Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Microsoft Access 2010: Phần 1 tổng quan về Microsoft Access 2010, xây dựng cơ sở dữ liệu, toán tử hàm biểu thức, query truy vấn dữ liệu. Mời các bạn tham khảo giáo trình để nắm bắt nội dung chi tiết.
Nguyễn Trần Phương MICROSOFT ACCESS - GIÁO TRÌNH NĂM 2012 Giáo trình Access 2010 có cập nhật phiên 2013 HỊA BÌNH 6-10-2013 Giáo trình Access -1- Giáo trình Access Chương TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2010 1.1 Giới thiệu: Microsoft Access thành phần Microsoft Office hãng Microsoft MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện thao tác ñơn giản, trực quan việc xây dựng quản trị sở liệu xây dựng ứng dụng sở liệu Access hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao ñặc biệt dễ sử dụng giao diện giống phần mềm khác MS Office MS Word, MS Excel Access cung cấp hệ thống cơng cụ phát triển mạnh ñi kèm (Development Tools) giúp nhà phát triển phần mềm ñơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý qui mơ vừa nhỏ MS Access 2010 cung cấp hệ thống cơng cụ mạnh, giúp người dùng nhanh chóng dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thơng qua query, form, report kết hợp với số lệnh Visual Basic Trong Microsoft Access 2010, bạn xây dựng sở liệu web ñưa chúng lên SharePoint site Người duyệt SharePoint sử dụng ứng dụng sở liệu bạn trình duyệt web, sử dụng SharePoint để xác định xem Nhiều cải tiến hỗ trợ khả ñưa liệu lên web, cung cấp lợi ích việc xây dựng sở liệu máy ñơn truyền thống Access 2010 giao diện người dùng thay đổi Nếu bạn khơng quen với Office Access 2007, Ribbon Cửa sổ Danh mục cho bạn Thanh Ribbon thay menu công cụ từ phiên trước Cửa sổ Danh mục thay mở rộng chức cửa sổ Database -2- Giáo trình Access Và điểm Access 2010, Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất lệnh áp dụng cho toàn sở liệu, thu gọn sửa chữa, lệnh từ menu File Các lệnh bố trí tab phía bên trái hình, tab chứa nhóm lệnh có liên quan liên kết Ví dụ, bạn nhấn New, bạn thấy tập hợp nút cho phép bạn tạo sở liệu từ ñầu, cách chọn từ thư viện sở liệu mẫu thiết kế chuyên nghiệp 1.2 Khởi ñộng Access 2010: ðể khởi ñộng MS Access ta dùng cách sau: Cách 1: Start (All) Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2010 Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access desktop, xuất cửa sổ khởi ñộng Access hình 1.3 Các thành phần cửa sổ khởi động: 1.3.1 Thanh Quick Access: Thanh cơng cụ Quick Access: Hiển thị bên trái tiêu ñề, mặc ñịnh Quick Access gồm nút công cụ Save, Undo, … Bên phải Quick Access chứa nút Customize, sở liệu ñang mở, click nút Customize xuất menu giúp bạn ñịnh nút lệnh hiển thị Quick Access, lệnh khơng có menu, bạn click nút More -3- Giáo trình Access Commands click phải Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar ðể thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh khung choose commands from, click nút Add click OK 1.3.2 Vùng làm việc: Khi khởi ñộng Access, cửa sổ khởi ñộng, mặc ñịnh tab File lệnh New tab File ñược chọn, cửa sổ ñược chia thành khung: − Khung bên trái gồm lệnh tab File − Khung giữa: chứa loại tập tin sở liệu mà bạn tạo − Khung bên phải: để nhập tên chọn vị trí lưu tập tin tạo thực thi lệnh tạo sơ liệu 1.3.3 Thanh Ribbon: Bên tiêu ñề, Access 2010 hiển thị nút lệnh dài ñược gọi Ribbon, Ribbon chiếm nhiều khơng gian hình, ta thu nhỏ kích thước Ribbon cách click nút Minimize The Ribbon Thanh Ribbon ñược tạo nhiều tab khác nhau, ñể truy cập vào tab bạn click -4- Giáo trình