BÀI 4: YÊU CẦU VỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN
4. Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ trong VBQLNN
4.2. Sử dụng câu trong VBQLNN
a/ Phân loại câu:
Phân loại theo mục đích nói:
- Câu trần thuật (kể) - Câu nghi vấn (hỏi) - Câu mệnh lệnh (ck) - Câu cảm thán (cảm)
Soạn thảo văn bản Trang 68
VBQLNN không dùng: câu hỏi, câu cảm.
Trong văn bản hành chính câu nghi vấn (hỏi) được viết dưới dạng câu khẳng định, phủ định:
Ví dụ:
a/ Yêu cầu quý cơ quan cho biết đương sự là ai? Bao nhiêu tuổi? Đến trú ngụ tại địa phương từ bao giờ? Làm ghề gì? Và thường liên lạc với hạng người nào trong xã hội?
b/ Chuyển thành câu khẳng định: Yêu cầu quý cơ quan cho biết những yêu cầu sau đây về đương sự: họ tên, tuổi, ngày đến trú ngụ tại địa phương, nghề nghiệp và thành phần xã hội có liên quan với đương sự.
c/ Chuyển thành câu phủ định: Sở chúng tôi được biết mọi chi tiết về đương sự: họ tên, tuổi, ngày đến trú ngụ tại địa phương, nghề nghiệp và thành phần xã hội có liên quan với đương sự. Yêu cầu quý cơ quan cho biết những chi tiết trên.
* Câu mệnh lệnh không dùng ở thể nguyên dạng.
Câu mệnh lệnh hay còn gọi là câu sai khiến, là dùng để bảo người khác làm một việc gì. Câu mệnh lệnh không có chủ từ và thuộc lối văn nói. Do đó, khi dùng trong văn bản hành chính ban hành mệnh lệnh như thông tư, chỉ thị… cần phải diễn tả mệnh lệnh của cấp trên ban hành cho cấp dưới thi hành phải được soạn thảo dưới hình thức câu khẳng định hay phủ định.
Ví dụ:
a/ Hãy giải quyết nhanh chóng mọi hồ sơ liên quan đến đời sống của nhân dân.
câu mệnh lệnh.
b/ Đổi thành câu khẳng định: Bộ yêu cầu toàn thể nhân viên giải quyết nhanh chóng mọi hồ sơ liên quan đến đời sống của nhân dân.
Soạn thảo văn bản Trang 69
* Câu khẳng định, câu phủ định: câu khẳng dịnh dùng để xác định “có”, câu phủ định dùng để xác định “không”. Đôi khi trong quá trình sử dụng câu ở thể khẳng định lại thiếu đi tính lịch sự lễ độ, nên chuyển nó sang thể phủ định.
Ví dụ:
a/ Câu khẳng định: Bộ nhắc các nhiệm sở có nhiệm vụ phải báo cáo hằng tháng số lượng công văn đến và đi, có kèm theo ghi chu, yêu cầu giải thích sự tăng giảm câu trên có ưu điểm rõ ràng, gọn ghẽ và đầy đủ, diễn tả một yêu cầu của cấp trên đối với cấp dưới. Nhắc cấp dưới làm một việc thuộc phần vụ thường xuyên của cơ quan trực thuộc. Tuy nhiên câu văn trên không có tính lễ độ, lịch sự, dù là lễ độ của cấp trên đối vời cấp dưới
b/ Câu phủ định: Bộ mong các sở báo cáo hàng tháng số lượng công văn đến và đi, có kèm theo ghi chú giải thích sự tăng giảm” hoặc nhấn mạnh ý nghĩa nhắc nhở “ Bộ chắc chắn rằng các sở không quên nhiệm vụ báo cáo hàng tháng số lượng công văn đến và đi, có kèm theo ghi chú, giải thích sự tăng giảm”
c/ Bộ chúng tôi không thể chấp nhận cho ông tiếp tục nhiệm vụ tại cơ quan H
câu phủ định.
d/ Bộ chúng tôi bắt buộc phải từ chối sự tiếp tục công tác của ông tại cơ quan H ( Bộ chúng tôi rất tiếc bắt buộc phải từ chối sự tiếp tục công tác của ông tại H)
- Câu dài: nhiều ý, gồm một ý chính và nhiều ý phụ, có thể tách câu dài thành hai câu nhưng phải nhắc lại câu thứ hai một phần đã diễn tả ở câu thứ nhất. Câu dài soạn đúng cách sẽ là câu rõ ràng, gọn ghẽ và đầy đủ nhất, soạn vụng về sẽ diễn tả ý tưởng rối ren, lủng củng, khó hiểu Việc làm của người soạn thảo là không phải tránh viết câu dài mà gắng viết câu dài cho đúng cách. Thực tế những văn bản đơn giản, nhất là những công văn hành chính, người soạn thảo giỏi, sau những phần thể thức chỉ viết có một câu ở phần nội dung.
