Chương 3 giúp người học hiểu về Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, nội dung trình bày cụ thể gồm có: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, tổ chức và giải quyết văn bản đến. Mời các bạn cùng tham khảo!
CHƯƠNG 3 I TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * NGUYÊN TẮC CHUNG Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn - Chính xác - Thống - Kịp thời - Tiết kiệm CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 1.1 Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn - Là cơng việc bắt buộc, phận văn thư thực 2.1 Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; trình ký; ghi số ngày tháng văn - Nhiệm vụ: + Soát lại lần cuối tất yếu tố thể thức văn + Kiểm tra thành phần thể thức bổ sung + Kiểm tra hình thức trình bày văn 5 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 6 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.1.2 Trình ký 2.1.3 Ghi số ngày tháng - Do văn thư thực - Yêu cầu: - Đem theo giấy tờ liên quan đến vấn đề trình ký + Không đánh máy sẵn phần số ngày tháng văn - Văn để hồ sơ bìa trình ký + Văn thư viết tay thực thủ tục đăng ký văn - Khi ký văn khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai - Ký văn trở lên CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Ghi số văn bản: CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Ghi số văn bản: + Văn đánh số theo hệ thống số chung quan văn thư thống quản lý + Dưới 500 văn năm đánh số đăng ký chung cho tất loại văn hành chính; + Từ 500 đến 2000 văn năm, lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, vừa theo loại văn hành chính; vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, nhóm cơng văn); + Trên 2000 văn năm nên đánh số đăng ký riêng, theo loại văn hành + Văn mật đánh số đăng ký riêng 10 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 10 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Ghi ngày tháng văn + Số đăng ký từ số thứ tự vào đầu năm làm việc chốt số thứ tự cuối vào ngày 31 tháng 12 năm + Cách đánh số: đánh chữ Arap ghi theo nguyên tắc số văn thư (Từ số – phải thêm số trước) 11 11 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 + Ngày tháng văn ngày văn ký thức có hiệu lực + Văn ban hành ngày phải ghi ngày Đối với ngày 10, tháng phải thêm số “0” phía trước 12 12 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.3 Đóng dấu 2.2 Nhân - Văn nhân theo số lượng thời gian quy định để quan ban hành kịp thời xác - Theo nguyên tắc văn thư: số lượng ban hành n + (n: số văn gửi đi; lưu quan gốc, lưu phân chuyên mơn chính) - Con dấu phần thể thức khẳng định giá trị pháp lý văn - Dấu đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu khống - Dấu đóng phải rõ ràng, mẫu mực theo dấu quy định chung Nhà nước - Dấu đóng trùm lên phần ba chữ ký phía bên trái 13 14 13 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 14 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.4 Đăng ký văn - Đăng ký văn (hay vào sổ văn đi) công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan - Hình thức: Đăng ký sổ máy tính + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập hai loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật 15 16 15 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 16 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 ……….… …(1) …………… …….….… (2) …………… + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường); · Sổ đăng ký công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20 (3) Từ ngày … đến ngày (4).… Từ số … đến số (5).… Quyển số: (6) 17 17 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đi; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ 18 18 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Đăng ký bên trong: Trình bày khổ giấy A4 (210x297 mm), gồm cột mục theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại Người hiệu tháng trích ký văn văn yếu nội dung văn (1) (2) (3) (4) Nơi Đơn vị, Số nhận người lượng văn nhận bản lưu (5) (6) (7) - Hướng dẫn đăng ký: + Cột 1: Ghi số ký hiệu văn + Cột 2: Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 + Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn + Cột 4: Ghi tên người ký văn + Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn + Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu + Cột 7: Ghi số lượng ban hành + Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Ghi (8) 19 20 19 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.5 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn 2.5.1 Làm thủ tục phát hành văn - Nguyên tắc chung: xác, đối tượng kịp thời 20 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Áp dụng cho chuyển giao trực