- Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực

- Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản Nội dung của văn bản phải

là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung, không có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong một văn bản và hệ thống văn bản

- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao

- Nội dung cần được hướng tới quốc tế hoá ở mức độ thích hợp

Tính khả thi của văn bản là kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản cũng phải hội đủ các điều kiện sau:

- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành

- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó

- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể

BÀI 3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN

Chúng tôi rất hân hạnh được trao đổi với các anh/chị bài 3 của môn học Soạn thảo văn bản Bài 3: Yêu cầu về thể thức văn bản, bài này đảm bảo nội dung, yêu cầu sau:

Mục tiêu chung

Nghiên cứu bài này, anh/chị nắm rõ được những yêu cầu cơ bản của môn Soạn thảo văn bản, cụ thể:

1 Khái niệm và các thành phần thể thức văn bản

2 Thiết lập và trình bày thể thức văn bản

Mục tiêu cụ thể

- Hiểu được khái niệm và nắm được các yêu cầu về thể thức văn bản;

- Liệt kê và phân biệt; biết cách thiết lập và trình bày các yếu tố về thể thức văn bản;

- Phân tích được ý nghĩa và tác dụng của từng yếu tố thể thức đối với chất lượng và hiệu quả của văn bản

- Có thái độ tuân thủ quy định thiết lập và trình bày thể thức đối với từng loại văn bản cụ thể trong quá trình soạn thảo

* Những VB hiện hành của Nhà nước quy định về thể thức VBQL là:

1 Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015

2 Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành VBQPPL

3 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư

4 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP…

5.Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

6 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của BNV HD XD Quy chế VT,LT của c.quan, tổ chức

Thời gian nghiên cứu bài này là 90 phút

1 Khái niệm

* Phân biệt thể thức và hình thức:

VBQLNN là sự thể hiện quyền lực nhà nước Nó cần có một hình thức khác (đặc biệt) để phân biệt với những văn bản, tài liệu khác – thể thức

Thể thức văn bản không đơn giản chỉ là hình thức văn bản mà là kết cấu của văn bản, là nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn bản, là mối liên hệ của chúng với mục tiêu sử dụng văn bản

Đây là điều kiện bảo đảm hiệu lực pháp lý cho văn bản, đảm bảo cho văn bản được ban hành theo mẫu thống nhất, giúp cho việc sử dụng và quản lý văn bản được thuận tiện

Có những bộ phận nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không được xem là hợp thức dẫn đến việc truyền đạt các quyết định quản lí cũng không hiệu quả, ví dụ

Có những bộ phận nếu thiếu sẽ rất khó tra tìm văn bản và xác nhận trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo

Như vậy:

Hình thức: những điều có thể nhìn thấy và mô tả được

Thể thức: + Các yếu tố cấu thành văn bản;

+ Được thể chế hóa;

+ Đảm bảo cho văn bản: đủ giá trị pháp lí và tiện sử dụng

* Khái niệm về thông tư trong các văn bản pháp luật::

+ TTLT số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005, thể thức

văn bản được quan niệm “là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm

những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (phần hướng dẫn chung)

- TT số 01/2011/TT-BNV , ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành

phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các

với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Đ2, chương I)

 Như vậy từ những quy định trên có thể hiểu thể thức văn bản:

- Tập hợp những thành phần cấu thành văn bản

- Gồm: những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản; các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể đối với một số loại văn bản nhất định

- Thực tế công tác bh vb tại các cq, tc, thể thức vb thường được hiểu là:

+ TTVB là những yếu tố cấu thành văn bản để VB có đủ giá trị pháp lý và tiện

cho việc sử dụng

+ TTVB là những yếu tố cấu thành VB đã được thể chế hoá

+ Tập hợp các phần (yếu tố) cấu thành văn bản và sự thiết lập, trình bày các phần đó theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành (giáo trình) – Thống nhất

theo quan niệm này bởi tính đầy đủ, ngắn gọn, cụ thể, thời sự của nó

2 Yêu cầu (các nguyên tắc cần tuân thủ)

a/ Đầy đủ các yếu tố (thành phần chung bắt buộc đối với tất cả các loại văn bản

và các thành phần riêng bổ sung trong những trường hợp cụ thể)

công văn, công điện – không đủ các yếu tố bắt buộc  không sai, vì

b/ Trình bày khoa học: thiết lập và trình bày đúng quy định của pháp luật

- Phần nào được quy định rõ

- Phần nào chưa rõ

- Phần nào thực tế có mà ở đây chưa có

- Thực tế họ hay làm sai điều gì

Lưu ý:

- Văn bản của Nhà nước, được Nhà nước quy định tại các văn bản hiện hành

- Văn bản của cơ quan không phải Nhà nước – quy định bởi cơ quan tổ chức cao nhất của hệ thống; nếu không có thì tuân thủ quy định của văn bản Nhà nước; các doanh nghiệp tư nhân giao dịch với cơ quan Nhà nước thì phải tuẩn thủ quy định của văn bản Nhà nước để có sự thống nhất và hiệu quả trong công việc; văn bản không liên quan đến Nhà nước có thể có thiết kế riêng, bắt mắt nhằm quảng bá, thu hút, tuy nhiên cũng nên có sự thống nhất )

* Đưa các ví dụ, con số thống kê về thực tế văn bản sai thể thức

3 Các yếu tố thể thức

* Các thành phần thể thức chung (bắt buộc)

1 Quốc hiệu và tiêu ngữ

2 Tên cơ quan ban hành

- Tên người chế bản, số bản, số bản ban hành

- Các dấu hiệu sao y, sao lục, trích sao

- Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến

- Địa chỉ, số điện thoại, số fax của cơ quan ban hành

4 Cách thiết lập và trình bày các yếu tố thể thức

Văn bản đảm bảo thể thức không những đầy đủ các yếu tố cần có mặt trong mỗi văn bản theo từng trường hợp cụ thể, mà còn phải tuân thủ những quy định và cách thiết lập và trình bày văn bản

+ Từ khi thành lập nước đến nay, quốc hiệu đã thay đổi 2 lần - lần 1: Sắc Lệnh số

49 “VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ - NĂM THỨ NHẤT”; lần 2, 2/7/1976 - CHXHCNVN

b/ Tiêu ngữ: mục tiêu phấn đấu của đất nước

c/ Văn bản của các tổ chức khác:

- VB của Đảng: tiêu đề - ĐCSVN;

- VB của t/c chính trị -xh không bắt buộc;

- VB có t/c ký kết giữa các nước với nhau, không lấy tiêu đề nước nào;