Phân tích các học thuyết về quản trị hoạt động – quản trị sản xuất ứng dụng vào thực tiễn doanh nghiệp 1

Phần 1: Lý thuyết môn học Sản xuất trình tạo sản phẩm dịch vụ Quản lý sản xuất tác nghiệp tập hợp hoạt động nhằm tạo giá trị dạng sản phẩm dịch vụ thơng qua việc chuyển hố yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu Có câu hỏi đặt là: Tại phải nghiên cứu quản lý sản xuất? câu trả lời là: Quản lý sản xuất chức tổ chức giống với Marketing tài chính; cần phải biết sản phẩm dịch vụ sản xuất nào; cần phải biết cán quản lý sản xuất làm gì; Sản xuất phận mà doanh nghiệp phải bỏ nhiều chi phí Trong kỷ 19 20, có nhiều lý thuyết quản lý sản xuất đời (phù hợp với thời kỳ phát triển sản xuất công nghiệp) như: Lý thuyết quản trị khoa học Frederich Taylor (1856 - 1915); Quản trị hành Henry Fayol (1841 - 1925); Nhóm lý thuyết hành vi xã hội, tâm lý học Mary Parker Pollet (1868 1933); Lý thuyết Lean Manufacturing v.v…., Trong đó, lý thuyết sử dụng nhằm tăng suất lao động sử dụng nhiều lý thuyết sản xuất theo phương pháp LEAN (Lean Manufacturing – Lean Production) Lean Manufacturing (tạm dịch Sản Xuất Tinh Gọn) nhóm phương pháp, áp dụng ngày rộng rãi khắp giới, nhằm loại bỏ lãng phí bất hợp lý quy trình sản xuất, để có chi phí thấp tính cạnh tranh cao cho nhà sản xuất * Mục Tiêu Lean Manufacturing: Lean Manufacturing, gọi Lean Production, hệ thống công cụ phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất lãng phí q trình sản xuất Lợi ích hệ thống giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, rút ngắn thời gian sản xuất Cụ thể hơn, mục tiêu bao gồm: Phế phẩm lãng phí - Giảm phế phẩm lãng phí hữu hình không cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, tính sản phẩm vốn khơng khách hàng yêu cầu; Chu kỳ sản xuất - Giảm thời gian quy trình chu kỳ sản xuất cách giảm thiểu thời gian chờ đợi công đoạn, thời gian chuẩn bị cho quy trình thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm; Mức tồn kho - Giảm thiểu mức hàng tồn kho tất công đoạn sản xuất, sản phẩm dở dang công đoạn Mức tồn kho thấp đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động hơn; Năng suất lao động - Cải thiện suất lao động, cách vừa giảm thời gian nhàn rỗi công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt suất cao thời gian làm việc (không thực công việc hay thao tác không cần thiết); Tận dụng thiết bị mặt - Sử dụng thiết bị mặt sản xuất hiệu cách loại bỏ trường hợp ùn tắc gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất thiết bị có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy; Tính linh động - Có khả sản xuất nhiều loại sản phẩm khác cách linh động với chi phí thời gian chuyển đổi thấp Sản lượng - Nếu giảm chu kỳ sản xuất, tăng suất lao động, giảm thiểu ùn tắc thời gian dừng máy, công ty gia tăng sản lượng cách đáng kể từ sở vật chất có Hầu hết lợi ích dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất – ví dụ như, việc sử dụng thiết bị mặt hiệu dẫn đến chi phí khấu hao đơn vị sản phẩm thấp hơn, sử dụng lao động hiệu dẫn đến chi phí