Access nhãn tab dùng phím tắt Nhấn phím Alt F10 ñể hiển thị tên phím tắt tab Hầu hết tab Ribbon ñược chia thành nhóm khác nhau, nhóm hiển thị tiêu đề bên nhóm Một số nhóm Ribbon có hiển thị nút , click nút xuất cửa sổ cho phép thiết lập thuộc tính nhóm tương ứng 1.3.4 Cửa sổ Properties Cửa sổ Properties giúp bạn hiệu chỉnh thuộc tính ñối tượng, tùy theo ñối tượng ñang ñược chọn mà cửa sổ thuộc tính chứa thuộc tính tương ứng đối tượng ðể mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties chia thành năm nhóm Format: Gồm thuộc tính định dạng đối tượng Data: Gồm thuộc tính truy suất liệu đối tượng Event: Gồm kiện (event) ñối tượng Other: Gồm thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,… All: Gồm tất thuộc tính bốn nhóm -5- Giáo trình Access 1.3.5 Thanh Navigation Pane Navigation Pane khung chứa nội dung sở liệu Từ khung Navigation Pane, bạn mở Table, Query, Form, Report, Macro, module sở liệu cách double click vào tên ñối tượng Bằng cách click phải vào tên ñối tượng Navigation Pane, bạn thực thao tác với đối tượng như: đổi tên, chép, xố, import, export ñối tượng… Nhấn phím F11 click vào mũi tên kép góc bên phải khung Navigation Pane ñể hiển thị ẩn khung Navigation Pane 1.4 Cách tạo tập tin sở liệu: 1.4.1 Tạo sở liệu rỗng: Tại cửa sổ khởi ñộng, click nút Blank Database File name: nhập tên tập tin sở liệu, Access 2010, tập tin sở liệu ñược lưu với tên có phần mở rộng accdb Nếu khơng ñịnh ñường dẫn mặc ñịnh tập tin tạo ñược lưu thư mục Document, ngược lại, click nút Brows để định vị trí lưu tập tin Click nút Create ñể tạo tập tin sở liệu -6- Giáo trình Access 1.4.2 Tạo sở liệu theo mẫu (Template) Tại cửa sổ khởi ñộng Chọn Sample Templatechọn mẫu sở liệu có sẵn Trong khung File name, nhập tên tập tin sở liệu click nút Browse ñể định vị trí lưu tập tin, Click nút create ñể tạo sở liệu 1.5 Quản lý sở liệu Sau tạo sở liệu, mở sở liệu Tab File hiển thị lệnh quản lý tập tin sở liệu 1.5.1 Recent: Mục Recent hiển thị danh sách tập tin sở liệu ñược mở gần Số tập tin hiển thị danh sách mặc định 9, thay đổi cách: Tại cửa sổ làm việc Access, chọn tab File Chọn Options Client Settings Trong mục Display, thay đổi giá trị thuộc tính “Show This Number Of Recent Documents” Click OK 1.5.2 Mở sở liệu: ðể mở sở liệu có ta thực cách sau: -7- Giáo trình Access Cách 1: Tại cửa sổ khởi ñộng, tab File Open… Chọn tập tin sở liệu cần mởOpen Cách 2: Double click vào tên tập tin cần mở 1.5.3 Thốt khỏi access: Có thể khỏi Access cách: Chọn menu File Exit Nhấn tổ hợp phím Alt + F4; Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access ñang mở 1.5.4 Thu gọn chỉnh sửa sở liệu (Compact & Repair Database) Khi tạo thêm ñối tượng sở liệu dung lượng tập tin sở liệu tăng lên, xóa đối tượng vùng nhớ rỗng, khơng sử dụng ñược Chức Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần nhớ bị rỗng, làm cho tập tin sở liệu gọn lại Cách thực hiện: Mở sở liệu cần thu gọn chỉnh sửa Click nút Compact & Repair Database -8- Giáo trình Access 1.5.5 Tạo password Mở sở liệu chế ñộ Exclusive cách: FileOpen Open Exclusive Chọn tab FileChọn lệnh InfoClick nút set Database Password Nhập Password lần OK 1.5.6 Gở bỏ password Mở sở liệu chế ñộ Exclusive: File Open Open Exclusive Trong tab File, chọn lệnh InfoClick nút UnSet Database Password 1.6 Các ñối tượng sở liệu Access Cơ sở liệu tập hợp số liệu liên quan đến mục đích quản lý, khai thác liệu đó, CSDL Access sở liệu quan hệ gổm thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules 1.6.1 