TẬP bài GIẢNG SOẠN THẢO văn bản

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TẬP BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Biên soạn: ThS Nguyễn Thanh Giang Hà Nội, tháng 10/2019 MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Đối tượng phương pháp nghiên cứu 1.1 Đối tượng nghiên cứu 1.2 Phương pháp nghiên cứu Những khái niệm chung 2.1 Khái niệm văn 2.2 Văn quản lí : VBQL = VB + QL 2.3 Văn quản lí nhà nước: VBQLNN = VB + QLNN 2.4 Văn Quản lí hành nhà nước 10 Chức văn quản lý hành nhà nước .13 3.1 Chức thông tin 13 3.2 Chức quản lý 14 3.3 Chức pháp lí .14 3.4 Chức văn hóa – xã hội 15 3.5 Các chức khác 15 Vai trò văn hoạt động quản lý .16 4.1 Vai trò văn hoạt động quản lý 16 4.2 Là phương tiện truyền đạt định quản lí .17 4.3 Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động mỏy lónh đạo quản lý 17 4.4 Là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 17 Hệ thống văn quản lí nhà nước 17 5.1 Khái niệm hệ thống văn QLNN 18 5.2 Các tiêu chí phân loại VBQLNN .19 5.3 Phân loại văn QLNN 19 BÀI 2: YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VĂN BẢN 24 Tính mục đích 25 Tính đại chúng 26 Tính khoa học 27 Tính pháp lí ( tính hợp pháp, tính cơng quyền) 27 Tính khả thi 29 BÀI 3: YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 34 Khái niệm 35 Yêu cầu 37 Các yếu tố thể thức 38 Cách thiết lập trình bày yếu tố thể thức 39 BÀI 4: YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN 59 Soạn thảo văn Trang 1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ 61 Các loại phong cách ngôn ngữ 61 Phong cách ngôn ngữ hành cơng vụ .62 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ VBQLNN 65 4.1 Sử dụng dùng từ VBQLNN .65 4.2 Sử dụng câu VBQLNN .67 BÀI 5: SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG 75 Soạn thảo Công văn 77 1.1 Khái niệm 77 1.2 Các trường hợp ban hành loại Công văn 77 1.3 Thể thức bố cục nội dung .78 Soạn thảo Tờ trình 85 2.1 Khái niệm 85 2.2 Nội dung trình .85 2.3 Sự khác biệt tờ trình cơng văn đề nghị 85 2.4 Yêu cầu: 86 2.5 Bố cục nội dung 86 Soạn thảo thông báo 87 3.1 Khái niệm 87 3.2 Các trường hợp ban hành thông báo 87 3.3 Yêu cầu .87 3.4 Một số lưu ý soạn thảo thông báo 87 Soạn thảo báo cáo 88 4.1 Đặc điểm .88 4.2 Yêu cầu .88 4.3 Các loại báo cáo 88 4.4 Thể thức báo cáo 88 4.5 Bố cục nội dung 89 4.6 soạn thảo số loại báo cáo .89 Soạn thảo biên 90 5.1 Khái niệm 90 5.2 Ý nghĩa, yêu cầu 91 5.3 Các loại .91 5.4 Thể thức, bố cục nội dung 91 5.5 Soạn thảo số biên thông dụng 92 Soạn thảo văn Trang BÀI TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chúng tơi hân hạnh trao đổi với anh/chị môn học Soạn thảo văn Bài 1: Tổng quan văn quản lí hành nhà nước; gồm bốn phần: Phần Đối tượng phương pháp nghiên cứu môn Soạn thảo văn Phần Những khái niệm chung Phần Chức năng, vai trò văn quản lí hành nhà nước Phần Hệ thống văn quản lí hành nhà nước Mục tiêu chung Nghiên cứu này, anh/chị hiểu môn Soạn thảo văn Mục tiêu cụ thể - Hiểu phân tích khái niệm văn quản lý nhà nước khái niệm liên quan; - Phân tích chức vai