* Câu dài, câu vắn tắt
Soạn thảo văn bản Trang 70
- Câu vắn tắt: gồm những từ ngữ không đúng văn phạm, có thể thiếu chủ ngữ, bổ ngữ hay những từ đệm. Câu vắn tắt thường được dùng trong một số ít văn bản như phiếu gửi, phiếu chuyển, công điện…hoặc nhưng chỗ được quy định ở các văn bản hc khác.
Ví dụ: công điện
“Khoa Văn bản báo cáo kết quả kì thi lớp Văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng khóa 2/2012, ghi danh 32, tham dự 28, đậu 26, rớt 2” ( nếu là công văn được viết như sau:
Khoa Văn bản báo cáo kết quả kì thi lớp Văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng khóa 2/2012 như sau:
- Số hoc viên ghi danh: 32 - Số học viên tham dự kì thi: 28 - Số hoc viên đỗ: 26
- Số học viên trượt: 2)
Câu chủ động có chủ từ đóng vai trò diễn tả ở động từ. Câu thụ động có chủ từ bị động đóng vai trò động từ diễn tả vb hc dùng cả hai lối diễn tả trên.
Ví dụ:
a/ - Mèo đuổi chuột - Chuột bị mèo đuổi
- Cảnh sát bắt các sinh viên - Các sinh viên bị cảnh sát bắt
b/ Nếu câu chủ động diễn tả một ý tưởng một cách thiếu khách quan, thiếu vô tư người soạn thảo phải biết thụ động hóa câu văn để có thêm đặc tính khách quan, vô tư.
+ Có nhiều tiên tức cho chính quyền địa phương biết rằng chỉ thị của TW không được địa phương thi hành nghiêm chỉnh. câu chủ động
* Câu chủ động, câu bị động
Soạn thảo văn bản Trang 71
+ Chính quyền được biết chỉ thị của TW không được thi hành nghiêm chỉnh tại đại phương. câu thụ động.
c/ Nếu câu thụ động diễn tả ý tưởng một cách thiếu trang trọng, uy nghi người soạn thảo phải biết cách chủ động hóa câu văn để có thêm đặc tính trang trọng, uy nghi
+ Gian thương sẽ bị chính quyền bài trừ và người tố giác sẽ được tặng thưởng.
câu thụ động.
+ Chính quyền sẽ bài trừ gian thương và tặng thưởng người tố giác.
THỰC HÀNH Câu hỏi tự luận:
Câu 1. Văn bản quản lý hành chính nhà nước cần được soạn thảo theo văn phong nào?
PL theo cấu tạo NP:
- Câu đơn - Câu phức - Câu ghép - Câu đặc biệt
- Câu đơn theo trật tự xuôi;
- Câu ghép phai rõ ràng về cấu trúc;
- Câu đặc biệt phải phù hợp và được đặt ở vị trí đặc biệt.
b/ Một số điều cần tránh khi sử dụng câu
Soạn thảo văn bản Trang 72
Trong ngôn ngữ tiếng Việt có nhiều loại phong cách chức năng (hay còn gọi là văn phong) khác nhau tuỳ theo mục đích và môi trường giao tiếp như: văn chương, chính luận - báo chí, khoa học, hành chính - công vụ, khẩu ngữ.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được viết theo văn phong hành chính - công vụ. Văn phong hành chính - công vụ là những nét riêng, đặc điểm riêng của ngôn ngữ chuẩn mực, được sử dụng cho các mục đích giao tiếp trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính.
Văn phong hành chính - công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan, tổ chức trong công tác điều hành - quản lý, ở toà án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao.
Văn bản quản lý sử dụng ngôn ngữ là phương tiện truyền đạt nội dung thông tin, truyền đạt mệnh lệnh. Việc sử dụng ngôn ngữ chuẩn xác, phù hợp với văn phong hành chính-công vụ giúp thông tin được truyền đi chính xác, rõ ràng, dễ hiểu và có sức thuyết phục. Như vậy, việc đảm bảo văn phong, ngôn ngữ văn bản giúp cho văn bản thực hiện được các chức năng của mình, giúp cho văn bản đạt được mục đích của việc ban hành. Đồng thời đảm bảo tính khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của văn bản.
Văn phong hành chính - công vụ có các đặc điểm sau:
1. Tính chính xác, rõ ràng:
- Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, chính tả, dùng từ, đặt câu...);
- Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;
- Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất;
- Đảm bảo tính lô gích chặt chẽ;
- Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp.