tiếp bưu điện - Lựa chọn bì văn bản: làm giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên trong, khó thấm nước - Mục đích: tránh nhầm lẫn, chậm trễ - Kích thước: tùy theo số lượng, kích thước VB + Loại 307x220mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng nguyên khổ giấy 21 22 21 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 + Loại 220x158mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 02 phần + Loại 220x109mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 03 phần + Loại 158x115mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp phần 23 23 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 22 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 LƯU Ý: - Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào (mép lẻ vào trước) - Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn - Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc 24 24 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Khi chuyển giao văn Mật, phải làm bì: • Đối với văn “Mật” chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấy nội dung văn bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu mức độ Mật Nếu văn gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu: “Chỉ người có tên bóc bì” + Bì ngồi: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức độ mật số ký hiệu văn 25 26 25 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 26 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.5.2 Chuyển phát văn Yêu cầu: - A: Dấu ký hiệu mức độ Tuyệt Mật - B: Dấu ký hiệu mức độ Tối mật + Gửi văn theo yêu cầu cụ thể công việc quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan - C: Dấu ký hiệu mức độ Mật + Tránh tình trạng bỏ sót đơn vị cá nhân phải gửi văn 27 28 27 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 28 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Tên quan gửi Địa Số điện thoại, số fax - Trình bày bì: Biểu tượng Địa email, website Số, kí hiệu Tên CQ nhận Địa Dấu mật… 29 29 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 30 30 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.5.3 Theo dõi việc chuyển phát văn Chuyển giao qua đường bưu điện: giao dịch số lượng nhiều, cấp tương đương, cấp dưới, phạm vi địa lí tương đối xa Các cách chuyển phát tùy theo vị trí địa lý, tính chất cơng việc chọn cách sau: - Chuyển giao trực tiếp: VB nội bộ, VB quan trọng gửi cấp trên, phạm vi địa lý gần 31 32 31 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Chuyển giao qua email: dành cho đối tượng nhiều, cấp tương đương, cấp dưới, trường hợp cần gấp thời gian 32 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Các loại sổ sử dụng trình chuyển giao VB: + Sổ chuyển giao văn - Chuyển giao fax: trường hợp gấp thời gian VB khơng quan trọng, gửi bổ sung + Sổ chuyển giao văn qua đường bưu điện + Phiếu gửi 33 34 33 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Mẫu số - Được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm - Bìa trang đầu: trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đi, khác tên gọi là: “Sổ chuyển giao văn đi” 34 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: 35 35 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Ngày chuyển Số ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi 36 36 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển Ghi theo ngày, tháng chuyển văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ 01/02 Cột 2: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức; Ghi tên quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị cá nhân khác Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi chú: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì…) • Kiểm tra việc gửi văn - Tùy theo cách chuyển giao mà có hình thức kiểm tra phù hợp - Cách xử lý: + Chậm trễ: gọi điện thông báo thông tin sơ trước + Thất lạc: kiểm tra lý thất lạc để chỉnh sửa cho gửi văn bổ sung + Sai sót: thay văn có hình thức tương đương Sai thể thức: đính văn hồn chỉnh 37 38 37 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu 38 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Cách xếp sau: - Những văn đánh số, đăng ký chung xếp chung thành tập (một hồ sơ) - Lưu: VB lưu VB + VB gốc: lưu phòng văn thư Ví dụ: + VB chính: lưu hồ sơ phận chuyên môn + Tập văn công ty X quý I năm 2014, + Tập văn UBND quận Y tháng năm 2014.