công tác văn thư tại UBND phường ngọc hà

Mục Lục A: MỞ ĐẦU 1 B: NỘI DUNG 3 Chương 1: Vài nét về Ủy ban nhân dân phường Ngọc Hà 3 1.1. Vị trí địa lý, lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Ngọc Hà. 3 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của của bộ phận văn thư UBND phường Ngọc Hà. 7 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư tại UBND phường Ngọc Hà 8 2.1. Sơ bộ về công tác văn thư tại UBND phường Ngọc Hà 8 2.2. Chi tiết công tác văn thư tại UBND phường Ngọc Hà 10 Chương 3 : So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Ngọc Hà 16 3.1. Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại UBND phường Ngọc Hà. 16 3.2. Điểm khác giữa lý luận với thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức. 21 3.3. Đề xuất, kiến nghị 22 C. KẾT LUẬN 24 D: PHỤ LỤC 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

Mục Lục A: MỞ ĐẦU B: NỘI DUNG Chương 1: Vài nét Ủy ban nhân dân phường Ngọc Hà .3 1.1 Vị trí địa lý, lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Ngọc Hà .3 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của phận văn thư UBND phường Ngọc Hà Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư UBND phường Ngọc Hà 2.1 Sơ công tác văn thư UBND phường Ngọc Hà 2.2 Chi tiết công tác văn thư UBND phường Ngọc Hà 10 Chương : So sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ UBND phường Ngọc Hà .16 3.1 Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng UBND phường Ngọc Hà 16 3.2 Điểm khác lý luận với thực tiễn áp dụng quan tổ chức .21 3.3 Đề xuất, kiến nghị 22 C KẾT LUẬN 24 D: PHỤ LỤC 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Dịch BNV CP Đ/c HD HĐND NĐ PNN TT TCVN VPCP VTLTNN UBND Bộ Nội Vụ Chính Phủ Đồng chí Hướng dẫn Hội đồng nhân dân Nghị Định Phi nông nghiệp Thông tư Tiêu chuẩn Việt Nam Văn phòng Chính phủ Văn thư lưu trữ Nhà nước Ủy ban nhân dân A: MỞ ĐẦU Đối với sinh viên việc kiến tập, thực tập gần điều bắt buộc để sinh viên trường không lạ lẫm với công việc thực tiễn, thích nghi nhanh với cơng việc giao Đợt kiến tập có ý mục đích rõ rà ý nghĩa vơ quan trọng q trình sau thân em - Giúp sinh viên củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn - Giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành, nghề, nâng cao chuyên môn đào tạo - Giúp sinh viên hệ thống hóa củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành - Giúp sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ quan tổ chức đến kiến tập - Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Thủ đô Hà Nội nơi tập trung nhiều phát triển sáng tạo nhiều lĩnh vực khác Cùng với q trình học tập em làm thêm photocopy địa bàn phường Ngọc Hà, nhận thấy cán làm việc UBND phường Ngọc Hà thường xuyên tới photocopy văn tài liệu UBND phường Vì em nhận thấy hiệu kiến tập UBND phường Ngọc Hà qng đường lại khơng xa có quen thuộc định với địa bàn cách thức làm việc Trong q trình kiến tập có nhiều thuận lợi nhiên khó khăn khơng khiến đợt kiến tập không thành công ý muốn - Do UBND phường Ngọc Hà nằm gần trung tâm Thủ đô Hà Nội, lại ngõ, nên tuyến đường dẫn tới thường xuyên ùn tắc từ sớm - Chủ tịch phó chủ tịch phường thường xuyên dự họp thời gian gần kết thúc kế hoạch tháng đầu năm bắt đầu kế hoạch tháng cuối năm nên khó khan việc xin ý kiến chữ ký - Khi vào thực kiến tập gần sử dụng “phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp quận Ba Đình – Hà Nội”, phần mềm áp dụng thí điểm địa bàn Hà Nội, bước đầu gây bỡ ngỡ Những khó khăn hạn chế thân em trình kiến tập thuận lợi trình kiến tập mang lại cho em động lực để hoàn thành đợt kiến tập tốt - Đã nhanh chóng đồng ý chấp nhận sinh viên kiến tập từ Chủ tịch UBND phường - Được quan tâm có thiện cảm từ đội ngũ cán nhân viên UBND phường - Được dạy tận tình chun mơn nghiệp vụ - Được thực hành số nghiệp vụ văn thư - Được tạo điều kiện thuận lợi trường hợp đặc biệt ốm đau, lại… Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ, nhân