trò văn quản lý nhà nước; - Liệt kê nhóm văn hệ thống văn quản lý nhà nước, nêu đặc điểm nhóm tên loại văn nhóm Để nắm nội dung anh,/chị nhớ ôn tập cách trả lời câu hỏi làm tập cuối phần Thời gian nghiên cứu 90 phút Soạn thảo văn Trang Đối tượng phương pháp nghiên cứu 1.1 Đối tượng nghiên cứu Trong môn học này, văn quản lí nhà nước coi đối tượng nghiên cứu có phương pháp nghiên cứu riêng Văn quản lí nhà nước, thể cụ thể mặt sau: - Xác định số khái niệm bản: khái niệm văn bản, hệ thống, loại văn bản, kĩ thuật soạn thảo… Nói khái niệm phải nắm hiểu nội dung khác - Xác định hệ thống phân loại văn bản: Nhà nước tổ chức lớn mà thành tố tổ chức bố trí, xếp thành hệ thống chặt chẽ Để quản lí, Nhà nước dùng loại cơng cụ đặc biệt văn quản lí nhà nước Nghiên cứu phần để thấy văn quản lí nhà nước vừa cơng cụ vừa sản phẩm hoạt động quản lí nhà nước nên tất yếu phải hệ thống Đồng thời Nhà nước có nhiều hành động quản lí, có cưỡng chế thi hành bắt buộc thi hành, có báo cho biết, có nhắc nhở hướng dẫn…mỗi hành động sản sinh loại văn bản, phải biết phân loại văn soạn thảo - Xác định chủ thể ban hành hình thức văn tương ứng: phần cho ta biết quy định cấp ban hành loại văn gì, hình thức văn Phần hứng thú nghiên cứu giống ta trực tiếp tham gia vào trình quản lí nhà nước - Xác định thuộc tính văn qlnn, công dụng loại văn bản: phần làm sáng tỏ nhiều thắc mắc cho ta lĩnh vững vàng lựa chọn văn - Nghiên cứu quy trình xây dựng ban hành văn bản: quy trình bước hình thành văn Nói cách đơn giản, trình hành trình – tức chặng, bước đi; quy tức vòng bắt buộc – tức nguyên tắc phải theo Quy trình xây dựng ban hành văn bước bắt buộc phải theo - Tìm hiểu áp dụng nguyên tắc, quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản: yêu cầu nội dung, thể thức, ngôn ngữ Soạn thảo văn Trang - Nghiên cứu loại văn cụ thể 1.2 Phương pháp nghiên cứu Giống môn khoa học pháp lý khác, soạn thảo văn sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu phù hợp với đối tượng mà môn học nghiên cứu như: phương pháp phân tích, phương pháp so sánh phương pháp tổng hợp THỰC HÀNH Câu hỏi tự luận - Trình bày đối tượng phương pháp nghiên cứu mơn học Soạn thảo văn bản? Nhìn vào tên mơn học thấy có hai trọng tâm: Văn quản lí nhà nước gì? Và Kĩ thuật soạn thảo nào? Đó câu hỏi xuyên suốt chương trình phải tìm cách trả lời mơn học - Trả lời: Môn học Soạn thảo văn trọng điểm từ: Kĩ thuật; đối tượng VBQLNN, cụ thể: + Xác định số khái niệm + Xác định hệ thống phân loại văn + Xác định chủ thể ban hành hình thức văn tương ứng + Xác định thuộc tính văn quản lí nhà nước, công dụng loại văn bản: + Nghiên cứu quy trình xây dựng ban hành văn + Tìm hiểu áp dụng nguyên tắc, quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn + Nghiên cứu loại văn cụ thể - Phương pháp nghiên cứu: để làm rõ nội dung cần sử dụng phương pháp chủ yếu sau: + Phương pháp phân tích; + Phương pháp tổng hợp; + Phương pháp so sánh Soạn thảo văn Trang Để nghiên cứu văn quản lí nhà nước sử dụng ba phương pháp Phân tích, Tổng hợp, So sánh; ngồi dùng phương pháp khoa học