………………… 39 40 39 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 40 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 II TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN - Văn đánh số riêng theo loại xếp theo tên loại cụ thể Ví dụ: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC * Khái niệm văn đến + Tập Nghị định Chính phủ năm 2014 + Tập Quyết định UBND quận Ninh Kiềunăm 2014 - Văn đánh số theo nhóm xếp riêng theo từngnhóm Ví dụ: năm 2014 Tập QĐ 41 41 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến 42 42 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Các nhóm văn đến * NGUYÊN TẮC - Nhóm văn quan cấp - Chính xác - Nhóm văn quan ngang cấp - Thống - Nhóm văn quan cấp gửi lên - Kịp thời - Nhóm Thư cơng: Là loại đơn thư cá nhân quan viết gửi đến quan, tổ chức có liên quan để giải việc công - Tiết kiệm 43 44 43 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 44 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN - Các cách tiếp nhận: + Qua email: ngày phải kiểm tra lần vào: 8h, 10h, 14h, 16h 2.1 Tiếp nhận đăng ký văn - VB đến từ nguồn phải tiếp nhận, đăng ký tập trung văn thư quan - Văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải ▪ Kiểm tra số lượng, số trang VB ▪ Xác định rõ nơi gửi, in đóng dấu đến + Qua fax: in VB ra, tiếp nhận phải photo để sử dụng đóng dấu đến 45 45 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 46 46 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến + Qua bưu điện: ▪ Kiểm tra tình trạng, chất lượng, số lượng bì - Phân loại VB sơ xử lý sau: ▪ Thời gian chuyển giao VB đến + Trước hết chia văn đến thành 02 loại: ▪ Ký hiệu bì để biết cách xử lí sơ ▪ Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan ▪ Ký xác nhận vào sổ chuyển giao VB ▪ Khi VB có vấn đề cần lập biên người giao ▪ Loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo 47 47 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 48 48 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Loại phải đăng ký: chia thành hai loại: - Loại khơng bóc bì: bì VB gửi tổ chức Đảng, đoàn thể quan bì VB gửi đích danh người nhận + Đối với bì VB gửi đích danh người nhận, có liên quan đến cơng việc chung cá nhân nhận VB có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu mức độ “Mật” - Bóc bì: VB khẩn bóc trước VB thường - Cắt: từ lên chừa 1cm Lí do: ▪ Tính thẩm mỹ ▪ Giữ vệ sinh văn phòng phong cách làm việc chuyên nghiệp + Cắt phía bên phải (nếu tem phủ hết mép bì thư cắt bên trái) 49 50 49 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 50 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.3 Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến - LƯU Ý: + Trong q trình bóc bì, tránh gây hư hại tới VB bì - Tất VB đến phải đóng dấu đến + Tránh làm địa nơi gửi, dấu bưu điện - VB fax cần photo trước đóng dấu đến + Đối chiếu số kí hiệu ghi ngồi bì với VB - Dấu đến đóng phía số kí hiệu, trích yếu nội dung VB khoảng trắng địa danh, ngày tháng, năm ban hành + Tránh để sót VB bì - Dấu đến đóng ngắn, rõ ràng mực màu đỏ - Dấu đến có kích thước 35mm x 50mm 51 52 51 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Mẫu dấu “Đến” 35mm x 50mm - Nội dung dấu đến: + Số đến: số thứ tự đăng ký VB, đánh liên tục, số 01 ngày đầu năm đến số cuối ngày cuối năm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ……… ĐẾN 52 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Ngày: ……… + Ngày đến: ngày nhận VB đăng kí Chuyển: …………………… Lưu hồ sơ số: …………… + Chuyển: Thủ trưởng người văn thư ghi ý kiến phân phối vào VB đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải 53 53 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 54 54 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 ……….… (1) …………… ……….… (2) ………… 2.4 Đăng ký văn đến SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính Năm: 20 (3) + Lập sổ đăng ký văn đến Từ ngày đến ngày (4).… Từ số đến số (5).… Mẫu sổ đăng ký theo quy định nhà nước Quyển số: (6) + Mẫu sổ trình bày sau: Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ 55 56 55 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Đăng ký bên trong: Trình bày khổ giấy A4 (210x297 mm), gồm cột mục theo mẫu sau: Ngày đến Số đến Tác giả văn (1) (2) (3) Số Ngày Tên kí hiệu tháng loại văn trích văn yếu nội dung văn (4) (5) (6) - Hướng dẫn đăng ký: Đơn vị Ký Ghi nhận cá nhân nhận (7) (8) 56 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 + Cột 1: Ghi ngày tháng văn đến + Cột 2: Ghi số thứ tự văn + Cột 3: Ghi tên quan ban hành + Cột 4: Ghi số, kí hiệu văn đến + Cột 5: Ghi ngày tháng văn đến + Cột 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn + Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn + Cột 8: người nhận văn kí tên + Cột 9: Ghi điểm cần thiết khác (9) 57 57 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Đăng ký sổ: Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); · Sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; · Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; · Sổ đăng ký văn mật đến 59 59 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 58 58 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng 60 60 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.5 Trình chuyển giao - Phân biệt trình VB đến với trình ký VB đi: * Trình văn đến + Trong phần đăng kí VB đến, cột 7-8 điền trình thủ trưởng duyệt phân cơng cơng việc - Kịp thời trình văn đến cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải + Khi trình ký, văn thư thường kèm theo phiếu giải văn đến - Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Dựa vào ý kiến đạo thủ trưởng, văn thư photo số lượng văn theo yêu cầu 61 62 61 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 3.2 Trình Chuyển giao văn đến 62 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Trình văn đến * Chuyển giao văn đến: - Đây khâu quan trọng công tác văn thư - Chuyển giao văn đến phải đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn - Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải cần đính kèm phiếu giải văn đến - Đối với văn có liên quan đến đơn vị, cá nhân khác, cần gửi văn văn (kèm phiếu giải văn đến) 63 64 63 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 64 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 + Khi phân phối: VB đến trở thành VB - Chuyển VB sau có ý kiến phân phối VD: VB Bộ ▪ Phân phối văn đến: Trường hợp nhiều đơn vị quan có liên quan: CấpTỉnh (sao y đến - đi) ● Bản chính: đơn vị chủ trì Cấp Huyện (sao lục: đến - đi) ● Bản chụp: đơn vị nội có liên quan ● Bản sao: đơn vị trực thuộc Cấp Xã 65 65 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 66 66 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 2.6 Theo dõi, đôn đốc 2.7 Lưu văn - Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải - Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định - Lưu VB + Văn thư quan + Bộ phận chun mơn Nếu phòng chun mơn khơng liên quan lưu phòng hành (bản photo) - Lưu ý: phòng cần dấu đỏ phải y đưa phòng chun mơn chứng thực 67 67 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 III QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU VỊ TRÍ PHÁP LÝ CỦA CON DẤU Con dấu thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh nhà nước Con dấu quản lý theo quy định pháp luật 68 68 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Con dấu quan nhà nước, tổ chức trị, trị xã hội, tổ chức kinh tế Có loại dấu là: dấu có hình Quốc huy dấu khơng có hình Quốc huy (ngoại trừ dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký) Condấu dấu có hình quốc Con khơng có hình quốchuy huy 69 69 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Các quan tổ chức chức danh nhà nước dùng dấu có hình quốc huy Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc ủy ban Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đồn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ; Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Chủ tịch nước; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, Viện Kiểm sát quân sự; Toà án nhân dân tối cao, Toà án nhân dân địa phương, Toà án quân Toà án khác luật định; 71 71 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 70 70 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân cấp; Cơ quan thi hành án dân sự; Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên phủ Cơ quan lãnh (kể lãnh danh dự), Cơ quan đại diện thực chức đại diện cho Nhà nước Việt Nam quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận phạm vi nhiệm vụ quyền hạn luật pháp quy định; 10 Các quan thuộc Bộ Ngoại giao : Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, ủy ban người Việt Nam nước Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh; 11 Một số tổ chức khác Thủ tướng Chính phủ cho phép 72 72 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Các quan, tổ chức sử dụng dấu hình Quốc huy Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cấu tổ chức Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân cấp; Các quan chuyên môn tổ chức nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Phòng Cơng chứng Văn phòng cơng chứng; Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội hữu nghị, tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; tổ chức phi phủ khác quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động; Các tổ chức tơn giáo quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động; 73 73 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Các tổ chức kinh tế quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư nước; Luật Hợp tác xã tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện tổ chức kinh tế này; Một số tổ chức khác quan có thẩm quyền thành lập cho