viên làm việc UBND phường Ngọc Hà nơi em tiến hành kiến tập Đặc biệt nữa, xin chân thành cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Tuyết anh Nguyễn Đức Thịnh cán văn thư kiêm nhiệm tận tình hướng dẫn, giúp đỡ chuyên môn nghiệp vụ, nhân em muốn cảm ơn sau sắc tới cô Nguyễn Thị Minh Hiền anh Vũ Quốc Bảo giới thiệu tạo điều kiện cho em suốt trình kiến tập Cuối cùng, em mong nhận đóng góp, nhận xét, đánh giá q thầy, để em hồn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn!! B: NỘI DUNG Chương 1: Vài nét Ủy ban nhân dân phường Ngọc Hà 1.1 Vị trí địa lý, lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Ngọc Hà 1.1.1 Vị trí địa lý Phường Ngọc Hà nằm phía Bắc quận Ba Đình thủ Hà Nội, tổng diện tích tự nhiên khoảng gần 1km2 Phía đơng giáp phường Qn Thánh phường Điện Biên (khu vực Phủ Chủ tịch, Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh); phía Tây giáp phường Liễu Giai; phía Nam giáp phường Đội Cấn; phía Bắc giáp phường Thụy Khuê thuộc quận Tây Hồ (qua đường Hoàng Hoa Thám) Ngọc Hà 14 phường quận Ba Đình – Trung tâm hành – trị quốc gia, nơi tập trung quan lãnh đạo cao Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ 1.1.2 Lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân phường Ngọc Hà thành lập sau sáp nhập tiểu khu Ngọc Hà, Đại Yên, Hữu Tiệp, Vĩnh Phúc thành phường Ngọc Hà theo Quyết định số 03/CP ngày 03/01/1981 Hội đồng Chính Phủ (lúc Ủy ban hành lâm thời) Đây làng cổ Thập Tam Trại hình thành từ thời Lý kinh thành Thăng Long xưa Về cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường, từ Khóa I đến khóa IV (1981 - 1994), Ủy ban nhân dân phường có thành viên, gồm: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên thư ký Ủy viên Ủy ban nhân dân Từ khóa V đến khóa VI (1994 – 2004), Ủy ban nhân dân phường có thành viên, gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân ( Công an, Quân sự, Văn hóa thơng tin, Tài chính, Lao động- thương binh – xã hội) Từ khóa VII (2004 đến nay), Ủy ban nhân dân phường có thành viên, gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân (công an quân sự) Cơ cấu hệ thống tổ chức phường lúc thành lập có cụm dân cư theo thơn làng cũ khu tập thể (được chia tách từ Khối cũ), dân số lúc có gần 15.000 người Đến tháng 12/2009, phường Ngọc Hà có 10 khu dân cư với 64 tổ dân phố 19.000 nhân Cơ cấu tổ chức khu dân cư tổ dân phố phường giữ ổn định Từ thành lập đến nay, UBND phường qua nhiệm kỳ Đã có nhiều thay đổi biến động tổ chức công tác cán bộ, đặc biệt đội ngũ cán chốt phường có thay đổi liên tục qua lần thay đổi có tiến lượng chất Qua nhiệm kỳ, thực việc kiện toàn máy cán lãnh đạo quan hành địa phương ( Ủy ban nhân dân) khu dân cư, tổ dân phố, nên chất lượng cán hoạt động quyền phường ngày nâng cao hơn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức Ủy ban nhân dân quan hành nhà nước địa phương, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, Hội đồng nhân dân bầu ra, chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân phường Ủy ban nhân dân thực chức quyền hạn theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp quy định Phường Ngọc Hà có hệ thống trị sở vững mạnh, máy quyền hoạt động có hiệu Đảng phường với 19 chi bộ, 843 đảng viên Phường ủy ban nhân dân thành phố tặng nhiều khen cờ lưu niệm đơn vị cờ đầu quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc Đảng phường đảng vững mạnh, tiêu biểu nhiều năm gần đây, lãnh đạo nhiệm vụ trị địa phương Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân với đầy đủ phòng ban hoạt động hiệu lực hiệu quả, giải kịp thời nhu cầu gần hai vạn dân phường Trụ sở phường số 79 ngõ 173 Hoàng Hoa Thám 1.