Bảng (Tables): Table thành phần quan trọng tập tin sở liệu Access, dùng ñể lưu trữ liệu Do đối tượng phải -9- Giáo trình Access 4.3.7 Sử dụng Expresstion Builder Expression Builder cơng cụ để giúp bạn tạo biểu thức nhanh dễ dàng truy cập vào thư viện hàm Access ðể sử dụng Expression Builder ñể xây dựng biểu thức ñiều kiện tạo field query ta thực sau: Trong cửa sổ thiết kế query Click nút Builder nhóm lệnh Query Setup Xuất cửa sổ Expression Builder bao gồm khung cho phép nhập biểu thức, bên khung giúp bạn tìm tên field hàm cần thiết cho biểu thức Khung Expression Elements chứa ñối tượng sở liệu ðể chọn field ñưa vào biểu thức ta mở mục Database cách double click vào tên sở liệu hành, chọn table query, field table query hiển thị khung Expression Categories, double click ñể chọn tên field ñưa vào biểu thức ðể chọn hàm bạn click mục function Khung Expression Categories: hiển thị thành phần expression theo nhóm Khung Expression values chứa giá trị phần tử biểu thức, hàm chọn function khung Expression elements -59- Giáo trình Access 4.4 Total query Access cung cấp chức kết nhóm record thực phép thống kê liệu nhóm record Các hàm count, sum, min, max, avg hàm Total Query Ví dụ: ðếm tất học sinh lớp Mã Lớp CDTH1A CDTH1A CDTH1A CDTH1A CDTH1B CDTH1B CDTH1B CDTH1B CDTH1B CDTH2A CDTH2A CDTH2A CDTH2A Tên Lớp Cao ðẳng Tin Học 1A Cao ðẳng Tin Học 1A Cao ðẳng Tin Học 1A Cao ðẳng Tin Học 1A Cao ðẳng Tin Học 1B Cao ðẳng Tin Học 1B Cao ðẳng Tin Học 1B Cao ðẳng Tin Học 1B Cao ðẳng Tin Học 1B Cao ðẳng Tin Học 2A Cao ðẳng Tin Học 2A Cao ðẳng Tin Học 2A Cao ðẳng Tin Học 2A Mã SV A101 A102 A103 A104 B101 B102 B103 B104 B105 A201 A202 A203 A204 Count Group by Kết query trước tổng hợp liệu Sau tổng hợp liệu ta có kết quả: Mã Lớp Tên Lớp CDTH1A Cao ðẳng Tin Học 1A CDTH1B Cao ðẳng Tin Học 1B CDTH2A Cao ðẳng Tin Học 2A TongsoSV 4.4.1 Cách tạo Total Query: ðể tạo Total query, bạn thực bước sau: Tạo query Design view Chọn table cần sử dụng query từ cửa sổ Show Table Chọn field chứa liệu cần thống kê vào lưới thiết kế -60- Giáo trình Access Chọn Query Tools, chọn tab Design Trong nhóm lệnh Show/Hide, click nút Totals Trên lưới thiết kế query xuất thêm dòng Total Tại field, chọn tùy chọn dòng Total 4.4.2 Các tùy chọn dòng Total: Tùy chọn Group by Sum Avg Max Min Count First Last Ý nghĩa Nhóm record có giá trị giống số field định thành nhóm Tính tổng giá trị nhóm record field định Tính trung bình cộng giá trị nhóm record field định Tìm giá trị lớn nhóm record field định Tìm giá trị nhỏ nhóm record field định ðếm số record nhóm Tìm giá trị nhóm cột ñịnh Tìm giá trị cuối giá trị cột -61- Giáo trình Access nhóm Expression Dùng cho field chứa biểu thức tính tốn Dùng cho field chứa ñiều kiện dùng ñể lọc Where Record trước tính tốn khơng hiển thị kết 4.5 Queries tham số (Parameter Queries) Query tham số query nhắc người dùng nhập ñiều kiện cho query thời ñiểm query thực thi Cách tạo: Trong cửa sổ thiết kế query, chọn bảng/query tham gia truy vấn Chọn field hiển thị kết Tại field chứa ñiều kiện lọc, nhập câu nhắc dòng Critetia đặt cặp dấu [ ] Ví dụ: Xem thơng tin điểm sinh viên tùy ý Khi thực thi query, chương trình yêu cầu nhập giá trị cho t h a m s ố -62- Giáo trình Access 4.6 Crosstab query 4.6.1 Khái niệm: Crosstab query query dùng ñể tổng hợp liệu dạng bảng tính hai chiều, tiêu đề dòng cột bảng giá trị kết nhóm từ field bảng liệu, phần thân bảng tính liệu ñược thống kê hàm: Sum, count, avg, min, max, chức khác Ví dụ: Thống kê tổng số sinh viên theo