BÀI 5: SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG
1. Soạn thảo Công văn
1.3. Thể thức và bố cục nội dung
- Thể thức văn bản
CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …/CQBH-DVST Địa danh, ngày …tháng … năm....
V/v……….
Kính gửi:………..
……….
Nơi nhận:
- Như kg;
- …………;
- Lưu: VT, DVST
THẨM QUYỀN KÝ Chữ ký, đóng dấu
Họ tên người kí
- Bố cục nội dung
Soạn thảo văn bản Trang 79
Mở đầu: Lí do, cơ sở…. ban hành
Giải quyết vấn đề: Nội dung vấn đề cần giải quyết
Kết thúc: Khẳng định lại nội dung hoặc làm sáng tỏ thêm hoặc nhấn mạnh trách nhiệm…
- Soạn thảo các loại công văn cụ thể
• Công văn đề nghị
• Công văn phúc đáp
• Công văn chỉ đạo
• Công văn đôn đốc nhắc nhở
• Công văn hướng dẫn
• Công văn giải thích
• Công văn hỏi ý kiến
• Công văn giao dịch
• Công văn mời họp
Công văn đề nghị
Là văn bản của các cơ quan gửi các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan cấp dưới, để đề nghị, yêu cầu, giải quyết những công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
ĐÚNG PL
Soạn thảo văn bản Trang 80
Bố cục nội dung
• Mở đầu: Lý do (mục đích) đề nghị
• Giải quyết vấn đề: Nội dung đề nghị
• Kết thúc: Mong mỏi được quan tâm, giải quyết
Công văn phúc đáp
Văn bản dùng để trả lời những vấn đề mà cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Bố cục nội dung
• Mở đầu:
Thông tin cơ bản về văn bản cần trả lời - lí do ( của ai ? cái gì? ở đâu?)
Soạn thảo văn bản Trang 81
• Giải quyết vấn đề:
Trả lời từng vấn đề được hỏi
• Kết thúc:
Thể hiện trách nhiệm, thái độ đối với người hỏi
Công văn chỉ đạo
• Khái niệm
Là văn bản của cấp trên thông tin cho các cơ quan, đơn vị cấp dưới về công việc cần triển khai, cần thực hiện.
• Bố cục nội dung Đặt vấn đề
- Nêu mục đích, yêu cầu cần triển khai, thực hiện.
- Các cụm từ mang tính khuôn mẫu: Để tiến hành..., Nhằm mục đích..., Căn cứ thi hành..., Để đảm bảo..., Trong thời gian qua..., Qua đánh giá..., Để làm tốt...; Yêu cầu như sau..., Chỉ đạo như sau..., Cần thực hiện các công việc sau...
Giải quyết vấn đề
- Nêu những yêu cầu cần đạt được;
- Nhiệm vụ cần phải làm;
- Biện pháp cần áp dụng.
Kết thúc vấn đề
- Yêu cầu cấp dưới quán triết thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo.
- Các cụm từ khuôn mẫu: Trên đây là..., Những việc làm trên..., Để..., Nhận được vb này..., Trong quá trình thực hiện...
Công văn đôn đốc nhắc nhở
Soạn thảo văn bản Trang 82
• Khái niệm
Là văn bản của cơ quan cấp trên gửi cho cơ quan cấp dưới nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động hoặc thi hành các chủ trương, biện pháp hay quyết định nào đó.
• Bố cục nội dung
ĐVĐ: nhắc lại chủ trương, kế hoạch, quyết định đã được chỉ đạo thực hiện.
GQVĐ:
- Tóm tắt tình hình thực hiện (những việc đã làm, ưu, khuyết, nguyên nhân);
- Biện pháp tiếp tục những vấn đề còn tồn tại;
- Giao trách nhiệm và quán triệt thực hiện.
KTVĐ: yêu cầu thực hiện, báo cáo kết quả.
Công văn hướng dẫn
• Khái niệm:
Dùng để chỉ dẫn cách thức thực hiện một số hay toàn bộ nội dung của một văn bản QPPL đã ban hành.
Ví dụ: HD thực hiện pháp lệnh dân số.