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 117 Luật tổ chức HĐND & UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường việc bảo đảm thực thống kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh thị, phòng, chống tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,trật tự cơng cộng cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị địa bàn; - Thanh tra việc sử dụng đất đai tổ chức, cá nhân địa bàn phường theo quy định pháp luật; - Quản lý bảo vệ sở hạ tầng kỹ thuật địa bàn phường theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý hành vi vi phạm sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định pháp luật; - Kiểm tra giấy phép xây dựng tổ chức, cá nhân địa bàn phường; lập biên bản, đình cơng trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo khơng có giấy phép, trái với quy định giấy phép báo cáo quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, định 1.1.3.2 Cơ cấu tổ chức Theo định số: 262 / QĐ-UBND ngày 01 tháng năm 2016 việc phân công nhiệm vụ thành viên UBND cán bộ, công chức quan UBND phường Ngọc Hà Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Cơng chức Cơng chức Cơng chức Địa Tư pháp Công Chỉ huy Trưởng Công chức chức trưởng Công an Văn hố Tài qn Văn phòng Nơng Thống kê nghiệp Xây dựng Kế tốn Mơi trường UBND Ngọc Hà bao gồm : - Chủ tịch UBND: Đ/c Nguyễn Thành Quang - Phó chủ tịch gồm người : Nguyễn Ngọc Lăng, Nguyễn Tuyết Trinh - Trưởng công an : Nguyễn Xuân Sơn - Vắn phòng –thống kê : Nguyễn Thị Minh Hiền, Vũ Quốc Bảo Xã hội - Công tác tư pháp: Nguyễn Thị Vân Anh, Nguyễn Đức Thịnh, Phùng Hồng Hòa, Nguyễn Thị Tuyết (kiêm văn thư) - Cơng tác văn hóa – xã hội : Đặng Văn Dương, Phạm Hồng Bách, Đào Thị Thu Bằng - Cơng tác địa - nhà đất: Trần Quốc Hiệu, Nguyễn Lan Anh - Cơng tác tài – kế tốn : Đỗ Quỳnh Anh - Cơng tác đô thị: Phạm Tất Thắng - Công tác thu thuế đất PNN: Chu Thu Hằng - Chỉ huy phó quân sự: Nguyễn Tuấn Đại, Nguyễn Mạnh Hưng 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của phận văn thư UBND phường Ngọc Hà 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu UBND phường theo quy định Nhà nước - Chịu trách nhiệm thủ tục hành , thực chế “một cửa” “một cửa liên thông” UBND phường - Tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo chuển đến thường trực HĐND,UBND xem xét, giải theo thẩm quyền - Có trách nhiệm quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác văn phát hành, văn đến UBND theo quy định pháp luật công tác văn thư - lưu trữ quy chế làm việc UBND phường - Ngồi thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành chủ tịch UBND phường giao phó 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Theo văn quy định công tác văn thư Đ/c Nguyễn Thị Tuyết đảm nhiệm, nhiên điều kiện thực tế có them Đ/c thực công tác văn thư : Đ/c Nguyễn Thị Vân Anh Đ/c Nguyễn Đức Thịnh Nhưng chủ yếu công tác văn thư Đ/c Nguyễn Thị Tuyết Đ/c Nguyễn Đức Thịnh thực Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư UBND phường Ngọc Hà 2.1 Sơ công tác văn thư UBND phường Ngọc Hà 2.1.1 Chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư Chun mơn nghiệp vụ có ảnh hưởng khơng nhỏ tới hiệu công việc đặc biệt công tác văn thư cấp phường phải kiêm nhiệm them nhiều cơng tác khác Trình độ cán làm cơng tác văn thư phường đạt trình độ thấp trung cấp trở lên, đặc biệt có 01 cán trình độ đại học Nghiệp vụ văn thư cán văn thư nắm chắc, với việc thường xuyên tập huấn nâng cao nghiệp vụ góp phần giúp cán làm cơng tác văn thư có nghiệp vụ văn thư tốt 2.1.2 Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng hiệu công việc công tác văn thư đặc biệt thời đại mà máy móc ngày đại hỗ trợ người mạnh mẽ Tuy UBND phường khơng có phòng văn thư, nhiên khơng mà trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lạc hậu Tại phòng cơng chứng cho nhân dân rộng khoảng 50m2 nơi cán văn thư làm việc, có nhiều tủ kính dùng để bảo quản tài liệu, ngồi có 01 chiêc két sắt chuyên dung bảo quản dấu số trang thiết bị, văn quan trọng,01 điều hòa, 05 máy tính hệ cực mạnh 03 máy in văn phòng, 02 máy quét văn bản, đặc biệt có 01 máy quét hệ mới, quét nhiều văn lúc mặt mặt, khơng có máy photo 2.1.3 Các văn UBND phường ban hành Biên bản, báo cáo, công điện, cơng hàm, thị, chương trình, cơng văn, điện báo, đơn thư, giấy mời, giấy phép, giấy giới thiệu, giấy triệu tập, trả lời, góp ý, hướng dẫn, kế hoạch, kết luận, kiến nghị, lịch, phiếu báo, phiếu chuyển, định, thơng báo, tờ trình… Bước 1: Qt văn máy quét Bước 2: Tải văn vừa quét lên phần mềm Bước 3: Lưu văn tệp tin văn vản để quản lý sử dụng Các thủ tục chuyển giao văn quan, có kèm theo phiếu gửi Việc chuyển giao văn quan có kịp thời Song đăng ký văn theo hình thức sổ Đăng ký Văn theo mẫu Quản lý văn UBND phường Ngọc Hà rõ ràng, xác, kịp thời, an tồn bí mật Văn thể đầy đủ nội dung Sổ đăng ký văn gọn gàng, sẽ, dễ hiểu 2.2.3 Sử dụng dấu quản lý dấu - Tại UBND phường dấu sử dụng nhiều dấu ủy ban - Con dấu giao cho Cán văn thư sử dụng bảo quản theo quy định pháp luật phải chịu trách nhiệm hoạt động - Khi hết làm việc cán văn thư cất dấu vào tủ theo quy đinh - Trước đóng dấu lên văn Văn thư kiểm tra rà sốt kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống (đóng dấu khơng có chữ ký, đóng dấu trước – ký tên sau) Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái - Văn thư quan quản lý loại dấu: dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức danh, dấu tên - Khi đóng dấu Ủy ban thường khơng thẳng, hình Quốc huy thường nghiêng số lượng văn cần dóng dấu nhiều thường xuyên - Trong trình sử dụng dấu đựng chung hộp sắt 15 Chương : So sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ UBND phường Ngọc Hà 3.1 Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng UBND phường Ngọc Hà 3.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Theo quan sát thực tế em thấy UBND phường Ngọc Hà thực tốt phần soạn thảo ban hành văn Vì quan thuộc nhà nước nên phường Ngọc Hà thực tốt quy định soạn thảo văn như: TT01/2011/TT-BNV, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP Hàng năm số văn quy phạm pháp luật ban hành chủ yếu ban hành văn hành Văn ban hành ln đảm bảo thể thức có hiệu lực pháp lý cao giúp giải cơng việc cách nhanh chóng , xác đạt hiệu cao Các văn ban hành có số văn, kí hiệu viết tắt văn bản; trước ban hành văn cán văn thư thực quy trình văn có hiệu lực 3.1.2 Quản lý văn Tại UBND phường Ngọc Hà văn sau ký ban hành tập trung phòng văn thư để kiểm tra lại lần Khi kiểm tra thấy khơng có vấn đề sai sót, cán Văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng, năm ban hành văn Văn hoàn tục phát hành sau cán làm cơng tác văn thư chuyển phát ngày chậm chuyển phát ngày hôm sau Cán văn thư theo dõi việc chuyển phát Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần 16 tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Việc đóng dấu mức độ khẩn, mật UBND phường Ngọc Hà thực theo quy định nhà nước Sau văn ban hành UBND phường Ngọc Hà lưu thành bản: Một lưu đơn vị soạn thảo, lưu phận văn thư Trong thời gian kiến tập chưa tiếp xúc với sổ vẳn qua quan sát em thấy giống với lý thuyết Qua ta thấy lý thuyết đôi với thực tế Cũng thấy cán văn thư phường Ngọc Hà làm tốt công tác quản lý văn 3.1.3 Quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến từ nhiều nguồn khác làm việc làm việc tử cán tập huấn nhờ gửi Kiểm tra số lượng đối chiếu với nơi gửi trước kí nhận Do tính chất quan có khối lượng cơng việc phòng ban nên đăng kí sổ văn đến chung cho tất loại Sau đăng kí văn đến cán văn thư chuyển cho phó chủ tịch chủ tịch xã, cho ý kiến xem xét giải Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định Uỷ ban UBND phường Ngọc Hà Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Trong ngày công văn đến cán văn thư trước hết bóc phong bì vào sổ trình cho lãnh đạo Sau trình lãnh đạo xem xét lên kế hoạch giải văn bản; lãnh đạo giao cho văn thư gửi văn đến phòng ban liên quan đến văn để giải 3.1.4 Lập hồ sơ sử dụng dấu 3.1.4.1 Lập hồ sơ Trên lý thuyết hồ sơ cán chuyên môn lập sau hồn thành cơng 17 việc để nộp vào lưu trữ Trên thực tế cán