BÀI 3: YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
4. Cách thiết lập và trình bày các yếu tố thể thức
Văn bản đảm bảo thể thức không những đầy đủ các yếu tố cần có mặt trong mỗi văn bản theo từng trường hợp cụ thể, mà còn phải tuân thủ những quy định và cách thiết lập và trình bày văn bản.
* Các thành phần thể thức chung (bắt buộc)
1/ Quốc hiệu và tiêu ngữ: yếu tố thiết lập chung cho toàn bộ hệ thống văn bản trong tất cả các cq QLNN.
- Ý nghĩa: cho biết tên nước và chế độ chính trị; thể hiện mục tiêu phấn đấu của nn;
nhấn mạnh sự khác biệt giữa hệ thống vblnn và các hệ thống vb khác.
- Vị trí:...
- Trình bày: ...
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Lưu ý:
a/ Quốc hiệu
+ Nhiều tên gọi: tiêu đề, quốc hiệu và tiêu ngữ, thống nhất theo TT số 25 là Quốc hiệu và tiêu ngữ.
+ Từ khi thành lập nước đến nay, quốc hiệu đã thay đổi 2 lần - lần 1: Sắc Lệnh số 49 “VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ - NĂM THỨ NHẤT”; lần 2, 2/7/1976 - CHXHCNVN
b/ Tiêu ngữ: mục tiêu phấn đấu của đất nước.
c/ Văn bản của các tổ chức khác:
- VB của Đảng: tiêu đề - ĐCSVN;
- VB của t/c chính trị -xh không bắt buộc;
- VB có t/c ký kết giữa các nước với nhau, không lấy tiêu đề nước nào;
Soạn thảo văn bản Trang 40
- Các loại biên bản không nhất thiết phải có tiêu đề;
- VB của Đoàn thanh niên có quy định riêng;
- VB của các tổng công ty, công ty trực thuộc Trung ương Đảng thì vẫn ghi tiêu đề như vbqlnn nói chung.
2/ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Ý nghĩa: xác định được cơ quan ban hành văn bản và cơ quan chủ quản; biết được phạm vi điều chỉnh của vb đến đâu (toàn quốc hay địa phương); biết được thẩm quyền kí văn bản.
- Vị trí: ...
- Trình bày:
+ Cơ quan có thẩm quyền chung (CP, UBND các cấp); cơ quan đầu ngành (các Bộ, CQNB, CQ thuộc Cp); Các cơ quan thuộc QH (Văn phòng Qh, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của QH) không viết tên cơ quan quản lí cấp trên (cq chủ quản).
(khoản 1, TT 01)
+ Văn bản của các cơ quan khác tên cơ quan ban hành ghi dưới tên cơ quan quản lí cấp trên, ví dụ: các cơ quan theo chế độ thủ trưởng (các sở, ban, ngành); các cơ quan chuyên ngành (cục, vụ, viện) – ghi tên cq chủ quản.
+ Văn bản Liên tịch: BNV – VPCP - Lưu ý:
+ Tên cơ quan đúng với quyết định thành lập cơ quan + Chỉ đề một cấp chủ quản
+ Trình bày nhấn mạnh tên cơ quan ban hành
+ Viết tắt và không viết tắt một số trường hợp, ví dụ...
+ Bờn dưới cú gạch dài ẵ dũng chữ Ví dụ:
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Soạn thảo văn bản Trang 41
BỘ THƯƠNG MẠI
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1 BỘ XÂY DỰNG
VỤ PHÁP CHẾ
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG SỞ NÔNG NGHIỆP
Nhận xét ví dụ:
SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO THÁI BÌNH PHÒNG GD – ĐT QP
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10
CÔNG AN THÀNH PHỐ HÀ NỘI CÔNG AN QUẬN CẦU GIẤY
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUAN HOA
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỲNH PHỤ PHÒNG GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO
TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
Soạn thảo văn bản Trang 42
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 PHÒNG KINH DOANH
CÔNG AN THÀNH PHỐ HÀ NỘI CÔNG AN QUẬN CẦU GIẤY
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY
3/ Số và kí hiệu văn bản
- Ý nghĩa: là cách gọi tắt văn bản; giúp văn thư vào sổ, tìm kiến dễ dàng khi cần thiết, theo dõi văn bản đi văn bản đến.