• Bố cục nội dung ĐVĐ:
- Viện dẫn văn bản cần hướng dẫn;
- Nêu mục đích, ý nghĩa của việc bh văn bản đã nêu GQVĐ:
- Nêu rõ về chủ trương, chính sách cần hướng dẫn: nguồn gốc, xuất xứ, mục đích, ý nghĩa, tác dụng...
- Nhiệm vụ cụ thể;
- Cách thức và biện pháp thực hiện.
Soạn thảo văn bản Trang 83
KTVĐ: Yêu cầu phổ biến, triển khai thực hiện.
Công văn giải thích
• Khái niệm
Dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa, làm rõ nội dung văn bản cấp trên mà đối tượng nhận văn bản chưa rõ hoặc hiểu sai, thực hiện không thống nhất.
* Phân biệt công văn giải thích và công văn hướng dẫn:
- Công văn hướng dẫn xuất phát từ chủ thể ban hành nhận thấy cần hướng dẫn thêm.
- Công văn giải thích xuất phát từ thực tế cấp dưới thực hiện không đúng nên cần giải thích cho đối tượng thực hiện hiểu rõ hơn.
• Bố cục nội dung
ĐVĐ: nêu văn bản cần giải thích
GQVĐ: nêu những nội dung chưa rõ hoặc hiểu sai của văn bản.
KTVĐ: cách thức và biện pháp tổ chức thực hiện
Lưu ý: nội dung giải thích không có tính chất sửa đổi, bổ sung nội dung văn bản cần hướng dẫn, giải thích.
Công văn hỏi ý kiến
• Khái niệm
- Dùng để lấy ý kiến đóng góp của cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan về vấn đề quan trọng.
- Cơ quan, tc cần được giải thích rõ hơn về một nội dung hay biện pháp công tác nào đó để việc thực hiện nhiệm vụ được dễ dàng, thuận lợi, chuẩn xác.
• Bố cục nội dung
ĐVĐ: nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm gì, vấn đề nào?
Soạn thảo văn bản Trang 84
GQVĐ: trình bày những vấn đề cần hỏi ý kiến (chủ trương, chính sách vừa bh, vđ trình bày trong vb chưa rõ)
KTVĐ: đưa ra thời hạn trả lời, hình thức và phương thức trả lời.
Công văn giao dịch
• Khái niệm
Là văn bản để các cq, tc dùng để thông tin, thông báo cho nhau biết về các vấn đề liên quan đến yêu cầu thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
• Bố cục nội dung
ĐVĐ: nêu lí do, vấn đề cần giao dịch.
GQVĐ: trình bày những vấn đề cần giao dịch
KTVĐ: nêu mục đích của gd (yêu cầu nếu có) với cq, tc nhận cv gd (phản hồi, hỗ trợ, phối hợp...)
Công văn mời họp
• Khái niệm
Là văn bản để các cơ quan triệu tập chính thức các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận về các vấn đề có liên quan.
• Bố cục nội dung
ĐVĐ: lí do tổ chức cuộc họp GQVĐ:
- Nội dung cuộc họp
- Chương trình nghị sự (tg, địa điểm, đề nghị, yêu cầu cần thiết – chuẩn bị tài liệu báo cáo, góp ý kiến....);
- Nếu có nội dung: chiêu đãi, tham quan cung nói rõ;
- Trường hợp cụ thể có thể nêu đk lưu trú, phương tiện, trang phục....
KTVĐ:
- Nêu yêu cầu họp đúng thành phần, nếu không dự được xin thống báo trước ngày....
Soạn thảo văn bản Trang 85
• Phân biệt công văn mới họp với giấy mời họp Công văn mời họp - Giấy mời họp - Trình bày lí do hoặc mô tả tình hình rồi mới đi vào vấn đề chính;
- Trang trọng hơn có tính thuyết phục hơn;
- Không chỉ thông báo đơn thuần mà thuyết phục người nhận văn bản tới dự.
- Không trình bày lí do mà đi thẳng vào nội dung;
- Thông thường gửi trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Có tính chất thông báo, bản thân người nhận phải có trách nhiệm, nghĩa vụ tới nhận.