chuyên môn người lập hồ sơ sau hoàn thành công việc thay vi nộp vào lưu trữ họ lại lưu trữ phòng ban Cụ thể sau : Bước 1: Lập danh mục hồ sơ Bước 2: Căn lập danh mục hồ sơ Các chủ yếu để lập danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) Bước 3: Nội dung lập danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ - Khung đề mục danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, khơng ổn định, khơng rõ ràng xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; 18 vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập danh mục hồ sơ; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ - Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: 19 + Số hồ sơ đánh liên tục toàn danh mục, số 01 + Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Bước 4: Tổ chức lập danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c) Văn thư chụp danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào danh mục hồ sơ quan, tổ chức 3.1.4.2 Sử dụng dấu Cán văn thư quản lý dấu tốt, hồn thành cơng việc dấu cất vào tù ,hộp để bảo đảm an toàn Việc sử dụng dấu giao cho cán Văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu , dấu đóng lên văn kiểm tra thể thức , ký thẩm quyền ,dấu đóng vị trí 1/3 phần bên trái chữ ký 20 3.2 Điểm khác lý luận với thực tiễn áp dụng quan tổ chức Giữ lý luận thực tiễn lĩnh vực ngành nghề có điểm khơng tương đồng khơng riêng cơng tác văn thư Thậm trí thực tiễn quan, vùng miền có khác biệt Tại UBND phường Ngọc Hà khác biệt lý luận thực tiễn công tác văn thư xảy 3.2.1 Soạn thảo, ban hành văn Việc soạn thảo ban hành văn thực theo lý luận việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,ký ban hành văn bản, nhiên công tác văn ban hành văn lại khác biệt Với việc văn UBND phường Ngọc Hà khơng cán văn thư mà nhân khác người dọn vệ sinh Cùng với việc văn khơng thực UBND phường mà thực quán photo copy bên 3.2.2 Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động UBND phường Ngọc Hà Với có mặt phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp quận Ba Đình – Hà Nội giúp ích cho cán văn thư nhiều công tác quản lý, giải văn đến, quản lý văn Lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND phường Tuy nhiên mà nảy sinh khác biệt lý luận thực tiễn 3.2.2.1 Quản lý, giải văn đến - Với văn đến văn trực tiếp văn thư nhận chuyển giao tới cấp nhiên sau văn thư thực thêm cơng việc quét văn nhập liệu quét văn vào phần mềm quản lý văn - Với văn đến thông qua phần mềm quản lý văn bản, cán văn thư nhận gửi theo hệ thống mạng nội cho người có thẩm quyền chờ ý kiến đạo 21 3.2.2.2 Quản lý văn Văn việc lưu lại văn thư quét chuyển liệu lên phần mềm quản lý văn Ngồi gửi văn tới quan đơn vị hoạt động phần mềm quản lý văn nói 3.2.2.3 Lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND phường Trên thực tế việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND phường thực hiện, nhiên kèm theo việc quét nhập liệu hồ sơ vào phần mềm quản lý văn 3.2.3 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư phường thực với lý luận 3.3 Đề xuất, kiến nghị Trong thời gian thực tập UBND phường Ngọc Hà em hiểu sâu sắc ngành học, đặc biệt công tác văn thư thực tiễn, cụ thể cấp phường Sau em xin có vài ý kiến kiến nghị sau: 3.3.1 Đối với UBND phường Ngọc Hà Dựa quan sát thực công việc, em xin đưa vài giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn phòng, văn thư - lưu trữ: - Về sở vật chất Để giúp cho công tác Văn thư - lưu trữ Uỷ ban bước đại hoá, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng cách đồng như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để hỗ trợ thêm cho cơng việc Thay số máy in tốc độ chậm, mua thêm máy photocopy đại tốc độ cao - Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Cần có biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngồi việc khơng 22 ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ Uỷ ban cần bố trí phòng cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát, xếp văn phòng cho việc trao đổi cán với thuận tiện Cử cán văn thư học lớp huấn luyện để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ - Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả cơng thích đáng Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có khuyến khích cán tích cực cơng việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao nên thưởng kịp thời để động viên mức thưởng 3.3.2 Đối với mơn văn thư,lưu trữ,khoa,trường Sau q trình kiến tập em cảm thấy lý thuyết phải gắn liền với thực tế, lý thuyết mà khơng có thực tế lý thuyết xng Qua em xin góp số ý kiến sau : - Các thầy trường nói chung thầy khoa văn thư -lưu trữ nói riêng tạo thêm điều kiện cho sinh viên sau học lý thuyết tiếp xúc với số hoạt động thực tiễn - Trong trình học tập nên có 1, buổi tham gia hoạt động thực tế như: tham quan trung tâm lưu trữ, trải nghiệm thực tế công tác văn thư lưu trữ - Cần giới thiệu sớm cho sinh viên phần mềm, ứng dụng hữu ích “phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp quận Ba Đình – Hà Nội” phần mềm áp dụng Hà Nội thời gian ngắn sử dụng nước 23 C KẾT LUẬN Trước đợt kiến tập em mơ hồ, thắc mắc nhiều điều ngành học tầm quan trọng ngành học hay khác lý luận với thực tiễn Tuy nhiên trình kiến tập tuần, với giúp đỡ nhiệt tình cán văn thư nói riêng cán nhân viên quan kiến tập nói chung, khiến em giải đáp nhiều thắc mắc, có thêm tình yêu ngành học Trong kiến tập dù có đơi chút khó khăn để thích ứng với công việc thời gian ngắn thật may mắn em có tảng tin học văn phòng vững vàng kĩ sử dụng máy in, máy photo, máy quét văn có trình tự tìm hiểu giúp em làm quen với công việc, chủ yếu công việc em giao máy tính với phần mềm quản lý văn quận Ba Đình, nhân văn bản, chuyển giao văn bản, xin dấu chữ ký… Đợt thực tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế nên hành Nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụ thể nói riêng Qua em thấy sinh viên cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường q trình thực tiễn cơng việc làm tốt cơng việc trường, trở thành cơng chức Nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn thư - lưu trữ nói riêng Sau đợt kiến tập em có nhìn rõ ràng ngành học, thấy tầm quan trọng công tác văn thư quan đơn vị Cùng với việc trực tiếp chứng kiến làm với cán văn thư cho em thấy trình độ chun mơn thiếu cần rèn luyện nhiều tác phong làm việc hết cần có đạo đức nghề nghiệp thật tốt Thông qua đợt kiến tập em tự đánh giá thành công nhìn lại thân tự thấy nhiều thiếu sót nên năm học cuối tới em tập trung bồi dưỡng kiến thức để đợt thực tập cuối khơng bỡ ngỡ thiếu sót khơng đáng có 24 D: PHỤ LỤC Các loại sổ qua năm bảo quản tủ 25 Hộp đựng công văn ( bảo quản tủ ) Con dấu làm việc 26 Tác nghiệp với phần mềm quản lý văn UBND phường Ngọc Hà 27 Văn minh họa 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình lưu trữ,Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội,Nxb.Giao thông vận tải Hà Nội,2009 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng - Luật Lưu trữ 2011 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ - Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành - Cơng văn số: 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 29 ... sơ 2.1.4 Các văn hướng dẫn công tác văn thư Qua khảo sát UBND phường Ngọc Hà chưa ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư nên thực theo văn quy định công tác văn thư Nhà nước.Cụ thể... công tác văn thư UBND phường Ngọc Hà 2.1 Sơ công tác văn thư UBND phường Ngọc Hà 2.1.1 Chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư Chun mơn nghiệp vụ có ảnh hưởng khơng nhỏ tới hiệu công việc đặc biệt công. .. tiễn công tác văn thư lưu trữ UBND phường Ngọc Hà 3.1 Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng UBND phường Ngọc Hà 3.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Theo quan sát thực tế em thấy UBND phường Ngọc