- Vị trí: ...
- Trình bày:
+ Số: số được viết chữ ả rập, trước ký hiệu, ngăn cách bằng dấu (/). Nếu số lượng văn bản hàng năm của cq, đv > 1000 thì phải phân loại để đánh số riêng, <
1000 thì đánh số chung, từ 01/01 -> 31/12 hàng năm (thêm 0 vào trước ngày nếu dưới 10, tháng dưới 3). Cỡ chữ 13, 14 in thường, đứng.
+ Kí hiệu: chữ viết tắt tên loại, tên cq ban hành vb.
Lưu ý: chữ viết tắt tên loại giống nhau TT - TTr, CT – CTr, Lt, QyĐ (quy định), công văn không có chữ viết tắt tên loại văn bản.
+ Cách viết số và kí hiệu của VBQPPL, CV, Vb khác:
Tên loại vb Ví dụ Công thức
VBQPPL số: 01/2011/TT-BNV
Số:../nămbh /tên loại vb/ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản Trang 43
CV
Số: 02/ HVHC – VP Số: 42/ SGDĐT
Số:.../viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản
VB khác
Số: 03/ TB/ SNN
Số: 24/TB/ HVHC - BTC
Số:../tên loại vb/ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản – cơ quan, đơn vị soạn thảo (nếu có)
4/ Địa danh và thời điểm ban hành văn bản - Ý nghĩa:
+ là yếu tố giúp cho nơi nhận văn bản biết được địa điểm ban hành và theo dõi được thời gian ban hành;
+ là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở hay nơi văn bản được lập;
+ Như một chế tài, thời điểm có hiệu lực của văn bản.
- Vị trí: ...
- Trình bày:
+ Cơ quan cấp TW thành phố, tỉnh (nơi cq, tc đóng trụ sở) Ví dụ:
Vb của BNV, Cục VTLT, Tổng công ty Điện lực VN...có trụ sở tại HN Hà Nội, ngày...
Vb của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Việt Nam – có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa Nha Trang, ngày...
Vb của Trường Cao đẳng Quản trị Kinh doanh thuộc Bộ Tài chính – có trụ sở tại thị trấn Như quỳnh, huyện Mĩ Văn, tỉnh Hưng Yên Hưng Yên, ngày...
+ Cơ quan cấp tỉnh thành phố, thị xã, huyện * Đối với TP trực thuộc TW tên của TP trực thuộc TW
Soạn thảo văn bản Trang 44
Ví dụ: Vb của UBND, các sở, ban, ngành của thành phố Hà Nội và TPHCM Hà Nội, ngày...TP Hồ Chí Minh, ngày ....
* Đối với các tỉnh tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh, huyện nơi cq, tc đóng trụ sở:
Ví dụ:
Vb của UBND, sở , ban, ngành thuộc tỉnh Hà Nam ..có trụ sở tại Phủ Lý, tỉnh Hà Nam Phủ Lý, ngày...
Vb của UBND, sở , ban, ngành thuộc tỉnh Hải Dương ..có trụ sở tại TP Hải Dương, tỉnh Hải Dương Hải Dương, ngày...
Vb của UBND, sở , ban, ngành thuộc tỉnh Quảng Ninh ..có trụ sở tại Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh Hạ Long, ngày...
Vb của UBND, sở, ban, ngành thuộc tỉnh Lâm Đồng ..có trụ sở tại TP Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng Đà Lạt, ngày...
Vb của Vườn Quốc gia Ba Bể - Có trụ sở tại huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Cạn Ba Bể, ngày...
Vb của Ban Quản lí Cửa khẩu Quốc tế Bờ Y - Có trụ sở tại huyện Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum Ngọc Hồi, ngày...
+ Cơ quan cấp huyện, xã Huyện, xã tương ứng Ví dụ:
Vb của UBND, phòng, ban thuộc huyện Sóc Sơn, TP HN Sóc sơn, Ngày...