loại giỏi, khá, trung bình, yếu theo lớp Dạng crosstab query Dạng Total query 4.6.2 Cách tạo: a) Tạo Crosstab query chức Wizard: Trên Ribbon, click nút Create Trong nhóm lệnh Query, chọn Query Wizard Trong cửa sổ New Query, chọn Crosstab Query WizardOK -63- Giáo trình Access Chọn liệu nguồn cho Crosstab Query, table Query Next Chọn field làm Row heading khung Available Fields Click nút > ñể chọn field Click Next Chọn field làm column heading Next -64- Giáo trình Access Chọn field chứa liệu thống kê khung Fields Chọn hàm thống kê khung Function Next Nhập tên cho query click nút Finish ñể kết thúc Hạn chế tạo crosstab query wizard: Nếu field Crosstab query ñược lấy từ nhiều bảng query có chứa điều kiện lọc liệu phải tạo select query chứa tất field điều kiện, sau lấy select query làm liệu nguồn tạo crosstab query b) Tạo Crosstab query Design Một crosstab query cần field: Một field ñể lấy giá trị làm tiêu ñề cho cột gọi column heading Một field (hoặc nhiều field) ñể lấy giá trị làm tiêu ñề cho dòng gọi row heading Một field chứa liệu thống kê (Value) Ví dụ: Value Row heading Column heading -65- Giáo trình Access ðể tạo Crosstab query Design View ta thực sau: Trong cửa sổ thiết kế Query, Ribbon, chọn Query Tools, chọ Tab Design Trong nhóm lệnh Query Type, chọn Crosstab Trong lưới thiết kế query xuất thêm dòng Crosstab dòng Total Chỉ ñịnh chức cho field: ðối với field làm row heading column heading dòng Total ta chọn chức Group by, dòng Crosstab, ñịnh chức Row Heading Column Heading ðối với field chứa liệu để thống kê dòng Total, chọn hàm thống kê (Sum, Avg, Count, Min, Max, …), dòng Crosstab chọn Value ðối với field chứa điều kiện lọc liệu dòng Total chọn Where, field khơng xuất kết Lưu ý: Row Heading Column Heading hốn đổi nhau, ñối với field chứa nhiều giá trị nên chọn làm Row Heading -66- Giáo trình Access 4.7 Các loại query tạo chức Wizard 4.7.1 Find Duplicate query Find Duplicate query Wizard dùng để tìm record có giá trị trùng lắp số field Ví dụ, tìm nhân viên có trùng ngày sinh, trùng tên, … Cách tạo: Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon, chọn tab Create Trong nhóm lệnh Queries click nút Query Wizard Trong cửa sổ New Query chọn Find Duplicate query Wizard Xuất cửa sổ Find Duplicates query wizard OK Chọn bảng chứa field muốn tìm liệu trùng lắp Next Chọn field chứa liệu trùng lắpNext Chọn field muốn hiển thị kết quả Next Nhập tên cho queryFinish 4.7.2 Find Unmatched query Wizard Trong quan hệ 1-n, record bảng quan hệ với nhiều record bảng n Tuy nhiên có record không quan hệ với record bảng n Ví dụ, nhân viên chưa tham gia lập hóa đơn, nhân viên tồn bảng NHANVIEN, không tồn bảng HOADON Find Unmatched query Wizard dùng để tìm record có bảng khơng có bảng n -67- Giáo trình Access Cách tạo: Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon, chọn tab Create Trong nhóm lệnh Queries click nút Query Wizard Trong cửa sổ New Query chọn Find Unmatched query Wizard OK Xuất cửa sổ Find Unmatched query wizard Chọn bảng bảng chứa record cần tìm Next Chọn bảng n bảng chứa record quan hệ Next Ví dụ: tìm sinh viên chưa thi, bảng bảng SINHVIEN, bảng n bảng KETQUA, field quan hệ field MASV Chọn field quan hệ hai bảng Next Chọn field hiển thị kết quảNext Nhập tên cho query Finish 4.8 Action query Action query loại query mà thực thi làm thay ñổi liệu bảng sở liệu, thay ñổi làm cho sở liệu bị sai, trước thực thi loại action query bạn nên chép file dự phòng Có loại action query: Update query Make-Table query