Phân tích các học thuyết về quản trị hoạt động – quản trị sản xuất ứng dụng vào thực tiễn doanh nghiệp

Những lý thuyết cơ bản đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19 -20 để nâng cao năng suất: Quản trị đã xuất hiện từ lâu, ngay từ khi người La Mã xây thành quách, người Ai Cập

PHÂN TÍCH CÁC HỌC THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG – QUẢN TRỊ SẢN XUẤT - ỨNG DỤNG VÀO THỰC TIỄN DOANH

NGHIỆP

1 Những lý thuyết cơ bản đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19 -20 để nâng cao năng suất:

Quản trị đã xuất hiện từ lâu, ngay từ khi người La Mã xây thành quách, người Ai Cập xây kim tự tháp,…Quản trị như một tư tưởng, một ý niệm, đã từng tồn tại và phát triển cho đến ngày nay Trên phương diện khoa học xã hội và nhân văn mỗi một lý thuyết là một tập hợp những mối tương quan giữa những tư tưởng vừa giải thích vừa tiên đoán các hiện tượng xã hội Các lý thuyết quản trị cũng thế, nó cũng là một hệ thống về những tư tưởng, quan niệm, đúc kết, giải thích về các hoạt động quản trị đã từng xảy ra trong thực tế Kết quả là chúng ta

có được một di sản đồ sộ và phong phú về quản trị mà các nhà quản trị ngày nay đang thừa hưởng Chính vì thế việc nghiên cứu sự phát triển tư tưởng quản trị là cần thiết cho các nhà quản trị cả về lý luận và thực tiễn, cho cả hiện tại và tương lai sau này Nghiên cứu sự ra đời và phát triển của quản trị có thể chia ra thành các lý thuyết cơ bản sau:

1.1Quản trị khoa học cổ điển

Quản trị khoa học cổ điển là một hệ thống lý thuyết quản trị tập trung nghiên cứu về các mối quan hệ giữa cá nhân người công nhân với máy móc trong các nhà máy Mục tiêu của các nhà quản trị theo trường phái này là thông qua những quan sát, thử nghiệm trực tiếp tại nhà máy nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả và cắt giảm sự lãng phí

Những người sáng lập và phát triển tư tưởng quản trị của trường phái này phải kể đến là: Frederick W.Taylor, Henry L.Gantt, Frank và Lillian Gilbreth

Frederick W.Taylor (1856 – 1915): Ông là đại biểu ưu tú nhất của trường

phái này và được gọi là “cha đẻ” của phương pháp quản trị khoa học Trong quá trình nghiên cứu thực nghiệm, ông đã tiến hành phân tích về dây chuyền sản xuất, giám sát kỹ thuật, mức độ mệt mỏi cũng như nghiên cứu về thao tác và cách thức sử dụng thời gian của công nhân

Việc nghiên cứu về thời gian và thao tác bao hàm việc nhận rõ và đo lường mức độ tiêu hao sức lực của người công nhân khi thực hiện nhiệm vụ và sau đó

so sánh, phân tích kết quả công việc Khi nhịp độ sản xuất chậm lại thì năng suất

và kết quả công việc đều giảm Sự loại trừ những thao tác thừa và xác định rõ sự phối hợp chính xác các hoạt động có tác dụng giảm thời gian, tiền bạc và sức lực cần thiết để sản xuất ra sản phẩm Ông cũng cho rằng một tổ chức hoạt động hữu hiệu nhất khi xác định rõ được nhiệm vụ, dự kiến trước các phương pháp hành động và tất cả những yếu tố này được chuẩn hoá thành những nguyên tắc

Và ông cũng cho rằng, hiệu quả sẽ tăng lên khi những người công nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ hàng ngày của mình mà không đòi hỏi họ phải ra các quyết định

Taylor đưa ra 4 nguyên tắc quản trị khoa học như sau :

1 Phân chia công việc thành nhiều thao tác đơn giản

2 Áp dụng phương pháp tốt nhất, một cách khoa học nhất để thực hiện mỗi thao tác này