Vb của UBND, phòng, ban thuộc Quận 1, TPHCM Quận 1, Ngày...
Vb của UBND, phòng, ban thuộc Quận Gò Vấp, TPHCM Gò Vấp, Ngày...
Vb của UBND, phòng, ban thuộc TP Điện Biên, tỉnh Lai Châu Điện Biên, Ngày...
Soạn thảo văn bản Trang 45
Vb của UBND xã Ngũ Hiệp, Thanh Trì, HN Ngũ Hiệp, Ngày...
Vb của UBND phường Cống Vị, quận Ba Đình, TP Hn Cống Vị, Ngày...
Vb của UBND xã Quỳnh Hồng, huyện Quỳnh Phụ, tỉnh TB Quỳnh Hồng, Ngày...
Lưu ý:
1/ + Văn bản Hợp Đồng, Biên Bản, Luật...
+ Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 – thêm 0 vào trước;
+ Ngày, tháng, năm ban hành vb QPPL do QH, UBTVQH, HĐND bh ngày, tháng, năm vb được thông qua;
+ Ngày, tháng, năm ban hành vb QPPL khác và VBHC ngày, tháng, năm vb được kí ban hành;
+ Giữa địa danh và ngày, tháng, năm phải cách nhau bằng dấu phẩy.
+ Trình bày ngày, tháng, năm không gạch chéo, gạch ngang mà phải viết đầy đủ “ngày...tháng...năm” để bảo đảm tính trang trọng của vb.
2/ Khi địa danh là số đếm, tên danh nhân thì phải ghi tên đơn vị hành chính, Ví dụ: Quận 1, Quận 2...; Quận Lê Chân, Phường Nguyễn Trãi, Quận Hai Bà Trưng,...
không ghi: 1, 2...hay Lê Chân, Ngày...; Nguyễn Trãi, Ngày...
5. Tên loại
- Ý nghĩa: Biểu thị giá trị pháp lí của văn bản, giúp cho công tác kiểm tra văn bản;
Chi phối đến kết cấu, hình thức, thẩm quyền và nội dung văn bản.
- Vị trí:...
- Lưu ý: Công văn là vb không có tên loại.
6. Trích yếu nội dung văn bản: thường là một câu, một mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung của văn bản,
- Ý nghĩa: giúp văn thư phân loại vb, xử lí nhanh chóng , lập hồ sơ chính xác.
- Vị trí: vb có tên loại đặt ngay dưới tên loại, Cv đặt dưới số và kí hiệu
Soạn thảo văn bản Trang 46
- Yêu cầu: ngắn gọn, chính xác, đầy đủ - Cỡ chữ: đối với CV/ vb có tên loại
7. Nội dung văn bản: đây là phần trọng tâm của văn bản, trình bày các vấn đề được đề cập và giải quyết trong văn bản.
- Vị trí: ...
- Yêu cầu:
+ Ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu về nội dung cũng như yêu cầu về kĩ thuật soạn thảo
+ Viết đúng văn phong, ngôn ngữ;
+ Kết cấu phù hợp ( tùy theo nội dung trình bày theo văn điều khoản hoặc văn xuôi pháp luật).
- Trình bày bố cục:
+ VBQPPL
Trừ Luật, Pháp lệnh thực hiện theo Luật bh VBQPPL. Các vb khác các thành phần nd được bố trí như sau:
NQ: điều, khoản, điểm hoặc khoản, điểm
NĐ: chương, mục, điều, khoản, điểm
QĐ: điều, khoản, điểm
TT: mục, khoản, điểm
Các VB đi kèm với NĐ, QĐ: chương, mục, điều, khoản, điểm + VBCB
NQ CB: điều (1,2,3..), khoản (1,2,3..), điểm (1,2,3..) hoặc theo khoản điểm.
CT CB: khoản (1,2,3,....), điểm (a,b,c,....)
QĐ CB: điều (1,2,3...), khoản (1,2,3...), điểm (a,b,c....)
