Phân tích các học thuyết về quản trị hoạt động – quản trị sản xuất ứng dụng vào thực tiễn doanh nghiệp

PHÂN TÍCH CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG – QUẢN TRỊ SẢN XUẤT - ỨNG DỤNG VÀO THỰC TIỄN DOANH NGHIỆP Những lý thuyết sử dụng để quản lý sản xuất kỷ 19 -20 để nâng cao suất: Quản trị xuất từ lâu, từ người La Mã xây thành quách, người Ai Cập xây kim tự tháp,…Quản trị tư tưởng, ý niệm, tồn phát triển ngày Trên phương diện khoa học xã hội nhân văn lý thuyết tập hợp mối tương quan tư tưởng vừa giải thích vừa tiên đoán tượng xã hội Các lý thuyết quản trị thế, hệ thống tư tưởng, quan niệm, đúc kết, giải thích hoạt động quản trị xảy thực tế Kết có di sản đồ sộ phong phú quản trị mà nhà quản trị ngày thừa hưởng Chính việc nghiên cứu phát triển tư tưởng quản trị cần thiết cho nhà quản trị lý luận thực tiễn, cho tương lai sau Nghiên cứu đời phát triển quản trị chia thành lý thuyết sau: 1.1Quản trị khoa học cổ điển Quản trị khoa học cổ điển hệ thống lý thuyết quản trị tập trung nghiên cứu mối quan hệ cá nhân người cơng nhân với máy móc nhà máy Mục tiêu nhà quản trị theo trường phái thông qua quan sát, thử nghiệm trực tiếp nhà máy nhằm nâng cao suất, hiệu cắt giảm lãng phí Những người sáng lập phát triển tư tưởng quản trị trường phái phải kể đến là: Frederick W.Taylor, Henry L.Gantt, Frank Lillian Gilbreth Frederick W.Taylor (1856 – 1915): Ông đại biểu ưu tú trường phái gọi “cha đẻ” phương pháp quản trị khoa học Trong trình nghiên cứu thực nghiệm, ơng tiến hành phân tích dây chuyền sản xuất, giám sát kỹ thuật, mức độ mệt mỏi nghiên cứu thao tác cách thức sử dụng thời gian công nhân Việc nghiên cứu thời gian thao tác bao hàm việc nhận rõ đo lường mức độ tiêu hao sức lực người công nhân thực nhiệm vụ sau so sánh, phân tích kết cơng việc Khi nhịp độ sản xuất chậm lại suất kết công việc giảm Sự loại trừ thao tác thừa xác định rõ phối hợp xác hoạt động có tác dụng giảm thời gian, tiền bạc sức lực cần thiết để sản xuất sản phẩm Ông cho tổ chức hoạt động hữu hiệu xác định rõ nhiệm vụ, dự kiến trước phương pháp hành động tất yếu tố chuẩn hố thành ngun tắc Và ơng cho rằng, hiệu tăng lên người cơng nhân hồn thành tốt nhiệm vụ hàng ngày mà khơng đòi hỏi họ phải định Taylor đưa nguyên tắc quản trị khoa học sau : Phân chia công việc thành nhiều thao tác đơn giản Áp dụng phương pháp tốt nhất, cách khoa học để thực thao tác Lựa chọn huấn luyện công nhân cách khoa học, công nhân chuyên thao tác để thực hiệu Trả lương theo sản phẩm thưởng cho sản phẩm vượt định mức Henry L.Gantt (1861 – 1919): Ơng cộng Taylor có nhiều đóng góp cho lý thuyết quản trị khoa học thơng qua việc hồn thiện kỹ thuật kiểm sốt chi phí kiểm sốt sản xuất Ơng đưa nhiều loại biểu đồ có biểu đồ Gantt mang tên ông ngày chúng áp dụng quản trị sản xuất Ngồi ra, ơng bổ sung vào phương pháp trả lương theo sản phẩm Taylor hệ thống tiền thưởng cho sản phẩm vượt định mức Ông người tiên phong việc nhấn mạnh tầm quan trọng nhân tố người thuyết phục nhà quản trị cần đặt trọng tâm vào phục vụ trọng vào lợi nhuận Quản trị khoa học có nhiều đóng góp có giá