phép Các quan, tổ chức nước hoạt động hợp pháp Việt Nam 74 74 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Một số loại dấu khác * Dấu nổi, dấu thu nhỏ: Những quan tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho cơng tác, nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống nội dung dấu quan phép sử dụng 75 75 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Con dấu chức danh dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn bản: - Dấu chức danh - Dấu họ tên người có thẩm quyền ký * Các loại dấu khác: - Dấu đến - Dấu mức độ mật - Dấu mức độ khẩn - Dấu tài liệu thu hồi 77 77 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 76 76 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Nội dung quản lý sử dụng dấu 4.1 Nội dung quản lý bảo quản dấu quan ❖ Mỗi quan, tổ chức sử dụng dấu Trường hợp cần có thêm dấu thứ hai nội dung dấu thứ phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ ❖ Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu dấu quan công an sử dụng có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan cơng an có thẩm quyền cấp ❖ Khi bắt đầu sử dụng dấu, quan phải thông báo văn giới thiệu mẫu dấu cho quan, tổ chức có liên quan biết 78 78 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 ❖ Con dấu quan phải bảo quản trụ sở quan tủ sắt, có khoá tốt ❖ Khi làm việc dấu treo giá để bàn làm việc Mỗi dấu phải có ký hiệu rõ ràng giá để sử dụng không bị nhầm lẫn ❖ Hết làm việc, dấu phải cất vào tủ khoá cẩn thận ❖Trường hợp bị dấu, quan phải xử lý sau: ✓Phải có văn báo cáo việc dấu nêu rõ lý gửi: quan cơng an nơi đóng trụ sở, quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan cấp trực tiếp ✓Phải thông báo văn việc dấu gửi tới quan liên quan ✓Phải có văn xin khắc dấu 79 79 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 4.2 Trách nhiệm quản lý sử dụng dấu ❖Người đứng đầu quan có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan ❖ Chánh văn phòng Trưởng phòng hành tổ chức: trực tiếp giúp người đứng đầu quan quản lý dấu quan ❖ Văn thư quan: trực tiếp bảo quản sử dụng dấu quan 81 81 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 ❖Dấu đóng lên văn phải rõ ràng, chiều, trùm lên từ 1/3 chữ ký phía bên trái chữ ký; ❖ Đóng mực dấu quy định 83 83 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 80 80 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 4.3 Sử dụng dấu ❖Văn thư quan có trách nhiệm giữ đóng dấu ❖Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Trường hợp công tác nghỉ việc riêng phải bàn giao dấu cho người khác theo ý kiến Lãnh đạo đơn vị Khi bàn giao dấu phải lập biên ❖Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan ❖Khơng đóng dấu vào văn (không thể thức/ người ký không thẩm quyền/văn mẫu chưa ghi nội dung) 82 82 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 ❖ Đóng dấu treo ✓ Dấu treo đóng lên phụ lục kèm theo văn Khi đóng đóng trùm lên phần tên phụ lục ✓Dấu treo đóng lên văn chun mơn nghiệp vụ mà người ký khơng có thẩm quyền đóng dấu quan, cần xác nhận tính xác văn biên lai, phiếu thu tiền, phiếu gửi văn bản, phiếu thu nhận tài liệu vv ✓Những văn đóng dấu treo người ký văn định quy định quy chế văn thư, lưu trữ quan 84 84 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 ❖ Đóng loại dấu khác Dấu Đến: đóng trang đầu, góc trái, số, ký hiệu địa danh, ngày tháng năm Dấu mật, khẩn: đóng trang đầu, góc trái, số, ký hiệu trích yếu ✓ Riêng dấu mức độ mật tương ứng (ABC) đóng ngồi bì ✓ Riêng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ” đóng ngồi bì Đóng dấu giáp lai, dấu Việc đóng dấu giáp lai, dấu lên văn chuyên ngành người đứng đầu Bộ, ngành quy định 85 85 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 4.4 Xử lý vi phạm a) Xử phạt hành (Điều 12 Nghị định số 167/2013/ NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013) Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Không thông báo cho quan có thẩm quyền việc hư hỏng giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; b) Khơng đăng ký lại mẫu dấu với quan có thẩm quyền theo quy định 87 87 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 đ) Không đổi lại dấu có định cấp có thẩm quyền việc đổi tên quan, tổ chức dùng dấu đổi tên quan cấp thay đổi trụ sở quan, tổ chức có liên quan đến mẫu dấu; e) Không khắc lại dấu theo mẫu quy định; g) Không nộp lại dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu định cấp có thẩm quyền có hiệu lực việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu chấm dứt hoạt động quan, tổ chức tạm đình sử dụng dấu; h) Khơng thơng báo mẫu dấu với quan có thẩm quyền trước sử dụng; i) Khơng xuất trình dấu giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu có yêu cầu kiểm tra quan có thẩm quyền 89 89 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 86 86 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Khắc loại dấu mà khơng có giấy phép khắc dấu giấy tờ khác theo quy định; b) Sử dụng dấu chưa đăng ký lưu chiểu mẫu dấu chưa có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; c) Tự ý mang dấu khỏi quan, đơn vị mà khơng phép cấp có thẩm quyền; d) Khơng thơng báo cho quan có thẩm quyền việc dấu sử dụng; 88 88 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Không nộp lại dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu không nộp dấu theo thời hạn có định thu hồi quan có thẩm quyền; b) Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký người có thẩm quyền chữ ký người khơng có thẩm quyền; c) Mượn, cho mượn dấu, sử dụng dấu quan, tổ chức khác để hoạt động; d) Sản xuất dấu pháp nhân không thủ tục theo quy định 90 90 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng hành vi sau đây: a) Mang dấu vào nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mà khơng có giấy phép khơng có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; b) Sử dụng trái phép dấu mang từ nước vào Việt Nam; c) Làm giả hồ sơ để làm thêm dấu quan, tổ chức; d) Khắc dấu giả sử dụng dấu giả Hình thức xử phạt bổ sung: a) Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành hành vi quy định Điểm a Khoản 2; Điểm d Khoản 3; Điểm c, d Khoản Điều này; b) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng hành nghề thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng hành vi quy định Điểm a Khoản 2; Điểm d Khoản Điều 91 91 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Biện pháp khắc phục hậu quả: a) Buộc thu hồi dấu hành vi quy định Điểm b, đ, e Khoản 2; Điểm c Khoản 3; Điểm c, d Khoản Điều này; b) Buộc thu hồi dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hành vi quy định Điểm g Khoản 2; Điểm a Khoản Điều này; c) Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định hành vi quy định Điểm b Khoản Điều Người nước ngồi có hành vi vi phạm hành quy định Khoản Khoản Điều này, tùy theo mức độ vi phạm bị áp dụng hình thức xử phạt trục xuất khỏi nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 93 93 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 (2) Phạm tội thuộc trường hợp sau bị phạt tù từ năm đến năm a Có tổ chức b Phạm tội nhiều lần c Gây hậu nghiêm trọng d Tái phạm nguy hiểm 95 95 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 92 92 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 b) Truy cứu trách nhiệm hình Bộ luật hình nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Quốc hội khoá X kỳ họp thứ thông qua ngày 2112-1999 Cụ thể Điều 267 tội làm giả dấu, tài liệu quan tổ chức quy định sau: (1) Người làm giả dấu, tài liệu giấy tờ khác quan, tổ chức sử dụng dấu, tài liệu, giấy tờ nhằm lừa dối quan, tổ chức cơng dân bị phạt tù từ sáu tháng đến năm 94 94 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 (3) Phạm tội gây hậu nghiêm trọng đặc biệt nghiêm trọng bị phạt tù từ năm đến năm (4) Người phạm tội bị phạt tiền từ triệu đồng đến 50 triệu đồng 96 96 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 Tại Điều 268 Tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu huỷ trái phép dấu, tài liệu quan nhà nước, tổ chức xã hội quy định sau: (1) Người chiếm đoạt, mua bán, tiêu huỷ trái phép dấu, tài liệu quan Nhà nước, tổ chức xã hội không thuộc tài liệu bí mật nhà nước bí mật cơng tác, bị phạt tiền từ triệu đồng đến 10 triệu đồng, cải tạo không gian giữ đến năm phạt tù từ tháng đến năm 97 97 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 99 99 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 (2) Phạm tội thuộc trường hợp sau đây, bị phạt tù từ năm đến năm a Có tổ chức b Gây hậu nghiêm trọng, nghiêm trọng đặc biệt nghiêm trọng c Tái phạm nguy hiểm (3) Người phạm tội bị phạt tiền từ triệu đồng đến triệu đồng, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề làm công việc định từ năm đến năm” 98 98 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 ... đăng ký văn - Khi ký văn khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai - Ký văn trở lên CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 - Ghi số văn bản: CHƯƠNG quan... đến 42 42 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 * Các nhóm văn đến * NGUYÊN TẮC - Nhóm văn quan cấp - Chính xác - Nhóm văn quan ngang cấp - Thống - Nhóm văn quan... giải văn đến - Đối với văn có liên quan đến đơn vị, cá nhân khác, cần gửi văn văn (kèm phiếu giải văn đến) 63 64 63 CHƯƠNG quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017 64 CHƯƠNG