Các VB đi kèm QĐ: chương ( I,II,III,..), mục (1,2,3,....), điều (1,2,3,...), khoản (1,2,3,...), điểm (a, b,c,...).
Soạn thảo văn bản Trang 47
+ VBHCTT
Nội dung phức tạp, nhiều cấp độ ý: phần (I, II, III, IV,...), chương (1,2,3..), mục (I, II, III, IV,...), điều (1,2,3..), khoản (1,2,3,...), điểm (a,b,c,...) phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
Nội dung ngắn, đơn giản: văn xuôi hành chính Lưu ý: kĩ thuật trình bày (giáo trình)
8. Thẩm quyền, chữ kí, họ tên người kí văn bản - Vị trí: ô số 8, góc phải văn bản
- Ý nghĩa: đảm bảo hiệu lực pháp lí cho văn bản 8 a/ Thẩm quyền kí văn bản
- Vb phải được kí đúng thẩm quyền và thể thức đề kí (thể thức đề kí: KT, TM, TUQ, Q, TL).
- Vb phải do thủ trưởng cq hay người được ủy quyền kí.
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh chính thức của người kí văn bản trong cơ quan, tổ chức.( khoản b/ điều 12 TT 01 )
- Hình thức kí: theo quy định
+ Đối với cq theo chế độ thủ trưởng: người đứng đầu có thẩm quyền ký tất cả các vb của cq. Người đứng đầu có thể giao cho cấp phó KT một số lĩnh vực được p/công. (kí trực tiếp áp dụng với cq có thẩm q riêng).
Ví dụ: Bộ trưởng, viện trưởng, tổng cục trưởng....
BỘ TRƯỞNG
Cao Đức Phát
TỔNG CỤC TRƯỞNG
Hoàng Hải Châu
+ Đối với cq theo chế độ tập thể: người đứng đầu cq TM. tập thể ký các vb của cq. Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ các chức lđ khác được
Soạn thảo văn bản Trang 48
thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cq theo uỷ quyền của người đứng đầu và các vb được p/c phụ trách. (kí TM. đối với văn bản thông qua chế độ tập thể).
TM. ỦY BAN N DÂN CHỦ TỊCH
Trần Trung Hiếu
TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG C PHỦ
Nguyễn Tấn Dũng
* không dùng văn nói như: TM. Cơ quan, tổng cục + Các trường hợp ủy quyền:
1/ Kí thay: KT - áp dụng trong trường hợp người kí là cấp phó được người đứng đầu cơ quan ủy quyền kí các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công, phụ trách.
KT. CHỦ TỊCH PHÓ. CHỦ TỊCH
Trần Trung Hiếu
KT. THỦ TƯỚNG C PHỦ PHÓ. THỦ TƯỚNG C PHỦ
Nguyễn Thiện Nhân
Nhận xét ví dụ:
KT. Q. TRƯỞNG P P.TRƯỞNG PHÒNG
TỔNG GIÁM ĐỐC
KT. TỔNG GĐ P. TỔNG GĐ
KT. TỔNG GĐ
GIÁM ĐỐC Đ HÀNH
2/ Kí quyền: Q - áp dụng trong trường hợp người kí là người được giao tạm thời thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của người đứng đầu cơ quan khi người
Soạn thảo văn bản Trang 49
đứng đầu vắng mặt trọng thời gian dài, hay chức vụ cơ quan chưa được bổ nhiệm chính thức.
Ví dụ:
Q. VIỆN TRƯỞNG
Vũ Xuân Khoát
Q. TRƯỞNG KHOA
Lưu Thế Hoàn
3/ Thừa ủy quyền: TUQ - trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp kí thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải kí, thì TUQ vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BAN TCCB
Lê Hồng Nhung
TUQ. BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ P CHẾ
Phan Văn Trị
4/ Kí thừa lệnh: TL – áp dụng trong trường hợp người kí là thủ trưởng đơn vị - bộ phận dưới một cấp kí vào một số loại văn bản hành chính thông thường.