khác Phương pháp Thống kê, Phương pháp xã hội học,… Những khái niệm chung Các anh/chị học viên cần đọc thêm tài liệu văn pháp luật để hiểu khái niệm, đặc điểm văn nói chung văn quản lí nhà nước nói riêng, nhận diện dấu hiệu đặc trưng loại văn pháp luật văn quy phạm pháp luật, văn áp dụng pháp luật văn hành thơng dụng Phân biệt khái niệm: - Văn - Văn quản lí - Văn quản lí nhà nước - Văn quản lí hành nhà nước Trong trình đọc lấy ví dụ từ thực tiễn để minh họa cho lý thuyết Các tài liệu cần đọc thêm là: Luật ban hành văn QPPL năm 2015 Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành VBQPPL Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính Phủ Cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP… 5.Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 BNV HD XD Quy chế VT, LT quan, tổ chức Soạn thảo văn Trang 2.1 Khái niệm văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học tiếp cận từ nhiều góc độ Chính có nhiều quan điểm khác văn Theo cách hiểu chung thông thường: - Văn sản phẩm trình sử dụng ngôn ngữ, tồn dạng viết in - Từ điển tiếng Việt có đưa định nghĩa văn theo cách hiểu thông thường, trực quan sau: “Văn phương tiện để ghi nhận, lưu giữ truyền đạt thông tin, định từ chủ thể sang chủ thể khác ký hiệu hay ngôn ngữ định đó”.(Giáo trình Học viện Hành Quốc Gia) - Văn cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức (hẹp hơn) Nếu hiểu ta nghĩ trường hợp sau: thiết kế quy hoạch thành phố, nội dung ghi văn bia tiến sĩ văn miếu, mật mã, đĩa CD , Hay theo Điều Nghị định 101 Chính phủ năm 1997, Văn QPPL quan Nhà nước quan trung ương địa phương gửi, lưu giữ mạng tin học diện rộng phủ có giá trị gốc -> có phải văn bản?  Văn hiểu theo nghĩa hẹp - Theo nhà nghiên cứu khoa học xử lý lưu giữ thông tin: Văn hiểu rộng, vật ghi lại thơng tin, lưu giữ theo thời gian - Cũng gần với quan niệm trên, nhà sử học cho rằng: “Văn loại tài liệu hình thành hoạt động khác đời sống xã hội" - Khái niệm giáo trình (Học viện Hành Quốc Gia): Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay kí hiệu) định (Lưu ý: Ngơn ngữ: dạng kí hiệu, hệ thống kí hiệu đặc biệt Kí hiệu: dấu hiệu, quy ước thay cho ngơn ngữ (chữ viết tắt, đồ họa, kí hiệu tốn học )  khái niệm ta tiếp cận theo nghĩa: Văn phương tiện lưu giữ truyền đạt thông tin ngôn ngữ ngôn ngữ với hỗ trợ kí hiệu Soạn thảo văn Trang  Như vậy, Văn có nhiều cách tiếp cận khác tương ứng với nhiều khái niệm khác Nhưng tất khái niệm có điểm chung khẳng định chức mục đích lưu giữ truyền đạt thông tin  Với cách tiếp cận trên, văn hiểu theo nghĩa rộng Theo đó, loại thư từ, cơng văn, giấy tờ, sách báo, tạp chí, tranh ảnh, băng ghi âm lời nói, băng ghi lại hình ảnh, mật mã, thiết kế quy hoạch thành phố văn Chính mà tài liệu sử dụng khái niệm: Văn ghi âm, văn ghi hình Thống sinh viên hiểu theo nghĩa rộng 2.2 Văn quản lí : VBQL = VB + QL * Quản lí gì? Tác động: tổ chức, nguyên tắc Chủ thể quản lí VBQL Khách thể bị quản lí Mục tiêu Quản lí: Là tác động có tổ chức, có nguyên tắc chủ thể quản lí tới khách thể (bị quản lí liên quan), nhằm làm cho khách thể (bị quản lí, liên quan ấy) thực mục tiêu tổ chức *Văn quản lí gì? Văn quản lí: phương tiện ghi lại truyền đạt định quản lí thơng tin hình thành hoạt động quản lý * Đặc điểm: - Chủ thể: quan, tổ chức có thẩm quyền (có dấu pháp nhân) Ví dụ: quan, tổ chức thuộc hệ thống Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, công ty trách nhiệm hữu hạn Soạn thảo văn Trang - Nội dung: truyền đạt định quản lí, thơng tin quản lí liên quan đến hoạt động tổ chức Ví dụ: Quyết định tuyển dụng nhân sự, quy chế hoạt động doanh nghiệp; báo cáo tài doanh nghiệp, thơng báo, tờ trình, cơng văn, biên - Mục đích: văn quản lí ban hành để đạt mục tiêu đặt tổ chức 2.3 Văn quản lí nhà nước: VBQLNN = VB + QLNN * Nhà nước gì? - Nhà nước tổ chức xã hội đặc biệt, gồm thành phần: QH, Chủ tịch nước, CP, TANDTC, VKSNDTC - Tương đương với nhóm quyền lực: LP, HP, TP  Năm thành phần (ba nhóm quyền lực) gọi máy Nhà nước, hay gọn lại Nhà nước, có trách nhiệm quản lí đất nước * Quản lí nhà nước gì? - Là dạng quản lí xã hội đặc biệt; - Là quyền lực Nhà nước, dùng pháp luật để điều chỉnh, hành vi hoạt động người tất lĩnh vực đsống xh; - Do quan máy NN thực hiện; - Nhằm: + thoả mãn nhu cầu hợp pháp người; + trì ổn định phát triển xã hội * Văn quản lí nhà nước gì? Theo giáo trình, Văn quản lí nhà nước: Văn quản lí nhà nước thơng tin quản lí thành văn (được văn hóa) quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lí nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân.) (Khẳng định văn hình thành trình quản lí nhà nước) * Đặc điểm: Soạn thảo văn Trang KTVĐ: Yêu cầu phổ biến, triển khai thực  Cơng văn giải thích • Khái niệm Dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa, làm rõ nội dung văn cấp mà đối tượng nhận văn chưa rõ hiểu sai, thực khơng thống * Phân biệt cơng văn giải thích công văn hướng dẫn: - Công văn hướng dẫn xuất phát từ chủ thể ban hành nhận thấy cần hướng dẫn thêm - Cơng văn giải thích xuất phát từ thực tế cấp thực không nên cần giải thích cho đối tượng thực hiểu rõ • Bố cục nội dung ĐVĐ: nêu văn cần giải thích GQVĐ: nêu nội dung chưa rõ hiểu sai văn KTVĐ: cách thức biện pháp tổ chức thực Lưu ý: nội dung giải thích khơng có tính chất sửa đổi, bổ sung nội dung văn cần hướng dẫn, giải thích  Cơng văn hỏi ý kiến • Khái niệm - Dùng để lấy ý kiến đóng góp quan, tổ chức, cá nhân hữu quan vấn đề quan trọng - Cơ quan, tc cần giải thích rõ nội dung hay biện pháp công tác để việc thực nhiệm vụ dễ dàng, thuận lợi, chuẩn xác • Bố cục nội dung ĐVĐ: nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm gì, vấn đề nào? Soạn thảo văn Trang 83 GQVĐ: trình bày vấn đề cần hỏi ý kiến (chủ trương, sách vừa bh, vđ trình bày vb chưa rõ) KTVĐ: đưa thời hạn trả lời, hình thức phương thức trả lời  Công văn giao dịch • Khái niệm Là văn để cq, tc dùng để thông tin, thông báo cho biết vấn đề liên quan đến yêu cầu thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn • Bố cục nội dung ĐVĐ: nêu lí do, vấn đề cần giao dịch GQVĐ: trình bày vấn đề cần giao dịch KTVĐ: nêu mục đích gd (yêu cầu có) với cq, tc nhận cv gd (phản hồi, hỗ trợ, phối hợp )  Công văn mời họp • Khái niệm Là văn để quan triệu tập thức quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận vấn đề có liên quan • Bố cục nội dung ĐVĐ: lí tổ chức họp GQVĐ: - Nội dung họp - Chương trình nghị (tg, địa điểm, đề nghị, yêu cầu cần thiết – chuẩn bị tài liệu báo cáo, góp ý kiến ); - Nếu có nội dung: chiêu đãi, tham quan cung nói rõ; - Trường hợp cụ thể nêu đk lưu trú, phương tiện, trang phục KTVĐ: - Nêu yêu cầu họp thành phần, không dự xin thống báo trước ngày Soạn thảo văn Trang 84 • Phân biệt cơng văn họp với giấy mời họp Công văn mời họp - Giấy mời họp - Trình bày lí mơ tả tình hình vào vấn đề chính; - Trang trọng có tính thuyết phục hơn; - Khơng thơng báo đơn mà thuyết phục người nhận văn tới dự - Khơng trình bày lí mà thẳng vào nội dung; - Thông thường gửi nội quan, tổ chức; - Có tính chất thơng báo, thân người nhận phải có trách nhiệm, nghĩa vụ tới nhận Soạn thảo Tờ trình 2.1 Khái niệm Loại văn mà quan, tổ chức dùng để đề xuất với cấp vấn đề mới, liên quan đến nhiệm vụ quản lý mình, đề nghị cấp phê duyệt 2.2 Nội dung trình • Chủ trương, phương án cơng tác; • Chính sách, chế độ; • Tiêu chuẩn, định mức, kế hoạch; • Đề nghị đình chỉ, bãi bỏ VB sai trái; • Vấn đề phát sinh QL (ví dụ: mở rộng quy mô, thay đổi mức hoạt động, xây dựng thêm sở vật chất…) 2.3 Sự khác biệt tờ trình cơng văn đề nghị Tính chất Cơng văn đề nghị Tờ trình - Cơ quan cấp Đối tượng - Cơ quan ngang cấp - Cấp trực tiếp - Cơ quan cấp Nội dung Dừng mức độ đưa đề nghị Soạn thảo văn Cụ thể, chi tiết Trang 85 Tính chất Giao dịch thơng thường Mới, quan trọng 2.4 Yêu cầu: Thuyết phục • Phân tích thực trạng- sở đề nghị • Phân tích thuận lợi, khó khăn, biện pháp giải việc thực đề nghị • Dự đốn, phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị nghị 2.5 Bố cục nội dung • ĐVĐ: Thực trạng- sở đề nghị Lưu ý: cần dùng hành văn thể nhu cầu khách quan, hồn cảnh thực tế đòi hỏi • GQVĐ: – Nội dung đề nghị - kế hoạch thực – Điều kiện thực đề nghị (thuận lợi, khó khăn, biện pháp giải quyết) – Ý nghĩa việc thực vấn đề Lưu ý: * Phần đề xuất: sử dụng ngơn ngữ hành văn có tính thuyết phục cao phải cụ thể, rõ ràng tránh chung chung; luận điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, để cần xác minh để đảm bảo độ trung thực • KTVĐ: - Nêu kiến nghị, mong phê duyệt, giải Ví dụ……………………… Lưu ý: - Tờ trình đính kèm văn phụ để minh họa cho phương án đề xuất tờ trình Soạn thảo văn Trang 86 - Có thể mẫu hóa tờ trình cơng việc thơng dụng (trình duyệt văn bản, kế hoạch sản xuất kinh doanh…) - Tờ trình giải cơng việc gửi đến địa giải chính, có địa liên quan, phối hợp ghi tên địa phần nơi nhận Soạn thảo thông báo 3.1 Khái niệm Thơng báo loại văn hành thơng thường dùng để thông tin rộng rãi tin tức, việc, hoạt động hay định quan, tổ chức q trình quản lí 3.2 Các trường hợp ban hành thơng báo - Thông báo thông tin hoạt động - Thông báo truyền đạt chủ trương, sách văn - Thông báo nhiệm vụ giao - Thông báo kết hội nghị - Thông báo giới thiệu chữ ký - Thông báo kế hoạch mới, đề nghị lên cấp 3.3 Yêu cầu - Đầy đủ - Rõ ràng - Đúng tính chất 3.4 Một số lưu ý soạn thảo thông báo ĐVĐ: trình bày lí giới thiệu trực tiếp nội dung thơng báo GQVĐ: TB dài chia thành mục, phần có tiêu đề để người đọc dễ theo dõi Soạn thảo văn Trang 87 Soạn thảo báo cáo • BC giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lí • BC đề cấp định quản lí phù hợp 4.1 Đặc điểm  Thuật lại, kể lại  Đánh giá việc  Đề phương hướng, biện pháp giải vấn đề nêu 4.2 Yêu cầu  Trung thực  Đầy đủ  Kịp thời 4.3 Các loại báo cáo  Báo cáo thường kì  Báo cáo đột xuất  Báo cáo sơ kết  Báo cáo tổng kết  Báo chuyên đề 4.4 Thể thức báo cáo • Đưa mẫu thể thức báo cáo chung, bc cụ thể • Trình bày nội dung: + Phần I, I, 1, a/  có tiêu đề + (-)  có khơng có tiêu đề + (+ , * )  khơng có tiêu đề Soạn thảo văn Trang 88 4.5 Bố cục nội dung ĐVĐ: Những điểm chủ trương cơng tác, nhiệm vụ giao, hồn cảnh thực (khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết thực nhiệm vụ giao) GQVĐ: - Kiểm điểm việc làm - Những việc chưa hoàn thành - Đánh giá trình thực (ưu, khuyết điểm) - Đánh giá kết - Nguyên nhân thành công thất bại KTVĐ: - Mục tiêu, nhiệm vụ -Biện pháp thực hiện, phương hướng, giải pháp khắc phục tồn hoạt động tiếp theo, nhận định triển vọng - Kiến nghị, đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ cấp (nếu có) Lưu ý:  Báo cáo đạt yêu cầu phải đủ yếu tố: tường trình vấn đề kiến nghị vấn đề  Báo cáo VB mô tả, VB suy luận  Chỉ trình bày đánh giá, nhận định dựa kết khảo sát  Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, đối chiếu v.v (biểu đồ) để minh hoạ, nhằm tăng thêm độ tin cậy  Có thể viết theo mẫu quy định 4.6 soạn thảo số loại báo cáo a Báo cáo sơ kết, tổng kết ĐVĐ: - đặc điểm, tình hình - Khó khăn, thuận lợi Soạn thảo văn Trang 89 GQVĐ: - Kết đạt - Đánh giá kết quả, nguyên nhân, học KTVĐ: Phương hướng hoạt động - Mục tiêu, nhiệm vụ - Biện pháp thực - Kiến nghị, đề nghị * BC sơ kết: - Những việc làm chưa làm - Nguyên nhân, biện pháp khắc phục * BC tổng kết: - Tổng hợp đánh giá toàn nhiệm vụ - Phương hướng nhiệm vụ cho công tác tới b Báo cáo tuần, tháng, quý • Kiểm điểm nhiệm vụ giao • Kết đạt • Nhiệm vụ thời gian tới c Báo cáo đột xuất • Tóm tắt tình hình xảy việc • Ngun nhân phát sinh • Biện pháp xử lí • Kiến nghị giải Soạn thảo biên 5.1 Khái niệm - Biên văn hành thơng thường ghi lại kiện xảy vừa xảy người chứng kiến ghi lại (Lê Văn In)  Ngắn gọn, khái quát Soạn thảo văn Trang 90 - Biên văn ghi chép việc, hoạt động diễn thời hạn ngắn, người làm Biên phải mô tả chỗ việc xảy với đầy đủ chi tiết mà khơng có quyền bình luận thêm bớt (Nguyễn Văn Thâm)  cụ thể 5.2 Ý nghĩa, yêu cầu  Ý nghĩa: - Tạo chứng pháp lí - Là sở để định quản lí giải cơng việc hành  Yêu cầu: - Trung thực, xác, đầy đủ (số liệu, việc, ý kiến, quan điểm, thái độ ) - Khách quan (không đưa ý kiến chủ quan người viết) 5.3 Các loại a Biên việc xảy b Biên xử lý vi phạm c Biên bàn giao, nghiệm thu d Biên bàn giao chức vụ e Biên hội nghị (BB hội nghị sở để ban hành văn bản: NQ, QĐ, CT, CV, TB; đồng