2. Tính phổ thông, đại chúng:
Soạn thảo văn bản Trang 73
- Sử dụng từ ngữ thông dụng;
- Diễn đạt mạch lạc, dễ hiểu;
- Phù hợp với đối tượng tiếp nhận văn bản.
3. Tính khách quan, phi cá tính:
- Thể hiện ý chí chung của Nhà nước, của cơ quan, không thể hiện quan điểm cá nhân
- Sử dụng cách diễn đạt mang tính khỏch quan, trung tính, không biểu cảm, không thiên vị.
4. Tính trang trọng, lịch sự:
- Thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm;
- Sử dụng cách diễn đạt nhã nhặn, lịch sự.
5. Tính khuôn mẫu:
Tính khuôn mẫu còn thể hiện nhiều ở mức độ khác nhau, đó là:
- Sử dụng lặp đi lặp lại các thuật ngữ, từ ngữ hành chính-công vụ;
- Sử dụng lặp đi lặp lại các cụm từ như “Căn cứ vào...", Theo đề nghị của...",
"Các... chịu trách nhiệm thi hành... này"..., hoặc thông qua việc lặp lại về cấu trúc ngữ pháp;
- Xây dựng văn bản theo bố cục chung cho mỗi loại;
- Sử dụng các văn bản mẫu. Các văn bản được in sẵn thành mẫu, chỉ cần điền thêm những thông tin cụ thể là có văn bản hoàn chỉnh.
Câu 2: Văn bản quản lý hành chính nhà nước cần được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về ngôn ngữ như thế nào?
Trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nói chung và văn bản quản lý hành chính nhà nước nói riêng phải đảm bảo yêu cầu về ngôn ngữ như dùng từ, đặt câu, tạo đoạn văn và xây dựng văn bản.
1. Về sử dụng từ ngữ:
Soạn thảo văn bản Trang 74
- Dựng từ chuẩn xác cả về nghĩa từ vựng và nghĩa ngữ pháp, đúng chính tả tiếng Việt.
- Dùng từ đúng quan hệ kết hợp
- Dựng từ phải biểu hiện được tính chính xác nội dung cần thể hiện.
- Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
- Sử dụng chính xác và hợp lý thuật ngữ chuyên ngành.
- Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.
- Thận trọng khi sử dụng từ địa phương, từ Hán - Việt, từ cổ, từ ngoại nhập hay từ mới xuất hiện, chưa thông dụng.
- Tránh dùng thừa từ, lặp từ; sử dụng thuật ngữ quá chuyên sâu.
- Không dùng từ hoa mỹ, khoa trương, thành ngữ, tục ngữ, tiếng lóng, từ thông tục.
2. Về kỹ thuật cú pháp:
- Câu xét theo quan hệ hướng nội:
+ Câu phải viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt. Loại cõu đơn đặc biệt, tức là cõu nũng cốt một thành phần chỉ sử dụng làm tiờu đề.
+ Cõu phải được đánh dấu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung câu.
+ Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với lô gích.
+ Diễn đạt phải chính xác, rõ ràng, tránh cầu kỳ, phức tạp.
+ Viết câu ngắn theo trật tự thuận.
+ Câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận cần được tách theo những khuôn mẫu nhất định. Tăng cường sử dụng kỹ thuật trình bày so le.
+ Sử dụng câu tường thuật, không dùng câu hỏi có từ để hỏi.
+ Không sử dụng các loại câu cảm thán với dấu chấm than (!)
+ Tuỳ trường hợp cụ thể, nên chuyển từ câu chủ động sang câu bị động.
- Câu xét về quan hệ hướng ngoại:
Soạn thảo văn bản Trang 75
+ Câu cần có sự nhất quán về chủ đề.
+ Câu cần được hoàn chỉnh về hình thức.
+ Câu phải đựoc liên kết hài hoà với các phương thức như lặp từ ngữ, lặp cấu trỳc, phương thức thế, phương thức liên tưởng, phương thức nối.
3. Đoạn văn
- Các câu trong đoạn văn tập trung duy trì cựng một chủ đề, không bị phân tán hoặc lạc đề.
- Tránh các lỗi không tách đoạn; tách đoạn tuỳ tiện, ngẫu hứng; không chuyển đoạn, liên kết đoạn; đứt mạch ý, mâu thuẫn về ý.
4. Tổ chức kết cấu văn bản
- Xây dựng văn bản theo kết cấu lô gích chặt chẽ, phù hợp với mỗi loại.
- Phân chia các phần, chương, mục, đoạn văn hợp lý, khoa học.
- Đảm bảo tính thống nhất về chủ đề, trọn vẹn và hoàn chỉnh về nội dung.
BÀI 5