Ví dụ:
TL. GIÁM ĐỐC CHÁNH VĂN PHÒNG
Trần Văn Hưng
TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG KHOA
Trần Hoài Nam Nhận xét ví dụ:
Soạn thảo văn bản Trang 50
TL. UBND
TRƯỞNG PHÒNG TÀI VỤ
TL. GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
TL. GIÁM ĐỐC
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG P. CHÁNH VĂN PHÒNG
TUQ. GIÁM ĐỐC
P. CHÁNH VĂN PHÒNG
TUQ. GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC P. TỔNG GIÁM ĐỐC Lưu ý: TL, TUQ:
- do người dưới kí
- TL, TUQ một chức danh, cá nhân, không thừa lệnh tập thể. Ví dụ: không thừa lệnh UBND, Hội đồng
- kí TL nằm trong quy chế (k phải cứ dưới một cấp là được kí TL mà chỉ một số người do thủ trưởng quy định. Các QĐ về tổ chức, nhân sự, tuyển dụng – qđịnh ql do thủ trưởng kí. Còn kí TL giấy mời, công văn giao dịch...)
- TUQ bằng văn bản có thời gian nhất định.
5/ Văn bản của Ban, Hội đồng, kí liên tịch: phải nhắc lại tên cơ quan ban hành.
Ví dụ:
Soạn thảo văn bản Trang 51
Chức vụ của người kí văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm trưởng hoặc phó Ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ kí, dấu của Bộ XD) BỘ TRƯỞNG BỘ XD
Nguyễn Văn A
KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ kí, dấu của Bộ XD) THỨ TRƯỞNG BỘ XD
Trần Văn B
Chức vụ của người kí văn bản do Ban hoặc Hội đồng của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm trưởng Ban hoặc Chủ tịch Hội đồng, lãnh đạo các Cục, vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó trưởng Ban hoặc Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ kí, dấu của Bộ XD) THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ kí, dấu của Bộ XD) VỤ TRƯỞNG VỤ TCCB
Trần Văn C
8b/ Thẩm quyền kí văn bản: phải là chữ kí của người có thẩm quyền, không được kí bằng mực đỏ, mực dễ phai, không kí bằng bút chì, không kí trên giấy nến để in ra nhiều bản.
8c/ Họ tên người kí văn bản:
- Ghi đầy đủ họ tên bằng chữ thường, đứng, đậm; cơ chữ 13, 14; khoảng cách từ thẩm quyền kí đến họ tên người kí 30 mm;
Soạn thảo văn bản Trang 52
- Đối với VBQPPL, VBHC trước họ tên người kí không có học hàm, học vị và các danh hiệu cao quý khác (trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học).
- Nếu vb có nhiều trang thì mục thẩm quyền ký phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng và phải có nội dung ở trang ký.
* kí nháy:
9. Dấu của cơ quan ban hành văn bản:
Dấu là thành phần tiêu biểu thể hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
Dấu thể hiện tính quyền lực của cơ quan nhà nước.
- Theo quy định tại các văn bản:
+ Khoản 2, 3 Điều 26 NĐ 110/2002/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của cp về ct văn thư;
+ Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo.
+ NĐ 32/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của cp về sửa đổi bổ sung một số điều của NĐ 58/2001/NĐ-CP về quản lí và sử dụng con dấu.
- Ý nghĩa: đảm bảo tính pháp lí của văn bản
- Vị trí: ô số....; cụm chữ kí và dấu phải được trình bày dưới phần nội dung chính, tại góc bên phải (với văn bản một chữ kí); cả hai góc với văn bản liên tịch, trong đó cq chủ trì soạn thảo góc phải.
- Các loại dấu: dấu quốc huy (cq có thẩm quyền chung), dấu tròn (cq có thẩm quyền riêng).
- Cách đóng dấu:
+ Đúng trựm lờn 1/3 hoặc ẳ chữ kớ về bờn trỏi; khụng được đúng dấu khống chỉ, dấu phải đúng với tên cq bh.
+ Dấu chỉ được đóng trên văn bản khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền.
+ Dấu chỉ được dùng trong trụ sở cơ quan và được đóng trong giờ hành chính