trị cho phát triển tư tưởng quản trị, phát triển kỹ quản trị qua phân cơng chun mơn hóa q trình lao động, hình thành quy trình sản xuất theo dây chuyền Họ người nêu lên tầm quan trọng việc tuyển chọn huấn luyện nhân viên, dùng đãi ngộ để tăng suất lao động Họ người nhấn mạnh để tăng hiệu phải giảm giá thành, dùng phương pháp có hệ thống hợp lý để giải vấn đề quản trị, coi quản trị đối tượng nghiên cứu khoa học Tuy vậy, lý thuyết có hạn chế định Trước hết, tư tưởng mà trường phái đưa áp dụng tốt mơi trường ổn định, khó áp dụng mơi trường phức tạp, có nhiều thay đổi Tiếp đến, Taylor thành viên thuộc trường phái khơng quan tâm đến khía cạnh người sản xuất, cho cơng nghệ giữ vai trò trung tâm Cuối cùng, trường phái đưa nguyên tắc quản trị chung cho hoàn cảnh mà khơng nhận thấy tính đặc thù mơi trường 1.2 Quản trị hành Trong lý thuyết quản trị khoa học trọng đến hợp lý hoá công việc nhiệm vụ mà công nhân phải làm lý thuyết quản trị hành lại phát triển nguyên tắc quản trị chung cho tổ chức, trường phái gọi tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển Tham gia nghiên cứu trường phái phải kể đến số tác giả sau: - Max Weber (1864 – 1920): Là nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản trị thơng qua việc phát triển tổ chức “quan liêu” bàn giấy phương thức hợp lý tổ chức công ty phức tạp Khái niệm quan liêu bàn giấy định nghĩa hệ thống chức vụ nhiệm vụ xác định rõ ràng, phân cơng, phân nhiệm xác, mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền lực có tôn ti trật tự Cơ sở tư tưởng Weber ý niệm thẩm quyền hợp pháp hợp lý Ngày thuật ngữ “quan liêu “ gợi lên hình ảnh tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập thủ tục hành phiền hà hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu Weber Thực chất đặc tính chủ nghĩa quan liêu Weber là: * Phân công lao động với thẩm quyền trách nhiệm quy định rõ hợp pháp hóa nhiệm vụ * Các chức vụ thiết lập theo hệ thống huy, chức vụ nằm chức vụ khác cao * Nhân tuyển dụng thăng cấp theo khả qua thi cử, huấn luyện kinh nghiệm * Các định phải thành văn * Quản trị phải tách rời sở hữu Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ thủ tục, luật lệ phải công áp dụng thống cho người - Henry Fayol (1841 – 1925): Là nhà quản trị hành người Pháp Với tác phẩm “Quản trị công nghiệp quản trị tổng quát” (administration industrielle et général – 1916) đề cập đến nguyên tắc quản trị Fayol cho suất lao động người làm việc chung tập thể tuỳ thuộc vào xếp, tổ chức nhà quản trị Việc xếp tổ chức Fayol gọi việc quản trị tổng quát ông tin công việc nhà quản trị phân thành năm chức hay năm lĩnh vực thuộc trách nhiệm quản lý, là: hoạch định, tổ chức, huy, phối hợp kiểm tra Để làm tốt việc xếp, tổ chức xí nghiệp, Fayol đề nghị nhà quản trị nên tuân thủ 14 nguyên tắc quản trị sau: - Phân công lao động - Xác định rõ mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm - Duy trì kỷ luật doanh nghiệp - Thống huy: Mỗi công nhân nhận lệnh từ cấp huy trực tiếp - Thống điều khiển: Các nhà quản trị phải thống ý kiến huy - Quyền lợi chung luôn phải đặt quyền lợi