nhân cơng cho đơn vị sản phẩm thấp mức phế phẩm thấp làm giảm giá vốn hàng bán Một cách hiểu khác Lean Manufacturing việc nhắm đến mục tiêu: với mức sản lượng đầu có lượng đầu vào thấp – thời gian hơn, mặt hơn, nhân công hơn, máy móc hơn, vật liệu chi phí * Các Nguyên Tắc Chính Lean Manufacturing: Các ngun tắc Lean Manufacturing tóm tắt sau: Nhận thức lãng phí – Bước nhận thức có khơng làm tăng thêm giá trị từ góc độ khách hàng Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính khơng tạo thêm giá trị theo quan điểm khách hàng xem thừa nên loại bỏ Ví dụ việc vận chuyển vật liệu phân xưởng lãng phí có khả loại bỏ Chuẩn hố quy trình – Lean đòi hỏi việc triển khai hướng dẫn chi tiết cho sản xuất, gọi Quy Trình Chuẩn, ghi rõ nội dung, trình tự, thời gian kết cho tất thao tác công nhân thực Điều giúp loại bỏ khác biệt cách công nhân thực công việc Quy trình liên tục – Lean thường nhắm tới việc triển khai quy trình sản xuất liên tục, khơng bị ùn tắc, gián đoạn, vòng lại, trả hay phải chờ đợi Khi triển khai thành công, thời gian chu kỳ sản xuất giảm đến 90% Sản xuất "Pull" – Còn gọi Just-in-Time (JIT), sản xuất Pull chủ trương sản xuất cần vào lúc cần đến Sản xuất diễn tác động công đoạn sau, nên phân xưởng sản xuất theo yêu cầu công đoạn Chất lượng từ gốc – Lean nhắm tới việc loại trừ phế phẩm từ gốc việc kiểm soát chất lượng thực công nhân phần cơng việc quy trình sản xuất Liên tục cải tiến – Lean đòi hỏi cố gắng đạt đến hồn thiện cách khơng ngừng loại bỏ lãng phí phát chúng Điều đòi hỏi tham gia tích cực cơng nhân trình cải tiến liên tục * Lịch Sử Lean Manufacturing: Nhiều khái niệm Lean Manufacturing bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) triển khai xuyên suốt hoạt động Toyota từ năm 1950 Từ trước năm 1980, Toyota ngày biết đến nhiều tính hiệu việc triển khai hệ thống sản xuất Just-InTime (JIT) Ngày nay, Toyota thường xem công ty sản xuất hiệu giới công ty đưa chuẩn mực điển hình áp dụng Lean Manufacturing Cụm từ “Lean Manufacturing” hay “Lean Production” xuất lần "The Machine that Changed the World" (Cỗ máy làm thay đổi Thế giới - James Womack, Daniel Jones & Daniel Roos) xuất năm 1990 Lean Manufacturing áp dụng ngày rộng rãi cơng ty sản xuất hàng đầu tồn giới, dẫn đầu nhà sản xuất ôtô lớn nhà cung cấp thiết bị cho công ty Lean Manufacturing trở thành đề tài ngày quan tâm công ty sản xuất nước phát triển công ty tìm cách cạnh tranh hiệu khu vực châu Á * Trọng Tâm Lean Manufacturing: * Những Doanh Nghiệp lợi từ Lean Manufacturing? Lean Manufacturing sử dụng rộng rãi ngành cơng nghiệp thiên lắp ráp có quy trình nhân cơng lặp lặp lại Trong ngành cơng nghiệp này, tính hiệu khả tâm vào chi tiết công nhân làm việc với công cụ thủ công vận hành máy móc có ảnh hưởng lớn đến suất Ở cơng ty này, hệ thống cải tiến loại bỏ nhiều lãng phí bất hợp lý Với đặc thù này, có số ngành cụ thể bao gồm xử lý gỗ, may mặc, lắp ráp xe, lắp ráp điện tử sản xuất thiết bị Vì Lean Manufacturing loại bỏ nhiều vấn đề liên quan đến lịch sản xuất cân chuyền nên Lean Manufacturing đặc biệt thích hợp cho cơng ty chưa có hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) chưa có hệ thống để hoạch định yêu cầu vật tư (MRP), lịch sản xuất hay điều phối sản xuất Điều đặc biệt quan trọng Việt Nam chúng tơi nhận thấy nhiều cơng ty tư nhân Việt Nam hoạt động mức công suất đáng kể, thường giao hàng không hẹn vấn đề hệ thống quản lý lên lịch sản xuất Lean Manufacturing thích hợp cho ngành có chiến lược ưu tiên việc rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất tới mức tối thiểu để tạo mạnh cạnh tranh cho công ty Phần 2: Áp dụng nội dung môn học vào thực tế công việc Ban quản lý dự án nhà máy thuỷ điện Sơn La (ATĐSL) đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), giao nhiệm vụ thay mặt chủ đầu tư quản lý đầu tư xây dựng cơng trình thuỷ điện Sơn La, Lai Châu địa bàn tỉnh Sơn La Lai Châu Cũng đơn vị thành viên khác Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện Sơn La xây dựng áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào công tác quản lý điều hành với mục tiêu quản lý dự án tiến độ đạt hiệu cao Trong thực tế, Quản trị sản xuất tác nghiệp không áp dụng vào đơn vị sản xuất sản phẩm, dịch vụ mà áp dụng vào tất loại hình doanh nghiệp tuỳ theo mức độ khác Lý thuyết Quản trị sản xuất tác nghiệp hữu ích hoạt động quản lý Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện Sơn La Tôi cho việc áp dụng mơ hình quản lý sản xuất theo phương pháp Lean loại bỏ lãng phí xảy q trình quản lý, sử dụng mơ hình 5S để loại bỏ lãng phí từ cho phép cải thiện hệ thống quản lý tối ưu, tinh gọn nhằm nâng cao chất lượng quản lý dự án Trong Ban Quản lý dự án, phòng Kinh tế đơn vị chịu trách nhiệm thực việc thẩm tra, phê duyệt dự toán xây dựng hạng mục cơng trình phục vụ thanh, tốn cho đơn vị nhà thầu tham gia thi công Với cương vị cán chủ chốt Ban, sau nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động đặc biệt quan tâm đến quy trình tác nghiệp việc áp dụng kiến thức môn học vào thực tế công việc Trong khuôn khổ viết này, khơng có tham vọng giới thiệu tất quy trình Phòng thực mà lựa chọn giới thiệu Quy trình thẩm tra, phê duyệt dự tốn hạng mục cơng trình cơng trình thủy điện Sơn La Đây quy trình xương sống phòng Kinh tế, có mối liên hệ mật thiết với quy trình khác có mối tương tác với tất phòng liên quan Cùng với việc mơ tả quy trình theo bước cơng việc thực hiện, đưa bất cập nhược điểm quy trình tới cơng tác quản lý giải pháp cải tiến quy trình cho phù hợp với thực tế công việc Đồng thời đưa nội dung mơn học áp dụng vào công việc dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động Quy trình thẩm tra, phê duyệt dự tốn Bước 1: Nhận phiếu thẩm tra khối lượng, biện pháp thi công Sau đơn vị Tư vấn hoàn thành hồ sơ thiết kế dự tốn gửi Ban Quản lý, Phòng Kỹ thuật ban quản lý phối hợp nhà thầu thi công kiểm tra, thỏa thuận để phê duyệt khối lượng, biện pháp thi cơng chủ đạo Phòng Kinh tế tiếp nhận hồ sơ thiết kế, dự toán phiếu thẩm tra khối lượng, biện pháp thi công (hoặc định phê duyệt) từ phòng Kỹ thuật Lãnh đạo phòng Kinh tế giao cho chuyên viên phòng thẩm tra Bước 2: Thẩm tra dự tốn phòng Kinh tế Sau tiếp nhận đủ hồ sơ, Chuyên viên phòng Kinh tế vào khối lượng, biện pháp thi công duyệt thỏa thuận, định mức đơn giá cơng trình ban hành để thẩm tra lập dự tốn xây dựng hạng mục cơng trình Trong q trình kiểm tra, phát có sai sót khâu thẩm tra, phê duyệt khối lượng, biện pháp trao đổi với phòng Kỹ thuật để hiệu chỉnh, bổ sung, sửa đổi v.v…, trường hợp sai sót xuất khâu lập dự toán đơn vị Tư vấn yêu cầu Tư vấn giải trình, lập lại Sau chuyên viên giao nhiệm vụ hoàn thành công tác thẩm tra, chuyển cho tổ trưởng tổ dự tốn kiểm tra lại, ký xác nhận để trình Lãnh đạo phòng Kinh tế kiểm tra lại, ký chuyển sang phòng Kế hoạch thẩm định Nếu phát sai sót nội dung chuyển lại cho chuyên viên giao kiểm tra, hiệu chỉnh lại theo chu trình nêu Bước 3: Thẩm định dự tốn phòng Kế hoạch Sau dự tốn phòng Kinh tế thẩm tra chuyển đến phòng Kế hoạch thẩm định lại Lãnh đạo phòng Kế hoạch giao cho chun viên phòng kiểm tra tính pháp lý, việc vận dụng định mức, đơn giá có phù hợp hay khơng Nếu dự tốn phù hợp, khơng vướng mắc trình Trưởng phòng Kế Hoạch ký vào báo cáo thẩm định, chuyển lại phòng Kinh tế để trình Lãnh đạo Ban duyệt Nếu trình thẩm tra có sai sót (lỗi số học, tả, quan điểm việc vận dụng định mức đơn giá, tính pháp lý hồ sơ v.v…) chuyển lại để phòng Kinh tế thẩm tra lại theo quy trình nêu bước Bước 4: Trình lãnh đạo Ban duyệt Hồ sơ dự tốn xây dựng hạng mục cơng trình sau phòng Kinh tế thẩm tra, phòng Kế hoạch thẩm định trình Lãnh đạo Ban phê duyệt (phòng Kinh tế Kế hoạch ký vào báo thẩm tra dự toán) Nếu hồ sơ dự toán đạt yêu cầu, Lãnh đạo Ban ký phê duyệt, chuyển lại phòng Kinh tế phát hành, chuyển phòng Ban (Kỹ thuật, Kế hoạch, Tài kế tốn, Kinh tế…), đơn vị Tư vấn đơn vị có liên quan phục vụ công tác nghiệm thu, tốn hạng mục cơng trình Nếu Lãnh đạo Ban thấy vấn đề chưa hợp lý chuyển lại Phòng Kinh tế để kiểm tra xem xét lại theo chu trình từ bước 2 Các loại lãng phí cần loại bỏ - Di chuyển: Sự lãng phí xác định luân chuyển hồ sơ bước quy trình Việc luân chuyển hồ sơ bước kéo dài xử lý chậm, trình độ chun mơn, khoảng cách Phòng Kỹ thuật (đặt công trường) cách trụ sở BQL nơi làm việc phòng Kinh tế khoảng 40km gây nên chậm trễ bước quy trình - Chờ đợi: Sự lãng phí xác định thời gian cán bộ, nhân viên đơn vị nhàn rỗi chậm trễ khâu luân chuyển hồ sơ, tài liệu từ phòng Kỹ thuật đến phòng Kinh tế Thời gian trì hỗn bước thực cần phải loại bỏ Việc chờ đợi làm chậm tiến độ thẩm tra, phê duyệt, tăng thêm chi phí quản lý lương nhân viên, chi phí thiết bị văn phòng, chi phí tiền điện, viễn thơng - Thao tác: Sự lãng phí xác định chuyển động, lại nhân viên đơn vị thi công không gắn liền với kết công việc Lãng phí liên quan tới việc bố trí mặt làm việc chưa thật hợp lý Cũng việc lại khắp phòng làm việc để tìm dụng cụ làm việc phòng bố trí cơng cụ làm việc không khoa học - Sản phẩm hỏng: Sự lãng phí sai sót việc lập hồ sơ dự toán, kết thẩm tra chưa phù hợp làm không biểu mẫu quy định phải làm lại, khắc phục lỗi tốn thêm chi phí thiết bị văn