3 Lựa chọn và huấn luyện công nhân một cách khoa học, mỗi công nhân chuyên về một thao tác để thực hiện nó hiệu quả nhất

4 Trả lương theo sản phẩm và thưởng cho những sản phẩm vượt định mức

Henry L.Gantt (1861 – 1919): Ông là một cộng sự của Taylor và có nhiều

đóng góp cho lý thuyết quản trị khoa học thông qua việc hoàn thiện các kỹ thuật kiểm soát chi phí và kiểm soát sản xuất Ông đã đưa ra nhiều loại biểu đồ trong

đó có biểu đồ Gantt mang tên ông và ngày nay chúng vẫn được áp dụng trong quản trị sản xuất

Ngoài ra, ông còn bổ sung vào phương pháp trả lương theo sản phẩm của Taylor một hệ thống tiền thưởng cho những sản phẩm vượt định mức Ông là người đi tiên phong trong việc nhấn mạnh tầm quan trọng của nhân tố con người

và thuyết phục các nhà quản trị cần đặt trọng tâm vào sự phục vụ hơn là chú trọng vào lợi nhuận

Quản trị khoa học có nhiều đóng góp có giá trị cho sự phát triển của tư

tưởng quản trị, như phát triển kỹ năng quản trị qua phân công và chuyên môn hóa quá trình lao động, hình thành quy trình sản xuất theo dây chuyền Họ là những người đầu tiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động Họ cũng là người nhấn mạnh để tăng hiệu quả thì phải giảm giá thành, dùng những phương pháp có hệ

thống và hợp lý để giải quyết các vấn đề quản trị, coi quản trị như là một đối tượng nghiên cứu khoa học

Tuy vậy, lý thuyết này cũng có những hạn chế nhất định Trước hết, tư tưởng mà trường phái này đưa ra chỉ áp dụng tốt trong môi trường ổn định, khó

áp dụng trong môi trường phức tạp, có nhiều thay đổi Tiếp đến, Taylor và các thành viên thuộc trường phái này đều không quan tâm đến khía cạnh con người trong sản xuất, cho rằng công nghệ giữ vai trò trung tâm Cuối cùng, trường phái này cũng chỉ mới đưa ra những nguyên tắc quản trị chung cho mọi hoàn cảnh

mà không nhận thấy tính đặc thù của môi trường

1.2 Quản trị hành chính

Trong khi lý thuyết quản trị khoa học chú trọng đến hợp lý hoá công việc

và những nhiệm vụ mà công nhân phải làm thì lý thuyết quản trị hành chính lại phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường phái này còn được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển Tham gia nghiên cứu trường phái này phải kể đến một số tác giả sau:

- Max Weber (1864 – 1920): Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều

đóng góp vào lý thuyết quản trị thông qua việc phát triển một tổ chức “quan liêu” bàn giấy là phương thức hợp lý tổ chức một công ty phức tạp Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, các mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền lực có tôn ti trật tự Cơ sở tư tưởng của Weber là ý niệm thẩm quyền hợp pháp và hợp lý Ngày nay thuật ngữ “quan liêu “ gợi lên hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber

Thực chất những đặc tính về chủ nghĩa quan liêu của Weber là:

* Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và

được hợp pháp hóa như nhiệm vụ chính

* Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ nằm dưới

một chức vụ khác cao hơn

* Nhân sự được tuyển dụng và được thăng cấp theo khả năng qua thi cử,

huấn luyện và kinh nghiệm

* Các quyết định phải thành văn bản.

* Quản trị phải tách rời sở hữu.

Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục, luật lệ phải công bằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người

- Henry Fayol (1841 – 1925): Là một nhà quản trị hành chính người Pháp.

Với tác phẩm “Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát” (administration industrielle et général – 1916) đề cập đến các nguyên tắc quản trị Fayol cho rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thể tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị Việc sắp xếp tổ chức đó được Fayol gọi

là việc quản trị tổng quát và ông cũng tin rằng công việc của các nhà quản trị có

thể được phân thành năm chức năng hay năm lĩnh vực thuộc trách nhiệm quản

lý, đó là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp, Fayol đã đề nghị các nhà quản trị nên tuân thủ

14 nguyên tắc quản trị sau:

- Phân công lao động

- Xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm

- Duy trì kỷ luật trong doanh nghiệp

- Thống nhất chỉ huy: Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp và duy nhất

- Thống nhất điều khiển: Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy

- Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng

- Thù lao: Trả lương tương xứng với công việc sẽ có lợi cho cả tổ chức và mỗi công nhân

- Tập trung quyền hành: quyền quyết định trong doanh nghiệp phải tập trung về một mối

- Doanh nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân

- Sinh hoạt trong doanh nghiệp phải có trật tự

- Đối xử trong doanh nghiệp phải công bằng

- Ổn định về nhân sự

- Tôn trọng sáng kiến của mọi người

- Doanh nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể

1.3Quản trị hành vi

Lý thuyết hành vi đưa ra những quan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò

của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc Lý thuyết này cho rằng, hiệu quả của quản trị do năng suất lao động quyết định,

nhưng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn

do sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người

Lý thuyết hành vi bắt đầu xuất hiện ở Mỹ thập niên 30 của thế kỷ XX và được phát triển mạnh bởi các nhà tâm lý học trong thập niên 60 của thế kỷ này, hiện nay vẫn còn được nghiên cứu tại nhiều nước nhằm tìm ra những hiểu biết

về tâm hồn phức tạp của con người, một yếu tố quan trọng để quản trị Sau đây

là một số đại biểu tiêu biểu của trường phái quản trị hành vi

* Mary Parker Follett (1868 – 1933): Follett là nhà nghiên cứu về tâm lý

quản trị Bà nhận thấy, quản trị là một dòng chẩy, một tiến trình liên tục và rất năng động Bà cho rằng trong quá trình làm việc giữa những người lao động có các quan hệ với nhau theo một thể chế nhất định và bà nhấn mạnh đến hai khía cạnh:

- Trong quá trình làm việc, phải quan tâm đến những người lao động

- Các nhà quản trị phải năng động

Như vậy, các lý thuyết quản trị hành vi đã quan tâm đến vấn đề con người, các tác giả thuộc trường phái này đã vạch rõ chính con người là nhân tố quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Theo họ, công nghệ, các nguyên tắc và các tiêu chuẩn của công việc không đủ để đảm bảo cho nhiệm vụ được hoàn thành tốt, sự thành công tùy thuộc vào các mối liên hệ, các nhóm không chính thức, sự thúc đẩy và kỹ năng của các thành viên trong tổ chức Chỉ những nhà quản trị có ý thức về sự phối hợp và liên kết các cá nhân hướng tới mục tiêu chung của tổ chức mới có thể đem lại năng suất cao

1.4Quản trị hệ thống

Theo trường phái này, tổ chức là một hệ thống thống nhất bao gồm nhiều phòng, ban, bộ phận có quan hệ hữu cơ với nhau Mọi tổ chức luôn hoạt động trong một môi trường cụ thể Các nhà quản trị phải chịu sự tác động của nhiều biến số môi trường và sự thay đổi của tổ chức Do đó, hệ thống kinh doanh bao gồm các yếu tố đầu vào, quá trình chế biến, chế tạo và các yếu tố đầu ra Quá trình này chịu sự điều chỉnh của các thông tin phản hồi và tất cả nằm trong môi trường kinh doanh cụ thể Trong đó, môi trường kinh doanh là hệ thống lớn, còn doanh nghiệp là hệ thống con

Môi trường kinh doanh

Đầu vào: nguồn Quá trình chế Đầu ra: sản

nhân lực, nguyên biến, chế tạo phẩm, dịch vụ

liệu, vốn,…

Thông tin phản hồi

Hình 1.3 Mô hình đơn giản về hệ thống sản xuất

Đại diện cho trường phái này là Chester I.Barnard (1886– 1961) Năm

1938, Barnard đã xuất bản cuốn sách: “Các chức năng của người lãnh đạo”, ông cho rằng tất cả các tổ chức đều là những hệ thống hợp tác và “hệ thống hợp tác

tổ chức là một tập hợp các yếu tố vật chất, sinh học, nhân lực và xã hội trong một mối liên hệ mang tính hệ thống cụ thể do sự hợp tác giữa hai hay nhiều người”

Theo ông, tính sẵn sàng phục vụ, mục đích chung và truyền thông là những yếu tố mang tính nguyên tắc trong tổ chức (hay hệ thống hợp tác) Ông cho rằng, một tổ chức sẽ không thể tồn tại được nếu thiếu một trong ba yếu tố trên Trong ba yếu tố đó, ông coi truyền thông là chiếc cầu nối giữa tính sẵn sàng phục vụ của cá nhân với mục đích chung của tổ chức

Phương pháp tiếp cận hệ thống đã giúp các nhà quản trị có những cách nhìn toàn diện đối với tổ chức mà họ đang quản trị Tư duy hệ thống mở đòi hỏi các nhà quản trị phải quan tâm đến các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tổ chức Nó cũng giúp các nhà quản trị thấy rõ mối quan hệ tương tác giữa các yếu

tố thành phần trong tổ chức trên phương diện chúng là một tập hợp đồng bộ, có mối liên hệ hữu cơ

1.5 Quản trị định lượng

Từ thập niên 50 (thế kỷ XX) các kỹ thuật định lượng được các nhà công nghiệp Mỹ quan tâm và áp dụng vào việc nghiên cứu, tạo điều kiện để nâng cao tính chính xác của các quyết định quản trị, nó được áp dụng khá rộng lớn và rất thịnh hành trong suốt hai thập niên 70 và 80 của thế kỷ XX Trường phái này chủ trương sử dụng các kỹ thuật định lượng thông qua sự hỗ trợ của máy tính để phục vụ cho quá trình lựa chọn một quyết định quản trị tối ưu giữa nhiều phương án hành động Lý thuyết quản trị định lượng có bốn đặc trưng cơ bản

- Trọng tâm chủ yếu là để phục vụ cho việc ra quyết định

- Sự lựa chọn để đưa ra được các quyết định tối ưu, phải dựa vào các tiêu chuẩn kinh tế

- Sử dụng các mô hình toán học để tìm ra các giải pháp tối ưu

- Máy tính giữ vai trò rất quan trọng

Ngày nay, các nhà quản trị vẫn áp dụng các công cụ phân tích định lượng ra quyết định dựa vào thống kê, toán học,…Nhiều chương trình phần mềm đã được thiết lập theo các mô hình này cho phép các nhà quản trị sử dụng chúng để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định Tuy nhiên, phương pháp sử dụng các công cụ định lượng ra quyết định khá phức tạp, người sử dụng phải có trình độ chuyên môn cao

1.6 Quản trị theo tình huống

Vào giữa những năm 60 của thế kỷ XX, các nhà quản trị đã không thành công khi áp dụng những quan điểm quản trị cổ điển và hệ thống Họ cho rằng, trong mỗi tình huống quản trị cụ thể phải có sự lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp Từ đó xuất hiện lý thuyết quản trị theo tình huống

Theo quan điểm của lý thuyết này này, trong những tình huống khác nhau thì phải áp dụng những phương pháp quản trị khác nhau và các lý thuyết quản trị được áp dụng riêng rẽ hay kết hợp với nhau tuỳ theo từng vấn đề cần giải quyết Bản chất của lý thuyết quản trị tình huống là những biện pháp quản trị cần phải phù hợp với các biến số quan trọng Các biến số này bao gồm những đòi hỏi của môi trường bên ngoài, công nghệ được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm và những người làm việc trong tổ chức Tầm quan trọng của mỗi biến số này phụ thuộc vào loại vấn đề quản trị cần giải quyết

2 Có thể sử dụng những lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn hiện nay và những năm sắp tới Ví dụ cụ thể ở đơn vị công tác để minh họa:

Hiện nay doanh nghiệp của gia đình tôi (Công ty TNHH Phúc Hưng) đang sử dụng khá phổ biến những lý thuyết cơ bản trên để áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao năng suất Để thấy rõ hơn điều này bạn có thể xem qua quy trình sản xuất của chúng tôi đã áp dụng các lý thuyết như thế nào

Các phân hệ con trong phân hệ quản lý sản xuất được tích hợp chặt chẽ và

có thể được mô tả như sau:

2.1 Phân công lao động và xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hạn

và trách nhiệm của mỗi người lao động.

Việc phân công lao động, đầu tư vào con người để nâng cao chất lượng dịch vụ là hoạt động đầu tư trực tiếp để hoàn thiện chất lượng dịch vụ của mình, bởi nhân tố con người đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ và chính nó ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng trong quá trình tiêu dùng dịch vụ Bên canh đó cần thiết phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm của mỗi người lao động thì mới gắn kết mỗi khâu trong điều hành phần việc trong Doanh nghiệp

2.2 Duy trì kỷ luật trong doanh nghiệp.

- Thống nhất chỉ huy: Mỗi người lao động và mỗi bộ phận làm việc chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp và duy nhất

- Thống nhất điều khiển: Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy

- Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng

- Tập trung quyền hành: quyền quyết định trong doanh nghiệp phải tập trung về một mối

- Doanh nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân

- Sinh hoạt trong doanh nghiệp phải có trật tự

- Đối xử trong doanh nghiệp phải công bằng

- Ổn định về nhân sự

- Tôn trọng sáng kiến của mọi người

- Doanh nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể

2.3 Thù lao:

Trả lương tương xứng với công việc sẽ có lợi cho mỗi người lao động, từ

đó tạo sự gắn kết lâu dài của người lao động với Doanh nghiệp, từ đó Chủ Doanh nghiệp sẽ tin tuởng vào mỗi lao động trong Doanh nghiệp hơn

2.4 Nắm bắt nhu cầu của khách hàng

Để có thể phục vụ tốt thì việc đầu tiên là phải biết rõ khách hàng của mình cần gì, cần được phục vụ như thế nào, doanh nghiệp phải:

- Nhận ra những yêu cầu mong đợi thực sự của khách hàng về dịch vụ;

- Kiểm tra và theo dõi quá trình thực hiện dịch vụ tại doanh nghiệp;

- So sánh sự thực hiện cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp với doanh nghiệp cùng ngành;

- Đo lường hiệu quả của những thay đổi trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp;

- Đánh giá sự thực hiện công việc của các nhân viên, của các bộ phận để ghi nhận và đánh giá;

- Tìm hiểu mong đợi của khách hàng đối với các sản phẩm dịch vụ mới;

- Dự đoán những mong đợi của khách hàng trong tương lai

2.5 Thiết lập tiêu chuẩn dịch vụ

Việc hoàn thiện quy trình thực hiện công việc và quy trình công nghệ phục vụ đã giúp doanh nghiệp của gia đình tôi chuẩn hóa các dịch vụ để cung cấp các sản phẩm dịch vụ nhất quán và làm hài lòng cho khách hàng Với các tiêu chuẩn dịch vụ của các doanh nghiệp được xây dựng là nhằm đạt được các mục tiêu ngày càng nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế, giảm thiểu các chi phí bất hợp lý, nâng cao chất lượng dịch vụ, làm hài lòng khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

2.6 Chất lượng dịch vụ đạt tiêu chuẩn chất lượng

Quy trình tiêu chuẩn và đo lường cần được kiểm soát để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang phục vụ tốt khách hàng và khuyến khích nhân viên cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và cho phép người quản lý kiểm soát được chất lượng sản phẩm và dịch vụ

2.7 Chăm sóc khách hàng

Khách hàng luôn mong đợi một sản phẩm phù hợp với sở thích và nhu cầu, muốn giải quyết được việc chăm sóc khách hàng thì việc tạo sự công bằng trong chính sách, nguyên tắc ứng xử với khách hàng để đảm bảo không nhận được sự phàn nàn của khách hàng là cần thiết, bởi khách hàng luôn muốn dễ dàng tiếp cận với các sản phẩm dịch vụ và muốn được đáp ứng một cách nhanh chóng

Lý thuyết quản trị cổ điển giúp Công ty của gia đình tôi phân chia công việc thành Quy trình từ nhu cầu đến giao hàng và cung cấp các dịch vụ của ứng

dụng quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ tự động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản

lý sản xuất

Tài liệu tham khảo:

- Bài giảng và các tài liệu môn học được cung cấp trong khóa học;

- Giáo trình môn học Quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp;

- Tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Phúc Hưng