riêng - Thù lao: Trả lương tương xứng với cơng việc có lợi cho tổ chức công nhân - Tập trung quyền hành: quyền định doanh nghiệp phải tập trung mối - Doanh nghiệp phải tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân - Sinh hoạt doanh nghiệp phải có trật tự - Đối xử doanh nghiệp phải công - Ổn định nhân - Tôn trọng sáng kiến người - Doanh nghiệp phải xây dựng cho tinh thần tập thể 1.3Quản trị hành vi Lý thuyết hành vi đưa quan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội người công việc Lý thuyết cho rằng, hiệu quản trị suất lao động định, suất lao động không yếu tố vật chất định mà thỏa mãn nhu cầu tâm lý xã hội người Lý thuyết hành vi bắt đầu xuất Mỹ thập niên 30 kỷ XX phát triển mạnh nhà tâm lý học thập niên 60 kỷ này, nghiên cứu nhiều nước nhằm tìm hiểu biết tâm hồn phức tạp người, yếu tố quan trọng để quản trị Sau số đại biểu tiêu biểu trường phái quản trị hành vi * Mary Parker Follett (1868 – 1933): Follett nhà nghiên cứu tâm lý quản trị Bà nhận thấy, quản trị dòng chẩy, tiến trình liên tục động Bà cho trình làm việc người lao động có quan hệ với theo thể chế định bà nhấn mạnh đến hai khía cạnh: - Trong q trình làm việc, phải quan tâm đến người lao động - Các nhà quản trị phải động Như vậy, lý thuyết quản trị hành vi quan tâm đến vấn đề người, tác giả thuộc trường phái vạch rõ người nhân tố định tồn phát triển tổ chức Theo họ, công nghệ, nguyên tắc tiêu chuẩn công việc không đủ để đảm bảo cho nhiệm vụ hồn thành tốt, thành cơng tùy thuộc vào mối liên hệ, nhóm khơng thức, thúc đẩy kỹ thành viên tổ chức Chỉ nhà quản trị có ý thức phối hợp liên kết cá nhân hướng tới mục tiêu chung tổ chức đem lại suất cao 1.4Quản trị hệ thống Theo trường phái này, tổ chức hệ thống thống bao gồm nhiều phòng, ban, phận có quan hệ hữu với Mọi tổ chức hoạt động môi trường cụ thể Các nhà quản trị phải chịu tác động nhiều biến số môi trường thay đổi tổ chức Do đó, hệ thống kinh doanh bao gồm yếu tố đầu vào, trình chế biến, chế tạo yếu tố đầu Quá trình chịu điều chỉnh thông tin phản hồi tất nằm môi trường kinh doanh cụ thể Trong đó, mơi trường kinh doanh hệ thống lớn, doanh nghiệp hệ thống Mơi trường kinh doanh Đầu vào: nguồn nhân lực, nguyên liệu, vốn,… Quá trình chế biến, chế tạo Đầu ra: sản phẩm, dịch vụ Thơng tin phản hồi Hình 1.3 Mơ hình đơn giản hệ thống sản xuất Đại diện cho trường phái Chester I.Barnard (1886– 1961) Năm 1938, Barnard xuất sách: “Các chức người lãnh đạo”, ông cho tất tổ chức hệ thống hợp tác “hệ thống hợp tác tổ chức tập hợp yếu tố vật chất, sinh học, nhân lực xã hội mối liên hệ mang tính hệ thống cụ thể hợp tác hai hay nhiều người” Theo ơng, tính sẵn sàng phục vụ, mục đích chung truyền thơng yếu tố mang tính nguyên tắc tổ chức (hay hệ thống hợp tác) Ơng cho rằng, tổ chức khơng thể tồn thiếu ba yếu tố Trong ba yếu tố đó, ơng coi truyền thơng cầu nối tính sẵn sàng phục vụ cá nhân với mục đích chung tổ chức Phương pháp tiếp cận hệ thống giúp nhà quản trị có cách nhìn tồn diện tổ chức mà họ quản trị Tư hệ thống mở đòi hỏi nhà quản trị phải quan tâm đến yếu tố bên bên ngồi tổ chức Nó giúp nhà