Append query Delete query 4.8.1 Update query a) Chức Update query dùng ñể cập nhật liệu bảng -68- Giáo trình Access b) Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design Chọn bảng chứa liệu muốn cập nhật Thanh Ribbon chuyển sang tab Design Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Update, Trong lưới thiết kế xuất dòng Update to Chọn field chứa liệu cần cập nhật field chứa ñiều kiện Tại field chứa liệu muốn cập nhật dòng Update to ta nhập biểu thức cập nhật liệu c) Thực thi Update Query: Click nút run ñể thực thi query Khi thực thi query xuất hộp thoại thơng báo số record Update Nếu ñồng ý click yes Xem kết bảng chứa liệu Update -69- Giáo trình Access 4.8.2 Make-Table query a) Chức Make-Table dùng ñể tạo bảng dựa bảng query có sẵn b) Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design Chọn bảng query làm liệu nguồn cho MakeTable Thanh Ribbon chuyển sang tab Design Chọn field muốn hiển thị bảng Trong nhóm lệnh Query Type, click nút Make-Table Xuất hộp thoại Make Table với tùy chọn: Table name: Nhập tên bảng CurrentDatabase: Bảng ñược lưu sở liệu hành Another Database: Bảng ñược lưu sở liệu khác, click nút browse ñể tìm sở liệu chứa bảng Click nút OK để tạo Make-Table -70- Giáo trình Access c) Thực thi Make-Table Query Click nút Run ñể thực thi query, xuất hộp thông báo số record ñược ñưa vào bảng Nếu ñồng ý Click yes, bảng tạo, xem kết phần Table 4.8.3 Append query a) Chức Append query dùng ñể nối liệu vào cuối bảng có sẵn b) Cách tạo Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design Chọn bảng query làm liệu nguồn cho Append Query Thanh Ribbon chuyển sang tab Design Chọn field chứa liệu nối vào bảng có sẵn, field ñược chọn phải tương ứng với field bảng muốn nối liệu vào Click nút Append nhóm lệnh Query Type Xuất hộp thoại AppendChọn bảng muốn nối liệu vào -71- Giáo trình Access Trong lưới thiết kế xuất dòng Append to, chứa tên field tương ứng bảng có sẵn c) Thực thi Append query Click nút run ñể thực thi query Xuất hộp thông báo số record ñược nối vào Nếu ñồng ý click yes, xem kết phần Table 4.8.4 Delete query a) Chức năng: Delete query xóa record từ bảng, thơng thường dựa điều kiện mà bạn cung cấp, Delete query xóa tất record bảng giữ nguyên cấu trúc bảng Delete Query nguy hiểm xóa vĩnh viễn liệu từ bảng sở liệu bạn, trước thực thi loại query cần phải có backup b) Cách tạo: Trong cửa sổ làm việc Access, Ribbon chọn tab Create, nhóm lệnh Queries, click nút Query Design Chọn bảng query chứa liệu cần xóa Thanh Ribbon chuyển sang tab Design Click nút Delete nhóm Query Type Chọn field chứa điều kiện xóa, lưới thiết kế xuất dòng Deletetại field chứa điều kiện xóa ta chọn where Nhập điều kiện xóa dòng Criteria -72- Giáo trình Access c) Thực thi Delete Query Click nút run ñể thực thi, xuất hộp thơng báo số record bị xóa Nếu ñồng ý yes, record bảng ñã bị xóa, xem kết phần Table -73- .. .Giáo trình Access -1- Giáo trình Access Chương TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2 010 1. 1 Giới thiệu: Microsoft Access thành phần Microsoft Office hãng Microsoft MS Access cung cấp... Integer -32768- 32767 Long integer - 214 783648 – 214 783647 38 38 Single -3.4 10 - 3.4 10 308 308 Double -1. 79 10 -1. 79 10 15 28 28 Decimal -10 -1 – 10 -1 20 2.5.2 Decimal Places: Quy ñịnh số... Fixed Standard Percent Scientific Dữ liệu nhập vào 12 34.5 12 34.5 12 34.5 12 34.5 0 .12 3 12 34.5 Hiển thị 12 34.5 $1, 234.50 12 34.5 1, 234.5 12 .30% 1. 23E+03 c) Các ký tự ñịnh dạng ñối với liệu kiểu số: