MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 1.1.Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư. 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư. 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư. 4 1.1.2.1. Vai trò công tác văn thư. 4 1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư. 4 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư. 5 1.1.4. Nội dung công tác văn thư. 7 1.1.4.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. 7 1.1.4.2. Xây dựng và ban hành văn bản 9 Tiểu kết 10 CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHÚ THƯỢNG 11 2.1. Khái quát về UBND phường Phú Thượng. 11 2.2.1. Tổ chức bộ máy. 11 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 12 2.1.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Phú Thượng. 12 2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn. 13 2.1.4.1. Giúp Chánh văn phòng thực hiện các nhiệm vụ sau: 13 2.1.4.2. Giúp Chủ tịch UBND phường thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử phường. 13 2.1.4.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác của UBND phường Phú Thượng do Giám đốc Sở Nội vụ giao và theo quy định pháp luật. 14 2.2. Công tác văn thư. 14 2.2.1. Quản lí chỉ đạo công tác Văn thư của UBND phường Phú Thượng. 14 2.2.2. Quản lý văn bản. 16 2.2.3. Quản lí con dấu. 17 2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành. 18 2.3. Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Phú Thượng. 19 2.3.1. Ưu điểm 19 2.3.2.Hạn chế. 20 Tiểu kết 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG. 22 3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND phường Phú Thượng. 22 3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị. 22 3.1.2.Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ. 22 3.1.3. Những yêu cầu khác. 23 3.2. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư. 23 3.3. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND phường Phú Thượng. 24 3.4. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh quy định của nhà nước về công tác văn thư tại UBND phường Phú Thượng. 24 3.5. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư. 25 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
LỜI CẢM ƠN Hồn thành nghiên cứu tơi xin chân thành cảm ơn tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi thảo luận Cô người hướng dẫn, bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến q giá, tạo điều kiện cho tơi hồn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cám ơn ủy ban nhân dân ban ngành đoàn thể phường Phú Thượng tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương, giúp tơi hồn thành nghiên cứu Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học đề tài thực qua việc khảo sát thực tế UBND phường Phú Thượng tham khảo tài liệu Tơi hồn tồn khơng chép tài liệu nghiên cứu người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp lý vi phạm quyền MỤC LỤC BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND CNTT Tên cụm từ viết tắt Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghệ thông tin MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác văn thư thiếu hoạt động quan tổ chức Đảng hay quan tổ chức trị xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị- xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Nhận thức rõ điều đó, hiểu cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu công tác văn thư địa bàn phường, hạn chế số lượng đề tài liên quan, em định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi:” Công tác Văn thư UBND phường Phú Thượng” 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tượng nghiên cứu - Công tác Văn thư UBND phường Phú Thượng 2.2.Phạm vi nghiên cứu -Thời gian nghiên cứu:2015-2016 -Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản,nhận văn đến, nhận văn đi… UBND phường Phú Thượng Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư UBND phường Phú Thượng thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND phường Phú Thượng Giả thuyết nghiên cứu - Để hoạt động nghiên cứu có hiệu có nhiều biện pháp, song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng UBND phường Phú Thượng cần tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành nhà nước UBND phường Phú Thượng - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND phường Nguyễn Du nâng cao chất lượng cơng tác văn thư tốt Lịch sử nghiên cứu Nói đến cơng tác văn thư, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số công trình khoa học tiêu biểu cơng tác văn thư nêu sau: -Đề tài “ Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy mơn văn thư bậc trung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Thiên, CN Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời - Đề tài “ Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài:CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia:PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường - Đề tài “ Nghiên cứu đổi công tác văn thư ngành cải cách hành nhà nước”(2006) Chủ nhiệm đề tài:ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần - Đề tài “Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư môi trường điện tử”(2009) Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Lã Thị Hồng, ThS Tiết Hồng Nga, ThS Lê Văn Năng, CN Nguyễn Thị Như Thuần - Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ Văn thư Việt Nam”(2010) Chủ nhiệm đề tài: CN Trần Quốc Thắng; Các thành viên tham gia: ThS Tiết Hồng Nga, ThS Nguyễn Thị Chinh; CN Mai Thị Thu Hiền - Đề tài “ Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan” Chủ nhiệm đề tài: CN Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Hữu Thời, CN Trần Thị Phương Trâm, CN Trần Như Nghiêm Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp vật biện chứng Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp thống kê Phương pháp quan sát Nguồn tin từ mạng Internet; Đóng góp đề tài - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động Văn thư lưu trữ UBND phường Phú Thượng, thấy rõ jnhững ưu điểm hạn chế đưa vấn đề cần nghiên cứu giải UBND phường Phú Thượng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm ba chương: CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHÚ THƯỢNG CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.Những vấn đề công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư quan Đảng, tổ chức Đảng tổ chức trị xã hội bao gồm tồn công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý sử dụng dấu, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức trị xã hội 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.2.1 Vai trò cơng tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Trong văn phòng cơng tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị 1.1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư - Giúp lãnh đạo quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, khơng để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội Nội dung tài liệu phản ánh hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh trung thực hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng: Có nghĩa q trình tổ chức thực nội dung cụ thể công tác văn thư UBND phường, từ khâu xây dựng văn đến khâu tổ chức quản lý, giải văn bản( đi- đến) tiến hành nhanh, kịp thời góp phần đẩy nhanh tiến độ giải cơng việc quản lý điều hành UBND phường Trong văn quản lý chứa đựng thông tin việc định, nên việc tổ chức giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc UBND phường, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhập việc, thơng tin nêu văn - Chính xác: Về nội dung, thể thức văn khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác quản lý văn bản, tài liệu hình thành hoạt động quản lý UBND phường Cụ thể sau: Nội dung văn Thể thức văn Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ (1) (2) (3) Nội dung văn phải Văn ban hành Yêu cầu xác phải xác tuyệt đối phải có đầy đủ thành thực nghiêm mặt pháp lý.Các dẫn phần Nhà nước quy túc tất khâu chứng trích đoạn định Mẫu trình bày phải nghiệp vụ cơng tác văn phải hồn theo Thông tư số văn thư như: đánh máy, tồn xác nội 01/2011/TT-BNV ngày in văn bản; đăng ký dung thông tin Số liệu 19/11/2011 Bộ Nội văn bản; chuyển giao văn nêu văn phải Vụ hướng dẫn thể thức bản; lưu văn bản… không đầy đủ, chứng phải rõ kĩ thuật trình bày văn in thừa/ thiếu số ràng hành chính( tham khảo lượng; đăng ký văn thêm Thông tư liên tịch phải đầy đủ thông tin, 55/2005/TTLT-BNVchuyển giao văn phải VPCP ngày 06/5/2005) thời gian đến tận tay người nhận -Bí mật: Nguyên tắc hiểu phải bố trí phòng làm việc riêng cho cơng chức Văn phòng- Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liên quan đến văn thư, văn phòng phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật theo quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28/12/2000 Và số khía cạnh khác quản lý phải giữ gìn bí mật nội dung thông tin bàn bạc, chưa thành định thức chưa ban hành văn -Hiện đại: Nội dung công tác văn thư phong phú đa dạng, phức tạp; có thao tác lặp lặp lại nhiều lần theo chu kì, có thao tác cần phải sử dụng phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải xử lý văn kịp thời Yêu cầu đại công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm tính hợp lý hiệu cho hoạt động quản lý Nhà nước nói chung UBND nói riêng 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.4.1 Tổ chức giải quản lý văn - Tổ chức giải quản lý văn đến Theo quy tắc làm việc văn phòng HĐND VÀ UBND phường văn thư tổ chức làm việc theo chế “một cửa” Vại vậy, loại văn giấy tờ đến UBND dù nguồn phải tập trung phòng văn thư để tiếp 10 -Văn thư có trách nhiệm lại cơng văn khơng thể thức Các văn đóng dấu, vào sổ chuyển cho Chánh văn phòng để xử lý 2.1.4 Nhiệm vụ quyền hạn 2.1.4.1 Giúp Chánh văn phòng thực nhiệm vụ sau: - Trình UBND tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư , lưu trữ - Hướng dẫn kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư , lưu trữ - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử phường”; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử phường; Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử phường; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức,viên chức làm công tác văn thư,lưu trữ địa bàn tỉnh; - Phối hợp với Thanh tra Sở Nội Vụ giải khiếu nại, tố cáo, xử lí vi phạm pháp luật văn thư,lưu trữ; - Thực báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ; sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ; - Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư lưu trữ 2.1.4.2 Giúp Chủ tịch UBND phường thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử phường - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu bảo quản Lưu trữ lịch sử phường; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; 17 - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu bảo quản Lưu trữ lịch sử phường; - Bảo vệ, bảo quản, thống kê báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử phường; - Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; - Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác Lưu trữ lịch sử phường 2.1.4.3 Thực nhiệm vụ khác UBND phường Phú Thượng Giám đốc Sở Nội vụ giao theo quy định pháp luật 2.2 Cơng tác văn thư 2.2.1 Quản lí đạo cơng tác Văn thư UBND phường Phú Thượng Công việc quản lý đạo công tác văn thư UBND phường Phú Thượng đạt kết sau: Thứ nhất: Về cơng tác tổ chức, bố trí cán -Tại bố trí cơng chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên Thứ hai: Về công tác triển khai văn quy phạm pháp luật cấp công tác văn thư, lưu trữ -Về UBND phường Phú Thượng triển khai luật Văn thư, Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ, văn đạo chuyên môn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở Nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư -Triển khai nhiệm vụ cơng tác cải cách hành năm 2015, UBND phường tiếp tục thực tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị Đảng, sách pháp luật Nhà nước cải cách hành chính; thực thủ tục hành theo hướng công khai, đơn giản thuận lợi phục vụ tốt nhu cầu công dân tổ chức xã hội, đảm bảo quy trình, thời gian theo 18 quy định pháp luật; Thực công tác kiểm sốt thủ tục hành tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị cá nhân, tổ chức quy định hành theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP nghị định số 20/1008/NĐ-CP Chính phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức viên chức có tính chun nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt đội ngũ cán làm việc phận “ Một cửa” trực tiếp giải thủ tục hành theo nhu cầu nhân dân, tổ chức - Công tác Văn thư lưu trữ 2016 UBND phường quan tâm, triển khai đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 Công tác văn thư thực có bản, quy định - Việc làm tốt công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du giúp thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực cơng tác văn thư tin học hóa cơng tác văn thư quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, vận hành phần mềm quản lý văn cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc Thứ ba: Về công tác kiểm tra hướng dẫn văn đạo cấp -Công tác tra, kiểm tra cải cách hành thực tập trung, trọng điểm không dàn trải, qua tra, kiểm tra đánh giá mặt cơng tác yếu cơng tác cải cách hành nói chung đơn vị để tập trung đạo giải nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân máy công quyền -Cơng tác rà sốt văn thực thường xuyên , đồng chất lượng; công tác rà sốt thủ tục hành tăng cường Việc ứng dụng CNTT lãnh đạo UBND phường quan tâm sát sao, đầu tư thích đáng nên đạt nhiều kết quả, mức độ hài lòng người dân nâng cao -Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư quan, tổ chức tuân theo quy định pháp luật hành chế độ bảo vệ bí mật nhà nước Thứ năm: Về kho tàng trang thiết bị bảo quản UBND phường Phú Thượng bố trí phòng để lưu trữ văn thư, 19 phòng có giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa, thơng gió… 2.2.2 Quản lý văn Quản lý văn coi nhiệm vụ quan trọng công tác văn thư UBND phường Phú Thượng Về quản lý văn đến: Văn tiếp nhận đăng kí, chuyển giao quy định, đầy đủ vào sổ công chức Các trường hợp văn đến không tiếp nhận trả lại nơi gửi gồm: văn gửi không địa chỉ; văn gửi khơng u cầu thủ tục hành thẩm quyền: ký đóng dấu khơng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày tháng, không ký tên, dấu đen (trừ fax); văn gửi vượt cấp Văn gửi đến phải chuyển đến tập trung văn thư UBND phường để làm thủ tục bóc bì, vào sổ sở liệu đóng dấu đến, đăng kí số cho văn đến Văn đến khơng đăng kí văn thư, đơn vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải Đối với văn đến bì thư có ký hiệu độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), định (chỉ người có tên bóc bì), văn thư đăng ký chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Sau xử lý xong, văn phải chuyển cho Trưởng phòng Hành – Tổ chức người giao trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật Đối với văn đến có nội dung u cầu giải cơng việc khẩn, văn thư có trách nhiệm trình Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực để xử lý theo cấp độ khẩn, sau chuyển giao lại Phòng Hành – Tổ chức để đăng ký Về quản lý văn đi: Ghi số ngày, tháng văn bản; thể thức văn đảm bảo quy định UBND phường thực việc đăng kí văn lưu văn theo số thứ tự đăng kí văn thư quan quy định Mỗi văn phải lưu hai bản, gồm: gốc có chữ ký sống lưu UBND phường lưu Văn thư UBND phường đóng 20 dấu xếp theo thứ tự đăng kí Văn có độ mật kí nhận bên giao bên nhận Mọi trường hợp giao nhận văn có độ mật người có liên quan phải vào sổ Việc quản lí tốt văn giúp cấp theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến dễ dàng 2.2.3 Quản lí dấu Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước Theo quy định Thông tư, trách nhiệm quan, tổ chức sử dụng dấu là: -Đăng ký mẫu dấu quan Công an thông báo mẫu dấu với quan, tổ chức có liên quan trước sử dụng dấu -Kiểm tra việc quản lí sử dụng dấu UBND phường dấu quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND phường -Quản lý chặt chẽ dấu trụ sở UBND phường; có quy định quản lý , sử dụng dấu Trường hợp cần sử dụng dấu trụ sở quan phường, tổ chức để giải công việc, phải phép chủ tịch UBND phường -Chỉ giao dấu cho người phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng đóng vào văn bản, giấy tờ có nội dung, có chữ ký người có thẩm quyền UBND phường; khơng đóng dấu khống đóng dấu trước ký -Phải thông báo cho quan Công an nơi dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn báo cáo việc dấu Giấy chứng nhận đăng kí mẫu dấu cho quan Công an đăng ký mẫu dấu; sau có thơng báo tìm được, phải giao lại dấu cho quan Công an để hủy theo quy định -Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày định có hiệu lực, người đứng 21 đầu quan, tổ chức phải chia tách ,sát nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao dấu Gi chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi cấp dấu -Trường hợp đổi, làm lại dấu nhận dấu Gi chứng nhận đăng kí mẫu dấu sau nộp dấu cũ Giấy chứng nhận đăng kí mẫu dấu cho quan Cơng an đăng kí mẫu dấu - Một số hạn chế việc quản lý sử dụng dấu +Con dấu giao cho nhiều người quản lý +Khi giao dấu cho người khác sử dụng không lập biên ghi vào sổ sách theo dõi nên có vấn đề khó quy kết trách nhiệm +Con dấu chưa bảo quản nơi quy định, tiềm ẩn nguy bị lợi dụng +Việc đóng dấu văn chưa + Việc đóng dấu giáp lai, dấu văn chuyên ngành lúng túng thiếu quy định +Đóng dấu khống 2.2.4 Lập hồ sơ hành Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội việc lập hồ sơ hành Nội dung việc lập hồ sơ: + Mở hồ sơ; + Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.2.5 Soạn thảo văn -Hình thức văn bản: hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật 22 + Văn hành + Văn chuyên ngành + Văn tổ chức trị xã hội -Thể thức văn bản: thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành -Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác quy định sau: Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: + Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo + Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan + Soạn thảo văn bản: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo; + Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan + Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt + Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định +Đánh máy, nhân + Ký văn 2.3 Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND phường Phú Thượng 2.3.1 Ưu điểm -Cơng tác có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy định Pháp luật hành quản lý văn mật -Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu -Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc quy chế 23 -Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư văn khác Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung -Tổ chức máy văn thư, UBND phường Phú Thượng kiện tồn, củng cố; biên chế cơng thức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước văn thư tăng cường -Trình độ cơng chức, viên chức làm công tác văn thư UBND phường Phú Thượng có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư -Các công văn đi, công văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Cơng văn ban hành thẩm quyền -Văn ghi số ngày tháng văn bản, thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND phường Phú Thượng thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng kí văn thư quy định -Văn đến tiếp nhận đăng kí, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức 2.3.2.Hạn chế -Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND phường Phú Thượng chưa quan tâm trọng mức -Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo thường xuyên xảy tình trạng lỗi mạng, virut cơng máy tính, máy photo, máy in bị hỏng, mực in chưa đến…, thiếu máy hủy tài liệu; -Việc lấy số văn nhầm lẫn, sai sót -UBND phường Phú Thượng chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư,… dẫn đến số cán bộ, công chức viên chức công tác văn thư UBND phường Phú Thượng lúng túng, thiếu khoa học việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư 24 -UBND phường Phú Thượng chưa bố trí biên chế cơng chức viên chức chun trách làm cơng tác lưu trữ Do đó, cơng tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến cơng tác văn thư -Chuyển giao văn chậm; Tiểu kết Qua chương thấy khái quát UBND phường Phú Thượng thực trạng công tác văn thư để nêu lên ưu điểm hạn chế, làm sở cho chương 25 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 3.1 Tăng cường đội ngũ cán UBND phường Phú Thượng Tính chất, nội dung cơng việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bố trí làm cơng tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch cơng chức văn thư theo quy định pháp luật 3.1.1 Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị -Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội, nơi cán văn thư công tác -Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vơ sản tình -Người cán văn thư phải cố ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ -Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biêt Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 3.1.2.Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành -Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết 26 chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn - Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải nắm vững kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực , xác Qúa trình thực nhiệm vụ cụ thể cơng tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 3.1.3 Những yêu cầu khác Tính chất nội dung cơng việc đòi hỏi người cán văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị, xã hội khơng phải có yêu cầu lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỉ luật, kiên quyết, cơng bằng… mà đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu đây:Tính bí mật,tính tỉ mỉ, tính thận trọng, tính ngăn nắp, tính gọn gàng… 3.2 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng đại hóa phục vụ cơng tác văn thư Trong trình làm việc thường xuyên xảy tình trạng treo máy, mạng hay đường link kết nối máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động chậm xảy cố mà nhân viên văn thư khắc phục, phải đợi người có chun mơn xử lý nên cơng việc giảm tiến độ Tổ chức rà sốt lại hệ thống phòng văn thư sở cần bố trí, sửa sang, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang thiết bị cần thiết phòng văn thư phục vụ hoạt động văn thư UBND phường Phú Thượng Tăng cường công tác phòng chống cháy nổ bảo đảm an tồn tuyệt đối phòng văn thư Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá, kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư 27 3.3 Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phường Phú Thượng Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo Hiện máy vi tính sử dụng phổ biến công tác văn thư soạn thảo văn bản, đăng kí, lập hồ sơ,… góp phần tạo hệ thống thơng tin liên hồn, đồng bộ, tạo nhịp nhàng phòng văn thư với phòng ban chun mơn khác Tóm lại, để phát huy hết giá trị phần mềm văn đi, đến phần mềm quản lý tài liệu văn thư UBND phường Phú Thượng, để nâng cao hiệu ứng dụng hai phần mềm công tác quản lý văn khai thác tài liệu lưu trữ UBND quận chức cao lãnh đạo cần phải tổ chức thực kết hợp nhiều biện pháp khắc nhau: Hoàn thiện hệ thống văn bản,xây dựng kế hoạch thực cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán mua sắm đầy đủ trang thiết bị…, làm cơng việc tức tạo sở vững đảm bảo hai phần mềm phát huy hết tác dụng tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng đáp ứng yêu cầu q trình phát triển cơng việc UBND phường Phú Thượng 3.4 Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh quy định nhà nước công tác văn thư UBND phường Phú Thượng Nhân viên văn thư thuộc UBND phường Phú Thượng trình tác nghiệp phải đảm bảo tuân thủ theo quy định mà Nhà nước UBND ban hành Kho có văn quy định công tác văn thư, lãnh đạo Văn phòng UBND phường Phú Thượng phải tổ chức hướng dẫn triển khai nội dung quy định cho nhân viên văn thư để họ thực theo Ngày 16 tháng năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TTBNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Dựa vào tình hình thực tế sở nội dung công tác văn thư, lưu trữ quy định Thông tư, quan tổ chức xây dựng, ban hành Quy chế kèm theo Quyêt định quan, tổ chức có phụ lục để thực thống 28 3.5 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng đại hóa phục vụ cơng tác văn thư Văn phòng UBND phường Phú Thượng hàng ngày ln nhận chuyển giao văn nhiều nơi Do số lượng văn hồ sơ lớn cần phải bảo quản, sở vật chất phục vụ cho cơng tác văn thư hạn chế, chưa có tính thống Hiện trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn thư sử dụng lâu, UBND phường Phú Thượng cần phải có kế hoạch thay bố sung thiết bị, vật dụng cần thiết Từng bước đáp ứng u cầu tình hình mới, cần có kế hoạch cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng Thực tế cho thấy nay, trình làm việc thường xuyên xảy tình trạng treo máy, mạng hay đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động chậm xảy cố mà nhân viên văn thư khắc phục, phải đợi người có chun mơn xử lý nên côn việc giảm tiến độ 29 KẾT LUẬN Trong thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa nay, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò cơng tác văn thư- lưu trữ lĩnh vực quản lý hành Đảng nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan nói chung UBND phường Phú Thượng nói riêng Thực phương châm Học đôi với hành, lý thuyết đơi với thực tế nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết ứng dụng thực tế, Trường đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tế quan Công tác văn thư UBND phường Phú Thượng quan tâm , có chuyển biến tích cực 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.CN Trần Quốc Thắng(2010), đề tài Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam 2.CN Nguyễn Hữu Thời, đề tài Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ 4.Giáo trình Pháp luật đại cương,2012,NXB Tư pháp, Hà Nội Giáo trình Quản lý nhà nước,2001, Học viện trị Ngoại giao Giáo trình Tiếng Việt thực hành,2009, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08.04.2004 Chính phủ cơng tác văn thư Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ- NXB Văn hóa Thơng tin Giáo trình Hành văn phòng quan, nhà nước 10 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật sửa đổi 31 ... CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHÚ THƯỢNG CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG... CHƯƠNG 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG, THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHÚ THƯỢNG 2.1 Khái quát UBND phường Phú Thư ng Phường Phú Thư ng đơn vị hành cấp phường thuộc quận Tây Hồ, Hà... ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư, … dẫn đến số cán bộ, công chức viên chức công tác văn thư UBND phường Phú Thư ng lúng