quản trị thấy rõ mối quan hệ tương tác yếu tố thành phần tổ chức phương diện chúng tập hợp đồng bộ, có mối liên hệ hữu 1.5 Quản trị định lượng Từ thập niên 50 (thế kỷ XX) kỹ thuật định lượng nhà công nghiệp Mỹ quan tâm áp dụng vào việc nghiên cứu, tạo điều kiện để nâng cao tính xác định quản trị, áp dụng rộng lớn thịnh hành suốt hai thập niên 70 80 kỷ XX Trường phái chủ trương sử dụng kỹ thuật định lượng thông qua hỗ trợ máy tính để phục vụ cho q trình lựa chọn định quản trị tối ưu nhiều phương án hành động Lý thuyết quản trị định lượng có bốn đặc trưng - Trọng tâm chủ yếu để phục vụ cho việc định - Sự lựa chọn để đưa định tối ưu, phải dựa vào tiêu chuẩn kinh tế - Sử dụng mơ hình tốn học để tìm giải pháp tối ưu - Máy tính giữ vai trò quan trọng Ngày nay, nhà quản trị áp dụng cơng cụ phân tích định lượng định dựa vào thống kê, toán học,…Nhiều chương trình phần mềm thiết lập theo mơ hình cho phép nhà quản trị sử dụng chúng để hỗ trợ cho trình định Tuy nhiên, phương pháp sử dụng công cụ định lượng định phức tạp, người sử dụng phải có trình độ chun mơn cao 1.6 Quản trị theo tình Vào năm 60 kỷ XX, nhà quản trị không thành công áp dụng quan điểm quản trị cổ điển hệ thống Họ cho rằng, tình quản trị cụ thể phải có lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp Từ xuất lý thuyết quản trị theo tình Theo quan điểm lý thuyết này, tình khác phải áp dụng phương pháp quản trị khác lý thuyết quản trị áp dụng riêng rẽ hay kết hợp với tuỳ theo vấn đề cần giải Bản chất lý thuyết quản trị tình biện pháp quản trị cần phải phù hợp với biến số quan trọng Các biến số bao gồm đòi hỏi mơi trường bên ngồi, cơng nghệ sử dụng để sản xuất sản phẩm người làm việc tổ chức Tầm quan trọng biến số phụ thuộc vào loại vấn đề quản trị cần giải Có thể sử dụng lý thuyết để nâng cao suất giai đoạn năm tới Ví dụ cụ thể đơn vị công tác để minh họa: Hiện doanh nghiệp gia đình tơi (Cơng ty TNHH Phúc Hưng) sử dụng phổ biến lý thuyết để áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao suất Để thấy rõ điều bạn xem qua quy trình sản xuất chúng tơi áp dụng lý thuyết Các phân hệ phân hệ quản lý sản xuất tích hợp chặt chẽ mơ tả sau: 2.1 Phân công lao động xác định rõ mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm người lao động Việc phân công lao động, đầu tư vào người để nâng cao chất lượng dịch vụ hoạt động đầu tư trực tiếp để hoàn thiện chất lượng dịch vụ mình, nhân tố người đóng vai trò quan trọng việc cung cấp dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận khách hàng trình tiêu dùng dịch vụ Bên canh cần thiết phải xác định rõ mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm người lao động gắn kết khâu điều hành phần việc Doanh nghiệp 2.2 Duy trì kỷ luật doanh nghiệp - Thống huy: Mỗi người lao động phận làm việc nhận lệnh từ cấp huy trực tiếp - Thống điều khiển: Các nhà quản trị phải thống ý kiến huy - Quyền lợi chung luôn phải đặt quyền lợi riêng - Tập trung quyền hành: quyền định doanh nghiệp phải tập trung mối - Doanh nghiệp phải tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân - Sinh hoạt doanh nghiệp phải có trật tự - Đối xử doanh nghiệp phải công - Ổn định nhân - Tôn trọng sáng kiến người - Doanh nghiệp phải xây dựng cho tinh thần tập thể 2.3 Thù lao: Trả lương tương xứng với cơng việc có lợi cho người lao động, từ tạo gắn kết lâu dài người lao động với Doanh nghiệp, từ Chủ Doanh nghiệp tin tuởng vào lao động Doanh nghiệp 2.4 Nắm bắt nhu cầu khách hàng Để phục vụ tốt việc phải biết rõ khách hàng cần gì, cần phục vụ nào, doanh nghiệp phải: - Nhận yêu cầu mong đợi thực khách hàng dịch vụ; - Kiểm tra theo dõi trình thực dịch vụ doanh nghiệp; - So sánh thực cung cấp dịch vụ doanh nghiệp với doanh nghiệp ngành; - Đo lường hiệu thay đổi việc nâng cao chất lượng dịch vụ doanh nghiệp; - Đánh giá thực công việc nhân viên, phận để ghi nhận đánh giá; - Tìm hiểu mong đợi khách hàng sản phẩm dịch vụ mới; - Dự đoán mong đợi khách hàng tương lai 2.5 Thiết lập tiêu chuẩn dịch vụ Việc hoàn thiện quy trình thực cơng việc quy trình cơng nghệ phục vụ giúp doanh nghiệp gia đình tơi chuẩn hóa dịch vụ để cung cấp sản phẩm dịch vụ quán làm hài lòng cho khách hàng Với tiêu chuẩn dịch vụ doanh nghiệp xây dựng nhằm đạt mục tiêu ngày nâng cao suất lao động, tăng hiệu kinh tế, giảm thiểu chi phí bất hợp lý, nâng cao chất lượng dịch vụ, làm hài lòng khách hàng tăng khả cạnh tranh cho doanh nghiệp 2.6 Chất lượng dịch vụ đạt tiêu chuẩn chất lượng Quy trình tiêu chuẩn đo lường cần kiểm soát để đảm bảo doanh nghiệp phục vụ tốt khách hàng khuyến khích nhân viên cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng cho phép người quản lý kiểm soát chất lượng sản phẩm dịch vụ 2.7 Chăm sóc khách hàng Khách hàng mong đợi sản phẩm phù hợp với sở thích nhu cầu, muốn giải việc chăm sóc khách hàng việc tạo cơng sách, ngun tắc ứng xử với khách hàng để đảm bảo không nhận phàn nàn khách hàng cần thiết, khách hàng muốn dễ dàng tiếp cận với sản phẩm dịch vụ muốn đáp ứng cách nhanh chóng Lý thuyết quản trị cổ điển giúp Cơng ty gia đình tơi phân chia cơng việc thành Quy trình từ nhu cầu đến giao hàng cung cấp dịch vụ ứng dụng quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ tự động hóa quy trình sản xuất doanh nghiệp, đồng thời giúp việc kiểm soát bước trình chặt chẽ cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời, xác phục vụ công tác quản lý sản xuất Tài liệu tham khảo: - Bài giảng tài liệu môn học cung cấp khóa học; - Giáo trình môn học Quản trị hoạt động sản xuất tác nghiệp; - Tài liệu nội Công ty TNHH Phúc Hưng - ... sử dụng phổ biến lý thuyết để áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao suất Để thấy rõ điều bạn xem qua quy trình sản xuất áp dụng lý thuyết Các phân hệ phân hệ quản lý sản xuất. .. lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp Từ xuất lý thuyết quản trị theo tình Theo quan điểm lý thuyết này, tình khác phải áp dụng phương pháp quản trị khác lý thuyết quản trị áp dụng riêng rẽ hay... hữu Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ thủ tục, luật lệ phải công áp dụng thống cho người - Henry Fayol (1841 – 1925): Là nhà quản trị hành người Pháp Với tác phẩm Quản trị công nghiệp quản