phòng, nhân cơng… - Kiến thức rời rạc: Sự lãng phí xác định thơng tin, kiến thức định mức, đơn giá, hiểu biết trình, thao tác xây dựng Việc thiếu thơng tin, kiến thức xác gây sản phẩm hỏng tắc nghẽn bước quy trình Sử dụng 5S để loại bỏ lãng phí điều hành, quản lý - Sàng lọc: Phân loại cần thiết khơng cần thiết để thứ thường cần đến ln có sẵn gần kề thật dễ tìm thấy Những thứ khơng cần thiết chuyển tới nơi khác để tránh nhầm lẫn - Sắp xếp: Sắp xếp chỗ ngồi theo hình chữ U (Bố trí sản xuất mơ dạng tế bào) công cụ, dụng cụ theo thứ tự để dễ lấy nhằm giảm thiểu thao tác mà nhân viên thực ngày - Sạch sẽ: Giữ thiết bị văn phòng khu vực làm việc ln làm cho môi trường gọn gàng - Sẵn sàng: Luôn sàng lọc, xếp tiến tới chuẩn hoá thao tác để tránh nhầm lẫn, bỏ sót, tiết kiệm thời gian, phát thao tác thừa, thao tác không hợp lý nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí - Sâu sát: Đây trình liên tục, phải làm làm lại, tạo thành vòng lặp, phải cải tiến liên tục, trì thành đạt khơng ngừng cải tiến Phương pháp triển khai áp dụng - Phân tích đánh giá lại nguồn gốc lãng phí từ xây dựng kế hoạch loại bỏ lãng phí - Hướng dẫn, gắn trách nhiệm cá nhân phận liên quan đến loại khơng biết lãng phí, khốn chi phí đến phận, cá nhân có chế tài xử phạt, khen thưởng phù hợp - Định kỳ kiểm tra quy trình phải xác định bất cập quy trình đưa biện pháp cải tiến quy trình - Nghiên cứu đánh giá phản hồi đơn vị, cá nhân liên quan để có điều chỉnh cho phù hợp KẾT LUẬN Trên tiến hành mô tả số nội dung áp dụng lý thuyết LEAN vào quy trình thẩm tra, phê duyệt dự tốn hoạt động Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện Sơn La Sau thời gian vận hành quy trình đem lại lợi ích thiết thực thơng qua việc xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp hiệu Bằng kiến thức môn học, cho việc áp dụng mơ hình quản lý sản xuất Lean loại bỏ số lãng phí quản lý điều hành sử dụng 5S để loại bỏ loại lãng phí đem lại hiệu thiết thực góp phần giảm chi phí đầu tư hoàn thành dự án tiến độ./ Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị hoạt động Trường Đại học GRIGGS Slide giảng môn học Quản trị hoạt động PGS.TS Trương Đoàn Thể, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội Quy định chức nhiệm vụ phòng Kinh tế, Ban Quản lý Dự án Thủy điện Sơn La, Tập đồn Điện lực Việt Nam Qui trình thẩm tra, phê duyệt dự tốn hạng mục cơng trình – Ban QLDA Thuỷ điện Sơn La Các tài liệu khác tham khảo Internet  ... không áp dụng vào đơn vị sản xuất sản phẩm, dịch vụ mà áp dụng vào tất loại hình doanh nghiệp tuỳ theo mức độ khác Lý thuyết Quản trị sản xuất tác nghiệp hữu ích hoạt động quản lý Ban Quản lý Dự... chu kỳ sản xuất giảm đến 90% Sản xuất "Pull" – Còn gọi Just-in-Time (JIT), sản xuất Pull chủ trương sản xuất cần vào lúc cần đến Sản xuất diễn tác động công đoạn sau, nên phân xưởng sản xuất theo... dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 90 01- 2000 vào công tác quản lý điều hành với mục tiêu quản lý dự án tiến độ đạt hiệu cao Trong thực tế, Quản trị sản xuất tác nghiệp không áp dụng