BÀI 5: SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG
5. Soạn thảo biên bản
5.5. Soạn thảo một số biên bản thông dụng
Biên bản hội nghị, cuộc họp: là BB ghi lại những kết luận, thảo luận, quyết định của cuộc họp, hội nghị.
ĐVĐ:
- Thời gian, địa điểm
- Lí do, mục đích tiến hành hội nghị
- Thành phần: chủ tọa, thư kí, thành phần, khách mời - Chương trình nghị sự (...)
GQVĐ
Phần khai mạc: ghi họ tên, chức vụ của người khai mạc hội nghị.
Phần báo cáo:
- Ghi họ tên, chức vụ của người trình bày báo cáo;
- Ghi tóm tắt báo cáo hoặc ghi có văn bản kèm theo.
Thảo luận
- Đề tài tham luận
- Những vấn đề mà chủ tọa hội nghị nêu ra - Ý kiến tham gia
Quyết nghi vấn đề
- Vấn đề đưa ra quyết nghị - Hình thức quyết nghị
- Kết quả quyết nghị (tán thành, không tán thành, phiếu trắng) THỰC HÀNH
Soạn thảo văn bản Trang 93
Câu hỏi tự luận:
Câu 1. Anh/Chị cho biết công văn là gì? Công văn thông thường sử dụng trong tình huống nào? Liệt kê các loại công văn cụ thể?
Công văn là loại văn bản HCTT được dùng để trao đổi công tác, giải quyết công vụ giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc với các cá nhân.
Công văn là loại văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, hướng dẫn, phúc đáp... giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với các tổ chức và công dân.
- Công văn thông thường để:
+ Thông báo triển khai một hoặc một vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản QPPL đã ban hành.
+ Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên
+ Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ như việc mở lớp đào tạo, bồi dưỡng.
+ Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan + Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên
+ Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp.v.v...
- Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như:
+ Hướng dẫn, giải thích + Đôn đốc, nhắc nhở
+ Đề nghị, chất vấn, yêu cầu + Công văn trao đổi
+ Công văn trả lời + Công văn triệu tập
Soạn thảo văn bản Trang 94
Phân loại
- Công văn đề nghị, yêu cầu;
- Công văn trao đổi giao dịch;
- Công văn trả lời ( phúc đáp);
- Công văn hướng dẫn, chỉ đạo;
- Công văn giải thích;
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở;
- Công văn mời họp;
- Công văn thông tin;...
Câu 2. Mỗi loại công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu giải quyết; tùy theo chủ đề, nội dung mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải đảm bảo yêu cầu gì?
+ Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết;
+ Sắp xếp thứ tự các ý để làm nổi bật chủ đề cần giải quyết
+ Yêu cầu viết ngắn gọn, rõ ràng, khúc triết, ý tưởng phải sát với chủ đề, làm nổi bật được nội dung chính.
+ Sử dụng ngôn ngữ chính xác, lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, phù hợp với từng thể loại công văn; không dùng lời lẽ riêng tư trong công văn vì công văn chỉ dùng trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội. Sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn
+ Công văn đề xuất, yêu cầu thì nêu lý do rõ ràng, xác đáng, lời văn cầu thị, chặt chẽ, có lời cảm ơn xã giao.
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác;
Soạn thảo văn bản Trang 95
+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự độn viên an ủi;
+ Công văn đôn đốc thì dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lí do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời;
+ Công văn thăm hỏi thì thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng.
Câu 3. Anh chị hãy phân biệt công văn đề nghị với Tờ trình?
Công văn đề nghị - Đối tượng
- Có thể gửi lên cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới
- Chỉ dừng lại ở mức độ đưa ra đề nghị
Tờ trình
Gửi lên cấp trên trực tiếp - Phải cụ thể, chi tiết hơn
+ Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt, ý nghĩa mọi mặt của đề nghị đó + Phân tích khó khăn, phản ứng có thể xảy ra khi thực hiện đề nghị đó và biện pháp giải quyết, kèm theo dự án, chươn trình, kế hoạch thực hiện nó.
+ Nội dung có tính khả thi, thể hiện bằng ngôn ngữ mang tính thuyết phục cao để tạo sự tin tưởng của cấp trên.
Câu 4. So sánh giữa công văn mời họp và giấy mời họp?
Công văn mời họp Giấy mời họp
Soạn thảo văn bản Trang 96
- Trình bày lí do hoặc mô tả tình hình rồi mới đi vào vấn đề chính.
- Trang trọng hơn, có tính thuyết phục hơn.
- Không chỉ thông báo đơn thuần mà thuyết phục để người nhậ văn bản tới dự.
- Không trình bày lí do hoặc mô tả tình hình mà đi thẳng vào nội dung.
- Thông thường gửi trong nội bộ.
- Có tính chất thông báo, bản thân người nhân có nghĩa vụ, trách nhiệm phải tới dự.
Câu 5. Anh chị hãy cho biết yêu cầu về soạn thảo Tờ trình?
Yêu cầu soạn thảo Tờ trình
- Nắm được vấn đề và nội dung cần trình bày, phân tích mặt tích cực, tiêu cực của tình hình, làm căn cứ ho việc đề xuất cái mới.
- Trình bày những khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới,đề ra được những biện pháp cần khắc phục.
- Dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy a xoay quanh đề nghị mới.
Kết cấu đảm bảo khi soạn thảo Tờ trình:
Đặt vấn đề:
- Nhận định tình hình (nêu lí do đưa ra nội dung), phân tích thực trạng làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
Giải quyết vấn đề
- Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, nêu các phương án khả thi môt cách rõ ràng, cụ thể, không phân tích chung chung. Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng, những khó khăn, thuận lợi khi triển khai, thực hiện, những biện pháp cần khắc phục
- Cần trình bày một cách khách quan, tránh biện pháp chủ quan.