thời sở để kiểm tra định hội nghị) 5.4 Thể thức, bố cục nội dung  Thể thức Đưa mẫu thể thức biên chung  Bố cục nội dung: ĐVĐ: thời gian, địa điểm, lí do, thành phần, chủ đề GQVĐ: diễn biến việc KTVĐ: thời gian kết thúc, đọc lại, thông qua bb Soạn thảo văn Trang 91 Lưu ý: - Ghi lại diễn biến việc - Có từ chữ kí trở nên - Là văn nội nên không gửi từ quan sang quan khác; 5.5 Soạn thảo số biên thông dụng Biên hội nghị, họp: BB ghi lại kết luận, thảo luận, định họp, hội nghị ĐVĐ: - Thời gian, địa điểm - Lí do, mục đích tiến hành hội nghị - Thành phần: chủ tọa, thư kí, thành phần, khách mời - Chương trình nghị ( .) GQVĐ  Phần khai mạc: ghi họ tên, chức vụ người khai mạc hội nghị  Phần báo cáo: - Ghi họ tên, chức vụ người trình bày báo cáo; - Ghi tóm tắt báo cáo ghi có văn kèm theo  Thảo luận - Đề tài tham luận - Những vấn đề mà chủ tọa hội nghị nêu - Ý kiến tham gia  Quyết nghi vấn đề - Vấn đề đưa nghị - Hình thức nghị - Kết nghị (tán thành, không tán thành, phiếu trắng) THỰC HÀNH Soạn thảo văn Trang 92 Câu hỏi tự luận: Câu Anh/Chị cho biết công văn gì? Cơng văn thơng thường sử dụng tình nào? Liệt kê loại công văn cụ thể? Công văn loại văn HCTT dùng để trao đổi công tác, giải công vụ quan, tổ chức với với cá nhân Cơng văn loại văn khơng có tên loại dùng để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, hướng dẫn, phúc đáp quan với nhau, quan với tổ chức công dân - Công văn thông thường để: + Thông báo triển khai một vài vấn đề hoạt động công vụ tạo nên văn QPPL ban hành + Hướng dẫn thực văn cấp + Thông báo số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ việc mở lớp đào tạo, bồi dưỡng + Xin ý kiến vấn đề hoạt động quan + Trình kế hoạch mới, đề nghị lên cấp + Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp.v.v - Phù hợp với nội dung có loại cơng văn như: + Hướng dẫn, giải thích + Đơn đốc, nhắc nhở + Đề nghị, chất vấn, yêu cầu + Công văn trao đổi + Công văn trả lời + Công văn triệu tập Soạn thảo văn Trang 93 Phân loại - Công văn đề nghị, yêu cầu; - Công văn trao đổi giao dịch; - Công văn trả lời ( phúc đáp); - Công văn hướng dẫn, đạo; - Công văn giải thích; - Cơng văn đơn đốc, nhắc nhở; - Công văn mời họp; - Công văn thông tin; Câu Mỗi loại công văn chứa đựng chủ đề, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu giải quyết; tùy theo chủ đề, nội dung mà lựa chọn cách viết, cần phải đảm bảo yêu cầu gì? + Xin ý kiến lãnh đạo quan hướng giải quyết; + Sắp xếp thứ tự ý để làm bật chủ đề cần giải + Yêu cầu viết ngắn gọn, rõ ràng, khúc triết, ý tưởng phải sát với chủ đề, làm bật nội dung + Sử dụng ngơn ngữ xác, lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, phù hợp với thể loại công văn; không dùng lời lẽ riêng tư cơng văn cơng văn dùng hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội Sử dụng văn phong phù hợp với thể loại công văn + Công văn đề xuất, yêu cầu nêu lý rõ ràng, xác đáng, lời văn cầu thị, chặt chẽ, có lời cảm ơn xã giao + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác; Soạn thảo văn Trang 94 + Cơng văn từ chối phải dùng từ ngữ lịch có độn viên an ủi; + Cơng văn đơn đốc dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lí kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu cơng việc khơng hồn thành kịp thời; + Cơng văn thăm hỏi thể quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng Câu Anh chị phân biệt công văn đề nghị với Tờ trình? Cơng văn đề nghị Tờ trình - Đối tượng - Có thể gửi lên cấp trên, ngang cấp hay Gửi lên cấp trực tiếp cấp - Phải cụ thể, chi tiết - Chỉ dừng lại mức độ đưa đề nghị + Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt, ý nghĩa mặt đề nghị + Phân tích khó khăn, phản ứng xảy thực đề nghị biện pháp giải quyết, kèm theo dự án, chươn trình, kế hoạch thực + Nội dung có tính khả thi, thể ngơn ngữ mang tính thuyết phục cao để tạo tin tưởng cấp Câu So sánh công văn mời họp giấy mời họp? Công văn mời họp Soạn thảo văn Giấy mời họp Trang 95 - Trình bày lí mơ tả tình hình - Khơng trình bày lí mơ tả tình vào vấn đề hình mà thẳng vào nội dung - Trang trọng hơn, có tính thuyết phục - Thông thường gửi nội - Không thông báo đơn mà thuyết phục để người nhậ văn tới - Có tính chất thơng báo, thân người nhân có nghĩa vụ, trách nhiệm dự phải tới dự Câu Anh chị cho biết yêu cầu soạn thảo Tờ trình? Yêu cầu soạn thảo Tờ trình - Nắm vấn đề nội dung cần trình bày, phân tích mặt tích cực, tiêu cực tình hình, làm ho việc đề xuất - Trình bày khó khăn, thuận lợi việc thực đề nghị mới,đề biện pháp cần khắc phục - Dự đoán, phân tích phản ứng xảy a xoay quanh đề nghị Kết cấu đảm bảo soạn thảo Tờ trình: Đặt vấn đề: - Nhận định tình hình (nêu lí đưa nội dung), phân tích thực trạng làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt Giải vấn đề - Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, nêu phương án khả thi môt cách rõ ràng, cụ thể, khơng phân tích chung chung Phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị áp dụng, khó khăn, thuận lợi triển khai, thực hiện, biện pháp cần khắc phục - Cần trình bày cách khách quan, tránh biện pháp chủ quan Soạn thảo văn Trang 96 Kết thúc vấn đề Cần phân tích, ý nghĩa, tác dụng đề nghị sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý Những kiến nghị, đề nghị cấp xem xét, chấp thuận đề xuất nêu để sớm triển khai thực Lưu ý: Tờ trình đính kèm văn phụ để minh họa cho phương án đề xuất Tờ trình Có thể mẫu hóa tờ trình cơng việc thơng dụng trình duyệt văn bản; kế hoạch sản xuất - kinh doanh Soạn thảo văn Trang 97 ... 91 5.5 Soạn thảo số biên thông dụng 92 Soạn thảo văn Trang BÀI TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chúng tơi hân hạnh trao đổi với anh/chị môn học Soạn thảo văn Bài 1: Tổng... nhiệm vụ, quyền hạn quan BÀI YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VĂN BẢN Chúng hân hạnh trao đổi với anh/chị môn học Soạn thảo văn Bài 2: Yêu cầu nội dung văn bản; yêu cầu kĩ thuật soạn thảo văn quản lý Nhà nước,... tin chức loại văn Nó thuộc thuộc tính bản, chất, khách quan văn bản; nguyên nhân hình thành văn bản; sở việc thực chức khác; khơng loại trừ văn quản lí nhà nước 3.1.1 Chức Soạn thảo văn Trang 13